Управление запасами проекта

Основные понятия управления запасами проекта

С вопросами закупок и поставок ресурсов, необходимых для разработки и реализации проекта, тесно связаны вопросы управления запасами. Эта связь проявляется в том, что номенклатура и количество закупаемой продукции, а также частота ее поставки непосредственно зависит от того, какой объем каждого ресурса будет отведен для формирования запаса.

В большинстве случаев запасами называют ресурсы, которые располагаются в складских помещениях для временного хранения. В состав запасов обычно включают следующие виды ресурсов:

• сырье и материалы (товарно-материальные ресурсы);
• незавершенное производство;
• готовая продукция на складе.

Запасы формируются для того, чтобы обеспечить ритмичное выполнение работ по проекту в периоды между моментами поставок ресурса. Кроме того, наличие запаса минимизирует риск приостановки проектной деятельности по причине дефицита ресурсов, необходимых для выполнения работ.

Определение объемов запасов - это одна из оптимизационных задач управления ресурсами проекта. В управлении запасами проекта целевая функция представлена суммарными затратами, которые обусловлены содержанием запасов, совершением складских операций, потерями, вызванными порчей ресурсов во время их хранения и пр. Для того чтобы решить задачу, направленную на минимизацию этих затрат, нужно управлять следующими параметрами:

• объемы запасов;
• частота, сроки и объемы пополнения запасов (т. е. поставок ресурсов);
• степень готовности ресурса, который находится на хранении в виде запаса.

С точки зрения управления запасами большое значение имеют две величины. Первая величина - это пороговый запас (точка заказа), который выражает минимальное количество запаса ресурса, обуславливающее необходимость нового заказа в целях его пополнения. Кроме того, пороговый запас выражает момент времени, когда должен быть произведен новый заказ.

Вторая величина - это страховой (резервный) запас, который выражает минимальное количество запаса ресурса, необходимое для бесперебойного снабжения исполнителей работ по проекту в случае нарушения хода поставок по сравнению с запланированным. Величина страхового (резервного) запаса является результатом оптимизационного расчета, проведенного с учетом условий поставок ресурсов, существенности (критичности) ресурса для проекта, наличия или отсутствия рисков поставок и пр.

Сущность управления запасами проекта

В общем виде управление запасами представляет собой контролирование состояния запасов ресурсов, на основе результатов которого принимаются решения по оптимизации затрат, связанных с содержанием запасов. Тем самым, обеспечивается экономия времени и средств проекта, который благодаря этому будет реализован с большей эффективностью.

В ходе управления запасами проекта приходится постоянно сталкиваться со сложностями, которые вызваны регулярно меняющейся обстановкой. Следовательно, меняются окружающие условия и факторы для планирования закупок и поставок, а также для формирования запасов ресурсов.

Управление запасами проекта осуществляется систематически. Отсюда следует, что система управления запасами проекта функционирует с целью гарантировать бесперебойное обеспечение процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов.

Если запасы ресурсов проекта управляются эффективно и целесообразно, то процессы хранения товарно-материальных запасов начинают требовать меньших затрат. Кроме того, получается достичь следующих позитивных изменений в проекте:

• минимизация излишних запасов ресурсов, которые замораживают денежные средства проекта;
• сокращение потерь производства, которые вызваны недостатком материалов;
• снижение риска возникновения перебоев в запланированном ходе работ по проекту.

Главной задачей управления запасами проекта является определение точного размера запасов на планируемый период времени. Причем этот размер, как правило, индивидуален для каждого вида ресурсов. В данном случае уполномоченные менеджеры проекта вынуждены учитывать действие таких факторов, как специфика конкретного вида ресурсов, колебания в их поставках, важность ресурсов для работ по проекту.

Обычно за объемы запасов ответственны те менеджеры, которые в проекте отвечают за поставки ресурсов. Тем самым, они обеспечивают баланс, с одной стороны, входящих поставок ресурсов, и с другой стороны, исходящих (распределяемых) потоков ресурсов между работами проекта. Благодаря этому обеспечивается бесперебойная реализация проекта, согласно тем показателям, которые были определены еще на стадии планирования.

Разновидности запасов проекта

В ходе управления запасами менеджерам приходится работать с различными видами запасов, каждый из которых требует к себе определенного подхода:

• транзитные запасы - причиной их создания является необходимость транспортировки ресурсов на небольшие расстояния;
• линейные запасы (запасы в пути в процессе перевозки на транспорте);
• резервирование ресурсов в виде запаса с целью снизить риски снабжения;
• запасы, которые создаются по причине ожидания определенных событий (например, роста цен или повышения спроса);
• серийные запасы - причиной их создания является округление в большую сторону, чем заказано, количества ресурсов;
• циклические запасы - причиной их создания является непостоянное наполнение;
• запасы безопасности - создаются для использования в случае возникновения задержек во время подвоза, производства и вывоза продукции.