Управление сроками при реализации проекта
Управление сроками проекта – это осуществляемые руководителям и топ-менеджерам действия, включающие в себя разработку плана работ, формирование календарного графика выполнения его пунктов и мониторинг его соблюдения.
Благодаря управлению сроками можно обеспечить своевременное завершение проекта и гарантировать формирование долгосрочных и качественных отношений с заказчиками. Процессы планирования, составления расписания и контроля тесно связаны друг с другом. Исходя из сложности проекта и его продолжительности, выполнение управления ложится на плечи одного человека или нескольких сотрудников. Нередко руководители создают специальные оперативные группы, которые контролируют уровень выполнения проекта, исполнение обязанностей сотрудников. Выявление нарушений – повод для наказаний или увольнения.
Управление сроками – это многогранный процесс. Он состоит из нескольких задач, которые должны поэтапно выполняться и контролироваться руководителем:
- Планирование деятельности;
- Определение перечня основных операций;
- Определение последовательности и поэтапности операций;
- Оценка длительности операций;
- Оценка ресурсов операций;
- Разработка особого расписания;
- Контроль соблюдения расписания.
Понятию «расписание» тождественны термины «календарный план», «график», «план-график». Всеми этими терминами обозначается плановый документ, содержащий необходимый и достаточный для достижения результатов проекта перечень работ и плановые сроки их выполнения.
С одной стороны, расписание проекта помогает руководителю и ответственным лицам осуществлять контроль процессов движения к цели проекта. С другой стороны, планирование помогает эффективно и грамотно использовать имеющиеся в рамках проекта ресурсы. То есть, руководство и контролирующие органы привлекают и высвобождают ресурсы только в тот момент, когда они действительно необходимы, и когда это было установлено в рамках расписания.
На практике применяются табличные и графические формы представления расписания проекта. Табличные формы, например, используются в составе пакета документов проектов, реализуемых органами власти (приоритетных, национальных, федеральных, региональных, ведомственных), социально ориентированными некоммерческими организациями. В первом случае формы уже утверждены и формально закреплены, а вот во втором случае формы определяются конкурсными проектами. Графические формы используют в строительных и инвестиционных проектах. Графики удобны в ряде других коммерческих проектов, поскольку они приветствуются за наглядность, а качественное исполнение будет говорить о том, что графическими материалами занимались люди, которые имеют опыт в подобной деятельности, и способные из огромного потока информации вычленить значимые смыслы.
Планирование и оперирование в реализации проекта
Помимо общего управления сроками есть также и планирование управления расписанием. Это отдельно взятое процессуальное явление, в ходе которого эксперт определяет принципы и методики, а также отбирает инструменты для работы с расписанием. Результатом планирования управления расписанием является план, которые устанавливает набор критериев и действий, направленных на разработку, мониторинг расписания и контроль за исполнением всех пунктов.
Расписание планируется в зависимости от специфики деятельности организации. Характер плана и степень его точности определяется стратегией предприятия. Иногда компании на самых начальных этапах становления могут формировать очень расплывчатые и не совсем точные планы. Это обусловлено недостатком опыта и нежеланием углубляться в ряд организационных моментов. Но со временем, с ростом предприятие начинает углубляться в тонкости, и поэтому планы становятся подробнее.
Динамика внешней среды и ее влияние на реализацию проекта детерминируют переход от жесткого планирования к гибкому или адаптивному. Как следствие, появляются новые подходы к разработке расписания — итеративное составление расписания с бэклогом, составление расписания по требованию. Расписаниями занимаются специально подготовленные люди, которые вместе с тем осведомлены во все тонкости предприятия, хорошо знакомы с организационной структурой и могут адекватно оценивать динамику работу предприятия.
Помимо планирования эксперты обращают внимание на операционализацию – иными словами этот процесс называют определением перечня операций. В составлении перечня необходимых операций и действий определяются также и операции, которые крайне важны для реализации поставленных целей. Часть операций должна формулироваться не словесно, а документироваться. Здесь в работу вступают менеджеры, грамотные управленцы, юристы и экономисты, которые в силу своей квалификации предлагают идеи по разработке расписания и установлению сроков исполнения отдельных задач.
Для формирования перечня операций применяются методы экспертной оценки, декомпозиции, набегающей волны, совещания. Экспертным мнением в данном случае считается мнение людей, которые хорошо знакомы с конкретными видами работ или сами их выполняли в аналогичном проекте. Наиболее распространен метод декомпозиции. Смысл метода заключается в апробации, а еще очень важно следовать заранее обозначенным принципам. Каждой операции назначается идентификатор, и он будет сигнализировать о том, была ли операция выполнена, имеет ли она первостепенное значение, или с точке зрения операционализации этот процесс может идентифицироваться как незначительный. Контрольные точки позволяют следить за тем, как быстро исполняются обязательства, сколько требуется времени на проверку и внедрение определенных методик.
Таким образом, расписание – это важная составляющая проекта. Благодаря ему руководители могут управлять сроками проекта, регулировать степень исполнения, ускорять или замедлять процессы в зависимости от текущей ситуации, наличия ресурсов.
