Сущность управления проектами
Проект – это система усилий, направленных на получение конкретных результатов в определенных временных рамках и в пределах бюджета, в который заложена оплата ресурсов, необходимых для осуществления проекта.
Управление проектами позволяет компании обдуманно формулировать цели и оптимально определять стратегию компании, а также учитывать риски, оптимизировать затрату ресурсов и контролировать соответствие действительности утвержденному плану. Кроме того, различные методы управления проектами помогают в анализе фактических показателей и в своевременной корректировке хода процессов.
По причине острой конкуренции, изменения социальной и экономической внешней среды компании, постоянного роста новых технологий, компаниям следует применять различные методы управления проектами. Это повлияет на эффективность деятельности организации и на достижение стратегических целей.
Проектное управление – это решение, направленное на определение и достижение поставленных целей при одновременном сбалансировании объема работ, ресурсов, качества работ, временем и рисками.
Следует перечислить основные преимущества управления проектами в компании:
- Использование максимума ресурсов и повышение эффективности управления
- Уменьшение времени на работу, её трудоемкости
- Улучшение качества продукции и услуг
- Увеличение скорости анализа и оценки состояния компании вследствие контроля выполнения работ
- Увеличение гибкости компании
- Четкий контроль сроков, а также согласованности бюджета организации
- Появление возможности лучшего управления рисками
- Централизованность информации, улучшение оперативности получение необходимых данных.
Для оценки эффективности управления проектами следует принимать во внимание систему критериев. Оценка эффективности включает определение, выбор данных критериев для оценки системы по определенным качествам. Набор таких критериев напрямую зависит от рынка деятельности компании, и её индивидуальных характеристик.
Критерии можно разделить на две основные группы: качественные и количественные. Следует рассмотреть обе группы оценки эффективности управления проектами детально.
Качественная оценка эффективности управления проектом
Основным методом качественной оценки эффективности управления проектами является экспертная оценка Критических факторов успеха. Выполнение таких факторов необходимо для достижения целей проекта.
Критерии оценки эффективности по проектам разделяются на три основные группы:
- Первая группа. Увеличение эффективности работы по утвержденным параметрам (улучшение качества произведенного товара, достижение задач проекта и т.д.)
- Вторая группа. Количественные показатели, которые позволяют косвенно дать оценку работе (наличие ошибок в работе сотрудников, количество обработанных ими запросов и т.д.)
- Третья группа. Выполнение определенных целей (интерпретация отчетной информации, консультационная поддержка, организация анализа собранной информации и прочее).
Количественная оценка эффективности управления проектом
Такая оценка может быть осуществлена посредством сравнительного анализа изменения каких-либо характеристик:
- Отклонения в бюджете, утвержденном на определенный проект
- Отклонение в выполнении работ или в расписании
- Число неразрешенных трудностей и проблем
- Избавление от недостатков, которые были обнаружены во время проверки качества проекта
- Полная укомплектованность проектной группы
Целям количественному анализу эффективности служит метод Системы Сбалансированных Показателей или Balanced Scorecard.
В соответствии с данным методом компанию следует рассматривать с четырех точек зрения:
- С её финансового состояния (финансовые показатели компании)
- С точки зрения её занимаемой позиции на рынке (доля, занимаемая на рынке, общее количество клиентов и прочее)
- С точки зрения бизнес-процессов внутри компании (их эффективности и т.д.)
- С точки зрения управления персоналом (их развития, обучение и прочее).
Для каждой цели, установленной компанией, определяются Ключевые Показатели Эффективности (КПД) или Key Performance Indicators (KPI). Такие показатели являются измерением достижения цели.
