Структура разбиения работ (WBS)

Понятие структуры разбиения работ

Для создания системы управления проектами используется такое базовое средство, как структура разбиения работ. Она среди специалистов проектного управления в большей степени известна под английским названием Work Breakdown Structure (WBS).

Структура разбиения работ обладает, прежде всего, иерархическим характером. Благодаря этому проект последовательно декомпозируется на элементы меньших размеров. В соответствии с принципиальной схемой структуры разбиения работ проект, как правило, декомпозируется на задачи, далее - на подзадачи, далее - на комплексы работ, далее - на отдельные работы, далее - на операции.

Как показывает практика применения структуры разбиения работ, благодаря использованию данного средства руководители и участники проекта оказываются способными решить следующие задачи:

• организовать процесс выполнения проектных работ;
• распределить ответственность между подразделениями и должностными лицами;
• оценить стоимость реализации проекта;
• создать систему отчетности;
• эффективно поддерживать процедуры сбора информации о выполнении проектных работ;
• отображать результаты проектных работ в информационной управленческой системе и др.

При помощи структуры разбиения работ план проекта успешно согласуется с потребностями заказчика, которые заранее были оформлены в виде описаний работ и спецификаций. Кроме того, рассматриваемая структура используется менеджерами проекта, которым необходимо определиться с перечнем проектных работ, которые должны привести к достижению поставленных целей проекта, проверить достижимость всех целей, создать удобную систему отчетности.

Более того, структура разбиения работ позволяет установить вехи (ключевые результаты), которые должны стать контрольными по проекту. Данное средство используется для понимания членами команды общих целей и задач проекта и для распределения между ними ответственности за достижение этих целей. Тем самым, обеспечивается выполнение всех необходимых работ по проекту.

Разработка структуры разбиения работ

Существует три подхода к разработке структуры разбиения работ. Первый подход осуществляется сверху вниз, второй - снизу вверх, третий подход заключается в одновременном применении обоих подходов. Кроме того, в целях разбиения работ используется итерационный процесс, который предполагает применение различных подходов к выявлению информации. Построение структуры разбиения работ требует учета всех целей и создания всех условий, которые должны способствовать успешной реализации проекта.

Непосредственная детализация структуры разбиения работ является результатом действия ряда факторов. Среди них основными факторами являются содержание проекта, квалификация и опыт команды проекта, выстроенная система управления (в том числе систем отчетности и документооборота), используемые принципы распределения ответственности и т. д. Кроме того, структура разбиения работ создается с учетом положений, которые закреплены в технических и функциональных спецификациях.

Декомпозиция проекта на подпроекты и пакеты работ в большинстве случаев основывается на следующих аспектах:

• компоненты объекта, получение которого является результатом реализации проекта;
• процессные или функциональные элементы деятельности организации, которая занимается реализацией проекта;
• этапы и основные фазы жизненного цикла проекта;
• подразделения организационной структуры;
• географическое размещение для проектов, которые распределены в пространстве.

Многие предприятия в настоящее время используют комбинированные структуры разбиения работ, которые построены в результате использования нескольких различных оснований для декомпозиции проекта.

Процесс декомпозиции проектных работ

На базе структуры разбиения работ происходит согласование основных структур проекта. Речь идет про следующие структуры: организационную, информационную, функциональную, временных интервалов, статей затрат, ресурсов.

Процесс последовательной декомпозиции работ проекта по заданным основаниям выполняется до тех пор, пока все значимые (важные, ключевые) части проекта не будут выделены и идентифицированы в требуемой степени. Эта степень должна быть такой, чтобы было возможным планирование выделенных частей проекта, определение для них бюджета, составление в их отношении расписания, выполнение над ними мониторинга и контроля.

Для того чтобы автоматизировать процесс разработки структуры разбиения работ и придать ей большую наглядность, предлагается присваивать каждому элементу декомпозиции уникальный идентификатор. Критерии разбиения проектных работ отражаются через названия элементов на каждом уровне.

Для каждой части проекта, которая подлежит выделению, необходимо определить данные, которые имеют отношение к ним. Это, в первую очередь, касается данных об ответственных исполнителях, поставщиках, продолжительности и объемах работ, бюджете и затратах, материалах, оборудовании, спецификации и т.д.

В процессе декомпозиции проектных работ могут быть допущены следующие ошибки:

• пропуск стадии структуризации проекта;
• повторение элементов структуры;
• излишняя или, наоборот, недостаточная детализация;
• недостаточное информационное или программное обеспечение и др.

Таким образом, на этапе планирования проекта в настоящее время может применяться такое средство, как структура разбиения работ. С ее помощью удается добиться наглядного представления того, что нужно выполнить в рамках проекта, ради чего, когда, каким образом и кто именно за это отвечает.