Регламент бизнес процесса
Регламент бизнес процесса – это документ, в котором подробно описана последовательность выполнения всех бизнес-операций, которые проводятся в организации, а также нюансы взаимодействия исполнителей данных операций.
Регламент является рабочим документом, к которому сотрудники обращаются в ситуации, когда требуется получить ответы на ряд вопросов. Новые сотрудники пользуются регламентом, чтобы научиться действовать в рамках процесса, принятого на конкретном предприятии. Иными словами, регламент представляет рабочую инструкцию по выполнению процесса для любой категории участников этого процесса и всех заинтересованных лиц
Разработка регламента бизнес-процесса
Реализация проектов, направленных на описание и регламентацию бизнес-процессов, позволяет выделить несколько областей регламентации деятельности организации.
Рисунок 1. Последовательность регламентации системы управления процессами. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Регламентация процессов верхнего уровня представлена разработкой регламента процессов верхнего уровня. Данные регламенты состоят из структуры процесса, распределения ответственности, показателей эффективности, технологии процесса, ресурсов процесса, границ процесса. Данные регламенты представляют руководящие документы для менеджеров и владельцев рассматриваемого процесса.
Регламентация процессов на нижнем уровне предполагает разработку пошаговых регламентов процессов нижнего уровня, учитывая указание конкретных действий и времени их выполнения трудящимися. Данные регламенты – руководящие документы и для рядовых исполнителей, и для менеджеров организации.
Регламентация системы управления процессами представлена ключевыми документами системы процессуального управления. В данных регламентах должны быть установлены механизмы обратной связи, так как отсев неудачных решений может быть реализован только при построении механизма обратной связи. Задача заключается не только в прописывании регламента, но и в построении правильного механизма развития этих регламентов, а также эволюции, основанной на обратной связи, которую можно получить в результате оценки эффективности целостной системы процессов. В связи с этим оценка эффективности деятельности каждого рассматриваемого регламента крайне важна.
Добиться работы механизма обратной связи можно только после построения эффективной системы контроля исполнения регламентов. Жестким контролем исполнения регламентов работники вынуждены самостоятельно инициировать изменения регламентов, в связи с которыми они должны стать актуальнее и рациональнее. Безусловно, что любое изменение регламента должно быть проанализировано владельцем процесса и подразделением, которое несет ответственность за работу системы управления процессами.
Регламентация деятельности работников и подразделений предполагает разработку документации, связывающей функциональное и процессное управление. К таким документам, преимущественно, относятся положения, касающиеся деятельности подразделений, и должностные инструкции.
Внедрение информационных систем в управление бизнес-процессами
Набирающая в последние годы популярность мода на автоматизацию бизнес-процессов только оголяет и усиливает проблемы управления и необходимость системного подхода к их решению. Многие крупные компании стремятся к разрешению сложностей, вытекающих из неэффективного управления, посредством фирм-автоматизаторов и программистов. В связи с огромными затратами на автоматизацию неструктурированного хаоса может быть получен автоматизированный хаос, а это еще хуже.
Как реальная альтернатива ERP-системам было предложено рассмотреть построение корпоративных информационных систем на основании процессных решений. В рамках таких решений могут быть автоматизированы отдельные процессы или группы взаимосвязанных процессов. Их увязка, в отличие от централизованных ERP-систем осуществляется не в качестве централизованной, а в качестве обменной интеграции. Это значит, что любая процессная система обладает собственной структурой данных, между которыми установлена процедура обмена.
Вместе с этим, несмотря на фактическую востребованность процессных систем, производителями программного обеспечения упорно продвигаются централизованные системы.
По отношению к группе компаний, которые были задействованы в сфере информационных технологий, необходимо отмечать их узкоспециализированную направленность. Один из негативных моментов, которыми характеризуется деятельность организации рассматриваемой группы, - это недостаточное внимание к проблемам повышения управляемости и эффективной деятельности клиента. В данном случае, основное направление услуги – установка соответствующего программного обеспечения, а другие составляющие получают недостаточное количество внимания, например, реинжиниринг бизнес-процессов, стратегии и маркетинг.
Вместе с этим, система управления предприятием должна ориентироваться не на информационные технологии, а на стратегию конкуренции и эффективные бизнес-процессы. Чтобы понять все это, нет необходимости хорошо разбираться в информационных технологиях – достаточно понимать конкурентные преимущества, к которым стремится предприятие. Это должны понимать менеджеры, которые заняты управлением производством. Если нет понимания, то электронные системы не смогут помочь.
Иными словами, до того, как начать автоматизацию, необходимо реальное понимание процесса и видение возможности его улучшить. Это важно, так как есть менеджеры, предлагающие автоматизировать выполнение операций, которые не имеют эффективности и должны быть улучшены. Процесс электронизации регламентов следует начинать формированием текущей деятельности, то есть описанием и оптимизацией бизнес-процессов, выяснения того, какие изменения необходимо внести в существующую систему управления, чтобы она соответствовала реальным целям предприятия.
