Проектирование организации, эффективность организационной структуры

Проектирование организации

Проектирование не может быть осуществлено без предварительной разработки проекта. Если говорить обобщенно, то в проектирование входит система разработки организационных элементов, а также связей между ними и происходящих функциональных процессов. Понятие проектирования включает прообраз, прототип будущего состояния проектируемой организации, в частности, структуру ее разных сторон:

• технических,
• социальных,
• экономических и т.д.

Если рассматривать проектирование со статической позиции, то в него входит процесс разработки элементов структуры, а также связей между ними. Система при этом характеризуется следующими свойствами:

• надежность,
• устойчивость,
• экономичность во время функционирования.

Если рассматривать проектирование с динамической позиции, то в него дополнительно входит разработка функциональных процессов, происходящих в системе, их связей внутри системы и применительно к внешней среде, а также прогнозирование развития этих связей.

При проектировании организаций важным этапом является установление пропорций между ее элементами, их пространственного и временного размещения. Объектами организационного проектирования выступают предприятие в общем и его структурные подразделения (отделы, сектора, участки и т.д.), а также происходящие на предприятии процессы.

Процессы бывают:

• административными (предполагают проектирование формальной структуры),
• инжиниринговыми (также называются технологическими, предполагают формирование производственного процесса),
• инновационными (проекты нововведений),
• функциональными (базируются на функциональных ролях),
• системными (проектируют системные связи, включают синергетический эффект).

Проектирование организации обычно направлено на достижение следующих целей:

• создание новых организаций,
• совершенствование существующих организаций (рационализация),
• радикальное преобразование действующих организаций (реорганизация).

Итак, цель проектирования организации состоит в создании нового предприятия, компании, фирмы, в том числе организационных механизмов, структур и связей, либо реконструкция существующих организаций (поиск эффективных сочетаний между организационными элементами, а также определения оптимальных соответствий между ними).

Чаще речь идет не о проектировании организационной структуры с нуля, а о решении отдельных вопросов, связанных с:

• развитием,
• расширением,
• реструктуризацией,
• модернизацией,
• диверсификацией,
• реконструкцией,
• технологическим и техническим перевооружением.

Центральной задачей проектирования организации является определение перечня (состава и необходимого количества) подразделений, их полномочий, функций, связей, форм и методов взаимодействия. Все это фиксируется во внутренних нормативных документах.

Возможные нормативные документы, отражающие итоги организационного проектирования:

• положения о подразделениях,
• шаблоны кадровых документов,
• должностные инструкции,
• система оплаты труда,
• положение о документообороте,
• положение о планировании и т.д.

Для проектирования организации важно понятие бизнес-процесса.

Бизнес-процесс – это связанная цепочка хозяйственных операций, характеризуемая системой последовательных, целенаправленных и регламентированных типов деятельности, в процессе которой через управляющее воздействие посредством ресурсов входы процессов трансформируются в выходы.

Эффективность организационной структуры

При разработке проектов организационных структур понятие эффективности – крайне важный инструмент, поскольку именно благодаря его использованию появляется возможность определить, насколько прогрессивны действующие и предлагаемые структуры, разработанные проекты и плановые мероприятия.

Эффективность организационной структуры служит для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную структуру из доступных альтернатив или методы ее улучшения. Производить оценку эффективности организационной структуры следует в ходе проектирования, а также анализа управленческих структур функционирующих организаций для того, чтобы планировать и внедрять меры совершенствования управления в них.

В рамках общей системы критериев эффективности можно выделить два направления:

• мера соответствия приносимых ей результатов целям производственно-хозяйственной деятельности,
• мера соответствия процессов функционирования системы требованиям к ее содержанию.

Главным критерием эффективности при сравнении альтернативных вариантов организационной структуры является способность наиболее полно и устойчиво достичь окончательные цели системы управления с относительно минимальными затратами на ее работу.

Ключевую роль в оценке эффективности организационной структуры играет выбор базы сравнения степени эффективности. Один из подходов к решению этой задачи – сравнение с показателями эталонной организационной структуры. В качестве эталона принимается разработанный или спроектированный вариант. Все компоненты этого проекта принимаются за нормативные. Иногда вместо конкретного измерения приходится пользоваться экспертными оценками организационно-технического уровня рассматриваемых систем.

Построение эффективной организационной структуры представляет собой творческую задачу, которая не может быть сведена к применению типовых структур (систем). Такие системы оправдали себя только в некоторых достаточно ограниченных условиях хозяйствования.