Методы и этапы организационного проектирования

Этапы проектирования организации

Проектирование является процессом создания проекта организации, который включает ее описание на первых стадиях существования и прогноз развития. Особое внимание уделяется организационной структуре: управленческой и производственной. При проектировании структуры оценивают влияние внешней среды, проводят анализ будущих связей внутри организации и связей с внешней средой.

Проектирование происходит в три этапа:

1. Анализ существующей структуры организации. Актуален для уже работающих организаций при реструктуризации. Устанавливает, насколько структура отвечает требованиям стратегии, насколько она рациональна. Оценивают структуру организации по следующим критериям:

• уровень централизации;
• количество функций контроля для каждой ступени управления;
• количество сотрудников в аппарате управления;
• дублирование функций управления;
• технология принятия решений;
• система мотивации;
• технология производства, наличие инноваций;
• уровень сотрудничества между отделами.

Анализ позволяет выявить недостатки структуры, показывает причины задержек между распоряжением и выполнением распоряжения.

Особенность проектирования организационной структуры состоит в том, что используется количественно-качественный подход на каждом этапе, методы формализации сочетаются с субъективными взглядами руководства и экспертов. Наиболее важным элементом этапа проектирования является формирование общей структурной схемы. Схема определяет общие характеристики организации и те направления, по которым осуществляется проектирование отделов. В процессе проектирования формулируют:

• цели деятельности, проблемы, которые нужно решить;
• общую специфику отделов, которые помогают решить проблемы и достичь целей;
• количество ступеней иерархии;
• степень централизации;
• права и ответственность;
• виды взаимодействия с внешней средой;
• формы обработки информации;
• экономические механизмы и технологии работы;
• кадровое обеспечение.

Далее происходит разработка состава подразделений и проектирование связей между ними. После этого организационная структура регламентируется (документально закрепляется состав основных отделов, базовые должности, распределяются задачи, определяется квалификация специалистов для выполнения разных функций, устанавливается ответственность за выполнение работ, прописывается порядок взаимодействия отделов). Совокупность документов, составленных на этом этапе, представляет собой проект организационной структуры управления.

Методы проектирования организационной структуры

Метод аналогий. Вырабатываются типовые структуры управления, определяются границы и условия применений этих структур. Бюрократический метод проектирования.

Метод структуризации целей. Структура организации основывается на дереве целей (им придаются количественные и качественные показатели). После дерева целей осуществляют анализ нескольких вариантов организационных структур, подходящих для данных целей: насколько структура соответствует целям, насколько полно выполняются цели, насколько однородные цели у отделов.

Метод организационного моделирования включает проектирование математических моделей, графических, машинных и прочих схем распределения прав и ответственности. Организационное моделирование имеет матричную структуру. Существует несколько типов организационных моделей:

• математические модели иерархии (описывают систему иерархии с помощью уравнений и неравенств);
• графические модели (таблицы, матрицы, графические отображения системы распределения прав и ответственности, функций и полномочий отделов и руководителей);
• натурные модели (берутся за основу модели уже существующих организаций и оценивается их эффективность; также возможно проведение организационных экспериментов в контролируемых условиях);
• статистические модели зависимости между структурой организации и исходными факторами системы (проводится сбор и анализ данных об организациях, которые работают в подобных рынках и в тех же условиях).

Экспертно-аналитический метод, при котором проводится изучение организаций специалистами. Изучаются специфика деятельности, проблемы в управлении, вырабатываются рекомендации по изменению или формированию новой организационной структуры. Подходит для уже существующих организаций, которым необходимо изменить структуру управления.

Проектирование организационной структуры может сочетать в себе несколько методов. Выбор метода основывается на нуждах организации и на возможностях реализации (наличие ресурсов для экспериментов, полнота сбора данных, возможность экспертной оценки).