Разделение труда
Разделение труда иначе называют специализацией. Она происходит по горизонтали (между работниками одного уровня) и по вертикали. Горизонтальное разделение осуществляется по виду работ (сбыт, производство, закупки и т.д.). Вертикальное разделение осуществляется по уровням иерархии. При проектировании учитывают глубину специализации. Специализация позволяет:
- разбить работу на этапы;
- повысить качество работы;
- упростить управление;
- облегчить коммуникации;
- облегчить процесс формализации.
Департаментизация
Подразумевает процесс обособления внутри компании. С помощью департаментов организации становится доступно горизонтальное расширение (увеличение количества филиалов, производственных цехов, и т.д.). Она облегчает функционирование организации, обучение сотрудников, регламентирует рабочий процесс. Существует два типа основных процесса департаментизации:
- формирование групп вокруг основных ресурсов;
- формирование групп вокруг результата работы.
Координация и связи между отделами
Чем больше отделов в организации, тем в более четком координировании они нуждаются. Координация означает взаимное согласование деятельности между собой. Достигается при помощи системы связей и четкого механизма коммуникаций. Связи помогают взаимодействию между отделами, а коммуникация является механизмом, при помощи которого осуществляют связи.
Связи являются выражением отношений между отделами, существуют разные типы связей. Часто встречающиеся типы связей в литературе:
- вертикальные и горизонтальные;
- формальные и неформальные;
- линейные и функциональные;
- прямые и косвенные.
Масштаб управляемости
При составлении отделов решается вопрос о количестве людей, объеме выполняемых работ. Руководители ограничены максимальным количеством решений, которые они принимают в рамках своего подразделения. Превышение лимита чревато снижением эффективности. Масштаб управляемости определяет количество сотрудников, которые будут подчиняться одному руководителю. Существует две схемы масштабов управляемости: широкий и узкий масштаб. Широкий подразумевает, что одному руководителю подчиняется большое количество работников. Он актуален для небольших организаций с одним или несколькими типами однородных товаров. Узкий масштаб управляемости означает, что у руководителя будет небольшое количество подчиненных. Он актуален для крупных организаций, так как позволяет лучше контролировать все рабочие процессы.
Иерархия и ее звенья
Иерархия показывает, сколько ступеней руководства будет в организации, и как и кому будет подчиняться каждая ступень. Чем больше по размерам организация, тем больше в ней ступеней. Количество звеньев показывает «этажность» организации. При прочих равных условиях чем больше звеньев в организации, тем ниже эффективность. При большом количестве уровней информация при передаче по каналам связи может искажаться или быть неполной, что влияет на производственный процесс.
Распределение прав и ответственности
Распределение прав связывает высшее руководство с нижестоящими отделами, обеспечивает координацию работы. Вместе с правами распределяется и ответственность, т.е., обязательство выполнить задачу и ответить за результат выполнения.
Существует две основные схемы распределения: «елочка», основанная на принципе единства подчинения, и «матрешка», основанная на множественности подчинения.
Эффективность распределения полномочий зависит от специфики деятельности организации, состояния ее внешней и внутренней среды.
Централизация и децентрализация
Помогают выбрать схему управления в организации. При централизованном подходе все решения принимаются на высшем уровне руководства (иногда – одним руководителем). Такой подход помогает предотвратить потерю или искажение информации при передаче через ступени иерархии. Централизация помогает лучше контролировать рабочий процесс. Децентрализация подразумевает делегирование полномочий по определенным решениям на нижние уровни иерархии. Децентрализация стимулирует инициативность у руководителей нижних уровней, ускоряет реакцию на изменения внешней среды. Чистых типов организаций с только централизованным или только децентрализованным подходом к схеме управления практически не существует.
Дифференциация и интеграция
Дифференциация означает различия между отделами по виду работ. Интеграция означает степень сотрудничества между отделами. Необходимость интеграции существует изначально при проектировании отделов. При определении степени дифференциации учитывают такие показатели, как:
- ясность и измеримость задач;
- структуру организации;
- уровень взаимодействия между отделами и отдельными работниками;
- время обратной связи между отделами (большое или небольшое время проходит с момента передачи информации о результатах работы).
Изучение потенциальной степени дифференциации и интеграции между отделами помогает определить возможности потенциальных конфликтов, а хорошая интеграция помогает снизить их вероятность. В сумме два этих фактора способствуют росту эффективности организации и оперативности во взаимодействии с внешней средой.
