Планирование проекта - это совокупность взаимосвязанных процедур по определению целей и задач проекта, а также порядка предстоящих работ по их выполнению.
Особенности процессов планирования проекта
В число наиболее важных процессов создания проекта входят процессы планирования. Это связано с тем, что проект обычно приводит к уникальному результату. Содержание (замысел) проекта предопределяет объем и детальность планирования.
Нередко происходит повторение процессов планирования, которые, тем самым, составляют итерационную процедуру, выполняемую до достижения определенного результата. Полная алгоритмизация и автоматизация процесса планирования не представляется возможной, поскольку он определяется действием большого числа случайных факторов, а также содержит много неопределенных параметров.
Более того, разные варианты плана могут быть разработаны различными командами, которые представлены специалистами, по-разному оценивающими влияние внешних факторов на проект. Это также привносит определенную специфику в процесс планирования проекта.
Как правило, все многообразие процессов, из которых складывается деятельность по планированию проекта, может быть представлена в виде следующих двух крупных групп:
- Группа основных процессов планирования проекта, которые выполняются постоянно и, возможно, несколько раз повторяются в течение всего проекта.
- Группа вспомогательных процессов планирования проекта, которые выполняются по мере необходимости.
Основные процессы планирования проекта
Содержание деятельности по планированию проекта по большей части представлено, так называемыми, основными процессами, которые выполняются постоянно и несколько раз повторяются в течение всего проекта или его отдельных фаз. Так, основным считается процесс планирования содержания проекта, в результате которого предопределяется его суть. Важным процессом является процесс документирования планируемого содержания проекта.
Содержание проекта также должно быть соответствующим образом описано. Важен процесс определения основных этапов реализации проекта, которые подлежат декомпозиции (разложению) на более мелкие и управляемые элементы. Т.е. определяются работы, которые нужно выполнить для достижения установленных целей проекта.
Эти работы перечисляются в виде специально сформированного конкретного списка. Между работами необходимо определить и задокументировать последовательность и технологическую зависимость. Обязательным считается определение ограничений, которые накладываются на проектные работы.
Для любого проекта должна быть составлена смета, в которой, в частности, находит отражение стоимостная оценка ресурсов, необходимых для выполнения проектных работ. Оценка должна быть дана всем необходимым ресурсам: временным, трудовым и др.
Основными процессами планирования проекта еще являются расчет расписания проектных работ, анализ технологических зависимостей их выполнения, а также анализ длительности проектных работ и их требований к ресурсам. Это образует основу для дальнейшего планирования ресурсов, а именно - определения их номенклатуры и количественного состава.
Определяющее значение принадлежит процессу по составлению бюджета, в рамках которого, помимо прочего, сметные затраты увязывают с конкретными видами деятельности.
В конце концов создается (разрабатывается) итоговый план проекта. Т.е. формируется и утверждается общий документ, в котором объединяются результаты всех процессов планирования.
Вспомогательные процессы планирования проекта
Процессы планирования, которые выполняются по мере необходимости, рассматриваются как вспомогательные. Они не являются обязательными, решение об их выполнении принимает руководство каждый раз индивидуально (обычно в зависимости от специфики реализуемого проекта). Например, вспомогательным процессом планирования считается планирование качества, которое предполагает определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и выбор способов их выполнения.
Не обязательной частью планирования проекта является организационное планирование (проектирование). Оно заключается в том, что определяют, изучают, документируют и распределяют проектные роли и ответственность. Тем самым, в организации регламентируют отношения подчиненности.
Организация может уже заранее обладать всеми необходимыми специалистами. Поэтому подбор кадров, а также формирование команды проекта также признаются как вспомогательные процессы планирования.
У руководителей проекта есть возможность осуществить планирование коммуникаций. Оно предполагает, определение того, какие информационные и коммуникационные потребности имеются у участников проекта (точнее говоря, уточняется, кто в какой информации нуждается, когда и как она должна быть доставлена).
Планирование рисков тоже является вспомогательным процессом. Риски обычно в рамках планирования подлежат идентификации, документированию и оценке. В итоге устанавливается, какое влияние (благоприятное или неблагоприятное) риски способны оказать на ход реализации проекта.
Во многих организациях имеет место планирование поставок, благодаря чему устанавливаются объекты, способы, сроки и участники закупок и поставок. Вместе с тем еще планируют предложения, когда посредством документов оформляют товарные требования, а также определяют потенциальных поставщиков.
Таким образом, деятельность по планированию проекта состоит из большого числа различных процессов, которые могут быть как основными, так и вспомогательными. Как показывает практика, от того, как эти процессы планирования будут выполнены, зависит качество составленных планов и, как результат, успешность реализации всего проекта.
