Планирование профессионального развития посредством SMART и PERT-диаграммы

Техника оценки и анализа проектов PERT

Благодаря таким диаграммам можно графически отобразить сроки выполнения задач проекта, а также составить прогноз. Аббревиатура PERT расшифровывается как Program Evaluation Review Technique. Такая диаграмма помогает определить и в дальнейшем проанализировать совокупность целей и задач работы организации.

Очень многие современные компании во всем мире пользуются этой техникой управления, поскольку она позволяет организовывать время на выполнение отдельных задач. Также благодаря составлению диаграммы специалисты ускоряют производственные процессы и в значительной степени улучшают свои бизнес-позиции. Диаграмма отражает текущее состояние компании и ее перспективы развития, а также демонстрирует сильные и слабые стороны. Если диаграмма составлена корректно, то она может расширить горизонты деятельности предприятия и усилить его конкурентоспособность.

Принципы ее построения были выведены еще в 1958 году. Заказчиком являлось подразделение специальных проектов ВМС США. Заказчик хотел составить эту диаграмму для описания проектной деятельности по созданию ракетной системы. Диаграмма состоит из кругов или прямоугольников, которые отражают узлы. В свою очередь узлы – это ключевые вехи в рамках проекта, которые необходимо учитывать, анализировать и изучать. Линии и векторы, которые отражают все многообразие задач, соединяют узлы и демонстрируют, что все структурные подразделения, все подсистемы очень тесно связаны друг с другом. Если в одной из подсистем возникают серьезные проблемы и нестабильности, то они незамедлительно отражаются на состоянии всей организации в целом.

Когда стрелка рисуется от задачи А к задаче B, то это означает, что задача А должна быть обязательно завершена до начала задачи B. Вы можете создать параллельные задачи, которые могут быть расположены на той же стадии, но на разных линиях задач. Они не должны зависеть друг от друга. Каждая диаграмма составляется, исходя из индивидуальных особенностей работы предприятия, его индивидуальной структуры. Диаграмма отражает события, которые должны реализовываться в рамках проектной деятельности. Принципы ее построения:

1. Стрелки показывают направления. Они указывают на всю совокупность событий и их потоки, которые должны произойти для успешного осуществления деятельности.
2. Пунктиром обозначают фиктивные активности. Они являются элементами, расположенными на другом пути. Они могут исполняться, а могут игнорироваться. В определенный период времени фиктивные активности играют важную роль, но если руководитель предпочтет проигнорировать их, то ход событий вряд ли изменится.
3. Номера, присвоенные каждой задаче, регулируют их очередность. То есть, составитель диаграммы сразу видит, какие события являются первоочередными, какие задачи следует реализовать сразу, а какие будут автоматически достигнуты в процессе осуществления деятельности.

Чтобы составить диаграмму, следует последовательно выполнить несколько шагов:

• Во-первых, составить список всех этапов проектной деятельности и определить время, которое потребуется для реализации каждого этапа.
• Во-вторых, добавить зависимости, чтобы события были связаны друг с другом.
• В-третьих, показать линии и обозначить время, которое занимает достижение каждого события.
• В-четвертых,– проставить линии таким образом, чтобы каждая из них пришла к шагу, который связан с завершением события.

Таким образом, специалист составляет своеобразную модель достижения поставленной цели. В дальнейшем эта модель позволит отрабатывать привычные задачи и события и экономить на них время, чтобы потратить его на более серьезные задачи.

Сущность SMART модели

Таким требованиям отвечают далеко не все цели, но от эксперта требуется подробная профессиональная целевая проработка, которая позволила бы подстроить цели под данные критерии, а значит сформулировать их подробнее и четче. Когда цель сформулирована очень подробно, то у специалиста тут же возникает ряд идей по тому, как посредством осуществления задач достичь этой самой цели.

Например, стать богатым – это не конкретная цель. Конкретнее она звучит, если вы поставите определенную цифру вашего заработка. Привяжите цель к цифрам, поскольку тогда у вас появиться более точное предположение того, смогут ли ваши ожидания оправдаться, и какие усилия предстоит приложить для того, чтобы цель из мечты превратилась в реальность. Любой человек со стороны посмотрев на вашу цель должен точно понимать, что вы хотите и как вы поймете, что цель реализована. Измеримость цели важна, поскольку от этого зависит ее реальность. Не следует ставить для компании недостижимые цели, поскольку в случае провала она не выдержит конкуренции, и придется переструктурировать всю систему.

Смарт диаграмма в работе легка. Достаточно записывать цели, а затем проверять, соответствуют ли они критериям компании. Если нет, значит цель можно переформулировать. Не стоит отказываться от нее, поскольку сегодня средств для достижения может не быть, а завтра они появятся, и вы сумеете их грамотно применить. Смарт-диаграммы позволяют текст представить в виде рисунка, иллюстрации, и этим самым улучшить его восприятие. Такие рисунки можно создавать в Excel, PowerPoint, Word, Outlook 2007 и более поздних версиях. Составленные рисунки можно скопировать в этих приложениях и включить в другие приложения Ms Office. В приложении PowerPoint в смарт-диаграмму можно добавить анимацию. Эти диаграммы затем вставляются в отчетные документы, презентации, фильмы о компании. Диаграммы очень хороши своей визуальностью и наглядностью, а умение составлять их приравнивается к отдельному навыку, ведь большое количество материалов следует демонстрировать в виде нескольких изображений и схем.