Планирование и организация работы структурного подразделения

Сущность и цели планирования

С помощью планирования менеджмент компании устанавливает фундаментальные направления усилий и принятия решений, обеспечивающих единство целей для всех сотрудников. В менеджменте планированию выделяют одно из основных мест, так как оно воплощает в себе начало всего процесса достижения целей компании.

По форме и содержанию планирование может ответить на следующие вопросы:

1. Текущее состояние компании?
2. Вектор движения компании?
3. Способы движения в заданном направлении?

Смысл планирования состоит в описании адекватности целей и способов их достижения на базе выявления группы задач и работ, ну и поиска эффективных методов и способов, различных ресурсов, нужных для выполнения этих задач и создания их взаимодействия. Планирование отвечает за наиболее полное использование ресурсов компании и исключение неверных шагов, которые могут вести к понижению эффективности деятельности организации, оттоку клиентов.

Сущность же планирования проявляется в детализации целей, направленных на развитие всей компании в целом и каждого из ее подразделений в отдельности на определенный временной период, обозначение ее финансовых ресурсов, нужных для решения установленных задач. Назначение планирования заключается в стремлении заранее учитывать все внешние и внутренние факторы, влияющие на благоприятные условия для корректного функционирования и развития всей компании в целом.

Виды планирования

Планирование классифицируется по следующим направлениям:

1. По степени охвата сфер деятельности:

   • общее планирование, т.е. всех областей деятельности компании;
   • частное планирование, т.е. планирование конкретных областей деятельности.

2. По видам планов:

   • стратегическое - поиск незадействованных возможностей, создание конкретных предпосылок;
   • оперативное - использование возможностей и контроль процесса деятельности.
   • текущее - планирование, объединяющее все аспекты деятельности организации и работы всех его структурных подразделений на ближайший финансовый год.

3. По объектам функционирования:

   • планирование производства;
   • планирование сбыта;
   • планирование бюджетов;
   • планирование кадров.

4. По периодам:

   • краткосрочное, рассчитанное на период от месяца до года действия компании;
   • среднесрочное, рассчитанное на период от 1 года до 5 лет
   • долгосрочное планирование, рассчитанное на период более 5 лет.

5. По возможности внесения корректив:

   • жесткое - не предполагает коррекции;
   • гибкое – когда корректировки допустимы.

Для понимания качества планирования можно использовать несколько параметров:

• полнота планирования, т.е. охват планированием всех подразделений компании;
• непрерывность планирования;
• гибкость планирования, т.е. возможность вносить корректировки в план действий;
• контроль за выполнением плана;
• экономичность планирования;
• точность планирования.

Все планирование в экономической компании делится на три основные стадии: процесс стратегического планирования, процесс оперативного планирования и процесс текущего планирования.

Стратегическое планирование стремится дать общее научное обоснование трудностей, которые преодолевает компания в предстоящем периоде, и на основе этого разработать показатели выхода организации на плановый период. Стратегическое планирование направляет деятельность фирмы и позволяет ей оптимизировать маркетинговые исследования, процессы понимания потребителей, планирования номенклатуры, ее продвижения, и продажи, а также ценовую политику.

Оперативное планирование как правило охватывает пятилетний срок, как наиболее корректный для обновления ресурсов производства и ассортимента услуг и продукции. В нем формируются основные задачи на данный период, например, производственная стратегия компании в общем и каждого ее филиала; стратегия продажи услуг; финансовая стратегия, кадровая политика; определение структуры и объема нужных ресурсов и форм материально-технического снабжения. Это планирование предусматривает проработку в конкретной последовательности мероприятий, нацеленных на реализацию целей, поставленных долгосрочной программой развития.

Текущее планирование осуществляется с помощью подробной разработки оперативных планов для организации в общем и ее отдельных подразделений, а именно, маркетинговых программ, научных исследований, планов по производству, материально-техническому и ресурсному снабжению. Ключевыми звеньями текущего плана производства зачастую являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), представляющие собой детальную проработку задач и целей, разработанных перспективным и среднесрочным планами. В календарных планах заложены расходы на обновление имеющихся производственных и сырьевых мощностей, ремонт и обновление оборудования, стройку новых производств, повышение квалификации персонала.

Основные принципы планирования

Принципы планирования компания выбирает самостоятельно. К основным принципам планирования можно отнести следующие:

1. Гибкость (адаптивность) - реакция на изменение условий, выражающаяся в придании планам возможности менять свое направление с целью не допустить уменьшения эффективности работы экономического объекта - это значит, что компания должна иметь определенный запас прочности.
2. Непрерывность предполагает, что процесс планирования должно осуществляется постоянно в рамках установленного цикла; такое планирование использовать для разработки плана сотрудников предприятия.
3. Холизм - объединяет два направления интеграцию и координацию. Принцип координации показывает зависимость деятельности любой части компании от остальных единиц данного уровня. Принцип интеграции предполагает, что в компании есть различные обособленные подразделения со своими собственными планами, каждая из подсистем действует в рамках общих стратегий развития фирмы и ее план является частью плана подразделения более высокого уровня. Что значит, чем больше элементов и уровней в системе, тем выгоднее планировать одновременно и во взаимозависимости.
4. Оптимальность - выбор из нескольких вариантов развития того, который предоставит максимальную эффективность деятельности организации.
5. Комплексность – связь и зависимость всех частей системы планирования.
6. Целенаправленность - разработка планов для эффективного достижения поставленных целей.
7. Точность - планы конкретны и детально проработаны до той степени, которая необходима для наилучшей реализации плана с учетом внутренних возможностей.