Закупки - это стадия управления ресурсами проекта, которая заключается в приобретении и поставке необходимого количества ресурсов, требуемых для реализации проекта.
Сущность закупок и поставок ресурсов для проекта
Закупки и поставки необходимых материально-технических ресурсов занимают в жизненном цикле любого проекта важное место, которое обобщенно называется проектно-закупочной фазой. Менеджеры проекта во время проектно-закупочной фазы проектного цикла уполномочены на принятие таких решений и мер, которые в конечном итоге должны привести к обеспечению поступления в организацию всех нужных материалов, конструкций, оборудования, услуг и др. Причем это поступление должно точно соответствовать ранее утвержденному плану.
Процесс реализации проектно-закупочной фазы может быть представлен двумя взаимосвязанными последовательными частями. Первая часть представлена закупками ресурсов и услуг на конкурсной основе. Вторая часть заключается в поставке закупленных ресурсов на место производства работ по проекту.
Стоит учитывать, что различие между закупками и поставками заключается в том, что первый вид работ осуществляется организацией-заказчиком, а второй вид работ - поставщиком (подрядчиком).
Основные задачи закупок ресурсов для проекта
В процессе материально-технического обеспечения проектов, которое в основном сводится к закупкам и поставкам материалов, сырья, оборудования, инвентаря и прочих подобных ресурсов, решается ряд задач, которые в совокупности способствуют поступлению в проект всего необходимого.
В первую очередь, уполномоченные специалисты подготавливают спецификации и технические условия. Речь идет про документы, в которых раскрывается номенклатура (т. е. количество и качество) необходимых материально-технических ресурсов. В некоторых случаях может даже указываться конкретный производитель (поставщик, подрядчик), у которого нужно будет производить закупку ресурсов.
Далее наступает этап планирования и организации процесса закупок. Основанием для решения этой задачи являются:
- разработанные спецификации и технические условия требуемых ресурсов;
- рассчитанная потребность проекта в ресурсах (представленная, прежде всего, количественными и временными характеристиками поставок);
- величина имеющихся в наличии ресурсов;
- финансовые возможности организации для осуществления закупок ресурсов и др.
Следующей задачей материально-технического обеспечения проекта является изучение потенциальных источников закупки ресурсов. В ходе этого изучения выявляются наиболее привлекательные (с точки зрения стоимости и качества обслуживания) поставщики. В дальнейшем с ними начинают вести переговоры, где конкретизируются запросы организации и уточняются возможности поставщиков.
В дальнейшем происходит предварительный отбор участников торгов. Этот отбор осуществляется на основе несколько заранее подобранных критериев (например, цена, время доставки, количество жалоб, наличие дополнительных услуг, функциональность и качество ресурсов и др.), в результате оценки по которым формируется рейтинг поставщиков. Аутсайдеры этого рейтинга исключаются из списка возможных поставщиков ресурсов.
Для того чтобы провести торги, нужно предварительно подготовить все необходимые документы, которые подлежат рассылке будущим участникам торгов. Непосредственные торги проводятся либо в форме аукциона, когда победителя выбирают по единственному критерию - минимально предложенной цене продажи, либо в форме конкурса, когда победителя выбирают по сумме нескольких критериев.
В результате принимается решение о заключении контрактов с заявителями, которые выиграли торги. Когда заключенный контракт вступает в силу, организация должна осуществлять контроль за поставками. Он заключается в проверке выполнения поставщиками требований в отношении своевременности поставки, комплектности, количества и качества поставленных ресурсов. Если будут выявлены отклонения, то организация должна в этом случае принять все необходимые меры.
Также к задачам, которые решают в рамках закупок материально-технических ресурсов, относят:
- устранение конфликтов, которые, в первую очередь, могут возникнуть с поставщиками;
- осуществление взаиморасчетов с поставщиками;
- привлечение к работе необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов.
Основные задачи поставок ресурсов для проекта
В процессе поставок материально-технических ресурсов организации-заказчику поставщик призван решить следующие задачи:
- составить планы поставок материально-технических ресурсов (направлен на организацию рациональной деятельности по поставке товаров);
- организовать бухгалтерский учет поставок (направлен на формирование базы данных о всех действиях, связанных с поставками);
- доставить товар, пройти его приемку;
- осуществить учет и контроль доставки (направлены на обеспечение полного выполнения ранее составленных планов).
Решению вышеперечисленных задач в проектном управлении, как правило, уделяется меньше внимания, чем задачам закупки, поскольку их непосредственным решением занимается сторонняя организация - поставщик (подрядчик). Со стороны заказчика в данном случае лишь возможно принятие мер, направленных на обеспечение надлежащего решения задач поставок (прежде всего, мер контрольного характера).
Таким образом, в процессе закупок и поставок материально-технических ресурсов, необходимых для разработки и реализации проекта, нужно последовательно решить ряд задач, каждая из которых направлена на своевременное ресурсное обеспечение проекта.
