Офис проекта - это специфическая инфраструктура проектной деятельности, которая обеспечивает эффективную коммуникацию между членами команды проекта и совместное ведение ими проектной деятельности на основе использования компьютерных, коммуникационных и информационных технологий.
Процесс проектирования офиса проекта
Для того чтобы проектная деятельность велась с высоким уровнем эффективности, в настоящее время предварительно осуществляют проектирование офиса проекта. Этот вид работы обычно начинают с того, что занимаются проектированием организационной структуры и бизнес-процессов команды проекта. Причем вопросам проектирования бизнес-процессов, как правило, уделяется первостепенное внимание при проектировании офиса, так как их структура определяет локализацию и структуру офиса.
Далее компетентные специалисты должны оценить, как организационная структура и бизнес-процессы оказывают влияние на технические и организационные решения с точки зрения использования различных видов ресурсов. Это нужно выполнить для того, чтобы в дальнейшем при необходимости могла быть выполнена оптимизация офиса.
Поскольку офис проекта зачастую представляет собой определенное пространство, также проектируют территориальную структуру бизнес-процессов. Более того, определяют пространственно-планировочные решения.
Так как функционирование современного офиса проекта базируется на использовании передовых компьютерных технологий, составными частями процесса его проектирования является проектирование информационной системы проекта, а также его программного и аппаратного обеспечения. Кроме них еще составляют проекты в отношении средств и каналов связи.
При проектировании офиса проекта в его традиционном понимании (т.е. как помещения) необходимо разработать проекты интерьера и расстановки мебели. А для того чтобы своевременно приобрести требуемое оборудование, нужно заранее установить наличие у членов команды проекта потребностей в средствах передвижения.
Важной частью проектирования офиса проекта является разработка бюджета инвестиций в его создание. Следующим шагом должна стать разработка бюджета текущих расходов на повседневное функционирование офиса проекта.
Рекомендуется основывать перечисленные этапы проектирования офиса проекта на результатах предыдущей деятельности. При этом имеет смысл дополнительно осуществить интеграцию в единой базе данных.
Проектирование офиса проекта должно осуществляться при соблюдении следующих требований, которые в настоящее время предъявляют к его организации:
- ориентация информационного сопровождения бизнес-процесса на его оптимальное выполнение;
- исключение дублирования бизнес-операций;
- установление средствами коммуникаций связи между менеджерами проекта, которые принимают участие в реализации одного бизнес-процесса;
- локализация менеджеров проекта, которые осуществляют различные бизнес-процессы.
Это самые общие требования, которые в настоящее время следует соблюдать при проектировании любого офиса проекта.
Состав традиционного офиса проекта
В настоящее время офисом проекта называют взаимосвязанную совокупность следующих технических и организационных элементов:
- помещение (в его отношении необходимо заранее составить проекты пространственно-планировочных решений, интерьера, внутренней отделки, обустройства мебелью и др.);
- организационная техника (копировальные машины, проекторы, уничтожители бумаги), устройства для организации документооборота, организационные средства (доски, планшеты и иное оборудование, необходимое для проведения совещаний), средства безопасности (сигнализация, регламентация доступов в помещения, хозяйственный инвентарь и пр.;
- программно-компьютерные комплексы (компьютеры, программное обеспечение, сетевое оборудование, серверы, принтеры), средства связи и телекоммуникаций (телефонные станции и аппараты, мобильные телефоны, каналы связи).
С учетом наличия взаимосвязи между вышеперечисленными техническими и организационными аспектами офис проекта следует воспринимать как единую организационно-техническую систему.
Архитектура электронного (виртуального) офиса проекта
Отдельного внимания заслуживает архитектура электронного (виртуального) офиса проекта. Центральным блоком его программного обеспечения обычно является система управления полномочиями пользователей. Данная система отвечает за разграничение доступа пользователей к информации и к функциям, которые система способна выполнить для них.
Следовательно, архитектура виртуального офиса также представлена системами управления документооборотом (точнее говоря - маршрутизацией и движением документов), управления хранением документов в централизованным архиве, экспорта-импорта документов. Для этого в программное обеспечение заранее загружены как стандартные бизнес-приложения (текстовые процессоры, электронные таблицы и т. п.), так и специализированные функциональные приложения, взаимодействующие с базой данных (в том числе с ориентацией на документы).
В состав архитектуры виртуального офиса еще входят такие инструменты, как сканирование документов, распознавание текстов, Интернет, электронная почта, факс-служба, компьютерная телефония. Кроме того, вместе с неструктурированной и структурированной информацией (файлами) имеет место традиционное хранилище бумажных документов.
Таким образом, офис проекта имеет большое значение для разработки и реализации проекта. В связи с этим необходимо тщательно выполнить его проектирование и обеспечить надлежащий его надлежащий состав (это касается как его традиционной формы, так и электронной / виртуальной).
