Оптимизация размера запаса - это задача, которая подлежит решению командой проекта и заключается в приведении запасов к размеру, обеспечивающему минимальные затраты на их содержание.
Суть задачи по оптимизации размера запасов проекта
Необходимость формирования и хранения запасов приводит к постановке задачи по приведению их размера к оптимальным значениям. Как правило, оптимальность с точки зрения любых хозяйствующих субъектов (в том числе, занимающихся реализацией проектов) проявляется в максимальной разнице, которая достигается между получаемыми доходами и осуществляемыми затратами.
Доходы, связанные с формированием и хранением запасов материально-технических ресурсов проекта, заключаются в обеспечении непрерывного хозяйственного процесса по воспроизводству требуемой продукции и обслуживанию клиентов (т. е. минимизируется риск остановки экономической деятельности).
Однако для того, чтобы формировать и хранить запасы, организациям нужно расходовать определенный объем денежных средств, связанных с содержанием помещений, приобретением необходимого технического оборудования, страхованием. Кроме того, наличие запасов означает омертвление капитала, который был вложен в них, т. е. у организации сокращаются финансовые и имущественные возможности по достижению проектных целей.
Оптимизация размера запасов - это основная задача, которая должна быть решена в процессе функционирования системы управления ими. В связи с этим необходимо:
- учитывать и контролировать уровень запасов;
- определять оптимальную величину заказа ресурса, необходимого для проекта;
- устанавливать для каждого ресурса размер резервного запаса;
- высчитывать интервал времени, который имеет место между заказами ресурсов.
Важными аспектами оптимизации размера запасов материально-технических ресурсов проекта является учет их наличия, который должен вестись по всем группам ресурсов на постоянной основе. В зависимости от этого определяется момент, когда организации потребуется сделать следующий заказ очередной партии ресурсов.
АВС-метод оптимизации размера запасов проекта
Размер запасов проекта может быть оптимизирован в результате применения различных методов и средств. В настоящее время самым известным методом контроля уровня материально-технических запасов считается АВС-метод. Суть данного метода состоит в том, что номенклатура ресурсов подразделяется на три подмножества, которые обозначаются как А, В и С. Критерием для выделения этих трех категорий является степень важности отдельных видов материалов и сырья, которая обуславливается, прежде всего, удельной стоимостью этих ресурсов.
- Ресурсы категории А представлены ограниченным количеством самых ценных видов ресурсов, которые должны постоянно и детально учитываться, а также ежедневно контролироваться (следовательно, определение оптимального размера заказа ресурсов этой категории обязательно для организации).
- Ресурсы категории В представлены товарно-материальными запасами, которые для проекта важны в меньшей степени, чем запасы категории А, поэтому в их отношении достаточными будут проверки и оценки, проводимые в рамках ежемесячной инвентаризации (в то же время размер заказа ресурсов из категории В тоже должен приводится к оптимальным значениям).
- Ресурсы категории С представлены оставшимися в широком ассортименте малоценными видами материально-технических ресурсов, которые, как правило, приобретаются организациями в большом количестве.
Одним из самых значимых следствий применения АВС-метода является правило 20/80. Оно гласит, что 20 % самых расходуемых в проекте ресурсов образуют порядка 80 % стоимости всего объема запасов.
Данное правило было сформулировано на основе практических наблюдений, согласно которым подмножества А составлено из 10 % наименований номенклатуры ресурсов, которые образуют 75 % стоимости запасов. При этом подмножество В составлено из 25 % наименований, на которые приходятся 20 % стоимости, а подмножество С - из 65 % наименований, чья стоимость равна 5%.
Модель оптимального размера заказа ресурсов для проекта
Минимизация суммарных затрат в управлении запасами традиционно проводится при помощи такого распространенного инструмента, как модель оптимального размера заказа ресурсов. Данная модель приобрела популярность среди многих менеджеров благодаря простоте используемого математического аппарата, который, тем не менее, приводит к хорошим результатам практического использования этой модели.
В рамках данной модели требуется определить, с одной стороны, объем заказа, с другой стороны, частоту совершения заказов в течение предстоящего периода времени. Для того чтобы решить подобную задачу, необходимо найти баланс между затратами, которые обусловлены совершением одного заказа, и затратами, которые связаны с хранением единицы запасов. Обычно размер заказа ресурсов увеличивают до момента превышения увеличения затрат на хранения над снижением затрат на заказ.
Размер заказа ресурсов для проекта оптимизируется при достижении минимального значения суммы двух видов издержек по управлению запасами:
- издержки хранения запасов в межпоставочный период (они равны половине произведения затрат хранения единицы материала и объема заказа);
- издержки выполнения заказов ресурсов (они равны деленному на объем заказа произведению затрат хранения единицы материала и затрат на выполнение одного заказа).
Таким образом, практика управления запасами материально-технических ресурсов проекта привела к разработке и распространению эффективных методов и инструментов оптимизации размера этих запасов. В результате их применения организации минимизируют свои затраты, что благоприятно сказывается на условиях достижениями ими своих поставленных проектных целей.
