Окружение проекта

Общее представление об окружении проекта

На успех проекта могут повлиять различные факторы. Вся их совокупность образует окружение проекта. Оно представляет собой сложный комплекс отношений, которые во взаимосвязи друг с другом на постоянной основе оказывают воздействие друг на друга по мере реализации проекта. В то же время сам проект оказывает определенное воздействие на окружающую среду, результатом чего может стать возникновение различных конфликтных ситуаций.

Окружение проекта способно на изменения во времени. в связи с этим возможно появление дополнительных неопределенностей и рисков. Поэтому для обеспечения успеха проекта его руководитель должен оперативно выявлять и вести учет вновь возникающих факторов.

Об окружении проекта необходимо помнить при ведении других видов деятельности. Т.е. нужно иметь представление о том, как проект подвержен влиянию окружения, поскольку этим обуславливается вероятность изменения или полной отмены заранее составленных планов.

В настоящее время, как правило, выделяют внешнее и внутреннее окружение проекта.

Описание внешнего окружения проекта

Внешнее окружение проекта представлено такими влияющими факторы, которые, как правило, располагаются за рамками компетенции проект-менеджера. Управлять внешним окружением достаточно сложно или даже невозможно. Следовательно, руководителям проекта чаще всего приходится заблаговременно готовиться соответствующим образом реагировать на потенциальное воздействие внешних факторов, а не предотвращать (устранять) их.

В современном бизнесе внешнее окружение проекта подразделяется на дальнее и ближнее. Эти разновидности окружения отличаются характером и направлением влияния на проект.

Дальнее окружение проекта оказывает на него влияние опосредованно, зачастую - через компанию, которая занимается разработкой и реализацией данного проекта. Оказать какое-либо влияние на дальнее окружение проекта нельзя. Руководитель проекта и участники его команды могут только проанализировать дальнее окружение и учесть при планировании проекта сопряженные с ним требования, ограничения, допущения и риски.

В качестве фактором дальнего окружения проекта могут выступать:

• экономическая ситуация в стране и в мире;
• налоговое и другие виды законодательства;
• нормативные требования по охране труда;
• рынок труда со сложившейся структурой предложения специалистов;
• погодные и климатические условия;
• мероприятия глобального характера (например, Чемпионат мира по футболу и т. п.).

Изучение приведенного перечня позволяет сделать вывод о том, что участники проекта не способны как-то существенно изменить характер факторов дальнего окружения проекта.

Ближнее окружение проекта по своей сути является спецификой компании, в которой происходит разработка и реализация проекта. Следовательно, факторы ближнего окружения оказывают влияние на проект напрямую. В отличие от дальнего окружения на ближнее окружение можно повлиять, хотя сделать это довольно-таки сложно. Поэтому по-настоящему рассчитывать на изменение характера ближнего окружения стоит только в случае реализации сверхмасштабного проекта, который является критическим для компании.

Внешнее ближнее окружение проекта рассматриваются как организационные активы. Данным понятием обозначают набор процедур, правил и знаний компании, историческую информацию, извлеченные уроки и пр.

Отсюда следует, что факторами ближнего окружения проекта являются:

• корпоративная культура;
• личности руководства и иных заинтересованных сторон;
• принятые правила ведения проектной деятельности;
• наличие доступа к программным продуктам проектного управления;
• наличие нужных поставщиков;
• характер функциональных процессов (например, закупок или найма сотрудников);
• описание социального пакета и др.

Описание внутреннего окружения проекта

Внутреннее окружение проекта представляет собой совокупность факторов, которые оказываю влияние на проект и при этом находятся в рамках компетенции проект-менеджера, т. е. перед руководителем проекта, как правило, стоит задача по управлению внутренним окружением и его созданием.

Внутреннее окружение во многом формируется под влиянием стиля, которое избрало руководство проектом. Он, в свою очередь, определяет психологический климат и атмосферу в команде проекта, предопределяет уровень ее творческой активности и работоспособности.

Внутреннее окружение проекта еще представлено его специфической организацией, участниками, сформированной командой, выбранными методами и средствами коммуникации, созданными экономическими и социальными условиями. Результатами влияния этих факторов являются конкретный способ распределения прав, ответственности и обязанностей между основными участниками проекта, степени полноты, достоверности и оперативности информационного обмена и др.

Кроме того, к внутреннему окружению проекта также относят экологическое воздействие его результатов на окружающую среду, уровень компьютеризации и информатизации проекта, организацию и систему документации проекта и др. Большое значение имеют уровень заработной платы, обеспечиваемые условия труда и техника безопасности, предоставление коммунального и социального обслуживания участников проекта и т. п.

Таким образом, связи проекта с его окружением простираются глубоко. Однако стоит учитывать, что факторы окружения с разной степенью влияют на различные проекты. Следовательно, управление внешним и внутренним окружением проекта является во многом индивидуально осуществляемым видом деятельности проект-менеджеров.