Моделирование и оптимизация бизнес-процесса

Моделирование бизнес-процессов

На первом этапе производится моделирование бизнес-процессов.

В структуре модели находит отражение логическая предметно-временная последовательность функций, реализуемых в рамках анализируемого процесса. Общие характеристики модели используются в:

• документировании,
• анализе,
• организации,
• автоматизированной обработке,
• поддержке процессов,
• содействии и коммуникации процессов.

Моделирование бизнес-процессов осуществляется для достижения разнообразных целей. При документировании бизнес-процессов моделирование нужно для:

• своевременного получения данных,
• представления действительной ситуации в организационных единицах предприятий,
• перемещения бизнес-процессов в другие подразделения,
• регулирования рабочих процессов и методов с помощью механизмов внешнего управления,
• выполнения обязательств перед бизнес-сообществом или бизнес-партнерами (например, в вопросах сертификации организации),
• удовлетворения действующих норм права,
• обучения сотрудников, введения их в курс дела,
• избегания потерь знаний (к примеру, в случае увольнения сотрудников),
• поддержания менеджмента качества и управления охраной окружающей среды.

В ходе подготовки к проведению оптимизации бизнес-процессов моделирование используется для:

• введения новых организационных структур,
• изменения задач предприятия в случае изменения рыночных условий,
• перестройки или улучшения процессов на предприятии,
• подготовки к автоматизации и внедрению новых технологий,
• установления показателей процессов и контроля результативности их протекания,
• проведения между отделами, конкурентами и партнерами бенчмаркинга,
• выявления лучших практик в компании, отрасли или регионе.

В ходе сопровождения организационных изменений моделирование используется для:

• продажи или частичной продажи,
• дополнительной покупки или интеграции предприятий или их комплексов,
• внедрения или замены информационных систем или организационных структур,
• участия в конкурсах (таких, например, как премия фонда Людвига Эрхарда или EFQM).

Общая тенденция в современном моделировании бизнес-процессов состоит в том, что на смену функционально-ориентированной концепции приходит процессно-ориентированная.

При моделировании бизнес-процессов рассматривается не только типология, но и их уровень.

Для представления бизнес-процессов на схемах используют ряд инструментов:

• графики,
• диаграммы,
• символы,
• показатели,
• бланки,
• графы,
• специальное программное обеспечение.

Благодаря использованию автоматизированных методов снижаются затраты, производится визуализация возможных решений, а также применение модифицированных решений, разработанных раньше. В процессном анализе используют различные программные продукты, которые могут быть разделены на три категории:

• стандартные графические пакеты, позволяющие представить процессы в электронном виде,
• программы, позволяющие анализировать процессы параллельно с их визуализацией,
• процессно-ориентированные программные продукты, имеющие широкие функциональные возможности. В такие программы включается модули визуализации, анализа и моделирования процессов, документирования и оценки.

Оптимизация бизнес-процессов

Благодаря исследованию фактического состояния бизнес-процессов удается сформулировать цели, к примеру:

• завоевать долю рынка,
• снизить время прохождения заказа,
• уменьшить объем материальных запасов.

Оптимизация должна быть ориентирована на реализацию сформулированных целей и содержать мероприятия, которые способны устранить обнаруженные проблемы. В качестве примеров проблем такого рода можно указать:

• вопросы сопряжения измененных технологий, измененных рабочих систем,
• слишком большое число уровней управления,
• простои,
• неиспользуемые мощности,
• дублирование рабочих заданий,
• ошибки в передаче информации,
• потеря информации,
• ошибки в документации и др.

В ходе разработки мероприятий по оптимизации бизнес-процессов должны приниматься во внимание параметры:

• логистические, такие как количество этапов бизнес-процесса, последовательность событий, технологическая реализуемость и организационное взаимодействие,
• экономические – к примеру, повышение загрузки мощностей, снижение уровня запасов, снижение затрат, повышение доли создания стоимости,
• временные – время прохождения заказа, доля времени на переналадку, доля вспомогательного времени,
• пространственные – размещение рабочих мест, упорядочение рабочих систем, минимизация транспортных путей,
• персональные – потребность в персонале и объем работы, необходимая квалификация, гибкость рабочего графика.

Существуют различные методы оптимизации бизнес-процессов:

• исключать – уменьшать число уровней в процессе, ликвидировать источники помех,
• упрощать – снижать сложность прохождения заказа, комплексность структуры, организации работы,
• стандартизировать – вводить стандарты на программы, методы, технологии, комплектующие, продукты, этапы,
• сокращать – относится к местам возникновения затрат, продолжительности и количеству событий, производственным затратам,
• ускорять,
• изменять – технологии, расположение объектов, методы работы, объемы партий, необходимые материалы,
• обеспечивать взаимодействие между организационными единицами,
• выделять,
• включать.