Содержание работ по проекту - это описание работ, которые нужно выполнить в рамках проекта, а также описание ресурсов, которые нужно выделить на выполнение этих работ.
Сущность управления содержанием работ
Управление содержанием работ по проекту заключается, прежде всего, в определении работ, которые нужно выполнить ради достижения целей, поставленных перед проектом. Кроме того, нужно установить продолжительность работ и их последовательность.
Также необходимо точно рассчитать потребность проекта в ресурсах всех видов и стоимость работ. Важным этапом при управлении содержанием работ по проекту является их определение и описание необходимых ресурсов.
Определение работ по проекту
Суть определения работ сводится к выявлению отдельных работ и к их последующему документальному оформлению. Причем процесс и результаты определения работ должны обеспечивать достижение целей проекта.
Как правило, для определения работ по проекту используется два основных инструмента. Первый из них - это декомпозиция, согласно которой элементы проекта подразделяются на более мелкие и управляемые компоненты. Другой инструмент предполагает использование списка работ предыдущего проекта (или его части) в качестве шаблона для нового проекта. Подобным образом довольно часто формируется структура разбиения работ.
Процесс определения работ по проекту в большинстве случаев приводит к следующим результатам:
- формирование списка всех работ проекта, который оформляется в виде расширенной структуры разбиения работ (тем самым, удостоверяется полнота списка работ по проекту и отсутствие в нем лишних элементов);
- создание дополнительных деталей для списка работ и их документальное оформление, что делает возможным их дальнейшее использование;
- совершенствование структур разбиения видов деятельности путем определения отсутствующих предметов цели или установления потребности во внесении изменений в описание целей.
Описание необходимых ресурсов проекта
Описание ресурсов, необходимых для выполнения работ по проекту, обычно приобретает форму планирования. Это означает, что еще перед началом реализации проекта устанавливается, какие физические ресурсы (имеется в виду персонал, сырье, оборудование, транспорт и др.) и в каких количествах (объемах, масштабах, размерах) будут израсходованы в ходе выполнения работ по проекту.
Планирование ресурсов происходит в непосредственной связи с составлением сметы. Речь идет про документ, в котором приводится стоимостная оценка планируемого потребления ресурсов по ходу проекта в привязке с конкретными временными параметрами.
В качестве оснований для планирования потребности проектных работ в ресурсах чаще всего выступают следующие аспекты:
- результаты определения содержания работ по проекту;
- разработанная структура разбиения работ;
- опыт реализации подобных проектов в прошлом;
- проектная и (или) нормативная документация;
- описание запасов ресурсов, которые в настоящее время имеются в организации (описание в том числе тех ресурсов, которых на момент планирования у организации еще нет, но их поступление предполагается);
- политика организации в отношении набора персонала, закупки материалов и сырья, аренды оборудования и т. д.
Планирование ресурсов проекта осуществляется методами, которые позволяют оптимальным способом описать потребность в них и распределить их между работами. После планирования потребности в ресурсах задают работы по проекту и устанавливают зависимости между ними. Далее данным работам назначают описанные ранее ресурсы.
Следующий шаг состоит в анализе профилей использования ресурсов. На основе результатов этого анализа в дальнейшем выполняют оптимизацию распределения ресурсов между работами, которая в большей степени известна среди специалистов как выравнивание.
Не редкими бывают случаи определения сроков начала и окончания конкретной работы проекта в зависимости от назначаемых ресурсов. В этой ситуации работы по проекту выполняются в соответствии с собственными, отдельно составленными ресурсными календарями.
В большинстве случаев работам по проекту назначают ограниченные ресурсы. Поэтому перед назначением нужно учитывать пределы потребления этих ресурсов. Современные программные продукты, разработанные в целях календарно-сетевого планирования, предусматривают два предела потребления:
- Нормальный предел потребления - это количество ресурса, которое может быть предоставлено в нормальных условиях.
- Максимальный предел потребления - это количество ресурса, которое может быть предоставлено при дополнительных затратах.
Необходимо, чтобы пределы потребления ресурсов соответствовали потребности в них для выполнения работ по проекту. В ином случае, когда потребность превышает пределы потребления, возникает ресурсный конфликт. Он может быть разрешен в результате применения методов выравнивания, которые, в частности, предполагают смещение сроков выполнения некоторых работ по проекту на более поздние даты.
Наибольшее распространение сейчас получили следующие методы выравнивания:
- нормальное выравнивание - предполагает планирование работ на более поздний срок за счет резерва времени (так принято поступать до того, как появится необходимое количество ресурса);
- разбиение - предполагает разделение работы на несколько частей, которые могут быть выполнены в результате использования требуемого количества ресурса;
- растяжение - предполагает увеличение продолжительности работы по проекту, что позволит снизить интенсивность использования ресурса;
- сжатие - предполагает увеличение интенсивности использования ресурса, что позволит уменьшить продолжительность выполнения работы по проекту (данный метод применяется, если имеется избыток ресурса).
