Сущность распределения управленческих функций
Управленческая функция является частью процесса управления, выделенной по характеру и содержанию связанного с ней труда. Эффективная реализация функции управления предполагает соответствующее распределение прав и обязанностей внутри организации, между ее подразделениями и сотрудниками. При этом рационализация распределения управленческих функций компании способствует тому, что процесс достижения организационных целей осуществляет более быстро, эффективно и результативно.
Одним из инструментов, обеспечивающих обоснованное распределение управленческих функций, является матрица распределения функций управления.
Матрица распределения функций управления (матрица функций, функциональная матрица) – таблица, по горизонтали которой размещаются функции управления, а по вертикали – структурные подразделения (или сотрудники) организации. На пересечении строк и столбцов размещается конкретизация общих функций управления по организационным подразделениям. Конкретизация осуществляется с помощью использования условных знаков, обозначающих отношение каждого подразделения или сотрудника к реализации той или иной функции.
Вид матрицы распределения функций управления
На рисунке ниже представлен общий вид матрицы распределения функций управления. Как видно из рисунка, в строках перечислены ключевые функции управления, а в столбцах – отделы организации.
На пересечении указывается отношение подразделения к реализации той или иной функции.
Если функция планирования реализуется сотрудниками планового отдела, в матрице будет стоять символ на пересечении первой строки и третьего столбца.
Матрица может отражать информацию о содержании ответственности за реализацию каждой функции тем или иным отделом или сотрудником.
Функция планирования реализуется силами сотрудников планового отдела, но информация для нее подготавливается в коммерческом отделе, а контроль осуществляется бухгалтерией – соответствующие символы будут находится на пересечении первой строки и третьего, второго и первого столбцов.
Применение матрицы распределения функций управления
С помощью построения матрицы функций руководство организации или другие заинтересованные лица могут:
- Проанализировать распределение функциональной нагрузки на подразделения и сотрудников организации;
- Выявить дублирование выполнения каких-либо функций и оптимизировать распределение нагрузки;
- Определить дефицит ответственности для реализации каких-либо функций;
- Выявить проблемные зоны в распределении ответственности.
С помощью матрицы распределения функций управления возможно существенно повысить эффективность менеджмента путем рационализации процесса распределения ответственности за выполнение этих функций.
Использование методики матрицы функций целесообразно как на начальном этапе организации бизнеса, так и в процессе внесения изменений в уже существующий бизнес-процесс с целью повышения эффективности менеджмента. При составлении матрицы распределения функций управления для действующего предприятия следует учитывать не только регламентирующие документы, которые предписывают выполнение определенных функций определенными подразделениями, но и то фактическое распределение ответственности, которое сложилось на предприятии, а также те функции, выполнение которых не задокументировано.
