Необходимость контроля
По классификации Файоля функция контроля - одна из административных функций. Контролировать – значит осуществлять заботу о том, чтобы все совершалось в соответствии с установленными правилам и отданными распоряжениям. Контроль является составная часть управления экономическими процессами и объектами, который заключается в наблюдениях за объектом с целью оценки соответствия реального состояния объекта желаемому состоянию, который предусмотрен на законодательном уровне, инструкциями, положениями, различными нормативными актами, а также планами, программами, проектами, договорами, соглашениями". Контроль представляет из себя процесс отслеживания производственной деятельности, который направлен на то, чтобы иметь гарантию того, что она осуществляется в запланированном порядке. Также он в себя включает корректировку любого выявленного при этом значительного отклонения. Контроль является процессом обеспечения достижения организацией своей цели.
В условиях неопределенности контроль достаточно важен для успешного функционирования организации в целом, поскольку он решает несколько главных задач, а именно:
- позволяет во внутренней и внешней среде организации выявить проблемы и корректировать деятельность организации до момента, когда проблемы эти перерастут в кризис;
- позволяет установить направления организационной деятельности, которые более эффективно способствуют достижению общих целей фирмы;
- позволяет выявить нарушения, неудачи и ошибки организации и причины их и корректировать деятельность организации;
- является заключительным звеном в цепи деятельности по управлению и позволяет менеджеру узнать, достигнуты ли цели организации, и в случае если нет, то какие причины тому виной;
- итоги контроля - это основа оценки работы организации и персонала ее за какой – либо период.
Принципы контроля в менеджменте
Цели контроля станут достижимыми, если он реализуется в соответствии с базовыми принципами. Рассмотрим их подробнее.
Контроль должен иметь всеохватывающий характер, держать в поле зрения ключевые сферы организационной деятельности, внешнюю среду и протекающие в ней внутренние процессы. Контроль в то же время должен обеспечивать достаточно объективную и полную картину ситуации. Это можно достигнуть тогда, когда система контроля стратегически направлена, охватывает главные приоритетные сферы развития и функционирования организации. Нецелесообразно проверять второстепенные сферы деятельности фирмы, некоторые из них и вовсе не имеет смысла контролировать. Обычно к контролю прибегают не с целей выявления проблемы, но для успешного ее решения и достижения конкретного результата, установления отклонений от обоснованных в науке стандартов. Основная цель контроля - это не исправление, а предотвращение ошибки, что гораздо дешевле обходится. Следовательно, контроль является неотъемлемой частью стратегического планирования.
Эффективный контроль должен быть увязан не только с планированием, но и с теми изменениями, которые происходят в структуре системы управления, то есть контроль должен быть гибким.
Система контроля должна быть экономичной для того, чтобы выгоды, им приносимые, превышали расходы на проведение его, включая затраты времени руководящего персонала и остальных работников на процессы сбора, передачи и анализа информации, а также затраты на оборудование для осуществления данной деятельности и затраты на поиск и хранение необходимой информации. В случае, если прибыль на инвестиции в контролирующую систему меньше, чем затраты на нее, то контроль является неэкономичным и непродуктивным. Важно в этой связи широко применять эффективные средства контроля.
Эффективный контроль должен быть использован с учетом человеческого фактора - обладать объективностью, доброжелательностью, способствовать формированию стабильного морально-психологического климата. Однако следует избегать чрезмерной степени контроля над людьми.
А с другой стороны, отсутствие контроля продолжительное время также неблагоприятный признак, свидетельствующий о равнодушном отношении менеджмента к людям, делам подразделения или организации, что вызывает неминуемо обратную реакцию.
Ценность контролирующей функции контроля заключена в тесной ее взаимосвязи:
- с функциями планирования. Так, если менеджер не контролирует процесс выполнения плана, он не узнает, в запланированном порядке ли ведется работа и какие конкретные действия следует в будущем предпринять;
- с делегированием полномочий. Большинство менеджеров неохотно передает свои полномочия, так как они опасаются, что подчиненные могут сделать что-либо неправильно, а отвечать за это придется им. Но нежелание менеджера делегировать свои полномочия можно существенно сократить, проработав систему контроля, в соответствии с которой управленческий персонал будет периодически получать информацию о ходе работы сотрудника, выполняющего те или иные обязанности, и обеспечить с ним обратную связь;
- с защитой организации и ее персонала от угроз внешней среды. В условиях современной среды с ее актуальными проблемами безопасности, с учетом угрозы террористического нападения и сильнейших финансовых скандалов, менеджер должен иметь четкий план защиты сотрудников своей организации, данных и инфраструктуры на случай возникновения непредвиденной ситуации.
Анализ как функция менеджмента
На практике учетные данные достаточно редко применяются без анализа. Совершенно недостаточно для принятия эффективного решения правильно зафиксировать полученные результаты, состояние протекания каких – либо процессов, появление факторов окружающей среды, которые на предприятие воздействуют, что реализуется через функцию учета. Гораздо важнее установить, почему произошло это именно так, что могло бы быть сделано, есть ли для этого возможности и каким образом направить процесс изменений, когда он требуется. Анализ подразумевает расчленение и разложение объекта на внутренние элементы, части, присущие данному объекту составляющие с целью выявления соотношений, взаимосвязей и тенденций.
Целью анализа является выявление причинных связей между событиями (полученными результатами деятельности, состоянием параметров производственно-хозяйственной системы) и условиями, которые к данным событиям привели или которые в будущем могут возникнуть.
Из этого следует, что через функцию анализа обеспечивается оценка уже свершившегося события или факта, а также установление условий, в которых данные события произошли, т. е. осуществляется подготовка учетной информации для восприятия при принятии оптимального управленческих решений.
В практике и теории менеджмента принято классифицировать по некоторым признакам виды анализа. По содержанию стадии процесса анализа выделяются:
- оперативный анализ;
- текущий анализ;
- перспективный анализ.
Оперативный анализ может использоваться для организации решения комплексных задач в управлении (например, организации работы коллектива), а также для обеспечения процессов принятия и реализации управленческих решений. Большая часть оперативной аналитической информации применяется в функции организации.
Текущий или ретроспективный анализ охватывает информацию, которая отражает итоги деятельности анализируемых объектов за тот или иной период. Основное его назначение - анализ состояния или результата контролируемых объектов или параметров. Аналитическая информация служит для осуществления эффективного контроля.
Перспективный анализ направлен на оценку будущего поведения факторов внешней среды и оценку соответствия внутреннего потенциала требованиям внешней среды. Он является источником информации для планирования. Эффективным подходом анализа внешней среды, который широко используется в практике, выступает SWOT-анализ. Этот метод нацелен на анализ внешней и внутренней среды предприятия и предназначен для выявления связей между сильными и слабыми сторонами, свойственными организации, а также между угрозами и возможностями, которые предоставляет внешняя среда организации.
