Управление проектами - это реализация планирования, организации, руководства и координации ресурсов в процессе всего проектного цикла, которая способствует эффективному достижению целей.
Базовые понятия, связанные с проектом
В управлении проектами основным является понятие «проект». Под ним подразумевают комплекс мероприятий (работ / процессов / операций), которые взаимосвязаны по поставленным целям и запланированным результатам, по срокам их выполнения, по их исполнителям, по ресурсам и срокам, выделенным в ограниченных размерах.
Функционирование проекта происходит в определенном окружении. Так называют область, которая объединяет внутренние и внешние компоненты, а также охватывает множество различных факторов: экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные.
Любой проект всегда направлен на определенную область, которой соответствуют требующие достижения четко сформулированные цели и необходимые для получения запланированные результаты. Реализацией проекта занимается проект-менеджер (он же главный менеджер или руководитель проекта) и команда проекта, которая работает под его руководством. В проекте также задействованы другие участники проекта, которые в зависимости от сути реализуемого проекта выполняют отдельные специфические виды деятельности.
Обычно для выполнения отдельных работ в рамках проекта на условиях частичной занятости могут быть задействованы представители линейных и функциональных подразделений компаний. На данных представителей возлагается ответственность за осуществление возложенных на них заданий, видов деятельности, общесистемных функций. Данными функциями являются планирование, руководство, контроль, организация, администрирование и др.
Базовые понятия, связанные с управлением проектами
Непосредственно управление проектами (или проектное управление, проектный менеджмент) представляет собой методологию планирования, организации, руководства и координации материальных, финансовых, трудовых, информационных и иных ресурсов в процессе реализации всех стадий жизненного цикла проекта (или проектного цикла). Рассматриваемой методологии присуща направленность на эффективное достижение поставленных целей проекта.
В связи с этим управление проектами предполагает применение системы современных управленческих методов, техники и технологий. Благодаря этому возможным оказывается достижение конкретных результатов, которые в проекте определены по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.
Условием эффективного управления проектами является проведение хорошей структуризации (или декомпозиции). Данный процесс заключается в том, что проект и система управления им разбиваются на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.
Основной структурной единицей управления проектами является команда проекта. Она представляет собой специальную группу, которая выполняет роль самостоятельного участника проекта или является составной частью одного из этих участников. Команда проекта осуществляет управление процессами его реализации.
Реализация проекта происходит в рамках определенной организационной формы. Структура организационной формы в значительной степени оказывает влияние на сам проект.
Исходным понятием для изучения проблем финансирования проектных работ и принятия соответствующих управленческих решений является понятие жизненного цикла проекта. Им называется промежуток времени, который начинается с момента появления, зарождения проекта и заканчивается моментом его ликвидации, завершения. Укрупненно жизненный цикл проекта можно рассматривать как совокупность пяти основных смысловых стадий:
- Концептуальная стадия - формулируются цели, анализируются инвестиционные возможности, обосновывается осуществимость проекта, составляются планы.
- Стадия разработки проекта - определяют структуру работ, назначают исполнителей, строят календарные графики работ, составляют бюджет, разрабатывают проектно-сметную документацию, ведут переговоры и заключают договоры с поставщиками и подрядчиками.
- Стадия реализации проекта - непосредственно выполняют проектные работы (например, занимаются строительством, маркетингом, обучением персонала).
- Стадия завершения проекта - проводят приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию.
- Стадия эксплуатации результатов проекта - осуществляют приемку и запуск результатов проекта, а также, например, заменяют оборудование, расширяют и (или) модернизируют производство, реализуют инновации.
Функции управления проектами представляют собой следующую группу: планирование, принятие управленческих решений, администрирование, бухгалтерский учет, мониторинг, отчетность, оценка, анализ, экспертиза, проверка, контроль, приемка, составление и сопровождение бюджета проекта, организация его осуществления.
Управление проектами распадается на несколько подсистем, которые отличаются объектом управления. Так, в рамках управления проектами осуществляют управление содержанием и объемами работ, качеством, стоимостью, продолжительностью, временем, закупками и поставками, распределением ресурсов и их запасами, человеческими ресурсами, рисками, информацией и коммуникациями, а также интеграционное управление.
Таким образом, с проектом и с управлением проектами связан ряд базовых понятий, которые были перечислены выше. Ознакомление с ними, знание их определений и взаимосвязи является одной из основных обязанностей любого современного специалиста, который претендует и рассчитывает на то, чтобы занять в компании должность проект-менеджера.
