Прогресс выполнения работ - это степень, в которой работа по реализации проекта приблизилась к своему завершению, к получению ожидаемых результатов и к достижению поставленных целей.
Сущность измерения прогресса выполнения работ и анализа результатов
Прогресс выполнения работ по проекту измеряется после того, как собрана и обработана вся необходимая информация. Прогресс может быть зафиксирован по таким показателям выполнения работ, как время, стоимость, качество, организация проекта, содержание работ.
Специфика выполняемой работы обуславливает выбор конкретной шкалы, по которой будет измеряться прогресс. Так, возможны следующие варианты измерения прогресса:
- Если работы измеряемы, то в их отношении определяют дискретные приращения согласно действующему календарному графику выполнения работ (завершение работ этого типа, как правило, приведет к получению конкретных материальных результатов).
- Если на дискретные запланированные приращения работы нельзя разбить, так называемые, работы влияния (в качестве примеров можно перечислить работы по поддержке проекта и руководства им, по лоббированию проекта в органах власти и т.д.), то контроль прогресса в реализации проекта заключается в том, что друг с другом сравниваются запланированные и достигнутые к соответствующему сроку промежуточные или конечные результаты работ по проекту.
После начала реализации проекта главной обязанностью его менеджера является решение задачи по оценке фактических параметров проектных работ, которые затем подлежат сравнению с запланированными параметрами. Исходный план нужно зафиксировать для того, чтобы следить за процессом его выполнения и в будущем идентифицировать возникающие проблемы. Обычно еще до начала всех работ по проекту требуется утверждение плановых показателей соответствующими руководящими органами, после чего они должны быть документально оформлены.
Для того, чтобы учитывать фактические данные, а также систематически обновлять информацию о состоянии проекта, нужно принять процедуру обновления. При разработке этой процедуры нужно учесть все существенные обстоятельства. Таковыми, в частности, являются одновременное выполнение организацией нескольких проектов, которые могут находиться на разных стадиях завершенности, более того, в разных местах (на удалении друг от друга) могут находиться менеджеры проектов, ключевые ресурсы или сотрудники.
Существенные обстоятельства могут быть уточнены в результате разрешения ряда значимых вопросов. Речь, например, идет:
- о перечне необходимых данных и способе их сбора;
- о периодичности обновления расписания проекта;
- об источниках поступления необходимых ресурсов;
- о подразделениях, которые в ходе выполнения проектных работ будут потреблять ресурсы;
- о лицах, ответственных за сбор необходимой информации;
- о перечне отчетов, которые нужно подготовить после каждого обновления;
- об объектах первоочередного анализа после каждого обновления.
Основания для измерения прогресса выполнения работ и анализа результатов
Основанием для измерения прогресса выполнения работ и анализа результатов является базовый (директивный) план. Благодаря его сохранению в неизменном виде (фактическая информация по выполнению проектных работ не оказывает на него никакого влияния) он используется для проведения сравнительного анализа текущего состояния дел в отчетах.
Наиболее очевидными для контроля и анализа являются сроки окончания работ по проекту. Так, обнаружение задержек в работах критического пути говорит о том, что весь проект, скорее всего, будет задержан на соответствующий срок.
На реальных данных базируются новые графики, для составления которых используется фактическая информация. Состояние работ по проекту оценивается по таким параметрам, как начало, окончание, процент выполнения. Затем для выполняющихся работ вычисляются новые (более длинные или короткие) сроки. Следовательно, изменяются даты работ, которые еще не начаты, и в целом - завершение проекта получает новую дату.
Как только получен первый отчет, который содержит фактические данные, формируют два графика работ – базовый и текущий. Состояние проекта определяется по результатам сравнения этих двух графиков.
Для того чтобы процесс принятия управленческих решений был обеспечен полноценной поддержкой, разработчик должен использовать такие методы и стандартные отчеты, которые позволяют передать всю значимую информацию. В частности, весьма информативными показателями, которые следует включить в соответствующие отчеты, являются выполнение и потраченное время. Их использование оправдано из-за наличия значительного несоответствия между временем, которое уже использовано к текущей дате, и действительными результатами, степенью завершенности работы.
Ранее использовали линейную процедуру подсчета сроков завершения работ, основу которой составляло использование линейных функций. Теперь подходы, которые базируются на объеме фактической реализации, предлагают проводить анализ степени достижения целей, который предполагает сопоставление затраченного времени и объемов работ, которые при этом были выполнены.
Пока проект только выполняется рекомендуется проводить анализ его состояния по факту. В данном случае нужно учесть, с одной стороны, полностью законченные работы и достигнутые промежуточные результаты, а с другой стороны, работы, которые лишь находятся в процессе выполнения (при этом важно, чтобы эти работы поддавались измерению и оценке завершенности).
Таким образом, в целях успешной реализации проекта необходимо регулярно измерять прогресс выполнения проектных работ и анализировать полученные результаты. С этой целью разработаны специальные методики, которые уже неоднократно были успешно опробованы на практике.
