Процесс контроля - это совокупность взаимосвязанных и последовательно выполняемых действий, которые способствуют сопоставлению фактических и плановых показателей выполнения проектных работ и внесению соответствующих изменений в ход реализации проекта.
Одно из направлений работы руководства проекта связано с организацией процессов контроля проекта. Речь идет про регламентацию того, как следует вести деятельность, связанную со сравнением фактически достигнутых значений определенных показателей с запланированными и с принятием соответствующих мер корректирующего характера.
Характеристика основных и вспомогательных процессов контроля проекта
Все множество разнообразных процессов контроля проекта принято подразделять на две большие группы - группа основных процессов и группа вспомогательных процессов. Отличие процессов этих двух групп друг от друга обусловлено объемом охвата этими процессами всего проекта и периодичностью их выполнения (т.е. основные процессы проводятся всегда, постоянно, в отношении всего проекта, а вспомогательные процессы - время от времени, поскольку направленны на некую ограниченную область проектной деятельности).
Группа основных процессов представлена, прежде всего, общим контролем за изменениями. Суть данного процесса сводится к тому, что происходит координация изменений по проекту в целом. Изменения не могут остаться не замеченными: они должны соответствовать установленным целям и задачам проекта и быть согласованными с уже предусмотренными работами по проекту.
Другой основной процесс контроля за проектом заключается в введении соответствующей отчетности. Для составления отчетной документации необходимо:
- определиться с перечнем требуемой информации, которая раскрывает ход реализации проекта;
- произвести сбор отчетной информации;
- передать собранную информацию на уполномоченный уровень управления;
- сделать прогноз развития проекта с учетом полученных результатов и др.
Вспомогательными процессами контроля проекта принято считать частные направления контроля. Таковым, в частности, является контроль за изменением содержания проекта, т. е. основным объектом контроля в данном процессе является перечень работ, которые нужно выполнить при реализации проекта.
Другой вспомогательный процесс контроля связан с контролем, который ведется за изменениями, происходящими в расписании проекта. Это означает, что происходит учет и проверка изменений, связанных с длительностью проектных работ и последовательностью их выполнения.
Большое значение, несмотря на вспомогательный характер, имеет процесс контроля затрат по работам и изменений бюджета проекта. В данном случае в качестве объекта контроля рассматриваются ресурсы (прежде всего, финансовые), которые необходимо израсходовать для выполнения проектных работ. Цель контроля здесь, как правило, состоит в том, чтобы не допустить увеличения размера расходов, который зафиксирован в утвержденном бюджете.
Контроль качества тоже относится к вспомогательным процессам контроля. В соответствии с ним конкретные результаты проекта отслеживаются (т.е. устанавливаются и учитываются) для того, чтобы в дальнейшим определить, соответствуют ли эти результаты установленным стандартам или нет. По итогам ответа на этот вопрос принимается решение о принятии мер, которые требуются для устранения причин, приводящих к нарушению (ухудшению) качества.
Еще одним вспомогательным процессом контроля, который в последние годы стремительно набирает популярность, является контроль риска. Его суть состоит в регулярной периодической оценке риска, которому подвергается проект в целом или его отдельные части. Если уровень риска изменяется, то нужно соответствующим образом реагировать по ходу реализации проекта (это касается случаев как повышения, так и снижения уровня риска).
Интеграция процессов контроля проекта
Между всеми процессами контроля существует тесная взаимосвязь. Зачастую она дает основания для их представления в виде одного интегрированного процесса, который состоит из выбранных процессов.
Например, совместное ведение отчетности, осуществления контроля за внесением изменений в содержание проекта, расписание работ и затрат можно представить как трехэтапный процесс отслеживания (мониторинга) фактического состояния проектных работ, анализа полученных результатов, измерения прогресса и выполнения корректирующих действий ради достижения целей проекта.
Этапы этого процесса заключаются в следующем:
- Этап отслеживания: фактические данные собираются и документируются, после чего в отчетной документации определяется степень соответствия фактического выполнения проектных работ запланированным показателям;
- Этап анализа: текущее состояние проектных работ оценивается, полученные результаты сравниваются с запланированными, разрабатываются способы оказания воздействия на отклонения от выполнения плана;
- Этап корректировки: происходит планирование и выполнение действий, которые должны привести проектные работы в соответствие с установленным планом, способствовать устранению (минимизации) неблагоприятных отклонений или получению преимуществ в результате возникновения отклонений благоприятного характера.
Таким образом, осуществление контроля за ходом реализации проекта означает выполнение ряда основных и вспомогательных процессов. Каждый из этих процессов отличается особым порядком выполнения, но все они нацелены, прежде всего, на выявление и устранение негативных отклонений фактического состояния проектных работ от установленного плана. При необходимости процессы контроля могут быть объединены в один интегрированный процесс, чем зачастую сейчас занимаются многие компании.
