Информационная система управления проектами - это совокупность взаимосвязанных информационных, программных, технических, методических средств, которые используются в целях поддержки и повышения эффективности процессов управления проектами.
Общее представление об информационной системе управления проектами
Важным компонентом корпоративной системы управления проектами в настоящее время в условиях интенсивного научно-технического прогресса и широкого распространения информационно-коммуникационных технологий считается информационная система. Разработка и внедрение этой системы, как показала практика, существенным образом повышает эффективность проектного управления в организации.
Информационная система управления проектом в общем виде представляет собой организационно-технологический комплекс информационных, программных, технических, методических средств. Функционирование этого комплекса направлена на то, чтобы поддержать и повысить эффективность процессов планирования и управления проектами в организации. Причем информационная система подлежит настройке в соответствии с установленными корпоративными стандартами управления проектами, а также актуальными потребностями участников.
Для поддержки основных процессов управления проектами специально разрабатываются компьютерные программы, которые образуют соответствующее программное обеспечение. Именно оно образует основу информационной системы управления проектами, функционируя при помощи современных компьютерных средств на основе информационных технологий, которые предусматривают сбор, обработку, хранение и передачу информации.
Отличительной чертой информационной системы управления проектами является объединение этим технологическим комплексом данных из различных структурных подразделений и организаций, которые относятся к конкретным проектам. Кроме того, сбор, хранение и анализ управленческой информации в рамках информационной системы управления проектами происходит в привязке к календарным планам и этапам проектного цикла (жизненного цикла проекта), а не к календарным периодам (месяц, квартал, год), как это обычно принято в корпоративных информационных системах.
Сейчас при создании системы информационного обеспечения управления проектами с использованием существующих функциональных информационных систем возникают определенные проблемы:
- планирование будет осуществляться недостаточно гибко;
- информация будет предоставляться с низкой скоростью;
- информация будет страдать невысоким качеством;
- информация будет предоставляться с низкой степенью интеграции.
Возникновение этих проблем будет связано с тем, что данные будут предоставлены в избыточном объеме. Более того, разные подразделения и организации, которые принимают участие в проекте, могут использовать разнородные информационные системы.
Структура информационной системы управления проектами
Большое значение для функционирования информационной системы управления проектами имеет ее структура. Она преимущественно определяется этапами жизненного цикла проекта, функциями управления и уровнями управления. Это означает, что для обеспечения совершения различных (содержательно и хронологически) управленческих действий используется разное информационное и программное обеспечение.
Для того чтобы проект на прединвестиционной стадии укрупненно описать и проанализировать, придется использовать специализированное программное обеспечение бизнес-планирования. Оно дает возможность для составления оценки основных показателей проекта в целом, что в последующем позволяет обосновать эффективность инвестиций.
Детальное планирование и контроль за исполнением графика работ по проекту может быть реализовано в результате применения следующих разновидностей программного обеспечения:
- ПО календарного планирования управления проектами;
- ПО бюджетирования;
- ПО управления рисками.
Одними из главных условий успешной реализации проекта являются эффективный информационный обмен и оперативное взаимодействие участников проекта. Отсюда следует, что информационная система управления проектами должна содержать в себе программное обеспечение поддержки коммуникаций, документооборота и формирования отчетов.
Функции информационной системы управления проектами
Работа информационной системы управления проектами традиционно связана с обеспечением следующих основных функциональных областей проекта:
- Временные параметры - программное обеспечение в данном случае разрабатывает, анализирует и управляет календарными планами, проводит временной анализ.
- Стоимостные параметры - программное обеспечение в данном случае оценивает стоимость проекта, разрабатывает, контролирует и анализирует исполнение утвержденного бюджета проекта.
- Ресурсы - программное обеспечение в данном случае планирует, организует и контролирует обеспечение проектов необходимыми ресурсами, а также распределяет доступные ресурсы организации между проектами.
- Коммуникации - программное обеспечение в данном случае организует взаимодействие членов команды проекта, а также обеспечивает выполнение процессов сбора, хранения, распространения и публикации информации (в том числе, документированной) по проекту.
- Риски - программное обеспечение в данном случае выявляет, изучает и документирует риски проекта, а также прогнозирует последствия и планирует реагирование на риски.
Таким образом, современные информационные системы позволяют проект-менеджерам осуществлять все виды управленческой деятельности причем с большей эффективностью (оперативностью, точностью, объемом), чем в прежние времена.
