Документирование - это одна из основных стадий работ над составлением планов проекта, которая заключается в разработке и утверждении соответствующих документов.
Понятие документирования плана проекта
Завершающая стадия планирования проекта заключается в документировании составленных планов. Все достигнутые и согласованные результаты планирования подлежат документальному оформлению - разработке и утверждению документов, которые будут обязательны для выполнения на определенном уровне (в течение ограниченного периода времени, в отношении отдельного подразделения, в рамках конкретного направления и т. д.).
Как правило, главным итоговым документом в части планирования проекта является общий план, который представляет собой обобщение всех запланированных мероприятий, связанных с выполнением проекта. При этом план проекта должен быть задокументирован таким образом, чтобы разработанный документ:
- соответствовал принятой в организации / в проекте системе документооборота;
- обладал всеми реквизитами, которые подтверждают его официальный статус, а процесс его разработки и утверждения прошел согласно установленным процедурам;
- был понятен и удобен для конечных пользователей (в том числе, мог в случае необходимости быть измененным путем внесения правок) и т. д.
Содержание разделов плана проекта
Одной из главных характеристик любого документа является его структура и содержание. То же самое можно сказать и про план проекта.
Первым основным разделом плана проекта является его краткий обзор. Он содержит максимально обобщенную информацию, которая позволит получить первое общее представление о предстоящем проекте.
Далее план проекта содержит введение. В этом разделе находят отражение цели, которые поставлены перед проектом, а также результаты, которые ожидают получить по итогам выполнения всего комплекса проектных работ. Напомним, что цели и ожидаемые результаты, как правило, формулируются заказчиком проекта.
Далее описывается избранная стратегия достижения поставленных целей и получения ожидаемых результатов. Именно она во многом предопределяет объем работ, которые придется выполнить.
Для выполнения работ по проекту нужно заранее и точно установить, какие организационные связи имеют место и в каком виде они существуют. Они тоже находят отражение в ведении плана проекта. Кроме того, в этом разделе зачастую помещают ссылки на внешние документы, положения которых учитывались при составлении данного плана.
Следующий раздел плана проекта должен описать его структуру. Это означает, что необходимо перечислить и охарактеризовать роли, которые будут исполнять участники проекта. Для этого, в частности, в плане нужно указать, какая ответственность на кого возложена.
Основной частью структуры проекта является процесс управления им. Он тоже должен быть регламентирован посредством плана. Требуется указание всех субъектов и объектов управления, перечисление всех возможных для применения методов, описание типовых ситуаций в проекте и порядка их регулирования.
Дальше план проекта продолжается разделом, посвященным комплексу предстоящих работ по проекту. Он должен включат в себя список всех проектных работ с описанием того, как они должны выполняться (т. е. с порядком совершения конкретных действий). Эти работы должны быть оценены на предмет их объема, сложности, продолжительности, последовательности.
Часть работ может выполняться из-за необходимости решения внешних задач, которые стоят перед проектом. Поэтому их характеристика тоже должна приводиться в этом разделе.
Еще рекомендуют заранее предусмотреть, какие изменения в части набора и содержания проектных работ могут произойти в будущем, уже по ходу реализации проекта. Закрепление в плане проекта возможных изменений предоставит менеджерам основания для принятия внеочередных решений (в частности, по распоряжению финансовыми средствами и ресурсами).
Следующим связанным разделом является календарный график работ. Он представляет собой фиксацию того, как проект будет последовательно и поэтапно выполняться. Кроме того, нужно привести список вех, т.е. ключевых результатов отдельных пакетов проектных работ.
Важным разделом плана для любого проекта является та его часть, где приводится информация о ресурсном обеспечении. Оно в основном планируется по следующим пунктам:
- персонал (необходимая численность, специальность, квалификация, опыт работы и др.);
- оборудование (необходимое количество, мощность, функциональные возможности и др.);
- материалы (требуемый объем, номенклатура, сроки доставки, хранения, потребления, особенности обработки и др.) и т.д.
При этом с точки зрения планирования важно сопоставить те ресурсы, которые в настоящий момент имеются в наличии, и те ресурсы, в которых нуждается проект.
Еще один не менее важный раздел плана посвящен финансированию проекта. Как показывает практика, в нем важно отразить историю финансирования подобных проектов в прошлом. В том числе и на этой основе составляются и утверждаются бюджет и план затрат. При необходимости могут учреждаться специальные фонды денежных средств (например, резервный фонд или фонд расходов целевого назначения). В план проекта нужно включить сведения, которые касаются текущих и потенциальных источников и способов финансирования проекта.
Заключительный раздел плана проекта, как правило, посвящен ограничениям, рискам и неопределенностям, которые имеют место. Например, подробного раскрытия заслуживают зависимости проекта от внешних событий и (или) других проектов. Следует перечислить и охарактеризовать наиболее вероятные и наиболее значимые риски и неопределенности. В соответствии с ними должен быть заранее выработан и утвержден процесс решения возможных проблем.
