Сущность делегирования, ответственности и полномочий
Делегирование – это передача задач либо полномочий индивиду, который готов взять на себя ответственность за их выполнение.
Делегирование представляет собой инструмент, посредством которого руководством среди сотрудников распределяются задачи, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели всей организации. Если имеющуюся задачу не делегировать другому человеку, то руководитель должен будет выполнять ее самостоятельно.
Многие отличные предприниматели, не понимая в полной мере необходимость делегирования или того, что необходимо для его эффективности, потерпели неудачу именно в тот момент, когда их организации стали крупными.
Ответственность – это обязательство по выполнению имеющихся задач и удовлетворительному их разрешению.
Также под обязательством понимают то, что от индивида ожидают выполнение конкретных рабочих требований, когда он приходит на определенную должность на предприятии. То есть, индивид заключает контракт с предприятием на выполнение задач рассматриваемой должности в обмен на определенное вознаграждение. Ответственность предполагает, что работник в ответе за результат выполненных задач перед тем, кем переданы ему полномочия.
Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия отдельных ее сотрудников на выполнение конкретных задач.
Полномочия могут быть делегированы не индивиду, а должности.
Принципы делегирования
Делегирование основано на следующих принципах:
- Единоначалие – лучший способ обеспечения четкости – возможность подчиненного отвечать только перед одним начальником и получать все приказы от одного начальника.
- Ограничение нормы управляемости. Нормы управляемости – это то количество работников, которое находится в непосредственном подчинении данному руководителю, установленное делегированием линейных полномочий. Слишком большой нормой управляемости может быть вызвано возникновения ряда сложных проблем.
- Закрепленная ответственность – освобождать от ответственности может только руководитель. При делегировании ответственность распределяется между подчиненными, но такое делегирование не снимает ответственности с руководителя.
- Соответствие прав обязанностям – объем делегированных полномочий должен соответствовать обязанностям. Если подчиненные будут получать задания, то у них должны быть соответствующие полномочия, то есть у них должна быть возможность использовать необходимые ресурсы.
- Отчетность по отклонениям – подчиненный должен доложить обо всех фактических или ожидаемых изменениях в процессе достижения поставленных целей и выполнения задач.
Концепции и пределы полномочий
Существует две концепции процессов, посредством которых передаются различные полномочия. В соответствии с классической концепцией, полномочия передаются от высшего уровня к низшему. Однако у подчиненного есть возможность отклонить требования начальника. На основании этого сформулировали концепцию принятия полномочий: если подчиненный не принимает полномочия от руководителя, то передача полномочий не происходит. Концепцией принятия полномочий признается существование власти, которая часто уменьшает возможности руководителей принимать свои полномочия. Но полномочия всегда имеют ряд ограничений.
В соответствии с определением полномочия – ограниченное право пользования ресурсами и командовать людьми. Внутри предприятия эти пределы обычно определяет политика, процедуры, правила и должностные инструкции, которые закреплены в письменном виде, или передаются подчиненному устно.
Отношения между уровнями полномочий проявляются двумя общими типами: линейными и аппаратными полномочиями.
Линейные полномочия – это полномочия, передающиеся непосредственно от начальника к подчиненным, а теми – к их подчиненным.
Именно линейными полномочиями руководителю предоставляется узаконенная власть, позволяющая направлять труд своих прямых подчиненных на достижение поставленной цели. Руководитель, имеющий линейные полномочия, также принимает определенные решения и действует в отдельных вопросах не согласовывая свои поступки с другими руководителями, в пределах, установленных организацией, законом или обычаем.
Делегированием полномочий создается иерархия уровней управления организации. Процесс создания иерархии называют скалярным процессом. Так как полномочия распоряжаться людьми обычно передаются через скалярный процесс, то результирующая иерархия получила название скалярной цепи или цепи команд.
Цепь команд, созданная делегированием полномочий – характерная черта всех формальных организаций, кроме самых мелких.
Штабной аппарат может быть классифицирован следующим образом:
- консультативный аппарат – в обязанности которого входит консультировать линейных руководителей в их областях знаний. Чаще всего консультативный аппарат используют в области права, новейшей или специальной технологии, при обучении и повышении квалификации, а также консультирование по работе с кадрами;
- обслуживающий аппарат – функции распространяются на выполнение определенного объема услуг. Например, отдел кадров, ряд функциональных подразделений, связанных с маркетинговыми исследованиями, финансированием, планированием, материально-техническим снабжением, получением, хранением и обработкой информации;
- личный аппарат – в обязанности данного аппарата входит исполнять то, что потребует руководитель, он включает секретаря, помощника, референта. Несмотря на то, что у личного аппарата практически нет формальных полномочий, его члены могут иметь большую власть. Через планирование назначений и фильтрование информации, они могут контролировать доступ к руководителю, на которого работают.
