Контроль - это функция управления проектом, которая заключается в систематическом сопоставлении фактических результатов выполнения проектных работ с запланированными и в совершении корректирующих действий ради устранения выявленного отклонения.
Теоретические основы контроля проекта
Управление проектами представляет собой деятельность по выполнению в отношении проекта ряда управленческих функций. Одной из таких функций является контроль. Главная цель контроля проекта состоит в том, чтобы, во-первых, обеспечить выполнение плановых показателей, а во-вторых, повысить общую эффективность планирования.
Содержательная часть контроля проекта представлена, прежде всего, определением результатов проектной деятельности. Для этого необходимо своевременно задокументировать фактические показатели выполнения проектных работ и оценить их, в том числе, путем сравнения с плановыми показателями.
В составе общей системы управления проектами имеется место и для системы контроля. Эта часть характеризуется наличием обратных связей между элементами и подсистемами. На их основе, в частности, могут быть изменены ранее заданные показатели. Так, если ход выполнения проекта нарушается, то формируется ответное воздействие, которое призвано уменьшить возникшее отклонение от принятого плана с учетом тех изменений, которые произошли в окружающей среде.
Система управления с обратной связью, которая лежит в основе контроля за проектом, состоит из следующих элементов:
- Вход - это совокупность материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, необходимых для исполнения проекта, а также комплекс поставленных целей и задач с учетом полученной обратной связи.
- Процесс исполнения проекта - это совершение в отношении предоставленных ресурсов действий, необходимых для достижения поставленных целей и получения ожидаемых результатов.
- Выход - это результаты выполнения проектных работ (например, вновь созданная продукция) и обусловленные ими предпосылки для формирования и отправления обратной связи.
Объектами контроля являются выходные данные. После их получения проводится сравнение с некоторыми настройками данного конкретного контура, которые были предварительно установлены. Если будет установлено, что сравниваемые данные отличаются друг от друга, то по цепи обратной связи будет сформировано корректирующее воздействие, которое отправляется назад на вход системы. Это воздействие преследует цель ликвидировать возникшее и выявленное расхождение или внести коррективы в входные параметры.
Организационная структура контроля проекта
Процессы управления (включая процессы контроля) с организационной точки зрения образуют иерархическую систему нескольких контуров регулирования. Обязанности по выполнению функций регулятора обычно возлагаются на руководителя проекта. Следовательно, организационные подразделения-исполнители выступают как объекты регулирования. В то же время между ними в структуре управления и контроля могут располагать промежуточные подразделения, которые одновременно выполняют и управленческие, и исполнительские функции.
Связь между организационными подразделениями поддерживается за счет информационных потоков, по которым происходит передача плановой и фактической управленческой информации.
Устранение различных изменений, которые создают трудности для достижения целей проекта, может быть обеспечено в том случае, если система управления (контроля) содержит несколько контуров обратной связи. Например, количество контуров может соответствовать количеству типов показателей, которые нужно учитывать при управлении процессом.
Несмотря на то, что в настоящее время процесс реализации сложного и технологичного проекта в условиях постоянно меняющейся окружающей среды, а также возможности изменения потребностей, для удовлетворения которых и затевался весь проект, постоянно требует перепланирования, менеджер проекта должен определить и осуществлять процедуры сбора и анализа информации, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и составлять прогнозы дальнейшего хода выполнения проектных работ.
Разработка системы контроля проекта
До того, как начать процесс реализации проекта, необходимо выработать требования к системе контроля, которая будет функционировать в ходе выполнения работ. К разработке требований, которые будут предъявлены к системе контроля за проектом, следует привлечь всех заинтересованных сторон.
Рассматриваемый процесс в большинстве случаев выполняется стандартно и представлен следующими действиями:
- определение состава информации, которая подлежит изучению;
- формирование структуры формирования и предоставления отчетных документов;
- назначение лиц, на которых возлагается ответственность за сбор требуемых данных;
- проведение анализа собранной информации;
- принятие решений по поводу формулирования и предъявления требований к системе контроля.
Для того чтобы создать систему контроля за ходом выполнения проекта и обеспечить ее эффективное функционирование, необходимо выполнить ряд условий. В первую очередь, нужно тщательно спланировать все работы, выполнение которых требуется для завершения проекта.
Кроме того, важно получить точные оценки времени, ресурсов и затрат. Должны быть учтены затраты во временном разрезе и результаты фактического выполнения проектных работ. Время и затраты, которые нужны для выполнения оставшихся работ по проекту, необходимо периодически переоценивать.
Одним из главных способов совершенствования системы контроля проекта является многократное периодическое сравнение фактического выполнения проектных работ и понесенных затрат с заранее установленными календарным графиком и бюджетом.
