Современный уровень развития автоматизация управленческого контроля является один из подходов в менеджменте на основе использования информационных технологий. С помощью этого подхода управление данными, операциями, ресурсами и информацией происходит за счет применения программного обеспечения, что сокращает степень человеческого участия в процессе, либо его исключает полностью.
Автоматизация процессов управленческого контроля позволяет руководителю существенно сократить затраты времени и труда. Помимо этого с помощью автоматизации можно упорядочить и структурировать всю входящую информацию, а, следовательно, облегчить ее анализ и обработку. В конечном итоге это повысит эффективность принимаемых управленческих решений.
Подготовка к автоматизации управленческого контроля
Перед началом автоматизации управленческого контроля необходимо упорядочить сами процессы контроля, обмен информацией и систему необходимых показателей. Наиболее оптимальным способом является разделение каждого направления деятельности на процессы и задачи. При этом не стоит увлекаться излишней детализацией и построение громоздкой системы контроля.
Подготовку к автоматизации процессов контроля следует проводить несколько этапов:
- Разделение зон ответственности. Как функция управления контроль может быть делегирован другим сотрудникам. Менеджер должен только контролировать общие показатели деятельности.
- Создание форм и порядка отчётности. На данном этапе следует решить проблему дублирования отчётов, которые должны быть доступны самому сотруднику, руководителю и какому-либо третьему лицу.
- Организация процесса контроля основных показателей работы фирмы: прибыль, себестоимость, показатели трудовой дисциплины, исполнение стандартов, положений и инструкций. После того, как система управленческого контроля упорядочена и применима на практике, необходимо непосредственно переходить к автоматизации.
Уровни автоматизации управленческого контроля
На выбор средств автоматизации оказывают влияние ряд факторов:
- оперативность информационного обмена;
- простота использования;
- наглядность результата;
- универсальность.
Условно средства автоматизации классифицируются на следующие уровни.
- Устный отчёт – является не самой удобной формой в плане управленческого контроля: не обеспечено сохранение информации для ее последующего анализа. Этот уровень подойдет только для текущих разовых операций.
- Использование бумажных носителей (бланки отчетов, пояснительные записки, сводные таблицы) - облегчает труд менеджера, однако является довольно неудобной формой, поскольку существенно осложняет сведение отчетов от разных исполнителей в общую сводную таблицу или проведение сравнительного анализа.
- Использование электронных каналов связи и стандартных офисных компьютерных программ. Это – средство полуавтоматизации. Минусами данного уровня является сложность упорядочивания информации, отсутствие связи информации и задач, что требует дополнительной обработки. Экономия времени при этом несущественна, кроме того высока вероятность возникновения разного рода ошибок.
- Применение специальных программ. Обычно, большинство программ для автоматизации управления снабжены функциональной надстройкой в форме аналитики и контроля. Это – наиболее оптимальная форма автоматизации управленческого контроля. С помощью подобных программ автоматизируется обработка информации и ее сведение в единый документ.
Тем не менее, далеко не все процессы управленческого контроля следует автоматизировать. На некоторых уровнях управления просто необходимо вмешательство руководителя, что он не потерял связь с реальными условиями деятельности его фирмы.
