Актуализация документации СМК

Сущность и причины актуализации документации СМК

Важной частью системы менеджмента качества любого предприятия является документация, принятая в соответствующей сфере. При этом периодически (например, не реже одного раза в год) она должна подвергаться анализу (изучению) на предмет определения ее актуальности и установления наличия или отсутствия необходимости ее актуализации.

Актуализация документации СМК представляет собой деятельность ответственных разработчиков по своевременному пересмотру документов СМК, по разработке изменений к этим документам, а также по их отмене в установленном порядке. Обычно она проводится в соответствии с заранее составленным и утвержденным графиком-планом. Однако в силу некоторых причин (наличие у заинтересованных сторон замечаний и предложений, изменение ссылочных документов, по результатам анализа и аудитов СМК, изменение организационной структуры управления и др.) возможно проведение внеплановой актуализации документации СМК.

Актуализированный или отмененный документ СМК рассматривается в качестве выхода процедуры "Управление документацией СМК". Количество случаев использования не актуализированных документов является одним из параметров процедуры "Управление документацией СМК", которые подлежат регулярному измерению.

Деятельность предприятия так или иначе должна быть направлена на увеличение числа актуализированных или вновь разработанных документов, поскольку и внутренняя, и внешняя среда постоянно подвергаются изменениям, которые должны быть полностью и своевременно отражены через актуализацию документации СМК. Так, актуализация документов является обязательным действием при изменении требований к продукции.

Актуализация документации СМК является средством достижения одной из целей управления документированной информацией СМК. Речь идет об обеспечении актуализации находящейся в обращении документированной информация СМК, ее идентификации и доступности для применения.

Внесение изменений в документ СМК и его пересмотр

Решение о необходимости внесения изменений в документ СМК принимает главный специалист по СМК, который руководствуется установленным в результате проведения анализа фактом о потери документацией СМК своей актуальности. За разработку этих изменений, как правило, ответственность несет то должностное лицо, которое разработало документ. Именно оно создает проект изменения и оформляет его в виде извещения об изменении по установленной форме. Это заявление-извещение должно быть составлено в письменной форме и подписано, после чего становится возможным непосредственное внесение изменений в документ СМК.

На практике используют следующие способы внесения изменений в документ СМК:

• зачеркивание надписей, отдельных слов, строк, знаков сплошной тонкой линией;
• закрашивание белым цветом (корректирующей жидкостью);
• введение новых данных;
• замена листов / страниц / документов;
• введение новых дополнительных листов / документов.

Если в документ добавляют новый лист, то ему нужно присвоить номер предыдущего листа с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита (например, 7а). Таким же образом можно поступать в случае добавления в текст нового пункта (подпункта, раздела, подраздела), таблицы, графического материала.

Пользователи документов СМК могут ознакомиться с изменением. Для этого им нужно обратиться к Журналу учета ознакомления с документацией СМК, в который вносят соответствующую запись. Там указывают дату внесения изменения и пункт / подпункт, в который вносится изменение. В настоящее время предприятия все чаще осуществляют рассылку по внутренней электронной почте уведомлений об актуализации документа СМК с приложением отсканированной копии измененной версии документа.

Исходя из требований целесообразности главный специалист по СМК может принять решение о пересмотре документа с большим количеством изменений. Пересмотр документа отмечается путем внесения следующего номера версии документа в нижний колонтитул титульного листа и присвоения нового номера версии в идентификационном коде.

Отмена и изъятие документов СМК

Решение об отмене документов СМК может быть принято в следующих случаях:

• при утверждении новой версии документа;
• при существенных изменениях организационной структуры предприятия и номенклатуры производимой продукции;
• в любых других обоснованных случаях.

Отмена документов осуществляется через издание соответствующего приказа руководителя предприятия. Проект такого приказа должен подготовить разработчик отменяемого документа.

Отмененные документы подлежат изъятию. Оно осуществляется следующим образом. На титульный лист подлинника отмененного документа наносят надпись «Отменен». После этого он сдается в архив. Небольшие предприятия, а также отдельные структурные подразделения предпочитают вести папку «Архив» или «Отмененные документы», в которой осуществляется хранение отмененных документов.

После отмены документа делается соответствующая отметка в Журнале регистрации документов СМК. Уведомление об отмене документа может быть направлено пользователям по внутренней электронной почте.

Таким образом, функционирование системы менеджмента качества на предприятии предполагает ее документационное обеспечение (т. е. составление и утверждение документов, в которых закрепляются различные связанные нормы). Следовательно, с течением времени возникает необходимость в актуализации документации СМК, которая может принимать формы внесения изменений, пересмотра и отмены. Нужно учитывать, что эти действия следует проводить по определенным процедурам.