Логистика - это сфера деятельности хозяйствующего субъекта, которая связана с управлением движением материальных и иных ресурсов в процессе производства продукции с целью ее последующего потребления.
Документы и необходимость их заполнения
Предприятия в процессе ведения производственной и коммерческой деятельности кроме непосредственной обработки материальных, финансовых, информационных ресурсов должны заниматься вопросами документационного оформления. Это связано с тем, что современное общество (и, соответственно, экономика тоже) функционирует на основе правовых принципов, следовательно, каждое действие должно быть зафиксировано в документе, имеющем юридическую силу.
Документ представляет собой письменный, печатный или электронный акт, который составлен и принят двумя или более сторонами изменяет их правовой статус, т. е. документами вводятся новые права и обязанности субъектов в отношении друг друга. Кроме того, некоторые документы могут фиксировать наличие каких-либо фактов, что может иметь определенные юридические последствия в будущем.
Особенности заполнения накладной в логистике
Логистические операции преимущественно выполняются через использование специальных технических средств и оборудования (в большинстве случаев - транспорта). Особенности их эксплуатации и правового статуса обуславливают специфику документационного оформления.
Одним из главных и наиболее распространенных документов, которые составляются в процессе ведения логистической деятельности, является накладная. Она представляет собой транспортный документ, который применяется при перевозке грузов железнодорожным и водным транспортом. Накладная заполняется грузоотправителем.
Содержание накладной представлено следующими сведениями:
- наименование и адрес отправителей и получателей груза и их банковские реквизиты;
- пункты отправления, назначения и перевалки;
- полное и точное наименование груза;
- количество, масса и объем груза, его отправительская маркировка;
- наименование путей сообщения, через которые пролегает маршрут и др.
Накладная является сопроводительным документом по отношению к грузу. Для того чтобы подтвердить принятие груза к перевозке, отправителю выдают квитанцию (если перевозка осуществляется в пределах нашей страны) и дубликат накладной (если перевозка осуществляется из одной страны в другую).
Накладная является основой для комплекта сопроводительной документации. Кроме нее, этот набор документов включает в свой состав дорожную ведомость, ее корешок и квитанцию о приеме груза. Отправитель заносит в указанные три документа те же данные, которые указываются в накладной (наименования отправителя и получателя, адреса, сведения о грузе, о транспортном средстве и др.).
После составления накладной на документе оставляют штемпель, который указывает дату приемки груза. Отправитель, в свою очередь, получает от перевозчика оформленную квитанцию. Накладная и дорожная ведомость отправляются вместе с грузом.
Прием груза получателем происходит по накладной. Он расписывается в получении груза в дорожной ведомости. Главным документом для учета работы транспортной компании считается корешок дорожной ведомости, который остается у отправителя.
Документационное оформление логистических операций
Основным документом при отправке груза является типовой договор на перевозку. Так называют двустороннюю сделку об установлении, изменении или прекращении прав и обязанностей в отношении сторон, которые заключили договор. Содержание договора - это установленные в нем условия (предмет договора, законодательно установленные нормы, достигнутые соглашения).
Документальным подтверждением факта заключения договора перевозки груза является товарно-транспортная накладная. Она также служит документальным основанием для следующих действий:
- списание у грузоотправителя товарно-материальных ценностей;
- оприходование у грузополучателя товарно-материальных ценностей;
- учет транспортной работы и других услуг, которые транспортное предприятие оказывает отправителям и получателям груза;
- проведение расчетов между потребителем и транспортным предприятием за оказанные услуги.
При выпуске транспортного средства на линию водитель получает путевой лист, который должен быть им возвращен по окончании работы. Путевой лист представляет собой документ оперативного учета, характеризующий выполнение водителем производственных заданий (т.е. грузовых перевозок). С помощью путевого листа учитывают режим работы водителя и транспортного средства, а также расход горюче-смазочных материалов.
Если груз собираются перегрузить из транспортного средства одного вида в транспортное средство другого вида, то составляется передаточная ведомость. Она представляет собой коммерческий документ, включающий перечень грузов, которые подлежат передаче с одного вида транспорта на другой. В данном документе указывают номера накладных, которые передаются вместе с грузом, количество, массу и род груза, марки, знаки, пункты отправления, назначения и перевалки.
Обстоятельства, которые являются основанием для привлечения к юридической ответственности перевозчиков, отправителей или получателей груза, удостоверяются коммерческими актами или актами общей формы. Эти документы должны быть составлены в трех экземплярах, без помарок и подчисток. Подобные акты должны включать в себя точное и подробное описание состояния груза, данные о том, правильно ли погружены, размещены и закреплены грузы, а в случае необходимости - выписки из журнала температур.
Таким образом, выполнение предприятиями логистических операций подлежит оформлению соответствующими документами. Их правильное и своевременное заполнение является одной из основных обязанностей предприятия, при невыполнении которой оно может понести существенные издержки.
