Оформление отношений с поставщиком

Работа по оформлению отношений с поставщиками на предприятии включает мероприятия по заключению договоров и организации их исполнения, которые можно условно разделить на этапы, рассмотрим их особенности.

Подготовка к заключению договора

На данном этапе решаются задачи:

• преддоговорные контакты с потенциальным поставщиком (подрядчиком);
• разработка условий договора, их согласование с поставщиком и внутренними заказчиками предприятия;
• подготовка бланков договоров и другой документации;
• подписание предварительных договоров – соглашений и намерениях.

Оценка оснований заключения договоров

На данном этапе производится анализ коммерческой и производственной ситуации, в которой находится предприятие и его потенциальный поставщик (подрядчик) и принимается окончательное решение о заключении договора с тем или иным контрагентом. При наличии предварительного соглашения об отказе заключить договор необходимо аргументировать, причем до того момента, как поставщик совершит действия, связанные с материальными затратами.

Оформление договоров

На данном этапе решаются задачи:

• разработка проектов договора;
• согласование условий договора с внутренними заказчиками и службами;
• урегулирование разногласий;
• конкретизация содержания договора;
• подписание договора сторонами.

Проекты договора разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий передаются для всесторонней проверки заинтересованным лицам (например, финансовому отделу, подразделению внутреннего заказчика, службе снабжения, отделу логистики и др.). Традиционная форма проверки соответствия проектов договора интересам предприятия – визирование ответственным представителем.

Доведение содержания договора до исполнителей

Доведение содержания договора до исполнителей может осуществляться следующим образом:

• передача заинтересованным лицам договорной документации, либо копий или выписок этих документов;
• издание систематизированных документов об основных условиях договоров (например, планы поставок).

Расчеты с поставщиками

Расчеты с поставщиками по результатам исполнения договора или его этапа осуществляется на основе следующих документов.

Товарная накладная − документ, отражающий переход права собственности на товар от продавца покупателю, этот документ является основанием для списания поставляемых товарно-материальных ценностей продавцом и их постановки на учет покупателем.

Акт получения товара (приема работы) – документ, подтверждающий факт передачи товара (сдачи работы) и приемку товара (работы) покупателем. Акт констатирует, что покупатель удовлетворен качеством поставленного товара (выполненной работы) и претензий к поставщику не имеет. При расчетах с поставщиком оформляется следующая документация: счет на оплату, счет-фактура.

Счет-фактура – это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров и их стоимость, оформляется продавцом после окончательной приемки товара (работы), на основе счет-фактуры производятся окончательные расчеты с поставщиком, также этот документ служит основанием для уплаты НДС.

Оценка результатов исполнения договоров

Оценка результатов включает:

• анализ результатов на предмет возможности применить к поставщику меры поощрения или штрафные санкции;
• формулирование вывода об успехе оформления отношений с поставщиком путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями контракта;
• разработка мероприятий, способных улучшить исполнение контракта.