Логистические операции - это самостоятельная часть логистического процесса, которая представляет собой совокупность действий по реализации логистических функций, направленных на преобразование материального, финансового, информационного, сервисного потоков.
Документирование в логистике
В настоящее время для предприятий всех видов особую важность имеет проблематика функционирования системы документационного обеспечения управления. Она предназначена для выполнения целого комплекса работ с документами, в результате которой происходит фиксация управленческих действий. Сейчас акцент сместился в сторону создания и поддержания автоматизированных (информационных) систем управления.
Статья: Особенности оформления различных логистических операций, порядок их документационного оформления и контроля
Объектом документационного оформления и контроля, помимо прочего, является логистическая деятельность предприятия. Она состоит из логистических операций, т. е. действий, которые предпринимаются с целью выполнения логистических функций - закупки, транспортировки, складирования, хранения, комплектования и т. п. В результате документационного оформления логистических операций происходит накопление, хранение и поддержание в рабочем состоянии информационных массивов и потоков, которые составляют «память» предприятия.
Выполнение логистических операций сопровождается оформлением соответствующих документов. Ради этого на предприятии создают службы делопроизводства. Особенности их работы в большой степени определяются профилем деятельности предприятия.
Например, большая часть предприятий у себя на складе оформляют большое число как внешних (поступающих от других организаций), так и внутренних (составляемых на предприятии для отражения внутренних операций) документов.
Внешними документами в данном случае являются товаротранспортная и товарная накладная, заявки на прием и на отгрузку товаров, таможенная декларация, доверенности, инвентаризационная опись, акт инвентаризации, сличительная ведомость, таблица несоответствий, спецификация, счет-фактура.
К внутренним документам склада относятся приходная и расходная накладные, журнал регистрации транспортных средств, акт приема товарно-материальных ценностей, лист осмотра товара, пропуска на въезд и выезд с территории склада и др.
Первичные документы оформления логистических операций
Основным документом при выполнении логистических операций является договор. Он представляет собой двустороннюю сделку касательно установления, изменения или прекращения прав и обязанностей в отношении между сторонами. Наибольшее распространение получил договор купли-продажи. В соответствии с ним происходит и снабжение предприятия необходимыми материально-техническими ресурсами, и сбыт произведенной продукции. Заключение подобного договора вызывает необходимость осуществления транспортировки материальных объектов и т. п.
Кроме того, широкое распространение получило заключение договоров на выполнение работ, оказание услуг со стороны логистических посредников. В качестве таковых чаще всего выступают транспортные предприятия, экспедиционные компании, склады временного хранения и т. п.
Договоры являются гражданско-правовыми, они заключаются равноправными партнерами. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей, установленных в договоре, его стороны могут обжаловать действия (бездействие) контрагента в судебном порядке.
В процессе грузовых перевозок или иных операций, связанных с передачей товарно-материальных ценностей от одного лица другому, широко используется такой документ, как накладная. Товарная накладная используется для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада.
Транспортная накладная используется для перевозки грузов, отправляемых автомобильным и воздушным транспортом, по железным дорогам, водным путям. Им регулируются отношения между участниками перевозки грузов: перевозчиком, отправителем и получателем груза. С помощью этого документа оформляют и удостоверяют договор перевозки груз. Транспортная накладная представляется грузоотправителем перевозчику вместе с грузом. Транспортная накладная сопровождает груз на пути его следования от пункта приёма груза к перевозке до пункта получения груза.
Для того чтобы оформить право лица выступать в качестве доверенного лица предприятия при получении товара, который отпускается поставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению), используют такой документ, как доверенность. Этот документ служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту и подтверждает право данного лица на получение продукции.
Для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, которая поступает от поставщиков, служит такой документ, как приходной ордер. Его оформление осуществляется сотрудниками склада. Выписка приходного ордера основывается на расчетных и других сопроводительных товарно-транспортных документов поставщиков.
Если продукция, которая поступила без документов или с документами, но ее фактические количество, качество, ассортимент отличаются от данных сопроводительных документов поставщика, то предприятие составляет такой документ, как акт о приемке материалов. Данный документ является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).
Списание продукции со склада осуществляется на основании лимитно-заборной карты. Данная форма применяется для оформления отпуска материалов, которые систематически потребляются предприятием при изготовлении продукции, а также для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.
Таким образом, выполнение логистических операций на предприятии неминуемо подлежит документационному оформлению, что повышает эффективность управления за текущей хозяйственной деятельностью.
