Информационное обеспечение логистики - это деятельность по сбору (учету), обработке, анализу, хранению, передаче информации, которая осуществляется ради достижения логистических целей хозяйствующих субъектов.
Общие положения об информационном обеспечении логистики
В современной экономике с каждым годом возрастает значимость той роли, которую играет информация. Даже существуют концепции, согласно которым сейчас наступает эпоха информационной (постиндустриальной) экономики. Это же можно сказать и по отношению к такой сфере экономической деятельности, как к логистике.
Вся деятельность по работе с информацией (ее сбор, учет, обработка, анализ, хранение, передача и др.), осуществляемая ради достижения логистических целей, обобщенно называется информационным обеспечением логистики. Именно информационное обеспечение логистики зачастую выступает в качестве инструмента интеграции элементов системы логистического управления.
Сведения, которые требуются руководителям предприятия для обеспечения процесса управления корпоративной логистической системой, а потому - целенаправленно собираются, в совокупности составляют логистическую информацию. Эти сведения преимущественно поступают из различной документации.
Важной с точки зрения информационного обеспечения логистики характеристикой предприятия является информационная готовность. Она представляет собой его способность предоставлять данные, запрашиваемые потребителем, на всех стадиях выполнения заказа. Количественно информационная готовность предприятия находит выражение через деление количества быстрых и точных ответов на запросы на общее количество запросов, зафиксированные за определенный промежуток времени.
Для того чтобы информационный логистический процесс осуществлялся с высоким уровнем эффективности, как показывает сегодняшнее время, необходимо провести его автоматизацию. В этом должны оказать серьезную помощь информационно-коммуникационные технологии, которые в последние десятилетия получили широкое распространение в мире.
Оптимальная автоматизация информационного логистического процесса на предприятии должна базироваться на следующих принципах:
- Открытость - обеспечение возможности интегрировать информационный логистический процесс в прочие информационные системы предприятия, а также создать новые приложения;
- Масштабируемость - обеспечение возможности пользоваться информационной логистической системой как единичными пользователями, так и их множеством;
- Распределенность - обеспечение возможности обрабатывать документацию совместно несколькими территориально разнесенными подразделениями предприятия;
- Модульность - обеспечение возможности настраивать и выбирать пользователям функции, исходя из их профессиональной деятельности.
Место и роль документов в информационном обеспечении логистики
Источником информации (в том числе, логистической) в большинстве случаев выступает документация (совокупность документов). Документ представляет собой письменный акт установленной или общепринятой формы, который составлен уполномоченным сотрудником предприятия или иным лицом в целях изложения сведений о факте, удостоверения юридически значимых фактов, подтверждения прав и обязанностей.
В логистической системе документы используются для письменного подтверждения факта совершения логистической операции.
Выделяют два вида документов. С одной стороны, это первичные документы (например, товарно-транспортная накладная, путевой лист). С другой стороны, это вторичные документы (например, журнал учета приходных ордеров и другие документы бухгалтерского учета).
Первичные документы являются первым официальным актом, который свидетельствуют о реально совершенных событиях и явлениях. Первичные документы составляют основу документооборота и информационного обеспечения, поэтому к их содержанию предъявляют некоторые требования. В частности, они должны включать наименование документа, дату составления и наименование лица-составителя документа, содержание операции и ее измерители, ответственные лица и их личные подписи.
Еще одной характеристикой информационного (документационного) обеспечения логистики является маршрут документа. Этим понятием называют путь перемещения документа в процессе его обработки. Обычно этот путь представляют в виде упорядоченного списка исполнителей, которых документ "обходит" в течение своего жизненного цикла.
Кроме того, документооборотом называется движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Данное движение обеспечивают сотрудники предприятия, его подрядчики и логистические партнеры.
Логистическая информационная система
Логистическая информационная система представляет собой подсистему логистической системы предприятия, представленную потоком данных, сопровождающих материальные и финансовые потоки, управляющими ими лицами, а также используемыми приемами, техническими средствами и пр.
Потребность предприятия в формировании оптимально организованной логистической информационной системы объясняется тем, что именно она решает задачу по непрерывному обеспечению управляющих органов и сотрудников функциональных подразделений предприятия достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа в цепи поставок.
Именно благодаря логистической информационной системе реализуется система оперативного управления предприятием по целому ряду ключевых показателей (прежде всего, по себестоимости, по уровню прибыльности, по структуре затрат). Это позволяет своевременно выявлять "узкие места" и соответствующим образом перераспределять ресурсы предприятия.
