Документационное обеспечение логистических процессов

Документооборот на этапах логистического процесса

Электронный документооборот – это одно из направлений оптимизации логистических процессов. Логистические процессы территориально распределены и должны сопровождаться документальным подтверждением хозяйственных операций на всех этапах логистической цепи.

Чтобы заказать/оказать работу по транспортировке, необходимо:

• Выбрать транспортную компанию;
• Оформить доверительное/гарантийное письмо (подтверждение и соглашение о цене услуги);
• Получить счет на оплату;
• Внести предоплату;
• Доставить товар;
• Оплатить услугу транспортной компании при получении товара;
• Получить документы.

Документы на грузоперевозки состоят из: документов на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя), документов на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании), документов для оформления грузоперевозки (договор и заявка), договора на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Сопроводительные документы на перевозку товара по территории Российской Федерации состоят из:

• Товарно-транспортной накладной – главного документа перевозки, выписываемой грузоотправителем (состоит из маршрута, данных автомашин и водителя, перечня, количества, веса и стоимости перевозимого груза, перечня дополнительных документов на груз). Товарно-транспортная накладная заверяется оригинальными печатями, выписывается в четырех экземплярах (для грузоотправителя, для грузополучателя, для перевозчика, для расчета оплаты за перевозку);
• Путевого листа (необходим со стороны перевозчика, выписывается автопредприятием);
• Договора между грузоотправителем и перевозчиком (копия договора, заверенная одной из сторон), являющийся основанием для транспортировки груза. Возможна альтернатива – доверенность на перевозку груза, выписанная на водителя (заверенная оригинальными печатями).

Дополнительные документы состоят из: товарной накладной (приложение к товарно-транспортной накладной с указанием полного перечня перевозимого груза), сертификата соответствия и качества, паспорта (в зависимости от характера груза), счета-фактуры, договора между поставщиком и покупателем.

Документы на приемку, размещение на хранение и на отпуск продукции состоят из:

• Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству;
• Товарной книги;
• Заказ-заявки;
• Договора поставки;
• Журнала регистрации заказов покупателей;
• Карточки неудовлетворительного спроса;
• Сводного отборочный лист на комплексную отборку;
• Счета-фактуры;
• Упаковочного ярлыка;
• Журнала передачи продукции со склада в экспедицию;
• Журнала учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям;
• Товарно-транспортной накладной;
• Пропуска на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия;
• Заявки на автотранспортные перевозки;
• Журнала учета использования автомобильных транспортных средств;
• Карточки учета инвентарной тары;
• Книги регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции;
• Карточки учета исполнения договоров поставки.

Документы на получение посреднических услуг включают: документ на подбор автотранспорта, расчет маршрута, подбор и заключение договора с перевозчиком.

Системы документооборота

Для эффективности работы документы создаются в соответствии с установленным регламентом, имеют определенный формат, определенный режим доступа.

Для работы с системой документооборота создается единая инструкция, содержащая информацию о разработчике; шаблонах; принципах нумерации документов; лицах, инициирующих создание и изменение документов, их проверку; порядке согласования документов; регламентах проведения собраний рабочих групп; порядке действий в случае возникновения спорных вопросов; порядке изменения, архивации и навигации документов; порядке сшивания документов.

Для настройки адаптированной системы документооборота необходимо проводить тренинги для персонала с целью изучения бизнес-процессов и документооборота, создать проектную группу для формировки процесса документооборота, его автоматизации.

Автоматизация документооборота

Поток документации – это ресурсоемкий процесс, включающий документы на груз, на оплату, нормативную, распорядительную, транспортную документацию, договоры, отчеты, который нуждается в автоматизации.

Автоматизация необходима для своевременного и оперативного формирования документов, изготовления отчетов, хранения актуальных и архивных документов, поиска документов, доступа, обеспечения группового использования, поддержания актуальности, контроля, своевременного обновления документов, согласования документов, обеспечения выполнения поручений по ним.

Временные затраты сотрудников на подготовку и обработку документации, могут быть сокращены за счет автоматизации, благодаря этому повысится эффективность работы всей компании.

Основными блоками, обеспечивающими работу логистической организации, являются продажи (оказание услуг), финансы и управление. Управленческий блок воздействует на подразделения в результате проведения анализа получаемой информации о деятельности предприятия, то есть плановая и отчетная документация характеризует эффективность деятельности как конкретных отделов, так и сего предприятия. Управляющий блок не только получает документы, но и направляет их – путем документооборота происходит корректировка деятельности, даются рекомендации, предложения, происходит установка показателей эффективности, необходимых для осуществления управляющих функций. Однако, в данном движении документов кроется риск потери и искажения информации.