Устав проекта
Выбери формат для чтения
Загружаем конспект в формате docx
Это займет всего пару минут! А пока ты можешь прочитать работу в формате Word 👇
Если рассматривать пример создания нового рыночного продукта, предполагаемого к производству компанией, то уровень задачи PM может быть ограничен как минимум тремя вариантами ее контуров.
1. Ответственность менеджера ограничивается созданием нового продукта.
2. PM обеспечивает создание продукта и его производство.
3. Менеджер отвечает не только за создание и производство новой продукции, но и за его продажу в течение заданного периода времени.
Выписка из модели процессов инициации проекта
Уровень задачи менеджера должен быть определен и зафиксирован в специальном документе, который именуется уставом. Устав проекта – документ, издаваемый руководством компании для целей постановки ответственному ресурсу в лице PM уникальной задачи, предполагающей установленную зону ответственности и полномочий. Ответственность менеджера предусматривает его право принять уникальную задачу к исполнению и обязанность выполнить, не ссылаясь на вновь возникшие ограничения (в идеальном случае). Полномочия PM позволяют ему привлекать и использовать ресурсы компании и внешние заинтересованные стороны для достижения результатов в намеченные сроки. Устав проекта занимает первоочередное место после начала работ над проектом и решения о его старте, что отражено на представленных выше схемах.
Место устава в процессах инициации
Для начала инициации важна идея, которая рождается в сознании инициатора, и суть своего замысла он намерен доложить руководству компании. Неоформленная идея аморфна, поэтому должен появиться исходный документ для принятия первоначального решения. Если работа предполагается небольшой, то замысел и ее эффекты оформляются в виде концепции, бизнес-кейса, презентации на несколько страниц и слайдов.
Если замысел отличается масштабностью, то после рассмотрения исходных документов дается указание на разработку ТЭО и бизнес-плана. По факту их готовности руководство вновь возвращается к вопросу, и после успешной защиты принимается решение – проекту быть.
Дальше производится серия новых действий и принятие новых решений для того, чтобы запустить начало проектного мероприятия. Мероприятие в результате этих действий становится объектом управления. Иными словами, определяется менеджер проекта, и ему предлагается уникальная задача со всеми необходимыми параметрами. Можно спросить в этой ситуации: «Позвольте, но в бизнес-плане все это описано?!». Действительно, бизнес-план подробно прорабатывает всю логику, инфраструктуру и экономику задачи, ее перспективы и финансовое обоснование. Но менеджер в большинстве случаев не может отвечать за все результаты, сформированные в бизнес-плане. Его задача имеет более узкий контекст.
Основные выходы процесса инициации проекта
Состав и структура устава
Устав проекта обеспечивает непосредственную связь уникальной задачи со стратегическими целями компании. Играя роль документа, формально авторизующего задачу, устав включает в свой состав базовые требования и основные ожидания заинтересованных сторон. Этот документ выполняет несколько функций, среди них важно отметить:
• функцию постановки задачи;
• функцию согласования;
• авторизационную функцию;
• функцию повышения дисциплины;
• консолидационную функцию;
• интеграционную функцию.
Разработка устава проекта начинается после издания приказа о запуске. Распорядительная часть документа формально фиксирует дату старта проектной реализации, в ней вводится его полное и краткое название, назначаются куратор, руководитель (PM), ответственные лица за ключевые блоки. В приказе, как правило, отражается укрупненный план проекта в одной из первых его редакций. Структурная схема устава приводится далее. Он разрабатывается итерационно и может иметь несколько редакций, постепенно уточняющих основные положения, которые включают следующие аспекты.
1. Обоснование выполнения уникальной задачи развития.
2. Цели, задачи и результаты.
3. Имя и фамилию PM, границы его ответственности и полномочия.
4. Определение и структуру продукта.
5. Интересы и ожидания участников.
6. Критерии успеха.
7. Принципы организации и управления проектом.
Типовая структура устава проекта
Выше представлен один из вариантов типовой структуры устава. Устав проекта – достаточно сложный в разработке и введении в действие документ, часто являющийся первым формальным документом проекта. Обычно работу с ним начинает куратор, включая в него укрупненно сформулированные цели, ожидаемые результаты и образ продукта проекта. Далее заготовка устава передается PM для завершения разработки первой редакции документа, которых может быть несколько.
Менеджер осуществляет сбор дополнительной информации, совместно с куратором организует предварительные совещания с основными участниками и будущими членами проектной группы. В результате данных мероприятий менеджер проясняет связь со стратегией, интересы и ожидания заинтересованных сторон. Становятся понятны потребности, опасения участников, формируется видение продукта, основных ограничений и критериев успеха. Все это вносится в текст устава. Ниже размещен пример формы устава.
Форма устава проекта
Форма приложения к уставу проекта
Вполне обычной практикой является переутверждение устава после одного, двух этапов реализации проекта, когда происходит окончательное прояснение, например, рыночного потенциала продукта, декомпозиции задачи и подзадач. Документ начинает работать, используя свой потенциал полностью. Играя роль письменно закрепленной задачи, договора между заказчиком и менеджером проекта, устав формирует ценностно сплачивающий команду контекст, реализуя который, PM и другим участникам значительно проще находить мотивацию на достижение успешного результата.