Управление проектами

Управление проектами Аньшин Валерий Михайлович © В.М. Аньшин Цель курса Создание базовых компетенций в части комплекса знаний основ методологии, инструментальных и организационных навыков управления проектами © В.М. Аньшин Содержание курса Системный подход в управлении проектами Система управления проектами в компании Процессы и функциональные области управления проектами Определение и предметная область проекта Планирование проекта по временным и стоимостным параметрам Управление качеством проекта Управление рисками проекта Управление командой проекта Управление коммуникациями и стейкхолдерами Оценка исполнения проекта Гибкое управление проектами Стандарты управления проектами. Корпоративная система УП © В.М. Аньшин Литература Базовый учебник 1. Управление проектами. Фундаментальный курс. Под редакцией В.М. Аньшина, О.Н. Ильиной. НИУ ВШЭ.-М.: Изд. Дом Высшей школы экономики, 2013 Дополнительная литература 1. Руководство по проектному менеджменту. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 21500—2014. Guidance on project management (IDT) ISO 21500:2012. Издание официальное. Москва, Стандартинформ, 2015 2. Грей К.Ф., Ларсон Э.У. Управление проектами.- :М.: Дело и Сервис, 2013 3. Милошевич Д.З. Набор инструментов для управления проектами. – М.: Компания АйТи; ДМК Пресс, 2006 4. A Guidebook of Project & Program Management 5. for Enterprise Innovation (P2M), S. Ohara, published by Project Mana gement Association of Japan, 2005 Системный подход в управлении проектами © В.М. Аньшин Вопросы темы 1. Системное представление проекта 2. Прямые и обратные связи в проекте 3. Точки бифуркации и аттрактор 4. Типы систем ―cynefin‖ 5. Энтропия и негэнтропия 6. Закон необходимого разнообразия 7. Описание проекта как системы 8. Иерархия в системе проекта 9. Метасистема и подсистемы в проекте 10. Функциональное и информационное описание проекта © В.М. Аньшин Дополнительная литература по теме  Jackson M. C. Systems Approaches to Management , Kluwer Academic Publishers, 2002.  Д. Шервуд. Видеть лес за деревьями. Системный подход для совершенствования бизнес-модели. – М.: Альпина Паблишер, 2012.  Медоуз . Азбука системного мышления. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2011.  О'Коннор Д., Макдермотт И. Искусство системного мышления: Необходимые знания о системах и творческом подходе к решению проблем. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008.  Питер Сенге. Пятая дисциплина. Искусство и практика обучающейся организации. – М.: Олимп-Бизнес, 2003. © В.М. Аньшин Системное представление проекта © В.М. Аньшин Что такое проект? Гибкая организация и комплекс скоординированных действий Проект – это для создания УНИКАЛЬНОГО результата В РАМКАХ ограничений по времени, ресурсам, производительным параметрам и качеству © В.М. Аньшин Проектный треугольник Производительные (потребительские) параметры и качество Время Ресурсы © В.М. Аньшин Понятие системы Упорядоченная совокупность взаимодействующих элементов Система – это Образующих единое целое Обладающая особенностями, которые отсутствуют у составляющих ее элементов © В.М. Аньшин Эмерджентность в системе Эмерджентность (англ. emergence- возникновение, появление) - свойства системы как целого не являются простой суммой свойств слагающих ее частей или элементов. © В.М. Аньшин Признаки проекта как системы Целостность, связанность, относительная независимость от среды Подчиненность всей организации системы заданной цели Связи с окружающей средой по обмену ресурсами Эмерджентность или несводимость свойств проекта в целом к свойствам его элементов Наличие подсистем и связей между ними © В.М. Аньшин Факторы сложности системы Число элементов системы; Характеристики отдельных элементов; Взаимодействия элементов; Степень детерминированности поведения и взаимосвязей элементов;  Степень организации в системе (наличие предопределенных правил взаимодействия элементов).     © В.М. Аньшин Признаки сложной системы: Проекты как сложные системы Единая цель функционирования Иерархически связанные уровни управления Наличие подсистем, каждая из которых имеет свою цель функционирования Наличие большого числа связей между подсистемами и элементами Комплексный состав проекта - наличие людей, машин и природной среды Устойчивость к воздействию внешних и внутренних возмущающих факторов © В.М. Аньшин Исследование проекта как системы  Понимание проекта как единого целого (макроскопическое представление);  Рассмотрение проекта как совокупности элементов (микроскопическое представление);  Выявление связей между элементами проекта (структурное представление);  Выявление подсистем проекта (иерархическое представление);  Определение функций проекта в целом и его элементов, направленных на достижение поставленной цели (функциональное представление);  Динамическое рассмотрение проекта как последовательности его состояний (процессуальное представление). © В.М. Аньшин Взаимоотношения проекта как системы с другими системами Пассивное (автономное) существование Материал для других систем Обслуживание систем более высокого порядка Противостояние другим системам Поглощение других систем Преобразование других систем © В.М. Аньшин Прямые и обратные связи в проекте © В.М. Аньшин Прямая и обратная связи в проекте Орган управления (А) Обратная связь Прямая связь Вход Объект управления (В) Выход Прямые связи - предназначены для функциональной передачи вещества, энергии, информации или их комбинации – от одного элемента проекта к другому в направлении основного процесса. Обратные связи - предназначены для передачи сигнала с выхода системы в орган управления проектом. © В.М. Аньшин Обратная связь в проекте (по Л.ф. Берталанфи) Раздражитель Рецептор Сообщение Сообщение Контрольный аппарат Ответ Эффектор Отрицательная обратная связь - это такое воздействие выхода системы на ее вход, которое уменьшает воздействие входного сигнала на систему. © В.М. Аньшин Обратная связь Параметры обратной связи  Скорость реакции на изменение выходного сигнала (временная задержка) - если этот параметр выбран неверно, то либо система входит в режим автоколебаний (слишком маленькое время реакции), либо регулирование не успевает за процессом (слишком большое время реакции);  Чувствительность системы к изменению выходного сигнала - если этот параметр выбран неверно, то либо система входит в режим автоколебаний (слишком высокая чувствительность), либо регулирование не успевает за процессом (слишком низкая чувствительность);  Внешнее регулирование уровня выходного сигнала (управление выходом). © В.М. Аньшин Функции обратной связи в проекте Противодействие выходу проекта за установленные пределы Компенсация возмущений и поддержание устойчивого равновесия Синтезирование внутренних и внешних возмущений и сведение их к отклонениям одной или нескольких управляемых величин Выработка управляющих воздействий на проект по плохо формализуемому закону © В.М. Аньшин Положительная обратная связь  Положительная обратная связь более известна как порочный круг.  Петля положительной обратной связи – цепь причинно-следственных связей, в которой увеличение любого из элементов петли вызывает последовательность изменений, которая еще больше увеличивает входной элемент (саморазгоняющаяся обратная связь). © В.М. Аньшин Точка бифуркации и аттрактор © В.М. Аньшин Точка бифуркации Точка бифуркации Флуктуации и аттрактор Система содержит подсистемы, которые непрестанно флуктуируют В непосредственной близости от точек бифуркации в соответствующей системе наблюдается значительное число флуктуаций  Система как бы «колеблется» перед выбором из возможных путей развития  Отдельная флуктуация или комбинация флуктуации может стать настолько сильной, что существовавшая прежде организация не выдерживает и разрушается или  Небольшая флуктуация может послужить началом эволюции в совершенно новом направлении, которое резко изменит все поведение макроскопической системы  Это происходит в результате положительной обратной связи между элементами Таким образом, малое возмущение в системе, находящейся вблизи бифуркационной точки, может привести к возникновению нового организационного порядка системы   Аттрактор - режим (состояние), к которому тяготеет система. Выступая в качестве состояния, к которому с течением времени эволюционирует система, аттрактор определяется как «устойчивый фокус, к которому сходятся все траектории динамики системы. Cynefin (ku-nev-in) Комплексная система Сложная система Неупорядоченность Хаос Простая система Термин обозначает множество факторов в нашем окружении и наш опыт, которые влияют на нас способами, которые мы не понимаем Энтропия и негэнтропия © В.М. Аньшин Энтропия Понятие энтропии было впервые введено в 1865 году в термодинамике Рудольфом Клаузиусом для определения меры необратимого рассеивания энергии, меры отклонения реального процесса от идеального. Понятие энтропии, как меры случайности, введено Шенноном. Энтропия (от греч. ἐντροπία - поворот, превращение) - мера неупорядоченности системы, хаотичности, беспорядка элементов, составляющих систему. © В.М. Аньшин Формула Шеннона N H   p i  log ( p ) b i 1 где N — количество возможных реализаций, b — единицы измерения (2 — биты, 3 — триты,..), pi — вероятности реализаций © В.М. Аньшин Пример расчета энтропии по формуле Шеннона  Система имеет 4 варианта состояний с равной вероятностью ¼. H=-[(1/4)*log2(1/4) + (1/4)*log2(1/4)+(1/4)*log2(1/4)+(1/4)*log2(1/4)]=2  Система имеет 8 вариантов состояний с равной вероятностью 1/8. H=3  Система имеет 16 вариантов состояний с равной вероятностью 1/16. H=4 © В.М. Аньшин Отрицательная энтропия - негэнтропия (синтропия)  Впервые понятие «отрицательной энтропии» предложил в 1943 году австрийский физик Эрвин Шредингер в популярной книге «Что такое жизнь?».  Позже американский физик Леон Бриллюэн в своей работе «Научная неопределенность и информация» сократил термин «отрицательная энтропия» до слова негэнтропия и ввел его в таком виде в теорию информации. © В.М. Аньшин Негэнтропия Негэнтропи́я, отрицательная энтропия (англ. negentropy), или синтропия (англ. syntropy) живой системы — энтропия, которую живая система экспортирует, чтобы снизить уровень собственной энтропии. © В.М. Аньшин Негэнтропия Энтропия — хаос, саморазрушение и саморазложение. Негэнтропия — движение к упорядочиванию, к организации системы. По отношению к живым системам: для того, чтобы не погибнуть, живая система борется с окружающим хаосом путем организации и упорядочивания, то есть импортируя негэнтропию. Таким образом объясняется поведение самоорганизующихся систем. © В.М. Аньшин Закон необходимого разнообразия © В.М. Аньшин Закон необходимого разнообразия Эшби (William Ross Ashby) The Law of Requisite Variety Закон необходимого разнообразия определяет, какое разнообразие управляющих параметров системы необходимо, чтобы обеспечить достижение поставленных целей в условиях возможных изменений в системе. Только разнообразие может «уничтожить» разнообразие. Это значит, что для ограничения разнообразия возможных состояний системы за счет внешних действий необходимо иметь определенное разнообразие элементов управления, компенсирующих внешние воздействия. Закон необходимого разнообразия – разнообразие сложной системы требует управления, которое само обладает достаточным разнообразием. © В.М. Аньшин Закон необходимого разнообразия  Чтобы управление системой было возможно, разнообразие управляющих действий должно быть не меньше разнообразия возмущений на входе в систему.  Менеджер должен иметь готовый набор управляющих воздействий, перекрывающий все возможные состояния системы. «Менеджер должен иметь либо набор инструкций, описывающих все возможные управляющие воздействия, либо полномочия генерировать необходимые управляющие воздействия в качестве самоорганизующейся системы».  Информационная мощность управляющей системы была не меньше разнообразия объекта управления. Закон необходимого разнообразия Управление Возможные траектории системы Q1 Q0 Внешняя среда Управление © В.М. Аньшин Открытые системы 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Импорт энергии из внешнего окружения; Трансформация входа в систему (преобразование доступных ресурсов); Выход ( продукт) , который экспортируется во внешнюю систему; Система как круг событий: выход снабжает вход новой энергией; Негативная (отрицательная) энтропия: открытые системы «надеются» на внешнее окружение и приобретают больше энергии, чем они расходуют; Отрицательная обратная связь в системе позволяет корректировать отклонения от первоначальной концепции; Стабильное состояние и динамический гомеостазис: несмотря на непрерывный вход и экспорт энергии, система остается той же; Дифференциация: открытые системы движутся в направлении дифференциации и развития (большей специализации функций); Интеграция и координация для обеспечения единого функционирования; Способность приходить из разных состояний к одному и тому же финальному состоянию(эквифинальность). Описание проекта как системы © В.М. Аньшин Описание проекта как системы Морфологическое описание – описание строения проекта Функциональное описание – описание законов функционирования проекта © В.М. Аньшин Информационное описание – описание информационных связей проекта и его подсистем с окружающей средой Морфологическое (структурное) описание проекта Морфология – наука о форме, строении Определение элементного состава проекта Описание связей между элементами проекта © В.М. Аньшин Элементный состав системы Элементы системы Информационные Энергетические Вещественные Протекание процессов в проекте предполагает преобразование иформации, энергии, вещества. © В.М. Аньшин Элемент в системе Система Среда Внутренний входной сигнал Элемент © В.М. Аньшин Выходной сигнал Понятие связи в системе Связь – взаимное соотношение элементов, определяющее их:  поведение  зависимость между ними  обмен: веществом, энергией, информацией © В.М. Аньшин Связи в проекте как в системе  Структурные – обеспечивают строение проекта  Функциональные – обеспечивают функционирование проекта  Связи развития – смена состояний, сопровождаемая качественными изменениями  Связи управления – обеспечивают процесс управления проектом  Связи порождения - причинно-следственные зависимости в проекте  Связи преобразования – непосредственное взаимодействие элементов с переходом их в новое состояние © В.М. Аньшин Иерархия в системе проекта © В.М. Аньшин Структурные связи Статические структурные связи Динамические структурные связи характеризуют строение проекта: структуру работ, структуру рисков, оргструктуру и т.д. Здесь нет движения как такового определяют функционирование проекта – движение энергии, информации или вещества от одного элемента проекта к другому © В.М. Аньшин Характеристики структуры проекта Любая структура описывается основными характеристиками: • общее число связей, характеризующее сложность проекта • частота связей, то есть количество связей, приходящихся на один элемент, определяющий интенсивность взаимодействия элементов • число внутренних связей, которые определяют внутреннее устройство проекта • число внешних связей, характеризующее взаимодействие проекта со средой, его открытость © В.М. Аньшин Иерархия в проекте Иерархия - расположение частей целого в порядке от высшего к низшему. Сильная (строгая) иерархия – подчинение компонентов проекта нижележащего уровня одному из компонентов вышележащего уровня Слабая иерархия подчинение компонентов проекта нижележащего уровня нескольким компонентам вышележащего уровня © В.М. Аньшин Иерархическая (древовидная) структура элементов проекта © В.М. Аньшин Строгие и нестрогие иерархические структуры в проекте 1 1 2 3 2 3 3 2 2 3 3 3 Строго-иерархическая структура © В.М. Аньшин 3 2 3 3 3 3 Нестрого-иерархическая структура Линейная структура © В.М. Аньшин Сетевая структура © В.М. Аньшин Матричная структура 1-1 1-2 1-3 1-4 2-1 2-2 2-3 2-4 3-1 3-2 3-3 3-4 © В.М. Аньшин Кристаллическая структура © В.М. Аньшин Метасистема и подсистемы в проекте © В.М. Аньшин Метасистема проекта и ее подсистемы Проект как метасистема Подсистема1 Подсистема3 Подсистема2 © В.М. Аньшин Композиционные свойства проекта как системы Композиция – способ объединения элементов в подсистемы. © В.М. Аньшин Подсистемы проекта Рецепторные способные преобразовывать внешнее воздействие в информационные сигналы, передавать и переносить информацию Эффекторные способные преобразовывать воздействие или воздействовать веществом или энергией на другие подсистемы Рефлексивные способные генерировать информацию Композиция проекта, включающая подсистемы всех трех видов, называется полной. © В.М. Аньшин Условия формирования подсистем Подсистемы в проекте можно выделять, если каждая из них имеет:  цель функционирования, подчиненную общей цели всего проекта  комплекс элементов, составляющих систему;  свою систему управления, входящую в общую систему (мета-систему) управления проектом © В.М. Аньшин Формально-морфологическое описание проекта как системы S = {S,V,D,K} S={Si} – множество элементов проектной системы и их свойств V={Vi} - множество связей D - структура K - композиция © В.М. Аньшин Функциональное и информационное описание проекта © В.М. Аньшин Функциональное описание проекта. Дерево функций проекта Целевая функция проекта ОФ1 ВФ11 ВФ111 ОФ2 ВФ12 ВФ112 ОФ3 ВФ21 ВФ113 … ВФ22 … … © В.М. Аньшин ОФn Первый уровень основных функций … Второй уровень вспомогательных функций Третий уровень вспомогательных функций Функциональное описание проекта Внешние ресурсы Регламентирующее воздействие Функциональный блок Выходной результат Ресурсная связь с другими функциональными блоками © В.М. Аньшин Информационное описание проекта Формы информации Осведомительная Управленческая Преобразующая Параметры информации Форма представления Время реагирования Избыточность Интенсивность Дублирование © В.М. Аньшин Прочие Выводы  Проект – особое начинание, по своей сути отличающееся от операционной дельности;  Проект – это система, управление которой требует соответствующего подхода;  Проект как целое не есть простая сумма входящих в него элементов;  Системное представление проектов позволяет классифицировать их по сложности, что важно для выбора способа управления;  В целом системный подход составляет базовую методологию, являющуюся основой создания и реализации процессов управления проектом. © В.М. Аньшин Выводы  Исследование проекта как системы может быть осуществлено на основе морфологического, функционального и информационного описаний;  Морфологическое описание позволяет понять элементный состав и композицию проекта, структурноиерархические характеристики, взаимосвязи элементов;  Функциональное описание дает понимание целевой функции проекта, ее строения и уровней поддержки;  Информационное описание позволяет охарактеризовать информационные потоки проекта, их формы и параметры;  В целом системный подход составляет базовую методологию, являющуюся основой создания и реализации процессов управления проектом. © В.М. Аньшин Домашнее задание  Составьте компактные морфологическое, функциональное и информационное описание проекта «Подготовка Зимних Олимпийских игр – Сочи 2014».  Сравните между собой два проекта: один простой и один сложный. Покажите их различия с позиций системного подхода.  Проведите анализ проекта « Строительство космодрома» в части его композиции ( состава в разрезе подсистем). Покажите особенности нескольких важных ( по своему усмотрению) подсистем в аспекте их состава, целей, функций, взаимосвязей. © В.М. Аньшин