Структура организации. Систематизация документов на предприятии

ТЕМА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ. СТРУКТУА ОРГАНИЗАЦИИ. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ Организация. Структурная схема организации. Организация – группа людей и присущих им ресурсов, которая управляется для достижения определенных целей в интересах клиентов и/или членов самих организаций (Европейское определение). Организации присуща иерархическая/адхократическая структура. Все организации подразделяются по типу на иерархические и адхократические (органические). Органические связаны с процессом деятельности и принимают оптимальные формы для решения задач. Конгломератная – это (проектная + матричная/матричная + свободная). Организация – спланированная и скоординированная деятельность двух или более людей, действующих на определенных нормативных основах в условиях разделения труда, а также при соблюдении установленной иерархии руководства и стремящихся к достижению общих целей. Типы организаций Официальные/ неофициальные - Официальные организации – зарегистрированные в органах государственной регистрации и имеющие соответствующие реквизиты; - Неофициальные организации – не зарегистрированные в органах гос. регистрации (общество любителей живописи). Диапазон управления – число субъектов, находящихся под управляющим воздействием руководителя какого-либо уровня. Чем выше профессионализм, тем выше диапазон управления. В среднем для организации - 6-7 человек (по данным европейских ученых), в практике Российских предприятий д.у. =6-20 человек. Задача №1 Диапазон управления =8 Количество субъектов = 512 человек. Определить число уровней управления. Ответ: 3 уровня Количество субъектов = 40969 человек. Ответ: 4 уровня Для расчета диапазона управления используют расчет В. Грайкунаса (Франция) Теория Грайкунаса Некоторое представление о степени возрастания сложности управленческой деятельности в зависимости от количества подчиненных дает теория связей “руководитель-подчиненный”, предложенная французским консультантом по управлению Грайкунасом в 1933 году в работе “Связь в организации”, опубликованной бюллетене Международного института менеджмента в Женеве. Согласно этой теории между руководителем и подчиненными существует три вида связей: 1. Прямая единичная связь, т.е. непосредственная связь руководителя с каждым из его подчиненных. 2. Прямая групповая связь, которая существует между руководителем и любой возможной комбинацией подчиненных, т.е. руководитель может работать с одним подчиненным в присутствии другого (или других) или со всеми вместе. 3. Перекрестная связь, когда подчиненные работают друг с другом под контролем руководителя. В общем случае количество связей, которые должен контролировать руководитель определяется по формуле: где n -количество подчиненных. Безусловным достоинством теории Грайкунаса является то, что она позволяет установить степень усложнения управленческой деятельности при увеличении числа подчиненных. Основной ее недостаток - отсутствие учета интенсивности и продолжительности связей “руководитель-подчиненный”. 1) Прямая единичная А B (личный контакт) 2) Прямая – групповая C+D A E+F 3) Перекрестная связь B A C D Например: n = 4 К.в. = 44 n = 5 К.в. = 100 Типы структурных схем Структурная схема организации – графический документ, представляющий структурную схему организации. Горизонтальная В структурной схеме выделяются различные виды связей: ______ - полномочные --------- - оперативные Полномочными связями обладает лицо, утвержденное в уставе предприятия и наделенное полномочиями (первое лицо). Оперативные связи носят информационный характер. Вертикальная Комбинированная (сложная) Солнцеобразная Концентрическая Для того чтобы эффективно управлять, необходимо использовать делегирование полномочий: • для уменьшения рабочей нагрузки руководителя; • для предоставления руководителю возможности акцентировать внимание на задачах общей политики предприятия; • для создания творческих условий с целью эффективного развития предприятия; • для улучшения морального состояния коллектива; • для увеличения квалификации; • для решения ряда вопросов на оптимальном уровне. Перед тем, как предоставить полномочия подчиненному, задай себе следующие вопросы: 1.Что я сейчас делаю? 2.Почему я взялся это делать? 3.Кому я могу поручить эту работу? 4.Кого еще можно обучить этой работе? Нельзя делегировать: 1. Вопросы общей политики. 2. Конфиденциальные (коммерческая тайна, договора, личные вопросы). 3. Вопросы дисциплины. Анализ эффективности организации с помощью структурной схемы Структурная схема помогает выявить следующие недостатки структуры организации: 1. Перекрытие ответственности. 2. Персонал без контроля. 3. Несогласованный статус. 4. Нарушение единства управления. 5. Чрезмерно увеличенный штат. 6. Ответственность без полномочий. Части типовой организации • Офис. • Почтовый отдел (экспедиция). • Транспортный отдел. • Отдел охраны. • Администрация. • Отдел продаж и рекламы. • Проектно-конструкторский отдел. • Отдел снабжения. • Отдел машинописных работ. • Отдел связи. • Множительная база. • Библиотека. • Отдел обучения. • Отдел финансов (касса; бухгалтерия). • Вычислительный центр. • Социальная инфраструктура. Делопроизводство. Основные этапы делопроизводства. Основные документы управления. Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство включает в себя: 1. Создание документов; 2. Прием документов на рассмотрение и подписание администрацией; 3. Распределение рассмотренных документов среди подразделений и сотрудников для исполнения; 4. Учет исполнения; 5. Обеспечение архивного хранения документов. Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ). Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации: 1. Стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации. 2. Ускорение процессов обработки и передачи информации. 3. Минимизация затрат на поиск и хранение данных. Первое направление реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье – путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации. Стандартизация – процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности. На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации. К ним относятся унифицированные системы: - плановой документации; - отчетно-статистической документации; - первичной учетной документации; - финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций; - расчетно-денежной документации; - организационно-распорядительной документации; - документации по ценообразованию; - документации по материально-техническому снабжению и сбыту; - документации по торговле; - проектной документации для строительства; - документации по изобретениям и открытиям; - документации по социальному обеспечению; - документации по труду и социальным вопросам; - документации по бытовому обслуживанию; - документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла. Основные документы управления В любой организации (предприятии) должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия. Общегосударственные материалы по ДОУ: 1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991. 2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68. (Помогает в разработке собственной инструкции по делопроизводству). 3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. 4. Положение об Архивном фонде РФ. М., 1994. 5. Положение о Государственной архивной службе РФ. М., 1994. 6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). 7. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. М., 1981. 8. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Собственные документы организации: 1. Организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); 2. Распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); 3. Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки); 4. Финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.); 5. Информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). 6. Договоры. От органов государственной власти и местного самоуправления могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы государственных органов и органов местного самоуправления. В самостоятельную группу относят коммерческие договоры (контракты), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительной документации (ОРД), за исключением финансово-бухгалтерских документов, имеющих специфические особенности составления и обработки. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру–образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Юридическая сила документа Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. Отпуск – это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. Отпуск, по существу – это второй экземпляр оригинала. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой с помощью таких документов, как оферта и акцепт. Дубликат – это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника. Копия – точное воспроизведение , повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств. В современном управлении копия может исполнять роль подлинника, т.е. использоваться как правовой документ в случае ее заверения нотариусом. Ксерокопия и факсимильная копия не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон. Факсимильные сообщения целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия каких-либо серьезных последствий. В этом случае можно использовать следующий прием: для оперативного решения какого-либо вопроса документ вначале отправляют по факсу, а для юридического подтверждения высылается вслед за этим по почте оригинал. Систематизация документов на предприятии. Номенклатура дел Классификация и систематизация документов на предприятии ведется при помощи «Номенклатуры дел». На предприятиях систематизация документов многоуровневая. Уровни систематизации: 1. Год. Делопроизводство должно осуществляться в течение календарного года. По окончании года массив документов перемещается на хранение, а на его месте начинается формирование массива документов нового года. Новые дела открываются с 1 января нового года. 2. Вид деятельности, код или номер подразделения предприятия. Виды или направления деятельности либо нумеруются по порядку (двухзначным номером), либо обозначаются буквами, аббревиатурами, условными символами. В малых организациях достаточно однозначной нумерации направления деятельности. 3. Внутри направления деятельности. Формируется папка, в которой собираются однородные по виду, по срокам хранения, по подвиду деятельности документы. Эта папка называется «Делом». Например, могут быть отдельные дела для приказов, для переписки с вышестоящей организацией, для переписки с постоянными клиентами, для штатного расписания и т.д. Каждой папке внутри направления присваивается порядковый номер. 4. Порядковый номер документа внутри дела. Он присваивается «по очереди»: очередной документ получает очередной порядковый номер с самого первого, у которого порядковый номер 1. Год Вид деятель- Вид деятельности 02 Вид деятельности 03 ности 01(например, (например, организация (например, персонал) организация управления) производства) Дело Дело Дело Дело Дело Дело Дело Дело Дело 01-01 01-02 01-03 и т.д. 02-01 02-02 02-03 и т.д. 03-01 03-02 03-03 и т.д. Документы (№ 1, 2 и т.д.) Документы (№ 1, 2 и т.д.) Документы (№ 1, 2 и т.д.) Рис. Систематизация документов организации Принципы систематизации, перечень всех дел фиксируются в документе «Номенклатура дел», который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, Положении об Архивном фонде РФ. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. В качестве разделов номенклатуры дел используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «управление делами», «организация управления», «отдел документационного обеспечения»), ему присваивается индекс 1. Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: • Название вида документов (приказы, договоры, протоколы); • Краткое содержание («Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки»); • Слова «копия», если дело сформировано из копий документов (например, «Решения Совета директоров (копии)». В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: «Переписка с ЗАО «Элит» о поставке товаров». Для каждого дела в графе 4 по «Перечню документов с указанием сроков хранения» определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня. В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела лицах, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, например, «Переходящее дело с 2007 г.». Номенклатура составляется в 3-х экземплярах: один хранится в деле, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами, третий передается в архив предприятия. Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ Руководитель Подпись расшифровка подписи Дата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 01.01.2004 №01 Москва На 2004 год Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения согласно перечню примечание 1. Организация управления 01-01 Учредительные документы Пост. (ст.14) 01-02 Протоколы производственных совещаний Пост. (ст.5) 01-03 Приказы по основной деятельности Пост. (ст.6) И т.д. 2. Организация материального-технического обеспечения и сбыта 02-01 Переписка с клиентами 5 л.(ст.389) 02-02 Переписка с поставщиками 5 л.(ст.389) И т.д. 3. Персонал 03-01 Приказы по личному составу 75 л. ЭПК (ст.66) 03-02 Личные дела работников 75 л. ЭПК (ст.337б) И т.д. 4. Делопроизводство 04-01 Номенклатура дел Пост. (ст.67) 04-02 Инструкция по делопроизводству Пост. (ст.10) 5. Информационные связи 05-01 Переписка по вопросам презентаций 5 л. ЭПК (стю254) И т.д. Секретарь-референт подпись расшифровка подписи Зав. архивом подпись расшифровка подписи Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2004 г. Всего: 39 (Тридцать девять) дел Секретарь-референт подпись расшифровка подписи Зав. Архивом подпись расшифровка подписи Рис. Пример фрагмента номенклатуры дел Отметка «ЭПК» означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Формирование дел. Установление сроков хранения дел. Подготовка дел к архивному хранению. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия. На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, договоры. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, а о поставке леса и т. д. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: • В дело помещаются документы, работа по которым завершена; • Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями; • Документы разных сроков хранения формируются в разные дела; • Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; • В дело включается, как правило, один экземпляр документа; • Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.); • В дело формируются документы одного года; • В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также проекты документов, предыдущие версии, черновики документов; • Документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности, т. е. только что исполненные документы будут подшиты сверху; • Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело; • Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к те протоколам, к которым они относятся. При формировании дел используются скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов и на годовую подшивку документов, а также, папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. Оформление обложки скоросшивателя производится на титульном листе и в краткой форме на корешке дела. В папках-файлах все необходимые сведения о документах дела фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, помещенном в специальный «карман» на корешке обложки. С момента заведения дела и до передачи в архив предприятия ли госархив дела хранятся по месту их формирования. Такое хранение называют оперативным хранением документов в делопроизводстве. Судьбу документов решает экспертная комиссия (ЭК), которая создается внутренним приказом по предприятию. В состав комиссии входят: зам. руководителя, сотрудник офиса и специалист (юрист, работник службы делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров). Если на предприятии есть архив, то в состав комиссии входит архивист. Главной задачей комиссии является проведение ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Определение сроков хранения конкретных документов проводится экспертной комиссией по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденной Росархивом. Сроками хранения документов могут быть: 1 год, 3 года, 5 лет, 7 лет, 10 лет, 15 лет, 25 лет, 50 лет, 75 лет и бессрочно (постоянно). Например, 1 год хранятся служебные записки, табели учета рабочего времени, графики предоставления отпусков; 3 года – правила, инструкции, регламенты не по месту разработки, а в других организациях; документы по личному составу хранятся 75 лет, а руководителей предприятия – постоянно; документы по технике безопасности хранятся 10 лет. Документы полного срока хранения – это документы, которые хранятся 10 и более лет. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение, срок хранения устанавливает само предприятие, но не менее 1 года. Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия на архивное хранение не сдаются. Подготовка документов к архивному хранению: 1. Документы необходимо разложить в хронологическом порядке; 2. Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; 3. Подшить в конце дела лист-заверитель, в котором указать количество листов в деле; 4. На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел и подшить их в начале дела; 5. Переплести дело и подшить его в четыре прокола; 6. Дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно листу-заверителю, срок хранения дела, заголовок и крайние даты дела. В заверительном листе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, оговариваются наличие литерных (буквенных) номеров листов, пропущенных листов. Отдельно указываются номера листов с наклеенными на них фото и мелкими документами, номера листов с наклеенными конвертами с вложениями и количество листов в них. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №2 23.01.2008. В дело подшито и пронумеровано 45(Сорок пять) листа(-ов), (цифрами и прописью) В том числе: литерные листы_____________________________________________ Пропущенные номера___________________________________________________ + листов внутренней описи ______________________________________________ (цифрами и прописью) Должность составителя Листа-заверителя Подпись И.О. Фамилия Рис. Лист-заверитель дела Все дела, подготовленные для архивного хранения, делятся на две большие группы: - дела по основной деятельности; - дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи. Опись составляется на документы одного года, дела располагаются в ней по степени важности. В опись дела по основной деятельности заносятся в следующей последовательности: - устав; - протоколы общих собраний; - заседания Совета директоров; - приказы по основной деятельности; - годовые планы, отчеты и т.д. В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: - книга учета сотрудников; - приказа по личному составу; - личные карточки или личные дела; - лицевые счета по заработной плате; - невостребованные трудовые книжки. Опись представляет собой таблицу, где указывается номер п/п, номер дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, примечание. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. ООО «Медея» УТВЕЖДАЮ Фонд № 1 ОПИСЬ № 1 Заместитель директора Дел постоянного хранения Шестаков И.О. Шестаков За 2004 год 11.04.2008 Секретариат № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание 1 01-01 Устав ООО «Медея» 2004 27 2 01-02 Приказы по осн.деят. 2004 51 В данный раздел описи внесено 2 (Две)_________ ед. хр., (цифрами и прописью) С № 1_______ по № 2___________ , в том числе: Литерные номера: _______________ Пропущенные номера: ____________ Старший референт Красовцева Т.Е. Красовцева Заведующий архивом Аксенов В.А. Аксенов На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2001-2003 гг. – 3 дела». Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Прием-передача в архивохранилище производится экспертной комиссией, работниками службы делопроизводства и архивистом. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа «Shreder» не менее чем двумя работниками предприятия. Общие принципы организации документооборота на предприятии. Современные офисные технологии обеспечения управленческой деятельности Документооборот – это движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отдельная сфера управленческой деятельности, являющаяся подсистемой общей системы управления организацией. Состав обеспечивающих факторов для ДОУ: - научно-методическое обеспечение – это комплекс нормативно-методических материалов, определяющих правила, порядок выполнения работ, процедур, операций, включающий результаты исследований и международный, федеральный, отраслевой, местный и самого предприятия опыт. - кадровое обеспечение – это наличие персонала, специального обученного для производства необходимых работ, процедур, операций. - правовое обеспечение – это правовые и административные акты, издаваемые уполномоченными органами и лицами с целью определения границ дозволенного и недозволенного, разделения труда, осуществления рациональной кооперации и специализации. Пример: Положение об Архивном фонде РФ, Должностная инструкция работника. - материально-техническое обеспечение включает необходимые для проведения работ основные и оборотные средства, начиная с помещения или специально выделенного места и кончая письменными принадлежностями. - финансовое обеспечение предусматривает выделение денежных средств на поддержание работоспособности системы; - организационно-экономическое обеспечение предусматривает разработку организационной структуры и системы управления ДОУ; - информационное обеспечение пронизывает всю деятельность системы ДОУ, входит органичной частью во все другие обеспечивающие элементы, приобретает форму банков и баз данных. Документы, поступающие на предприятие, проходят следующие этапы документооборота: • Первичную обработку; • Предварительное рассмотрение; • Регистрацию; • Рассмотрение руководством; • Направление на исполнение соответствующему должностному лицу; • Контроль за своевременностью и качеством исполнения указаний в документе или в резолюции. • Возврат документа после исполнения в службу ДОУ и помещение в соответствующее дело. Совершенствование делопроизводства связано, прежде всего, с заменой традиционных бумажных документов на электронные. Правовое регулирование электронного документооборота осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральными законами «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи», другими нормативными правовыми актами РФ, а также соглашением сторон (конкретных организаций между собой). Основными принципами электронного документооборота являются: • Обеспечение достоверности информации; • Признание юридической силы документов, создаваемых, обрабатываемых, передаваемых, получаемых, используемых, хранимых и уничтожаемых с помощью компьютера; • Использование единых требований и стандартов обработки информации в электронном документообороте; • Обеспечение информационной безопасности. Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе принципов «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, которые связаны с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т. д. Для этих целей служит операционная система Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности, Word, Excel и т. п. Для подготовки официальных электронных документов используются шаблоны (файлы-заготовки, служащие основой для составления документов), заранее введенные в память компьютера. Документ на бумажном носителе, заверенный печатью и преобразованный в форму электронного документа, может заверяться электронной подписью должностного лица. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическую силу, если она подписана и удостоверена в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003. Электронный документ может использоваться при осуществлении переписки, совершении сделок, в качестве платежного документа. Электронная почта – один из основных элементов системы автоматизации документооборота, средство доставки и передачи документов как внутри организации, так и внешним пользователям. Предприятие может приобрести готовые базы данных, предназначенные для автоматизации делопроизводства на основе новейших технологий и использованием электронных сетей. Наиболее известными офисными программами являются: • Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО»; • Система автоматизации делопроизводства небольших и средних предприятий «БОСС-РЕФЕРЕНТ»; • Справочно-информационные системы (Консультант Плюс) и др. ТЕМА 2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Реквизиты управленческих документов и правила их оформления Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией.  В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Каждый документ должен быть: содержательным и кратким, понятным для тех, кому он предназначен, правильно оформлен. Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того: - государственное предприятие или не государственное; - каким видом деятельности занимается предприятие; - как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: - юридическую силу документов; - качественное и своевременное составление и исполнение документов; - организацию оперативного поиска документов. Документ состоит из ряда составляющих его элементов – реквизитов. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распределительной документации вводит 30 реквизитов. № рек. Название Положение на бланке Состав информации Особенности оформления Примечания 01 Гос. Герб РФ Гос. Герб в соответствии с Конституцией (закон о Гос. Гербе) Оформляется только на документах государственных административных органов 02 Герб субъекта РФ В левом верхнем углу Изображение, утвержденное Конституцией субъекта На бланках административных органов субъектов РФ 03 Эмблема организации В левом верхнем углу Товарный знак, утвержденный в Уставе и зарегистрир. в гос. органах Не выше 17 мм. 04 Код организации Ниже 08 от левого края либо по центру Номер по Общероссийск. классификатору предприятий и организаций (ОКПО) Если название организации от левого края, то и код тоже В коде шифруется направление деятельности предприятия 05 Основной гос. регистрац. № юридического лица На той же строке, что и 04 Номер, данный предприятию при регистрации Если название организации от левого края, то и код тоже Конкретный номер по регистрации 06 Идентификац. № и причина постановки на учет Рядом с 05 ИНН / КПП Выдается гос. налоговыми органами при регистраци 07 Код формы документа Рядом с 06 Код по ОКУД (Общеросс. классификатор управленческой документации) На обычных документах не проставляется; На документах требующих сложного архивного хранения Ставится на справках, в нек-рых док-тах при оформ. трудов. отношений 08 Наименование организации Ниже эмблемы от левого края либо по центру Наименование организации с указанием формы ОАО «ЭЛИТА» ОАО «Элита» ЗАО ….. ООО….. • Если предприятие не утверждено, то под названием писать вид деятельности; • Если предприятие совместное с иностранным партнером, название регистрируется на 2-х языках: сначала на русском, потом на иностранном; • На бланке подразделения или под названием. Сокращенное название может употребляться, если оно общепринято и зарегистрировано. Может быть по центру или от левого края 09 Справочные данные об организации Под названием организации от левого края или по центру Почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами государства, где зарегистрирована организация, телефон, факс, банковские реквизиты. На бланках для внутренних документов (актов, приказов) не указываются Все части адреса отделяются запятыми, либо не отделяются совсем 10 Наименование вида документа От левого края ниже 09 либо по центру ПРИКАЗ (заглавными буквами) Должно соответствовать ОКУД. Слово «Письмо» не пишется (исключение: «Гарантийное письмо») 11 Дата документа От левого края, либо центрировано (разносится по краям). Под названием вида документа День, месяц, год. 06.11.2004 или 06 ноября 2004 г. – на финансовых документах при переписке с иностранными партнерами • На письмах, проставляется дата подписания или утверждения договора; • На актах и протоколах – дата события; • Если документ подписывают несколько организаций – дата последней подписи. Подписывающие стороны должны с подписью проставлять дату. Договор, контракт вступают в силу с момента подписания, если отдельно не оговорена дата вступления в силу. 12 Регистрационный номер документа Рядом с датой от левого края либо на одной с ней строке от правого края, когда заголовок по центру Регистрационный номер документа • В номере можно зашифровать тему для архивного хранения, подразделение, лицо, составившее документ (№18/АР/21); • Если документ составляли несколько организаций – регистрационный номер в порядке подписания. Принято нумеровать в порядке от начала календарного года 13 Ссылка на рег. № и дату входящего документа Под № и датой от левого края На № 18/31 от 20.10.2004 (№ и дата из входящего документа) Только на письмах Входящ. док. 14 Место составления и издания документа Под 13 на письмах, под 12 на других документах и в случае, если заголовочная часть по центру, реквизит по центру Указывается наименьшая административная единица, например, г. Москва Не ставится на бланках, где указывается полные справочные данные об организации. Допускается использовать общепринятые сокращения: г., пос., обл. 15 Адресат Правая часть на уровне 09 Указывается лицо, к-рому направляется док-т. Адрес в соотв. с почт. правилами адресата (только физическим лицам). ОАО «Элита» Отдел рекламы Начальнику К.Н.Петрову ул. Красноказарм, д 14, г. Москва. Слова улица и дом можно не писать Алдект. АО «Элита» Н.С.Петрову ул-д-город-индекс-имя. Запятые внутри можно ставить после каждого элемента адреса либо вообще не ставить. Если нет дополнительных элементов. Но если есть корпус и дом, то нужно. При переписке с частными лицами – инициалы в конце. 16 Гриф утверждения В правом верхнем углу Без кавычек заглавными буквами УТВЕРЖДАЮ, Директор ОАО «Элита» подпись (с расшифровкой) дата. УТВЕРЖДЕНО Решением ученого совета От 02.10.99 №10 При утверждении несколькими лицами их подписи располагаются на одном уровне Либо от левой границы , либо центрировать по отношению к самой длинной строке. 17 Резолюция распоряжения на исполнения документа Под 15, над текстом документа Петрову А.В. Иванову Н.В. Прошу разобраться в данном случае и доложить о принятии мер до… подпись дата Допускается оформлять резолюцию на отдельном листе, но скреплять с основным документом Из группы – первый перечисленный явл. главным ответственным лицом. 18 Заголовок к тексту документа Под датой и номером документа. Центрируется или от левого края. Краткое содержание текста ПРИКАЗ Об изменении графика отпусков Если заголовок к тексту начинается с буквы «о», то она пишется заглавной, иначе – с маленькой. Длина заголовка не должна превышать половины листа. При этом название согласуется с названием документа. Если заголовок начинается с «о» или «об», тогда – с большой буквы, в ост. Случаях – с маленькой. ДОГОВОР ……….. купли-продажи 19 Отметка о контроле На одной строке, рядом с 16 КОНТРОЛЬ К Штампом или цветным карандашом (синий / красный) Согласно предыдущему ГОСТ – на полях в конце заголовочной части. Ставится на док-тах, требующих особого внимания исполнителей. Основная часть 20 Текст документа От левого края с абзацного отступа Не менее двух частей: констатирующая и основная В текст могут включаться таблицы, графики и текстовая часть – пункты (договора, контракта, …). Текст составляется на языке делового общения Избегать слов: вы должны, вы обязаны, мы требуем. Употреблять: просим, обращаем ваше внимание, настоятельно просим и т.п. 21 Отметка о наличии приложения После текста перед подписью от левого края В письмах - до прощальных формулировок вежливости Прил: 1_________ 2_________ Прил: __________ На 3 л в 1 экз На листах приложений пишут название и к какому документу прикладываются. ПРИЛОЖ. №1 к приказу от 29.10.94 №5 Если из текста ясно, какое приложение, то название этого прил. Можно не писать. Если сброшюровано, то можно не указывать кол-во листов. Можно писать заглавными буквами или с заглавной буквы. 22 Подпись Под текстом документа от левого края. Расшифровка – по правому краю Входит: должность, подпись, расшифровка подписи Название документа не пишется, если бланк уже с названием. Документ, который подписывают и другие лица – по иерархии вниз. Должностные лица одного уровня расписываются на одном уровне. Документ подписывает первое лицо предприятия и лица, чья подпись оговорена в Уставе. Если подписывает и.о., это должно быть указано в реквизите с указанием должности. 23 Гриф согласования Ниже 22 от левого края или по центру СОГЛАСОВАНО Ректор МЭИ (ТУ) подпись расшифр. дата Если согласование производится с коллективным органом, то должна быть ссылка на этот орган Этот гриф ставится руководителями того же ранга, что и подписывающее лицо, ил вышестоящие, к-рые будут участвовать в реализации данных док-тов. 24 Виза согласования Рядом с 23 или на том же уровне Ставит специалист, которого касается данный документ. Могут быть высказаны замечания, оформленные на отдельном листе На док-те, уходящем с предпр., проставляется на лиц. стороне копии док-та. Если док-т ост. на предпр.,то на обороте в нижней части послед. листа подлинника. Если в документе есть и 23 и 24, то приоритетным является 23 25 Оттиск печати Под подписью с захватом фамилии подписи Ставится оттиск, зарегистрированной за предпр. печати (прописано в Уставе) На предпр. могут быть печати 2-х образцов: гербовая и с собст. символами. Печать гос.образца – только в гос. учрежд., либо учрежд., выполняющими большой гос.заказ. На частном предпр. – только своя печать с символикой. 26 Отметка о заверении копии документа Под подписью от левого края на копии док-та ВЕРНО нач. отд. кадр. подпись К.С. Иванов 05.11.2004 Используется при заверении копии документа Допускается скреплять печатью заверяющего учреждения. 27 Отметка об исполнителе документа От левого рая ниже подписи и визы или на обороте первого листа документа в левом нижнем углу. К.К. Зорин 362-72-11 Исполнителем документа является лицо, составившее данный документ 28 Отметка об исполнении и направлении в дело В левом нижнем углу В дело №18 Отправлена партия товаров 08.10.2004 подпись расшифр. дата Отметку об исполнении ставит лицо, которому поручена работа с документом (в резолюции лицо на первом месте), либо руководитель подразделения Если в документе несколько листов, то реквизит проставляется ниже подписи на последнем листе документа 29 Отметка о получении документа В правом нижнем углу, на последней стр., ниже подписи (по госту) Наименов. орг-ции, вход.рег. №, дата, время: ОАО «Элита» Вход. рег. №14-04/2 01.10.2010 14.30 Часто проставляется штампом На практике ставят на первой странице 30 Идентификатор электронной копии документа В левом нижнем углу как колонтитул Сведения, где хранится документ № ПК … Требования к бланкам документов Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. 4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2). 4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. 4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. 4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. 4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Схемы расположения реквизитов документов Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка Образцы бланков документов Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации Основы этики делового общения применительно к текстам документов. Проблема определения формы вежливого обращения Этика делового общения посредством документов заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов: Знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления , регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению; чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению; Стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства; Проявлять скромность в общении, не теряя достоинства; Помнить, что направляемый вами адресату документ – это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный – неграмотный, правильный – неправильный, на понятном деловом языке – составленный по непонятным правилам, скромный – амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго. Американские специалисты так определяют требования к тексту письма в области бизнес-коммуникаций: Тактичность; Персональность; Позитивность; Энергичность, активность; Цельность; Связность; Ясность; Краткость; Удобочитаемость; Наличие элементов унификации. Думая о развитии ваших деловых отношений, помогите адресату решить проблему, как к вам обращаться, если он решит дать вам ответ. Для этого в составе реквизита «подпись» в наименовании должности уместно указать приятное вашему слуху название вашей ученой степени или имя-отчество полностью. В зарубежной практике можно встретить такую подпись: «мисс Анна Штерн, менеджер». Здесь с формулой вежливого обращения к Анне Штерн при ответе все ясно: «Уважаемая мисс Штерн!», «Уважаемая госпожа менеджер!» (если вы считаете, что должность менеджера – это предмет гордости) или «Уважаемая мисс Анна!» (но не ранее, чем она сама разрешит вам обращаться к ней по имени). Проблемой является вопрос о необходимости исполнения и виде заключительной формулы вежливости. В отечественных письменных деловых коммуникациях еще не выработались писанные и неписанные правила в этой области. Наиболее распространенная форма вежливого обращения «Уважаемый…» исключает применение в этом же тексте заключительной формулы вежливости «С уважением…», иначе появится тавтология. Иные формулы типа «Искренне Ваш», «Преданный Вам», «Всегда к Вашим услугам» могут в восприятии делового партнера нести иную или дополнительную смысловую нагрузку по сравнению с тем, что вы задумывали, хотя это и не обязательно. Рекомендации: • Собирать и накапливать возможные варианты решения проблемы, советоваться с коллегами и деловыми партнерами, заимствовать их опыт; • Читать новую литературу по правилам деловой переписки и составлению деловых писем и текстов; • Использовать в качестве заключительной формулы вежливости обороты типа «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Желаем Вам всяческих успехов»; • В ответном письме использовать формулы, аналогичные тем, что использовал ваш деловой партнер (если это возможно). Организация работы с документами. Обработка входящей и исходящей документации Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Выделяют три основные группы документов: - входящие документы, поступившие из внешних организаций (из государственных и муниципальных органов, налоговых органов, переписка с клиентами и с партнерами и т. д.); - исходящие документы, потупившие в отдел документационного обеспечения ОДО) из структурных подразделений для отправки во внешние организации; - внутренние документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации. Обработка входящей документации. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде электронного или факсимильного сообщения. Алгоритм обработки: 1. Получить документы на почте или специальном отделе. При получении проверить целостность упаковки. Если упаковка нарушена, надо составить акт при нескольких свидетелях в двух экземплярах. 2. Вскрыть все конверты, кроме тех, на которых написано «лично» или «конфиденциально». Такие конверты передаются непосредственно тому, кому они адресованы. 3. Распределить документы на регистрируемые и нерегистрируемые. 4. Проверить наличие объявленных приложений (прайс-лист, каталог и т. д.). 5. Прочитать документ, выделить наиболее важные места. Очень длинные документы сопроводить аннотацией и прикрепить к основному документу. 6. Зарегистрировать документ (поставить штамп регистрации или рукописно на открытом письме в правом нижнем углу, а на конверте в любом свободном месте). ЗАО «Элита» Вх. рег. № 18/11 Дата Время 7. Зарегистрировать в «Журнале регистрации входящих документов» 8. Определить почту на информационно достаточную, информационно недостаточную, срочную, конфиденциальную. Информационно достаточную, срочную и конфиденциальную сразу нести руководителю для принятия решений. Информационно недостаточную почту обработать так, чтобы снабдить дополнительной информацией руководителя для принятия решений (это могут быть материалы по предыдущей переписки, договоры, нормативные документы и т. д.). 9. Руководитель пишет резолюцию (после рассмотрения документа). Резолюция пишется под адресатом над текстом. Расшифровка подписи не нужна, если ее пишет адресат. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем. 10. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. 11. Копия документа с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения (если исполнителей несколько, то документ размножается, и передаются копии). Подлинник остается в офисе. 12. Документ находится в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документ исполнителем проставляется реквизит «Отметка об исполнении и направлении его в дело». 13. После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело. резолюция Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Обработка исходящей документации 1. Составление проекта документа исполнителем. 2. Проверка правильности оформления проекта документа. Оформление проверяется секретарем-референтом. Исходящий документ составляется в 2-х экземплярах (искл. факсы и телефонограммы). 3. Согласование проекта документа. Согласование оформляется визой согласования (например, с юристом), проставляемой на экземпляре, который остается на предприятии. 4. Подписание документа руководителем. Исходящий документ должен подписываться 1-ым лицом предприятия, либо лицом полномочным по Уставу предприятия. В Уставе оговаривается, кто уполномочен подписывать данный документ. Проверить подписи других лиц, например, гл. бухгалтера. Если руководитель внес изменения в подлинник, то нужно внести все изменения в копии. 5. Регистрация документа. Проставляется дата и номер исходящего документа (рукописным способом или нумератором), которые фиксируются также в «Журнале регистрации исходящих документов». Датой документа является дата его подписания или утверждения. 6. Проверить наличие приложений, если они объявлены. Все положить в конверт и проверить адрес на конверте и на бланке документа. После этого конверт заклеивается и отправляется. 7. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской. Порядок работы с внутренними документами Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами. На этапах исполнения и завершения работ алгоритм обработки внутренних документов такой же, как и с входящими документами. Регистрация и контроль исполнения документов Регистрация документа – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация документов должна быть однократной. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: - входящие документы; - исходящие документы; - внутренние документы; - договоры (контракты) коммерческие; - документы, имеющие гриф ограничения доступа. При регистрации используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря (например, № 1 или № 01). Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: - из порядкового номера документа с начала года; - условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; - номера дела, в которое будет подшит документ или его копия Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает: 72 – порядковый номер документа по журналу регистрации; 1-5 – номер дела по номенклатуре. Номер документа может также содержать условное обозначение должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т. д., например № 72-БМ включает: БМ – Борис Мишин (автор документа); 72 – порядковый номер документа. Или № Р/18/20 включает: Р – рекламация; 18 – номер по подразделению; 20 – номер по журналу регистрации. На внутренних документах обычно ставится их порядковый номер, например протокол № 12, приказ № 89, акт № 6. На практике применяются журналы регистрации для каждой группы регистрируемых документов. Журнал регистрации входящих документов Номер документа Дата документа Автор-отправитель Исходящий № Краткое содержание (заголовок) Исполнитель Подпись исполнителя Срок исполнения Приме-чание 171/1-3 18.12.2008 ЗАО «Эра» 1-2/82 Дата поступления документа 21.12.2008 О сокращении поставок ТНП Сергеев Сергеев 27.12.2008 Журнал регистрации исходящих документов №№ п/п Адресат (кому) Краткое содержание (заголовок) Исполнитель № дела Примечание 152 ЗАО «Пилот» Дата документа 21.12.2008 О предоплате по договору № 28/117 Разин 4-7 Журнал регистрации договоров №№ п/п Дата Фирма-контрагент Заголовок Исполнитель № дела Срок исполнения Имя файла Примечание 1 01.01.2008 ЗАО «ЮГ» О поставке партии ТВ Глебов 5-1 10.01.2008 Cont1.doc С 25% предоплаты Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за его исполнением. Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Обеспечение контроля осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства. Этапы контроля: 1. После указаний руководителя секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» или штампом слово «Контроль» на верхнем поле документа (справа). 2. В регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции. Срок исполнения большинства документов не должен превышать 10 дней. 3. Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа. Можно использовать персональный компьютер. 4. В установленные дни проводится предварительная проверка и получается информация от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. 5. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов. Делается доклад руководителю. Продление сроков исполнения документов может производиться только по указанию руководителя. 6. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовка ответа, составление проекта договора, проведение деловой встречи и т.п.). На документа проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Также ставится отметка об исполнении в журнале регистрации. Электронные документы, поступившие по электронной почте, исполняются и контролируются аналогично традиционным документам. Рабочий день офис-менеджера Первая половина дня: - прийти за 15 мин. До прихода руководителя; - получить почту, отсортировать ее (на срочную, конфиденциальную и т. д.); - зарегистрировать почту и отдать руководителю; - работа с посетителями; - машинописные работы; - подшивка исполненных документов в дела; - выполнение текущих дел, связанных с организацией поездок, собраний и т. д.; - телефонные переговоры. Вторая половина дня: - работа по телефону; - планирование мероприятий на следующий день (текущие, срочные), прогноз возможных событий; - доклад руководителю об оставшейся корреспонденции и об исполненных документах; - доклад руководителю о мероприятиях следующего дня, которые потребуют его внимания; - подготовка распорядительных документов, подписываемых руководителем, и организация их рассылки; - обработка исходящей корреспонденции, и ее отправка. Конец рабочего дня: - привести в порядок рабочее место (убрать все документы в сейф); - рассортировать документы по степени важности и срочности выполнения. ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ПОДГОТОВКА И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ, КОНФЕРЕНЦИЙ, СИМПОЗИУМОВ, СОБРАНИЙ Правила составления и оформления основных организационных документов: устава, положения, инструкции Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, общественной или коммерческой деятельности. Виды уставов и утверждающих их органов: 1. Устав государственной организации. Утверждается выше стоящим органом (комитетом, министерством). 2. Устав муниципальной организации. Утверждается городской администрацией. 3. Устав коммерческой организации. Утверждается общим собранием учредителей или собственников имущества. Регистрируется государственным органом. 4. Устав общественных организаций. Утверждается общим собранием учредителей организации. Основные реквизиты устава: • Наименование организации; • Дата (датой устава является дата его утверждения); • Место издания устава; • Наименование вида документа; • Гриф утверждения; • Отметка о регистрации устава для коммерческих организаций; • Текст устава; • Подписи учредителей или председателя и секретаря учредительного собрания. Текст устава. Текст устава состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Все нумеруется. 1. Общие положения. 2. Цели, задачи, предмет деятельности.. 3. Правовой статус организации. 4. Организационная структура ( органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи, структурная схема (оформляется как приложение)). 5. Финансово-материальная база предприятия (акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими). 6. Учет и отчетность. 7. Контроль за финансовой деятельностью. 8. Права и обязанности участников. 9. Порядок ликвидации и реорганизации. УСТАВ УТВЕРЖДЕНО ЗАО «Энергия» Общим собранием акционеров От 12 апреля 2010 г. 12 апреля 2010 г. №1 г. Москва 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ……………………………………….. ………………………………………. Для соблюдения иерархической этики, если есть два учредителя, то они печатаются на одном уровне, если – несколько, то печатаются в алфавитном порядке. Положение – нормативный документ, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Виды положений: - типовые, разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (Типовое положение об отделе кадров); - индивидуальные, разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (Положение о персонале ЗАО «Реал»). Существуют также положения о проведении каких-либо мероприятий, например, смотров-конкурсов, аукционов, тендеров (Положение ООО «АиТ» о конкурсе «Лучший программист»). Положение составляется на общем бланке организации. Состав реквизитов положения: • Наименование вида документа; • Дата (датой является дата утверждения руководителем или вышестоящим органом); • Номер положения; • Заголовок к тексту (должен отвечать на вопрос «о чем?»); • Гриф утверждения; • Текст; • Подписи составителей; • Печать (при необходимости). Разделы текста положения: 1. Общие положения. 2. Задачи и функции. 3. Управление и структура. 4. Права и обязанности. 5. Контроль деятельности. 6. Служебные контакты. 7. Ответственность. Типовые и индивидуальные положения хранятся постоянно по месту разработки и утверждения, другие – 3 года после замены новыми. ЗАО «Энергия» УТВЕРЖДАЮ ПОЛОЖЕНИЕ Ген. директор Тюрин Н.Т. Тюрин 12.04.2010. 12.04.2010. № 10 О порядке предоставления отпусков сотрудникам предприятия 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. …………………………. 1.2………………………….. 2. ЗАДАЧИ 2.1. ………………………… 2.2. ………………………… Нач. отдела кадров Н.И. Иванов -------------------------------------------------------------------------------------------- Инструкция – нормативный документ, регулирующие организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организации и должностных лиц на основе законодательства. Инструкции издаются: - органом государственного управления; - отраслевым органом управления (министерством); - муниципальным органом управления; - руководителем организации. Виды инструкций: 1. Типовые, разрабатываются государственными и муниципальными органами для однотипных организаций (Типовая инструкция по делопроизводству). 2. Индивидуальные, разрабатываются для конкретных предприятий (Должностная инструкция секретаря-референта). ЗАО «Энергия» УТВЕРЖДАЮ ИНСТРУКЦИЯ Ген. директор Тюрин Н.Т. Тюрин 12.04.2010. № 8/4 О порядке ведения делопроизводства на предприятии 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Настоящая инструкция предполагает единый порядок оформления, регистрации и хранения документов. 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ 3. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ 4. ……………………………… --------------------------------------------------------------------------------------------------- Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция содержит следующие разделы: - Общие положения (устанавливаются область деятельности работника, порядок его назначения и освобождения от должности, квалификационные требования, подчиненность, нормативные документы, которыми он должен руководствоваться и т. д.). - Функции (перечисляются основные направления деятельности). - Должностные обязанности (определены конкретные виды работ, выполняемые работником). - Права (устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей). - Ответственность (указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник). В дополнении к основным разделам может быть введен раздел, регулирующий производственные контакты между должностными лицами. Должностная инструкция составляется в 3-х экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника. Хранятся типовые должностные инструкции постоянно по месту разработки и утверждения, в других организациях – 3 года после замены новыми. Индивидуальные (персональные) должностные инструкции хранятся в составе личного дела работника 75 лет. ЗАО «ВИНТАР» УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор Ломов О.В. Ломов 01.09.2008. 01.09.2008 № 5 секретаря-референта Генерального директора 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия принимается и увольняется приказом генерального директора. 1.2. ……. 1.3. ……. 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора, для этого секретарь-референт: 2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения. 2.2. ………………………. 3. ОБЯЗАННОСТИ 4. ПРАВА 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 6. ВЗАИМОСВЯЗИ Зам. директора А.Р. Сергеев С инструкцией ознакомлена: Секретарь-референт 04.09.2008. _______________________________________________________________________ Правила составления и оформления основных распорядительных документов: приказа, распоряжения Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач. Приказы делятся на: - приказы по основной деятельности; - приказы по личному составу. Стадии подготовки приказа: - изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; - подготовка проекта приказа; - согласование проекта; - подписание руководителем. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Приказ включает все возможные реквизиты: дату, номер, утверждение, название вида документа, текст, подпись, гриф согласования, визу согласования. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?» («О реорганизации предприятия», недопустимо – «Приказ по предприятию», «Приказ генерального директора»). Текст приказа состоит из двух частей: - констатирующей; - распорядительной. В констатирующей части указываются основания для издания приказа (нормативные документы, решения Совета директоров, производственная необходимость). Текст начинается словами: «В связи…», «В соответствии…», «В целях…», «Для…». Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», далее пишут «кому», «что сделать», «до какого числа». Если поручение исполнителю дается постоянно, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. Текст приказа делится на пункты, каждый пункт начинается с красной строки. Наиболее распространенные слова распорядительной части: приказываю, организовать, обеспечить, подготовить, составить, провести, ввести в действие. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за выполнением данного приказа. Если такой пункт отсутствует, то контроль осуществляет руководитель предприятия лично. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу (в правом верхнем углу приказа ставится: «Приложение к приказу от 01.09.2008 № 7»). После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Согласование проекта документа оформляется визой согласования (например, с юристконсультом). Для документа, подлинник которого остается на предприятии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Для документа, подлинник которого отправляют с предприятия, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Приказ по основной деятельности хранятся постоянно. УТВЕРЖДЕНО Заседанием ЗАО «Элита» Совета директоров от 01.10.2010 № 10 ПРИКАЗ 01.10.2010 № 14/32 г. Москва Об изменении работы предприятия В связи с распоряжением мэра г. Москвы от…… № … «О разгрузке транспортных потоков» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Подразделениям института перейти на новый режим работы с …. по …. 2. Руководителю охраны института обеспечить работу подразделения с 08.00 до 22.00 по проверке документов на вахте. 3. ………….. Директор Н.П. Петров СОГЛАСОВАНО Начальник отдела Общественного транспорта г. Москвы Т.К. Рогов ------------------------------------------------------------------------------------------------- Организация совещаний, симпозиумов, собраний Совещания могут быть официальные и неофициальные. Официальные – решение совещания обязательно для членов данного коллектива. К таким совещаниям относятся совещания Совета директоров, собрания акционеров, заседания Ученого совета. Статус такого совещания оговорен в уставе предприятия. Неофициальные – совещания отдельных групп, оперативные совещания, чьи решения должны обязательно проходить на официальном совещании. Решения официального совещания должно быть оформлено в виде протокола. Совещание готовят председатель (первое лицо; заместитель) и секретарь (офис-менеджер; секретарь предприятия). Роль председателя и секретаря: 1. Подготовка повестки дня совещания. 2. Председатель: 2.1. Гарантирует ход совещания в соответствии с повесткой дня; 2.2. Гарантирует принятие решения; 2.3. Выслушивание точек зрения всех участников совещания, имеющих отношение к повестке дня; 2.4. Соблюдение процедур (голосование). Повестка дня 1. Информация о присутствующих. 2. Основные вопросы (реорганизация направлений деятельности). 3. Разное. Секретарь: • Составляет список присутствующих на совещании; • Печатает уведомления о совещании; • Своевременная рассылка уведомлений; • Отвечает за копии решений предыдущего совещания; • Бронирование зала; • Легкая закуска; • Сервировка стола совещаний (кол-во бутылок: N участников = N бутылок, кол-во стаканов N+1), для больших совещаний сервируется стол президиума; • Организует кофе-брейк (каждые 2 часа); • Подготовка опознавательных карточек (и настольных); • Распечатка повестки дня для председателя; • Обеспечение надлежащей подготовки зала (блокноты, ручки, звук, свет, техника); • Записывает принятые решения и имена людей, принимающих в них участие; Готовит материалы для совещания: отдельно для председателя, отдельно для участников, готовит проекты решений; • Выписывает решения в протокол и рассылает всем членам совещания. В ходе самого совещания секретарь сидит справа от председателя, записывает имена людей, принимающих участие обсуждении вопросов, основные идеи, которые могут повлиять на решения, выписывает эти новые решения в черновик. Черновой вариант решений печатается предварительно с увеличенным интервалом (чтобы что-то вписать). Такой черновик должен быть у председателя и секретаря. Если в ходе совещания необходимо вызвать кого-то из присутствующих, то ему передается записка. Принятые решения в течение 3-х дней должны быть записаны в протокол и разосланы всем участникам совещания. Алгоритм подготовки официального планового совещания Длительность подготовки зависит от количества участников, тематики. 10-14 дней на подготовку совещания по Москве. 1. Список участников (составляется секретарем и согласовывается с председателем); 2. Оповестить участников; 3. Получить ответ участников за 1 неделю; 4. Доложить о составе участников; 5. Во время работы совещания офис-менеджер организует нормальную работу офиса; 6. За 4-6 дней проверяется список участников; 7. Уточняется регламент совещания; 8. Привлекаются службы для технической организации совещания (звук, свет, охрана); 9. Накануне секретарь напоминает докладчикам о порядке совещания; 10. За 1,5 часа материалы раскладываются на столе президиума, сервируется стол совещания или президиума (минеральная вода в стеклянных бутылках, число бутылок не меньше числа участников…); 11. За 30 минут регистрация; 12. За 5 мин. Списки подаются в президиум; 13. Повестка дня включается в протокол. Уведомление о совещании Указывается место, время, продолжительность, повестка дня. Уведомление о совещании рассылается персонально. Памятная записка (меморандум). Протокол должен быть окончательно оформлен за 2-3 дня после окончания совещания. УВЕДОМЛЕНИЕ 01.03.2010. О совещании Совета директоров Ген. директору филиала № 1 П.К. Петрову Уважаемый Павел Константинович! Сообщаем Вам о том, что Совет директоров состоится по адресу Красноказарменная ул., д. 17, ауд. Д-315 09.03.2010. в …… часов. Повестка дня совещания (либо повестка дня прилагается). ………………………… Председатель Совета директоров В.П. Котов Протокол совещания Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протокол совещания входит в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Особенности оформления протокола: 1. Составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. 2. Указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года. В заголовке указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ ….. заседания Совета директоров. 3. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель – фамилия и инициалы; Секретарь – фамилия и инициалы; Присутствовали – фамилии и инициалы присутствующих сотрудников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Если с указанием должности, то в порядке убывания иерархии. Если присутствовали 200 и более человек, то пишется – «110 чел., что составляет 80% общего количества акционеров. Список прилагается (см. прил. № 1).» Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Если докладчик предоставил текст своего выступления , то после тире указывается: «текст выступления прилагается (приложение 1)». 4. Постановления (решения) указываются в протоколе полностью, т. к. являются наиболее важной его частью. 5. Если проводилось голосование по какому-либо вопросу, указываются его результаты («ЗА» - 15, «ПРОТИВ» -3, «ВОЗДЕРЖАЛОСЬ» - 1) 6. Протокол подписывается председателем и секретарем. 7. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. 8. К протоколам подшиваются представленные на рассмотрение материалы. 9. Протоколы хранятся постоянно. ЗАО «Химкомбинат» ПРОТОКОЛ 10.09.2010. № 9 г. Москва совещания акционеров Председатель: Самохвалов Ю.Г. Секретарь: Смирнов А.А. Присутствовали: Андреева И.В., Белова Е.П., ……… Повестка дня: 1. О проблеме эксплуатации очистных сооружений. Докладчик Митрофанова М.А., нач. отдела экологии. 2. ……… 1. СЛУШАЛИ: Митрофанову М.А. – доложила о состоянии ……… Доклад прилагается (см. прил. № 2). ВЫСТУПИЛИ: Иванов П.К. – считает проблему неразрешимой. РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): 1.1. Запланировать модернизацию очистных сооружений в 2011 году. Результаты голосования: «ЗА» - 8 человек; «ПРОТИВ» - 2 человека. Решение принято. 1.2. Усилить контроль ……….. 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Приложение: 1. Список присутствующих на 3 л. В 1 экз. 2. Доклад Митрофановой М.А. в 1 экз. Председатель: Ю.Г. Самохвалов Секретарь: А.А. Смирнов ТЕМА 4. ТИПЫ КОММУНИКАЦИЙ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ИХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Типы коммуникаций. Подготовка, проведение и документирование официальных переговоров. Коммуникации: 1. Словесная или устная: - «лицом к лицу» (face-to-face); - по телефону. 2. письменная (деловая переписка): - письма; - доклады; - e-mail, sms, ICQ. 3. Наглядная: - иллюстрации доклада (графики, диаграммы); - мультимедийные средства; - язык жестов. Устная коммуникация Для грамотной устной коммуникации необходимо «читать» партнера, определить тип личности. Характеризуется разными качествами: 1) доминантный/недоминантный Доминантный тип собеседника: Человек, уверенный в себе, позиция превосходства, напористость, неумение выслушивать ответную аргументацию, стремление повлиять. Недоминантный – человек с заниженной самооценкой, теряется в разговоре, требуется психологическая поддержка со стороны собеседника. 2) модильный/регидный Модильный - уверен в себе, торопливые речи, стремление торопить собеседника, свойственен пессимизм, его сложно убедить. Надо спокойно двигать свою мысль. Регидный - общительный, нужно время для вхождения в беседу, стремится к активной деятельности, но не доводит до конца, морально утомляется. 3) По темпераменту: Сангвиник, холерик, флегматик. Сангвиник – живой, подвижный, быстро отзывается на окружающие события, сравнительно легко переживает неудачи и неприятности. Это расчетливый человек. Холерик – быстрый, порывистый, но неуравновешенный, склонен к бурным эмоциональным вспышкам и резким сменам настроения. Обладает сильной нервной системой. Способен преодолевать значительные трудности, но плохо сдерживает себя, легко «взрывается». «Идет до последнего», даже вопреки здравому смыслу. Флегматик – медлительный, невозмутимый, с устойчивым стремлением и более или менее постоянным настроением, со слабым внешним выражением душевных состояний. 4) По открытости коммуникаций: Экстроверт, интроверт. Экстроверт – означает субъекта, поведение которого определяется внешними факторами, а психологическая энергия направлена вовне. Интроверт – тип личности, противоположный экстроверту. Замкнут, комфортно в одиночестве, оно нисколько не тяготит. Общается с меньшей охотой, чем экстроверт, и не так легко сходится с людьми. Это одиночки, склонные к созерцанию и размышлениям. При общении лицом к лицу используются как вербальные, так и невербальные сигналы Психологические аспекты переговоров: Задачи: заставить оппонента захотеть сделать то, что нужно сделать вам. Полезные советы: • Никогда не начинать речь со слов «Я не оратор», «Я не специалист». • Показывать во время беседы жестами и невербально, что вы заинтересованы. • Не начинайте переговоры с вопросов, по которым вы точно расходитесь во мнениях. • Не употреблять во время разговора нераспространенных терминов (профессиональных). • Использовать изменения тембра речи, делать паузу, менять тон голоса. Алгоритм подготовки переговоров face-to-face • Спланировать то, о чем говорить. • Составить блок-схему переговоров и учесть возможную реакцию собеседника. • До переговоров узнать как можно больше о собеседнике и о его фирме (Из СМИ, специализированных изданий, от клиентов, сотрудников, бывших партнеров, услуги специализированных фирм). • Выбрать нужный стиль (официальный, неофициальный, дружеский). • Использовать механизмы влияния. • Предусмотреть организацию мер по созданию деловой обстановки (отключить мобильные телефоны, вода, бумага, тексты договора). • Подобрать необходимые для переговоров документы, упорядочить факты и заранее подтвердить их достоверность. • Предусмотреть возможный исход переговоров, окончательный итог. Тактические приемы ведения переговоров • «Уход» или отклонение от борьбы, если переговоры зашли в тупик, их нужно отложить. • Ложная расстановка акцентов, т. е. не показывать, что для вас является главной целью, скрывать ее). Принцип трех «да». (Если на вопросы вы получили три «да», то на четвертый вопрос вы вероятнее всего получите «да», следовательно, начитать нужно с вопросов, на которые скорее всего вы получите ответ «да»). • Выставление требований в последний момент. (Лучше всего запоминается фраза, сказанная на прощание, в конце. Немного стереть предыдущие). • Пакетирование, компромисс. (Выполняются требования с той и другой стороны, хотя ни одной из сторон не хочется выполнять другие требования). • Завышение требований, когда переговоры касаются цены, сроков и т.д. Механизмы влияния в переговорном процессе «Зеркало отношений» «Имя собственное» «Золотые слова» Не пытаться: • Использовать фактор времени; • Не давить сроками; • Не добиваться преимуществ за счет демонстрации непонимания; • Нельзя дурачить партнера; • Применять наводящие вопросы; • Нельзя вести разговоры о политике и религии. • Не задавать два вопроса: «Сколько вы зарабатываете?», «За кого голосовали?» По принципу Паретто 20% фактов достаточно для принятия успешного решения в 80% случаев (иметь все факты «абсурд»). Воздействия на восприятие письменной и устной информации различны. Более эффективна письменная информация. Этапы общения • Переключение от общения с самим собой на общение с партнером. Изучение и оценивание. • Установление контакта на вербальном и невербальном уровне. • Устанавливается фундаментальный язык общения и стиль. • Складываются основные формулировки аргументов, основная доля акта общения. • Разрыв контакта на вербальном и невербальном уровне. Телефонные переговоры Преимущества Недостатки Быстрота контакта Отсутствие невербального общения Географическая широта Невозможность сохранения конфиденциальности Отсутствие невербального общения (кроме улыбки) Технические неполадки и особенности аппаратуры Количественная широта контактов Невозможность подтвердить факты подписью Умение вести телефонные переговоры определяет репутацию предприятия, а также размах его деловых операций. Алгоритм ведения переговоров по телефону • Снять трубку до четвертого звонка (гудка); • Назвать формулу, принятую в компании (Добрый день. Компания «Элита». Вас слушает Ольга Соколова. Чем могу быть полезна?); • Сконцентрироваться на разговоре; • Если клиент не представился, попросить его представиться. • Предложить перезвонить, если требуется уточнить детали. Можно предложить перезвонить самому; • Использовать бланк для записи основного содержания переговоров; • Использовать специальный блокнот (Кто, По какому вопросу, Время, Результат). Нельзя • Долго не поднимать трубку; • Говорить «Да»; «Говорите». • Спрашивать «Могу ли я помочь?»; • Вести две беседы сразу; • Говорить «подождите минуту» и бросить клиента на час; • Бросать трубку; • Оставлять в офисе телефон без присмотра; • Много раз передавать трубку; • Употреблять жаргонные выражения; • Говорить «Никого нет», «все обедают». Технология разговора 1) Следить за дикцией, делать интервалы, усилительные паузы, менять тембр, тон. 2) Избегать выражений: «Я не знаю»  «Хороший вопрос», «Я уточню». «Мы не сможем это сделать»  Попытаться найти альтернативное решение. «Вы должны»  «Мы вам советуем». Нельзя: Начинать вопрос с «Нет». «У Вас есть сегодня время». Принимать заказы и давать информацию клиенту, который не представился. Задавать вопрос «Почему?». Затягивать разговор. Необходимо вытягивать нужную информацию по ходу разговора. Если звоните Вы нужно: • Определить цель (узнать, кто принимает решения….) • Составить план разговора • Ищите информацию о клиенте (internet, спец. Издания, информация других клиентов и т. д.); • Если звоните повторно, необходимо полностью представиться и изложить суть. • Нельзя ссылаться на какие-либо документы (обратить внимание можно) Полезные советы: • звонить надо блоками через 30 мин. Наиболее выгодное время 08.30-9.00 13.30-14.00 16.30-17.00 В другие часы длительность решения и вероятность успеха задерживается. • Прежде чем звонить, задать себе вопросы: Чего я хочу достичь? Кому я хочу позвонить? Когда? Какие вопросы я хочу задать? Какая документация потребуется? Какую точно информацию я хочу получить? Телефонограмма Телефонограмма: • Оформляется на бланке предприятия – отправителя. В реквизитах – эмблема, название, телефон, адресат (тел.). • Текст не должен содержать сложнопроизносимых слов, подписывается руководителем, секретарь подписывает во сколько отправлено. • Отмечается в специальном журнале с указанием всех реквизитов, диктуемых по телефону. Телефонограмма копируется и передается лицу, которому она предназначена. Невербальное общение В психологии более 200 жестов. Одни контролируются, другие подсознательны. Задача человека, который должен профессионально контактировать – умение читать жесты. Как трактовать невербальное поведение Поведение Трактовка Вывод Руки сцеплены на груди Оборонительная позиция Следует применить механизмы влияния Постукивание по столу Нетерпение Следует завершить переговоры Молитвенно сложенные руки Превосходство Осторожность, нет ли подвоха Потирание глаз Недоверие Подобрать аргументы, факты Легкий наклон головы, легкое кивание Удовлетворение Продолжать Взгляд и сопутствующее движение Трактовка Вывод Подъем головы вверх, взгляд сосредоточенный Нужно подумать Сделать паузу Движения головы, насупленные брови Не понял, повторите Повторить, внести ясность Ритмично кивает Понимает Продолжать контакт Долгий неподвижный взгляд в глаза Желание подчинить собеседника Не встречаться глазами, увести взгляд от прямого контакта Взгляд в сторону Не интересно, пренебрежение Уход от борьбы / отложить Взгляд в пол Неуверенность Применить механизмы общения Особенности невербального общения в различных странах Иностранная жестикуляция: Кивок головой в Индии, Болгарии означает отрицание Ок: • В США – Все хорошо; • В Японии на бирже – Хочу дать или получить деньги; • В Португалии и некоторых странах Азии – Неприличный. Стучать пальцем по голове: • Русские, французы, итальянцы – Глуп; • Британия, Испания – Доволен собой; • Голландец (+ выпячивает палец вверх) – Оценил ум собеседника. • Немец, американец, француз (рисует спираль у головы) – Безумная идея. Поднятые брови: • Русские – Удивлен; • Немцы – Восхищен; • Британцы – Скептицизм. Потирание носа указательным пальцем: • Французы, Итальянцы (постукивание пальцем по носу) – Что-то нечисто; • Англичане – Держи язык за зубами, секретность; • Голландцы – Я пьян или ты пьяна. Палец из стороны в сторону: • США, Италия, Финляндия – Осуждение; • Франция, Голландия – Отказ; Эффективность взаимодействия при коммуникации: Вознаграждение Затраты Договор. Международный контракт Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Для того, чтобы заключить сделку, сначала необходимо собрать и проанализировать информацию о деловом партнере. Такая работа должна включать: • Предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключении сделки; • Текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты; • Выявление и изучение новых фирм; • Наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках. Информация по фирмам, полученная из разных источников, собирается в фирменном досье. Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеэкономической организации. К таким документам относятся: • Карта фирмы – базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация на интересующую фирму; • Сведения о переговорах с фирмой – составляются после завершения переговоров. Основные вопросы для изучения: - предмет переговоров; - результат переговоров; - характеристика представителей фирмы: особенности характера (сильные и слабые стороны), знание коммерческих и технических вопросов; - поведение фирмы во время переговоров; - деловые отношения с другими партнерами. • Сведения о деловых отношениях – составляются после каждого раунда переговоров один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение этого времени. Они содержат аналитические данные о выполнении фирмой условий контракта, деловых качествах фирмы и ее представителей. Этический момент поиска и сбора информации: источники информации должны быть общедоступны, вы не должны вторгаться в коммерческую тайну, использовать запрещенные законом и не одобряемые обществом способы. В России правила составления коммерческих договоров определяются Гражданским кодексом РФ. В международной практике существует обычай, согласно которому стороны сделки должны договориться об определенном минимуме условий контракта (договора), чтобы он считался действительным. В указанный минимум входят следующие условия: предмет контракта, цена и сроки исполнения сделки. Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, факсимильной, электронной и иной связи. Составными частями договора являются: - название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, договор о техническом содействии); - дата, номер, место составления; - преамбула и определение сторон; - предмет договора; - условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; - условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; - порядок сдачи-приема выполненных работ; - ответственность сторон; - гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; - переход права собственности и риски; - порядок разрешения споров; - юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов); - подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов); - печати предприятий-контрагентов. Договор внутренний включает реквизиты: • Название вида документа. • Дата (дата последней подписи). Если договор подписывается в разные сроки, подписывающие ставят дату ниже подписи. Договор вступает в силу с указанной даты, если в тексте не оговорено особых условий вступления договора в силу. • Номер. Ставится номера регистрации через косую черту, на первом месте ставится регистрационный номер 1-го из упомянутых предприятий. Если договор заключается между предприятием и физическим лицом, проставляется только регистрационный номер предприятия. • Место - строкой ниже от даты и номера центрировано. • Заголовок «О взаимоотношениях … «купли-продажи» Все реквизиты заголовочной части – по центру. • Текст Констатирующая часть договора Продавец (исполнитель) Покупатель (слушатель, заказчик) Текст делится на главы, пункты, подпункты. Если в тексте предусмотрены различные абзацы для выделения отдельных мыслей, идей, то эти абзацы нумеруются в пункты, подпункты. Заголовок каждой главы пишется заглавными буквами либо по центру, либо от левого края с абзацным отступом. В конце точка не ставится. Главы отделяются свободной строкой. • Юридические адреса, подписи сторон. Юридический адрес ставится в той же последовательности. Подписи лиц, находящиеся на одном иерархическом уровне, располагаются на одной линии. Коммерческие договора подписываются Главным бухгалтером. Печать ставится с захватом факсимильной подписи. Если текст договора составлен на нескольких листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев подписывается каждый лист договора. Договоры часто утверждаются. Тогда датой договора станет дата его утверждения, например: УТВЕРЖДЕНО Собранием акционеров Протокол от 02.10.2010. №88 Договоры принято визировать (юристами, специалистами). Допускается постраничное визирование. Визы всегда ставятся на копии на лицевой стороне или на подлиннике на обратной стороне. Экземпляр с визами остается на предприятии, а контрагенту передается экземпляр без виз. Коммерческие договоры (контракты) хранятся 5 лет после истечения срока договора. ДОГОВОР 02.10.2010 № 04-13/18-П г. Москва купли-продажи ЗАО «Новокраматорский машиностроительный завод» (ЗАО «НКМЗ») г. Краматорск, Украина, в лице генерального директора Панкова Виктора Андреевича, действующего на основании Устава, именуемая в дальнейшем «Продавец» с одной стороны, и ЗАО «Элита» г. Москва, Россия в лице директора Гузевой Марины Викторовны, действующего на основании Устава, именуемая в дальнейшем «Покупатель», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Настоящий договор предусматривает ….. 1.2. Вид продукции …… 2. ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ 2.1. ….. 2.2. …… 3. ЦЕНА ПРОДУКЦИИ И СУММА ДОГОВОРА (УСЛОВИЯ РАСЧЕТА, СРОК И УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ, УПАКОВКА И МАРКИРОВКА) 4. СРОКИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА, ИМУЩЕСТВЕННАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И РАЗРЕШЕНИЕ СПОРА 5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ 6. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН: Продавец Покупатель __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ ЗАО «НКМЗ» ЗАО «Элита» Генеральный директор Директор В.А. Панков М.В. Гузева Главный бухгалтер Главный бухгалтер Р.Н. Волкова Т.В. Попова Примечание:1) в преамбуле слова «продавец», «покупатель» пишутся в кавычках, либо полностью заглавными буквами; 2) номер договора: 04-13 – номер по данному предприятию, 18-П – номер предприятия, с которым заключили договор. Особенности оформления договоров с иностранными партнерами Если русский язык не является государственным языком, то договор оформляется следующим образом: страница делится таблично на две части, Каждая часть оформляется на своем языке, причем, кто является инициатором договора, оформляется в первой части. Пункты на одном и другом языках начинаются синхронно. Если заключается двухсторонний договор, то в каждой колонке подписывается «Продавец» и «Покупатель» на русском и на другом языке. В иностранном договоре абзацы отделяются пустыми строками. Отступления от правил: 1. Если подписей много (например, 3-х сторонний договор), допускается располагать их одна под другой отдельным пунктом договора. 2. В современной практике один экземпляр договора составляется на русском языке, другой – на английском (или любом другом языке). 3. Когда заключается договор на языке международного общения, но не на родном для обеих сторон, надо хорошо знать язык третьей стороны, чтобы правильно составить договор. 4. Контракты с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой давности следует хранить не менее 10 лет. Визитная карточка как личный коммуникативный документ. Требования к оформлению визитных карточек. Личный документ в компании - визитная карточка. Визитные карточки, в основном, используются в сфере деловой жизни (т.е. официальные визитные карточки), содержат реквизиты: фамилия, имя, отчество владельца карточки, его ученое звание, должность, место работы, служебный телефон и адрес его учреждения. Для неофициального общения заводятся отдельные карточки с указанием номера домашнего и мобильного телефонов. Обычный размер визитной карточки 50 х 90, для VIP персон – 60 х 100 (президент, послы), для их жен - на 1 см. меньше. эмблема 90 Место для специальных символов При возможности визитную карточку следует передавать лично. Первым вручает карточку младший по должности, младший по возрасту. Возвращение визитной карточки после вручения равносильно отказу в приеме или беседе. Если карточка вручается через секретаря, то даже при отказе в приеме секретарь ее не возвращает, а помещает в картотеку. При посылке визитной карточки на ней в левом нижнем углу ставятся условные знаки – буквы латинского алфавита, являющиеся первыми в соответствующих словах французского языка: • p.f. – pour feliciter (Поздравляю) (по любому поводу); • p.f.N.A. – pour feliciter Neol Ane (Поздравление с Новым Годом); • p.p. – pour presenter (заочное представление вновь прибывшего лица); • p.r. – pour remercier (ответственная благодарность), если пригласили на банкет, надо отблагодарить; • p.c. – pour coudehence (выражение соболезнования); • p.p.c. – pour prendre conte (предварительное заочное прощание). В менее официальных случаях на визитных карточках в зависимости от повода в нижнем поле, обязательно в третьем лице, пишется: «Поздравляет с национальным праздником»; «Благодарит за внимание» (например, в качестве ответа на присланный сувенир); «Благодарит за поздравление»; «С наилучшими пожеланиями» (например, при посылке сувенира). Возможны и другие надписи. Подпись и дату ставить не надо. Некоторые правила: 1. Если визитка передается лично ее владельцем (приехал, но не застал адресата), ее загибают с правой стороны по всей ширине карточки (в некоторых странах принято загибать правый верхний уголок). 2. Грубым нарушением дипломатического этикета является передача визитной карточки с загнутым углом не самим владельцем, а курьером или шофером. 3. Ответ на посылку визитной карточки принято давать так же визитной карточкой в течение суток с момента ее получения. 4. На визитках, посылаемых в одно учреждение в общем конверте сразу нескольким должностным лицам, в верхнем левом углу карандашом пишется фамилия адресата. Секретарь должен раздать визитные карточки согласно указаниям на них. Цвета визитки. Наличие многоцветия означает неустойчивое положение фирмы. Классическая визитка – черно-белая. По-разному воспринимаются в разных странах визитки, заполненные с обеих сторон: на одной стороне которых информация на одном языке, а с обратной – на другом. Этичнее иметь несколько видов односторонних визитных карточек, выполненных на разных языках. ТЕМА 5. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Классификация справочно-информационных документов. Деловая переписка. Виды служебных и коммерческих писем. К справочно-информационным документам предприятия относятся: - акты; - письма; - факсы; - справки; - телефонограммы; - докладные записки; - протоколы и др. Деловое письмо на русском языке Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. Переписка пользуется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нор-мативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, звание, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма. При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования: - письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией; письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений; - независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, держать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы. Для переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма. Бланки для писем могут быть двух форматов - А4 (210х297) или А5 (148х210 мм) в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать. Требования к тексту письма: • Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. • В зависимости от типа письма и его содержания текст, может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение. • Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная власть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений. • В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.). • В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма. Бланк письма содержит реквизиты: - Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города); - эмблему организации (при наличии герба не проставляется); - код организации (предприятия) по ОКПО; - наименование вышестоящей организации (если она имеется); - наименование организации (предприятия); - справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер и дату лицензии). На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату, например: _________ № ___________ На № ____ от ___________ Классификация писем: 1. Инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления, содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологи и т.п. 2. Гарантийные содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции. 3. Информационные относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. 4. Рекламные содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. 5. Коммерческие составляются при заключении и выполнении договоров. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара , ответы продавцов и т.п. 6. Рекламационные (претензионные) . В них предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий договора другой стороной (контрагентом). Оформляются в виде приложения к основному документу. 7. Кредитные (L/C – Letter of credit) используются при заключении контрактов с иностранными партнерами, в них продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров и услуг. 8. Письма-запросы, в них предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента ( или государственную организацию) дать ответное письмо. 9. Сопроводительные, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В письмах используются следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»); - от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»); - от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания возражает»). Если письмо оформляется на должностном бланке, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: прошу…, направляю…, считаю необходимым… Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Тем не менее существуют разновидности писем и си-туаций, в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например, в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату: Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Дмитриев! Уважаемый Павел Николаевич! Уважаемые господа! В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости. «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица. Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть одно предметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного тек-ста; в исключительных, случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту: О нарушении договорных, обязательств Об оказании научно-технической помощи Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен. Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на который дается ответ На № ________ от ______ Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, ни не более чем четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме. В этом случае адресат указывается обобщенно. Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости дополнительно - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывается руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных, структурных подразделений, если им предоставлено это право, Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней часта листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, если затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а также если письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение и т.п. Оформление реквизитов служебного письма Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости), текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе. На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба или эмблемы организации. Название вида документа (ПИСЬМО) не указывается (исключение – гарантийное письмо). Для составления писем используется специальный бланк письма, где название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товарный знак». «Наименование организации» являющейся автором документа. «Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.). «Дата документа» - дата его подписания. «Регистрационный номер» - номер документа, присваиваемый ему организацией. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - заполняется в том случае, если письмо является ответным. «Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо), отвечает на вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об». Например: «О сроках поставки», «Об участии в выставке». В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, почтовый адрес получателя. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется спи-сок рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которо-му направляется конкретный экземпляр. Если письмо одного содержания направляется нескольким однородным адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по г. Оренбургу). «Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.2002 по накладной № 2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя … была установлена недостача … штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26.01.2002 № 43)…» Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет». «Отметка о наличии приложений» - реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается под текстом. «Виза» - отметка о согласовании документа внутри организации. Виза включает: должность визирующего, подпись визирующего, расшифровку под-писи (инициалы, фамилия) и дату. «Подпись» оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах – под отметкой о наличии приложения). В состав рек-визита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). «Печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на доку-ментах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствам и др. «Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Примеры писем ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ Председателю Фонда Имущества М.Н. Соловьеву МОСКОВСКИЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ) Лубянский проезд, 5, стр.1, Москва, 101000 Тел.925-35-58 Тел./факс 925-14-18 18.03.2001 № 18-22/187 На № ___________ от __________ О предоставлении данных о размере доли государства в уставном капитале предприятия Уважаемый Максим Николаевич! В соответствии с п.10 постановления Правительства РФ от 20 мая 1994 г. № 498 «О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий» просим Вас сообщить данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО «Московский хлебозавод № 18, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д.45. В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим также сообщить дату и способ продажи. С уважением Заместитель председателя Личная подпись О.Л. Дмитриев Тимошенко Ольга Викторовна 924-89-01 Образец письма-требования Муниципальное Заместителю главы администрации унитарное предприятие Оренбургского района «ОРЕНБУРГСКАЯ ТЕПЛОСЕТЬ» А.А. Каткову 460015, г. Оренбург, ул. Монтажников, д.4, ком.21 Тел.65-05-26 30.06.2002 № 01-02/112 На №________ от _________ О капитальном ремонте тепломагистрали Уважаемый Александр Андреевич! В связи с тем, что своевременно не были проведены работы по капитальному ремонту тепломагистрали от ТК-45 в 10-м квартале г. Оренбурге, систематически происходят прорывы трубопроводов. По состоянию на 30.06.2000 наше предприятие 5 раз устраняло разрывы трубопроводов после контрольных опресовок. 29.06.2000 очередной разрыв подающего трубопровода диаметром 412 мм произошел при пробном давлении чуть ниже 15 кгс/см2. Состояние трудопроводов тепломагистрали не позволит провести текущий ремонт и принять тепло хотя бы по временной схеме. Убедительно просим Вас оказать содействие в организации работы по полной замене трубопроводов на всей протяженности теплотрассы. С уважением Директор Н.П. Котельников _____________________________________________________________________________ Образец сопроводительного письма МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ Правительство РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Российской Федерации (Минэнерго России) Китайгородский проезд, д.7, Москва, 103074 Тел.925-35-58 Факс 925-14-18 10.10.2001 № 01-22/892 На № 345-пр от 13.04.2001 Представляем Вам на рассмотрение и утверждение Федеральную целевую программу «Топливо и энергия» на 2002 г., разработанную по поручению Правительства Российской Федерации и согласованную со всеми заинтересованными министерствами и ведомствами. Приложения: 1. Федеральная целевая программа «Топливо и энергия» на 47 л. в 2 экз. 2. План мероприятий по реализации Федеральной целевой программы Топливо и энергия» на 9 л. в 2 экз. Министр Личная подпись А.С. Иванов Соколкин Николай Евгеньевич 220-09-23 Коммерческая переписка с зарубежным партнером Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма; однако, при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые «вольности», например, в расположении фрагментов заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, т.к. без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа. Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей (зон): для сведений об отправителе документа (Issuer field), ссылок (Reference field), адреса (Address field). Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см). Состав реквизитов письма иностранному партнеру: Реквизит 1 - «Сведения об отправителе» (авторе документа). В левом верхнем углу, в верхнем правом углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы. Если компания малоизвестна, то указывается профиль ее деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров» и т.д. Также указывается адрес фирмы, номера телефонов, факсов, электронной почты, иногда название обслуживающего банка. Иногда (это допускает стандарт ИСО) для указания адресов и телефонов используется место над нижним полем бланка. Все остальные реквизиты располагаются от границы левого поля, без абзацев, хотя реквизит «дата» может перемещаться к правому полю. Реквизит 2 – «ссылка» (Reference) на номер документа делового партнера, на который данный документ является ответом (Your ref.), что аналогично «На Ваш № …», и ссылка на свой номер (Our ref.), что , по сути, является нашим исходящим регистрационным номером. Ссылка может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой. В числе элементов ссылки могут быть инициалы автора письма, секретаря или исполнителя, порядковый номер документа, условное обозначение структурного подразделения, дела, файла. Реквизит 3 – «Дата» указывается согласно принятой в стране адресата системе. Надежнее всего указать число цифрами, наименование месяца полностью в буквенной форме и год цифрами полностью, например: 15 August 2010. (Стандарт ИСО рекомендует так: год, т.е. 2001-05-23). Реквизит 4 – «Адрес получателя» состоит из расположенных построчно: - имени и фамилии получателя; - наименования компании; - номера дома, улицы; - города, почтового округа (индекса); - страны. Реквизит 5 – «К сведению» , или указание на конкретное лицо. Используется , если в адресе не указана фамилия получателя, оформляется после адреса, например: Attention: Mr. P. Cooper. Этот реквизит не является обязательным. Реквизит 6 – «вступительное обращение» пишут с новой строки , отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов «Dear …». Могут использоваться следующие фразы: - Dear Sir – если имя получателя неизвестно; - Dear Madam – если имя получателя неизвестно; - Dear Mr Neit – господину, имя которого известно; - Dear Mrs Fella – замужней женщине; - Dear Miss Jones – незамужней женщине; - Dear Ms Morrison – замужней или незамужней женщине. Реквизит 7 - «Заголовок письма» указывается после вступительного обращения и обозначается: - RE: - сокращение слова «regarding» (относительно); - In re: - сокращение сочетания «In regard to» (касательно); - Subject: - (предмет, тема, вопрос); - подчеркиванием. Заголовок не является обязательным реквизитом, но его наличие отражает знание отправителем правил хорошего тона. Реквизит 8 - «Текст» может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца – с красной строки (классический вариант). Абзацы отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т.д. Текст обычно должен умещаться на одной странице. «Реквизит 9 – «Заключительная формула вежливости» указывается через два межстрочных интервала. Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (Искренне Ваш). Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам). Могут также использоваться следующие словосочетания: Best wishes (наилучшие пожелания). Реквизит 10 – «Подпись» располагается ниже формулы вежливости. Делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма. Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке – должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании. Перед подписью может стоять отметка «p.p.», что означает «от имени», в том случае, когда подчиненные подписывают документ по поручению руководителя. Реквизит 11 – «Указание на приложение» (если оно есть) дается в полной или сокращенной форме: «Enclosure:» или «Encl:», например: Encl: Contract № 11/Si. Реквизит 12 – «Указание на рассылку копий». При направлении копий письма («Carbon copy» или «cc») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии. RIVER BANK HOUSE 67, UPPER THAMER STREET London, EC 4 V 3AH Your ref: RM/si Our ref: TB/ap/175 Telephone: 01 248 2217 (30 lines) Fax 012482216 E-mail: river@bank.gb Mr. R. Morrison 17 May 2008 P. Marlow & CO.LTD 21 Bird Street London E1 6 TM Dear Mr. Morrison Order 345 Unfortunately we have received the computers “OPTIMA 133” which a part of this order yet. We would be grateful if you could deliver these as soon possible or refund our money. We look forward to hearing from you. Do not hesitate to call us. Yours sincerely Thomas Barker T. Barker Manager Encl. Order 345 Carbon copy M. Pryor Правила составления и оформления основных справочно-информационных документов: факса, докладной и объяснительной записок, справки, акта Факсы. Факс – документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов (договоры, прайс-листы, акты) и приложения к ним (таблицы, чертежи рисунки и т.д.). Факсы являются разновидностью деловой переписки, поэтому факс – это письмо, полученное посредством факсимильного аппарата. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите «адресат» указывается номер телефакса получателя письма. Дополнительные данные, которые проставляет аппарат у верхней кромки листа: дата и время передачи; ее длительность; код отправителя; № телефакса, с которого передана информация, № телефакса получателя; количество страниц. Отправитель факса может получить подтверждение (CONFIRMATION REPORT), о том, что информация дошла до получателя, в котором указываются: код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа «RESULTS», в которой ставится «OK» (o’key), если сообщение получено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса. В старых факсах используется фотобумага. Такой документ нужно сразу ксерокопировать. При использовании в факсимильных аппаратах обычной бумаги копирование не обязательно. Передача документов по факсу с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др. проводится только по специально защищенной системе связи. Большая часть коммерческой переписки (письма и факсы) хранится от 3 до 5 лет и передаче на архивное хранение не подлежит. 01-09-2008 10:17 0:12 FROM: INEX 2280979 TO: 2381529 P 01/01 INB Акционерный коммерческий банк Генеральному директору ООО «Художественная «ИНЕКСБАНК» школа имени Репина» И.К. Стрешневу ул. Лубянка, 10, стр. 2 факс 238 15 29 Москва, Россия, 120440 Тел. (495)228 09 78 Факс 228 09 79 E-mail: ineks@msk.ru 23.08.2008 № 1-5/29 На № от _________ Уважаемый Игорь Корнеевич! Сообщаем Вам, что 10.07.2008 Арбитражным судом г. Москвы АКБ «Инексбанк» признан банкротом. Открыто конкурсное производство. ООО «Художественная школа имени Репина» является дебитором «Инексбанка» с суммой задолженности 500 000 (пятьсот тысяч) руб. по кредитному договору от 02.06.2007 № 284-КД – 03. Прошу Вас письменно известить нас о сроках погашения долга до 01.09.2008. В случае отказа мы будем вынуждены обратиться в судебные органы о принудительном взыскании задолженности. Конкурсный управляющий Ростовцев А.В. Ростовцев Н.Г. Сокурова 228 09 81 Докладная (служебная) записка Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Служебная записка составляется в том случае, если выполнение функций структурного подразделения связано со смежным подразделением предприятия, и если вопрос не может быть решен устно. Докладная записка, в отличие от служебной, направляется руководителю. Составляется она в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Требования к составлению служебной (докладной) записки: 1. Заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. 2. Первая часть текста: излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. 3. Вторая часть текста: содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо принять. 4. Внутренние служебные записки подписываются составителем (автором). 5. Внешние служебные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия. 6. Датой служебной записки является дата ее подписания. Служебные записки, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности – 5 лет. Закрытое акционерное общество Директору «Луна» И.И. Иванову Бухгалтерия ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ЗАПИСКА 14.02.2002 № 12 О командировании Прошу направить в служебную командировку в г. Брянск в ОАО «МАРС» ст. бухгалтера Аксенову В.Г. сроком на 5 дней с 1 по 5 марта 2002 г. с целью уточнения размера затрат на производство нашего заказа, изделия «Сатурн». Главный бухгалтер П.П. Петров Н.М. Сидорова 23 23 23 В дело № _________ (Дата) Объяснительная записка Объяснительные записки составляются по производственным вопросам или трудовым правоотношениям. Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя. Отдел ценных бумаг Заместителю ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА директора Автобанка 10.10.2008 О.Б. Смольскому Сводный отчет отдела за III квартал 2008 г. не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных Красногорского филиала банка. Начальник отдела Владимиров И.Р. Владимиров Справки Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение фактов, событий. Чаще всего составляются справки, подтверждающие работу или оплату труда сотрудников. Для удобства можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст. Правила оформления справок: 1. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. 2. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (например: отделение милиции, школа № …). 3. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. Если ведется учет справок по журналу, то ставят ее порядковый номер рядом с датой. 4. Такие справки составляются в одном экземпляре. Бывают справки, составляемые по запросу руководства и отражающие информацию по производственной тематике. Они делятся на внутренние и внешние. Внутренние справки – справки, составляемые для руководства предприятия и не выходящие за его пределы. Их составляет и подписывает исполнитель (составитель). Внешние справки – справки, составляемые по запросу внешних организаций. Такая справка подписывается руководством предприятия, должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий на дату и время, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, содержащие заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки по производственной тематике составляются в 2-х экземплярах, один из которых направляется адресату, другой - подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки по основной деятельности предприятия с важными выводами и предложениями могут храниться постоянно, другие – от 3 до 5 лет. Школа № 1235 ОАО «КОНТУР» Адрес, телефон СПРАВКА 06.06.2008 № 19 Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы ОАО «КОНТУР». Заработная плата Орлова И.Н. в 2008 году составила: Январь – 19800 руб. Февраль – 21600 руб. Март – 21600 руб. Директор Подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия М.П. Справка о заработной плате работника Акты Акт – документ, составленный несколькими лицами и удостоверяющий какое-либо событие или факт. Акты бывают различных видов: 1. Акт списания материалов, документов. Для составления акта создается постоянно действующая или специально назначенная комиссия. (Например, постоянно действующая экспертная комиссия для списания документов, перевода документов в архив). 2. Акты приема-передачи документов (комиссия не обязательна). 3. Акты приема работ, услуг по договорам (может назначаться комиссия из представителей сторон, упомянутых в договоре). Правила составления акта: 1. Акты оформляются на общем бланке (внутренние), если составляется внешний акт, то на бланке должны быть справочные данные об организации. 2. Акт может иметь заголовок («Акт приема-передачи документов»). 3. Датой акта является дата события (утверждения) или дата последней подписи, например, когда составляется акт приема-сдачи работ, подписываемый двумя сторонами. 4. Во вводной части акта указывается основание его составления (например, ссылка на документ, на какие-либо факты, события, действия). 5. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке, при необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих. 6. В основной части акта излагаются цели, задачи и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). 7. Текст акта может иметь пункты, подпункты или иметь табличную форму. 8. После текста и отметки о приложении указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. 9. Акты подписываются всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, причем в той же последовательности, в которой они указаны в начале акта. Если указываются должности состава комиссии, то подписи ставятся в иерархическом порядке. 10. Акты часто утверждаются (по материальным, финансовым и др. важным вопросам). 11. Подпись о том, что акт направлен в дело, ставит начальник подразделения, в котором данный акт исполнялся, либо председатель комиссии. Наиболее важные акты (о приватизации, приеме-передачи акций, ревизий и проверок) хранятся постоянно, другие (по второстепенным вопросам) – 5 лет. ЗАО «Элита» УТВЕРЖДАЮ Отдел рекламы Директор АКТ П.В. Кузин 08.07.2010 08.07.2010 № 14 Об уничтожении документов На основании приказа от 08.06.2010 № 11-к «О ревизии управленческих документов» экспертная комиссия в составе председателя нач. отдела Иванова К.Н. и членов: зам. начальника Петрова Т.Р., инженера Павловой В.Д. составили акт о нижеследующем: комиссией были рассмотрены и представлены к уничтожению перечисленные ниже документы. № документа Дата документа Название документа Срок хранения Пункт Перечня 1 ….. Письмо 1 год 7.3 31-Д 01.10.206 Служебная записка 1 год …. …. ….. …. ….. …. Документы уничтожены путем разрезания. Председатель К.Н. Иванов Члены комиссии: Т.Р. Петров В.Д. Павлова ОАО «РАДАР» АКТ 05.11.2010 № 7 приема-сдачи работ Мы нижеподписавшиеся: представитель Заказчика Коноплев А.А., действующий на основании доверенности от 01.09.2010 № 5 и представитель Исполнителя …….., действующий на основании доверенности от …… № ….., составили акт о нижеследующем: Исполнитель выполнил перечисленные в договоре от ….. № …. «О сервисном обслуживании компьютерной техники» работы в полном объеме и с хорошим качеством. Заказчик не имеет никаких претензий по качеству и срокам выполнения работ. От «Заказчика» От «Исполнителя» Нач. технического отдела Нач. службы эксплуатации А.А. Коноплев Т.К. Тюрин 01.11.2010 05.11.2010 Документы по личному составу Трудовые правоотношения работодателя с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: - трудовые договоры; - трудовые книжки; - личные дела; - лицевые счета по заработной плате; - приказы (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1); - личные карточки (форма Т-2); - учетные карточки научного работника (форма Т-4); - приказы (распоряжения) о переводе (форма Т-5); - приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма Т-6); - приказы (распоряжения) о прекращении трудового договора (форма Т-8). На каждого работника предприятия заводится личное дело. Состав личного дела таков: • Внутренняя опись документов дела; • Личное заявление о приеме на работу (и об увольнении); • Трудовой договор; • Анкета или личный листок кадров; • Заявление сотрудника о перемещении; • Представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв; • Аттестационные листы; • Автобиография или резюме; • Копии документов об образовании; • Характеристики или рекомендательные письма; • Выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами; • Копии наградных листов; • Карточки учета поощрений и взысканий; • Фотографии; • Результаты медицинского обследования; • Карточка формы № Т-2; • Копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении. Согласно «Положению об Архивном фонде РФ», личные дела работников государственных предприятий хранятся 75 лет на предприятии, после чего передаются на постоянное хранение в органы Росархива. Негосударственные предприятия хранят личные дела своих работников постоянно. Личные дела работников хранятся как документы, доступ к которым ограничен. Трудовые договоры Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания договора издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Это обязательный документ при найме на работу, который включает такие сведения: - фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя; - место работы; - дата начала работы; - наименование должности; - права и обязанности работника и работодателя; - характеристики условий труда; - компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и )или) опасных условиях; - режим труда и отдыха; - условия оплаты труда; - вида и условия социального страхования. Трудовые договора могут заключаться: 1. На неопределенный срок; 2. На определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен федеральными законами. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии в кадровой службе, второй – у работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Трудовые договоры могут включаться в состав личных работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СИГМА» ТРУДОВОЙ ДОГОВОР 08.12.2008 № 21 г. Москва Закрытое акционерное общество «Сигма», именуемое в дальнейшем «ЗАО», в лице генерального директора Ивлева Олега Васильевича, действующего на основании Устава, и Румянцева Нина Михайловна, именуемая в дальнейшем «Секретарь», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1.Румянцева Нина Михайловна принимается на работу по договору на должность секретаря коммерческого директора. 1.2. Секретарь выполняет свои обязанности в соответствии с настоящим договорм и должностной инструкцией. 1.3. ……… 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН Секретарь имеет право: 2.1. Самостоятельно решать в пределах своей компетенции организационные и административные вопросы, связанные с выполнением возложенных на него договорных обязательств. 2.2. …… 3. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ 3.1. Секретарь обязуется не распространять доверенные ему сведения, составляющие коммерческую тайну, полученные в связи с выполнением служебных обязанностей. 3.2. …… 4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛОВИЙ РАБОТЫ, ОПЛАТЫ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ 4.1. Секретарю устанавливается должностной оклад в размере 10 000 руб. в месяц. ……. 4.2. …… 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 5.1.Секретарь несет дисциплинарную ответственность, материальную и другие виды ответственности в соответствии с законодательством РФ за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящим договором и должностной инструкцией. 5.2. …….. 6. СРОК ДЕЙСТВИЯ И УСЛОВИЯ РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА 6.1. Трудовой договор заключен на неопределенный срок. 6.2. ………. 6.8. Трудовой договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждого из сторон. 6.9. Адреса и подписи сторон. Генеральный директор Ивлев О.В. Ивлев Секретарь Румянцева Н.М. Румянцева М. П. Личное заявление Личное заявление – документ, подлежащий всем процедурам делопроизводства, вплоть до хранения в личном деле работника в течение установленного срока. Обязательными реквизитами этого документа являются: • Адресат – кому адресован документ; • Адресант – автор документа. В организациях, где люди исполняют должностные обязанности, обязательно указывается должность адресанта и адресата; • Название документа, заголовок; • Текст – изложение сути, причины обращения к кому-то и ожидаемый результат; • Подпись (удостоверяет подлинность документа); • Дата создания. Резолюция руководителя Директору ЗАО «Луна» И.И. Иванову От С.С. Семенова прож. по адресу (полный почтовый адрес) заявление. Прошу принять меня на работу на должность экономиста финансового отдела. Личная подпись Дата Это заявление должно иметь визы руководителей некоторых функциональных отделов (кадров, юридического) и непосредственного руководителя. В верхней части заявления ставится резолюция руководителя предприятия в адрес начальника ОК об издании приказа: «Начальнику ОК П.П. Петрову. Подготовить приказ о приеме на работу и трудовой договор с С.С. Семеновым. Должность – экономист финансового отдела, по трудовому договору сроком на 5 лет с 01.05.2002 с испытательным сроком 2 месяца и окладом согласно штатному расписанию. Дата, подпись руководителя». Ключевые сведения для оформления трудовых отношений и определении условий труда должны содержаться в визах должностных лиц на заявлении, а руководитель сводит их воедино и дает распоряжение зафиксировать их в трудовом договоре и приказе. Личное заявление работника, уже работающего на предприятии, не содержит в адресной части указания на адрес места жительства, также не надо включать указание на место работы. Директору ЗАО «Луна» И.И. Иванову от экономиста финансового отдела С.С. Семенова заявление. Прошу предоставить мне очередной отпуск с 01.06.2010. Дата Личная подпись Автобиография Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно, в ней должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности. Основные реквизиты автобиографии: - название документа («Автобиография»); - имя, отчество и фамилия автора, число, месяц и год рождения; - сведения о родителях с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения и места их работы; - образование (место и время обучения) и полученная специальность; - перемещения по работе; - последнее место работы и должность; - награды и поощрения; - участие в общественной работе; - семейное положение с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения супруга (супруги), детей и мета их работы (учебы); - домашний адрес и телефон; - дата составления автобиографии и личная подпись. Пример автобиографии: Автобиография 19.09.2010. Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1978 г. в г. Москве в семье научных работников. Отец, Разин Сергей Васильевич, 1944 г. рождения, - преподаватель МГПУ, зав. Кафедрой программирования. Мать, Разина Евгения Борисовна, 1948 г. рождения – ведущий инженер НИИАП. В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Кировского района г. Москвы и окончила ее в 1995 г. с серебряной медалью. Получила музыкальное образование по классу фортепиано, занималась теннисом. Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив». Во время учебы в школе принимала участие в организации межрайонного молодежного семинара по проблемам средней школы. В 1995 г. поступила на факультет «Управление и делопроизводство» Российского государственного гуманитарного университета. Не замужем. Проживаю с родителями по адресу: г. Москва, ул. Волхонка, д. 12, кв. 3. Телефон 254-54-54. Подпись Резюме Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В современной России часто встречаются объявления организаций о своих вакансиях с просьбой направлять профессиональное резюме (иногда даже на русском и английском языках) по факсу, при этом вовсе не обязательно, чтобы фирма была создана с участием иностранного капитала. Резюме должно быть составлено так, чтобы вызвать цепочку психологических реакций у работодателя: внимание к документам, интерес к содержанию документов, желание узнать о претенденте больше того, что написано в документах, и активность (приглашение на личную встречу по поводу трудоустройства). Чтобы так воздействовать на работодателя, следует спрогнозировать особенности личности, интересы, ожидания и реакцию работодателя. Состав резюме может быть «привязан» к потребностям работодателя, т.е. включать те элементы трудовой биографии и образования, сочетание которых наиболее привлекательно для данного работодателя. Пример обычного профессионального резюме: Андреев Олег Петрович 12.12.1972 г.р. Адрес: ………. Телефон: ………………. Семейное положение: женат, имею сына. Цель: получение работы по специальности в крупной компании, успешно работающей на российском рынке Образование: 1990-1995 Санкт-Петербургский университет экономики и финансов, дневное отделение. Получил диплом специалиста по экономике труда и управлению персоналом 1990-1992 Курсы английского языка. Получил диплом гида- переводчика 1980-1990 Средняя специальная школа № 44 Санкт-Петербурга с углубленным изучением английского языка Опыт работы: 1994-1996 Консультационная фирма «Перспектива», кон- сультант )работа по договорам подряда). Обязанности: анализ состояния персонального менеджмента на предприятиях, помощь в совершенствовании управления персоналом, разрешение трудовых конфликтов, разработка документов по трудовым отношениям, организации труда. Дополнительные сведения: Знание иностранных языков: английский – свободно, немецкий – хорошо. Знание компьютера: Windows, Word, Excel. Увлечения: шахматы, интернет. Научные достижения: второе место на конкурсе студенческих научных работ. Обладаю необходимым объемом знаний для организации управления персоналом на современном уровне с учетом интересов организации и работников. Андреев О.П. Андреев Это обычное резюме, которое не может вызвать особого интереса у работодателя. Его полезно доработать, используя факторы привлекательности: • Учет знаний о личности человека, читающего резюме; • Использование нестандартных, но позитивно воспринимаемых характеристик, например, качество мышления, психические черты, этические характеристики, отношение к работе; • Учет знаний о потребностях организации (возможно, ей нужен не только профессионал в области экономики, но и референт по экономическим вопросам или делопроизводству, либо партнер по совместному отдыху: любитель шахмат, туризма и т.п.); • Составление сопроводительного письма. Если резюме имеет характер анкеты достаточно общего, широкого назначения, то сопроводительное письмо должно уже отражать представление о конкретном работодателе и быть персонально направленным. Сопроводительное письмо должно быть кратким, состоять не более чем из двух-трех абзацев, но привлечь внимание работодателя к данной кандидатуре и показать пригодность данного работника к занятию должности, на которую он претендует. Приказы по личному составу Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (Заявление, докладная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения. При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с,….). Приказы по личному составу хранятся 75 лет. ТЕМА 6. ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА Законодательное регулирование работы с документами, имеющими гриф ограничения доступа Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т.п. Перечень сведений конфиденциального характера включает: 1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленном федеральными законами случаях. 2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства. 3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна). 4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.). 5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 ( в ред. От 24.07.2004), другими федеральными законами (коммерческая тайна). Коммерческая тайна (КТ) – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получит иную коммерческую выгоду. Основной критерий отнесения информации к коммерческой тайне – получение экономической выгоды от ее разглашения или использования. К коммерческой тайне относится все то, что позволяет фирме успешно конкурировать (идеи, изобретения, открытия, технологии и т.п.). Условия, при которых информация является КТ: - действия или потенциальная полезность информации в силу неизвестности ее третьим лицам; - отсутствие свободного доступа к информации на законном основании; - принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности. Для обеспечения сохранности информации необходимо: - определить сведения, которые составляют КТ; - обеспечение их защиты. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне Их можно разделить на два больших блока: - научно-техническая информация; - деловая информация. Научно-техническая информация включает: • Сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи; схемы; • Используемые материалы; • Рецептуры; • Методы и способы производства; • Новые технологии, модернизация известных технологий, процессов и оборудования; • Программное обеспечение компьютера, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации; • Организация системы безопасности предприятия. Деловая информация включает: • Сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (финансовые отчеты, бухгалтерские документы, задолженности, кредиты и т.д.); • Сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций; • Сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции; • Планы развития предприятия; • Планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные об уровня цен, объеме торговых операций ); • Анализ конкурентоспособности продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выгода на рынок; • Планы рекламной деятельности; • Списки клиентов, посредников, конкурентов, их финансовое положение, условия заключенных контрактов; • Структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание; • Кадровый состав и его формирование; • Сведения из деловой переписки. Разглашением информации, составляющей КТ, считается действие или бездействие, в результате которых такая информация в любой возможной форме (устной, письменной и другой) становится известной третьим лицам без согласия владельца такой информации. Законодательством РФ установлена дисциплинарная, гражданская, административная или уголовная ответственность за разглашение, незаконное получение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну. Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну Делопроизводство по документам, содержащим КТ, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документам без ограничения доступа. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих КТ. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету и хранению. На них, в правом верхнем углу, проставляются грифы ограничения доступа: «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально». На документах предоставляемых в органы государственной власти, органы местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую КТ предприятия, гриф «Коммерческая тайна» дополняется сведениями о ее владельце (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения организации, для индивидуальных предпринимателей – его фамилия, имя, отчество и место жительства): Коммерческая тайна ЗАО «Парфюм-интер» ул. Ордынка, 36 Москва, 127450 На документах с грифом ограничения доступа указывается также количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе» или на обороте листа), например: Составлен в двух экз.: экз.№ 1 – в адрес ….; экз. № 2 – в дело № 01-07. Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа, имеющего гриф ограничения доступа, или в резолюции руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например: Разрешаю: 1. Е.М. Сотову 2. А.П. Казакову Подпись руководителя Дата Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Черновики и варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью: «Черновик уничтожен. Подпись. Дата.». Все поступающие (входящие) документы с грифом «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются должностным лицом или секретарем, если ему предоставлено такое право. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, регистрируются отдельно в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально». Все листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в листе-заверителе дела указывается общее количество листов (цифрой и прописью). Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» №№ п/п Дата регистрации документа Дата и номер документа (для входящих) Откуда поступил или куда направлен Краткое содержание (заголовок) Кол-во листов Кол-во экземпляров Исполнитель Примечание Документы с грифом ограничения доступа формируются в отдельное дело. На обложке дела в правом верхнем углу ставится соответствующий гриф. На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются, В начале дела подшивается внутренняя опись документов дела. В конце дела подшивается лист-заверитель дела. Движение (выдача и возврат) конфиденциальных документов отражается в «Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». Журнал выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна» Номер документа Дата выдачи Краткое содержание (заголовок) Кол-во листов Кол-во экз. Кому выдан (И.О.Ф.) Подпись за полученный документ Отметка о возврате Примечание Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. Только по разрешению руководителя отдельные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для работы с ними. Все дела с грифом ограничения доступа и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел предприятия. Электронная конфиденциальная информация в конце рабочего дня переносится работником на флэш-карту или диск и стирается в памяти компьютера. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: • Проверяет наличие всех документов с грифом ограничения доступа; • Отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения; • Отбирает конфиденциальные документы для уничтожения; • снимает гриф ограничения доступа с тех документов, которые утратили конфиденциальность. Закон РФ «О государственной тайне» № 131-ФЗ в ред. От 06.10.1997г. Статья 2. Основные понятия, используемые в законе. Гос. тайна – защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведовательной, контрразведовательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ. Носители сведений - это материальные объекты, в т.ч. физические поля, в которых сведения, составляющие гос. тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов. Система защиты гос. тайны –совокупность органов защиты гос. тайны, используемых ими средств и методов защиты сведений, составляющих гос. тайну, и их носителей, а также мероприятия, проводимые в этих целях. Допуск к гос. тайне – процедура оформления права граждан на допуск к сведениям, составляющим гос. тайну, а предприятий, учреждений, организаций – на проведение работ с использованием таких сведений. Допуск к сведениям, составляющим гос. тайну – это санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление конкретного лица со сведениями, составляющими гос. тайну. Гриф секретности – это реквизиты, свидетельствующие о секретности информации на носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительных документах на него. Средства защиты информации – технические, криптографические, программные и др. средства, предназначенные для защиты сведений, средства, в которых они реализованы, а также средства контроля защиты информации. Перечень сведений, составляющих гос. тайну – совокупность категорий сведений, в соответствии с которыми средства относятся к гос. тайне и засекреченные на основании и в порядке, установленном Федеральным законом. Статья 4. Полномочия органов гос. власти в области гос. тайны. Имеют право относить сведения к гос. тайне: • президент РФ – утверждает гос. программы в области защиты гос. тайны, перечень должностных лиц, перечень сведений, отнесенных к гос. тайне; • правительство РФ – организует использование закона о гос. тайне. Раздел 2. Статья 5. Перечень сведений, составляющих гос. тайну. 1. Сведения в военной области. 2. Сведения в области экономики, науки и техники. О достижениях в науке и технике, НИОКР, имеющих важное оборонное или экономическое значение и влияющих на безопасность государства; об объемах запаса добычи и потребления платины и других полезных ископаемых платиновой группы, природных алмазов и других стратегически важных полезных ископаемых; 3. Сведения о внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности; сведения о финансовой политике в отношении других государств (кроме внеш. задолженности); о финансовой, денежно-кредитной деятельности; 4. Сведения в области разведовательной, контрразведовательной деятельности. Статья 6. Отнесение сведений к гос. тайне и их засекречивание. Обоснованность отнесения сведений к гос. тайне и их засекречивание осуществляется путем экспертной оценки целесообразности отнесения сведений к гос. тайне. Статья 7. Сведения, не подлежащие у гос. тайне и засекречиванию. Не подлежат к гос. тайне и засекречиванию сведения: • О чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности граждан, а также о стихийных бедствиях и их прогнозах. • О состоянии экологии, здравоохранения, демографии, санитарии, культуры, образования, сельского хозяйства. • О привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, организациям. • О фактах нарушения прав гражданина. • О размерах золотого запаса и золотовалютных резервов. • О состоянии здоровья высших должностных лиц РФ. • О фактах нарушения законности органами гос. власти и их должностными лицами. Статья 8.Степень секретности сведений и грифы секретности носителей сведений. Три степени секретности сведений: - особой важности; - совершенно секретно; - секретно. Статья 12. Реквизиты носителей сведений, составляющих гос. тайну. На носители этих сведений наносятся реквизиты, включающие следующие данные: • О степени секретности, содержащихся в носителе сведений, со ссылкой на соответствующий пункт, действующий в данном органе гос. в данном органе гос. власти, предприятия и организации перечня сведений, подлежащих засекречиванию. • Об органе гос. власти, о предприятиях, организациях, осуществляющих засекречивание. • О регистрационном органе. • О дате или условии рассекречивания сведений или о событии, после наступления которого. Сведения будут рассекречены. При невозможности указания реквизитов засекречивания на носителе, прилагается сопроводительное письмо (например, к диску). Статья 21. Допуск должностных лиц и граждан к гос. тайне. В добровольном порядке • принятие на себя обязательств о неразглашении сведений, составляющих гос. тайну; • согласие на ограничение определенных прав (например, невыезд); • письменное согласие на проведение проверочных действий; • определение видов, размеров и порядка предоставления льгот настоящим законом; • ознакомление с нормами законодательства о гос. тайне и об ответственности в случае нарушения; • принятие решения руководителя о допуске лица к сведениям, составляющим гос. тайну. Объем проверочных мероприятий зависит от степени секретности сведений, к которым будет допускаться оформленное лицо. Льготы для граждан и должностных лиц, допущенных к гос. тайне на постоянной основе: - %-ые надбавки к зарплате в зависимости от степени секретности сведений, к которым они имеют допуск; - преимущественное право при прочих равных условиях на оставление на работе при реорганизации или сокращении на предприятии. Существуют три формы допуска. Статья 26. Ответственность за нарушение законодательства РФ в области гос. тайны. Должностные лица и граждане несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством. Обеспечение подлинности информации. Электронно-цифровая подпись. Правовое регулирование электронного документооборота осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральными законами «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи», другими нормативными актами. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006. Статья 2. Основные понятия. Информация – сведения (сообщения, данные), полученные независимо от формы их представления. Информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. Информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленном Российским законодательством случаях ее материальный носитель. Статья 3. Принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. 1. Свобода поиска, получателя. 2. Установление ограничения доступа к информации только Федеральным законом. 3. Открытость информации о деятельности гос. органов и органов местного самоуправления, кроме случаев, установленных в Федеральном законе. 4. Равноправие языков народов РФ при создании информационных систем и их эксплуатации. 5. Достоверность информации и своевременность ее предоставления. 6. Неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения и распространения такой информации лица без его согласия. Статья 8. Право на доступ к информации. 1. Физическое лицо имеет право на получение информации от гос. органов, касающейся личных вопросов. 2. Не может быть ограничен доступ к следующим документам: • Устанавливающим правовое положение организаций; • Информация о состоянии окружающей среды; • Информация о деятельности гос. органов, а также об использовании бюджетных средств (кроме сведений, составляющих государственную или служебную тайну). Статья 9. Ограничение доступа к информации. Федеральный закон устанавливает условия, касающиеся отнесения информации к коммерческой, служебной и иной тайне, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение. Статья 11. Документирование информации. Законодательством РФ или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. Статья 16. Защита информации. Защита информации обеспечивается 1. принятием правовых, организационных и технических мер, направленных на обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий. 2. Сохранением конфиденциальности информации, ограничение доступа; 3. Реализацией права на доступ к информации. Статья 17. Ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации Нарушение требований закона влечет дисциплинарную, гражданско-правовую, административную, уголовную ответственность. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 Глава 1 статья 3. Основные понятия. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца ключа подписи, сертификата, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Владелец сертификата ключа подписи (СКП) – физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан СКП и которое владеет соответствующим закрытым ключом ЭЦП, позволяющим с помощью средств ЭЦП создавать свою электронно-цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы). Средства ЭЦП – аппаратное и(или) программное средство, обеспечивающее реализацию хотя бы одной из следующих функций: 1. Создание ЭЦП в электронном документе с использованием закрытого ключа ЭЦП; 2. Подтверждение с использованием открытого ключа в подлинности ЭЦП; 3. Создание закрытых и открытых ключей ЭЦП. Сертификат средств ЭЦП – документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилом для подтверждения использования средств ЭЦП. Закрытый ключ ЭЦП – уникальная последовательность цифр, известная владельцу СКП, и предназначенная для создания ЭЦП в электронных документах с использованием средств ЭЦП. Открытый ключ ЭЦП – уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу ЭЦП, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения подлинности ЭЦП. Сертификат ключа подписи – документ на бумажном носителе или электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица удостоверяющего центра. (См. Гос. Стандарт ГОСТ Р 34.10-2001) Глава 4. Статья 16. Использование ЭЦП в сфере государственного управления. Федеральные органы гос. власти, органы гос. власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, а также организации, участвовавшие в документообороте с указанными органами, используют ЭЦП уполномоченных лиц указанных организаций. Статья 18. Признание иностранного сертификата ключа подписи. Иностранный сертификат ключа подписи, удостоверенный в соответствии с законодательством иностранного государства, в котором этот сертификат ключа подписи зарегистрирован, признается на территории РФ в случае выполнения установленных законодательством РФ процедур признания юридического значения иностранных документов. Статья 19. Случаи замещения печатей. 1. Содержание документа на бумажном носителе, заверенного печатью и преобразованного в электронный документ, в соответствии с нормативными правовыми актами или соглашением сторон может заверяться ЭЦП уполномоченного лица. 2. В случаях, установленных законами или иными правовыми актами РФ или соглашением сторон, ЭЦП в электронном документе …….. признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью. Правовое регулирование работы с личными документами Трудовой кодекс РФ, гл. 14 Защита персональных данных работника Статья 85. Понятие персональных данных работника. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Обработка персональных данных – получение, хранение, использование персональных данных. Статья 86. Общие требования. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работники должны быть ознакомлены под расписку с порядком обработки персональных данных. Статья 88. Передача персональных данных. Требования к работодателю: - не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предотвращения угроз жизни работника или других случаях, предусмотренных законом; - разрешать доступ к персональным данным работника только специально уполномоченным лицам; - не должен запрашивать информацию о состоянии о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к выполнению трудовых функций. Статья 89. Права работников. - Получение полной информации об их персональных данных и их обработке; - свободный бесплатный доступ к своим персональным данным и получение копий, за исключением случаев, представленных Федеральным законом; - работник имеет право на определение своих представителей к своим персональным данным. Работники, работодатели и их представители должны совместно выработать меры защиты персональных данных работников. Как минимум, личные дела работников должны храниться в сейфах. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Трудовой Кодекс РФ (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197-ФЗ Глава 10 раздел 3 Трудовой договор Статья 56. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора. Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим кодексом, законодательством и иными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, содержащими нормы трудового договора, своевременно выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять предусмотренную соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Статья 57. Содержание трудового договора. В трудовом договоре указываются: - фамилия, имя, отчество и наименование работодателя (ф.и.о. физического лица); - место работы с указанием структурного подразделения; - дата начала работы; - наименование должности, специальности, профессии, в соответствии со штатным расписанием, или конкретная трудовая функция в соответствии с федеральным законом, с выполнением работ по определенной специальности или профессии; - если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям или специальностям, связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям в квалификационных справочниках, утверждаемых Правительством РФ; - права и обязанности работника и работодателя; - характеристики условий труда; - компенсации и льготы работникам за работу во вредных и(или) опасных условиях; - режим труда и отдыха (отдельно можно не оговаривать, если он не отличается от всех условий, принятых на предприятии); - размер оплаты труда (тарифная ставка, доплаты, надбавки); - виды и условия социального страхования; - условия испытательного срока; - допуск к охраняемой законом тайне; - обязательство отработать не менее установленного в договоре срока. Условия в договоре могут быть изменены только в письменной форме с согласия двух сторон. Статья 58. Срок трудового договора. Трудовые договора заключаются: - на неопределенный срок; - на определенный срок (не более 5 лет) – срочный трудовой договор. Если в договоре не оговорен срок его действия, но он считается заключенным на неопределенный срок. Если ни одна из сторон не потребовала расторжения договора после окончания срока, а работник продолжает работу, то этот договор считается договором на неопределенный срок. Срочный договор заключается: - на время выполнения обязанностей отсутствующего работника; - на время выполнения сезонных работ; - на время выполнения временных (до 2-х месяцев) работ; - с лицами, поступившими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера; - для проведения срочных работ по предотвращению аварий, несчастных случаев; - с лицами, направляемыми на работу за границу; - с лицами, поступившими на работу с заведомо определенной функцией; - для выполнения работ, связанных со стажировкой; - с лицами, обучающимися по очной форме обучения; - с лицами, поступившими на работу по совместительству; - с поступившими на работу пенсионерами по возрасту; - с творческими работниками. Статья 61. Вступление трудового договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не предусмотрено федеральными законами, либо со дня фактического допущения работника к работе. Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой. По письменному заявлению работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о зарплате и др.). Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью.