Основные понятия архивоведения

А.Д. Тельчаров АРХИВОВЕДЕНИЕ Конспект лекций МОСКВА Приор-издат 2004 Содержание Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения 6 1. Предмет архивоведения 6 2. Основные понятия архивоведения 6 3. Особенности учебной дисциплины "Архивоведение " 6 Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси 7 1.Основные виды документов в Киевской Руси 7 2. Первые архивы Киевской Руси 7 Вопрос 3. Архивное дело в Московской Руси 9 1.Становление архивного дела в Московской Руси 9 2.Государственный архив России 9 3.Формирование сети приказных архивов 10 Вопрос 4. Архивное дело в XVIII в. 12 1. Влияние реформ Петра I на архивное дело 12 2. Порядок учета и хранения архивов в петровскую и постпетровскую эру 15 Вопрос 5. Архивное дело в первой половине XIX в. 16 1.Министерская система начала XIX в. и архивное дело 16 2. Учет архивов, эволюция архивного дела в начале и середине XIX в. 17 Вопрос 6. Архивное дело во второй половине XIX в. 19 1.Влияние реформ Александра II на архивное дело 19 2.Система архивного дела и его совершенствование во второй половине XIX в. 21 Вопрос 7. Архивное дело на рубеже XIX-XX в.в. 23 1.Состояние архивного дела на рубеже XIX—XX в.в. 23 2. Архивные комиссии. Первая мировая война 23 Вопрос 8. Становление советской архивной системы 24 1.Первые декреты советской власти в области архивов 24 2.Новые архивы, созданные при советской власти 25 3.Новый порядок пользования архивами 27 4.Новый порядок управления архивным делом 27 Вопрос 9. Развитие архивного дела в довоенный и военный периоды 28 1.Создание новых архивов в 1930-е гг. 28 2.Влияние тоталитарной системы на архивное дело 29 3.Положение о Государственном архивном фонде от 29.03.1941. Новая система архивов в СССР 31 Вопрос 10. Архивное дело в послевоенный период 33 1. Влияние последствий ВОВ на архивное дело 33 2.Положение о ГАФ СССР от 13.08.1958 34 3.Положение о ГАФ СССР и ГАУ СССР от 04.04.1980 36 Вопрос 11. Становление архивного дела в Российской Федерации 38 1. Изменения в системе архивного дела в связи с распадом советской системы и прекращением деятельности КПСС 38 2.Основные принципы организации архивного дела, закрепленные в Соглашении глав государств СНГ от 06.07.1992 о правопреемстве в отношении архивов бывшего СССР 38 3.Строительство архивной системы Российской Федерации 38 Вопрос 12. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах 40 1.Характеристика Закона РФ "Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" от 07.07.93 40 2.Порядок хранения документов Архивного фонда РФ 41 3. Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ 43 Вопрос 13. Система Росархива 43 1.Понятие и структура Росархива 43 2.Современные федеральные госархивы 44 3. Нормативные акты, регулирующие порядок делопроизводства и работу архивов 44 Вопрос 14. Архивный фонд РФ 45 1.Архивный фонд РФ 45 2. Государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ 45 Вопрос 15. Федеральная архивная служба Российской Федерации 46 1.Центральные и иные органы государственной власти РФ, управляющие архивным делом 46 2.Федеральная архивная служба РФ — Росархив 46 3.Государственный архив 48 4.Ведомственный архив 49 Вопрос 16. Организация документов Архивного фонда РФ 50 1.Критерии организации документов в РФ 50 2. Фондообразование 51 Вопрос 17. Комплектование архива 52 1.Понятие и содержание комплектования архива 52 2.Источник комплектования 54 Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив 55 1.Понятие архивного дела и порядок его комплектования 55 2.Требования к архивному делу 56 3.Передача дела в архив 57 Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве 58 1.Понятие фондирования 58 2.Единый фонд и образование нового фонда 60 Вопрос 20. Экспертиза ценности документов 61 1. Понятие экспертизы ценности документов 61 2.Задачи и этапы экспертизы 62 3.Экспертные комиссии 63 Вопрос 21. Учет документов в архивах 65 1.Понятие государственного учета документов 65 2. Учетные документы архива 66 Вопрос 22. Научно-справочный Архивный аппарат 69 1.Характеристика научно-справочного архивного аппарата 69 2.Принципы построения научно-справочного аппарата 70 3.Понятие архивного справочника 70 4.Структура архивных справочников 70 Вопрос 23. Архивная опись. 71 1.Понятие и функции архивной описи 71 2.Правила составления архивной описи 72 Вопрос 24. Система архивных каталогов 74 1.Понятие архивного каталога 74 2.Порядок каталогизации архивных документов 74 3.Виды архивных каталогов 75 Вопрос 25. Архивные путеводители 77 1.Понятие архивного путеводителя 77 2.Виды архивных путеводителей 77 3.Структура путеводителя 78 Вопрос 26. Обзоры архивных документов 78 1.Понятие обзора архивных документов 78 2.Система построения обзора 79 Вопрос 27. Архивные указатели 80 1.Понятие архивного указателя 80 2. Основные виды указателей 80 Вопрос 28. Архивная историческая справка 81 1.Понятие исторической справки 81 2.Содержание истории фонда 81 3. Содержание истории фондообразования 81 Вопрос 29. Архивное описание документов и дел 82 1.Понятие архивного описания 82 2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа 82 Вопрос 30. Информатизация архивного дела 83 1.Понятие информатизации 83 2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле 84 3.Объекты информатизации 84 4.Цели информатизации 84 5.Принципы информатизации 85 6.Информационные системы 85 7.Содержание базы данных архивов 86 Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах 87 1.Понятие режима хранения документов 87 2.Требования к зданиям и помещениям архива 88 3.Световой режим 88 4.Температурно-влажностный режим 89 5.Санитарно-гигиенический режим 89 6.Охранный режим 90 7.Оборудование архивохранилищ 90 Вопрос 32. Первичная реставрация и консервация архивных документов 92 1.Понятие первичной реставрации и консервации архивных документов 92 2.Содержание реставрации и консервант 92 Вопрос 33. Проверка наличия и состояния документов в архивах 93 1.Задачи проверки документов в архиве 93 2. Порядок проведения проверки 93 Вопрос 34. Доступ к документам Архивного фонда РФ 95 1.Основные нормативные акты, регулирующие доступ к документам архивного фонда РФ 95 2. Порядок допуска к документам архивного фонда 96 Вопрос 35. Использование архивных документов 97 1.Понятие использования архивных документов 97 2.Основные направления, цели, формы использования архивных документов 97 3.Основные требования к работе по использованию архивных документов 98 4. Этапы поиска документной информации 98 Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей 99 1.Характеристика информационного обеспечения пользователей 99 2. Понятие, содержание запроса и виды ответов архива 99 Вопрос 37. Работа читального зала архива 100 1.Понятие читального зала 100 2.Порядок работы в читальном зале 100 Вопрос 38. Формы массового использования архивных документов 101 1.Понятие форм массового использования архивных документов 101 2. Содержание форм массового использования архивных документов 101 Вопрос 39. Учет использования архивных документов 103 1.Цели учета использования архивных документов 103 2.Первичные документы ведомственного архива 104 3.Первичные документы государственного архива 104 4.Вторичная обобщающая информация 104 5.Аналитические обзоры 104 Вопрос 40. Технотронные архивы 105 1.Понятием виды технотронных архивов 105 2.Ведущие технотронные архивы 106 3.Порядок хранения документов в технотронных архивах 107 Вопрос 41. Электронные архивы 112 1.Понятие электронных архивов 112 2.Порядок принятия электронных документов в архив 113 Вопрос 42. Организация работы архива 115 1.Создание государственного и ведомственного архива 115 2. Порядок работы архива 116 Вопрос 43. Работа с персоналом архива 117 1.Организация труда персонала архива 117 2.Международный этический кодекс архивистов 1966 года 118 3.Заведующий архивом 119 4.Архивариус 119 Вопрос 44. Архивный маркетинг 121 1.Понятие маркетинга архивной организации 121 2. Содержание архивного маркетинга 121 Вопрос 45. Архив негосударственной организации 122 1.Характеристика негосударственной части Архивного фонда РФ 122 2.Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ. 124 Список литературы 127 Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения 1. Предмет архивоведения Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела. Предмет архивоведения включает следующие вопросы: • принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению; • способы хранения, обеспечивающие полную сохранность доку­ментов; • создание системы информации о содержании документов, • организацию всестороннего использования документальной информации; • организацию работы архивных учреждений. Жизнедеятельность людей, развитие общества всегда фиксиро­вались различными способами. С момента появления письмен­ности основным видом фиксирования информации стал пись­менный документ. 2. Основные понятия архивоведения Документ - зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В за­висимости от носителя история знает самые разнообразные до­кументы: от наскальных надписей первобытных людей до современ­ных компьютерных документов. Их содержание адекватно отража­ет всю жизнедеятельность человека и общества. В своем развитии документ проходит эволюцию от документи­рования - записи информации на различных носителях по ус­тановленным правилам - до его архивного хранения. Порядок документирования изучает делопроизводство, порядок архив­ного хранения - архивное дело. Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая орга­низацию хранения и использования архивных документов. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имею­щий ценность для собственника. 3. Особенности учебной дисциплины "Архивоведение " Наука "Архивоведение'' отличается от соответствующей учебной дисциплины и преподаваемого студентам учебного курса. Наука - фундаментальное знание об истории архивного дела, общих закономерностях его развития, его важнейших теорети­ческих вопросах, обобщение многочисленной практики. Учебная дисциплина - первичное знание о предмете архивоведения. Главная цель учебного курса - обучение первичным навыкам ар­хивной работы будущих архивных работников, а также специали­стов делопроизводства, непосредственно связанных с работой ве­домственных архивов. Задачи учебного курса архивоведения; • дать первичные понятия о развитии архивного дела в России; • дать первичные навыки современных архивных технологий; • подготовить к работе в ведомственном или государственном архиве; • подготовить к сдаче экзамена по данной дисциплине на уровне среднего специального образования. Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси 1.Основные виды документов в Киевской Руси Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление на Руси письменности. Начало письменности на Руси отно­сится еще к дохристианским временам. По мере развития го­сударственности и культуры, письменность все больше совер­шенствовалась. Миссионерская деятельность просветителей IX в. Кирилла и Мефодия, становление Киевской Руси, принятие ею в 988 г. христианства способствовали формированию первых документных сводов, которые легли в основу создания первых архивов Киевской Руси. К основным видам документов относились: • дипломатические акты; • административные акты; • договоры между князьями; • жалованные грамоты; • уведомительные грамоты; • бытовая документация. Особо значимыми среди указанных документов были: • юридические: • поземельные. До наших дней дошло не более полутора сотен документов, сохранившихся со времен Киевской Руси, важнейший — Повесть временных лет, содержащая в своем составе ряд утраченных впоследствии дипломатических и юридических документов. 2. Первые архивы Киевской Руси В Киевской Руси зарождается единая система документохранения в архивах. Первыми архивами Киевской Руси были: • Казна Княжьего двора — центральный общегосударственный архив; • местные архивы (хранили посадники); • архивы храмов и монастырей (хранились особо важные доку­менты). Наиболее известными центрами хранения документов, кроме Казны Княжьего двора, являлись: • Софийский собор и Десятинная церковь в Киеве; • Софийский собор в Новгороде; • соборы и монастыри в городах Киевской Руси. Архивные документы использовались в юридической, хозяйст­венной, идеологической жизни, во внешних сношениях Киев­ской Руси с соседними странами, прежде всего с Византией. Документы являлись основой летописей, благодаря чему многие из них дошли до нас в списках. По мере развития феодальной раздробленности русских земель происходило обособление и их архивов. При сохранении прежнего набора особо значимых документов, мест их хранения, их ис­пользования появляется определенная специфика архивного дела периода раздробленности. Владимиро-Суздальская Русь, как наследница Киевской Руси, хранила не только общегосударственные, киевские, но и свои до­кументы. Такой объединенный архив лег затем в основу Госу­дарева архива Московской Руси. В XIV в. появилась дьяческая делопроизводственная система. Дьяки были должностными лицами, ведущими письменное делопроизводство и руководившими подведомственными им канцеляриями. Они же хранили вышедшие из делопроизводства документы, на основе которых писались новые. Преемствен­ность документации требовала упорядочения архивов, состав­ления формулярнпков — образцов делопроизводственных до­кументов. Новгород и Псков, как феодальные республики, имели свою архив­ную специфику. Основой их архивов бьша торгово-промыииенная хо­зяйственная документация. Высокий уровень городской культу­ры определялся уровнем грамотности населения. Археологиче­ские раскопки выявили массив берестяных грамот. Архивы хранились в Софийском соборе Новгородского Крем­ля и вечевой башне Великого Новгорода на Торговой стороне. Псковское вече собиралось у Троицкого собора, в котором для хранения архива был установлен специальный ларь. Ларь Свя­той Троицы, как он назывался, имел юридическую силу. Попа­давшие в него документы становились основой всей юридиче­ской жизни Пскова. Изъятые из ларя, они утрачивали юриди­ческое значение. Заведывавший ларем ларник имел право скреплять печатью частноправовые акты, становившиеся при этом юридическими документами. Именно с этим ларем свя­заны первые архивные подлоги, совершенные в хозяйственных интересах. Наряду с общегородскими в Новгороде и Пскове существовали частные архивы. В частном собрании псковских посадников Дойниковичей находился список "Слова о полку Игореве". Развитие архивного дела проявлялось в совершенствовании на­учно-справочного аппарата и использования документов. Первой архивной описью считается помещенный в Ипатьевской летописи под 1288 г. перечень принадлежавших владимиро-во-лынскому князю Владимиру Васильковичу рукописей. Документы использовались в поземельных опорах, закрепле­нии крестьян за владельцами, дипломатических отношениях. При этом они приобретали особое значение, нередко фальси­фицировались, особенно касавшиеся земельных владений. Феодальная раздробленность привела к составлению на местах своих летописных сводов, продолжавших общерусскую Повесть временных лет. В 1236—1242 в результате нашествия татаро-монголов произошло массовое уничтожение документов домонгольского периода. Вопрос 3. Архивное дело в Московской Руси 1.Становление архивного дела в Московской Руси Возвышение в XIV в. Москвы, формирование Московской Руси, включение в нее отдельных земель способствовали превращению Москвы в центр архивного дела, вели к концентрации в Москве удельных архивов, формированию единого архива Московской Руси. На основе удельных документов вырабатывались договоры Москвы с уделами. Учитывая значение архивных документов, их частое уничтожение в связи с пожарами и военными действиями, шло создание их копий. Так появились копийные книги — страховой фонд архивов Московской Руси (на случай стихийных бедствий). Центральным архивом Московской Руси стала Государева каз­на, располагавшаяся на Казенном дворе между Архангельским и Благовещенским соборами Московского Кремля. В ней хра­нились московские и удельные архивы. На их основе входившие в Боярскую Думу хранители-казначеи разрабатывали внутрен­ние и внешнеполитические документы. Государева казна соче­тала функции казны, архива, канцелярии. С конца 90-х годов XV в. (сразу после свержения монголо-татарского ига) начина­ется отделение документов от казны и формирование Государе­ва архива, а в XVI в. — формирование первоначальной сети архи­вов Московской Руси. 2.Государственный архив России Во главе архивов находился Государев (царский) архив — главный государственный архив России. Реконструкция С.О. Шмидта, произведенная на основе опубликованной в 1836 г. в I томе "Актов Археографической комиссии" его описи, позволяет нам представить его. В основе архива были документы Московского великокняжеского архива XIV—XV в.в. Во главе его находился непосредственно Государь, Царь и Великий князь Иван IV Грозный. В нем служили думные дьяки. Архив пополнялся за счет личной канцелярии царя, делопроизводства Боярской Думы и приказов, прежде всего Посольского приказа. Московские и удельные, ставшие историческими, документы сочетались с выделенными в архив документами текущего делопроизводства, поэтому Государев архив был одновременно и историческим, и ведомственным. Он функционировал как самостоятельное учреждение при Государе вне Казенного двора и приказов. Все документы Государева архива были перенумерованы и описа­ны либо подокументно, либо по обобщающим признакам. Ко­личество и состояние их в описи указывались выборочно. Дела располагались по тематике и виду, как, например, грамоты, книги. В зависимости от их значимости они помещались в спе­циальные мешочки, а затем уже в ящики, лари, коробки. Всего значилось 233 ящика, ларя, коробок с документами, различав­шихся по размерам, материалу, цвету. Нумерация была сквозной. Архив использовался в практических целях. Документы выда­вались в приказы во временное пользование для текущего де­лопроизводства. Широко они использовались во взаимоотно­шениях с Ливонией и другими государствами, в летописании, внутриполитических делах, таких, как дело Владимира Ста-рицкого. Государев, царский, архив являлся первым архивом, комплектование, хранение, описание, использование дел кото­рого имели общегосударственное значение. В конце XVI в., после Ивана Грозного, большинство дел Госу­дарева архива было передано в Посольский приказ. В дальней­шем произошло дальнейшее его распыление. Сохранившиеся более половины его дел сначала в составе архива Посольского приказа вошли в состав Московского архива Министерства ино­странных дел, много позже в составе МАМИД в Российский государственный архив древних актов, где находятся и сегодня. 3.Формирование сети приказных архивов Создание в XVI в. системы приказов — учреждений, ведавших отраслями государственного управления или отдельными ре­гионами России, — привело к формированию сети центральных, приказных, архивов. В приказном делопроизводстве и соответ­ственно архивохранении выделяются следующие разновидности документов: • столп, список — подлинный документ, текст которого полно­стью умещается на одном листе и не требует продолжения на других листах; • столбец — склейка из ряда столпов, продолжающих по содержа­нию друг друга, возможная ширина 15—17 см, длина до конца документа (Соборное Уложение 1649 года) — 309 м, на лицевой стороне — текст документа, на оборотной — рукоприкладство всех помянутых в документе лиц, относящиеся к документу пометы и надписи, скрепы составов столбца; • тетрадь — несколько столпов, сшитых в единый корешок: • книга — несколько тетрадей, сшитых в единый корешок; • грамота — особо важный правительственный или частный доку­мент, преимущественно на одном листе. Первоначально архивные дела хранились в приказах вместе с текущим делопроизводством, затем перешли к отдельному хра­нению архивов. После пожара 1626 г. приказные архивы распо­лагались в специально оборудованных помещениях в здании приказов в Кремле. Документы поступали из приказов в еди­ное хранилище и размещались в сундуках, ящиках, коробках, шкафах по отдельным приказам. Отдельно хранили документы руководящего и справочного характера общеприказного значения. На особо ценные заводились копийные книги. Оригина­лы документов хранились в архиве. Копии использовались в те­кущей работе. На архивные дела составлялись описи. В них ука­зывались место хранения документа, его род, содержание, в ряде случаев помещались его аннотация, дата, физическое состояние. Научно-справочный аппарат был представлен азбуками, азбуками по алфавиту, главами — внутренними описями дел. Наиболее ценные документы хранились в архивах Поместного, Разрядного и Посольского приказов. Они отражали имуществен­но-хозяйственные, служебные дела российского феодального общества, а также внешние сношения России. В архиве По­сольского приказа откладывались также дела, связанные с жизнедеятельностью Государева двора, государевы родословцы и титулярники. Развитие местных архивов связано с развитием местного управ­ления. На местах архивы вели земские дьяки. В уездных губных избах откладывались судебные дела. В земских избах сохранялись дела, связанные с местным управлением. Документы находились в ларях. На них заводи­лись описи. Наиболее ценными были разметные книги, отра­жавшие хозяйственное развитие мест, и уставные грамоты на­местников и волостелей. В XVI—XVII в. особо выделяются архивы церквей и монасты­рей. В них хранились преимущественно хозяйственные доку­менты, определявшие, прежде всего, земельные владения церкви. Другой разновидностью были документы религиозного содержания. Светские феодалы использовали церковно-монастырские храни­лища дня хранения своих особо ценных, служилых и хозяйствен­ных документов. Документы описывались, систематизировались по рукописям, разновидностям, содержанию, времени происхожде­ния. На них составлялись копийные книги. Древнейшими опи­сью архива и копийными книгами являются опись и копийные книги Кирилле-Белозерского монастыря XV века. Большой массив документов XVI—XVII в.в. дошел в составе архива Троице-Сергиевой лавры. Развитие архивов способствовало развитию архивной техники. Хранение осуществлялось в рамках делопроизводства дьяками и подьячими: • в специально защищенных помещениях; • под контролем органов власти в центре и на местах; • по принципу происхождения в соответствии со структурой фондообразователей; • в пронумерованном виде — в ящиках, сундуках, коробках, на ко­торых находились ярлыки с указанием находившихся в них документов. При этом: • на особо ценные дела заводились копии, которые использовались в делопроизводстве, подлинники лежали в архиве; • запрещалось выносить подлинники дел из их хранилищ. Описи — информация, в которой указывались все данные доку­ментов, в ряде случаев помещалась их развернутые аннотации, превращавшие описи в исторические источники. Справочный аппарат был представлен в виде азбук, алфавит­ных азбук, глав, позволяющий выявлять нужные документы по их именным, географическим и другим признакам. Данный справочный аппарат использовался: • в деятельности органов власти внутри и вне страны; • в быту при защите имущественно-хозяйственных интересов; • в летописании и составлении исторических сочинений. Пожар Москвы 1626 г. явился рубежом в развитии архивного дела в России. В ходе пожара было утрачено множество доку­ментов, собранных до 1626 г. Соборное Уложение 1649 г. делит документы на допожарные и послепожарные (имеется в виду по­жар 1626 г.). Вопрос 4. Архивное дело в XVIII в. 1. Влияние реформ Петра I на архивное дело Реформы Петра I, проводившиеся в первой четверти XVIII в., которые привели к реорганизации органов власти и местного управления, модернизации жизни общества, затронули и ар­хивное дело. Задачи создания новых ведомственных архивов и систематизации архивов ликвидированных учреждений предо­пределили направление развития архивного дела в петровский и постпетровский периоды. В 1704 г. был образован Кабинет Петра I — канцелярия и архив при ней, куда вошли личные документы Петра I и его сподвиж­ников. Кабинет Петра Г. • в 1727 г. превратился в архив-коллекцию; • в 1741 г. вошел в состав Кабинета Елизаветы Петровны; • в 1768 г. историк М.М. Щербатов разобрал его для Екатерины II; • впоследствии вошел в состав МАМИД; • сейчас находится в РГАДА. В 1712 г. после образования Сената были сформированы Се­натские архивы: в Москве - исторический, в Петербурге — те­кущий. По мере развития в них концентрировались важнейшие политические документы. В Петербургский Сенатский архив вошли фонды таких центральных учреждений, как Кабинет министров, Конференция при Высочайшем Дворе и др. В Мо­сковский Сенатский архив вошли фонды ликвидированных учреждений XVI—XVIII в.в. Впоследствии сенатские архивы были включены в Петербургский Исторический архив и МАМИД. Сейчас они находятся в Российском государствен­ном историческом архиве в Петербурге и в РГАДА. В 1718 г. началось формирование коллегий вместо приказов. При коллегиях были созданы собственные архивы, важнейшими из которых были: • финансовый — при Ревизион-коллегии; • судебный — при Юстиц-коллегии; • хозяйственный — при Вотчинной коллегии и Эконом-коллегии. В 1720 г. был создан архив Коллегии иностранных дел, который включил документы Посольского приказа и текущего делопро­изводства. В 1724 г. на его основе сформировался Московский архив Коллегии иностранных дел — Генеральный архив старых государственных дел - первый исторический архив России. Его документы отделились от делопроизводства, приобрели обще­государственное историческое значение. В их основе лежали документы Посольского приказа XVI—XVII веков и Коллегии иностранных дел, отражающие внешнюю и внутреннюю поли­тику России, историю царской семьи. Документы, в зависимости от тематики, распределялись по ар­хивам коллегий: • финансовые документы направлялись в архив Ревизион-коллегии; • судебные - в архив Юстиц-коллегии; • хозяйственные — в архивы Вотчинной Коллегия и Эконом-коллегии. Ко второй половине XVIII в. относятся описания дел архива А.Ф. Малиновского и Н.Н. Бантыш-Каменского. В них докумен­ты были классифицированы по номинальному признаку (книги, дела, грамоты, трактаты), а внутри номиналов — по хронологии. К началу XIX века в архиве было составлено 180 описей и к ним реестр реестров — сводное описание всех описей. В 1874 г. архив переехал в здание на Воздвиженке (ныне на его месте главный корпус Российской государственной библиотеки). Он стал ведущим научно-историческим архивом России. Хранившие­ся в нем документы делились на старый, до 1700 г., и новый, после 1700 г., архив. Документы внутренние и внешние храни­лись раздельно: внутренние — по хронологии, внешние — по государствам. К ним составлялись описи, реестры, алфавиты, обзоры. МАКЦЦ явился одним из архивов, на основе которых был создан РГАДА. Ко второй половине XVIII в. относится образование специализированных исторических архивов. В 1763 г. создан Разрядно-Сенатский архив, объединивший до­кументы ликвидированной Московской конторы Сената и Разрядного приказа. Он располагался в Присутственных местах в Кремле, а комплектовался за счет документов ликвидирован­ных учреждений XVI—XV11I веков, таких, как, Московская и Петербургская печатные конторы, Раскольничья контора, Герольдмейстерская контора, Сибирский приказ. В его основе лежит родословия дворянских родов России. Документы раз­бирались, систематизировались, на них составлялись описи. В 1768 г. был создан Межевой архив, объединивший докумен­ты по межеванию России. Состоял он при Московской меже­вой канцелярии. Его основа - документы Межевой экспеди­ции и Межевого департамента. Располагался архив в Присут­ственных местах в Кремле. Архив делился на чертежное и кан­целярское отделения. В чертежном находились планы с меже­выми книгами, уездные планы, атласы, экономические приме­чания, алфавиты или реестры всех планов, в канцелярском — текущая документация. Документы систематизировались по территориальному признаку: по губерниям и уездам России. Хранились в шкафах с указанием мест происхождения. Основ­ным научно-справочным аппаратом были географические и именные алфавиты. В 1780—1782 гг. были созданы Петербургский и Московский государственные архивы старых дел, в которых хранились доку­менты ликвидированных коллегий, их контор и канцелярий. Данные архивы подчинялись Сенату. Архив хранил до 7 млн. дел 89 ликвидированных учреждений. К концу XVIII в. начал­ся разбор документов, их систематизация и описание. Описи составлялись на востребуемые чаще всего документы. В 1787 г. ар­хив разместился в шкафах в специально оборудованном поме­щении в Кремлевском дворце. Учитывая объем хранившихся документов, часть их была законсервирована. В 1786 г. на основе документов Поместного и Вотчинного приказов был образован Поместив-Вотчинный архив, объеди­нивший поземельные владельческие документы, отражавшие помещичье землевладение и землепользование XVI—XVIII в.в. Размещался он в здании Присутственных мест в Кремле. Основ­ным видом научно-справочного аппарата архива были именные и географические алфавиты. В XVIII в. изменилась и система местных архивов. Архивы хранились при губернских и провинциальных канцеляриях, земских уездных комиссариатах, городских ратушах (органах, образованных в соответствии с новым административно-террито­риальным делением). Архивы использовались как место хране­ния не только исторических, но и текущих хозяйственных до­кументов. В XVIII в. изменяется организация архивного дела. Архивы отделяются от делопроизводства, становятся самостоятельны­ми. Изменяется сам подход к документам и архивному делу. В 1720 г. был принят Генеральный регламент, установивший правила делопроизводства: • архивное дело было окончательно отделено от делопроизводства; • архив стал структурной частью учреждения и был определен как особое учреждение для приемки и хранения законченных де­лопроизводством дел; • архив принимал дела через три года после завершения их делопроизводством; • впервые введены термины "архив" и "архивариус". Также были изданы указы о переходе от столбцового делопро­изводства к тетрадям и книгам (1700 г.), о создании копийного фонда документов до XVIII в. (1710 г.). 2. Порядок учета и хранения архивов в петровскую и постпетровскую эру В 1720 г. принимаются инструкции по ведению архивов Колле­гии иностранных дел и Вотчинной коллегии, предусматри­вающие хранение документов в шкафах, периодическую раз­борку, систематизацию и нумерацию дел, составление на них описей, реестров, записных книг, азбук. Столбцовый порядок хранения документов был окончательно заменен на книжный. Также были изданы указ о режиме хранения документов (1726 г.), предусматривающий хранение документов в сухом месте, в ох­раняемом помещении, и указ 1736 г. о хранении документов в каменных палатках с железными дверями и решетками на окнах, в противопожарных условиях. В 1737 г. произошел пожар Москвы, равный но значимости по­жару 1626 года. Это стало второй разделительной датой в раз­витии архивного дела. Были изданы указы: • о запрете выноса архивных дел из архивов (1763 г.); • о хранении дел в шкафах под присмотром архивариуса; • о передаче дел из учреждений в архивы в упорядоченном со­стоянии по описям и реестрам - по происхождению, тематике, хронологии (1781 г.). Хранение осуществлялось: • в сухом, охраняемом, противопожарном месте под присмотром архивариуса; • в шкафах: • документы были расположены по происхождению, тематике, хронологии; • с указанием номера дела, года, названия, места хранения. В процессе хранения дел велись записные книги, алфавиты, реестры дел. В XVIII в. широко распространяется научное использование документов, в частности: • 1718 г. — была издана первая в России публикация исторического документа — грамоты австрийского императора Максимилиана I Государю Василию 111 от 04.08.1514 с его титулованием "импе­ратор" — обоснование императорского титула Петра I; • 1723 г. — издана первая в России публикация архивной описи — два "Каталога рукописных книг греческих, в Синодальной биб­лиотеке в Москве обретающихся". • были приняты указы 1720—1722 гг. о собирании церковных жалованных грамот, раскольничьих рукописей, древних лето­писцев и хронографов — начало собирания исторических ар­хивных документов; • 1773 г. — начало выходить в свет первое печатное издание, публиковавшее исторические документы, — Древняя Российская Бивлиофика под редакцией Н.И. Новикова; • началось создание исторических трудов на основе архивных документов (В.Н. Татищев "История Российская"). Вопрос 5. Архивное дело в первой половине XIX в. 1.Министерская система начала XIX в. и архивное дело Административные реформы начала XIX в. привели к созданию министерской системы в России. Важнейшими изменениями, коснувшимися архивного дела, были: • учреждение министерств (1802 г.); создание при них текущих архи­вов; децентрализация архивного дела; • учреждение Государственного Совета и архива при нем (1810 г.); • введение "Общего учреждения министерств" (1811 г.); регламента­ция делопроизводства и архивного дела; создаются архивы при департаментах под руководством главы департамента и дроб­ные ведомственные архивы без единого руководства. Центральными были архивы Комитета министров, Государст­венного Совета, Собственной Его Императорского Величества Канцелярии, министерств. В 1828 г. был создан Общий контрольный архив Государствен­ного контролера России, в который вошли документы, отра­жающие движение казенных сумм и капиталов, правительст­венного контроля финансов России. В связи с развитием военного дела, постоянными войнами, необходимостью изучения военного прошлого России, разви­вается сеть военных архивов: • архив Главного штаба Военного министерства в Петербурге с отделением в Москве (1819 г.), объединивший документы по истории военного дела (впоследствии Военно-исторический архив); • единый центральный архив Морского министерства (1827 г.), хранивший документы по морскому делу, на основании кото­рых было издано "Собрание законов и постановлений, до мор­ской части относящихся". На местах продолжали развиваться прежние архивы, передан­ные из старых в новые местные учреждения. Их особенностью стало нарастание бумажного вала в связи с дальнейшей бюро­кратизацией российского государственного аппарата. Выходом из него стали перевод архивов из одних помещений в другие, далеко не всегда приспособленные для их хранения, уничто­жение документов без их предварительной экспертизы. Поэто­му начинается перевод особо ценных документов из местных ар­хивов в центральные. 2. Учет архивов, эволюция архивного дела в начале и середине XIX в. Третьей разделительной датой в развитии архивного дела (после 1626 г. и 1737 г.) стал 1812 г., когда Москва была сожжена и захвачена Наполеоном, что привело к гибели значительной части имевшихся на тот момент архивов. Вторая четверть XIX века характеризовалась развитием историче­ских архивов. МАКИД пополнялся за счет включения в него архивов петербургских ликвидированных учреждений, а также коллекций видных историков, таких, как Н.Н. Бантыш-Каменский и А.Ф. Малиновский. Велась работа по упорядоче­нию, описанию, использованию документов. В связи с ликви­дацией его деления на секретную и несекретную части расши­рился допуск в него исследователей. Во вторую четверть XIX в. архивное дело приобрело историческую направленность. В 1834 г. создан Петербургский государственный архив при Министерстве иностранных дел. В его основе находились семейные фонды Императорского Дома, Сенатский архив, Государствен­ный архив старых дел, Главный архив Министерства иностран­ных дел. Большая часть документов была засекречена, так как они отражали не столько историю внешней политики России, сколько историю Дома Романовых, историю общественной мысли и революционного движения в России. Здесь находились следственные дела декабристов, документы Отечественной войны 1812 года. Допуск в архив разрешался только лично Николаем I. Тайный архив просуществовал до 1917 года. В 1835 г. создан Комитет для описания московских архивов — Разрядного, Вотчинного, Архива старых дел. Цель — упорядо­чение данных архивов после Отечественной войны 1812 года. Комитет провел систематизацию и описание сохранившихся дел. Работа завершилась к 1842 году. В 1841—1850 гг. изданы описания Разрядного, Вотчинного, Ар­хива старых дел как подготовка к их объединению. В 1852 г. объединены все три архива в единый Московский архив Министерства юстиции. В основе объединения была однород­ность документов, отражающих землевладение и родословные российского дворянства. На этой основе было введено унифи­цированное хранение и описание архивных дел. Впоследствии в него вошло до 25 млн. дел ликвидированных учреждений России XIV—XIX в.в. На основе МАМЮ, как одного из ведущих архивов России, впоследствии сформировался РГАДА. В 1851 г. на основе рукописного собрания Оружейной палаты Кремля был сформирован новый архив — Государственное древлехранилище хартий и рукописей, хранившее документы до XVIII в. Впоследствии оно вошло в состав МАМИД, а через него в РГАДА. Находящиеся в этом собрании документы были опубликованы в разных изданиях XIX—XX в.в. К середине XIX в., в основном, сформировалась сеть центральных архивов, ведущими среди которых были МАМИД и МАМЮ. Ведомственные архивы были децентрализованы. На местах сохраня­лись только особо ценные документы. Передовые архивисты XIX в. (Н. Калачов, Д. Самоквасов, и др.) пытались перенести опыт МАМИД и МАМЮ на работу остальных архивов, однако это не всегда удавалось, поскольку на большое количество ар­хивов, расположенных по всей России, приходилось мало ква­лифицированных специалистов. Это приводило к низкому ка­честву работы провинциальных архивов, гибели ценных доку­ментов. В первой половине XIX в. начинаются теоретические разработки архивоведения. В 1820 г. был издан проект ГА. Розенкампфа "План о приведе­нии в лучшее устройство архивов вообще" — проект создания единой системы Госархива путем объединения в него всех ар­хивов Москвы и Петербурга, создания единой описи на все их дела, подчинения Госархива Государственному Совету через созданное Главное Архивное Управление. Проект предусмат­ривал унификацию и развитие архивного дела. В связи с тем, что отсутствие критериев отбора дел вело, за­частую, к бесконтрольному уничтожению документов, в хране­нии дел произошли изменения, такие как: • введение министерских инструкций по отбору документов на хранение и уничтожение — выделение трех категорий дел: всег­дашние, временные от 5 до 20 лет, краткосрочные от 1 до 3 лет; • описи на министерские архивы стали утверждаться с санкции Комитета министров, акты на уничтожение рассматриваются министрами с ведения Комитета министров; • хранение осуществлялось в соответствии с происхождением в архивах учреждений и по принадлежности в исторических ар­хивах. В 1845 г. были учреждены губернские правления. Одновремен­но был регламентирован порядок хранения документов в их архивах. Документы систематизировались по отделам, стопам, годам и фиксировались в делопроизводственных реестрах. Хранение документов в МАМИД осуществлялось по следую­щим историческим периодам: • древний архив 1265—1700 гг.; • архив старых дел 1700—1762 гг.; • архив новых дел 1762—1801 гг.; • внутри указанных периодов документы классифицировались на внутренние и внешние (внутренние документы классифицировались по видам документов и хронологии, внешние — по государствам и хронологии). Хранение в Государственном архиве Российской империи осуществлялось по: • отделениям династических материалов; • отделениям материалов революционного движения и общест­венной мысли; • внутри отделений — по коллекциям. Возникла проблема составления описей: • П.М. Строев предлагал ввести краткое описание документов - в описи делать предисловие, аннотацию и именной, географи­ческий и предметный указатели; • А.Х. Востоков, принимая за основу проект П.М. Строева, счи­тал необходимым ввести в опись подробное описание доку­ментов: анализ их текста, раскрытие содержания, в особых слу­чаях — цитирование, что превращало опись в справочник. Фак­тически описи сообщали первичные сведения о документах с краткими их аннотациями. Улучшились условия использования архивных материалов, созда­ны первые читальные залы, был открыт допуск к использованию через разрешение руководителей ведомств, но с правом исполь­зования только несекретных документов. Началось развитие археографии — в 1804 г. создано Московское общество истории и древностей российских при МУ, в котором про­ходила разработка проблем архивоведения. В 1823 г. П.М. Строев предложил проект регулярного проведения археографических экспе­диций по России — обследование местностей с целью выявления документов, их изучения и публикации. В 1828 г. проект П.М. Строева был принят и субсидирован Академией наук. В 1829—1835 гг. состоялась первая экспедиция П.М. Строева, во время которой было выявлено более 3000 до­кументов 1339— 1700 годов. В 1834 г. была организована Археографическая комиссия при Министерстве народного просвещения, началась публикация се­рии выпусков "Акты Археографической комиссии". В 1852—1854 состоялась экспедиция Н.В. Калачова — на ее осно­ве было положено начало публикаций таких изданий как: "Архив историко-юридических сведений, относящихся до России", "Архив исторических и практических сведений, относящихся до России", "Акты, относящиеся до юридического быта древ­ней России". Вопрос 6. Архивное дело во второй половине XIX в. 1.Влияние реформ Александра II на архивное дело Эпоха реформ 1860-1870-х гг. затронула все сферы развития русского общества. К этому времени в архивном деле России: • устоялась министерская система архивов; • ведущими среди министерских архивов стали МАМИД и МАМЮ; • архивы были отделены от делопроизводства; • были созданы исторические архивы. Главной проблемой стало преодоление бумажного вала. Необхо­димо было продолжать хранить документы прежних лет и, од­новременно, принимать на хранение новые документы. Выхо­дом из ситуации, особенно в провинции, стало уничтожение, зачастую без экспертизы ценности, старых архивов и заполнение их помещений новыми архивами. Тем не менее, архивная систе­ма развивалась. Создавались новые, реорганизовывались старые архивы. Министерские архивы начинали централизовываться, переводились из отдельных департаментов в департа­менты общих дел или канцелярии. Тем самым создавались единые министерские архивы. МАМЮ, переехавший в 1886 г. в собственное здание на Деви­чьем поле, стал научно-методическим центром всех архивов Рос­сии. Здесь работали такие выдающиеся архивисты, как Н.В. Ка­лачов, Д.Я. Самоквасов, Д.В. Цветаев. В архив были включены все московские исторические архивы. В 1887 году сюда попала Литовская метрика — архив Литовских князей XIV—XVIII ве­ков. В МАМЮ проводилось описание документов по фондам. Фондовое хранение заменяло прежние формы хранения. В 1869— 1921 гг. вышел 21 том "Описания документов и бумаг МАМЮ", ставшего образцом архивного описания того времени. Образцо­вым путеводителем по архиву стала вышедшая в 1890 г. "Памят­ная книжка МАМЮ". В МАМЮ существовал свободный допуск к несекретным документам. Здесь работали такие исследователи, как СМ. Соловьев, В.О. Ключевский, Г.П. Данилевский. Доку­менты МАМЮ использовались при написании научных трудов и художестве иных произведений. В МАМИД также осуществлялись разборка дел и их описание. В 1880—1900 гг. выходили "Сборники МАМИД", в которых публиковались материалы архива. Образованный в 1867 г. Во­енно-ученый архив, расположившись в Лефортовском дворце в Басманной слободе, в 1871 г. начал выпуск "Материалов Воен­но-ученого архива Главного штаба" (вышло 14 томов). Мате­риалы исторических архивов использовались в трудах ученых. Чаще всего архивные материалы публиковались в журналах "Русский архив", "Русская старина", "Исторический вестник", бывшими в то время ведущими отечественными исторически­ми изданиями. Произошли следующие нововведения в порядке хранения доку­ментов: • перегруппировка дел по принципу принадлежности; • хранение по тематике и коллекциям с внутренним хронологиче­ским делением; • начало фондового хранения по происхождению; • проведение экспертизы ценности документов с их делением на постоянные, временные и подлежащие уничтожению; • составление описей, алфавитов, обозрений, путеводителей, топографических указателей; • расширение справочного аппарата, введение в обозрения дан­ных по истории фондообразователя, развернутых аннотаций документов с включением их текстов; • превращение научно-справочного аппарата в самостоятельный исторический источник. Материалы архивов использовались чаще всего при проведении исторических исследований. 2.Система архивного дела и его совершенствование во второй половине XIX в. Развитие архивного дела, общий подъем российской историче­ской науки, рост национального самосознания требовали со­вершенствования архивной системы в России. На это были на­правлены проекты и практическая деятельность Н.В. Калачова (1819-1885) и ДЯ. Самоквасова (1843-1911). Н.В. Калачов с 1865 г. по 1885 г. являлся директором МАМЮ. В 1869 г. он организовал Первый археологический съезд и сделал доклад о необходимости архивной реформы. Главная идея ре­формы — создание в губерниях центральных исторических ар­хивов, прекращение уничтожения документов, совершенство­вание описаний дел, расширение допуска к ним пользовате­лей. Для обсуждения доклада была создана специальная ко­миссия. В 1872 г. по решению Второго археологического съезда: • все архивы при учреждениях были разделены на текущие, спра­вочные и исторические; • по уровню — на центральные, министерские и губернские; • во главе всей системы архивов находилась Главная архивная комиссия Министерства народного просвещения (далее — ГАК МНП); • была введена четкая система экспертизы ценности документов. Экспертиза документов проходила в несколько этапов. Разборочные комиссии архивов разделяли документы на справочные и исторические. Исторические документы отправлялись в спе­циально создаваемые исторические архивы. В исторических губернских архивах разборочные комиссии проводили вторую экспертизу и направляли исторические дела либо в министер­ские архивы либо в губернские, часть дел, в случае их малозначительности, отправлялись на уничтожение. Судьбу спор­ных документов (о их дальнейшем хранении или уничтожении) окончательно решала разборочная комиссия при ГАК МНП после рассмотрения представленных ей описей и актов на уничтожение. В 1873 г. состоялась поездка Н.В. Калачова в страны Европы для изучения европейского опыта архивного дела, возник проект создания Археологического института для подготовки истори­ков-архивистов. В 1873—1885 г.г. Временная комиссия по устрой­ству архивов при МНП под руководством Н.В. Калачова разра­ботала проект Положения о ГАК МНП. Главные задачи ГАК — наблюдение за сохранением документов, составление правил и заключений по архивному делу, определение порядка разбора и уничтожения архивных дел, распространение сведений об архивах и хранящихся в них документах. В полномочия ГАК входили: • обследование архивов, запрет уничтожения документов без ее ведома, контроль за деятельностью архивов; • анкетирование российских архивов по разработанной ею анкете; • разработка проекта создания губернских исторических обществ для работы с архивами (по итогам анкетирования); • урегулирование процедуры уничтожения документов. В 1874 г. на Третьем Археологическом съезде Н.В. Калачов вы­ступил с предложением создать губернские ученые архивные ко­миссии на правах местных исторических обществ для упорядо­чения на местах архивного дела. В 1878 г. был открыт СПб. Археологический институт, первым директором которого стал Н.В. Калачов. В 1884 г. было издано Положение о Губернских ученых архив­ных комиссиях, на основании которого губернские ученые ар­хивные комиссии стали формироваться по всей России — сна­чала в Орле, Рязани, Тамбове, Твери, затем — в других губерниях. К 1918 г. была создана 41 комиссия. Другим крупным подвижником архивного дела в России был Д.Я. Самоквасов, являвшийся директором МАМЮ с 1892 г. по 1911 г. В 1898 г. по поручению Московского археологического обще­ства проводил анкетирование местных архивов. В ходе данного анкетирования было изучено их состояние. Было выявлено, что значительная часть документов уничтожается без эксперти­зы, отсутствует четкая система классификации документов, многие дела сформированы не полно. Также Д.Я. Самоквасов в 1898 г. совершил командировку в стра­ны Европы для ознакомления с развитием в них архивного дела. Данные шаги способствовали определению основных направ­лений реформирования архивного дела. В результате деятельности Д.Я. Самоквасова в архивном деле России произошли следующие изменения: • прекращено уничтожение документов без экспертизы; • реорганизованы Археологический институт и архивные комиссии; • создана государственная архивная система; • была осуществлена полная централизация архивов центральных и местных правительственных учреждений; • делопроизводственная документация (до 1800 года) упразднен­ных и действующих центральных правительственных учрежде­ний, за исключением министерств с благоустроенными архи­вами, была сконцентрирована в МАМЮ; • в центральных органах учебных округов были учреждены центральные архивы древних, до 1800 года, актов всех местных уч­реждений — областные центральные архивы, в которые влива­ются губернские архивные комиссии; • делопроизводство центральных учреждений после 1800 года было выделено в центральный архив-регистратуру, а в каждой губернии — губернский архив-регистратуру для местных учре­ждений; • губернские учетные архивные комиссии сохранили самостоя­тельное значение местных историко-краеведческих обществ. Вопрос 7. Архивное дело на рубеже XIX-XX в.в. 1.Состояние архивного дела на рубеже XIX—XX в.в. Главными особенностями состояния архивного дела на рубеже XIX-ХХ в.в. были: • устоявшаяся система исторических и текущих архивов — всего до 120 тыс. архивов; • раздробленность, децентрализация архивов; • неполнота комплектования дел в канцеляриях, текущих архи­вах, исторических архивах. Особенности хранения документов: • отсутствие единой системы классификации документов; • хранение преимущественно по тематике с единым содержани­ем и внутренней хронологией; • ведение фондового хранения со сложившейся фондообразующей структурой. Описи имели следующие особенности: • распространилось включение в описи содержания документов, хронологии, объема, физического состояния дел; • началось составление обзоров, путеводителей, указателей, кар­тотек. В конце XIX — начале XX в.в. появились новые виды доку­ментов — кинофонофотодокументы, машинописная документа­ция, научно-техническая документация. Началась разработка вопросов, связанных с их архивным хранением. 2. Архивные комиссии. Первая мировая война Дальнейшее развитие архивного дела способствовало развитию архивоведения, расширению подготовки архивистов: • в 1907 г. Состоялось открытие Московского археологического института в здании на Миусской площади (директор А.И. Ус­пенский); • в 1916—1917 гг. был издан Сборник материалов, относящихся к доархивной части в России; • продолжалась деятельность ученых архивных комиссий. В 1908 г. Совещание представителей архивных комиссий при СПб. Археологическом институте выработало проект Положения об архивных комиссиях, предусматривавший: • преобразование архивных комиссий в архивно-археологические на правах местных краеведческих обществ; • в связи с этим — расширение их деятельности; • координацию их деятельности Особым совещанием при МВД. В 1912 г. Архивные комиссии были переподчинены Особой комиссии Русского исторического общества; им поручалось обследовать местные архивы, выявить наиболее ценные доку­менты, перевезти их в свои архивохранилища, систематизиро­вать, описать, издать. Съезд представителей архивных комис­сий (1914 г.) принял Положение об архивных комиссиях. 01.08.1914 Россия вступила в Первую мировую войну (пере­росшую в революционный процесс 1917 года). В связи с этим в архивном деле возникли новые проблемы: • проблема сохранности архивов, которые или уничтожались или эвакуировались в связи с военными действиями; • проблема собирания военных документов в центральные архивы (для этого были созданы Центральное хранилище военно-истори­ческих дел действующей армии в Лефортовском архиве (1914 г.), открыто Московское отделение Военно-ученого архива (1916 г.)). После буржуазно-демократической революции, осуществлен­ной в феврале—марте 1917 г., происходило массовое уничтоже­ние документов царского режима. Началось формирование ар­хивов новой власти — Временного правительства и советов. Вопрос 8. Становление советской архивной системы 1.Первые декреты советской власти в области архивов В связи с преобразованиями, начавшимися после прихода к власти большевиков в октябре (ноябре) 1917 г., возникла про­блема сохранения дореволюционных архивов, которые стихийно уничтожались в массовом порядке, особенно на местах. Ар­хивное дело включало в себя охрану уже существовавших ар­хивов, собирание документов ликвидировавшихся учреждений, организаций, предприятий, собирание частных и церковных архивных коллекций, формирование архивов новой власти. Можно выделить следующие основные мероприятия в области архивного дела, проведенные в первые месяцы после прихода к власти боль­шевиков: • Декрет СНК РСФСР от 01.04.1918 о реорганизации и централи­зации архивного дела в РСФСР (основные принципами которо­го были национализация, централизация, демократизация); • создание Центрального комитета по управлению архивами (02.04.1918), на который были возложены задачи по управле­нию архивным делом в РСФСР; • создание Единого Государственного Архивного Фонда, в который вошли все ведомственные и государственные архивы, находя­щиеся в РСФСР, национализированные исторические архивы, архивы учреждений царского и временного правительств, доку­менты вновь образующихся советских учреждений; • создание Главного Управления Архивным Делом при СНК РСФСР, задачами которого были руководство ЕГАФ, обеспечение со­хранности документов, находящихся в национализированных архивохранилищах (все архивы до 1917 года), контроль и учет документов текущего делопроизводства, собирание их в архи­вы, разборка, систематизация, описание, использование ар­хивных дел; на местах эту работу проводили инспекторские группы ГУАД при ГубОНО; • запрет бесконтрольного уничтожения документов (только с ведома и под контролем ГУАД и его инспекторских групп). 31.01.1919 был издан Декрет СНК РСФСР о губернских архивных фондах, которым было предусмотрено: • создание губернских архивов во главе с назначаемым ГУАД заведующим и советом при нем; • в губернских архивных фондах в составе ЕГАФ введено разде­ление на документы до 1917 года и после него; • губисполкомам поручено принимать меры к охране архивных документов. 30.01.1922 Декретом ВЦИК РСФСР утверждено Положение о Центрархиве РСФСР. Данным Положением: • все архивные учреждения РСФСР объединены в Центрархив РСФСР в ведении ВЦИК РСФСР; • все находящиеся в нем документы объединены в ЕГАФ РСФСР; • вводится единая система Центрархива — Управление Центрархивом в Москве и губотделы Центрархива на местах; • вводится двойное подчинение местных архивов — губисполкомам и Центрархиву; • Центрархив руководит архивной частью текущего делопроиз­водства в учреждениях. 20.11.1922 было принято Временное положение о губернских (областных) архивных бюро, которое регламентировало деятельность губархбюро исходя из Положения о Центрархиве РСФСР. Таким образом, в 1917—1922 гг. была создана правовая основа для развития советского архивного дела. 2.Новые архивы, созданные при советской власти Первыми документами, на основании которых проходило форми­рование новых советских архивов, были: • Декрет СНК РСФСР от 20.01.1918 об отделении церкви от государства и школы от церкви, на основании которого была произведена национализация церковно-монастырских архивов; • Декрет СНК РСФСР от 27.03.1919 об архивах и делах расформированной прежней армии — была создана Военно-историчес­кая комиссия и национализированы военные архивы; • Декрет СНК РСФСР от 29.07.1919 об отмене права частной собственности на архивы умерших русских писателей, компози­торов, художников и ученых, хранившиеся в библиотеках и музе­ях, которые также были национализированы и включены в ЕГАФ и архивное хранение. Началось создание партийных архивов: • в 1920 г. был открыт Архив Октябрьской революции (будущий ЦГАОР — первый советский архив), в котором хранились рево­люционные документы (до 1925 г. Собрано более 200 фондов); • в 1920 г. также был создан Музей марксизма, ставший первым партийным архивом, позднее, на его основе был открыт Центральный партийный архив при Институте Маркса Энгельса-Ленина. 17.09.1920 был создан Госархив РСФСР на базе МАМИД и МАМЮ, в который также вошли: • древнехранилище (до XVIII века); • хранилище документов новой русской истории (XVIII век — 01.03.1917); • хранилище документов истории революции и общественного движения (до 01.03.1917); • архив Октябрьской революции (с 01.03.1917). Также были проведены мероприятия по созданию отдельных ар­хивов Октябрьской революции и истории партии большевиков: • 21.09.1920 — создана Комиссия для собирания и изучения ма­териалов по истории Октябрьской революции и РКП(б); • в 1926 г. — Декрет ВЦИК РСФСР о концентрации архивных фондов и создании на местах архивов Октябрьской революции и РККА — централизация сети партархивов; • 25.05.1926 — решение Центрархива о разделении гражданских и партийных архивов, чем был нарушен принцип централизации архивного дела; • главными в системе гражданских архивов стали Московский и Ленинградский центральные исторические архивы; • главным партийным архивом стал Центральный Государствен­ный Архив Октябрьской Революции (ЦГАОР); • в 1926 г. Коллегия Центрархива поддержала предложение ОГПУ о координации их действий, что нарушило принцип де­мократизации архивного дела и поставило архивное дело под контроль спецслужб. В 1926 г. Изданы Декреты ВЦИК и СНК РСФСР: • о передаче в ЕГАФ всех находящихся у частных лиц общественно значимых документов до 1917 г.; • передаче в ЕГАФ архивных материалов 1917—1921 гг.; • о хранении и уничтожении архивных дел и формировании сис­темы разборочных, экспертных комиссий от учреждений до Главархива; • о запрете уничтожать дела без санкции разборочных комиссий снизу доверху. 03.02.1925 было издано Положение об организации ЕГАФ РСФСР, которым все архивы разделены на дореволюционные и послереволюционные; центральные и местные; ценность докумен­тов стала определяться по идеологическому признаку. 13.04.1928 принято Постановление СНК РСФСР о порядке лик­видации не подлежащего хранению архивного материала, преду­сматривавшее: • ужесточение отбора документов на госхранение; • создание в учреждениях, предприятиях, организациях разбороч­ных комиссий с участием представителя архивных органов; • передачу на госхранение только общественно значимых докумен­тов по описям. 3.Новый порядок пользования архивами 04.07.1924 были приняты Правила пользования архивными материалами ЕГАФ, которыми: • введено анкетирование пользователей для выявления их соци­ального происхождения, партийности, цели посещения архива, предполагаемого выхода архивной работы; • введен обязательный просмотр заведующим читальным залом архивных выписок (без этого их вынос был запрещен). В 1926 г. были приняты Правила пользования архивными материалами ЕГАФ, основными новеллами которых были: • введение секретной части документов до 1917 г. по идеологическому признаку, их закрытие для использования; • разрешение учреждениям, предприятиям, организациям засек­речивать свои текущие документы по своему усмотрению. В 1922 г. были закрыты СПб. И Московский Археологические институты, вместо них созданы архивные курсы, что привело к падению качества подготовки архивистов. Несмотря на разгром дореволюционного архивного дела, 1917—1927 гг. были «Золотым веком» отечественного краеведе­ния; имело место массовое использование архивных материалов в историко-краеведческих трудах. 4.Новый порядок управления архивным делом 28 01.1929 было принято ВЦИКом и СНК РСФСР Положение об архивном управлении РСФСР, которое подвело итоги архив­ного строительства 1920-х годов: • в состав ЕГАФ — ГАФ РСФСР вошли все документы как исторические, так и текущие, находящиеся на территории РСФСР; • документы делились на дореволюционные и советские, централь­ные и местные; • соответственно архивы также делились на дореволюционные и советские, центральные и местные; • во главе архивной системы находилось Центральное Архивное Управление РСФСР при Президиуме ВЦИК РСФСР, состоящее из секретариата, отделов центральных и местных архивных уч­реждений, редакционно-издательского и административно-ма­териального отделов; • ЦАУ РСФСР подчинялись краевые, областные, губернские, окружные архбюро при местных исполкомах; • все архивы подчинялись ЦАУ РСФСР или его местным архбюро снизу доверху; • документы из учреждений, организаций, предприятий передавались в госархивы после проведения их экспертизы ценности в следующие сроки: • через 10 лет — после завершения делопроизводством из госучреждений; • через 3 года — после завершения делопроизводством из сельсо­ветов; • через 75 лет — по личному составу; • при необходимости документы хранятся в ведомствах до 25 лет; • дела вносились в описи постоянного и временного хранения в зависимости от срока их хранения; • дела уничтожались после утверждения отборочных списков архивными органами; • дела передавались из ведомств в госархивы разобранными по описям; • было предусмотрено использование архивных документов в на­родно-хозяйственных и научных целях по классовому признаку. 10.04.1929 было принято Постановление ЦИК и СНК СССР о создании ЦАУ СССР, которым: • была ликвидирована самостоятельная архивная система РСФСР; она была включена, наравне с архивными системами других союзных республик, в единую архивную систему СССР; • на ЦАУ СССР было возложено руководство всем архивным делом в СССР: • в ведение ЦАУ переданы фонды союзного значения дореволюционных и советских центральных учреждений, документы Октябрьской революции и гражданской войны союзного значения; • создана сеть союзных архивов, подчиняющихся непосредственно ЦАУ СССР. История российского дореволюционного архивного дела за­вершилась. Началась история архивного дела СССР. Вопрос 9. Развитие архивного дела в довоенный и военный периоды 1.Создание новых архивов в 1930-е гг. В 1930—1933 гг. в СССР были образованы новые архивы: • Архив профсоюзного движения (в составе Архива Октябрьской революции); • Центральный архив Красной Армии; • Центральный государственный архив звукозаписей, который вме­сте с Центральным государственным фотокиноархивом был объединен в Центральный государственный фотофонокиноархив при ЦАУ СССР 20.04.1932 было принято Положение о краевых (областных) ар­хивных управлениях и краевых (областных) архивах, на осно­вании которого архбюро реорганизованы в Архивные управления при край(обл)исполкомах и ЦАУ РСФСР. В 1933 г. было принято Постановление ЦИК СССР "Об упоря­дочении архивов в колхозах, совхозах, МТС". 10.12.1934 принято Постановление ВЦИК и СНК РСФСР "О районных архивах" - началось формирование сети районных архивов для хранения особо ценных документов социалистиче­ского строительства на местах. 2.Влияние тоталитарной системы на архивное дело К концу 1920 — началу 1930-х годов в СССР окончательно сформировался тоталитарный режим. Это сказалось и на деятельности архивов. В 1928 г. Постановлением Коллегии Наркомата РКИ "О порядке изъятия из учреждений и предприятий архивной и иной бумажной макулатуры для нужд бумажной промышленно­сти" было положено начало макулатурным кампаниям, рассчи­танным на чистку архивов от идеологически чуждых докумен­тов. В основном, в макулатуру в ускоренные сроки (месяц без просмотра и два месяца — с просмотром) сдавались докумен­ты, датированные до 1917 г. За невыполнение данного постановления предусматривалось привлечение к суду. В результате проведения первой макулатурной кампании к кон­цу 1929 г. в макулатуру было сдано до 20 тыс. тонн документов. К 1937 г. было уничтожено около 28 млн. дел периода до 1917 г. В 1930 г. ЦАУ СССР приняло решение о коммунизации и орабочивании архивных кадров: • начались чистки архивных кадров, изгнание из архивов классово чуждых элементов; • произошла замена квалифицированных кадров неквалифицированными (к 1933 году из 1249 работавших в архивах архивистов только 94 имели высшее специальное образование). В результате данной политики к середине 1930-х гг. архивы превратились в звено в системе тоталитарного режима. В 1933 г. была ликвидирована коллегия ЦАУ СССР — в архивном деле вводилось единоначалие. В связи с падением качества архивного дела в СССР было необ­ходимо, заменив старые кадры новыми, восстановить научное значение архивов. В 1932 г. архивы получили статус научно-исследовательских учреждений. 03.09.1930 при ЦАУ СССР был открыт Институт архивоведе­ния (с 1933 г. — Московский Государственный историко-архивный институт (МГИАИ)), в 1991 г. на его базе был создан РГГУ. Естественным следствием такого развития архивного дела ста­ла передача архивов в систему НКВД. 28.01.1940 СНК СССР утвердил Положение о ГАУ НКВД СССР, которым: • ГАУ НКВД СССР стал высшим архивным органом, руководящим всем архивным делом в СССР как в центре, так и на местах; • в ведение ГАУ НКВД СССР было передано определение соста­ва ГАФ СССР и распределение его между архивами, а также про­ведение учета, хранения и использования документов; • ГАУ НКВД СССР был наделен полномочиями по разработке и утверждению правил и инструкций по работе архивов, подго­товке и распределению архивных работников; • при ГАУ НКВД СССР учреждены Научный совет и Централь­ная экспертно-проверочная комиссия. 07.04.1941 на основании положения о ГАУ НКВД СССР ут­верждено положение о край(обл)архивном отделе, что стало завершением централизации архивов в системе НКВД. 03.06.1934 при ЦАУ СССР была создана Центральная эксперт­ная комиссия (ЦЭПК ГАУ НКВД СССР). Ее главными задача­ми стали: • проведение экспертизы документов и определение их сроков хранения или уничтожения; • введение системы типовых и ведомственных перечней документов с указанием их сроков хранения; • контроль за работой всех экспертных комиссий архивов. На основании Положения о ЦЭПК ГАУ НКВД СССР 1940 г., - ЦЭПК: • была наделена функциями высшей архивной экспертной инстан­ции для всех архивов в СССР; • на нее были возложены задачи проверки работы архивных экс­пертных комиссий, контроля за их работой, разработки норма­тивных документов и типовых перечней, утверждения доку­ментов архивных экспертных комиссий. В 1940—1941 гг. вводятся новые правила, ужесточающие кон­троль государства над архивным делом в СССР. • в фондах выделяется секретная часть; • определяется перечень документов, не подлежащих хранению в госархивах по идеологическим признакам; начинается уничтожение документов, не нужных для социалистического строительства. 07.01.1931 принимается решение коллегии ЦАУ СССР о военизировании архивной системы и закрытии допуска в нее классово чуждых элементов. 15.08.1931 Постановлением СНК РСФСР были закреплены но­вые принципы использования архивных материалов: • в основе использования — выявление и публикация материалов, связанных с социалистическим строительством; • в этих целях обследование архивов, составление тематических картотек по направлениям соцстроительства; • публикация преимущественно документов, раскрывающих ис­торию соцстроительства. Во исполнение этого постановления началось издание серийных изданий - История гражданской войны в СССР, История фаб­рик и заводов, публикации в журнале "Красный архив". 3.Положение о Государственном архивном фонде от 29.03.1941. Новая система архивов в СССР 29.03.1941 СНК СССР утвердил Положение о ГАФ СССР и сети госархивов СССР. Государственный архивный фонд (ГАФ): • образован для централизованного учета, хранения, научного и практического использования документальных материалов СССР; • объединил все документы, имеющие научное, политическое, практическое значение, независимо от времени их происхождения, содержания, оформления, техники и способа воспроизведения; • включил материалы, образовавшиеся в деятельности всех уч­реждений, организаций, предприятий СССР, а также частных лиц, органов власти и управления, действовавших до образо­вания СССР, — деление ГАФ на досоветский и советский пе­риоды. При том: • документы ГАФ хранились в центральных, республиканских, областных, краевых, окружных, городских, районных госар­хивах, а также в ведомственных архивах учреждений, органи­заций, предприятий; • учету и концентрации в госархивах подлежали документы, хранившиеся в рукописных отделах и архивах библиотек, музеев, институтов и других учреждений, имеющие научное, полити­ческое, практическое значение и входящие в ГАФ; • для временного хранения законченных делопроизводством документов в учреждениях, организациях, предприятиях создава­лись ведомственные архивы на правах их отделов; • документы хранились в ведомственных архивах до передачи в госархивы: • 10 лет — для органов власти, управления, общесоюзных, республиканских, областных учреждений, организаций, предпри­ятий; • 5 лет — для городских и районных учреждений, органи­заций, предприятий; • 3 года — для сельсоветов и колхозов; • 75 лет — для документов загсов; • 3 года — для кино- фото- фонодокументов; • в случае необходимости документы могут храниться в учреждениях, организациях, предприятиях более дли­тельные сроки, но не более 25 лет; • документы передавались из ведомственных в госархивы упорядоченными по описям; • отбор документов на хранение и уничтожение производился по типовым и ведомственным перечням с ведома архивных органов; • уничтожение документов без ведома архивных органов было запрещено; • использование архивных документов производилось под кон­тролем ГАУ НКВД СССР; при этом, в случае их публикации, один экземпляр обязательно передавался в тот архив, докумен­ты которого использовались; • документы ГАФ централизованно распределялись по местным и центральным архивам. Были учреждены следующие центральные архивы: • Центральный государственный архив Октябрьской революции; • Центральный государственный архив Красной Армии; • Центральный государственный архив Военно-Морского флота; • Центральный государственный архив кинофотофонодокументов; • Центральный государственный исторический архив (Ленинград); • Центральный государственный исторический архив (Москва); • Центральный государственный Военно-исторический архив (г. Москва, филиал в г. Ленинграде); • Центральный государственный архив древних актов; • Центральный государственный литературный архив. Начавшаяся 22.06.1941 Великая Отечественная война нарушила мирное развитие архивного дела в СССР. Возникли новые задачи — эвакуации архивов из зоны военных действий и собирания военных текущих документов в действующие архивы. Поскольку эвакуация, особенно на начальном ее этапе, была хаотичной, многие доку­менты погибли. Ряд архивов, как, например, Смоленский, ока­зался захваченным фашистами. По мере развития военных событий происходила перестройка и стабилизация архивного дела в условиях военного времени. Можно выделить следующие основные документы, на основа­нии которых происходила перестройка архивного дела в условиях войны: • 23.06.1941 - на второй день войны издан приказ ГАУ НКВД СССР о перемещении особо ценных документов из архивохрани­лищ в безопасные места; • 05.07.1941 принято постановление СНК СССР "Об эвакуации архивов" (в первую очередь должны эвакуироваться партийные ар­хивы, во вторую — советские, затем все остальные); • 05.07.1941 вышло распоряжение СНК СССР об уничтожении тех архивов, которые невозможно вывезти из зоны военных действий; • в июле 1941 г. создан Архивный отдела Наркомата обороны (на­чало сбора и хранения документов Великой Отечественной войны); • 07.08.1941 издан циркуляр ГАУ НКВД СССР "О научно-издательской работе архивных органов НКВД", положивший начало публикаций статей и документов по истории войны. Проведены следующие мероприятия: • 25.11.1941 в Центральном Архиве Красной Армии создан отдел фондов Великой Отечественной войны; затем аналогичные от­делы в других архивах, собравших до конца войны до 700 тыс. дел, посвященных истории войны; • в декабре 1941 г. создана Комиссия Академии наук по изучению истории Великой Отечественной войны (сбор, изучение, публи­кация военно-исторических документов); • 26.05.1942 проведено совещание в ГАУ НКВД СССР по вопро­су развития архивного дела (подведение итогов с июня 1941 года, запрещение уничтожения документов, наведение порядка в архивах); • 01-03.06.1943 состоялась конференция историков-архивистов, которая подвела итоги архивного развития в военное время и определила задачи восстановительного периода. Вопрос 10. Архивное дело в послевоенный период 1. Влияние последствий ВОВ на архивное дело В период 1945—1956 гг. продолжалась довоенная политика в архивном деле. На архивное дело в 1945—1956 гг. повлияла завер­шившаяся вторая мировая война. Основными событиями данного периода были: • 1945—1954 гг. — переучет сохранившихся после войны архивов и их документов; • 1946 г. — перевозка в Москву Центрального государственного особого архива Германии; • 1946 г. — перевозка в ЦГАОР Пражского Русского зарубежного исторического архива; • 1946 г. - преобразование ГАУ НКВД СССР в ГАУ МВД СССР; • 1947 г. - создание отдела использования ГАУ МВД СССР как особого отдела секретных фондов; • усиление цензуры ГАУ МВД СССР в области использования архивных документов; • создание методической комиссии при ГАУ МВД СССР и в архивах; • подготовка и публикация путеводителей по ряду центральных архивов. 05.03.1953 умер И.В. Сталин, что положило начало изменениям общественно-политической обстановки в стране. 14-25.02.1956 состоялся XX съезд КПСС. В связи с разоблаче­нием "культа личности" И.В. Сталина и началом "оттепели" на­чался процесс ослабления тоталитарных методов в архивном де­ле. Были приняты следующие документы: • Постановление Совета Министров СССР "О мерах по упорядоче­нию режима хранения и лучшему использованию архивных мате­риалов министерств и ведомств" 1956 г. (положило начало поли­тики открытия архивов); • Правила работы архивов учреждений, организаций и предпри­ятий СССР 1956 г., которые разрешили открытие документов для исследователей. В 1953—1964 гг. произошло расширение архивных изданий, преимущественно посвященных советскому периоду истории России и СССР, началось более широкое издание архивных справочников. В 1956 г. ГАУ МВД СССР вступило в Международный совет ар­хивов ЮНЕСКО. 2.Положение о ГАФ СССР от 13.08.1958 13.08.1958 было принято Положение о ГАФ СССР и сети цен­тральных госархивов СССР. Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР) был определен как совокупность принадле­жащих Советскому государству документальных материалов, имеющих научное, политическое, практическое значение, не­зависимо от времени их происхождения, техники и способа воспроизведения. В ГАФ входят документы: • советских учреждений, предприятий, организаций; • досоветских учреждений, предприятий, организаций; • духовного управления, церквей, монастырей за все время их существования; • белогвардейских и оккупационных правительств, управлений, учреждений, организаций; • личные документы государственных, общественных, научных, культурных деятелей; • письменные памятники народов СССР; • кинофотофонодокументы; • обязательные экземпляры печатных изданий; • иллюстративные материалы; • микрофотокопии документов; • копии документов зарубежных архивов, отражающих отечест­венную историю. Порядок хранения документов в ГАФ: • документы ГАФ были изъяты из гражданского оборота и не мо­гут являться объектом купли-продажи и других сделок между юридическими и физическими лицами; • документы ГАФ хранились в государственных и ведомственных архивах, личных архивах и коллекциях под контролем Государ­ственной архивной службы; • документы МИД СССР, Академии наук, Госкинофонда вошли в состав ГАФ, но хранятся постоянно в данных организациях; • во главе архивной системы СССР находилось ГАУ МВД СССР, на местах архивным делом руководили местные архивные управ­ления; • все архивы, от местных до центральных, государственные и ведомственные, образовывали единую систему; • госархивы являлись научно-исследовательскими учреждениями, имеют в своем составе научные советы; • документы передавались из ведомственных в государственные архивы упорядоченными по описям. Сроки хранения документов в ведомственных архивах составляли: • 15 лет - для документов высших органов власти и управле­ния, учреждений, организаций, предприятий общесоюзного и республиканского подчинения; • 10 лет — для документов учреждений, организаций, предпри­ятий краевого, областного, окружного подчинения; • 5 лет — для документов учреждений, организаций, предпри­ятий городского и районного подчинения, совхозов и колхозов; • 75 лет — для документов загсов; • 40 лет — для документов личного состава; • 5 лет - для кино- фото- фонодокументов. Основа хранения документов в архивах — архивный фонд — совокупность документальных материалов, образовавшихся в ре­зультате деятельности учреждения, организации, предприятия, отдельного лица. Архивный фонд неделим, хранится в одном архиве. Для отбора документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению существует система экспертных комиссий от экспертных комиссий учреждений, организаций, предприятий до ЦЭПК ГАУ. 3.01.1960 ГАУ был выведен из под юрисдикции МВД СССР и пере­веден в подчинение Совмину СССР. 28.07.1961 Совмин СССР утвердил Положение о ГАУ при СМ СССР, согласно которому: • ГАУ СССР был определен как общесоюзный архивный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом СССР; • задача ГАУ — руководство и контроль всех сторон деятельности архивов СССР; • деятельность ГАУ основывается на Положении 1961 г. о ГАУ СССР. На основе предшествующих Положений 1958 года о ГАФ СССР и 1961 года о ГАУ СССР в 1962 г. были изданы Основные пра­вила работы государственных архивов СССР. 25.07.1963 принято Постановление Совмина СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", согласно которому: • была восстановлена Коллегия ГАУ СССР; • на ГАУ СССР возложена обязанность по улучшению руково­дством архивной системой; особое внимание поручено обра­тить на кино- фото- фонодокументы и научно-техническую документацию, а также разработать единую систему научно-справочного аппарата архивов, установить типовые документы для хранения в госархивах. В 1960-х годах произошли изменения в системе центральных архивов. Были созданы Центральный государственный архив народного хозяйства и Центральный государственный архив научно-технической документации. Центральный государст­венный исторический архив в Москве был преобразован в ЦГА Москвы. На базе Центрального государственного истори­ческого архива в Ленинграде создан Центральный Государст­венный исторический архив СССР. В 1966 г. был создан Все­союзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ныне Всероссийский НИИДАД. В 1966 г. начал издаваться журнал "Советские архивы" — ныне "Отечественные архивы". Законом СССР "Об охране и исполь­зовании памятников истории и культуры" 1976 г. архивные доку­менты были причислены к памятникам истории и культуры. В 1978 г. было принято Постановление Совмина СССР "Об улучшении организации архивного дела в центральных государ­ственных архивах СССР", которым были предусмотрены: • комплектование центральных архивов документами минис­терств и ведомств, центральных учреждений, предприятий, ор­ганизаций; • организация объединенных архивов промышленных и научно-производственных объединений. 3.Положение о ГАФ СССР и ГАУ СССР от 04.04.1980 04.04.1980 принято Постановление Совмина СССР "Об утвер­ждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР", которым: • документы ГАФ объявлялись общенародным достоянием, долгом каждого гражданина - соблюдение правил их охраны и ис­пользования; • целями создания ГАФ определялись централизованный учет, хранение и использование документов; • состав ГАФ определялся как совокупность находящихся на территории СССР документов, имеющих историческое и научно-практическое значение. Также в 1956—1964 гг. происходило следующее совершенство­вание архивного дела: • расширяется использование архивных документов преимущест­венно советского периода при обязательном контроле архив­ных органов над пользователями при их персональной ответст­венности за использование документов архивов; • развивается научно-справочный аппарат; • публикуются обзоры архивных фондов, путеводители по архи­вам, другая научно-справочная литература; • создаются страховые фонды на особо ценные документы в государственных и ведомственных архивах; • лица, виновные в хищении и уничтожении документов, привлека­ются к ответственности; • в состав ГАФ вводятся механографические документы; • организуется госучет документов ГАФ в учреждениях государственной архивной службы; • архивные органы получают право выполнять на договорных началах по заявкам учреждений работы по формированию и ис­пользованию их архивов; • сотрудники архивов на договорной основе способствуют совершенствованию делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях. ГАУ СССР предоставлялись функции: • контроля за всеми документальными памятниками независимо от их местонахождения; • государственного учета ценных документов; • контроля за собиранием, коллекционированием документов юридическими и физическими лицами. Была утверждена следующая структура Государственной архив­ной службы: • первый уровень — вертикаль всех органов управления архивным делом — ГАУ и его региональные отделения; • второй уровень — госархивы от центральных до районных; • отдельно — партархивы; • третий уровень — научные учреждения — ВНИИДАД, НИЦТД, центральные лаборатории по микрофильмированию и рес­таврации документов в Москве и Ленинграде; • существовала сеть центральных госархивов СССР и сеть отрас­левых государственных фондов, министерств, ведомств СССР и организаций, хранивших документы ГАФ. Статус Центральных госархивов СССР получили: • Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов власти и органов государственного управления СССР; • Центральный государственный архив древних актов; • Центральный государственный исторический архив СССР; • Центральный государственный военно-исторический архив; • Центральный государственный архив Военно-Морского флота; • Центральный государственный архив народного хозяйства; • Центральный государственный архив литературы и искусства; • Центральный государственный архив Советской Армии; • Центральный государственный архив научно-технической документации, филиал в Куйбышеве; • Центральный государственный архив звукозаписей; • Центральный государственный архив кинофотодокументов. Принятые в 1980 году Положения о ГАФ СССР и ГАУ СССР действовали до распада СССР в 1991 г. Вопрос 11. Становление архивного дела в Российской Федерации 1. Изменения в системе архивного дела в связи с распадом советской системы и прекращением деятельности КПСС Становление самостоятельной системы архивов РФ началось в 1991 г. После провала августовского путча 1991 г. произошли: • ликвидация параллельного хранения партийных, советских документов и документов КГБ; • открытие доступа ко всем документам по истории советского общества; • начало архивных реформ по централизации и демократизации архивного дела. 2.Основные принципы организации архивного дела, закрепленные в Соглашении глав государств СНГ от 06.07.1992 о правопреемстве в отношении архивов бывшего СССР 06.07.1992 подписано Соглашение глав государств СНГ о правопреемстве в отношении госархивов бывшего СССР, основными положениями которого были: • принцип целостности и неделимости фондов; • сохранение как единого целого документов центральных архивов бывшего СССР; • неприкосновенность всех архивов государств СНГ. 3.Строительство архивной системы Российской Федерации В 1991 г. были реорганизованы прежние партийные архивы: • на основе Центрального партийного архива Института истории и теории социализма создан Российский центр хранения и изу­чения документов новейшей истории; • на основе Архива общего отдела ЦК КПСС создан Центр хра­нения современной документации. На базе ликвидированных союзных архивов была создана сеть центральных государственных архивов РФ, в которую вошли: • Государственный архив Российской Федерации; • Российский государственный архив древних актов; • Российский государственный исторический архив; • Российский государственный военно-исторический архив; • Российский государственный архив Военно-Морского флота; • Российский государственный архив экономики; • Российский государственный архив литературы и искусства; • Российский государственный военный архив; • Российский государственный исторический архив Дальнего Востока; • Российский государственный научно-технический архив; • Российский государственный архив фонодокументов; • Центр хранения историко-документальных коллекций (на основе Особого архива); • Центр хранения документов страхового фонда; • Российский научно-исследовательский центр космической документации; • Российский государственный архив кинофотодокументов; • Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории; • Центр хранения документов молодежных организаций (на осно­ве архива ЦК ВЛКСМ); • Центр хранения современной документации. Началось формирование Комитета по делам архивов при Пра­вительстве РФ — органа управления архивным делом. 19.06.1992 было принято Постановление Верховного Сове­та РФ "О временном порядке доступа к архивным документам и их использования ", согласно которому: • доступ в архивы был открыт для всех граждан, учреждений, предприятий, организаций на равных основаниях; • доступ ограничен к секретным материалам на 30 лет с момента их создания; • доступ ограничен к документам личного состава на 75 лет с мо­мента их создания; • доступ к документам личного состава может быть открыт ранее указанного срока только с разрешения их владельца или его наследников; • пользователи архивных документов несут полную ответственность за их использование. Законом РФ "Основы законодательства РФ о культуре" от 09.10.92 № 3612-1 (ред. от 23.06.99) были закреплены следующие основные принципы архивного дела в РФ: • архивное дело является областью культуры и входит в культур­ное наследие РФ; • каждый человек имеет право на приобщение к культурным ценностям, на доступ к архивным фондам; • государство обеспечивает целостность архивных фондов, ответственно за их выявление, учет, изучение, реставрацию, охрану. В результате указанных преобразований 1991-1992 гг.: • сформирована система управления и сеть центральных россий­ских архивов; • определено значение архивов как части культурных ценностей; • начата разработка системы хранения и использования архивных документов. Вопрос 12. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах 1.Характеристика Закона РФ "Основы законо­дательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" от 07.07.93 07.07.1993 был принят первый в отечественной истории За­кон РФ "Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" № 5341-1 (далее по тексту - архивный закон), со­гласно которому: • формирование, организация хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими проводится в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства; • разграничивается компетенция между РФ и субъектами РФ в архивном деле; • Архивный фонд РФ определен как все находящиеся на террито­рии РФ архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности; • закреплено разделение Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную части; • государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственно­стью, государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, го­родов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собст­венностью; • негосударственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общест­венных объединений и организаций, а также с момента отде­ления церкви от государства — в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории РФ, или в частной собственности и представляющие собой истори­ческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность; юридическим и физическим ли­цам РФ гарантируется право на создание архивов: • архивные фонды и архивные документы, относящиеся к государственной части АФ РФ, не могут быть объектом купли-про­дажи или иных сделок; • право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством РФ, ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения; • ведение архивного дела возлагается на Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения — госорганы управле­ния архивным делом всех уровней, архивные учреждения, на­учно-исследовательские и другие обеспечивающие архивную службу учреждения. Вся последующая деятельность архивной службы РФ происхо­дит на основе этого Закона. Принимаемые регламентирующие архивные документы развивают отдельные его положения. 2.Порядок хранения документов Архивного фонда РФ 17.03.1994 был издан Указ Президента РФ "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" № 552 (ред. от 01.12.98), которым: • утверждено Положение об АФ РФ; • подтверждены главные принципы Основ законодательства РФ об АФ РФ; • регламентированы вопросы комплектования, хранения, учета, использования документов государственной и негосударственной части АФ РФ. Также данным Указом были определены новые сроки хранения документов в ведомственных архивах до передачи в госархивы на постоянное хранение: • 15 лет — документы федеральных органов государственной вла­сти, учреждений, организаций, предприятий федерального и рес­публиканского подчинения; • 10 лет — документы местных органов государственной власти, учреждений, организаций, предприятий краевого и областного подчинения; • 5 лет — документы органов местного самоуправления, учрежде­ний, организаций, предприятий городского и районного под­чинения, предприятий сельского хозяйства; • 75 лет - документы загса и документов личного состава, запи­сей нотариата и судебных дел, нехозяйственных книг; • 10 лет — документы совместных предприятий, организаций, объединений; • 10 лет — научная, технологическая, патентная документация; • 15 лет - конструкторская документация; • 25лет — проектная документация по капитальному строительству; • 5 лет — телеметрическая документация; • не более 3 лет — с момента изготовления кинофонодокументов и видеограмм; • 3 года — фотодокументы; • 5 лет — документы на машинных носителях; Хранение документов в архивах может быть постоянное, вре­менное и депозитарное. Были введены новые правила хранения документов: • постоянное хранение документов государственной части АФ РФ осуществляют государственные архивы, музеи, библиотеки; • временное хранение документов осуществляется в ведомствен­ных архивах фондообразователей; • госархивы комплектуются архивными документами государственной и, по соглашению, негосударственной части АФ РФ (при этом комплектование архивов музеев, библиотек, общественных, религиозных объединений и организаций, частных архивов подлинными документами государственной части АФ РФ запрещается); • при продаже документов негосударственной части АФ РФ государство имеет приоритетное право на их приобретение; • все документы АФ РФ независимо от их принадлежности и места хранения подлежат государственному учету. Документы государственной части АФ РФ предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам; документы не­государственной части АФ РФ могут использоваться только с согласия их владельцев; • госархивы имеют право при выдаче пользователям документов для коммерческого их использования заключать с ними лицен­зионные договоры; • использование документов секретной части возможно спустя 30 лет с момента их создании(я), для документов личного состава спустя 75 лет после их создания, если их владелец или его на­следники не разрешат использование ранее этого срока; • юридические и физические лица имеют право делать копии архивных документов или выписки из них, если это не угрожает их физическому состоянию; • пользователи несут полную ответственность за использование архивных документов и их сохранность: • юридические и физические лица несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ ответственность за нарушение законодательства об АФ РФ и архивах. В результате указанных преобразований 1991 — 1995 гг. были за­ложены основы архивного законодательства, регламентирую­щего всю деятельность архивной службы РФ. В связи с появлением архивного закона в общеправовом клас­сификаторе отраслей законодательства в разделе "Законода­тельство по общим вопросам народного хозяйства" появилась рубрика "Архивное дело. Делопроизводство". В 1997 г. вступил в силу Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ (утвержден приказом Росархива № 11 от 11.03.97): • регламент определил порядок госучета документов АФ РФ для обеспечения госконтроля за их сохранностью; • согласно данному порядку документы учитываются по архив­ным фондам, коллекциям, единицам хранения; • основой учета является единая система их регистрации, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентифика­цию, возможность адресного поиска документов; • средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения; • принципы учета — централизация, унификация, динамичность, полнота и достоверность госучета; • основные учетные документы — книга учета поступлений документов, списки фондов, списки дел и документов, листы фондов, паспорта архивов; • по мере перехода к автоматизированным архивным технологи­ям вводится система автоматизированных учетных технологий. 3. Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ 02.04.1997 был издан Указ Президента РФ № 275 "О включе­нии отдельных объектов в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ", согласно которому в Свод были включены: • Российский государственный архив древних актов; • Российский государственный исторический архив; • Российский государственный военно-исторический архив; • Государственный архив РФ; • Российский государственный архив кинофотофонодокументов; • Российский государственный архив литературы и искусства. Вопрос 13. Система Росархива 1.Понятие и структура Росархива Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562 (ред. от 22.07.2003) было утверждено Положение о Федеральной архив­ной службе России, согласно которому: • Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов АФ РФ; • в систему Росархива входят федеральные госархивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, органы управления архивным делом на местах, подчиненные им учреждения; • в Росархиве образуется Коллегия для коллегиального обсужде­ния и решения вопросов, связанных с развитием архивного дела в России; • при Росархиве действуют Научный совет по рассмотрению на­учных проблем архивного дела в России и Центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, свя­занных с определением состава документов АФ РФ и их экс­пертизой ценности. Кроме того, в 1998 г. были приняты: • Госстандарт ГОСТ Р-51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения "; • Правила работы пользователей в читальных залах госархи­вов РФ; • Примерное положение о Центральной экспертной комиссии министерства, ведомства РФ. В них продолжалось развитие положений архивного законодательства. Вводимые Госстандартом архивные термины и опре­деления используются и сегодня в архивном деле. Расшири­лись возможности посетителей читальных залов госархивов. Положение о ЦЭК министерств и ведомств завершило систему ЭК-ЭМК-ЦЭК. 2.Современные федеральные госархивы Постановлением Правительства РФ от 15.03.99 № 283 "О федеральных государственных архивах" был утвержден перечень современных федеральных госархивов: • Государственный архив Российской Федерации (Российский государственный архив древних актов); • Российский государственный исторический архив; • Российский государственный военно-исторический архив; • Российский государственный архив экономики; • Российский государственный архив социально-политической ис­тории; • Российский государственный архив новейшей истории; • Российский государственный военный архив; • Российский государственный архив Военно-Морского флота; • Российский государственный архив литературы и искусства; • Российский государственный архив научно-технической документации; • Российский государственный архив кинофотодокументов; • Российский государственный архив фонодокументов; • Российский государственный исторический архив Дальнего Востока; • Центр хранения страхового фонда. 3. Нормативные акты, регулирующие порядок делопроизводства и работу архивов На основании архивного законодательства в 2002-2003 годах были изданы: • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68); • Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Росархива от 13.02.2002 № 16); • Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). В соответствии с ними осуществляется работа современных государственных и ведомственных архивов. Вопрос 14. Архивный фонд РФ 1.Архивный фонд РФ Архивный фонд РФ — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на террито­рии РФ архивные фонды и архивные документы независимо от ис­точника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. 2. Государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ Архивный фонд РФ в зависимости от формы собственности на его документы состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архив­ные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью (федеральные архивы), государственной собст­венностью республик в составе РФ, краев, областей, автоном­ной области, автономных округов, городов Москвы и Петер­бурга (республиканские, краевые, областные, окружные архивы, Мосархив, Петербург), муниципальной собственностью (гор(рай)архивы). В государственную часть Архивного фонда РФ входят архивные фонды и архивные документы: • госучреждений, организаций, предприятий, государственных институтов, действовавших на территории России на всем про­тяжении ее истории, учреждений религиозных конфессий до мо­мента отделения церкви от государства; • органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, госучреждений, предприятий, организаций, во­инских частей, действующих на территории РФ; • отечественных госучреждений, воинских частей, находившихся или находящихся за границей; • предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; • органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ; • других общественных организаций и объединений, образовавшие­ся при осуществлении их деятельности до момента регистра­ции в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; • юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа; • копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основа­ниях в собственность государства из-за рубежа. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют документы, находящиеся в частной или иной негосударственной собственности, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют ар­хивные фонды и архивные документы: • общественных объединений и организаций с момента их регист­рации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профсоюзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений; • религиозных объединений и организаций (после отделения церкви от государства); • негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ,), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; • физических лиц (документы личного происхождения, фамиль­ные, родовые архивы, коллекции документов). Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ произво­дится на основании экспертизы их ценности. Учетно-классификационной единицей Архивного фонда РФ является архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Вопрос 15. Федеральная архивная служба Российской Федерации 1.Центральные и иные органы государственной власти РФ, управляющие архивным делом Государственное управление архивным делом в Российской Федера­ции осуществляется Президентом РФ, Правительством РФ, пра­вительствами республик в составе РФ, органами исполнитель­ной власти краев, областей, автономной области, автономных округов, городов и районов через образуемые ими органы управления архивным делом. 2.Федеральная архивная служба РФ — Росархив Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела — Феде­ральную архивную службу России (Росархив), ее органы и уч­реждения. В систему Росархива входят: • государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов; • архивные учреждения - федеральные госархивы и центры хра­нения документации, центральные госархивы и центры хране­ния документации республик в составе РФ, госархивы и цен­тры хранения документации краев, областей, автономной об­ласти, автономных округов, городов, районов; • научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность. Росархив является федеральным органом исполнительной вла­сти, осуществляющим государственное регулирование в облас­ти архивного дела и контроль за сохранностью, комплектова­нием, использованием Архивного фонда РФ. На местах функ­ции Росархива выполняют архивные органы местной исполни­тельной власти. Задачи Росархива: • организация и обеспечение формирования, сохранности, использования Архивного фонда РФ; • анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей; • разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ; • развитие и совершенствование совместно с федеральными орга­нами государственной власти и органами государственной вла­сти субъектов РФ архивного дела и делопроизводства, в том чис­ле государственной системы делопроизводства и унифициро­ванных систем документации; • координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования; • контроль за соблюдением законодательства РФ в области архив­ного дела; • ведение централизованного госучета документов Архивного фон­да РФ и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц; • осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства. Росархив организует и контролирует работу государственных архивных учреждений. Архив — учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В зависимости от сроков хранения архивных документов архивы подразделя­ются на постоянные и временные. Постоянное хранение документов государственной части Ар­хивного фонда РФ осуществляют федеральные государствен­ные архивы, центры хранения документации и их филиалы, центральные государственные архивы, государственные архи­вы, центры хранения документации республик, краев, облас­тей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалы, районные и городские архи­вы. Районные и городские архивы могут осуществлять времен­ное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в соответст­вующие учреждения Росархива. 3.Государственный архив Государственный архив - государственное учреждение, выполняю­щее социально-культурные и другие функции некоммерческого характера, входящее в единую систему Росархива и взаимодейст­вующее с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также граж­данами. Он осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда РФ, осу­ществляет их постоянное хранение, обеспечивающее целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. Задачи госархива: • комплектование и учет документов; • обеспечение их сохранности; • обеспечение систематизации документов, формирования науч­но-справочного аппарата к ним; • обеспечение использования документов в научных и практиче­ских целях; • ведение научно-исследовательской и методической работы в об­ласти архивоведения, документоведения, археографии; • контроль и руководство ведомственными архивами. Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся. Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации. Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации. Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования. Временное хранение документов государственной части Архив­ного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах до передачи их на постоянное хранение в госархивы. 4.Ведомственный архив Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомст­венные архивные документы. В зависимости от объема храня­щихся документов он создается как самостоятельное структур­ное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства. Задачи ведомственного архива: • комплектование документами, законченными делопроизводством; • учет и обеспечение сохранности документов; • создание к ним научно-справочного аппарата; • использование хранящихся в архиве документов; • оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами; • подготовка и передача в госархивы документов по истечении сро­ка их хранения в ведомственном архиве. В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы: • центральный архив федерального органа власти или органа вла­сти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти; • центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального располо­жения; • объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчи­ненности или однотипных по профилю деятельности; • архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников. В зависимости от состава хранящейся документации ведомст­венные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, элек­тронными. Преобладают общие ведомственные архивы. Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения ар­хивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы. Входящие в систему Росархива научно-исследовательские и другие организации и предприятия обеспечивают разработку научно-теоретических проблем архивного дела и внедрение их в жизнь. Ведущей организацией является Всероссийский науч­но-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России. Вопрос 16. Организация документов Архивного фонда РФ 1.Критерии организации документов в РФ Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию. Классификация — выработка научных основ организации доку­ментов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их классификации. Организация документов осуществляется: • в пределах Архивного фонда РФ; • в пределах конкретного архива; • в пределах конкретного архивного фонда. Организация документов — совокупность административно-пра­вовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенно­стей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе ор­ганизации документов находится архивный фонд — совокуп­ность архивных документов, исторически или логически свя­занных между собой. До недавнего времени основными критериями организации хра­нения документов были: • принадлежность документов к историческим эпохам; • принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения; • принадлежность документов к административно-территориаль­ным единицам; • принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; • принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. В настоящее время критериями организации хранения докумен­тов являются: • формы собственности — государственная часть Архивного фон­да РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ; • виды носителей, способы и техника закрепления информации — письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы; • сроки хранения — постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хра­нение документов негосударственной части Архивного фон­да РФ в госархивах. Все критерии применяются в совокупности. Согласно им проис­ходит организация документов в пределах Архивного фон­да РФ. 2. Фондообразование В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям — ар­хивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая орга­низация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, со­ставляет его документальный фонд. Признаками фондообразователя являются: • наличие правового акта о его образовании, регистрации, компе­тенции, порядке деятельности; • самостоятельный баланс; • расчетный счет в банке; • штатное расписание, печать, собственные бланки; • для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов. Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая исто­рическое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хране­нию. Архивный фонд может иметь следующие разновидности: • архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ходе ее деятельности; • архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в ходе жизнедеятельности фондообразователя, его семьи, рода; • объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой ис­торически или логически обусловленные связи, а для физиче­ских лиц — родственные, профессиональные, творческие, де­ловые связи; • архивная коллекция — совокупность документов, образовавших­ся в деятельности различных фондообразователей, объединен­ных по тематическому, авторскому, хронологическому и дру­гим общим признакам. В основе первых двух комплексов находится признак проис­хождения, третьего и четвертого комплексов — Признак логи­ческой связи. Основными принципами фондообразования являются: • недробимость фонда; • единое название фонда; • единый номер фонда; • единое хранение фонда. Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование. Единицы хранения систематизируются в фонде по следующим признакам: • структурному - в соответствии с принадлежностью единиц хра­нения к структурным подразделениям; • хронологическому - по периодам или датам, к которым отно­сятся документы; • функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному - в соответствии с функциями, отраслями, направ­лениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа; • номинальному - по делопроизводственной форме, видам и разновидностям документов; • корреспондентскому - по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения; • географическому - в соответствии с определенными террито­риями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты; • авторскому - по названиям организаций или фамилиям лиц, яв­ляющихся авторами документов. Единицы хранения внутри фонда группируются последователь­но по признакам, применение которых является наиболее целесо­образным. Как правило, применяются сочетания признаков, наиболее полно отражающие делопроизводственную и смысло­вую связь между единицами хранения и создающие условия для наиболее удобного их использования. Вопрос 17. Комплектование архива 1.Понятие и содержание комплектования архива Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федераль­ной архивной службой РФ. Государственные архивы комплектуются архивными докумен­тами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предпри­ятий или приобретенными этими архивами, а также докумен­тами, переданными им негосударственными учреждениями, ор­ганизациями, предприятиями и гражданами. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомствен­ных или частных архивах. Работа по комплектованию архива документами складывается: • из установления профиля архива; • определения источников комплектования; • определения состава документов, подлежащих хранению в ар­хиве; • организации комплектования. Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятель­ности весь документальный фонд, то источник комплектова­ния передает на хранение в архив только архивный фонд, по­этому понятие "фондообразователь" шире понятия "источник комплектования". Критериями источников комплектования являются: • функционально-целевое назначение учреждения; • масштаб его деятельности; • вид организации; • полнота отражения в ее документах ценной информации. Для документов личного происхождения учитываются: • значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя; • степень сохранности его фонда; • взаимосвязь его фонда с другими фондами. Для ведомственных архивов источниками комплектования являются: • структурные подразделения организации; • подведомственные организации; • физические лица. Ведомственные архивы комплектуются документами постоян­ного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами лич­ного состава. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, ос­таваясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответ­ствии с архивным законодательством после проведения экс­пертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение. В ведомственном архиве хранятся также документы организа­ций-предшественников и документы ликвидированных подчи­ненных организаций. В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной но­менклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения. 2.Источник комплектования Источниками комплектования государственных архивов, хра­нящих документы постоянно, являются организации и физиче­ские лица, в деятельности которых образуются подлежащие пе­редаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, докумен­ты которых передаются в госархивы. Совместно с собственни­ками Росархив определяет, какие документы негосударствен­ных организаций и физических лиц могут быть приняты на до­говорной основе на госхранение. Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников ком­плектования, составляемыми в архиве на основе критериев ис­точников комплектования и утверждаемыми Росархивом. Выделяются следующие группы источников комплектования: • учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив; • учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются осо­бо ценными; • учреждения и организации, от которых осуществляется груп­повой выборочный прием документов, имеющих ценную или не­обычную информацию, в совокупности отражающую их дея­тельность; • учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций. В реальной архивной практике создаются два списка источни­ков комплектования. В первый список входят учреждения и организации, в деятель­ности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также уч­реждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ве­домственные архивы контролируются госархивом. Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контро­лем госархивов как возможные источники комплектования. Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госар­хив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, яв­ляющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и ви­деодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплек­тования до заключения с ними договоров о передаче ими сво­их документов в госархив. При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении докумен­тов учреждения и организации передают в архив все свои ар­хивные документы. При выборочном приеме в архив поступают все ценные доку­менты от отдельных организаций определенного вида (группо­вой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием). Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соот­ветствии с Положением об Архивном фонде Российской Феде­рации. Передача документов из ведомственных в государственные ар­хивы происходит по согласованному между ними графику еже­годно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с дела­ми в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним. Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив 1.Понятие архивного дела и порядок его комплектования Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив. Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия еди­ницы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, еди­ниц хранения, поскольку каждый том составляет обособ­ленную единицу хранения. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответст­вии с установленными правилами. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Порядок формирования дел: • дела формируются в соответствии с номенклатурой дел; • в дела помещаются только исполненные документы в соответст­вии с заголовками дел по номенклатуре; • в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; • документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно; • в дела не должны помещаться документы, подлежащие возвра­ту, дублетные экземпляры документов, черновики; • документы в деле располагаются по их хронологии; • дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см; • приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся; • каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен; • документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности. 2.Требования к архивному делу Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава. Для полного архивного оформления дела обязательно соблю­дение следующих основных требований: • подшивка или переплет дела; • нумерация листов дела; • составление листа-заверителя дела; • составление внутренней описи документов; • внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела. Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частич­ному оформлению, в них допускается не проводить системати­зацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись. Порядок оформления архивных дел следующий: • дела подшиваются в твердую картонную обложку или перепле­таются, при этом из них изымаются все металлические скреп­ления; • особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты; • в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи; • нумерация листов дела производится черным карандашом в пра­вом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно; • листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотогра­фии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представ­ляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обо­ротной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела; • подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, снача­ла конверт, затем вложения; • при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов; • помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответст­вующие акты; • внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержа­ния документов дела. Основными реквизитами обложки дела являются: • наименование организации и ее подчиненность; • наименование структурного подразделения; • индекс дела; • номер дела по описи; • заголовок дела; • аннотация (при особо ценных документах); • дата дела; • количество листов в деле; • срок хранения дела; • архивный шифр дела; • наличие места для нанесения архивных атрибутов. 3.Передача дела в архив Передача дел в архив производится при полной архивной обра­ботке дел по их описи. Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив: • передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра­нения и личного состава; • передача производится через год после завершения дел делопроизводством; • прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив; • при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр; • при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие; • передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о на­личии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив; • по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпля­ры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом: • передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет; • документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из кото­рых передается сдатчику, а второй остается в архиве; • документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы; • при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния; • прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив; • в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу; • при первом приеме документов организации в архив вместе с ни­ми передается историческая справка организации; • документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором; • документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи. Основные этапы работы по передаче документов организации госархив: • утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве; • проверка состояния дел в организации представителем госархива; • передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппа­рат к передаваемым документам и еще два экземпляра их опи­си, один экземпляр остается в организации; • факт передачи документов в госархив фиксируется актом прие­ма-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице. Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве 1.Понятие фондирования Фондирование документов - распределение документов по ар­хивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится не­посредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фон­довую принадлежность документов, формируют фонд, опреде­ляют хронологические границы фонда и документов фонда. В основе фондирования находится изучение самих документов — входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его по­метам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние доку­менты определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов яв­ляется их автор, а входящих - адресат. При фондировании документов необходимо соблюдать следую­щие правила: • дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводст­вом или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством; • планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на ко­торый они составлены; • отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены; • перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены; • отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода; • дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной, комиссии включаются в состав фонда ликви­дируемой организации; • в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации; • если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи; • в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения; • при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, неза­вершенные дела — в состав фонда организации-правопреем­ника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их дело­производство; личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включа­ются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов относятся к фонду организации-автора; • внутренние документы относятся к фонду организации-составителя; • каждому архивному фонду присваивается название и номер; • при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год. Один и тот же архивный фонд составляют документы органи­зации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на корен­ное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административно-территориального деления, временной приостанов­ки ее деятельности. 2.Единый фонд и образование нового фонда Фонд является единым, если: • организация восстановлена с прежними функциями после временной приостановки ее деятельности; • произошло расширение или сужение объема ее прав или территориальных границ деятельности; • организация распалась на ряд других с передачей им своих функций; • организация переименована или частично изменила свое на­звание; • организация передана из одного ведомства в другое; • организация сменила свое местонахождение или структуру. Новый фонд образуется при создании новой организации, да­же при сохранении полностью или частично прежнего назва­ния, но с новой структурой и функциями. Фонд может быть систематизирован на следующей основе: • хронологически-структурной — дела группируются по хроноло­гии, а внутри ее — по структуре; • структурно-хронологической - дела группируются по структуре, а внутри ее - по хронологии; • хронологически-функциональной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по функциям организации; • функционально-хронологической — дела группируются по функ­циям организации, а внутри их — по хронологии. Возможны другие варианты исходя из принципов систематиза­ции единиц хранения внутри фонда, их значения для отраже­ния делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации. Фонды личного происхождения систематизируются по сле­дующей схеме: • творческие документы; • письма фондообразователя; • письма фондообразователю; • документы к биографии фондообразователя; • документы имущественно-хозяйственного и бытового характера; • документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде; • коллекции. Внутри каждого раздела документы группируются но хроноло­гии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведений в зависимости от их объема и удобства пользования. Хронологическими границами архивного фонда являются: • организации — даты образования и ликвидации; • объединенного фонда — даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций; • личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; • коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа. При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии ар­хивного фонда. При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомствен­ных, а через них и государственных архивов. Вопрос 20. Экспертиза ценности документов 1. Понятие экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на ос­нове принятых критериев. В ходе ее определяется ценность доку­ментов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономи­ческим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение доку­ментов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности доку­ментов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтоже­ние малоценных документов. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и цело­стности путем комплексного применения критериев происхож­дения, содержания и внешних особенностей документа. Критерии происхождения: • роль и место организации в системе государственного управле­ния или конкретной отрасли; • значимость выполняемых ею функций; • время и место образования документа; • значимость отраженных в документе событий. Критерии содержания: • уникальность и типичность информации документа; • ее повторяемость в других документах; • вид документа; • подлинность документа. Критерии внешних особенностей документа: • форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа; • юридическая достоверность документа; • физическое состояние документа. При экспертизе ценности личных документов необходимо учи­тывать: • значимость фондообразователя и его документов; • объективность и субъективность документов; • взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотип­ными документами; • физическую сохранность документов. При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать: • значимость учреждения или лица, в деятельности которых обра­зовался документ; • значимость содержания документа; • время и место создания документа; • подлинность и копийность документа; • юридическую силу документа; • дублетность, повторяемость документа; • поглощенность содержания документа; • физическое состояние документа. 2.Задачи и этапы экспертизы Основными задачами экспертизы ценности документов являются: • отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профиль­ности государственных архивов; • определение сроков хранения документов; • обеспечение полноты состава архивного фонда; • отбор на государственное хранение наиболее информационных документов. Этапы экспертизы ценности документов: • в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для пе­редачи в ведомственный архив; • в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив; • в государственном архиве — при целостной комплексной экс­пертизе архивных документов с целью совершенствования ар­хивных фондов и учетной документации. 3.Экспертные комиссии Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экс­пертных комиссий: • в учреждениях, организациях, предприятиях — экспертная ко­миссия; • в министерствах, ведомствах, главках — Центральная эксперт­ная комиссия; • в госархивах — экспертно-проверочная комиссия; • в Росархиве — Центральная экспертно-проверочная комиссия. ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, орга­низаций, предприятий, министерств, ведомств, главков. Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.95. Согласно данному положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической рабо­ты по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ. Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из от­ветственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, предста­вителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других орга­низаций. Комиссия утверждается приказом руководителя уч­реждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовы­ваются решения ЭК. В основе работы ЭК находится архивное законодательство, типовые и ведомственные перечни документов. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Задачи экспертной комиссии: • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел; • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению; • организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение. Функции экспертной комиссии: • организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению; • осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архив­ному хранению, по разработке номенклатуры дел; • дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения; • рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руково­дителя своего учреждения — описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничто­жению документов с истекшими сроками хранения; • рассматривает, принимает решения об одобрении и представ­ляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение ру­ководителя своего учреждения — сводную номенклатуру дел учре­ждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неис­правимом повреждении документов постоянного хранения; • рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива — предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных переч­нем, и об определении сроков хранения документов, не преду­смотренных перечнем; • рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения — акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, о отметкой ЭПК, документов до 1945 года включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу; • совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повы­шению их деловой квалификации. Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же ос­новных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контроль­но-руководящих функций. Росархив, как высшая архивная ин­станция, организует экспертизу научной и практической цен­ности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны. В результате деятельности экспертных комиссий составляют­ся следующие документы: • протоколы их заседаний; • описи дел постоянного хранения; • описи дел временного хранения; • акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В основе деятельности экспертных комиссий находятся типо­вые и ведомственные перечни документов — систематизирован­ные списки видов и категорий документов, содержащие нор­мативные указания о сроках их хранении. Выделяются типо­вые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. В настоящее вре­мя наиболее распространены: • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; • Управленческие документы постоянного срока хранения, образующие­ся в деятельности негосударственных коммерческих организаций. Вопрос 21. Учет документов в архивах 1.Понятие государственного учета документов Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Учет архивных документов - установление количества и соста­ва архивных документов в единицах учета и фиксация принад­лежности каждой единицы учета к определенному комплексу и об­щему их количеству в учетных документах. В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей стра­ны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и ко­личестве единиц хранения. Держатели документов государственной части Архивного фон­да РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соб­людение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, го­сударственных музеях и библиотеках. Собственники докумен­тов негосударственной части Архивного фонда РФ представ­ляют сведения о своих фондах и документах с целью их госу­дарственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета на­ходится утвержденный 11.03.97 Росархивом Регламент госу­дарственного учета документов Архивного фонда РФ. Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения. Средство учета - присвоение архивных шифров единицам хранения. Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Первичными документами учета являются учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фикси­рующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные докумен­ты, единицы хранения, фонды. Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росар­хив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фон­ду РФ. Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Ар­хивный шифр включает номера архивного фонда, описи, еди­ницы хранения, указываемые за аббревиатурой архива. Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Доку­менты и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фон­да. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с само­стоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения выше­стоящих архивных органов. Один раз полученный номер фон­да остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда. 2. Учетные документы архива К учетным документам архива относятся: • книга учета поступлений; • книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользова­ния; • список фондов; • список фондов с особо ценными документами; • лист фонда; • архивная опись; • опись особо ценных документов; • опись страхового фонда; • реестр описей; • реестр описей особо ценных документов; • инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; • паспорт архива; • паспорт архивохранилища; • сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; • карточка фонда; • дело фонда; • внутриделовые описи и листы-заверители дел. Основными учетными документами ведомственных архивов яв­ляются: • книга учета поступления и выбытия документов; • список фондов; • лист фонда; • опись дел; • реестр описей; • паспорт архива; • паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ; • опись особо ценных дел; • книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; • опись страхового фонда; • дело фонда. В книге учета поступлений документов фиксируются все пос­тупления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступле­ний, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива. При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в те­чение года. Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользова­ния оформляется аналогично общей книге поступлений. Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него запи­сываются фонды при их первом поступлении в архив. В соот­ветствии с данным списком, фонды получают порядковые но­мера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении. Список фондов с особо ценными документами составляется ана­логично списку фондов. Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате в их ди­намике на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По нему присваивается номер описи. При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваи­вается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помешают в де­ло фонда с пометкой о его пересоставлении. При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда. Архивная опись является одним из основных учетных докумен­тов архива, архивным справочником, содержащим систематизи­рованный перечень единиц хранения архивного фонда и предна­значенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального на­личия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Ито­говая запись к описи осуществляет их суммарный учет. Номер описи определяется по листу фонда. Количество единиц хра­нения в описи не должно превышать 9999. Последующие еди­ницы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не переда­ется другим описям. Архив должен в обязательном порядке иметь три экземпляра описи, первый из которых является страхо­вым. При пересоставлении описи старая опись включается в но­вую последним номером. Описи особо ценных документов и страхового фонда составля­ются аналогично архивной описи. Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, коли­чество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движе­ния описей подводит ежегодная итоговая запись. Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей. Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах. В книге, ведущейся в трех экземплярах, отме­чается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации. Экземпляры книги хранятся: первый — в отделе учета архива, второй — у материально ответственного за хранение таких дел липа, третий — в бухгалтерии архива. Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное упреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных доку­ментах, работе архива по всем направлениям за отчетный год. Паспорт архивохранилища также является отчетным докумен­том и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составля­ются произвольно и содержат основные сведения за год для внесения изменений в учетные документы вышестоящих ар­хивных органов. Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизо­ванного государственного учета архивных документов. Она со­ставляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее переза­полняются по итогам года. Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным до­сье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фон­да, акты, связанные с движением фонда. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Используемые в нем документы служат для внесения измене­ний во все учетные документы архива. Дело фонда оформляет­ся согласно правилам оформления архивных дел. Каждому присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров. Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела. Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка ар­хивных данных. Вопрос 22. Научно-справочный Архивный аппарат 1.Характеристика научно-справочного архивного аппарата Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о соста­ве и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и ар­хивной информации в целях их эффективного использования. Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть: • межархивными (Росархив — архивы); • внутриархивными (архив - фонд); • межфондовыми (фонд — дело); • внутрифондовыми (дело — документ). Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из опи­саний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду. Архивные справочники могут быть обязательными - опись, ката­лог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно­-справочного аппарата является архивная опись документов. Осталь­ные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе "Учет документов в архивах", и информа­ционно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входя­щие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справоч­никами. 2.Принципы построения научно-справочного аппарата Принципы построения научно-справочного аппарата: • взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях; • неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; • преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов; • единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника; • применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника. 3.Понятие архивного справочника Архивные справочники могут структурироваться горизонталь­но и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информаци­онно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела. 4.Структура архивных справочников Структура архивных справочников: • Архивный фонд РФ; • Центральный фондовый каталог Росархива; • справочники и указатели общероссийского значения; • сеть архивов; • фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; • путеводители и указатели межархивного значения; • архив; • путеводитель или краткий справочник; • книга поступлений; • список фондов; • листы фондов; • описи; • каталоги; • тематические обзоры; • указатели; • паспорт архива. Справочники фонда: • лист фонда; • опись; • обзор фонда; • каталоги; • указатели; • тематические путеводители; • каталоги; • указатели; • тематические и фондовые обзоры; • внутренняя опись дела; • аннотация; • заверительная надпись. Основные архивные справочники: • опись; • каталог; • путеводитель; • обзор документов; • архивный указатель; • историческая справка. Вопрос 23. Архивная опись. 1.Понятие и функции архивной описи Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Функции описи: • информационная, раскрывающая состав и содержание документов; • учетная, учитывающая количество дел внутри фонда; • классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания являет­ся единица хранения. Описи составляются: • на дела постоянного хранения; • дела временного (свыше 10 лет) хранения; • дела личного состава; • документы на спецносителях; • входящие в архив ведомственные и служебные издания. 2.Правила составления архивной описи При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением опи­си необходимо проверить соответствие заголовка дела по но­менклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле. Правила (основные требования) оформления описи: • нумерацию единиц хранения в описи производят по системати­зации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером еди­ницы хранения; • систематизация единиц хранения в описи должна соответство­вать систематизации дел в номенклатуре; • описательные статьи описи заполняются в точном; соответст­вии с заголовками включаемых в нее дел; • при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однород­ные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их дан­ные в опись вносятся полностью; • на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полно­стью даже в случае продолжения однородного названия дела; • графа описи "примечание" используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела; • опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры едино­го фонда учреждения; • документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела; • нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер — 9999; • систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения; • каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей; • при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, состав­ляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долго­временного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи лич­ного состава; • при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем — списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях; • личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца; • описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами. Структура составления описи учреждения: • годовая структурная опись составляется в структурном подразделении; • годовая сводная опись составляется ведомственным архивом; • на ее основе в госархиве после передачи туда документов и опи­си составляется сводная опись учреждения — раздельно посто­янного хранения и личного состава. Опись содержит: • титульный лист; • оглавление; • предисловие; • собственно опись; • список сокращений; • указатели; • переводные таблицы; • библиографию; • терминологический словарь; • лист-заверитель. Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов. В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их лис­тов по валовой нумерации. В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи. Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, сте­пень сохранности документов, внешние особенности. При на­личии особо ценных документов возможно введение в описа­тельную статью их аннотаций. Список сокращений вводится в случае наличия в описи специ­фических, присущих только конкретному учреждению, сокра­щений слов и терминов. Указатели раскрывают предметные понятия описи с необхо­димыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возмож­ны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные. Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, об­легчая тем самым работу с новой описью. Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате. Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и со­держащихся в ней документах. Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изме­нения в составе описи. Лист-заверитель подписывается соста­вителем описи. При внутренних изменениях в описи он фик­сирует эти изменения. Вопрос 24. Система архивных каталогов 1.Понятие архивного каталога Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в ко­тором информация о содержании документов архива сгруппиро­вана по предметам, темам, отраслям, расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации. Совокупность различных ката­логов составляет систему каталогов архива. 2.Порядок каталогизации архивных документов Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из: • определения вида каталога; • разработки схемы классификации в нем документной информации; • выявления и отбора документной информации для каталогизации; • описания документной информации на каталожных карточках; • индексирования каталожных карточек; • систематизации карточек и ведения каталога. При каталогизации осуществляется дифференцированный подход: • определяется очередность выбора архивных фондов и их струк­турных частей по степени их значимости; • отбираются необходимые дела, документы, сведения из них; • в зависимости от формирующегося каталога применяются раз­личные приемы описания документной информации. При определении вида каталога учитываются: • уровень и профиль архива; • структура, состав, содержание, степень разработанности фондов; • интенсивность и задачи использования документов; • наличие и качество других архивных справочников; • кадровые и материально-технические возможности архива. Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать дело­производственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговремен­ных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и доку­ментов личного состава. Каталоги могут строиться на основе логической или алфавит­ной структуры. К первым относятся систематические, темати­ческие, хронологические. Ко вторым — предметные — именной и географический. Наиболее распространенными видами каталогов являются: • систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества; • тематический — по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам; • по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке; • по истории административно-территориального деления — по видам административно-территориальных единиц, а внутри их — по алфавиту наименований; • хронологический — по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий; • именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов; • географический — по алфавиту географических и топографических объектов; • ведомственный по личному составу — данные о трудовом ста­же, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления имен­ного каталога; • названий фондов — при большом количестве фондов может ис­пользоваться для первичного знакомства с фондами, их назва­ниями, номерами, крайними датами. 3.Виды архивных каталогов Все каталоги объединяются в единую архивную систему ката­логов. При их классификации можно использовать Схему еди­ной классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР. В международной документалистике приняты: • универсальная десятичная классификация; • классификация при помощи двоеточия. Выбор схемы классификации определяется составом докумен­тов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от по­нятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсыл­ки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно от­ражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу. Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов. В результате возможно описание на уровне части документа, до­кумента, группы документов, единицы хранения, группы еди­ниц хранения. Каталожная карточка включает следующие атрибуты: • индекс классификационного деления; • наименование рубрики и подрубрики; • обозначение даты и места события; • информационные сведения (описание содержания); • название архива; • название фонда; • архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа); • язык; • способ воспроизведения; • фамилия составителя; • дата составления; • в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация. Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает: • научно-методическое обеспечение работы; • индексирование карточек; • систематизацию их по индексам и рубрикам; • составление отсылочного аппарата к каталогу; • усовершенствование каталога; • ведение учетных форм работы по каталогизации и использова­нию каталогов. Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого яв­ляется передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями. Индексы могут быть: • буквенными; • цифровыми; • комбинированными. Они служат для определения места карточек в каталоге. Сис­тематизация их проводится в соответствии с индексами в по­рядке расположения букв и цифр. Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержа­ния и оформления, совершенствование описаний. В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником. Вопрос 25. Архивные путеводители 1.Понятие архивного путеводителя Архивный путеводитель - архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведе­ния об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обяза­тельным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. 2.Виды архивных путеводителей В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе ин­формации он может быть внутри- и межархивным. Путеводите­ли охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются: • на путеводитель по фондам архива; • краткий справочник по фондам архива; • тематический путеводитель по фондам архива; • путеводитель по архивам. Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень ха­рактеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, анно­тации, библиографию. Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются назва­ния фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть анно­тированными и неаннотированными. Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведе­ния о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соот­ветствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, науч­но-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. До­полнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов. Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, на­чиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может со­общаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим. При подготовке путеводителей применяется дифференцирован­ный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении опти­мального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фон­дах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически. 3.Структура путеводителя Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, спи­сок сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необхо­димости — аннотации к документам. Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать све­дения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам мо­гут содержать развернутую библиографию, в которой указыва­ются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них. Вопрос 26. Обзоры архивных документов 1.Понятие обзора архивных документов Обзор архивных документов — архивный справочник, включаю­щий систематизированные сведения о составе, содержании и по­исковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедче­ский анализ. Тематический обзор документов включает систематизирован­ные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источ­никоведческий анализ. Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источ­никоведческого анализа, предполагающего определение источ­никоведческого значения рассматриваемых документов, их по­лноты и степени сохранности, достоверности, характера со­держащихся в них фактических данных. Основной частью обзора являются аннотации архивных доку­ментов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор со­ставляется на весь архив, затем - на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата. 2.Система построения обзора Схема построения обзора архивного фонда: • структурная — при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора; • отраслевая (функциональная) — при отсутствии четкой струк­туры фондообразователя и соответственно фонда; • тематическая — группировка и изложение содержания документов по конкретным темам; • хронологическая — группировка и изложение содержания документов по хронологии; • номинальная — группировка и изложение содержания докумен­тов по их видам. Схема построения тематического обзора документов: • отраслевая (функциональная); • тематическая; • хронологическая. Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержа­нии документов, их источниковедческий анализ, основные раз­новидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются назва­ниями архивов и номерами фондов. Справочный аппарат обзора состоит: • из титульного листа; • оглавления; • предисловия (в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппара­та, списка сокращений, указателя). К тематическому обзору составляются: • список фондов, использовавшихся при его составлении; • библиография; • сведения о наличии документов по теме в других архивах. Вопрос 27. Архивные указатели 1.Понятие архивного указателя Архивный указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объек­тов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Указатели могут быть: • межархивными; • межфондовыми; • внутрифондовыми; • на документы одной описи; • нескольких описей фонда; • целого фонда; • нескольких фондов одного архива; • нескольких архивов. Указатели могут составляться: • к заголовкам единиц хранения без их просмотра; • к отдельным документам с их просмотром. По структуре своих рубрик указатели являются: • глухими (без аннотаций); • раскрытыми (с аннотациями). По рубрикации указатели делятся: • на алфавитные; • систематические; • хронологические. Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, ес­ли фонд имеет сложную структуру, большое количество опи­сей, часто используется. Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости. Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и по­исковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой от­сылок. 2. Основные виды указателей Основные виды указателей: • тематический; • именной; • географический; • хронологический; • алфавитный; • систематический. Вопрос 28. Архивная историческая справка 1.Понятие исторической справки Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит: • историю фондообразователя; • историю фонда; • характеристику документов фонда. 2.Содержание истории фонда История фондообразователя включает: • историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразова­нии); • задачи и функции фондообразователя и их изменения; • масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций; • место фондообразователя в системе госаппарата, экономиче­ской, общественно-политической, культурной жизни; • изменения в названии и подчиненности фондообразователя; • структуру фондообразователя и ее изменения; • крайние даты деятельности фондообразователя. 3. Содержание истории фондообразования История фонда включает: • дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты; • изменения в составе и объеме фонда и их причины; • степень сохранности документов; • особенности формирования, описания, систематизации документов; • сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах; • сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей; • состав научно-справочного аппарата. Характеристика документов фонда включает: • состав документов фонда, их виды, их крайние даты; • особенности документирования, присущие данному фондообразователю; • порядок использования документов; • характеристику научно-справочного аппарата. Вопрос 29. Архивное описание документов и дел 1.Понятие архивного описания 1. Под описанием документов и дел понимается: • процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации; • раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов. • Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа. Основными принципами описания являются: • соответствие описания первичному архивному документу; • взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания; • недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются: • название учреждения с указанием вышестоящего ведомства; • название структурной части; • индекс дела по номенклатуре дел; • заголовок дела; • аннотация; • крайние даты документов; • количество листов в единице хранения; • архивный шифр. К элементам описания относятся: • информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации; • информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда; • информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа; • информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности; • дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография. 2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа Описание на уровне фонда включает: • название фонда; • справочные данные; • поисковые данные, характеристика фонда; • информацию по истории фондообразователя и фонда; • аннотацию; • библиографию; • условия доступа и использования. Описание на уровне единицы хранения предполагает: • название фонда; • название структурной части фондообразователя; • справочные данные; • вид носителя информации; • условия доступа и использования; • заголовок, в необходимых случаях с аннотацией. Описание на уровне документа включает: • заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, мест­ность, дата; • справочные данные — поисковые данные; • вид носителя информации; • условия доступа и использования. Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными. В простом заголовке должны быть отражены: • вид дела, вид, разновидность документа; • автор; • корреспондент; • предмет, вопрос; • местность; • дата; • подлинность, копийность. Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков. При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики: • фамилия, имя, отчество фондообразователя; • заголовок дела; • крайние даты документов; • количество листов; • архивный шифр. При описании можно составлять первичные описательные кар­точки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива. Вопрос 30. Информатизация архивного дела 1.Понятие информатизации Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптималь­ных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресур­сов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. 2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле В архивной системе Федеральная архивная служба РФ опреде­ляет политику информатизации в области архивного дела, ор­ганизует создание отраслевых и межотраслевых информацион­ных сетей и баз данных. Информатизация осуществляется на основании следующих документов: • Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.; • Регламент государственного учета документов Архивного фон­да РФ, принятый Росархивом в 1997 г. В соответствии с ними принята единая система информатиза­ции архивного дела в России. Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе ар­хивов компьютерной техники и программного обеспечения. 3.Объекты информатизации Объектами информатизации являются: • комплектование архива; • экспертиза ценности документов; • создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников; • учет документов архива и контроль за их сохранностью; • создание страхового фонда и фонда пользования документами; • информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей; • контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота. В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость. 4.Цели информатизации Основные цели информатизации: • развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ; • создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы; • формирование автоматизированных учетных и научно-спра­вочных документов межархивного и общеотраолевого уровня. Основные направления информатизации: • организация учета документов Архивного фонда РФ; • учет фондообразователей, информационная поддержка определе­ния состава документов, подлежащих хранению в госархивах; • совершенствование использования документов путем организа­ции запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования до­кументов, учета выдачи дел потребителям, составления и вы­дачи архивных справок, использования документов; • формирование страхового фонда и фонда пользования; • проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных техноло­гий баз данных, содержащих копии документов, сборники архив­ных документов, справочно-информационные издания; • автоматизация организационно-управленческих функций архивов. 5.Принципы информатизации Принципы информатизации: • преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к докумен­там Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохран­ности и учета использования документов; • преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии; • системность в реализации технологических и информацион­ных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплек­са, единой базы данных в масштабе Росархива; • внутриотраслевая унификация методов описания, представле­ния, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов; • взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных. 6.Информационные системы Базовыми информационными системами архивов являются: • Архивный фонд — для госархивов; • Архив организации — для ведомственных архивов. Информационные системы решают задачи комплектования, учета, обеспечения сохранности, создания научно-справочного аппа­рата, использования документов в автоматизированном режиме. Этапы организации внедрения информационных технологий: • изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информа­тизации; • разработка технического задания; • поиск соответствующего программного продукта и фирмы — системного интегратора; • заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием; • создание, установка, адаптация программы; • сертификация и регистрация программного продукта; • поддержка и обслуживание системы. 7.Содержание базы данных архивов В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утверждается Росархивом, входят: • название учитываемой базы; • ее объем; • характеристика содержания информации; • перечень источников данных; • крайние даты введенных документов; • даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных; • формат представления данных; • правовой статус базы данных; • полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию. Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем - по единице хранения, далее — по отдельному документу. Его преемственность тради­ционным учетным и научно-справочным документам реализу­ется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответст­вии с ними. Возможно дублирование баз данных традицион­ными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесе­ния изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года. Базы данных могут содержать: • архивные документы; • учетные документы; • научно-справочный аппарат. Это облегчает поиск необходимых документов в архиве. Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными ви­дами ключевых слов являются тематика, персоналии, география. Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа. Формой выдачи результатов поиска могут быть номера доку­ментов, библиографические описания, рефераты или полные тек­сты документов. При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и ар­хивов программа CPS/ISIS. Она позволяет: • вводить новые записи в имеющиеся базы данных; • модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи: • автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого дос­тупа; • осуществлять поиск записей по их содержимому; • сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на дисплей и печатающее устройство в соответствии с требо­ваниями пользователей; • печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней; • развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства про­граммирования. Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах 1.Понятие режима хранения документов Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение до­кументов, контроль за их движением, физико-химическим со­стоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату. Режим хранения документов предполагает соблюдение: • температурно-влажностного режима; • светового режима; • санитарно-гигиенического режима; • охранного режима. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: • строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива; • оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации; • применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-ги­гиенического, охранного режимов; • применением специальных средств хранения и перемещения документов. 2.Требования к зданиям и помещениям архива Требования к зданиям и помещениям архива: • архив располагается в специально построенном здании или от­дельных помещениях здания, принятых под него специальной экс­пертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту при­емки помещений или здания; • не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов; • архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализа­ции и защищен решетками на окнах нижних этажей; • архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для раз­ных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных по­мещений; • хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и рас­пашными решетками на окнах; • в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки; • отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми; • в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей; • хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход; • в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах плом­бируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица; • в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные ве­щества, хранить пищевые продукты: • посторонние лица в архивохранилища не допускаются. 3.Световой режим Световой режим: • постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте; • освещение хранилищ может быть естественным или искусст­венным светом, при этом свет должен быть рассеянным; • при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах при­меняют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с уре­занным ультрафиолетовым участком спектра; • уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк. 4.Температурно-влажностный режим Температурно-влажностный режим: • документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%; • резкие колебания температуры и влажности воздуха не допуска­ются; • для поддержания температурно-влажностного режима в поме­щениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха; • архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации тем­пературы и влажности воздуха и принятия мер по регулирова­нию температурно-влажностного режима; • температурно-влажностный режим контролируется в помеще­ниях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режи­ма — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал. 5.Санитарно-гигиенический режим Санитарно-гигиенический режим: • архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли; • обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков; • в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; • в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуля­ция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон; • запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах; • окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками; • ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насеко­мых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфек­ции и дезинсекции. 6.Охранный режим Охранный режим: • обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранили­ща, опечатывания или опломбирования помещений; • вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке. 7.Оборудование архивохранилищ Оборудование архивохранилищ: • применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них ис­пользуются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками; • оборудование располагается с учетом особенностей помеще­ния, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с окон­ными проемами; • не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным сте­нам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них. При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы: • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см; • расстояние (проход) между стеллажами - 75 см; • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см; • расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см; • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не ме­нее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см; • высота стеллажа - 220—240 см; • ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хране­нии коробок или связок с делами - 35-40 см; • ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см; • расстояние между полками по высоте — 35—40 см; • при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами; • документы размещаются на стеллажах с использованием пер­вичных средств защиты, коробок, папок, футляров. Размещение документов в архивохранилище: • документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск; • документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для но­вых поступлений; • документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, доку­менты личного состава также хранятся отдельно; • обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имею­щие в оформлении драгметаллы документы; • учетные документы хранятся отдельно от документов архива; • в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранят­ся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, крат­косрочного хранения — без связок по годам хранения; • при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см; • коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей; • связки документов формируются не более 20 см толщиной; • коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально; • коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указыва­ются название и номер фонда, номер описи, первая и послед­няя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи. Ведение топографических указателей: • помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения - буквами, стеллажи и полки - цифрами; • нумерация комнат производится от входа слева направо; • нумерация стеллажей и полок производится от входа в храни­лище слева направо; • нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз; • односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую; • в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические ука­затели; • постеллажная карточка определяет место хранения докумен­тов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки рас­полагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища; • пофондовая карточка определяет место хранения фондов, по­скольку ее основным реквизитом является номер фонда с по­следующей ссылкой на место его хранения, карточки распола­гаются по номерам фондов в пределах архива; • в совокупности постеллажные и пофондовые карточки явля­ются единым топографическим указателем, определяющим ме­сто хранения документов фонда. Вопрос 32. Первичная реставрация и консервация архивных документов 1.Понятие первичной реставрации и консервации архивных документов В процессе хранения архивных документов происходит их старение — изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних и внутренних факторов. Поэтому требуется их реставрация — восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков ар­хивного документа, подвергшегося повреждению или разруше­нию, и консервация — создание условий, обеспечивающих длительную и полную сохранность документов. Реставрацию и консервацию проводят специалисты в реставрационных мас­терских. Однако первичную реставрацию и консервацию доку­ментов, особенно в ведомственных архивах, могут проводить сами работники архива. 2.Содержание реставрации и консервант При обнаружении документов с физическими дефектами осно­вы или текста они регистрируются в специальном журнале или картотеке учета физического состояния документов. Затем оп­ределяются меры по ликвидации этих дефектов, реставрации и консервации. Специальную обработку документов проводят с целью: • устранения причин ускоренного старения и разрушения доку­ментов; • восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; • воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях. Основными видами специальной обработки документов являются: • дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ как совокуп­ность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биоло­гических вредителей в хранилищах и на документах; • реставрационно-консервационная обработка — комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и дол­говечности оригиналов документов. В условиях ведомственно­го архива это может быть заделка разрывов листов, укрепление полей, подклейка выпавших листов; • воспроизведение документов с целью создания страхового фонда копий и фонда пользования; • фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; • замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носи­телями копиями; • переплет документов; • обеспыливание документов; • ламинирование документов. После первичного укрепления документов все последующие работы должны проводить специалисты-реставраторы. Вопрос 33. Проверка наличия и состояния документов в архивах 1.Задачи проверки документов в архиве Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. В ходе проверки осуществляется: • установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; • выявление и устранение недостатков в учете документов; • выявление отсутствующих документов и организация их розыска; • выявление и учет документов, требующих реставрации, консер­вации, профилактической и технической обработки. Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомст­венных архивах — перед передачей документов на госхранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение, при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива, Ликвида­ции или реорганизации архива проводятся разовые проверки. 2. Порядок проведения проверки Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей. При проверке необходимо: • соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках; • подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела; • изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов; • изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки; • составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в карто­теку необнаруженных дел; • изымать и изолировать дела с биолого-техническими поврежде­ниями; • при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пе­ресоставляется в соответствии с реальным содержанием дел; • внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки. Во время проверки: • производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра); • устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись; • дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии; • составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по оконча­нии проверки вносятся в дело фонда; • на основании листов проверки составляется акт проверки на­личия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда; • после проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки; • биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки. Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы. В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск. Для проведения эффективного розыска необходимо: • изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ; • организовать розыск не обнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях; • провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело; • изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела. Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаружен­ных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета. Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются: • акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; • акты о выделении документов к уничтожению; • акты о неисправимых повреждениях дел; • акты о передаче дел в другие архивы и организации. Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствую­щими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отмет­ка о снятии их с учета. Вопрос 34. Доступ к документам Архивного фонда РФ 1.Основные нормативные акты, регулирующие доступ к документам архивного фонда РФ Доступ к документам Архивного фонда РФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использо­вания архивных документов. В основе нормативных документов находится положение Конституции РФ о праве граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять ин­формацию любым законным способом (Конституция РФ, ст. 29). Гарантия свободы массовой информации в области архивного дела определяется рядом архивных нормативных документов. Закон РФ об Архивном фонде РФ и архивах предусматривает принцип публичности архивов, архивных документов и справоч­ников к ним, что означает возможность свободного доступа к ним любого юридического и физического лица. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использова­ние и сохранность. Эти принципы были развиты в следующих нормативных актах: • Законе РФ "Об авторском праве и смежных правах" от 09.07.93 № 5351-1 (ред. от 19.07.95); • Законе РФ "О государственной тайне" от 21.07.93 № 5485-1 (ред. от 30.06.2003); • Федеральном законе "Об информации, информатизации и за­щите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003); • Временном Положении "О порядке доступа к архивным документам и правилам их использования", утвержденном решением Коллегии комитета по делам архивов при Правительст­ве РФ от 29.05.92; • Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (ред. от 01.12.98); • Положении о Федеральной архивной службе России, утвержденном Указом Президента РФ от 28.12.98 № 1562 (ред. от 22.07.2003); • ряде ведомственных нормативных актов. В настоящее время доступ граждан к большинству архивных документов является свободным, кроме случаев, когда доку­менты отнесены к категории секретных. 2. Порядок допуска к документам архивного фонда Архивы предоставляют для пользования всем потребителям открытые документы Архивного фонда РФ и справочники к ним. Допуск осуществляется как по отношениям в архивы учрежде­ний, предприятий, организаций, так и по личным заявлениям граждан. Никто не вправе ограничивать их доступ к архивным документам. Ответственность за использование архивных до­кументов несут сами потребители, обязанные в своих работах сообщать поисковые данные используемых документов и предоставлять в архивы, чьи документы использовались, обяза­тельные экземпляры своих работ. Ограничения на доступ к архивным документам устанавливают­ся только в отношении сведений, составляющих государствен­ную тайну, на срок 30 лет со времени их создания. К ним от­носятся сведения в военной области, в области экономики, науки, техники, имеющие приоритетное и военное значение, в области внешней политики и экономики, обеспечивающие су­веренитет и безопасность государства, в области разведыватель­ной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности. Не могут засекречиваться данные: • о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях; • стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях; • состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности; • привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учрежде­ниям и организациям; • фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина; • размерах золотого запаса и государственных валютных резер­вах РФ; • фактах нарушения законности органами государственной вла­сти и их должностными лицами. Кроме того, ограничен доступ к архивным документам, содер­жащим сведения о личной жизни граждан. Их рассекречивание возможно через 75 лет после их создания, если до этого доступ не был разрешен самим гражданином или его наследниками. В связи с указанными ограничениями архивы делятся: • на публичные — все госархивы России с единым правилом свободного допуска потребителей и использования ими архивных документов; • ограниченно-публичные — ряда министерств и ведомств с выборочным допуском потребителей и использованием архивных документов; • доверительного типа - ряда министерств и ведомств с ограниченным допуском потребителей к служебным документам; • закрытые — ряда министерств и ведомств, полностью закрытые для потребителей и использования ими архивных документов. По мере истечения сроков секретного хранения документов, они рассекречиваются, и поступают в открытый доступ. Меж­ведомственная комиссия по охране государственной тайны и ее структурные подразделения, в которые входят и имеющие секретную часть архивы, раз в 5 лет пересматривают содержа­ние перечней сведений, подлежащих засекречиванию, и про­изводят рассекречивание потерявших секретность документов. Находящиеся в отдельном хранилище архивов рассекреченные документы переводятся в открытые хранилища. К ним откры­вается доступ потребителей на общих основаниях. Вопрос 35. Использование архивных документов 1.Понятие использования архивных документов Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребно­стей общества в ретроспективной документной информации. 2.Основные направления, цели, формы использования архивных документов Направления использования архивных документов: • укрепление российской государственности; • удовлетворение информационных потребностей общества; • обеспечение законных прав и интересов граждан. Цели использования архивных документов: • политические; • организационно-управленческие; • научные; • экономические; • культурно-просветительные; • учебные; • социально-правовые (обеспечение прав граждан). Формы использования архивных документов: • информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке; • представление документов пользователям для исследований; • экспонирование документов на выставках; • использование документов в средствах массовой информации; • проведение информационных мероприятий; • выдача документов во временное пользование; • публикация документов. 3.Основные требования к работе по использованию архивных документов Основные требования к работе по использованию архивных документов: • использование документов производится с разрешения руководства архива; • обеспечение физической сохранности документов во время их использования; • используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены; • при пользовании делами запрещается делать пометки и под­черкивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях. Первоначальным этапом работ по использованию архивных до­кументов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, спра­вочников, описей, другого научно-справочного аппарата. 4. Этапы поиска документной информации Этапы поиска документной информации: • установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы; • установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя; • определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя; • определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами; • визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов. В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по кото­рому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хра­нящиеся в ней документы. Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей 1.Характеристика информационного обеспечения пользователей Информационное обеспечение пользователей может быть либо по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов. Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе на­звания организации или фамилии, имени, отчества запра­шивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хроноло­гических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее ин­формация в запросе, тем больше исходных данных для его вы­полнения. Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и со­держании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня доку­ментов по какой-либо конкретной теме с указанием их хроно­логии и поисковых данных. 2. Понятие, содержание запроса и виды ответов архива Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты. Сроки исполнения ответа на запрос: • 5 дней — для пересылки непрофильного запроса в другой ар­хив и извещения об этом запрашивающего; • 15 дней — для исполнения запроса по научно-справочному ап­парату архива; • 30 дней — при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов. Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архи­ва. Ответом архива являются архивная справка, архивная вы­писка, архивная копия. Архивная справка — официальный документ, имеющий юриди­ческую силу и содержании) архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов. Архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива. Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводя­щий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива. Составление архивной справки предполагает изучение научно-справочного аппарата архива для выявления необходимых доку­ментов, изучение выявленных документов, составление справки. Основными требованиями к тексту справки являются точ­ность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список исполь­зованных документов с их поисковыми данными. Справка пе­чатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива. При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты: • справки, выписки, копии - бесплатно; • тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов — могут быть плат­ными договорными услугами. При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с пол­ным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов. Если архив предпринимает инициативное информирование потребителей о наличии в нем тех или иных документов, в этом случае составляются списки потенциальных потребите­лей, тематики возможной информации. Затем происходит вы­явление документов по данной тематике и составление ин­формационных писем, в которых указываются перечень и стоимость информационных услуг архива. Итогом работы должны стать договор о сотрудничестве с потребителем или его заказ на копирование информации. Вопрос 37. Работа читального зала архива 1.Понятие читального зала Для работы исследователей с архивными документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Исследователи допускаются в читальный зал на основании лич­ного заявления или отношения организации, учреждения, пред­приятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место ра­боты, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается. 2.Порядок работы в читальном зале При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и личное дело, в котором находятся заявления и отношения исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов. Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают до­кументы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного блан­ка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом. Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10—20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально — на 10 дней со дня выдачи. При наличии фонда пользования подлинные документы в чи­тальный зал не выдаются. При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после полу­чения дело просматривается работником архива. В случае де­фектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер. При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается. В случае порчи доку­ментов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности. Вопрос 38. Формы массового использования архивных документов 1.Понятие форм массового использования архивных документов К формам массового использования архивных документов относятся: • экспонирование на выставках; • использование в средствах массовой информации; • проведение информационных мероприятий; • выдача во временное пользование; • публикация. 2. Содержание форм массового использования архивных документов Выставки документов организуются архивом самостоятельно, вместе с другими архивами, музеями, организациями. На их базе могут проводиться экскурсии, научно-практические, методические, информационные мероприятия. Выставка организуется на основе концепции и тематико-экспозиционного плана. Концепция определяет структуру и со­держание экспозиции. Тематико-экспозиционный план способ­ствует выявлению и отбору документов, иллюстративного, ве­щевого, вспомогательного материала. Он определяет место и средства показа документов в будущей экспозиции. Художествен­ное оформление выставки осуществляется на основе дизайнер­ских и эскизных проектов. Подготовка документов к экспони­рованию состоит из их реставрации, изготовления копий и му­ляжей. При возможности подлинники документов не выставля­ются. В случае же их экспонирования они должны быть за­щищены как от воздействия внешней среды, так и от хищений. В средствах массовой информации документы используются для подготовки информационных материалов в прессе, на радио и телевидении. В периодической печати возможны основанные на документах статьи и сообщения, обзоры и публикации до­кументов. В телевидении и на радио документы используются для теле- и радиопередач, в тематических программах, информациях, хрониках, интервью, репортажах, готовящихся сотруд­никами архива совместно с работниками радио и телевидения. К информационным мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, читательские конференции, за­нятия для студентов и школьников. На них могут проходить выступления архивных работников, знакомящих обществен­ность с архивными документами, показ документов, ознаком­ление с работой архивов. Особое внимание уделяется проведе­нию занятий со студентами и школьниками. Они имеют тема­тический характер, проходят в форме лекций, семинаров, пра­ктических и факультативных занятий. Выдача дел и документов во временное пользование производит­ся на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. Выдаваемые де­ла должны быть полностью оформлены, иметь листы исполь­зования. На их место на время отсутствия помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранили­ще проверяется их состав и физическое состояние. При обна­ружении дефектов составляется дефектный акт, а их виновни­ки привлекаются к ответственности. Самым распространенным видом использования документов явля­ется их публикация. Выделяются научные, научно-популярные, учебные издания. Все они основываются на научных принципах подготовки документов к изданию, но отличаются спецификой отбора, источников, приемов передачи текста документа, соста­вом научно-справочного аппарата. В соответствии с составом публикуемых документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката, могут быть публикации в периодических и продолжающихся изданиях. Существуют следующие этапы подготовки публикации: • выявление и отбор документов; • выбор и передача текста документа; • археографическое оформление документа; • составление научно-справочного аппарата; • формирование макета публикации. Подбор документов определяется темой, типом, видом издания. Отбор документов проводится на основе принципов историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа до­кументов. Источниковедческий анализ предполагает установление под­линности, места, времени, условий создания, внешних особен­ностей, авторства, достоверности, политической направленности, полноты, представительности, научной значимости, новизны ин­формации, степени сохранности, способа воспроизведения текста документов. Документальная публикация состоит из предисловия, включаю­щего историческую и археографическую части, текстов доку­ментов, примечаний, указателей, содержания с перечнем пуб­ликуемых документов. При публикации могут применяться хронологический, темати­ческий, географический, авторский, номинальный признаки систематизации или их сочетания. Систематизация документов закрепляется их общей порядко­вой нумерацией. Каждый документ сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой. В редакционном заголовке указываются порядковый номер доку­мента в публикации, его разновидность, автор, адресат, крат­кое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер. В археографической легенде сообщаются поисковые данные (шифр) документа, его подлинность, язык, способ воспроизведения, внешние особенности, в случае необходимости — сведения о более полной его публикации. Основным пособием по публикации архивных документов являют­ся Правила публикации исторических документов в СССР. Вопрос 39. Учет использования архивных документов 1.Цели учета использования архивных документов Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации. Учетные документы архива подразделяются: • на первичные; • обобщающие; • итоговые. 2.Первичные документы ведомственного архива Первичные документы ведомственного архива — это: • журнал учета подготовленных информационных документов; • журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий; • журнал регистрации выданных копий, архивных справок и вы­писок из документов; • журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов; • журнал регистрации исследователей и посещений читального зала; • книга выдачи дел из хранилища; • лист использования дела; • личное дело исследователя. 3.Первичные документы государственного архива Первичные документы государственного архива: • карточка учета форм использования документов; • карточка учета тем исследований в читальном зале; • журнал регистрации пользователей в читальном зале; • требования на выдачу дел; • личное дело пользователя; • картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей; • журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную; • карточка учета изданий архива; • лист использования дела. 4.Вторичная обобщающая информация На основе вышеуказанных документов создается вторичная обобщающая документация — сводные таблицы: • работы архива по формам использования по годам; • количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам; • категорий потребителей информации по годам; • тематики исследований по годам; • количества публикаций по видам; • количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам; • количества выданных копий по годам. 5.Аналитические обзоры Итоговой аналитической информацией, основанной на первичной и вторичной информации, являются аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития. Анализ использования архивных документов проводится на ос­нове изучения интенсивности и эффективности использования. Интенсивность использования изучается на основе следующих показателей: • количество обращений пользователей в архив за год; • количество обращений пользователей по целям использования за год; • категории потребителей информации. Отдельным показателем интенсивности использования доку­ментов является число обращений: • к хронологическим группам документов; • разным темам исследования; • разным видам исторических источников; • к каждому фонду за год; • к фондам разных категорий за год. Эффективность использования изучается на основе показателей: • количественных — отношение количества единиц хранения в ар­хиве к количеству использованных единиц хранения, отноше­ние количества использованных дел к количеству результативно использованных дел, отношение количества учреждений, к ко­торым архив обратился с информационными письмами, к коли­честву учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов; • неколичественных — качественные показатели работы архива в области использования документов (качество работы, отклик общественности на эту работу); • абсолютных — количество публикаций, ссылок, копий, связан­ных с документами архива. Вопрос 40. Технотронные архивы 1.Понятием виды технотронных архивов Технотронные архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техническую документацию. Основные ви­ды работы архивариуса в них — комплектование, учет, научно-справочная работа. Использование технотронных документов сходно с использованием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации. Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный доку­мент, созданный кинематографическим способом. Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информа­цию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Видеодокумент — документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи. Научно-техническая документация — совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также на­правления и методы их внедрения в производство. К научно-техническим документам относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. По­скольку носителем научно-технической документации является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традици­онной документацией. 2.Ведущие технотронные архивы Ведущими технотронными архивами являются РТА кинофотодокументов, РГА фонодокументов, РГ научно-технический архив. В остальных архивах технотронные документы хранятся в специализированных отделах. Кинофотофоновидеодокументы, в зависимости от функционального назначения составляют две группы: • документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя включаются в состав их фондов; • документы, являющиеся результатом деятельности фондообразователя, организуются самостоятельно и учитываются самостоятельно. При этом их хранение обосабливается в соответствии с требо­ваниями к их хранению. Научно-техническая документация поступает в архив и хранится в составе фонда ее разработчика. Если эта документация создана организацией-соразработчиком, она поступает в составе фонда организации-генпроектировщика. При нефондовом хранении кинофотофонодокументов: • кино- и видеодокументы систематизируются по видам — филь­мы, спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы, отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой киновидеодокументы систематизируются по времени из изготовления, произ­водственным номерам, материалу и формату носителя); • фотодокументы систематизируются по видам - негативы раз­личной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафиль­мы (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри ко­торой фотодокументы систематизируются по авторам, объек­там, местам съемки); • фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной (на каждый вид состав­ляется отдельная опись, внутри которой фонодокументы сис­тематизируются по выпускающим организациям, производст­венным номерам, содержанию, формату носителя записи). Внутрифондовая организация научно-технических документов определяется их комплектностью. В состав комплекта входит совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, кон­струировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектировании объекта капи­тального строительства. Каждый комплекс вносится в опись под отдельным номером. 3.Порядок хранения документов в технотронных архивах Хранение кинофотофоновидеодокументов обусловливается их носителями. Научно-техническая документация хранится как традиционные документы. Не допускается хранение документов , на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с по­стоянными или переменными магнитными полями напряжен­ностью более 400 А/м. Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолиро­ваны от хранилищ с остальными документами. В целях проти­вопожарной безопасности при работе с документами на нитро­основе запрещается иметь на рабочем столе более трех рулонов пленки, оставлять их без присмотра, пользоваться при пере­мотке электроприводом, перематывать со скоростью более 25 м/мин, допускать трение о поверхность оборудования, подвер­гать коробки с пленкой ударам и другому физическому воздейст­вию. Все документы на нитрооснове маркируются, по мере воз­можности переводятся на триацетатную основу. Основные параметры температурно-влажностного режима: Вид документа Температура °С Относительная влажность воздуха, % черно/белые цветные черно/белые цветные Документы на кинопленке Нитрооснова не выше 10° не выше -5° 40-55 40-55 Безопасная основа не выше 15° не выше -5° 40-55 40-55 Фотодокументы Стекло 15-20° 40-55 Пленка не выше 15° не выше -5° 40-55 40-45 Бумага 15-20° 2-4° 40-55 40-55 Документы на магнитной ленте и дисковых носителях 15-20° 50-65 Кинофотофоновидеодокументы должны храниться на металли­ческих стеллажах при условии их размагничивания и замыкания контура стеллажа — соединения металлических частей стелла­жа электропроводом и их заземления. Оптимальным оборудо­ванием являются деревянные стеллажи, обработанные огнеза­щитными составами. Горизонтальное размещение документов обеспечивается на специальных стеллажах. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуаль­ную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки. Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сер­дечники, катушки, кассеты соответствующего размера упако­ваны в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую короб­ку или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток. Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки и металлические коробки. Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стан­дартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сер­дечники фотографическим слоем наружу и уложены в метал­лические коробки. Намотка должна быть плотной, без высту­пающих витков на торцах рулона. Микроформы и фотодокументы на плоских пленочных или дру­гих форматных носителях должны быть упакованы в конверты или кассеты соответствующего размера и размещаться в ко­робках, папках, другой вторичной упаковке. Фонодокументы граммофонной записи (грампластинки) упаковы­ваются в пакет из полиэтиленовой пленки и в бумажный кон­верт. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки. Металлические граморигиналы обертываются в кон­денсаторную бумагу, укладываются в конверт из картона, затем в коробку из плотного картона. Для предотвращения меха­нических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала. Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, затем помещены в коробку. Научно-техническая документация хранится в сфальцованном виде в папках не более 50 листов формата А4, допускается хранение в коробках и тубусах, на стеллажах. Текстовая научно-техническая документация хра­нится как документы на бумажной основе. Проверка наличия и состояния документов в технотронных архивах производится в соответствии с подобного рода работой обычных архивов. Проверка проводится раз в 5 лет, для доку­ментов на нитрооснове — раз в 2 года, для уникальных докумен­тов — ежегодно. При оценке технического состояния докумен­тов устанавливается их соответствие сведениям, содержащимся в сопровождающих их актах технического состояния. Доку­менты на нитрооснове проверяются на стабильность. При подготовке к хранению документы подлежат очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию. Акк­лиматизация проводится для кинодокументов и микрофильмов до 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носи­телях — до 3 суток, для фотодокументов и микрофиш сутки при температуре 20 + 3 °С и влажности воздуха 35—15%. В про­цессе хранения документы проверяются на их техническое со­стояние, состояние упаковки, загрязнения, повреждения. В случае их обнаружения проводится работа по упразднению дефектов. В ходе хранения документов в технотронных архивах возможно проведение первичных реставрационных и консервационных ра­бот. Документы очищаются от пыли и укрепляются. Докумен­ты на магнитной ленте очищаются, перематываются с целью снятия внутренних напряжений, возможна замена пересохших и коробленных склеек, оформление магнитной ленты защит­ным магнитным слоем. Документы на дисковых носителях обрабатываются антистатиком. Граморигиналы фонодокументов могут проходить электрохимическую очистку. В технотронных архивах возможно, как и в обычных, создание страхового фонда и фонда пользования. Научно-техническая документация создает эти фонды в соответст­вии с правилами создания этих фондов на бумажной основе. Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке методом контакт­ной печати, в фонде пользования находятся позитивная совме­щенная копия, промежуточный позитив изображения, контратип фонограммы. Для фотодокумента страховой копией служит первая копия оригинала на фотопленке, изготовленная методом репродуци­рования или контактной печати, в фонд пользования входит позитивный фотоотпечаток или дубль-негатив. Фонодокумент определяется страховым фондом в виде первой копии оригинала, изготовленного способом магнитной звуко­записи на магнитной ленте, фонд пользования также представ­лен копией на магнитной ленте. Видеодокумент имеет страховой фонд в виде первой копии ори­гинала, изготовленной в формате оригинала способом видео­звукозаписи на магнитной ленте. В фонде пользования нахо­дятся его копии. Учет документов в технотронных архивах аналогичен учету в обыч­ных архивах. При использовании технотронных документов используются следующие единицы учета и хранения: • Кинодокумент: единица хранения — физически обособленный ру­лон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному фильму, жур­налу, спецвыпуску, сюжету. • Фотодокумент: единица хранения — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив); не­сколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диа­фильма, фотоальбом; единица учета - одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному диафильму. • Фонодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации; едини­ца учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по автор­скому, тематическому, другим признакам. • Видеодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобрази­тельной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литература и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по авторскому, тематическому, другим признакам. • Научно-техническая документация: единица хранения - сово­купность научно-технических документов, относящихся к оп­ределенному вопросу, или отдельный документ, лист чертежа, имеющий самостоятельное значение, объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером: единица учета — комплекс научно-технических документов, включающий сово­купность единиц хранения. Учет ведется с оформлением тех же документов, что и в обыч­ном архиве, по тем же правилам. Дополнением являются лис­ты учета документов при их нефондовой организации. В них регистрируются их описи, динамика их изменений. Порядок нумерации и хранения листов учета аналогичен порядку ну­мерации и хранения листов фондов. Основным учетным доку­ментом являются описи. Учетные номера присваиваются им по листам учета документов. Каждый вид документов описывается отдельно. В опись кинодокументов вносятся данные об авторе, дате, месте съемки, варианте (немой, звуковой, цветной, черно-белый, формат, язык), количестве и метраже негатива, дубль-негатива, фонограммы (негатив), магнитной фонограммы, промежуточ­ного позитива, позитива, установочных роликов, цветовых паспортов, текстовой сопроводительной документации. В опись фотодокументов включаются данные заголовка или аннотации документа, об авторе, дате, месте съемки, количест­ве единиц хранения/кадров панорамной съемки, включающем негатив, дубль-негатив, позитив, фотоотпечаток, слайд (диапо­зитив), диафильм, состав текстовой сопроводительной доку­ментации. В опись фотоальбома вносятся данные о заголовке, авторе, мес­те съемки, крайних датах фотоотпечатков, количестве фотоот­печатков, внешних особенностях альбома, составе текстовой сопроводительной документации. В опись фонодокументов граммофонной записи вносят: номер стороны грампластинки (единица хранения), индекс, произ­водственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата изготовления, место изготовления, порядковый номер, диаметр, материал граморигинала, время звучания, количество единиц хранения/граморигинал — грампластинка), состав текстовой сопроводительной документации. В опись фонодокументов магнитной записи вносятся: номера единиц учета и хранения, индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи/перезаписи, скорость и время звучания, тип и формат магнитной ленты количество и метраж единиц хранения (оригинал - копия), состав текстовой сопроводительной документации. В опись видеодокументов вносят, кроме единиц хранения, уче­та, индекса, производственного номера: заголовок, автор, ис­полнитель, язык, дата записи, перезаписи, хронометраж, тип, формат записи, количество единиц хранения (оригинал — ко­пия), состав текстовой сопроводительной документации. При оформлении учетных документов необходимо: • учитывать количество фотоотпечатков в фотоальбоме во внут­ренней его описи и в описи фотоальбомов; • количество единиц хранения документов учитывать в соответствующих описях; • единицы хранения диафильмов располагать по порядку номе­ров рулонов; • единицы хранения кинодокументов располагать по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей; • единицы хранения фонодокументов размещать в порядке производственных номеров, а внутри комплекта сначала - ориги­налы, затем — копии; • при описании фотоальбомов фотоотпечатки нумеровать сверху вниз слева направо на каждом листе, в заверительную запись вы­носить общее количество фотоотпечатков, при необходимости составлять внутреннюю топографическую опись альбома. Учет ведется после систематизации документов в архиве. Доку­менты поступают на государственное хранение в течение сле­дующих сроков: • научная, технологическая, патентная документация — через 10 лет после ее изготовления; • конструкторская документация — через 15 лет; • проектная документация по капитальному строительству — че­рез 25 лет; • кинофотофоновидеодокументы — через 3 года. Документы принимаются в следующем составе: • кинодокументы - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнит­ная фонограмма шумов и музыки; промежуточный позитив изображения, установочные ролики, паспорта для цветных ки­нодокументов, монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; • (ротодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток, аннотация; • фоно- и видеодокументы — оригинал, копия, сопроводительная документация для фоно- и акт о техническом состоянии для видеодокументов. При отборе документов на госхранение предпочтение отдается наиболее полным и технически полноценным экземплярам. Экспертиза ценности технотронных документов проводится ана­логично экспертизе ценности документов на бумажной основе. В технотронных архивах ведутся те же научно-справочные до­кументы, что и в обычных архивах. Использование кинофото-фоновидеодокументов осуществляется в тех же формах, что и документов на бумажной основе. Вопрос 41. Электронные архивы 1.Понятие электронных архивов Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со все­общей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях. Электронный документ — документ, в котором информация пред­ставлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, не­обходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фами­лия лица, подписавшего документ, электронная цифровая под­пись). Все работы в электронном архиве соответствуют работам в ар­хивах традиционных документов. Специфика работ определя­ется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного центра­лизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в соче­тании с максимально удобным и простым доступом как с ло­кальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации. Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются: • системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа); • ведение подробного протокола доступа к документам; • хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.); • сохранение форматов вывода (печати) всех созданных доку­ментов; • обязательное описание документа в архивной базе данных; • полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка); • связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук); • универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов: • разработка принципов хранения информации; • защита информации; • активизация вторичного использования информации; • стандартизация критериев описания данных; • оценка стоимости создания и архивирования документов; • регулирование отношений между архивом и создателем доку­ментов; • реализация информационных услуг и исследовательских про­ектов. В электронном архиве должны обеспечиваться: • защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений; • возможность предоставления пользователям доступа к доку­ментам; • возможность подтверждения подлинности документов; • возможность предоставления документов в виде бумажной копии. 2.Порядок принятия электронных документов в архив Электронные документы принимаются в архив после проведе­ния экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их со­держания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включаю­щей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные про­граммы. После экспертизы ценности документов они поступают в архив. Архивы хранят электронные документы трех уровней: • пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования; • административный уровень, включающий регулирующие отно­шения архива с пользователями документы; • каталожный уровень, с помощью которого осуществляется по­иск данных в массиве документов. При подготовке электронных документов для передачи в архив: • проверяется их техническое состояние; • проводится их описание; • на единицах хранения проставляются архивные шифры; • подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характери­стика содержания, электронный формат, физическая и логиче­ская структура, объем. Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности. Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, со­вокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске. Единицей хранения является физически обособленный носитель файла. Единицей учета выступает комплект единиц хранения с запи­сью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится ана­логично учету документов на бумажной основе. Систематизация документов производится с помощью ката­лога. При этом происходит структурирование потока информа­ции, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании ка­талога учитываются название файла, сопроводительная доку­ментация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельно­го заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заго­ловок. Описание файла включает вид данных, количество до­кументов и байт информации. При многочастевом файле ука­зывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла. Физическое описание файла содержит число носителей ин­формации по видам, сообщение о декодировании на звуковос­производящем оборудовании или цветном дисплее, другие фи­зические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов. Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины по­иска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и опреде­ления отсутствия ее искажений. Хранение электронных документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на ме­таллических стеллажах и хранилищах с паразитными постоян­ными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметич­ную индивидуальную упаковку. Проверка состояния докумен­тов производится раз в 5 лет. При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хра­нить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бу­мажной основе. По мере старения носителя должна произво­диться перезапись электронного документа на новый носитель. При этом все этапы перезаписи должны строго документиро­ваться, исключая искажение информации. Научно-справочный аппарат соответствует аналогичному аппа­рату к документам на бумажной основе. При поиске информа­ции отмечаются ее регистрационный и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объ­ем. Использование электронных документов аналогично ис­пользованию традиционных документов. Доступ к ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других. Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для опе­ративного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных доку­ментов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные техно­логии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасно­стью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа. Вопрос 42. Организация работы архива 1.Создание государственного и ведомственного архива Государственный архив, центр хранения документации республи­ки, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа создается Правительством респуб­лики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, ав­тономного округа и подчиняется непосредственно органу управ­ления архивным делом республики, края, области, города феде­рального значения, автономной области, автономного округа. Архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку и использование документов архивного фонда соот­ветствующего субъекта РФ. Деятельность архива финансируется за счет средств бюджета республики, края, области, города фе­дерального значения, автономной области, автономного окру­га, а также внебюджетных средств. Архив руководствуется в своей деятельности законодательст­вом РФ, указами Президента РФ, постановлениями и распо­ряжениями Правительства РФ, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города феде­рального значения, автономной области, автономного округа, приказами, указаниями Росархива, вышестоящего архивного органа, положением о государственном архиве, центре хране­ния документации. Положение утверждается архивным орга­ном. Архив осуществляет свою деятельность на основе пер­спективных и текущих планов. Ведомственный архив создается приказом руководителя учреж­дения, предприятия, организации для своевременного приема ар­хивных документов от структурных подразделений учреждения, предприятия, организации или других источников комплекто­вания, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и ис­пользования в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, обеспечивает передачу этих документов на госу­дарственное хранение. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, или как подразделение в со­ставе службы документационного обеспечения управления во гла­ве с лицом, ответственным за ведение архива. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством РФ, за­конодательными актами по архивному делу, приказами, указа­ниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документа­ми. Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения, ор­ганизации, предприятия (которое разрабатывается на основа­нии Примерного положения и утверждается руководством уч­реждения, организации, предприятия по согласованию с соот­ветствующим учреждением Росархива). 2. Порядок работы архива Архив работает по планам, утверждаемым руководством учре­ждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуще­ствляет руководство учреждения, организации, предприятия. Ор­ганизационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет соответствующее учреждение Росархива. Заведую­щий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций. Основными документами, на основании которых ведется рабо­та архива, являются: • для государственного архива: • положение об архиве; • положение о структурном подразделении архива; • структура и штатное расписание архива; • смета расходов архива на год; • должностные инструкции сотрудников; • для ведомственного архива: • положение об архиве; • инструкция о службе документационного обеспечения управ­ления или инструкция по делопроизводству организации; • должностные инструкции сотрудников. Работа архива также ведется на основании планов и отчетов. К ним относятся: • для государственного архива: • план работы архива на год; • план научно-исследовательской работа архива на год; • план научно-издательской работы архива на год; • план работы структурного подразделения архива на год; • индивидуальный план работы сотрудника или дневник уче­та труда сотрудника; • отчет о выполнении работы архива за год; • отчет о выполнении работы архива за полугодие, квартал; • отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал; • отчет о выполнении плана работы сотрудника; • табель учета рабочего времени работников архива; • для ведомственного архива: • план работы архива на год; • планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой; • планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий ар­хив на год с поквартальной разбивкой; • перспективные планы передачи документов на государст­венное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив; • отчет о выполнении годового плана; • дневник учета груда работника архива; • табель учета рабочего времени работника архива. Планы могут выть перспективными, годовыми, полугодовыми, квартальными. В соответствии с ними составляются отчеты. Планы состоят из введения, текстовой и расчетной части, предложе­ний. Отчеты должны соответствовать планам. К ним могут прилагаться паспорта архивов и другие отчетные сведения. При расчете рабочего времени можно руководствоваться Типо­выми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемых в государственных архивах. Вопрос 43. Работа с персоналом архива 1.Организация труда персонала архива В организацию труда персонала архива входит: • подбор и рациональная расстановка кадров; • эффективное использование материально-технических ресурсов; • создание для работников благоприятных условий труда. Подбор работников происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитываются личные и деловые качества, квалификация работников. При приеме на работу проводится инструктаж по технике безопасности и противо­пожарной безопасности, будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем. Для определения соответствия работников занимаемым долж­ностям один раз в 4 года проводится их аттестация в соответ­ствии с утвержденными Росархивом 06.04.2001 Методическими рекомендациями по аттестации работников архивных органов и учреждений. Для повышения квалификации работников на базе архивов пе­риодически проводятся курсы, совещания, семинары. При не­обходимости архивные работники могут повышать квалифика­цию в Институтах повышения квалификации при ВНИИДАД, РГПУ, Мосархиве. В случае несоответствия работника зани­маемой должности он отстраняется от нее. Архивист может быть привлечен к ответственности за несоблю­дение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме документов на хранение, нарушение правил ис­пользования документов и доступа пользователей к ним. 2.Международный этический кодекс архивистов 1966 года В соответствии с принятым в 1996 г. Международным этическим кодексом архивистов: • первейшей обязанностью архивистов является обеспечение со­хранности документов, переданных им на хранение; • объективность и беспристрастность архивистов являются ме­рилом их профессионализма; • архивисты должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов; • архивисты должны фиксировать свои действия с документами, быть способными обосновать эти действия; • архивисты должны содействовать максимально широкому дос­тупу к документам и обеспечивать беспристрастное обслужи­вание пользователей; • архивисты должны учитывать соображения национальной безопасности, уважать право на тайну частной жизни людей, создавших документы или сведения о которых эти документы содержат; • архивисты должны использовать оказанное им доверие в об­щих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов; • архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности, беспри­страстности; • архивисты не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб организациям, исследователям, кол­легам; • архивисты должны воздерживаться от собирания подлинников архивных документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами в личных целях. Основой работы архивных работников являются их должност­ные инструкции, определенные Квалификационным справоч­ником должностей руководителей, специалистов и других слу­жащих, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 21.08.98 № 37 (ред. от 28.07.2003). 3.Заведующий архивом Заведующий архивом возглавляет работу по организации и веде­нию архивного дела на предприятии, в учреждении, организации: • обеспечивает в соответствии с установленным порядком при­ем, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов; • руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов; • оказывает методическую помощь в поиске необходимых доку­ментов; • инструктирует работников структурных подразделений о по­рядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив; • контролирует своевременность поступления в архив докумен­тов, законченных делопроизводством; • обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности ар­хивных документов, формированию документов в дела посто­янного и временного хранения; • руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли; • осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива усло­вий, необходимых для обеспечения сохранности документов; • организует работу по ведению учета документооборота и коли­чества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имею­щихся в документах архива; • составляет установленную отчетность, принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроиз­водства и организации архивного дела. Заведующий архивом должен знать: • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; • единую государственную систему делопроизводства, порядок оформления документов, поступающих в архив, и действую­щую систему их классификации; • структуру предприятия, учреждения, организации, основы организации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации: • среднее профессиональное образование; • стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. 4.Архивариус Архивариус осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии: • организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив; • принимает и регистрирует поступившие на хранение от струк­турных подразделений документы, законченные делопроизвод­ством; • участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правиль­ность формирования и оформления при их передаче в архив; • шифрует, в соответствии с действующими правилами, единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет; • подготавливает сводные описи единиц постоянного и времен­ного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, списание и уничтожение мате­риалов, сроки хранения которых истекли; • ведет работу по созданию справочного аппарата по докумен­там, обеспечивает удобный и быстрый их поиск; • участвует в работе по экспертизе научной и практической цен­ности архивных документов; • следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, не­обходимых для обеспечения их сохранности; • контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива; • выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на осно­ве сведений, имеющихся в документах архива; • подготавливает данные для составления отчетности о работе архива; • принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. Архивариус должен знать: • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими; • единую государственную систему делопроизводства; • порядок составления описаний документов постоянного и вре­менного хранения и актов об уничтожении документов; • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; • порядок ведения учета и составления отчетности; • структуру предприятия; • основы организации труда, правила эксплуатации технических средств, основы трудового законодательства, правила внутрен­него трудового распорядка, правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации: • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы; • или среднее (полное) общее образование и специальная подго­товка по установленной программе без предъявления требова­ний к стажу работы. Вопрос 44. Архивный маркетинг 1.Понятие маркетинга архивной организации Маркетинг архивной информации — деятельность, направлен­ная на изучение рынка информации и определение спроса на рет­роспективную информацию, содержащуюся в архивных доку­ментах, а также на услуги архивистов. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техни­ческое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств. В связи с этим архивы имеют право осуществлять деятельность по привлечению внебюджетных средств, оказывать платные услуги юридическим и физическим лицам, разрабатывать рас­ценки на эти услуги, применять договорные цены. Дополни­тельно к устоявшейся системе хозрасчетных работ по обеспе­чению сохранности, упорядочению, использованию документов юридических и физических лиц архивы получили право прово­дить маркетинговые исследования и продавать информацион­ные услуги по свободным ценам. 2. Содержание архивного маркетинга Маркетинг архивной информации включает: • изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использо­вания тех или иных документов; • прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциаль­ных потребителей тех или иных архивных услуг. • разработка перечня платных услуг; • расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей; • установление системы постоянной обратной связи с потребите­лями для продажи архивных услуг. Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой це­не, определение места и времени продажи информации. Оптимальным вариантом является взаимная заинтересован­ность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архив­ных услуг не как разового, а постоянного явления. Архивные услуги могут быть разнообразными — от копирования документов до выхода в Интернет, продажи микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий доку­ментов и справочников. Ограничения касаются лишь работ, являющихся бесплатными. К данным видам работ относятся: • выполнение ряда социально-правовых запросов граждан, касающихся прежде всего их пенсионного обеспечения, установления трудового стажа, выявления оснований для различных льгот; • обслуживание читателей читального зала архива в общем по­рядке; • предоставление организациям-фондообразователям их доку­ментов во временное пользование для служебных целей; • копирование или выявление документов для органов государственной власти и местного самоуправления для служебных целей; • рассекречивание документов по запросам пользователей; • организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов учреждений — источников комплектования; • научно-техническое информирование организаций архивной системы. При необходимости архив может определять категории потре­бителей — льготных пользователей информации. Особую роль в маркетинговой деятельности архива играют лицензионные договоры, заключаемые с потребителями, целью кото­рых является получение дохода от использования архивных ин­формации и документов. В них закрепляются права, обязательства, ответственность архива и потребителя. Лицензионные догово­ры обусловливают взимание архивом платы с потребителя за коммерческое использование его собственности. Вопрос 45. Архив негосударственной организации 1.Характеристика негосударственной части Архивного фонда РФ Негосударственные образования (в том числе юридические ли­ца) в процессе своей деятельности создают собственные архи­вы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Ар­хивном фонде РФ и архивах они относятся к негосударственной части Архивного фонда РФ. При аналогичности работ с госу­дарственный частью Архивного фонда РФ, они имеют свою специфику. Эта специфика определена в Положении об Архивном фонде РФ. Негосударственная часть архивного фонда РФ комплектуется и функционирует при соблюдении следующих условий: • негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют ар­хивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственно­сти общественных объединений и организаций, религиозных объе­динений и организаций, негосударственных объединений, физиче­ских лиц; • отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществля­ется органами и учреждениями Федеральной архивной службы РФ совместно с собственниками этих документов на основании соглашения, договора, после экспертизы их ценности; • собственники документов представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы РФ; • при смене собственника или места хранения документов соб­ственники информируют органы и учреждения Федеральной архивной службы РФ о новом владельце или месте хранения документов; • собственники документов обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подраз­делениях объединений, учреждений, организаций, предпри­ятий, документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Росархива; • собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства, на хранение в государственные архи­вы, музеи, библиотеки, при этом передача права собственности на документы оформляется соглашением, договором с уточне­нием в случае необходимости условий хранения и использова­ния документов; • документы поступают в собственность государства и переда­ются на постоянное хранение в госархивы в случае ликвидации негосударственных учреждений, объединений, организаций, пред­приятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников; • государственные архивы, музеи, библиотеки могут осуществ­лять временное, в том числе депозитарное, хранение документов, определяемое в соглашениях, договорах между собственниками документов и госархивами, музеями, библиотеками, при этом под депозитарным хранением документов понимается хране­ние в госархиве, музее, библиотеке архивных документов Ар­хивного фонда РФ на условиях, определяемых договором меж­ду собственником документов и соответствующим госархивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы; • в случае продажи документов государство имеет преимущест­венное право на их приобретение, собственники документов, ор­ганизаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям Федеральной архивной службы РФ с указанием точного времени и места продажи; • по просьбе собственников документов органы и учреждения Росархива оказывают методическую помощь в сохранении, ком­плектовании, использовании их архивов, по договоренности с ними органы и учреждения Росархива могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их фи­нансовую поддержку. 2.Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ. Главным документом, определяющим взаимоотношения между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ, является договор. В нем оговариваются следующие основные условия: • предмет договора: • собственник безвозмездно передает, а госархив принимает на постоянное государственное хранение документы, образо­вавшиеся в процессе деятельности собственника, имеющие историческое, научное, социально-культурное значение; • собственник сохраняет за собой авторское право на пере­данные документы, учитываемое при публикации, экспони­ровании, копировании, выдаче документов исследователям; • стороны договариваются не передавать своих прав и обяза­тельств третьей стороне без их письменного согласия; • порядок реализации договора: • отбор на госхранение документов собственника осуществляет­ся госархивом по согласованию с собственником; • отбор и передача документов производятся ежегодно в согла­сованные с собственником сроки; • подготовка документов собственника к передаче на госхра­нение, включая их отбор, научно-техническую обработку, опи­сание, осуществляется госархивом на платных условиях в соответствии с заключаемым с собственником отдельным договором; • описи документов постоянного хранения и по личному со­ставу представляются на одобрение экспертной комиссии собственника, после чего направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархива; • документы, включенные в утвержденную госархивом опись, ставятся на государственный учет; • передача документов собственника в госархив производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией госархива, по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом приема-передачи дел; • собственник обязуется: • в согласованные сроки представить госархиву для эксперти­зы ценности и отбора полный комплекс документов, обра­зовавшихся в его деятельности за соответствующий период, кроме документов, составляющих коммерческую тайну, а в дальнейшем передавать в госархив все отобранные на по­стоянное хранение документы по описи в подлинниках или заверенных копиях не позднее оговоренного срока после утверждения описи; • оплатить работу госархива по отбору, обработке, описанию документов; • в случае самоликвидации или ликвидации собственника обес­печить концентрацию и передачу в госархив всех оставших­ся документов; • при проведении реорганизации, перерегистрации, измене­нии названия собственника преемственно продолжить пере­дачу отобранных на постоянное хранение документов в со­ответствии с договором; • разрешить госархиву организовать использование передан­ных на госхранение документов в научных, исследователь­ских, информационных и иных общественно значимых целях; • госархив обязуется: • принять в согласованные сторонами сроки документы соб­ственника на постоянное госхранение по акту с приложени­ем описи на основе договора, обеспечить полную их со­хранность и организацию работы с ними в соответствии с правилами работы государственных архивов; • проводить отбор, обработку, описание документов собст­венника на основании договора, по окончании обработки документов передать собственнику один экземпляр утвер­жденной описи дел постоянного хранения и акт о выделе­нии документов к уничтожению; • принять меры для организации Использования переданных документов в научных, информационных, иных обществен­но значимых целях через читальный зал госархива, публи­кацию, экспонирование документов; • оказывать собственнику безвозмездные консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовки их для архивного хранения; • обеспечить приоритетное пользование собственником пере­данными им документами, включая право на первую пуб­ликацию; • предоставлять собственнику по его просьбе ксерокопии пе­реданных на госхранение документов с учетом технических и финансовых возможностей госархива; • при ликвидации собственника, в случае отсутствия правопреемника, госархив берет на себя обязательство принять на госхранение образовавшиеся в его деятельности документы по­стоянного и долговременного срока хранения; • ответственность сторон: • невыполнение сторонами обязательств договора служит основанием для его расторжения, при этом документы, пере­данные собственником госархиву до момента расторжения договора, возврату не подлежат; • за утрату документов Архивного фонда РФ, включенных в опись, утвержденную экспертно-проверочной комиссией госар­хива, собственник несет ответственность вплоть до уголовной; • за утерю или утрату, нанесение физического ущерба пере­данным документам, нарушение установленных договором условий использования документов госархив несет ответст­венность вплоть до уголовной. Сохранение архивов негосударственных учреждений, органи­заций, предприятий, архивов частных лиц, имеющих научное и практическое значение, является одной из глобальных задач Росархива. Поэтому работа с такими фондообразователями яв­ляется одним из главных направлений работы архивов, всей архивной службы. Список литературы 1. Сборник законодательных и нормативных правовых актов") об архивном деле. М., 2002. 2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. М., 1998. 3. Основные правила, работы государственных архивов Рос­сийской Федерации. М., 2002. 4. Основные правила работы архивов организаций. М., 2003. 5. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980. 6. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. М., 1989. 7. Основные правила работы с научно-технической документа­цией в государственных архивах. М., 1985. 8. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. М., 2000. 9. Архив фирмы. М., 1997. 10. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины "Архи­воведение". М., 1999. 11. Маяковский И.Л. Очерки по истории архивного дела в СССР. М., 1960. 12. Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы. М., 1994. 13. Крайская З.В. Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996. 14. Алексеева Е.В. Афанасьева Л.П. Бурова Е.М. Архивоведение. М., 2002. 15. Павлюк Л.В. Киселева Т.Н. Воробьев НИ. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на ком­пьютере. М.-СПб., 2001.