Система информационно-справочной документации

Тема 4. Система информационно-справочной документации Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ и СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ документы: докладные записки, справки, акты и др. Эти документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные и справочно-аналитические документы не содержат поручений как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации. Особенностью этих документов является то, что они в процессе документооборота учреждения идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Реквизиты внутренней докладной записки: • наименование структурного подразделения; • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); • дата документа; • регистрационный номер (вопрос о необходимости регистрации внутренней докладной записки решается автором); • место составления или издания; • адресат; • заголовок к тексту; • текст; • отметка о наличии приложения (если оно есть); • подпись; • отметка о направлении документа в дело. По результатам рассмотрения докладной записки на документе проставляется резолюция. Формуляр и структура текста внешней докладной записки Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации ОГРН ИНН/КПП Наименование должности адресата с включением наименования организации (в дат. падеже) Фамилия И.О. (в дат. падеже) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 № Заголовок к тексту (О чем) Текст докладной записки через 1,5 интервала. Текст состоит из двух частей. Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз. 2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз. Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия В дело 00-00 личная подпись Дата Формуляр внутренней докладной записки о нарушении трудовой дисциплины Наименование Наименование должности структурного подразделения руководителя организации ( в дательном падеже) Фамилия И.О. (в дательном падеже) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ____________ № _________ О нарушении трудовой дисциплины _____________________________ Фамилия И.О. (в родительном падеже) _________________________________________________________________ (Фамилия, имя, отчество) __________________________________________________________________ (Наименование должности с указанием структурного подразделения) _____________________________________________________________ (С какого времени работает в данной организации - по необходимости) ____________________________________________________________ (Вид нарушения) ________________________________________________________ (Дата нарушения) __________________________________________________________________ (Наличие письменного объяснения) __________________________________________________________________ (Мнение о дисциплинарном взыскании) Руководитель (структурного подразделения) Личная подпись И.О. Фамилия Внутренняя докладная записка Отдел электробытовой техники Исполнительному директору ЗАО «Примэкс» ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Кольченко О.М. 12 февраля 2018 г. № 35 О командировании сотрудника отдела на Липецкий завод холодильников «Стинол» В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на 2-е полугодие 2018 г. прошу Вас командировать старшего эксперта отдела электробытовой техники Васнецова В.И. на Липецкий завод холодильников «Стинол» для ознакомления с новыми техническими и дизайнерскими разработками холодильников и морозильных камер «Стинол», а также для согласования вопросов развития договорных отношений с этим предприятием. Руководитель отдела Личная подпись Н.О. Павлов Образец внутренней докладной записки ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это: 1) документ, который сопровождает или поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта); 2) документ, в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка первой разновидности является внешним документом, оформляется на бланке учреждений. В ряде организаций предусмотрено использование трафаретных бланков. Объяснительные записки этой разновидности, как правило, являются приложениями к основному документу. Объяснительная записка второй разновидности – внутренний документ, оформляется на бланке структурного подразделения или на чистом листе бумаги и может быть выполнена рукописным способом, составляется в произвольной форме, как правило, состоит из двух частей: • первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, • вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия. Причины (мотивы) должны быть убедительными и четкими. Указанные сведения при необходимости проверяются, и по результатам проверки выносится соответствующее заключение. В зависимости от важности освещаемого вопроса объяснительные записки могут храниться от одного года до 5 лет. Объяснительные записки в целом составляются и оформляются так же, как и докладные записки. Формуляр и структура текста внешней объяснительной записки Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации ОГРН ИНН/КПП Наименование должности адресата с включением наименования организации (в дат. падеже) Фамилия И.О. (в дат. падеже) ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 № Заголовок к тексту (О чем) Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения. Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия В дело 00-00 личная подпись Дата Внутренняя объяснительная записка Производственный отдел Генеральному директору объединения Зуеву А.А. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 01.11.2018 № 14 Об установке оборудования Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака передан в вышестоящую организацию согласно договорённости от 30.10.2018 г. Начальник отдела Личная подпись А.Е. Семенов СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Несмотря на то, что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению НЕ предусмотрено использование в деятельности организации служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто полностью заменяет собой докладную и объяснительную записки. Сотрудники, составляющие документы порой затрудняются определить, как можно назвать составленный ими документ. В таких случаях, чтобы не создавать себе лишние трудности, документы, которыми они обмениваются между собой или предоставляются руководству, называют служебными записками. Служебная записка, если и имеет право на существование, то как документ, осуществляющий коммуникативные связи на одном уровне управления. Можно сказать, что служебные записки – это внутренняя переписка между структурными подразделениями. Большое их количество во всех современных учреждениях и организациях объясняется также особенностями сегодняшнего времени. Те вопросы, которые раньше решались бездокументным образом, например, по телефону или в устной беседе, в нынешней обстановке решаются исключительно путем обмена документами. Опыт показывает, что в деятельности организаций (особенно крупных организаций) могут возникнуть ситуации, при которых информационные связи между подразделениями необходимо документировать. В таких случаях наиболее подходящий для этого документ – служебная записка. Нежелание и неумение сотрудников составлять докладные и объяснительные записки кроется также в сформировавшемся устойчивом общественном мнении, что указанные документы связаны с нарушением трудовой дисциплины или другими негативными ситуациями. Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного, хозяйственного обеспечения и др. ПРЕДЛОЖЕНИЕ На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ О ПООЩРЕНИИ Работники поощряются за добросовестный и безупречный труд, профессиональное мастерство. Меры поощрения применяются и в других случаях, определенных Положением о материальном и моральном поощрении. Например, к работникам, имеющим оговоренный стаж работы в данном коллективе, работникам, способствующим развитию организации и принимающим активное участие в мероприятиях, проводимых в организации. Ходатайство о поощрении может подавать коллектив организации, в штате которой состоит работник, или непосредственный руководитель структурного подразделения, в состав которого входит работник. Трудовой коллектив или непосредственный начальник оформляет на поощряемого представление, которое направляется руководителю по подчиненности не позднее чем за 1 месяц до поощрения. СПРАВКИ Внешние справки составляют по указанию вышестоящей организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки, оформляют на бланке для письма или на специальном бланке (формата А4) аналогично внешним докладным запискам. Внешние справки составляются в 2-х экземплярах: первый экземпляр отправляется адресату, второй - подшивается в дело. Такие справки подписываются руководителем предприятия или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью. Заголовок к тексту в справках по запросу других организаций отвечает на вопрос «о чем?» и указывает дату и период времени, относящиеся к событиям, изложенным в справке: • О комплектовании книжных фондов в первом полугодии 20__ г. • О текучести кадров за сентябрь 20__г. • О текучести кадров за период с 1 ноября 20__ г. по 1 ноября 20__ г. • Об использовании работников за первое полугодие 20__ г. • Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.20__ Справки, удостоверяющие юридический факт биографического или служебного характера чаще всего составляются о: • подтверждении места работы, занимаемой должности, • заработной плате, • месте проживания, • трудовом стаже, • избрании на выборные должности, • членстве в общественных организациях, • образовании и т.д. Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших. Выдача справок осуществляется по предварительной письменной заявке работника. В заявке должно указываться наименование необходимой справки, наименование организации, в которую данная справка предоставляется, а также необходимые анкетные данные сотрудника (в ряде случаев – и членов его семьи). В отдельных случаях для подготовки справки запрашиваются сведения из вышестоящих органов управления. Основанием для подготовки справок служат следующие основные документы: • личные карточки работников, • распорядительные документы по персоналу (приказы, распоряжения), • списки персонала с анкетными данными, • лицевые счета работников, • расчетные ведомости. В дополнение к перечисленным документам при подготовке справок могут использоваться: • материалы аттестации работников, • акты о несчастных случаях, • протоколы собраний (заседаний, совещаний). В то же время для подготовки справок НЕ могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.). Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы. Справка может содержать указание о том, в течение какого срока она действительна. Количество экземпляров каждой справки регламентируется. Каждая справка выдается сотруднику однократно в течение срока ее действия. В исключительных случаях (при утрате, при непригодности для дальнейшего использования, при изменении анкетных данных) справка может быть выдана повторно. Справка с места работы, как правило, оформляется на бланке письма или на трафаретном бланке. На практике используются две формы. В одной из них адресат смещен в конец текста и выражается в формулировке: Выдана для представления в _____________ или Выдана по месту требования. В другой форме указание на место выдачи справки может быть оформлено реквизитом «Адресат» в правом верхнем углу. Образец справки с места работы ООО «Рассвет» Ул. Зеленина, 25, Санкт-Петербург, 123451 тел.: факс: ОГРН ИНН/КПП СПРАВКА 12.10.20___ № 24 Семенов Иван Николаевич работает дизайнером отдела рекламы ООО «Рассвет» с окладом 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей с 10.04. 20__ г. Выдана для представления в отдел социального обеспечения. Директор Личная подпись О.Н. Гладков Главный бухгалтер Личная подпись В.А. Савельева М.П. Образец справки с места работы Наименование предприятия Место представления справки (наименование организации в именительном падеже) Справочные данные об организации ОГРН ИНН/КПП СПРАВКА 00.00. 20__ № Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО «Комета» с окладом 23 500 (двадцать три тысячи пятьсот) рублей в месяц. Действительна в течение 10 дней со дня выдачи. Генеральный директор Личная подпись В.Л. Грачев Главный бухгалтер Личная подпись Р.Т. Пономарева М.П. СВОДКА ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПЕРЕЧЕНЬ СПИСОК ПРОТОКОЛ Формуляр и структура текста протокола НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛ 00.00.20___ № Место издания собрания трудового коллектива (в род. падеже) Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: И.О. Фамилии членов коллегиального органа (в алфавитном порядке) Приглашенные: должность, И.О. фамилии (в алфавитном порядке) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О чем слушался вопрос. Доклад (отчет, сообщение), наименование должности, И.О. Фамилия в род. падеже. 2. О чем (далее, как в п.1.). 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия (в род. падеже) – Запись доклада от третьего лица или -Текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия (в именит. падеже) – Запись выступления от третьего лица или – Текст выступления прилагается. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) 1.1. Постановляющая часть по схеме: действие – исполнитель – срок. 1.2. ___________________________________________________ 2. СЛУШАЛИ: Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса. Председатель Личная подпись И.О. Фамилия Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия А К Т Формуляр и структура текста акта Наименование министерства Гриф утверждения или ведомства (при необходимости) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурного подразделения А К Т 00.00.0000 № Место издания Заголовок к тексту Основание: Распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившее основанием для написания акта (через один интервал) Составлен комиссией: Председатель Наименование должности И.О. Фамилия Члены комиссии: Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в алфавитном порядке через один-полтора интервала, нумеруются арабскими цифрами) Присутствовали: Наименование должности И.О. Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. Приложение: (если необходимо) При необходимости указывают количество экземпляров (через 2-3 интервала от текста или приложения). Составлен в двух экземплярах: 1-й – кому (куда) 2-й – кому (куда) Председатель Личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия Присутствовали Личная подпись И.О. Фамилия