Приказы по кадрам. Приказ о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а)

ЛЕКЦИЯ 16. ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ. ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ (ФОРМЫ Т-1 и Т-1а) Согласно части первой статьи 68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание этого приказа должно соответствовать заключенному трудовому договору (т.е. в приказе должны быть дословно воспроизведены условия трудового договора, подлежащие фиксации и необходимые для кадрового учета). Приказы о приеме работника (работников) на работу составляются по унифицированным формам № Т-1 или № Т-1а, утвержденным Росстатом России, или по формам, разработанным на их основе. При заполнении унифицированных форм № Т-1 или Т-1а должны выполняться следующие правила: 1) если заключен срочный трудовой договор, то в графе «Дата» указывается и дата приема на работу, и дата, по которую заключен трудовой договор. При печатании бланка, приказа о приеме на работу по отдельным срочным трудовым договорам ширину граф «с» - «по» рекомендуется увеличивать (необходимость в увеличении поля для текста возникает тогда, когда оформляется прием на работу для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы). Если трудовой договор заключается на неопределенный срок, то ячейка (строка) «по» графы «Дата» (форма № Т-1) или графы «Период работы» (форма № Т- 1а) не заполняется; 2) табельный номер присваивается работнику до оформления приема на работу. По сложившимся правилам табельный номер работника не должен превышать 6 цифр. Для того чтобы с помощью автоматизированной системы обработки информации можно было правильно считывать табельный номер работника, изначально для этого номера определялся разряд (количество знаков). Так, если в организации был штат около 1000 человек, вводилось 4 разряда - 0000, В этом случае первый табельный номер записывался «0001», десятый - «0010», сотый - «0100» и т.д. Сейчас, когда автоматизированная обработка учетных документов почти не производится, табельные номера устанавливаются без учета разряда, например, «10», «100», «435» и т.д., и присваиваются работникам нарастающим итогом. В ряде организаций подход к установлению табельных номеров не ограничивается простыми числами, определяемыми в порядке возрастания. Табельные номера формируются как настоящий справочный код работника, в котором последовательность знаков несет определенную информацию. Так, например, первые два разряда могут указывать на принадлежность к структурному подразделению. Например, «20135», где первые два знака (20) указывают код структурного подразделения, а три последние (135) непосредственно номер работника. Нередко в табельном номере (обычно последним знаком) кодируется категория должности (1 - руководитель, 2 - специалист, 3 технический исполнитель); профессия рабочего обозначается знаком «0» или «4». Не всегда такой подход можно назвать продуктивным, так как табельный номер, присвоенный работнику, не должен меняться при любых переводах или перемещениях внутри организации вплоть до увольнения. Кодирование же в табельном номере информации о структурном подразделении или о профессиональном статусе работника не позволяет сохранить табельный номер неизменным. 1 При традиционном подходе к присвоению табельных номеров табельный номер после увольнения работника «резервируется» на определенное время (3 года - в соответствии с ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления». Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», 1-2 года - согласно Основным положениям по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве (письмо Госкомтруда СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/1О-80), а по истечении этого времени присваивается новому работнику. Эта схема применяется по отношению ко всем принимаемым на работу работникам, в том числе и к тем, кто принимается с условием об испытательном сроке. В том случае, если для последней категории работников вводится сокращенный срок резервирования табельных номеров, нужно продумать их надлежащий учет. Все применяемые в организации коды систематизируются в специальных справочниках. Присвоенный работнику табельный номер также подлежит регистрации. При автоматизированном кадровом учете справочник табельных номеров ведется по форме, предложенной разработчиками программного обеспечения. При отсутствии такого обеспечения форма справочника разрабатывается кадровой службой самостоятельно. Например, может использоваться нижеприводимая форма, в которой книга (альбом) делится на два раздела: первый предназначается для учета присвоения и снятия табельных номеров, второй - для учета уже использованных табельных номеров, помещенных в резерв до повторного использования.¶ 2 Сведения с переводах работника устанавливаются по личной карточке работника, записям в трудовой книжке. Дата помещения табельного номера в резерв должна соответствовать дате увольнения. 3) наименование профессии или должности записывается в соответствии с заключенным с работником трудовым договором. Поскольку записанное в трудовом договоре наименование впоследствии переносится в приказ, а затем и в трудовую книжку, которая является основанием для назначения пенсий, его установление должно осуществляться по правилам, предусмотренным законодательством. Напомним, что в соответствии с частью второй, статьи 57 Трудового кодекса РФ наименование должности указывается в соответствии со штатным расписанием организации. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Наименования профессий рабочих 1 3 указываются в соответствии с выпуском Единого тарифно- квалификационного справочника работ и профессий рабочих, а наименования должностей служащих - в соответствии с разделами Единого квалификационного справочника должностей руководите- лей, специалистов и служащих, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, а также сборниками тарифно-квалификационных характеристик должностей служащих; 4) условия приема на работу и характер предстоящей работы - «по совместительству», «в порядке перевода из другой организации», «для замещения временно отсутствующего работника», «для выполнения определенной работы» и т.д. указываются без сокращений. При этом следует обратить внимание на то, что в соответствии с частью второй статьи 57 Трудового кодекса РФ режим рабочего времени и времени отдыха указывается в трудовом договоре тогда, когда он в отношении работника отличается от общих правил, установленных в организации. Та же схема применяется и при составлении приказа о приеме на работу; 5) размер оклада устанавливается и записывается в соответствии со штатным расписанием. Основой для определения размера тарифной ставки является применяемая организацией тарифная система (тарифная сетка). Эти сведения проставляются в виде чисел. Размеры надбавок также указываются в цифрах, если работнику устанавливается испытание, то в трудовом договоре делается соответствующая запись и указывается продолжительность испытательного срока. В соответствии с частью второй статьи 70 Трудового кодекса РФ отсутствие условия об испытании в трудовом договоре означает, что работник принят без испытания. Вышеизложенные требования должны соблюдаться при составлении приказа о приеме работников на работу по форме №Т - 1а. Следует отметить, что последняя по разным причинам так и не получила большого распространения в кадровой практике. Один из ее недостатков заключается в том, что в ней не предусмотрено место для отражения условий приема и характера предстоящей работы (основная работа или по совместительству, др.). Его можно устранить введением дополнительного столбца. При этом должны выполняться требования, установленные Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 М 20. Проект приказа подлежит визированию руководителем кадровой службы и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудовых договоров с работниками, должностные обязанности (выполняемые работы) которых связаны с материальной ответственностью (коллективной или индивидуальной), визирование приказа бухгалтерией по общему правилу обязательно. Согласно части второй статьи 68 Трудового кодекса РФ приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в 3-хдневный срок со дня фактического начала работы. Если работник попросил выдать копию приказа, то кадровая служба в соответствии с частью второй статьи 68 Трудового кодекса РФ обязана подготовить копию этого приказа, заверить ее надлежащим образом и выдать ее работнику. При приеме на работу (до подписания трудового договора) кадровая служба в силу части третьей статьи 68 Трудового кодекса РФ обязана ознакомить работника с действующими в организации Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с 4 трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Кроме того, с работником проводится инструктаж по охране труда, занятия по обучению безопасным методам и приемам выполнения работ. На основании приказа о приеме на работу сотрудник кадровой службы вносит в трудовую книжку запись о приеме на работу и заполняет личную карточку (форма № Т-2), а сотрудник бухгалтерии открывает лицевой счет работника. 5 ¶ ¶ 6 7