Подготовка к проведению аудита "на месте"

Раздел 2. ПРОЦЕСС АУДИТА Лекция 5. Подготовка к проведению аудита "на месте" 1. Подготовка плана аудита 2. Назначение заданий членам группы по аудиту 3. Подготовка рабочих документов 4.Установление предварительного контакта с проверяемой организацией 1. Подготовка плана аудита План аудита - описание деятельности и мероприятий по аудиту. Руководитель группы по аудиту должен подготовить план, являющийся основой для достижения соглашения между группой по аудиту, проверяемой организацией и заказчиком аудита относительно проведения аудита. Этот план должен способствовать разработке графика и координации аудита. Уровень детализации плана аудита зависит от области и сложности аудита. К примеру, детали планов для первого и последующих аудитов или для внутренних и внешних аудитов, могут быть различными. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например изменения области аудита, что может оказаться необходимым в процессе проведения аудита "на месте". План аудита должен охватывать следующее: 1) цели аудита; 2) критерии аудита и ссылочные документы; 3) область аудита, включая определение организационных, функциональных единиц и процессов, которые будут проверяться; 4) даты и участки проведения аудита "на месте"; 5) запланированное время и продолжительность проведения аудита "на месте", включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания группы по аудиту; 6) роль и ответственность членов группы по аудиту и сопровождающих лиц; 7) выделение соответствующих ресурсов для наиболее важных участков аудита. План аудита должен также предусматривать: 8) идентификацию представителя проверяемой организации, ответственного за аудит; 9) рабочий язык и язык отчетов по аудиту там, где он отличается от родного языка аудитора (ов) и/или проверяемой организации; 10) содержание отчета по аудиту; 11) мероприятия логистики (передвижения, условия работы "на месте" и т. д.); 12) вопросы, касающиеся конфиденциальности; 13) все последующие действия после аудита. План должен анализироваться, приниматься заказчиком аудита и предоставляться проверяемой организации до начала проведения аудита "на месте". Любые возражения со стороны проверяемой организации должны быть решены при участии руководителя группы по аудиту, проверяемой организации и заказчика аудита. Любые пересмотры плана аудита должны согласовываться этими сторонами прежде, чем продолжить аудит. 2. Назначение заданий членам группы по аудиту Руководитель группы по аудиту, консультируясь с членами группы по аудиту, должен установить ответственность каждого члена за аудит конкретных процессов, функций, подразделений, участков, площадок или видов деятельности. При этом следует учитывать потребности в независимости и компетентности аудиторов, результативном использовании ресурсов, а также различные роли и ответственности аудиторов, стажеров и технических экспертов. Изменения в распределении обязанностей могут быть внесены в процессе проведения аудита для содействия в достижении целей аудита. 3. Подготовка рабочих документов Члены группы по аудиту должны проанализировать информацию, имеющую отношение к их заданиям при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, которые будут необходимы в качестве справочного материала для регистрации хода аудита. Такие документы могут включать: - контрольные перечни и планы выборки; -формы записи такой информации, как, свидетельства и наблюдения аудита, протоколы совещаний. Использование контрольных перечней и форм не должно сужать границы аудиторской деятельности, которые могут быть изменены на основании полученной во время аудита информации. Рабочие документы и появляющиеся в результате их использования записи должны храниться как минимум до завершения аудита. Документы, содержащие конфиденциальную информацию либо информацию, на которую распространяются права собственности, должны быть соответственно защищены членами группы по аудиту во время ее использования. Наблюдения при посещении служебных помещений, наблюдения людей в работе, учет их взглядов и предложений – важный источник информации для аудиторов: фотографии рабочего дня, хронометраж, метод моментальных наблюдений, самофотографии. Специальные записи могут вестись по просьбе аудитора сотрудником компании. Специальные отчеты могут быть сделаны по просьбе аудитора отдельными специалистами компании по определенным проблемам с описанием возможного решения проблем. Беседы дают информацию, необходимую для анализа рабочих процессов, о мнениях работников по различным вопросам. Использование оценок служащих требует их проверки, а также учета возможной погрешности. Суждения персонала будут достовернее, если сотрудники не имеют прямого отношения к обуждаемому вопросу. Опросники позволяют получить информацию по конкретным аспектам от широкого круга сотрудников компании. 4.Установление предварительного контакта с проверяемым подразделением Предварительный контакт с проверяемым подразделением может носить формальный или неформальный характер и должен быть установлен теми, кто несет ответственность за управление программой аудита, или руководителем группы по аудиту. Цели предварительного контакта: a) определение каналов обмена информацией с представителем проверяемой организации; b) подтверждение полномочий на проведение аудита; c) обеспечение информацией относительно графика аудита и состава группы по аудиту; d) запрос доступа к соответствующим документам, включая записи; e) определение применимых правил безопасности «на месте»; f) организация аудита; g) согласование присутствия наблюдателей и необходимости обеспечения группы по аудиту сопровождающими.