Планирование проекта

Планирование проекта Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятель­ности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы. Процесс планирования начинается до утверждения объема работ и продолжается в ходе выполнения проекта и внесения из­менений. Каждая фаза жизненного цикла проекта предусматри­вает определенный вид планирования с присущими ему методи­ками и инструментами. Планирование представляет собой совокупность процедур, связанных между собой взаимными отношениями. Первый этап планирования проекта — разработка первоначальных планов, яв­ляющихся основой для разработки бюджета проекта, определе­ния потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшест­вует контролю по проекту и является основой для его примене­ния, так как на этапе контроля проводится сравнение фактиче­ских показателей с плановыми. Определение уровней планирования — также предмет плани­рования и проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д. В ходе этого процесса определяется вид и число уровней планирования, соот­ветствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержа­тельные и временные взаимосвязи. Планы (графики, сети) как выражение результатов процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, дифференцированную по уровням управления и эшелонированную по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные планы). Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающей постоянное сравнение фактических данных с плановыми. Ключевые понятия, используемые в процессах планирова­ния, — «работы» и «вехи». Работа в плане проекта представляет некоторую деятель­ность, необходимую для достижения конкретных результатов (конечных продуктов нижнего уровня). Таким образом, работа - основной элемент (дискретная компонента) деятельности на са­мом нижнем уровне детализации, на выполнение которого требу­ется время и который может задержать начало выполнения других работ. Момент окончания работы означает факт получения ко­нечного продукта (результата работы). Работа является базовым понятием и предоставляет основу для организации данных в сис­темах управления проектами. Веха — событие или дата в ходе осуществления проекта. Веха используется для отображения состояния завершенности тех или иных работ. В контексте проекта менеджеры используют вехи для того, чтобы обозначить важные промежуточные результаты, кото­рые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта. Важным отличием вех от работ является то, что они не имеют длительности. Из-за этого свойства их часто называют событиями. Веха является мерой выполнения (контрольной точкой), ее завершенность имеет только две оценки — выполнена или нет. Определение вех требует ясного понимания ключевых стадий или состояний, через которые проходит программа в течение сво­его жизненного цикла, и четких характеристик точек перехода. Вехи отмечают эти ключевые переходы и, следовательно, обеспе­чивают естественную серию контрольных точек. Эти контроль­ные точки соответствуют специфическим промежуточным целям, требуемым для достижения общей цели. При обзоре выполнения работ вехи позволяют руководству быстро понять, на какой стадии находится проект, и оценить, достигнуты ли основные со­стояния, необходимые для успешного завершения работ. В соответствии с установленными связями работы делятся на предшествующие и последующие. Предшествующая работа яв­ляется обеспечивающей для последующей; таким образом, для начала выполнения последующей работы требуется выполнение всех предшествующих1. Схематично взаимосвязь двух операций можно показать двумя способами (рис. 1. и 2.): Рис. 1. Изображение работы по стрелке Рис. 2. Изображение работы на узлах Су­ществует логическая последовательность шагов разработки плана проекта, которая составляет цикл планирования (см. рис. 3.). Рис. 3. Цикл планирования Для последних четырех шагов, изображенных на рис. 1, мо­жет существовать обратная связь, которая отражает необходи­мость актуализации плана. Эта связь обозначена пунктирной линией. В общем виде на уровне управления проектом можно выде­лить следующие виды планов: 1. концептуальный план проекта; 2. стратегический план реализации проекта; 3. тактические (детальные) планы реализации проекта. Процедура планирования проектов достаточно универсальна, а потому и последовательность шагов планирования является об­щей для широкого спектра разнообразных проектов. Эта последовательность шагов вместе с краткой характеристикой содержа­тельной сущности каждого шага приведена в табл. 1.2 Таблица 1 Последовательность шагов планирования проекта Шаг Содержательная сущность шага Разработка концепции и целей проекта Зачем? Построение иерархической структуры работ Что? Построение ОСРР Назначение ответственных Кто? Разработка стратегии реализации Определение основных вех Как? Разработка сетевых моделей Как? Расчет календарного графика по методу критического пути Когда? Идеальные сроки Расчет календарного графика с учетом ограничений на ресурсы Когда? Реальные сроки Анализ стоимостной информации Разработка финансового плана Сколько это будет стоить? Разработка сетевых моделей Сетевые модели — основа разработки календарных графиков работ и вех. Процесс сетевого планирования предполагает, что вся деятельность должна быть описана в виде комплекса работ или задач с определенными взаимосвязями между ними. Разработка сетевой модели включает три последовательных этапа: 1. Определение комплекса работ проекта; 2. Оценка параметров работ; 3. Определение взаимосвязей между работами. Оценка параметров работ Процесс оценки должен производиться независимо для каж­дой детальной задачи, а затем оценки могут быть собраны воеди­но в плане проекта. В реальной жизни существует два типа задач: с фиксированной продолжительностью работ и с фиксированным объемом работ. Под продолжительностью (длительностью) задачи понимается время, которое предполагается затратить на ее выполнение. Оцен­ки длительности каждой детальной задачи выполняются менедже­ром на основе предыдущего опыта и количества планируемых на задачу исполнителей. В случае с выполнением задачи с фиксированной продолжи­тельностью работ предполагается, что задача имеет определенную фиксированную длительность, которая не зависит от количества назначенных задаче ресурсов. То есть нельзя ускорить выполне­ние задачи, назначив, например, вдвое большее число исполните­лей, поскольку существуют факторы, влияющие на длительность задачи, но не зависящие от количества исполнителей. В случае с выполнением задачи с фиксированным объемом ра­бот длительность задачи зависит от количества назначенных ис­полнителей. Таким образом, для работ, продолжительность кото­рых зависит от количества доступных ресурсов, возможен вариант непосредственного расчета длительности исходя из информации о требуемых объемах работ (например, в человеко-днях) и о коли­честве доступных ресурсов. В этом случае увеличение числа испол­нителей приведет к сокращению времени выполнения задачи. После построения структуры сети и выполнения оценок продолжительности работ команда проекта получает все необходимое для расчета календар­ного графика работ по методу критического пути (МКП). На рис. 4 приведен пример сетевой диаграммы предшествования. Рис. 4. Пример сетевой диаграммы предшествования Сетевые диаграммы наиболее эффективны на этапе планирования расписания по следующим причинам, т.к. наглядно показывают логику проекта и позволяют быстро планировать и организовать проект. На практике часто оказывается, что между задачами должна быть установлена нежесткая связь (связь с перекрытием). Под не­жесткими понимаются связи с временной задержкой или с пере­крытием. В этом случае при моделировании связей может ис­пользоваться фактор задержки. Процентная или количественная оценки фактора задержки показывают, на какой интервал време­ни начало или конец одной задачи отстоит от начала или конца другой задачи. Например, последующая работа не может начать­ся раньше чем через два рабочих периода после окончания пред­шествующей работы. Построение диаграмм Ганта Для отображения временной последовательности выполне­ния работ часто используется диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта — горизонтальная линейная диаграмма, на которой задачи проекта представляются протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, задержками и, возможно, другими временными параметра­ми (рис. 5). На диаграмме Ганта отражаются ранние начала и ранние окончания работ, а так же резервы времени. № Опера-ция Длитель- ность 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 A 5 дн.                               2 B 3 дн.                               3 C 7 дн.                               4 D 7 дн.                               5 E 2 дн.                               6 F 4 дн.                           Р   время работы Р полный резерв Рис. 5. Пример диаграммы Ганта Преимуществами диаграмм Ганта являются: • легкая читабельность и обозримость; • возможность показать прогресс во времени; • возможность дополнения другими параметрами, например, отобразить ресурсы; • легкость составления отчетов о ходе работ. 3 Применение диаграмм Ганта наиболее эффективно в процессе управления проектом, и менее эффективно в процессах планирования. Причина в том, что они менее наглядно показывают взаимосвязи операций. Для рас­чета и анализа сетевого графика используется набор сетевых процедур, известных под названием метода критического пути. Этот метод будет рассмотрен в следующем разделе. Календарное планирование по методу критического пути. Метод анализа и оценки программ (PERT) Критический путь — максимальный по продолжительности полный путь в сети. Работы, лежащие на этом пути, также назы­ваются критическими. Длительность выполнения всего проекта в целом может быть сокращена за счет сокращения длительности задач, лежащих на критическом пути. Соответственно любая за­держка выполнения задач критического пути повлечет увеличе­ние длительности проекта. Метод критического пути (МКП) позволяет рассчитать воз­можные календарные графики выполнения комплекса работ на основе описанной логической структуры сети и оценок продол­жительности выполнения каждой работы, определить критиче­ский путь проекта. Временной резерв, или запас времени — разность между самым ранним возможным сроком завершения работы и самым поздним допустимым временем ее выполнения. Управленческий смысл временного резерва заключается в том, что при необходимости урегулировать технологические, ресурсные или финансовые огра­ничения проекта он позволяет менеджеру задержать выполнение работы на соответствующий промежуток времени без влияния на общую продолжительность проекта и продолжительность непосредственно связанных с этой работой других задач. Работы, ле­жащие на критическом пути, имеют временной резерв, равный нулю, что означает, что их ранние и поздние сроки выполнения совпадают. Для расчета календарного графика по МПК требуются следующие входные данные: • Описание комплекса задач; • Описание взаимосвязей между задачами; • Оценка продолжительности каждой работы; • Календарь рабочего времени проекта; • Календарная дата начала проекта. При наличии входных данных производится процедура пря­мого и обратного движения по сети и, таким образом, вычисляется выходная информация — параметры календарного гра­фика работ. Прямое движение начинается с начальной даты проекта и про­должается по узлам сети. При этом для каждой отдельной задачи; к дате начала ее выполнения прибавляется ее продолжительность. Таким образом, вычисляются раннее начало и раннее окончание каждой задачи. Ранние даты — наиболее раннее возможное время старта и финиша работ при условии, что предыдущие работы завершены4. Обратное движение использует в качестве исходной точки ко­нечную дату расписания, вычисленную путем прямого движения. При обратном проходе проводится обратный расчет для опреде­ления поздних дат начала и окончания задач. Поздними датами начала и окончания задачи являются ее самые поздние допусти­мые начало и конец, не влекущие задержки выполнения всего проекта. Кроме того, на основании рассчитанных ранних и позд­них дат начала задач определяются величины временных резервов для каждой задачи. В результате вычислений МКП менеджер проекта получает следующие выходные данные: • Общую продолжительность проекта и календарную дату его окончания. • Комплекс задач, лежащих на критическом пути. Любая за­держка таких задач приведет к задержке даты общего завер­шения работ по проекту. • Ранние и поздние календарные даты начала и окончания для каждой задачи. • Величины временных резервов для каждой задачи. Наибо­лее значимым из всех резервов является полный резерв, то есть время, на которое может быть увеличена продолжи­тельность задачи без задержки планового срока завершения проекта. Свободный резерв показывает время, на которое мо­жет быть задержано выполнение задачи без ущерба для пол­ного резерва последующих задач сети5. Рассмотрим пример календарного планирования по методу критического пути. В методе критического пути узел работы на сетевой диаграмме обозначают следующим образом (рис. 6): Рис. 6. Узел работы сетевой диаграммы в МКП где • ES (Early Start) – есть дата раннего старта операции; • EF (Early Finish) – дата раннего финиша; • LS (Last Start) – дата позднего старта; • LF (Last Finish) – дата позднего финиша. ранний старт (ES) + длительность – 1 = ранний финиш (EF) поздний финиш (LF) – длительность + 1 = поздний старт (LS) свободный резерв = рс (ES) последующей - рф (EF) текущей – 1 полный резерв = пф (LF) текущей – рф (EF) текущей Пример №1. Составим расписание методом критического пути для вымышленного проекта Дипломный проект (ДП). Дата старта проекта – 02.03, сетевая диаграмма с длительностями операций приведена на рис. 7. Рис. 7. Сетевая диаграмма примера «Дипломный проект» Задачи: 1. рассчитать критический путь сетевого графика; 2. выполнить прямое движение в рамках расписания и вычислить ES и EF для каждой операции; 3. выполнить обратное движение и вычислить LS и LF; 4. вычислить полный резерв времени каждой работы. Пример № 1. Решение. 1. Работы, ле­жащие на критическом пути, имеют временной резерв, равный нулю, что означает, что их ранние и поздние сроки выполнения совпадают (т. е. ранний финиш (EF) = поздний финиш (LF)). Соответственно, совпадают ранние и поздние сроки начала работ (ранний старт (ES) = поздний старт (LS)). 2. Так как работы, ле­жащие на критическом пути, имеют временной резерв, равный нулю, то ранний старт (ES) последующей работы = 1 + ранний финиш (EF) текущей работы (свободный резерв = рс (ES) последующей - рф (EF) текущей – 1) 3. Критический путь — максимальный по продолжительности полный путь в сети, соответственно, в нашем случае критический путь = 1 + 14 + 30 + 14 = 59 дней. 4. Дата старта проекта – 02.03. Ранний старт (ES) + длительность – 1 = ранний финиш (EF). Соответственно, для работы № 1 ранний финиш = 02.03. + 1 день – 1 день = 02.03. Соответственно, поздний финиш и поздний старт = 02.03. 5. Исходя из постулата № 2 (см. выше) для работ, лежащих на критическом пути, ранний старт (ES) последующей работы = 1 + ранний финиш (EF) текущей работы. Соответственно, для работы № 2 ранний старт = 1 день + 02.03 = 03.03 и т. д. для всего критического пути. 6. Что касается работ № 3, 4 и 6, не лежащих на критическом пути, то для определения их ранних стартов необходимо придерживаться правила «Ранние даты — наиболее раннее возможное время старта и финиша работ при условии, что предыдущие работы завершены»6. Соответственно, ранний старт работы № 3 – 03.03, работы № 4 – 17.03, работы № 6 – 10.03 Результаты расчетов приведены в таблице 2, а итоговая сетевая диаграмма представлена на рис. 8. Рис. 8. Сетевая диаграмма примера «Дипломный проект» Таблица 2. Показатели МКП для примера «Дипломный проект» 7 Опера-ция Название Длитель- ность Предшест-вующая операция Ранний старт (ES) Ранний финиш (EF) Поздний старт (LS) Поздний финиш (LF) Полный резерв 1 Получить тему ДП 1 02.03. 02.03. 02.03. 02.03. 2 Собрать, изучить литературу 14 1 03.03. 16.03. 03.03. 16.03. 3 Провести расчеты 7 1 03.03. 09.03. 25.03. 31.03. 22 4 Составить оглавление 3 2 17.03. 19.03. 13.04. 15.04. 27 5 Написание содержания 30 2 17.03. 15.04. 17.03. 15.04. 6 Начертить чертежи 15 3 10.03. 24.03. 01.04. 15.04. 22 7 Пройти предзащиту 14 4,5,6 16.04. 29.04. 16.04. 29.04.