Основы менеджмента и управления выставочно-экспозиционной деятельностью

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ООО Учебный центр «ПРОФЕССИОНАЛ» Дополнительная профессиональная программа (профессиональная переподготовка) Теория и методика организации выставочно-экспозиционной деятельности МОДУЛЬ 2 организация работы руководителя выставочно-экспозиционной деятельности МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ ДИСЦИПЛИНЫ 1 Основы менеджмента и управления выставочно-экспозиционной деятельностью Содержание Тема 1. Особенности осуществления менеджмента экспозиционно-выставочной деятельности 4 Задания для самоконтроля 6 Тема 2. Долгосрочное и краткосрочное планирование экспозиционно-выставочной деятельности 8 Задания для самоконтроля 9 Тема 3. Ресурсы осуществления менеджмента экспозиционно-выставочной деятельности 11 Задания для самоконтроля 15 Тема 4. Правила комплексной безопасности выставочно-экспозиционной деятельности 16 Задания для самоконтроля 18 Литература 19 Формы аттестации и оценочные материалы по дисциплине 20 Рабочая программа дисциплины Цель программы дисциплины – изучить основные правила менеджмента и особенности его применения при руководстве экспозиционно-выставочной деятельностью. Задачи программы: – определить в чем заключаются особенности менеджмента при руководстве экспозиционно-выставочной деятельностью; – проанализировать принципы применения правил менеджмента при руководстве экспозиционно-выставочной деятельностью; – ознакомиться с возможностями применения менеджмента при руководстве экспозиционно-выставочной деятельностью. По окончании изучения дисциплины обучающиеся должны: знать: особенности менеджмента при руководстве экспозиционно-выставочной деятельностью; уметь: использовать знание особенностей менеджмента при руководстве экспозиционно-выставочной деятельностью; владеть: навыками использования знания особенностей менеджмента при руководстве экспозиционно-выставочной деятельностью. Тема 1. Особенности осуществления менеджмента экспозиционно-выставочной деятельности Менеджмент экспозиционно-выставочной деятельности. Музей как центр социокультурного пространства. Коммуникативная деятельность. Модернизация экспозиционно-выставочной деятельности. Инструменты осуществления управления экспозиционно-выставочной деятельностью. Лекция Менеджмент экспозиционно-выставочной деятельности рассматривается в России как администрирование. Менеджерская практика подразумевает, прежде всего, работу с окружающим социумом и внешней средой. В настоящее время актуальность экспозиционно-выставочной деятельности увеличивается. Фактически, музей, галерея, дверец культуры или другой центр культурного досуга формирует лицо города, создает имиджевое пространство и становится ресурсным центром для роста идентичности населения. Места, где проводится активная экспозиционно-выставочная деятельность, становятся центрами городской коммуникации. Это пространство позволяет активизировать жизнь местного сообщества и стимулировать дискуссии в различных профессиональных областях. Эту деятельность музей, галерея, дверец культуры или другой центр культурного досуга может осуществить через реализацию разных проектов. На сегодняшний день одной из главных потребностей является необходимость общения, и экспозиционно-выставочное пространство может стать центром реализации этой потребности. Именно поэтому роль музея, галереи, дверца культуры или другого центра культурного досуга в современном пространстве становится более значимой. Коммуникативная деятельность экспозиционно-выставочных центров может выражаться в предоставлении культурно-просветительских услуг, проведении мастер-классов, экскурсий, работе с художниками, мастерами ремесел. Особое внимание заслуживает работа с детьми и детскими коллективами в кружках, на выставках. Список предложений по организации социокультурного пространства может быть очень содержательным. Помимо создания внешнего социокультурного пространства руководитель, как менеджер экспозиционно-выставочной организации, должен решать проблемы модернизации ее деятельности. Для этого он должен не только обладать способностью увлечь людей, но и ресурсами и командой, которые помогут ему реализовать новые идеи. Особенно это важно для реализации проектной работы, под которой подразумевается деятельность, которая напрямую не вписывается в должностные обязанности сотрудников, но при этом актуализирует работу экспозиционно-выставочных центров. То есть при том, что выполнение текущей работы сотрудников остается важной задачей, появляется необходимость привлечения внимания и включения окружающего сообщества в социокультурное пространство. Исходя из этого в задачи руководителя экспозиционно-выставочной деятельностью, как ее менеджера, входит умение налаживать партнерские отношения не только с государственными организациями культуры, от которых напрямую зависит финансирование их деятельности, но и с бизнесом, и международными организациями, в том числе и с фондами, которые поддерживают выставочно-экспозиционную деятельность. То есть в задачи руководителя входит делать жизнь своей организации более насыщенной и активной и при этом ориентироваться на посетителей. Необходимо учитывать, что приходящих сейчас в музей, галерею, дверец культуры или другой центр культурного досуга посетителей принято воспринимать как потребителей. Соответственно они своей экспозиционно-выставочной деятельностью предоставляют этим потребителям определенную услугу, которая должна быть качественной для того, чтобы конкурировать на современном рынке. Именно поэтому руководитель, в качестве менеджера, должен обращать внимание не только на профессиональные компетенции специалиста, но и на его возможности осуществлять коммуникацию с посетителями. В данном случае под посетителями понимаются не только те, кто приходит в музей, галерею, дверец культуры или другой центр культурного досуга, но и партнеры, в том числе, потенциальные партнеры, государственные деятели, соответствующие отечественные и международные организации. Как инструмент осуществления управления экспозиционно-выставочной деятельностью можно использовать составление перспективного плана, разработка которого сопровождается формулированием желаемых целей и путей их достижения. Это даст возможность тщательного изучения сложившейся ситуации и выявления приоритетов в распределении финансов. При проведении перспективного планирования необходимо, во-первых, выявить заинтересованную аудиторию в расчете на которую происходит распределение ресурсов. Во-вторых, четко сформулировать цели и приоритетность задач. В-третьих, провести оценку факторов, мешающих достижению цели. То есть нужно выявить реальные имеющиеся у организации ресурсы, в том числе людские, финансовые и технические. При проведении такого анализа будут выявлены основные факторы и аспекты экспозиционно-выставочной деятельности, которые дадут понимание методов, с помощью которых она может быть успешно реорганизована. Задания для самоконтроля (Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки на сайт) Задание 1. Проанализировать разницу в организации управления внутренней экспозиционно-выставочной деятельностью и менеджерской работой с окружающим социумом и внешней средой. Задание 2. Определить эффективность проведения менеджмента экспозиционно-выставочной деятельности. Задание 3. Перечислить организационные действия руководителя для организации социокультурного пространства. Тема 2. Долгосрочное и краткосрочное планирование экспозиционно-выставочной деятельности Цель и задачи долгосрочного планирования экспозиционно-выставочной деятельности. Миссия организации. Определение механизмов достижения цели. Корпоративный план. Стратегический план. Генеральный план. Лекция В процессе планирования экспозиционно-выставочной деятельности необходимо сформулировать ее цель. Прежде всего, такая цель должна быть определена на длительное время, то есть, намечена стратегия развития. Постановка долгосрочной цели должна быть подкреплена формулированием задач, решение которых поможет ее достичь. Решение этих задач должно быть введено в план работы организации как ее краткосрочные цели, которые тактически помогут решить стратегическую задачу. Цели, стратегия и тактика должны быть прописаны в Миссии организации. Поскольку Миссия – публичный документ, то информация, прописанная в ней должна быть, с одной стороны правдива и реалистична, а, с другой стороны, привлекательна для отечественных и зарубежных партнеров. Следующим шагом долгосрочного и краткосрочного планирования должно стать определение механизмов, которые помогут достичь цели. Эти механизмы можно реализовать через конкретные выставочные, просветительские, образовательные и другие проекты, которые помогут создать и реализовать ее бренд экспозиционно-выставочной организации на рынке досуговых услуг. При долгосрочном и краткосрочном планировании используются несколько типов планов: корпоративный, стратегический и генеральный. Корпоративный план должен отражать наиболее общий уровень планирования деятельности. Его задача – скоординировать все аспекты деятельности организации для достижения поставленной цели за определенный период. Стратегический план – определяет процесс деятельности для достижения цели сообразно тем условиям, которые складываются в тот или иной промежуток времени. Например, стратегическое планирование касается вопросов организации доступности выставочного пространства для посетителей, в том числе, с особыми потребностями: детей и инвалидов разных нозологических групп. Оно также может касаться вопросов организации безопасности и обслуживания посетителей и партнеров. Генеральный план рассчитывается на 10–20 и более лет и посвящен определению необходимых ресурсов: помещений, оборудования, финансов, кадров. В нем прописаны основные требования к этим ресурсам и способы выполнения этих требований. Задания для самоконтроля (Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки на сайт) Задание 1. Пошагово охарактеризовать цель и задачи долгосрочного планирования экспозиционно-выставочной деятельности. Задание 2. Определить миссию экспозиционно-выставочной деятельности. Задание 3. Проанализировать механизмы достижения цели. Задание 4. Охарактеризовать планы долгосрочного планирования: корпоративный, стратегический и генеральный. Тема 3. Ресурсы осуществления менеджмента экспозиционно-выставочной деятельности Оценка политической, экономической, социальной и технологической среды. Комплексная работа по привлечению дополнительного финансирования. Специальные правительственные, региональные и муниципальные программы, конкурсы и гранты. Взаимодействие с коммерческими структурами. Попечительский совет. Активизация работы сотрудников. Работа с общественностью. Работа со средствами массовой информации. Популяризация экспозиционно-выставочной деятельности. Лекция При составлении перспективных планов развития объектов, связанных с экспозиционно-выставочной деятельностью следует учитывать политическую, экономическую, социальную и технологическую среду. То есть оценить возможности, которые есть у конкретной организации для ее дальнейшего развития. Помимо внешних факторов необходимо оценить с одной стороны внутренние ресурсы, а, с другой стороны, факторы, которые могут препятствовать дальнейшему развитию. Таким образом, появится реальная картина того, какие возможности есть у конкретной организации культуры для осуществления новой деятельности по созданию вокруг себя экспозиционно-выставочного пространства для привлечения дополнительного интереса посетителей и партнеров. Более того, руководитель экспозиционно-выставочной деятельности в качестве ее менеджера должен провести комплексную работу по привлечению дополнительного финансирования своего объекта со стороны коммерческих компаний и некоммерческих организаций. Например, можно воспользоваться возможностями, которые предоставило государство путем формирования налогового режима, способствующего перераспределению ресурсов на финансирование объектов культуры. И хотя на настоящее время налоговая правовая база нуждается в доработке, тем не менее, есть экономические стимулы, которые делают для коммерческих предприятий выгодным участие в финансировании культурных объектов. В том числе руководители экспозиционно-выставочной деятельности должны научиться пользоваться специальными правительственными, региональными и муниципальными программами, конкурсами и грантами, учрежденными Президентом и Министерством культуры. Помимо умения пользоваться благотворительными программами руководитель экспозиционно-выставочной деятельности должен наладить взаимодействие с коммерческими структурами, которые осуществляют спонсорство в области культурной деятельности. Для коммерческой компании такое спонсорство может быть частью рекламной компании, которая способствует тому, чтобы у нее сформировался привлекательный положительный имидж и репутация. Для организации культуры такое сотрудничество может стать способом решения ряда финансовых проблем. В свете этого руководитель экспозиционно-выставочной деятельности должен уметь выявить аспекты интереса коммерческих структур и предложить им надежное взаимовыгодное партнерство. Для выявления заинтересованных партнеров руководитель должен позаботиться о том, чтобы создать информационную базу данных, включающую информацию о потенциальной возможности спонсирования экспозиционно-выставочной деятельности. Причем эта база должна быть актуальна и регулярно пополняться новыми сведениями. При этом сам культурный объект должен стать привлекательным и перспективным для того, чтобы в его развитие были вложены средства. Причем поддержка спонсоров может быть не только финансовой. Помощью может быть предоставление выставочных помещений, транспорта или оборудования на льготных или безвозмездных условиях. Подчеркнем, что руководитель должен понимать, что поддержка со стороны коммерческих структур – это не благотворительность. Это взаимовыгодное партнерство, от которого коммерческая организация имеет свою выгоду. Поэтому при подготовке предложений по такому партнерству руководитель экспозиционно-выставочной деятельности должен подготовить соответствующее предложение, которое дает достаточно четкое представление о проекте. В нем должна быть представлена общая информация об объекте, его миссии, достигнутых успехах и реализованных задачах. Причем эта информация должна быть адресной для каждого потенциального спонсора и созвучна политике его компании. Далее в проекте должны быть четко проанализированы взаимовыгодные результаты, которые можно достичь в результате сотрудничества, в том числе просчитан общественный резонанс, который получат участники проекта. В таком проекте должно быть представлено обоснование его целей и задач, а также четкий финансовый план. То есть потенциальный спонсор должен видеть, на что конкретно будут распределены его средства. В таком проекте дополнительно можно прописать какие конкретные выгоды и преимущества может получить партнер при финансировании проекта. Например, ему будут предоставлены привилегии в торговле своей сувенирной или продовольственной продукцией на территории объекта, возможность открыть кафе или магазин для посетителей. Однако при поиске спонсоров руководитель экспозиционно-выставочной деятельности должен помнить о том, что перспективные контакты лучше всего устанавливаются лично, поэтому ему придется стать регулярным посетителем разных общественных и коммерческих мероприятий, где он сможет встретить потенциальных партнеров. Хорошим способом привлечения дополнительных финансовых ресурсов может быть создание при экспозиционно-выставочном центре клуба или попечительского совета, членство в котором будет, с одной стороны, престижным, а, с другой стороны, платным для его членов. Причем членство может быть не только частным, но и корпоративным. Корпоративное членство может давать льготы сотрудникам льготное посещение экспозиционно-выставочных объектов и другие привилегии. Очень важным ресурсом объектов экспозиционно-выставочной деятельности является потенциал людей, которые в нем работают. Руководитель должен проводить политику поощрения сотрудников за достижения в работе, но что еще более важно, сплотить коллектив в единую команду, которая ставит перед собой цель и добивается ее. Во многом достижение такой командной работы зависит от стиля руководства. Но нужно учитывать, что командную работу сотрудников трудно организовать в рамках всей организации. Для начала нужно начать с командной работы по осуществлению отдельных проектов. Помимо привлечения внутренних и внешних ресурсов, деятельность руководителя должна включать в себя и работу с общественностью, которая осуществляется через средства массовой информации. Помимо того, что такая работа может помочь в привлечении дополнительных финансовых ресурсов, также она создаст климат особого социокультурного пространства, которое необходимо для существования духовно здорового общества. Работа со средствами массовой информации может осуществляться как через ведущие теле и радиокомпании, так и через интернет и мультимедийные средства. Посредством этих источников информации музеи могут популяризировать пресс-релизы своих мероприятий, информационные справки об актуальных выставках и экспозициях, подборки материалов, фотографий и видеоресурсов. Также именно с помощью средств массовой информации музеи или другие объекты экспозиционно-выставочной деятельности могут оповестить общественность о проводимых брифингах, пресс-конференциях, «круглых столах», публичных дискуссиях, презентациях, просмотрах и выставках. Для того, чтобы сформировать общественное мнение о экспозиционно-выставочном и общекультурном пространстве руководитель может организовать публичное выступление своих сотрудников на заседаниях различных клубов и обществ, устроить прием и экскурсии для представителей местного сообщества. Задания для самоконтроля (Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки на сайт) Задание 1. Перечислить возможности менеджмента по привлечению дополнительного финансирования. Задание 2. Перечислить основные специальные правительственные, региональные и муниципальные программы, конкурсы и гранты. Задание 3. Охарактеризовать алгоритм действий по взаимодействию с коммерческими, некоммерческими структурами и частными лицами по привлечению дополнительного финансирования. Тема 4. Правила комплексной безопасности выставочно-экспозиционной деятельности Характеристика комплексной безопасности. Выявление угроз. Меры для их предотвращения. Комплекс мер по защите культурных ценностей: создание оптимальных условий хранения и экспонирования; организация охраны по внутреннему периметру; составление плана действий в чрезвычайных ситуациях; организация защиты от действий воров, вандалов, хулиганов и т.д.; проведение контроля перемещения и инвентаризации объектов. Лекция Руководитель экспозиционно-выставочной деятельности несет ответственность за то, чтобы для культурных ценностей, предоставленных для экспонирования, были созданы не только оптимальные условия, но также обеспечена их противопожарная безопасность, а также, чтобы они в максимальной степени были защищены от рисков, связанных с хищением ценных предметов, террористической опасностью и т.д. Контроль защиты экспозиционно-выставочных объектов от всех форм негативного воздействия можно считать обеспечением комплексной безопасности. На первом этапе осуществления контроля безопасности должны быть выявлены угрозы, которые могут быть как общими, так и потенциальными. Их выявление должно сопровождаться статистическим анализом угроз, которые действительно могут быть опасны для конкретного экспозиционно-выставочного помещения и тех, реализация которых крайне маловероятна. На следующем этапе необходимо составить перечень реальных внешних угроз и наметить меры для обеспечения предотвращения их реализации. На этом этапе должно пройти формирование оптимального с точки зрения соотношения затрат и эффективности комплекса систем, обеспечивающих противопожарную, антитеррористическую безопасность, защиту от хищений, вандализма и т.д. Максимально должны быть разработаны меры предотвращения гибели экспонируемых предметов в случае стихийных бедствий. Комплекс мер по защите культурных ценностей должен включать несколько обязательных пунктов. Во-первых, создание оптимальных условий хранения и экспонирования предметов и коллекций внутри экспозиционно-выставочного объекта и регулярный текущий контроль их сохранности. Во-вторых, организацию охраны экспозиционно-выставочного объекта по внутреннему периметру. В-третьих, разработку и доведение до сотрудников плана поведения в чрезвычайных ситуациях, вызванных разными причинами: пожар, стихийное бедствие и т.д. В-четвертых, организацию защиты экспозиционно-выставочных предметов и объектов от действий воров, вандалов, хулиганов и т.д. В-пятых, проведение регулярного контроля перемещения предметов, серки и инвентаризации экспонируемых объектов. В-шестых, проведение контроля приобретения (получения) новых предметов и коллекций. В-седьмых, проведение контроля получения предметов и коллекций на временное хранение. Вопросы, касающиеся организации безопасности от внешних воздействий должны решаться при обязательном участии сотрудников противопожарной службы и специализированных организаций по охране. В задачи руководителя экспозиционно-выставочной деятельности входит контроль соблюдения их рекомендаций и требований. Задания для самоконтроля (Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки на сайт) Задание 1. Перечислить меры по обеспечению безопасности хранения и экспонирования предметов и коллекций. Задание 2. Определить в чем заключается понятие комплексной безопасности экспозиционно-выставочного объекта. Задание 3. Охарактеризовать меры по контролю безопасности от объективных опасностей, не связанных с условиями хранения и экспонирования предметов и коллекций. Литература Обязательная литература: 1. Гордин В.Э., Хорева Л.В., Дедова М.А. Совершенствование музейного менеджмента на основе событийной деятельности. https://cyberleninka.ru/article/n/sovershenstvovanie-muzeynogo-menedzhmenta-na-osnove-razvitiya-sobytiynoy-deyatelnosti 2. Дукельский В.Ю. Музеи в мире культурных проектов // Музеи. Маркетинг. Менеджмент. Практическое пособие. М., 2001. http://knigi.dissers.ru/books/1/14403-1.php. 3. Федеральный государственный образовательный стандарт высшего образования по направлению подготовки 38.04.02 Менеджмент. Утв. Приказом Министерства образования и науки РФ от 30 марта 2015 г. № 322. http://ivo.garant.ru/#/document/70977506/paragraph/1:0. Дополнительная литература: 1. Кирсанова М.В. Аксенов ЮМ. Курс делопроизводства. Документальное обеспечение управления. Учебное пособие. 2. Менеджмент музейной деятельности. Рабочая программа учебной дисциплины. 3. Тульчинский Г.Л., Шекова Е.Л. Менеджмент в сфере культуры. 5-е изд. СПб.: Лань, Планета музыки, 2013. http://window.edu.ru/resource/403/66403/files/mvsc.pdf. 4. Фролов А.А., Бычков И.Г., Щербатский В.Б. Управление выставочной деятельностью с использованием информационных технологий. Екатеринбург: УрФУ, 2014. 100 с. http://elar.urfu.ru/bitstream/10995/28533/1/978-5-321-02366-2_2014.pdf. Формы аттестации и оценочные материалы по дисциплине Аттестация по дисциплине проходит в форме дифференцированного зачета Зачет ставится при успешном выполнении проекта по дисциплине Форма контроля Виды оценочных материалов Зачет Проект Перспективный план развития экспозиционно-выставочной деятельности (название музея, галереи или другого учреждения, в котором слушатель будет проходить стажировку или уже работает) (Приложение 1. Требования к написанию проекта) Система критериев оценивания: На основе экспертизы правильности и полноты выбора перечисленных элементов, представленных по отношению к собственному проекту, проект оценивается положительно.