Выбери формат для чтения
Загружаем конспект в формате pdf
Это займет всего пару минут! А пока ты можешь прочитать работу в формате Word 👇
ПИСЬМЕННАЯ ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ
Официально-деловой стиль (ОДС)
Стили русского литературного языка: научный стиль, официальноделовой стиль, публицистический стиль, стиль художественной литературы и
разговорный стиль.
Сфера функционирования ОДС: статусно-правовые
социальной и профессиональной деятельности.
отношения
в
Функции ОДС: регулятивная функция и функция констатации.
См. документы: распоряжение, ходатайство, акт, протокол и др.
Стилевая (стилистическая) функция – это назначение, роль
языковых и текстовых средств в реализации целей и задач общения.
Конструктивный принцип ОДС: стандартизированность.
1. Государственные стандарты по оформлению документов (ГОСТ),
отраслевые стандарты, образцы документов, разработанные в организации.
2. Языковой стандарт, литературная и стилевая норма. Ср.:
Настоящая доверенность выдана сроком до
31 декабря 2018 года. Полномочия по
настоящей доверенности не могут быть
переданы третьим лицам.
Содержание настоящей доверенности, ее
смысл и правовые последствия, а также
содержание статей 185-189 Гражданского
кодекса РФ мне нотариусом разъяснены,
понятны и соответствуют моим истинным
намерениям.
Доверенность выдана до 31 декабря 2018
года. Полномочия по доверенности не могут
быть переданы другим людям.
Нотариус мне разъяснил содержание этой
доверенности,
ее
смысл
и
правовые
последствия, содержание статей 185-189
Гражданского кодекса РФ. Они мне понятны и
соответствуют моим намерениям.
Стилистически правильным вариантом является первый фрагмент, т.к. в нем
используются стандартные выражения: правовой термин третьи лица, слово
настоящая в значении местоимения эта, «лишнее», «избыточное» слово
сроком, страдательная конструкция с кратким причастием «смысл и правовые
последствия, содержание… разъяснены», прилагательное с высокой
стилистической окраской истинные.
Конструктивный принцип – это основной принцип отбора и
сочетания языковых средств с целью создания текста
определенного функционального стиля.
Стилевые черты официально-деловых текстов
Стилевые черты – это признаки текста, выражающие
его функционально-стилевую специфику.
o Императивность, или предписующе-долженствующий характер.
o Категоричность.
o Точность. Фактическая
точность
требует корректного
употребления терминов, точности любых сведений – имен собственных,
номенклатурных наименований, числовых данных и другой информации.
o Информативность и лаконичность. Документ должен
содержать все необходимые сведения (информативность), но не допускает
лишней, ненужной информации (лаконичность).
o Клишированность. Клише – это устойчивые обороты. Их
активное употребление – норма официального стиля: наложить взыскание,
вынести порицание, подать жалобу и др.
o Экспрессивная нейтральность.
o
Нормированность. Нормы литературного книжного языка.
Стилевые правила официального текста.
Языковые средства ОДС
o Лексические средства:
официальные термины
округ, придомовая территория, материнский
капитал, гражданин
номинации по должностному и пассажир, гражданин, опекун, профессор
правовому статусу
кафедры, и.о. руководителя отдела снабжения
слова книжной окраски
нижеперечисленные,
вышеуказанные,
возложить, предоставить, обслуживание
слова официальной окраски
лицо, обеспечить, лица женского пола
o Морфологические средства:
использование мужского рода для
обозначения лиц женского пола
использование настоящего времени во
вневременном значении с окраской
долженствования
отглагольные существительные на -ение в
ряде случаев с приставкой неаббревиация
причастия, в т.ч. краткие
производные предлоги
лаборант, попечитель, консультант,
общественный наблюдатель
налогоплательщик подает сведения;
рекомендации используются;
средства выделяются
нарушение, обеспечение, объявление,
проведение, согласование, несоблюдение
САФУ. ВШСГНиМК, ОП, ГОСТ
позволяющие,
рассматривающие,
направленные, выявлены, нарушены
в течение, ввиду, в связи с, согласно,
благодаря, во избежание, на основании
o Синтаксические средства:
словосочетания-цепочки,
часто с нанизыванием
родительного падежа
пассивные (страдательные)
конструкции
распространенные
и
осложненные
предложения, в т.ч. с
причастными оборотами
сложные предложения с
бессоюзной
связью,
синтаксический
параллелизм
Во избежание протекания полов душевых кабин банного
отделения…
Комиссией проведена проверка, в ходе которой
обнаружены недостатки…
В связи с ограниченным сроком проверки, информацию о
лицах, работающих в САФУ, и об учащихся, не
явившихся в институт в указанный выше срок, прошу
подготовить в печатном виде.
Внести в Правила внутреннего распорядка …
следующие изменения и дополнения:
1.1. по тексту Правил слова «проректор по учебнометодической работе» заменить словами «проректор
по образовательной деятельности»;
1.2. по тексту Правил слова «декан факультета»
заменить
словами
«директор
высшей
школы/института/филиала»; …
формальное
деление
П р и к а з ы в а ю:
1.
По
высшей
школе
социальнопредложений: нарушение
гуманитарных
наук
и
международной
коммуникации
грамматических связей и
1.1. Направить в г. Череповец (ФГБОУ ВО
пунктуации
«Череповецкий государственный университет») с
10 марта 2018 года по 18 марта 2018 года для освоения
части образовательной программы 45.04.01 Филология,
магистерская
программа
«Инновационные
образовательные
технологии
в
филологии»
с
сохранением стипендии:
1) Иванова Наталья Ивановна – студентка 1 курса
381750 группы очной формы, направление подготовки
44.04.01 Педагогическое образование, магистерская
программа
Русский
язык
как
иностранный,
обучающаяся за счет средств федерального бюджета;
1) Жарова Юлия Германовна – студентка 1 курса
381750 группы очной формы, направление подготовки
44.04.01 Педагогическое образование, магистерская
программа
Русский
язык
как
иностранный,
обучающаяся за счет средств федерального бюджета.
Основание:
договор
об
академической
мобильности от 26.02.2018 №. 09.2/1
1.2. Контроль за исполнением п. 1.1 приказа
возложить на директора высшей школы социальногуманитарных наук и международной коммуникации
А.М. Тамицкого.
История формирования ОДС
Во времена Киевской Руси имелись традиции составления завещаний,
грамот, купчих, заемных и других документов. Самая древняя форма
документа на Руси – грамота.
В XV-XVII вв. начала формироваться система государственного
делопроизводства. Требования к ведению документации ужесточались.
Жанровая система расширялась: грамоты (царские указы), приговоры,
отписки (документы, поступившие в приказы от воевод или документы к
вышестоящим организациям из приказов), памятки (переписка по
горизонтали между приказами), челобитные (обращение граждан к власти),
доклады (внешняя вертикальная переписка).
Большинство реквизитов еще не выделялось из текста. См. типичные
фрагменты грамот и челобитных: «Писана в царствующем граде Москве в
наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день…».
В Петровский период проведена административная реформа, издан
«Генеральный
регламент»,
который
ввел
коллежскую
систему
делопроизводства. Академик В.В. Виноградов писал: «Язык Петровской
эпохи характеризуется усилением значения официально-правительственного,
канцелярского языка, расширением сферы его влияния. Процесс
переустройства административной системы … сопровождался насаждением
новой терминологии, вторжением потока слов, направляющихся из
западноевропейских языков». Старые названия документов вытесняются
заимствованиями: память становится меморией, записка превращается в
настольный реестр. Для многих документов разрабатываются «генеральные
формуляры».
Деловой язык кон. XVIII в. – нач. XIX в. формируется в контексте
новой системы управления – министерской. Появляются угловые бланки
которые печатались типографским способом или писались от руки.
В XIX-XX вв. унификация документов набирает обороты. Большое
значение имели письмовники – сборники образцов документов. После
революции начала XX в. для работы с документами были привлечены
рабочие, солдаты, выходцы из крестьян, не имеющие соответствующей
подготовки; уровень документационного обеспечения управления снизился.
Официальный стиль, уже сформированный и замкнутый, стал разрушаться. В
сфере управления и делопроизводства необходимо было навести порядок.
Поэтому в 20-е гг. ставится вопрос о стандартизации и унификации
документов. Этим занимается специальное подразделение Института
техники управления – Кабинет стандартизации. Разрабатываются стандарты
служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др.
документов. Стандартизированы чернила, ленты для машин, бумага.
В 1966 г. был учрежден ВНИИДАД, который занимается
методическими аспектами документоведения.
Составление, оформление, хранение, движение документов
регламентируется законами («Об информации, информатизации и защите
информации», «О государственной тайне» и др.), указами («Об утверждении
перечня
сведений
конфиденциального
характера»),
положениями
(Положение об Архивном фонде РФ), инструкциями (Типовая инструкция по
делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ), перечнями (Перечень
типовых документов … с указанием сроков хранения), стандартами (ГОСТ),
на государственном уровне создаются унифицированные системы
банковской, организационно-распорядительной, финансовой, бухгалтерской,
отчетно-статистической, внешнеторговой и другой документации.
В настоящее время официально-деловой стиль активно изучается в
историческом и нормативном аспектах. Для практики делопроизводства,
организации документооборота и создания документов наиболее важными
являются следующие законодательные и нормативные акты: Федеральный
закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22 октября
2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ОК 011-93
«Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД),
национальный
стандарт
ГОСТ
Р
7.0.97-2016
Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Информатизация общества, использование новых видов коммуникации
определяет появление новых технологий в сфере делопроизводства:
электронная подпись, электронное письмо и др.
Подстили и жанры ОДС
Основной в ОДС признается письменная форма речи, письменные
жанры (документы). Деятельность любой организации связана с
документацией:
ведется
делопроизводство,
работает
служба
делопроизводства, обрабатываются и издаются и утверждаются документы.
В ГОСТ даны определения терминов из этой сферы, в том числе:
делопроизводство
–
деятельность,
обеспечивающая
документирование, документооборот, оперативное хранение и использование
документов;
документооборот – движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать;
официальный документ – документ, созданный организацией,
должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном
порядке;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного
номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
уничтожение документов – исключение документов из
документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с
последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
Разновидности
документов:
фотодокумент,
видеодокумент,
кинодокумент, фонодокумент, графический документ, электронный
документ. В практике управления слово «документ» чаще употребляют в
более узком значении: документ – это деловая бумага, оформленная с учетом
соответствующих стандартов и правил, имеющая юридическую значимость и
юридическую силу. Юридическая значимость – это свойство документа
выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий
личного характера. Юридическая сила – это свойство официального
документа вызывать правовые последствия.
Необходимо различать документы, имеющие разную юридическую
силу: подлинник документа – первый или единственный экземпляр
документа; дубликат документа – повторный экземпляр подлинника
документа; копия документа – экземпляр документа, полностью
воспроизводящий информацию подлинника документа.
Форма документа – установленный набор реквизитов.
ОДС делится на подстили: законодательный, юрисдикционный
(юридический), административный (управленческий, организационнораспорядительный, канцелярский), дипломатический.
Внутри каждого подстиля можно выделить тексты, которые
представляют предписание (от вышестоящего лица), ходатайство (от
нижестоящего лица), информирование (отношения по горизонтали: справка,
план и др.).
Классификация служебных документов
По происхождению: официальные, или служебные; личные.
Служебный документ – официальный документ, используемый в
текущей деятельности организации. Служебными называют документы,
которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные
полномочными представителями. Рассмотрим основные классификации
документов.
По сфере использования: управленческие, финансово-бухгалтерские,
научно-технические, производственные, отчетно-статистические и другие
виды документов.
По месту составления: внешние и внутренние документы.
Управленческие документы: организационные (устав предприятия,
штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные
инструкции сотрудников); распорядительные (приказы, распоряжения и
решения по основной деятельности); информационно-справочные (письма,
факсы, докладные записки, телефонограммы и др.). Дополнительная группа:
документы по личному составу.
Следует различать: документ личного происхождения, документы
личного характера, личные документы, документы по личному составу.
По срокам хранения: документы постоянного, долговременного
(свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения.
По доступности информации: документы открытого пользования,
ограниченного доступа, конфиденциального характера.
По наименованию: приказы, акты, инструкции, справки, протоколы,
служебные письма, служебные записки и т.д.
Форма документов: реквизиты и бланки
Формуляр – совокупность реквизитов документа, расположенных в
установленной последовательности. Реквизит документа – элемент
оформления документа, например: заголовок, подпись, печать, дата и др.
ГОСТ
Р
7.0.97-2016
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов вступил в силу в
2018 г.
Общие рекомендации ГОСТ по оформлению документа:
- предпочтительными шрифтами являются: Times New Roman N 13, 14; Arial
N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним; при
составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров;
- текст документа выравнивается по ширине листа, абзацный отступ 1,25 см;
- реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части
реквизитов отделяются дополнительным интервалом; текст документа
печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
- максимальная длина строки реквизита при угловом расположении не более
7,5 см; при продольном расположении – не более 12 см.
- вторую и последующие страницы документа нумеруют (номера страниц
проставляются посередине верхнего поля документа).
Реквизиты организационно-распорядительных документов
(правила оформления см. в ГОСТ)
Состав реквизитов документов
01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)
02 - эмблема
03 - товарный знак (знак обслуживания)
04 - код формы документа
05 - наименование организации - автора документа
06 - наименование структурного подразделения – автора документа
07 - наименование должности лица – автора документа
08 - справочные данные об организации
09 - наименование вида документа
10 - дата документа
11 - регистрационный номер документа
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
13 - место составления (издания) документа
14 - гриф ограничения доступа к документу
15 - адресат
16 - гриф утверждения документа
17 - заголовок к тексту
18 - текст документа
19 - отметка о приложении
20 - гриф согласования документа
21 - виза
22 - подпись
23 - отметка об электронной подписи
24 - печать
25 - отметка об исполнителе
26 - отметка о заверении копии
27 - отметка о поступлении документа
28 - резолюция
29 - отметка о контроле
30 - отметка о направлении документа в дело
Виды бланков документов организации:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
В зависимости от расположения реквизитов: угловой и продольный бланк.
Организационно-распорядительная документация
Организационные документы – это устав, штатное расписание,
положения, инструкции, регламенты и др.
Распорядительные документы – постановления, решения, приказы,
распоряжения и др.
Справочно-информационная документация
Группа справочно-информационных документов не имеет жестких
границ: в нее входят управленческие документы (акты, протоколы),
техническая документация, служебная переписка (докладная записка,
объяснительная записка).
Служебная переписка
Служебное письмо – это краткий документ, касающийся одного или
нескольких
взаимосвязанных
вопросов
и
предназначенный
для
информационного
обмена
между
организациями,
структурными
подразделениями, должностными лицами.
Документы служебной переписки делятся на внешние (деловые,
официальные, коммерческие письма) и внутренние (служебные записки).
Официальное письмо оформляется на бланке и включает реквизиты:
- герб, эмблема;
- наименование организации;
- справочные денные об организации;
- дата и номер документа;
- место составления документа (если не ясно из названия организации);
- ссылка на номер и дату входящего документа (заполняется в ответных
письмах);
- адресат;
- заголовок;
- подпись.
Виды делового письма по функциональному критерию.
письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-заявка, информационное
письмо, письмо-сообщение, письмо-уведомление, письмо-извещение,
письмо-подтверждение,
письмо-предложение,
письмо-рекламация,
гарантийное письмо, сопроводительное письмо, письмо-напоминание,
письмо-требование, письмо-претензия (рекламация), рекламное письмо,
циркулярное письмо, письмо-приглашение, письмо-поздравление, письмоблагодарность, письмо-извинение и др.
Служебные записки
Служебные записки – это документы, посредством которых ведется
переписка между структурными подразделениями организации. Среди
служебных записок особо выделяют следующие группы: объяснительная
записка (описание фактов и объяснение причин), докладная записка
(описание ситуации и предложения).
Культура деловой переписки.
лаконизм;
информативность;
культура речи;
ясность;
деловой этикет.
Документы личного характера
Документы личного характера – это официальные документы,
составленные физическим лицом, сотрудником, например: заявления,
объяснительные записки, резюме, расписка, автобиография, доверенность,
жалоба и др. Признается, что текст этих документов может быть
произвольным, однако имеются типовые формы и рекомендации по
составлению таких документов. Документы личного характера используются
для решения личных или служебных вопросов. Текст их может быть
произвольным, «авторским», но реквизиты (наименование вида документа,
дата, подпись) оформляются в соответствии с ГОСТ.
Рассмотрим основные документы этой группы.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица
(лиц), адресованный должностному лицу или организации. Как правило, в
организации формы заявлений унифицированы и представлены в виде
бланков (см. Приложение Г): заявление о приеме на работу, на отпуск.
Формуляр заявления:
- адресат, включающий данные о заявителе (имя, отчество, фамилию, при
необходимости – иные данные: год рождения, место регистрации, сведения о
паспорте и др.);
- наименования вида документа: слово «Заявление» при оформлении
документа рукописным способом пишется по центру с большой буквы без
точки; при оформлении печатным способом – по центру или от левого поля
большими буквами без точки;
- текст: начинается с глагола «Прошу…», не принято использовать
экспрессивные обороты «убедительно прошу», «заранее признателен»,
«прошу не отказать» и т.п.;
- подпись (личная подпись и расшифровка, при необходимости – от левого
поля указывается должность);
- дата составления.
Расписка – это документ, подтверждающий получение каких-либо
материальных ценностей. Формуляр расписки: наименование вида
документа; текст (включает должности, фамилии, имена, отчества выдавшего
и получившего что-либо; перечень полученного с указанием количества и,
при необходимости, стоимости); дата; подпись.
Доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении
права доверенному лицу на совершение определенных действий или
получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица
доверителя. Доверенности бывают официальные и личные. Формуляр
доверенности: наименования вида документа; дата; текст (с указанием
фамилии, имени, отчества и паспортных данных доверителя и доверенного
лица); подпись; отметка о заверении (подпись должностного лица; печать
организации).
Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического
характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве. Структурные части
типового резюме:
- персональные данные (Ф.И.О., адрес, телефон, электронный адрес,
возраст или год рождения);
- цель трудоустройства (указание должности, на которую претендует
кандидат, или характер трудовой деятельности: работа по специальности,
творческая работа в сфере медиа);
- образование (места учебы, включая организации дополнительного
образования, специальность, квалификация; предпочтительно в обратной
хронологической последовательности);
- опыт работы (места работы, включая работы временного характера,
должность, сроки; предпочтительно в обратном хронологическом порядке);
профессиональные
навыки
и
достижения:
организация
документооборота, разработка эффективного тайм-менеджмента,
диагностика
производственных
конфликтов,
увеличение
производительности отдела на 13,5%;
- общественная деятельность: участие в волонтерском движении,
член профкома 2014-2015 гг., реализация эко-проекта 2016 г.;
- дополнительная информация: иностранные языки, водительские
права, знание ПК;
- личные качества и увлечения;
- награды и рекомендации (с указанием фамилий и телефонов).
При необходимости можно расширить данные, например, указать
семейное положение или гражданство. В качестве приложения используются
характеристики, рекомендательные письма и др.
В состав данных включается информация, которая может повлиять на
решение о приеме на данную должность.
Автобиография – документ, в котором работник излагает краткое
описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и
трудовой деятельности. Текст автобиографии содержит свдения:
- фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии,
- год и место рождения,
- социальное положение, образование,
- образование (учебные заведения, время учебы),
- трудовая деятельность с указанием в прямой хронологическом
порядке времени, должности и места работы, причин перехода на другую
работу и перерывов в работе более одного месяца,
- служба в Российской армии,
- награды, поощрения, взыскания,
- судимость,
- семейное положение, основные сведения о ближайших
родственниках и иные сведения.
Используется повествовательная форма изложения от первого лица.
Автобиография имеет наименование вида документа, дату и подпись.
Вопросы для самоконтроля
1. В какой сфере используются официально-деловые тексты? Какие
функции они выполняют? Какие сферы (подстили) можно выделить в
официально-деловом стиле?
2. Какие стилевые черты характерны для текстов ОДС? В чем выражается
категоричность, лаконичность, информативность, императивность
официального текста?
3. Какие языковые средства активно используются в документах и создают
эффект официальности текста? Какие требования предъявляются к
использованию в документах официальных терминов?
4. Как менялись традиции составления документов в России с XII в. к XXI
в.?
5. Какими законодательно-нормативными актами регламентируется работа
с управленческой документацией в настоящее время?
6. Какие реквизиты входят в форму организационно-распорядительного
документа? Каковы правила их оформления?
7. Зачем нужны такие реквизиты, как «ссылка на номер и дату входящего
документа», «отметка об исполнителе», «отметка об ограничении доступа»,
«виза»?
8. На какие группы делятся служебные документы по движению в
документообороте (по месту составления), по функциям, по содержанию,
по степени доступности, по задачам документирования и срокам хранения?
9. Чем оправдано (какие дает преимущества) добровольное применение в
организации стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 Организационнораспорядительная документация: требования к оформлению документов?
10. Что входит в понятие «культуры деловой переписки»? Каковы этапы
работы со служебными письмами и правила их оформления?