Компетентность аудитора

ТЕМА 4. КОМПЕТЕНТНОСТЬ АУДИТОРА Лекция 1. Компетентность аудитора 1. Общие ребования 2. Личные качества 3. Знания и навыки 4. Общие знания и навыки руководителей групп по аудиту 5. Образование, практический опыт, обучение аудиту и опыт проведения аудитов 6. Уровни образования, опыта работы, обучения аудиту и опыта проведения аудитов 7. Поддержание способности проводить аудиты и оценивание 1. Общие требования Доверие и достоверность в процессе аудита зависят от компетентности тех, кто осуществляет аудит. Такая компетентность основывается на демонстрации следующего: - личных качеств, - способности применить знания и навыки, которые основаны на образовании, опыте работы, обучении аудиту, опыте аудитов. Концепция компетентности аудиторов показана на некоторые знания и навыки, описанные являются общими как для аудиторов систем менеджмента качества, так и аудиторов систем менеджмента окружающей среды, а некоторые из них специфичны для аудиторов каждой из этих дисциплин. Аудиторы развивают, поддерживают и повышают уровень своей компетентности посредством постоянного профессионального развития и регулярного участия в аудитах. Процесс оценивания аудиторов и руководителей групп по аудиту. 2. Личные качества Аудитор должен обладать личными качествами, позволяющими ему работать в соответствии с принципами проведения аудита. Аудитор должен быть: 1)этичным, т. е. справедливым, правдивым, искренним, честным и вежливым; 2)открытым, т. е. способным рассматривать альтернативные идеи или различные точки зрения; 3).дипломатичным, т. е. тактичным в отношениях с людьми; 4)наблюдательным, т. е. активно изучать окружающую обстановку и деятельность; 5)восприимчивым, т. е. способным предчувствовать и правильно понимать ситуации; 6)гибким, т. е. легко адаптироваться в различных ситуациях; 7)упорным, т. е. умеющим сосредоточиться на достижении целей; 8)решительным, т. е. вовремя принимать решения, основанные на логических рассуждениях и анализе, и 9)уверенным, т. е. действовать независимо и в то же время эффективно сотрудничать с другими. 3. Знания и навыки Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следующих областях: a) Принципы, процедуры и методы аудита: это дает возможность аудитору использовать в различных аудитах то, что приемлемо, обеспечивая проведение аудитов последовательно и методически грамотно. Аудитор должен уметь: • применять принципы, процедуры и методы аудита; • планировать и результативно организовывать работу; • проводить аудиты в рамках установленного графика; • расставлять приоритеты и фокусироваться на наиболее важном; • собирать информацию посредством результативного интервью, прослушивания, осмотра и анализа документов, записей и данных; • понимать приемлемость и последствия использования методик выборки при аудите; • проверять правильность собранной информации; • подтверждать достаточность и приемлемость свидетельств аудита для получения наблюдений аудита и заключений по результатам аудита; • оценивать те факторы, которые могут влиять на достоверность наблюдений аудита и заключений по результатам аудита; • использовать рабочие документы для ведения записей по аудиту; • готовить отчеты по аудиту; • обеспечивать конфиденциальность и сохранность информации; • результативно общаться, используя личные знания языков или переводчика. b) Системы менеджмента и ссылочные документы: это дает возможность аудитору понимать область аудита и применять критерии аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать: • применение систем менеджмента к различным организациям; • взаимодействие между компонентами системы менеджмента; • стандарты систем менеджмента качества или окружающей среды, применимые процедуры или другие документы систем менеджмента, используемые в качестве критериев аудита; • понимание приоритетов ссылочных документов и различий между ними; • использование ссылочных документов в различных ситуациях при проведении аудита; • информационные системы и технологии, используемые для утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями. c) Принципы функционирования организации: это позволяет аудитору понять среду проверяемой организации. Знания и навыки в этой области должны охватывать: • размер, структуру, функции организации и взаимоотношения внутри нее; • основные бизнес-процессы и соответствующую терминологию; • культурные и социальные обычаи проверяемой организации. d) Применяемые законы, нормы и другие требования, относящиеся к отрасли: это дает возможность аудитору понимать требования, возлагаемые к проверяемой организации, и работать в их пределах. Знания и навыки в этой области должны охватывать: • местные, региональные и национальные законы, коды и нормативы; • контракты и договора; • международные соглашения и конвенции; • другие требования, которые организация приняла обязательство выполнять. 4. Общие знания и навыки руководителей групп по аудиту Руководители групп по аудиту должны иметь дополнительные знания и навыки по управлению аудитом для того, чтобы проводить аудит результативно и эффективно. Руководитель группы по аудиту должен уметь: • планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита; • представлять группу по аудиту при взаимодействии с заказчиком аудита и проверяемой организацией; • организовывать членов группы по аудиту и управлять ими; • обеспечивать руководящими указаниями и рекомендациями аудиторов-стажеров; • направлять работу группы по аудиту для достижения заключений по результатам аудита; • предупреждать и разрешать конфликты; • готовить и составлять отчет по аудиту. Руководитель группы по аудиту должен иметь дополнительный опыт проведения аудитов, необходимый для развития знаний и навыков. Такой дополнительный опыт должен быть приобретен в процессе стажировки в роли руководителя группы по аудиту под наблюдением и руководством другого аудитора, который компетентен в области руководства группами по аудиту. 5. Образование, практический опыт, обучение аудиту и опыт проведения аудитов Аудиторы должны соответствовать следующим требованиям к образованию, наличию рабочего опыта, прохождению обучения аудиту и опыта проведения аудитов. a) Аудиторы должны иметь завершенное образование, которое является достаточным для приобретения знаний и навыков. b) Аудиторы должны иметь практический опыт, который способствует развитию знаний и навыков. Такой практический опыт должен быть приобретен на технической, управленческой или производственной должности и включать опыт принятия решений, разрешения проблем, взаимодействия с другим управленческим или производственным персоналом, коллегами по профессии, потребителями и/или другими заинтересованными сторонами. Часть практического опыта должна быть приобретена на должности, на которой выполняемая деятельность способствовала развитию знаний и навыков: c) Аудиторы должны пройти обучение аудиту, которое способствует развитию знаний и навыков. Обучение могут проводить собственная организация обучаемого или сторонние организации. d) Аудиторы должны иметь опыт проведения аудитов. Такой опыт должен приобретаться под наблюдением и руководством другого аудитора, который компетентен по той же дисциплине как руководитель группы по аудиту. 6. Уровни образования, опыта работы, обучения аудиту и опыта проведения аудитов Организации должны определить требования к образованию, опыту работы, обучению аудиту и опыту проведения аудитов, которые необходимы аудитору для проявления знаний и навыков, достаточных для выполнения программы аудита, применяя при этом шаги 1 и 2 процесса оценки аудиторов. Опыт показывает, что приведенный в таблице 1 уровень требований к аудитору приемлем для тех аудиторов, которые выполняют сертификационные или подобные аудиты. В зависимости от программы аудита могут применяться более низкие или более высокие требования. Постоянное профессиональное развитие связано с поддержанием и повышением уровня знаний, навыков и личных качеств. Оно может быть реализовано посредством дополнительного практического опыта, обучения, стажировок, посещения совещаний, семинаров, конференций или другой соответствующей деятельности. Аудиторы должны демонстрировать постоянное профессиональное развитие. Осуществляя постоянное профессиональное развитие, необходимо принимать во внимание изменения потребностей лиц и организаций, практики проведения аудитов, стандартов и других требований. 7. Поддержание способности проводить аудиты и оценивание Аудиторы должны поддерживать и демонстрировать способность проводить аудиты посредством постоянного участия в аудитах систем менеджмента качества и/или окружающей среды. Оценивание аудиторов и руководителей групп по аудиту должно быть спланировано, внедрено и запротоколировано в соответствии с процедурами программы аудита для обеспечения объективных, последовательных, полных и надежных результатов. Процесс оценивания должен определять потребности в обучении и другом развитии навыков. Оценивание аудиторов проводится в соответствии со следующими стадиями: • начальное оценивание лиц, желающих стать аудиторами; • оценивание аудиторов как часть процесса выбора членов группы по аудитупостоянное оценивание аудиторов для определения потребностей в поддержании и улучшении знаний и навыков. На рисунке 1 показана взаимосвязь между этими стадиями оценивания. Рис.1. Взаимосвязь между стадиями оценивания Процесс оценивания включает четыре основных шага. Шаг 1. Определение личных качеств, знаний и навыков, необходимых для выполнения программы аудита При определении соответствующих знаний и навыков необходимо учитывать следующее: • размер, вид деятельности и сложность организации, которая будет проверяться; • цели и объем программы аудита; • требования к сертификации/регистрации и аккредитации; • роль процесса аудита в управлении организацией, которая будет проверяться; • уровень доверия, заложенный в программу аудита; • сложность системы менеджмента, которая будет проверяться. Шаг 2. Установление критериев оценивания Критерии могут быть количественные (такие, как годы работы или обучения, количество проведенных аудитов, часы обучения аудиту) или качественные (такие, как проявление личных качеств, знаний и навыков в ходе обучения или работы). Шаг 3. Выбор соответствующего метода оценивания Оценивание может осуществлять лицо или комиссия с использованием одного или нескольких методов из таблицы 1. Используя таблицу 1, необходимо учитывать следующее: - указанные методы представляют широкий диапазон вариантов и могут не подходить в некоторых ситуациях; - указанные различные методы могут отличаться по своей надежности; - как правило, для получения объективных, последовательных, четких и надежных результатов следует использовать сочетание методов. Шаг 4. Проведение оценивания На этом этапе собранная информация, характеризующая оцениваемого человека, подлежит сопоставлению с критериями, установленными на шаге 2. Когда лицо не соответствует критериям, требуются дополнительное обучение и опыт работы и/или проведения аудитов и последующая переоценка. Таблица 1. Методы оценки Метод оценки Цели Примеры Анализ записей Проверка базовой подготовки аудитора Анализ записей об образовании, обучении, работе и опыте проведения аудитов Положительная и отрицательная обратная связь Обеспечение данными о том, как воспринимается деятельность аудитора Обследования, вопросники, личные рекомендации, характеристики, жалобы, оценка деятельности, рецензии Интервью Оценка личных качеств и навыков общения, проверка данных и тестирование знаний, получение дополнительной информации Личное и телефонное интервью Наблюдения Оценка личных качеств и способности применять знания и навыки Ролевые игры, аудит при наблюдателе, наблюдение в ходе работы Тестирование Оценка личных качеств, знаний, навыков и их применения Устные и письменные экзамены, психометрические тесты Анализ после аудита Получение информации в тех случаях, когда наблюдение может быть невозможным или неприемлемым Анализ отчетов по аудиту и дискуссий с заказчиком аудита, проверяемым, коллегами и аудитором