Коммуникации и их место в управлении коллективом

5. Коммуникации и их место в управлении коллективом Коммуникативная подсистема1 — относительно самостоятельный элемент системы государственного управления, представляющая собой: сово­купность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении; совокупность связей, многообразных взаимодействий и управленческих отно­шений в системе государственного и муниципального управления; пространство, в котором формируются и функциониру­ют органы власти и управления. Термин «коммуникация»2 (от лат. communicare — делаю об­щим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, пере­дача того или иного содержания от одного сознания (коллектив­ного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафик­сированных на материальных носителях. Коммуникация представ­ляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию. Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздей­ствия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массо­вой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении. Управленческие коммуникации — это совокуп­ность информационных связей между субъек­тами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой. Понятие «коммуникация» имеет двойной смысл: во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняю­щий функции: информативную, эмоциональную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выпол­няющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты. во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодей­ствия, контакты, отношения. Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны. Объективная сторона — это связи, независимые от характеристики отдель­ных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предпи­саниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, кар­тами функциональных обязанностей, штатным расписанием. Субъективная сторона — это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной пози­ции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей. Социальная роль — это модель поведения, направленная на вы­полнение прав и обязанностей, предписанных данному конкрет­ному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия. Коммуника­ция в системе управления - официально, юридиче­ски регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ни­ми определенной самостоятельности и индивидуальности. С позиции теории соци­ального взаимодействия орган государственного и муни­ципального управления можно определить как: - форму взаимо­действия людей, направленного на выполнение определенной об­щественно значимой функции, - социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокуп­ность взаимодействующих людей. Коммуникационная система реализуется одновременно через содержание и отношения в процессе взаимодействия. Содержа­ние обеспечивается информационными потоками, объективиру­ет «коллективное единство» в организации. Отношения — субъ­ективная составляющая коммуникационного процесса. Взаимодействие обеспечивается и выражается через: а) систему официальных отношений, регла­ментируемых юридическими предписаниями; б) распределение функций (горизонтальная специализация); в) субординацию дол­жностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответ­ственности в принятии решений на разных уровнях); г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, кото­рая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, за­даний), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу). Управленческая деятельность имеет комму­никативный межличностный характер. Коммуникативное взаи­модействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах комму­никативного процесса — при приеме, передаче и переработке ин­формации, во всех элементах его структуры. Структура коммуни­кативного процесса условно имеет четыре эле­мента:3 1. Отправитель, лицо, генерирующее идею, или собирающее и передающее информацию. 2. Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов. 3. Канал, средство передачи информации. 4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Управленческие коммуникации образуют несколько блоков: А — коммуникации, обслуживающие органы управле­ния. Это функциональное взаимодействие и служебная информа­ция, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное со­циально-экономическое и политико-административное управление. Б — коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата. В — коммуникации, обращенные к обществу, часть ком­муникационной деятельности в системе управления, которая де­лает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию. На эффективность работы и сплочен­ность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей. Коммуникативные сети подразделяются на централизован­ные (вся коммуни­кация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуни­кация относительно равномерно распределяется между всеми членами организа­ции). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень кол­лективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства. Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между пере­дающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроиз­водящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются. Виды коммуникаций При цепочной структуре коммуникаций решение, переда­ваемое с одного конца на другой, становится известно всем ис­полнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Та­кая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации. Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участ­ники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены от­ношения субординации и командования. В звездной структуре ярко выражен руководитель, через ко­торого передается вся информация, все связи замыкаются на нем. Для иерархической структуры характерны опять же ярко выра­женные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными. В реальной жизни имеется еще большее разнообразие ком­муникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внут­ри коллектива и управления им. Руководитель — это центр коммуни­кативного взаимодействия и информационных потоков, который вы­полняет ведущие информационные роли: • пользователя информации — внешней и внутренней, посту­пающей в организацию; • распространителя информации — не только через доку­ментооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.); • представителя информации внешним организациям, за­интересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности). Выделяют шесть областей коммуникативного взаимо­действия руководителя с сотрудниками. 1. Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотруд­ника в достоинствах работы в данной организации, получить оп­ределенное представление о новом сотруднике. 2. Ориентация. Задача — ознакомить с базовыми целями ор­ганизации, конкретными программами, условиями их выполне­ния, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллек­тивом задач. 3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в дея­тельность организации. 4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам информа­цию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, при­нимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе. 5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотруд­ников с действующими в организации правилами, инструкция­ ми, традициями, контролировать их выполнение. 6. Функционирование. Задача — обеспечить сотрудников не­обходимой служебной информацией, оказывать необходимую ор­ганизационно-методическую поддержку. Регулирование и координация индивидуальных усилий с по­следующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя. Таким образом, к неверному восприятию информации и ее умыш­ленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками. Личностные моменты: предвзятость отдельных ра­ботников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к ин­формации, нарушенное эмоциональное состояние и др. Список используемой литературы: 1. Иванцевич Д.М. Основы управления персоналом - М.: Дело, 2003. 2. http://www.webarhimed.ru/page-302.html