Информационные системы

Информационные системы Версия для печати электронного курса EduArea Этот документ является автоматически сгенерированной печатной версией электронного курса EduArea. В связи с неизбежными ограничениями печатных носителей некоторые элементы этого курса не могут быть воспроизведены корректно. Для полноценной работы с Вам необходимо обратиться к электронной версии курса, доступной по следующему адресу: http://ru.eduarea.com/course/edu1a081 Получив данную печатную версию, Вы со своей стороны обязуетесь: использовать предоставленные Вам ресурсы только лично; не обращаться к помощи третьих лиц или технических средств для улучшения результатов взаимодействий; использовать ресурсы системы исключительно в образовательных целях; соблюдать требования действующего законодательства Вашей страны, в частности, в области защиты авторского права. Авторы и редакторы Документ автоматически сгенерирован Вт, 8 сен 2015 12:48:19 +0400 Подготовлено для двусторонней печати на бумаге формата A4. © EduArea s.?.r.l. & Circumflex 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 2 Информационные системы 3 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» Оглавление ВВЕДЕНИЕ 7 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "ИЗУЧЕНИЕ ОСНОВНЫХ ИНСТРУМЕНТОВ РАБОТЫ В ОПЕРАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ MICROSOFT WINDOWS XP" 8 Теоретические основы 9 Задание № 1 13 Задание № 2 16 Задание № 3 18 Задание № 4 19 Задание № 5 20 Задание № 6 23 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "ОБРАБОТКА СПИСКОВ В MICROSOFT EXCEL 2007" 26 Теоретические основы 27 Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 Задание № 4 Задание № 5 30 40 42 44 46 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И ВЫВЕДЕНИЕ ВЕДОМОСТИ НА ПЕЧАТЬ В MICROSOFT EXCEL 2007" 51 Теоретические основы 52 Задание № 1 59 Задание № 2 76 Задание № 3 81 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "ИЗУЧЕНИЕ ГЛОБАЛЬНОЙ СЕТИ ИНТЕРНЕТ" Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 Задание № 4 ОСНОВ 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» РАБОТЫ В 85 86 90 92 93 96 4 Задание № 5 Задание № 6 Задание № 7 100 104 105 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "РЕГИСТРАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ЯЩИКА НА ПОЧТОВОМ СЕРВЕРЕ. СОЗДАНИЕ И ОТПРАВКА ПИСЕМ" 109 Теоретические основы 110 Задание № 1 112 Задание № 2 117 Задание № 3 121 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "ПОИСК ИНФОРМАЦИИ В СПРАВОЧНО-ПРАВОВОЙ СИСТЕМЕ КОНСУЛЬТАНТПЛЮС" 125 Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 Задание № 4 Задание № 5 Задание № 6 Задание № 7 126 127 135 142 142 147 159 160 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "СОЗДАНИЕ СХЕМЫ В MICROSOFT VISIO" (МАТЕРИАЛ ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ) 162 Теоретические основы 163 Задание № 1 167 Задание № 2 174 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "СОЗДАНИЕ ПОЧТОВЫХ РАССЫЛОК В MICROSOFT ACCESS 2007" 177 Теоретические основы 178 Задание 179 Тестовые вопросы 228 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "ЗАПИСЬ ДАННЫХ НА ВНЕШНИЕ НОСИТЕЛИ" 232 Теоретические основы 233 Задание № 1 235 Задание № 2 237 5 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» Задание № 3 Задание № 4 243 247 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 6 Введение Введение Мы придаем форму нашим орудиям труда, а они, в свою очередь, формируют нас Маршалл Маклюэн Здравствуйте! Сегодня знание информационных технологий и систем – обязательный атрибут профессиональной пригодности человека в современном обществе. «Скажи мне какой у тебя компьютер, и я скажу, кто ты», – так рассуждают о профессионале в нашем веке. И не важно, занимается ли он медициной или экономикой, образованием, или малым бизнесом – компьютер, ноутбук, интернет-планшетник iPad – атрибут рабочего стола практически каждого. Вы приступаете к практической реализации курса «Информационные системы в экономике». В ходе практикума вам предстоит выполнение ряда практических работ. В конце каждой работы предложены тесты для самоконтроля, проверьте уровень усвоения материала практикума помощью этих тестов. Желаем вам успехов! 7 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 Задание № 4 Задание № 5 Задание № 6 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 8 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" Теоретические основы Ни один компьютер не может работать без операционной системы. Она является «мозгом» компьютера. Операционная система – это базовый комплекс компьютерных программ, обеспечивающий графический интерфейс пользователю, управление аппаратными средствами компьютера, работу с файлами, ввод и вывод данных, а также выполнение прикладных программ и утилит. Поясним некоторые понятия данного определения. Во-первых, «графический интерфейс». Под этим термином обычно подразумевается система средств для взаимодействия пользователя с компьютером, основанная на представлении всех доступных пользователю системных объектов и функций в виде графических компонентов экрана (окон, значков, меню, кнопок, списков и т. п.). Проще говоря, это картинка, которая появляется на мониторе, когда вы работаете с компьютером. Во-вторых, «утилиты». Утилитой называют программный продукт, предназначенный не для решения какой-либо прикладной задачи, а для решения вспомогательных задач. Сегодня самой распространенной и популярной операционной системой считается Microsoft Windows, или просто Windows. Windows XP – это современная операционная система с графическим интерфейсом пользователя. Что это значит? Это значит, что Windows XP является системой, которая организует взаимодействие программ на компьютере друг с другом и с пользователем, то есть с нами, людьми, работающими за компьютером. Операционная система Windows XP включает в себя стандартные приложения, такие как браузер Internet Explorer, почтовый клиент Outlook Express, проигрыватель Windows Media Player. 9 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" Для Windows XP существует очень удобный и освоенный большинством пользователей пакет прикладных программ Microsoft Office 2007, включающий: • текстовый процессор MS Word, • табличный процессор MS Excel, • органайзер MS Outlook, • приложение для подготовки презентаций MS PowerPoint, • приложение для создания схем МS Visio, • приложение для управления базами данных MS Access. Работа в Windows XP очень похожа на работу в обычном офисе. У вас есть рабочий стол1, где находятся рабочие инструменты, кроме того, у вас есть папки, в которых хранятся файлы. Название «рабочий стол» (точнее, «крышка рабочего стола», «столешница» с англ. desktop) происходит от сравнения окон со стопкой бумаг, лежащих на столе. Файлы и папки легко переименовываются. Для этого нужно нажать кнопку F2 на клавиатуре или же, выделив папку (файл), нажать правой кнопкой мыши, а затем выбрать команду «Переименовать». Остановимся на понятии «файл». Файл – это последовательность байтов, в которой закодирована какая-то информация и которая имеет свое имя. Байт (англ. byte) – единица хранения и обработки цифровой информации. Например, закодировав рисунок последовательностью байтов и назвав его «Мой любимый рисунок», вы можете сохранить эту последовательность на компакт-диск. В действительности кодировать и сохранять будете не вы, а сам компьютер. Вы только прикажете ему это сделать. Чтобы узнать, какая информация хранится в файле, к его имени добавляют расширение. Расширение файла – это часть названия, которая описывает тип хранящейся в нем информации. Например, если у файла расширение «.doc», то в нем хранится текстовая информация (в программе OpenOffice у текстового файла расширение – «.odt»), а файлы с расширением «.avi» содержат фрагмент видео. Расширение отделяется от основной части точкой. В результате получается «Журнал.doc» или «Интересный клип.avi». 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 10 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" В современных системах часто не показывают расширения, и в качестве названия файла выступает только его имя. При этом файл можно узнать по его пиктограмме – она символическая у каждого расширения. Когда пользователь открывает файл с зарегистрированным расширением, автоматически запускается соответствующая этому расширению программа. Некоторые расширения показывают, что файл сам является программой. Зачастую расширение файла отображается для пользователя значком. При открытии любого файла появляются окна (собственно, поэтому система и называется Windows – с анг. «окна»). Хотя содержимое каждого окна индивидуально, у всех окон есть нечто общее. Прежде всего, окна всегда появляются на рабочем столе – основной рабочей области экрана. Кроме того, почти у всех окон есть одни и те же основные элементы (рис. 1.1). Рис. 1.1 Значки – это графические изображения, которые позволяют быстро распознать и 11 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" открыть нужную программу, папку, файл. Для активизации значка необходимо нажать на него два раза левой кнопкой мыши. Под значком находится название элемента, который он условно обозначает. Если название слишком длинное, оно прерывается многоточием, а полностью отображается в тот момент, когда вы щелкните на нем. Если установить указатель мыши на значок, обычно можно увидеть небольшое окно подсказки, содержащее несколько слов, коротко характеризующих данную программу. Некоторые значки автоматически попадают на рабочий стол в тот момент, когда вы устанавливаете те или иные программы. Если в левом нижнем углу значка находится стрелка, значит, это ярлык. Ярлык – это ссылка на программу. Удаление ярлыка не удаляет сам файл, папку или программу, на которые он указывает. Большинство программ автоматически создают ярлыки при установке. Вы можете создавать собственные ярлыки для программ, отдельных файлов, папок, сетевых ссылок или сайтов. Windows XP присваивает изображение каждому ярлыку в соответствии с типом элемента, на который он указывает. Это сделано для того, чтобы быстрее находить нужные объекты. Один из значков, расположенных на рабочем столе, называется корзиной. Корзина служит для временного хранения удаленных объектов. Для того чтобы понять, какую роль играет компьютерная корзина, представьте, что у вас под столом стоит мусорная корзина. Туда попадают ненужные вам бумаги. При необходимости вы можете вытащить из корзины выброшенные ранее бумаги. Это вы сможете делать до тех пор, пока содержимое корзины не отправят на свалку. Принцип работы электронной корзины аналогичный. Вы помещаете в нее ненужные вам элементы (файлы, папки, ярлыки), но в любой момент можете достать их (восстановить). Чтобы восстановить ошибочно удаленный файл, следует открыть корзину двойным щелчком на ее значке на рабочем столе. Выделив объект или объекты, подлежащие восстановлению, следует дать команду «Файл», а затем команду «Восстановить». Чтобы очистить корзину, то есть окончательно удалить все файлы, для которых пока что сохраняется возможность восстановления, следует щелкнуть на значок 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 12 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" корзины на рабочем столе правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду «Очистить корзину» (рис. 1.2). Рис. 1.2 Для того чтобы удалить какой-либо элемент, минуя корзину, необходимо один раз нажать на этот объект, а затем нажать одновременно комбинацию клавиш на клавиатуре «Shift + Delete». Задание № 1 Устраните «зависание» запущенной программы и выключите компьютер через программу «Диспетчер задач». Поскольку компьютер – это, прежде всего, машина, он иногда дает сбои, или, как говорят пользователи, зависает. При зависании компьютер практически перестает реагировать на нажатие клавиш. При этом указатель мыши превращается из стрелочки в песочные часы. Для устранения подобного сбоя пользователю может помочь программа под названием «Диспетчер задач». 1.1. Запустите «Диспетчер задач». Для этого нажмите на клавиатуре комбинацию из трех клавиш «Ctrl + Alt + Delete» или щелкните по часам на нижней панели рабочего стола правой кнопкой мыши и выберите команду «Диспетчер задач». В результате появится окно, как на рисунке 1.3. 13 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" Рис. 1.3 В окне «Диспетчер задач Windows» перечислены все запущенные к данному моменту программы (они же приложения). Если в какой-то строке написано кроме названия программы еще и «Не отвечает», то это значит, что именно данная программа и провоцирует зависание системы. Для того чтобы избавиться от зависания такой программы, нужно в окне «Диспетчер задач Windows» выделить программу, а затем нажать на кнопку . Снимите любую программу по вашему усмотрению. 1.2. Способ устранения зависания посредством снятия задач довольно действенный. Однако бывают серьезные сбои, устранить которые этим способом не удается. В этом случае нужно обратиться к вкладке «Процессы» того же окна «Диспетчер задач Windows» (рис. 1.4). Сделайте это. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 14 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" Рис. 1.4 Как видите, процессов запущено гораздо больше, чем приложений. Во-первых, одна программа иной раз запускает несколько процессов. Во-вторых, тут есть не только процессы, запущенные пользователем, но и процессы программы, которые запускаются автоматически при старте компьютера. А в-третьих, здесь отражается работа различных системных программ. В качестве имени процесса пишется уже не название, а вид программы, которым этот процесс был запущен. Можно отсортировать процессы по их хозяину (щелкнув мышкой по заголовку столбца «Имя пользователя»), и тогда мы увидим, что к «нашим» процессам могут относиться, например процессы «WINWORD.EXE» (текстовый редактор Microsoft Word), «EXPLORER.EXE» (браузер Internet Explorer), «winamp.exe» (проигрыватель Winamp). Процессы, которые являются пользовательскими, смело можно завершать кнопкой . Если же в качестве хозяина фигурирует «SYSTEM» (система), «LOCAL SERVICE» (сервисы локального компьютера) или «NETWORK SERVICE» (сетевые и интернетовские сервисы), то речь идет о процессах, которыми управляет 15 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" операционная система и которые пользователю непосредственно не подчиняются. Такие процессы лучше не завершать, поскольку результаты могут быть самыми непредсказуемыми. 1.3. Выключите компьютер с помощью программы «Диспетчер задач». Для этого выберите команду «Завершение работы» в строке меню, затем выберите функцию «Выключение» (рис. 1.5). Такой способ выключения бывает очень кстати, когда кнопка , к примеру, категорически отказывается работать, а выключить компьютер просто необходимо. Заметим, что после выключения необходимо дать время компьютеру «прийти в себя», поэтому крайне не рекомендуется включать компьютер сразу же после его выключения. Поэтому, когда компьютер выключится, посчитайте про себя до 40, а затем нажмите кнопку запуска на системном блоке и включите компьютер. Рис. 1.5 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 16 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" Задание № 2 Познакомьтесь с возможностями удаления программ в операционной системе Windows. Выполнение задания: 2.1. Для удаления программ самым лучшим способом является ее деинсталлятор. Он находится в подменю «Пуск», «Все программы», «Имя данной программы» под названиями «Удаление программы», «Деинсталляция», «Uninctall» или «Unwise». 2.2. Если программа не содержит деинсталлятора, необходимо через кнопку «Пуск» зайти в «Панель управления» и запустить стандартное средство для удаления программ – утилиту «Установка и удаление программ». После открытия данной программы, появляется четырехстраничное диалоговое окно (рис. 1.6). Перелистывание страниц здесь происходит щелчком по большим кнопкам, расположенным слева. Рис. 1.6 Для удаления программы необходима первая страница. Выбираем мышкой программу, которую хотим удалить и нажимаем на кнопку «Удалить». Система 17 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" выдаст окно на подтверждение удаления программы. Когда вы подтвердите свое действие, выбранная вами программа будет удалена. Задание № 3 Установите классический стиль оформления экрана. Выполнение задания: 3.1. Для установления определенного стиля оформления экрана необходимо на любом месте рабочего стола нажать правой кнопкой мыши и выбрать во всплывающем списке функцию «Свойства». 3.2. В появившемся окне нужно открыть вкладку «Оформление». Далее нужно задать три параметра: • окна и кнопки; • цветовая схема; • размер шрифта. Задайте эти три параметра таким образом, как изображено на рис. 1.7. Рис. 1.7 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 18 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" Для того чтобы система приняла вид в соответствии с заданными вами параметрам, нажмите кнопку «ОК». Задание № 4 Очистите рабочий стол от неиспользуемых ярлыков. Выполнение задания: Иногда в ходе работы пользователи заполняют рабочий стол компьютера разнообразными ярлыками. В результате поиск нужного в данный момент ярлыка на рабочем столе заметно осложняется. В связи с этим появляется необходимость периодического очищения рабочего стола от старых и неиспользуемых ярлыков. 4.1. Откройте окно свойств рабочего стола, закладку «Рабочий стол» и нажмите кнопку «Настройка рабочего стола» (рис. 1.8). Рис. 1.8 Группа элементов «Очистка рабочего стола» в этом окне позволяет произвести генеральную уборку – вычистить рабочее пространство стола от неиспользуемых элементов. Кстати, эту очистку система может инициировать самостоятельно один 19 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" раз в два месяца, если в группе активизирован флажок «Выполнять отчистку рабочего стола каждые 60 дней». 4.2. Запустите очистку вручную. Для этого нажмите кнопку «Очистить рабочий стол». На экране появится окно мастера очистки рабочего стола. 4.3. Нажмите кнопку «Далее». Мастер проанализирует все элементы на рабочем столе и выдаст их список. 4.4. В столбцах списка программа выведет названия ярлыков, а также дату их последнего использования. Ярлыки, которые мастер считает не использующимися, будут помечены флажками. Нажмите на кнопку «Далее» и, если список ярлыков, подлежащих перемещению вас устраивает, нажмите на кнопку «Готово». 4.5. После этого мастер переместит все выбранные ярлыки в папку «Неиспользуемые ярлыки», из которой можно их удалить, переместить или же просто оставить на будущее. Задание № 5 Создайте на рабочем столе папку, назовите ее своей фамилией (рис. 1.9). В этой папке вы будете сохранять результаты всех практических занятий. Далее мы будем называть эту папку рабочей. Рис. 1.9 Создайте текстовый документ под названием «ПЗ_1», что означает «Практическое занятие № 1». Для этого нажмите на кнопку , далее в перечне «Все программы» выберите команду «Microsoft Office», а затем откройте программу «Microsoft Office Word 2007». Ответьте на тестовые вопросы, приведенные ниже, запишите свои ответы в столбик с указанием номера вопроса. Сохраните документ в своей рабочей папке. ТЕСТОВЫЕ ВОПРОСЫ 1. Какие функции выполняет операционная система? а) обеспечение организации и хранения файлов; б) подключение устройств ввода/вывода; 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 20 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" в) организация обмена данными периферийными устройствами; между компьютером и различными г) организация диалога с пользователем, управление аппаратурой и ресурсами компьютера. 2. Последовательность байтов, которая имеет свое собственное имя, – это: а) папка; б) файл; в) программа; г) файловая структура. 3. С помощью какой комбинации клавиш вызывается программа «Диспетчер задач Windows»? а) Alt + Tab; б) Ctrl + Alt + Delete; в) Alt + Shift; г) Ctrl + Alt + Esc. 4. Выделенная область документа, позволяющая переходить к другому документу, содержащему связанную информацию, называется: а) путь; б) гиперссылка; в) перекрестная ссылка; г) буфер обмена. 5. Что невозможно сделать с помощью прикладных программ пакета Microsoft Office? а) электронную таблицу; б) презентацию; в) текстовый документ; г) сложные электронные схемы, чертежи. 6. Как называется процесс удаления программного обеспечения с компьютера 21 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" пользователя? а) сканирование; б) инсталляция; в) деинсталляция; г) зачистка. 7. Как называется промежуточное хранилище данных, предоставляемое программным обеспечением и предназначенное для переноса или копирования между приложениями или частями одного приложения? а) корзина; б) буфер обмена; в) файл; г) окно. 8. Система средств, предназначенная для взаимодействия пользователя с компьютером, основанная на представлении всех доступных пользователю системных объектов и функций в виде графических компонентов экрана, – это: а) рабочий стол; б) монитор; в) графический интерфейс; г) окна. 9. Часть названия файла, которая описывает тип хранящейся в нем информации, – это: а) частота; б) разрешение; в) расширение; г) имя. 10. Основное окно графической среды пользователя вместе с элементами, добавляемыми в него данной средой, – это: а) файловая система; 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 22 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" б) графический интерфейс; в) рабочий стол; г) экран. 11. Значки на рабочем столе, которые используются для быстрого запуска часто используемых программ, называются: а) файлами; б) значками; в) ярлыками г) ссылками. 12. Как называется специальная папка операционной системы, в которую временно помещаются файлы для удаления? а) значок; б) корзина; в) ярлык; г) правильного ответа нет. Задание № 6 Найдите в памяти компьютера документ «ПЗ_1», используя при этом встроенную функцию поиска. Выполнение задания: 6.1. Нажмите «Пуск», далее выберите команду «Найти», а затем выберите функцию «Файлы и папки» (рис. 1.10) 23 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" Рис. 1.10 6.2. Введите в строку поиска название файла, который вы ищите. Далее можете указать слово или фразу, присутствующие в файле. Затем задайте область поиска, например «Рабочий стол» (рис. 1.11). Для осуществления поиска нажмите кнопку . Рис. 1.11 Заметим, что не всегда удается вспомнить точное название необходимого файла и тем более область, где мы его сохраняли. В этом случае при возможности нужно указать слово или фразу, затем задать поиск документа по всему компьютеру: 6.3. Если после того как вы запустили поиск, нужный вам документ не нашелся, вернитесь вновь на страницу поиска и задайте расширенные критерии поиска. Для этого выберите . После этого последовательно отвечайте на вопросы системы. Далее вновь нажмите кнопку панели окна результаты поиска. и ждите на правой 6.4. Если в компьютере существует файл, отвечающий вашему запросу, то в правой панели окна поиска он появится (рис. 1.12). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 24 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1 "Изучение основных инструментов работы в операционной системе Microsoft Windows XP" Рис. 1.12 В случае, если вашему запросу отвечают несколько файлов, они последовательно будет отражены на правой панели окна поиска (рис. 1.13). Рис. 1.13 Щелкнув правой кнопкой мыши на найденный файл, вы откроете его, что позволит вам определить тот или нет файл, который вы искали, вам выдала система. 25 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 списков в Microsoft Excel 2007" "Обработка Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 Задание № 4 Задание № 5 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 26 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Теоретические основы Microsoft Excel – это одна из программ пакета Microsoft Office, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных. Электронная таблица – это электронная матрица, в которой могут храниться и обрабатываться данные. Электронная таблица состоит из строк и столбов, пересечение которых образуют клетки, называемые ячейками таблицы. Каждая ячейка имеет свой адрес, который состоит из имени столбца и номера строки, например: A16, B19, К4 (рис. 2.1). Рис. 2.1 Ячейки являются основным элементом электронной таблицы. В них можно вводить 5 типов данных: текст, число, дату, формулу, функцию. Для разных типов данных возможны разные операции. Например, числа можно складывать, а даты нельзя. Из текстов можно вырезать символы, а из формул нельзя. 27 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Тип данных определяется автоматически по вводимой информации. Определение ведется в порядке: функция, формула, дата, число, текст. Если в первой позиции стоит знак « = », то это функция или формула. Иначе, если распознается номер дня, месяц, год с разделителями даты, то это дата. Иначе распознается число. Если введенная информация не подошла под первые 4 типа, то считается, что в ячейке находится текст. Точка входит в разделители дат. Поэтому «1.5» воспринимается как 1 мая. Запятая не входит в разделители дат. Поэтому «1,5» не воспринимается как дата, а воспринимается как число. Совокупность клеток, образующих в таблице область прямоугольной формы, называется диапазоном. Диапазон записывается в виде двух адресов ячеек, разделенных двоеточием. Первая ячейка отражает координаты верхнего левого угла прямоугольника, а вторая ячейка – адрес правого нижнего угла. Так, диапазоном ячеек на рисунке 2.2 будет являться запись А1:D6. Рис. 2.2 Содержимое ячеек таблицы Excel может быть отформатировано для улучшения внешнего вида таблицы на рабочем листе. Для этого следует выделить форматируемую область, затем правой кнопкой мыши выбрать «Формат ячеек». После этого появится окно с параметрами форматирования (рис. 2.3). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 28 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.3 Параметры форматирования диалогового окна «Формат ячеек» разделены закладками и представлены в таблице 1. Данные в ячейках можно не только вводить и форматировать, но самое главное, их можно обрабатывать. Обработка подразумевает под собой совершение определенных операций над данными. Например, сложение, умножение, деление, вычитание, возведение в степень. Помимо чисто вычислительных действий с 29 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" отдельными числами, можно обрабатывать отдельные строки или столбцы таблицы, а также целые блоки ячеек. В частности, находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, среднеквадратичное отклонение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал, сортировать и фильтровать данные по определенным параметрам и многое другое. Основным аппаратом обработки данных в электронной таблице Excel являются формулы. Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы (знаки сложения «+», вычитания «–», умножения «*», деления «/», возведение в степень «^»). Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически. В качестве примера приведем формулу суммы. Допустим, необходимо сложить числа, которые располагаются в ячейках А1, А2, А3, А4 и G18. Результат необходимо получить в ячейке А4. Для получения результата, выделим ячейку А4 и в ней запишем формулу =СУММ(А1:А4) + G18. Документ Microsoft Excel называется рабочей книгой. Каждая рабочая книга при создании имеет 3 чистых рабочих листа: Лист1, Лист2, Лист3 (рис. 2.4). Рабочий лист – это электронная таблица, которая содержит 256 столбцов и 65 536 строк. Названия листов, также как и их количество может изменяться пользователем. Рис. 2.4 Задание № 1 Введите и отформатируйте данные таблицы 2. Найдите минимальное и максимальное значения. Постройте графики изменения показателей. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 30 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" 1.1. Создайте документ Excel. Для этого нажмите на кнопку «Пуск» и в перечне «Все программы» выберите «Microsoft Office» «Microsoft Office Excel 2007». 1.2. Сохраните документ в памяти компьютера. Для этого в документе Excel нажмите кнопку «Office» . Выберите строку «Сохранить как», затем «Книга Excel». Перед вами появится окно «Сохранение документа» (рис. 2.5). Рис. 2.5 В поле «Папка» вверху окна выберите вашу рабочую папку. В поле «Имя файла» внизу окна задайте имя своему документу «ПЗ_2». Это название будет означать, что данный файл содержит материал практического занятия № 2. Нажмите кнопку «Сохранить». Окно «Сохранение документа» исчезнет с экрана. В окне Excel Вы увидите пустой документ. Проверьте в заголовке окна Excel наличие 31 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" своего имени документа. 1.3. Измените название листа на название «Задание 1». Для этого щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке «Лист1». В контекстном меню выберите «Переименовать». Слово «Лист1» станет выделенным. «Лист1» переименуйте в «Задание 1» (рис. 2.6). Заметим, что длина названия листов должна быть не более 31 символа с учетом пробелов. Рис. 2.6 1.4. Введите в ячейки А1:С7 данные, отраженные в таблице 2. При вводе дат в ячейках будет появляться символ « ##### ». Он означает, что в этих ячейках не хватает места для расположения чисел. Для того чтобы увеличить ширину столбца, нужно на правой границе заголовка столбца получить указатель мыши в виде двойной черной стрелки с поперечной линией . Затем либо перетащить и бросить границу, либо сделать двойной щелчок мышью. В первом случае можно задать любую ширину. Во втором случае столбец будет увеличен до самого длинного текста в этих рядах ячеек (рис. 2.7). Рис. 2.7 1.5. Определите дни недели указанных дат. Для этого выделите диапазон ячеек В1:С7, нажмите правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду «Вырезать» (рис. 2.8). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 32 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.8 Далее выделите ячейки С1:D7, нажмите на них правой кнопкой мыши и выберите команду «Вставить». После этого выровняйте ячейки по ширине и высоте. В результате этих действий должен получиться результат, представленный на рис. 2.9. Рис. 2.9 В ячейку В1 введите название «Дни недели», затем скопируйте содержимое ячеек А2:А7 и вставьте в ячейки В2:В7. После этого выделите даты в столбце В вызовите правой кнопкой мыши функцию . В поле «Число» (рис. 2.10) выделите пункт «(все форматы)» и в поле «Тип» введите значение «дддд», чтобы отображались полные названия дней недели (понедельник, вторник и т. д.), либо «ддд», чтобы отображались сокращенные названия дней недели (Пн, Вт, Ср и т. д.). 33 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.10 Завершите операцию нажатием на кнопку «ОК». В результате, в ячейках В2:В7 появятся дни недели (рис. 2.11). Рис. 2.11 Нетрудно заметить по рис. 4.11, что оформление ячейки В1 отличается от оформления всех остальных ячеек. Для того чтобы сделать ее по форматированию такой же как и другие ячейки, выделите, допустим ячейку А1, нажмите на кнопку «Формат по образцу», которая находится на вкладке «Главная», затем выделите ячейку В1. После этой операции ячейка В1 примет оформление ячейки А1. 1.6. Найдите минимальное и максимальное значение курсов евро и доллара за период с 8 по 13 ноября 2010 г. Для этого в ячейке В9 напишите слово «min», а в ячейке В10 – «maх». Сделайте формат этих ячеек по образцу ячейки D1. После 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 34 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" этого, выделите данные ячеек и нажмите на кнопку , которая располагается на панели «Главная» или нажмите одновременно комбинацию клавиш на клавиатуре «Ctrl + B». После этого содержимое ячеек В9 – В10 выделится жирным шрифтом. Прежде чем переходить к нахождению минимальных и максимальных значений, обратим внимание на формат ячеек С2:D7. В них приведены цифры, в которых разделение рублей и копеек произведено через точку. Как было сказано ранее, в таком формате Excel считать не будет! Поэтому, последовательно нажмите каждую ячейку, поменяйте в формульной строке точку на запятую (рис. 2.12). Рис. 2.12 Для нахождения предельных величин курса евро в период с 08.11. по 13.11 выделите ячейку С9, затем напишите в ней =МИН(C2:C7). Для того чтобы не вводить вручную диапазон ячеек C2:C7, при наборе формулы выделите мышкой этот диапазон. Когда формула введена, нажмите на клавиатуре клавишу «Enter» и в ячейке С9 появится минимальное значение курса евро за рассматриваемый нами период. Аналогичным образом запишите в ячейке С10 формулу =МАКС(C2:C7). После этого выделите ячейку С9 и потяните за нижний правый угол ячейки правой кнопкой мышки до ячейки D9. Этим действием автоматически транспонируется формула из ячейки С9 в ячейку D9. Точно также транспонируйте формулу нахождения максимального значения доллара. После этого отформатируйте ячейки по образцу других ячеек. В завершении у вас должен получиться результат, отображенный на рис. 2.13. 35 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.13 1.7. Постройте два графика, на которых будет изображена динамика курсов евро и доллара с 8 по 13 ноября 2010 года. Постройте график для курса евро. Для этого выделите ячейки А2:А7, затем нажмите на клавиатуре кнопку «Ctrl» и, придерживая ее, выделите ячейки С2:С7. Теперь на панели инструментов «Вставка» нажмите значок . В выпадающем меню выберите тип графика – «График с маркерами» (рис. 2.14). Рис. 2.14 Нажмите на график правой кнопкой мыши и выберите «Формат ряда данных» (рис. 2.15). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 36 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.15 В открывшемся окне «Формат ряда данных» выберите вкладку «Параметры маркера», затем задайте параметры маркера, как показано на рис. 2.16. Рис. 2.16 37 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" После этого перейдите на вкладку «Заливка маркера». Поставьте радиокнопку напротив функции «Сплошная заливка», выберите цвет заливки – «Темно-синий, Текст 2». Перейдите на вкладку «Цвет линии», поставьте радиокнопку напротив функции «Сплошная заливка», выберите цвет заливки – «Черный, Текст 1». Во вкладке «Тип линии» установите ширину линии, равную 1,25 пт. В завершении закройте окно «Формат ряда данных», в результате чего появится график, изображенный на рис. 2.17. Рис. 2.17 Уберите значение «Ряд1» с графика. Для этого выделите график, откройте вкладку «Макет», выберите меню «Легенда» ? «Не добавлять легенду» (рис. 2.18). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 38 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.18 Для придания диаграмме законченности, дайте ей название. Для этого откройте вкладку «Макет», выберите меню «Название диаграммы» ? «Над диаграммой». В появившемся окошке на графике, введите название «Курс ЕUR за период с 08 по 13 ноября 2010 г.», нажмите кнопку «Enter». В результате получится график, изображенный на рис. 2.19. Рис. 2.19 39 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Как видно из графика в период с 8 по 13 ноября 2010 года в курсе евро происходило снижение, то есть евро «падал». На графике четко просматриваются максимальное и минимальное значение евро за исследуемый период. Теперь необходимо разобраться с курсом доллара. Постройте самостоятельно график изменения курса доллара аналогично тому, как вы делали относительно курса евро. Единственное, что вам следует сделать другим, это цвет и ширину линии, а также форму и цвет маркера. Задайте их по своему усмотрению. Задание № 2 Определите возраст и страж работы сотрудников в организации. Упорядочите сотрудников по алфавиту. В качестве исходных данных используйте рис. 2.20. Рис. 2.20 Выполнение задания: 2.1. Переименуйте «Лист2» в название «Задание 2». Введите на этом листе информацию из рисунка 2.20. 2.2. Выполните форматирование введенных данных в соответствии с рис. 2.20. 2.3. Рассчитайте возраст сотрудников. Для этого выделите ячейку G3 и введите в нее выражение =РАЗНДАТ(D3;СЕГОДНЯ();"Y»). Завершите введение формулы нажатием клавиши «Enter». Далее потяните вниз за край ячейки G3 и получите тем самым возраст остальных сотрудников. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 40 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Скажем несколько слов о функции РАЗНДАТ. Как нетрудно догадаться, она определяет разность между датами. Данная функция имеет следующий синтаксис: РАЗНДАТ(начальнаядата; конечнаядата; способ_измерения). Самый интересный аргумент, конечно, последний. Он определяет, каким именно образом и в каких единицах будет измеряться интервал между начальной и конечной датами. Этот параметр может принимать следующие значения: 2.4. Определите стаж сотрудников коллектива. Начните с определения полных лет трудового стажа в организации. Для этого введите в ячейку Н3 формулу =РАЗНДАТ(E3;СЕГОДНЯ();"Y»), нажмите кнопку «Enter». Аналогичным образом посчитайте полное количество месяцев и дней в трудовом стаже, рассчитав эти значения по соответствующим формулам. 2.5. Расположите фамилии сотрудников по алфавиту, сохраняя при этом относящиеся к ним данные. Для этого выделите блок B3:J20, затем вызовите правой кнопкой мыши меню, где выберите команду «Сортировка» «Сортировка от А до Я ». 2.6. В результате выполненного задания у вас должна получиться таблица, схожая с таблицей, изображенной на рис. 4.21. Имейте в виду, что вы производите все операции на текущую дату, и поэтому некоторые данные не будут совпадать с нашими данными, то есть представленными на рис. 2.21. Сохраните полученную таблицу. 41 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.21 Задание № 3 Пользуясь условием предыдущего задания, определите количество сотрудников старше 40 лет и моложе 30 лет, средний оклад сотрудников, полугодовую сумму окладов сотрудников, минимальный и максимальный оклад. Выполнение задания: 3.1. Скопируйте таблицу из предыдущего задания и вставьте ее на «Лист3», переименовав его в «Задание 3». 3.2. В ячейки В22 и С22 напишите «Возраст сотрудников», объедините эти ячейки. В ячейке D22 запишите «Кол-во человек». 3.3. Запишите в ячейке В23 – «старше 40 лет», а в ячейке С23 условие – «>40». 3.4. Выделите ячейку D23, войдите в Мастер функций и в категории «Статистические» выберите функцию СЧЕТЕСЛИ, рис. 2.22. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 42 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.22 3.5. В открывшемся диалоговом окне в строке «Диапазон» введите диапазон ячеек G3:G20, и в строке «Критерий» адрес ячейки С23, кликнув по ячейке С23. Результат появится в ячейке D23 после нажатия на кнопку «Enter» (рис. 2.23). Рис. 2.23 3.6. Аналогичным образом определите в ячейке D24 количество сотрудников моложе 30 лет. 3.7. Определите в ячейке F22 средний оклад сотрудников, воспользовавшись функцией СРЗНАЧ, категории «Статистические» Мастера функций, в графе Е22 запишите «Средний оклад». 43 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" 3.8. Определите в ячейке F23 полугодовую сумму окладов сотрудников, при условии, что все сотрудники получают установленные оклады. Озаглавьте полученный результат в ячейке Е23. 3.9. Определите в ячейках F24 и F25 минимальный и максимальный оклад сотрудников соответственно. Задание № 4 Создайте таблицу, в которой будут отражаться только сотрудницы организации, стаж работы которых составляет пять и более лет. Выполнение задания: 4.1. Добавьте «Лист4», который назовите «Задание 4». Скопируйте данные ячеек А1:J20 на листе «Задание 3» и вставьте их на лист «Задание 4». Отформатируйте ячейки. 4.2. Выделите ячейки А1:J20, нажмите правой кнопкой мыши и выберите команду «Фильтр» ? «Фильтр по значку выделенной ячейки» (рис. 2.24). Рис. 2.24 4.3. Кликните на меню фильтра – черный треугольничек в правом углу ячейки С1. В открывшемся меню поставьте галочку только около буквы «ж», все остальные галочки уберите. Нажмите «ОК», и список существенно сократиться, поскольку в таблице будет выведены только женщины. 4.4. Кликните на меню фильтра ячейки J1. Далее выберите меню «Числовые фильтры» ? «Настраиваемый фильтр…», как показано на рис. 2.25. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 44 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.25 4.5. После этого появится окно пользовательского автофильтра. В нем нужно указать условия фильтрации (рис. 2.26). Рис. 2.26 4.6. Завершение работы с окном приведет вид таблицы, представленной на листе «Задание 4», к виду рис. 2.27. В таблице отображены сотрудницы, страж работы которых составляет пять и более лет. 45 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" Рис. 2.27 Задание № 5 Ответьте на тестовые вопросы, приведенные ниже. Выполнение задания: 5.1. Добавьте «Лист5» и назовите его «Задание 5». 5.2. Создайте на этом листе таблицу из двух столбцов, как показано на рис. 2.28. Рис. 2.28 5.3. Запишите ответы на вопросы в столбце В. 5.4. Сохраните документ и закройте его. 5.5. Переместите документ Excel в рабочую папку на рабочем столе, название которой совпадает с вашей фамилией. Тестовые вопросы 1. К чему приводит нажатие клавиши «Tab» при вводе текста? 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 46 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" а) переводит курсор в следующую ячейку по строке; б) переводит курсор в следующую ячейку по столбцу; в) возвращает курсор на одну ячейку назад по строке. 2. Адрес ячейки – это: а) элемент формулы, содержащий данные, которые необходимо выполнить; б) название столбца и номер строки, записанные в поле имен; в) номер столбца. 3. С помощью какой формулы можно вычислить в ячейке С1 разность между двумя датами, выраженную в количестве дней без учета лет и месяцев? а) =РАЗНДАТ(A1;B1;"D»); б) =РАЗНДАТ(A1;B1;"MD»); в) =РАЗНДАТ(A1;СЕГОДНЯ();"Y»). 4. Укажите команды, которые позволяют выделить ячейки Excel подобным образом, как изображено на рисунке. а) Формат ячеек - Граница - Цвет; б) Формат ячеек - Заливка - Цвет узора - Узор; в) Сортировка - Настраиваемая сортировка. 5. Для копирования форматирования одной ячейки в другую используется кнопка: а) Формат по образцу; б) Копировать; в) 47 Вырезать. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" 6. На какой вкладке ленты главного меню располагается функция, позволяющая построить диаграмму по заданным в ячейках параметрам? а) Главная; б) Вставка; в) Разметка страницы; г) Формулы; д) Данные. 7. Укажите результат, который получится в ячейке В11, изображенной на рисунке после того, как в нее вести формулу и нажать кнопку «Enter». а) 214, 208; б) 240,008; в) 244, 568; г) правильного ответа нет. 8. Что является основным элементом рабочего листа в Excel? а) столбец; б) строка; в) ячейка; г) таблица. 9. Диапазон – это: а) все ячейки одной строки; б) совокупность клеток, образующих в таблице область прямоугольной формы; 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 48 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" в) все ячейки одного столбца; г) множество допустимых значений. 10. В электронной таблице выделена группа ячеек А1:С6. Сколько ячеек входит в этот диапазон? а) 3; б) 6; в) 12; г) 18. 11. Активная ячейка – это ячейка: а) для записи команд; б) содержащая формулу, включающую в себя имя ячейки, в которой выполняется ввод данных; в) в которой находится формула с указанием ссылки на содержание зависимой ячейки; г) в которой выполняется ввод данных. 12. При помощи какой вкладки строки меню устанавливается разрешение переноса информации в ячейке по словам? а) Главная; б) Вставка; в) Данные; г) Формулы. 13. С чего должна начинаться любая формула в Microsoft Excel? а) со слова «равно»; б) со знака «=»; в) со знака скобок «( )». 14. Упорядочивание значений последовательности называют: диапазона ячеек а) фильтрацией; 49 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» в определенной ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2 "Обработка списков в Microsoft Excel 2007" б) форматированием; в) группировкой; г) сортировкой. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 50 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 51 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Теоретические основы Для организации экономической деятельности в настоящее время активно используется программный продукт «1С: Бухгалтерия». Но далеко не каждая небольшая компания или индивидуальный предприниматель могут позволить себе его приобретение в связи с его достаточно высокой стоимостью. Да и в процессе работы в этом программном продукте возникает множество нюансов, разрешение которых требует дополнительных усилий со стороны пользователей. Неоценимую помощь в работе может оказать программный продукт MS Excel. Познакомившись с ним, не сложно будет освоить и другие приложения, используемые в экономике. В предыдущей работе Вы познакомились с некоторыми возможностями этого программного продукта, продолжим его рассмотрение. Экономисту при работе с типовыми бланками и формами, ведомостями начисления заработной платы по различным подразделениям бывает необходимым вводить одни и те же данные на различные листы одной и той же книги Excel. В этих случаях удобно пользоваться такой возможностью, как группировка листов. Для объединения листов в группу (группирования) нужно просто выделить несколько листов подряд или вразброс. Выделять листы можно различными способами. Например, указав на ярлычок одного из листов открытой книги Excel, в контекстном меню выбрать команду «Выделить все листы». Либо указав на ярлычок одного из листов, и нажав Shift, выделите все листы. При использовании клавиши Ctrl будут выделяться не смежные листы. При этом в заголовке окна будет появляться дополнительная надпись (Группа), которая означает, что выделенные листы объединены в группу, рис. 3.1. Группировка листов позволяет обрабатывать их вместе, как один лист – копировать, перемещать, а также вводить текст (данные) на несколько листов одновременно. Для разгруппировки листов следует воспользоваться командой «Разгруппировать» контекстного меню листа. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 52 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.1 В этой работе вам предстоит познакомиться с логическими функциями, обращение к которым вы можете осуществить через меню «Формулы» и в нем выбрать «Логические», рис. 3.2. Либо обратиться к Мастеру функций в строке формул и выбрать категорию «Логические». 53 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.2 В предыдущей практической работе вы познакомились со статистической функцией СЧЕТЕСЛИ, которая определяет количество ячеек, соответствующих заданному критерию. В этой работе мы более подробно рассмотрим логические функции. Большинство логических функций используют логические выражения для определения истинности заданного условия. Логические выражения используют для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Например, каждая из представленных ниже формул является логическим выражением: = В1>B2 = 8-3<8*2 = СРЗНАЧ(А1:А5)=СУММ(3;6;7) = А5 = «Среднее» Как вы уже вероятно заметили, каждое из записанных выше логических выражений содержит, по крайней мере, один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения. К операторам сравнения Excel относятся: знак равенства =, например, А=В; знак больше >: например, А > В; знак меньше <: например, А < В; 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 54 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" знак меньше или равно < = например,: А < =В; знак больше или равно > =: например, А > =В; знак не равно < >: например, А < > В. Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0). Рассмотрим синтаксис функции ЕСЛИ: =ЕСЛИ(логическоевыражение; значениееслиистина; значениеесли_ложь) Например, необходимо назначить премию «За верность компании» сотрудникам компании, фрагмент таблицы представлен на рис. 3.3. Рис. 3.3 Премия назначается, если сотрудник работает не менее пяти лет (больше или равно пяти). Т.е. премия будет назначаться работникам со стажем работы в компании 5 лет и более. Так как необходимо назначить премию, начиная с ячейки С5, то выделив ее, войдем в Мастер функций. Далее выбираем категорию «Логические» и в ней функцию ЕСЛИ, подтвердив свой выбор нажатием на кнопке «ОК» в этом диалоговом окне, рис. 3.4. 55 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.4 В результате этих действий откроется диалоговое окно ввода аргументов функции, которое заполним, как на рис. 3.5. Текст необходимо заключить в кавычки. Так как стаж работы в компании первого сотрудника равен 3 годам, то он не получает премии, что и отражено в открытом диалоговом окне. Рис. 3.5 Зная синтаксис функции «ЕСЛИ», ее можно прописать в выделенной ячейке С5 и 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 56 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" вручную, см. рис. 3.6. Рис. 3.6 Вопрос о премии остальным сотрудникам будет решаться простым копированием формулы, т.е., выделив ячейку С5 и установив указатель мыши в правый нижний угол, протащите при нажатой левой кнопке мыши до ячейки С9, см. рис. 3.7. Рис. 3.7 Если возвратиться к рассмотрению рис. 3.4, то среди логических функций, кроме функции ЕСЛИ, есть еще и другие функции. Эти функции, кроме функций ИСТИНА и ЛОЖЬ, работают в сочетании с простыми операторами сравнения, рассмотренными ранее. Функция И возвращает логическое значение ИСТИНА, если все логические выражения истинны. Например, при вводе условия =И(А1>A2;A2=80; ЕСЛИ(И(А1>=60; A1<80); «Иногда»; «Увы!»))). A1<100); «Обычно»; Эта формула будет работать так: если значение в ячейке А1 будет равно 100, то она выведет текст Всегда, если же значение ячейки А1 любое число от 80 до 99, то будет выведен текст Обычно. В случае, когда содержимое ячейки А1 любое целое число от 60 до 79, будет выводиться текст Иногда. И если ни одно из этих условий не будет выполняться, будет выведена строка с текстом Увы! Рассмотрим, как осуществить в нем расчет заработной платы, если бухгалтер обслуживает торговые залы по продаже офисных товаров трех торговых центров: Европа 1, Европа 2 и Европа 3. Для этого необходимо на трех различных листах создать одинаковые расчетные ведомости. Отличаться они будут количеством сотрудников и количеством отработанных дней. Положим, что в месяце у сотрудников не было больничных и отпусков. Внимание! Ввиду того, что происходит постоянное изменение правил ведения бухгалтерского учета в РФ, предлагаемый пример расчета заработной платы и налоговых отчислений может отличаться от существующих правил на 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 58 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" сегодняшний день. Задание № 1 Рассчитать заработную плату сотрудников, если ежемесячно с размера заработной платы, не превышающей 40 000 руб., не облагается налогом сумма в 400 руб., и с каждого ребенка работника не облагается налогом сумма в 1 000 руб. При заработной плате от 40 000 руб. до 280 000 руб. не облагается налогом сумма в 1 000 руб. на каждого ребенка. Если сотрудник работает сверх нормы, то к окладу добавляется стоимость отработанных дней (стоимость одного дня определяется делением оклада на количество рабочих дней в месяце, в нашем примере - это 22 рабочих дня; оклад делим на 22). Кроме того, в соответствии с трудовым договором сотрудникам начисляется премия в размере 5% от оклада, если количество отработанных сверх нормы дней от двух до четырех. Размер премии составляет 10% от оклада, если сотрудником отработано 5 дней. Если отработано не менее (т.е. больше или равно) 6 дней, то размер премии составляет 30% от оклада. С оставшейся суммы берется НДФЛ в размере 13%. При заработной плате более 280 000 руб. вычеты не предоставляются. Внимание! Ширина данной страницы с учебным материалом не всегда позволяет отобразить рисунки и скриншоты в размере, удобном для восприятия. Чтобы улучшить качество отображаемого рисунка, необходимо навести на него курсор мыши, нажать правую клавишу мыши и в открывшемся меню щёлкнуть левой клавишей мыши на надпись «Открыть изображение». Для того, чтобы снова вернуться к учебному курсу, достаточно нажать клавишу «Back Spase» на клавиатуре. Выполнение задания: 1.1. Откройте свою рабочую папку, создайте в ней файл – лист Microsoft Excel, присвоив ему имя «ПЗ_3». 1.2. Сгруппируйте три листа открытой книги. Для этого выделив «Лист 1» и нажав клавишу «Shift», в заголовке окна открытой книги увидите надпись [Группа], рис. 3.8. 59 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.8 1.3. Введите данные на «Лист 1» книги Excel, как на рис.3.9 (такие же ведомости будут созданы и на двух других листах открытой книги). Рис. 3.9 1.4. Для ввода оклада сотрудников торговых залов в денежном формате (см. столбец «К» рисунка 3.9) необходимо, введя первое значение 15 000, выделить весь столбец «К», и в контекстном меню (правой кнопкой мыши) выбрать команду Формат ячеек . 1.5. Во вкладке «Число» (рис. 3.10) выберите «Числовые форматы» и в 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 60 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" открывшемся меню выберите «Денежный», в котором укажите «Число десятичных знаков» (укажите 2). Рис. 3.10 1.6. Разгруппируйте листы. Для этого наведите указатель мыши на один из листов открытой книги и в контекстном меню выберите команду «Разгруппировать листы». 1.7. Переименуйте «Лист 1» в «Европа 1», соответственно второй и третий листы в «Европа 2» и «Европа 3». (С переименованием листов в книге Excel вы познакомились в предыдущей работе). 1.8. На первой строке каждого из двух листов книги Excel введите название торговых центров, исправив название «Европа 1», соответственно на «Европа 2» и «Европа 3». 1.9. Измените на листе «Европа 2» список сотрудников, количество отработанных дней, дней сверх нормы и оклады в соответствии с рис. 3.11. 61 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.11 1.10. Измените на листе «Европа 3» список сотрудников, количество отработанных дней и оклады в соответствии с рис. 3.12. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 62 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.12 1.11. Снова выполните группировку листов книги Excel, как и в пункте 1.2. 1.12. Пропишите в ячейке F8 листа любого из трех сгруппированных листов формулу для определения количества отработанных сверх нормы часов сотрудниками торговых залов. Для этого достаточно количество отработанных дней умножить на число 8 (у сотрудников восьми часовой рабочий день). Формула имеет вид = Е8*8 (для ввода адреса ячейки «Е8» достаточно кликнуть на нее мышью, и ее адрес отобразится во вводимой формуле, рис. 3.13). Завершите ввод формулы нажатием на клавиатуре клавиши «Enter». 63 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.13 1.13. Определите размер премии сотрудников, прописав в ячейке L8 любого листа открытой книги формулу вида =ЕСЛИ(E8<2;0;ЕСЛИ(E8<5;0,05K8;ЕСЛИ(E8>=6;0,3K8;0,1*K8))). 1.14. Завершите ввод формулы нажатием клавиши Enter. Убедитесь, что первый сотрудник не получит премии (у него нет сверх нормы отработанных часов), рис. 3.14. (Будьте внимательны, количество открывающихся и закрывающихся скобок в формуле должно совпадать). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 64 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.14 1.15. Определите размер начислений работнику в ячейке N8 одного из листов открытой книги. Для этого пропишем формулу, рис. 3.15, состоящую из суммы оклада, премии и оплаты за дни, отработанные сверх нормы, т.е. =K8+L8+(K8/C8)*E8. 65 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.15 1.16. Завершите ввод формулы нажатием на клавишу «Enter». 1.17. Определите размер НДФЛ сотрудника торгового центра в ячейке O8 одного из листов. Для этого следует прописать формулу, в соответствии с которой, если заработная плата не превышает 40 000 руб., то не облагается налогом сумма в 400 руб. и сумма в тысячу рублей на каждого ребенка. С оставшейся суммы берется налог в 13%. Если заработная плата от 40 000 руб. до 280 000 руб., то не взимается налог в сумме тысяча рублей на каждого ребенка. С оставшейся суммы берется налог в 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 66 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" 13%. (При заработной плате более 280 000 руб. вычеты не предоставляются). Указанная формула на рис. 3.16 имеет вид: =ЕСЛИ(N8<=40000;(N8-400-1000O8)0,13;(N8-1000O8)0,13). 1.18. Завершите ввод формулы нажатием на клавишу «Enter». Рис. 3.16 1.19. Определите выданную сотруднику заработную плату, равную разности всех начислений и НДФЛ. (Так как мы рассматриваем ситуацию начисления заработной платы без больничных листов и отпусков). Отразим это в ячейке R8 (рис. 3.17) формулой вида: =N8-P8 1.20. Завершите ввод формулы нажатием клавиши «Enter». 67 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.17 1.21. Разгруппируйте листы «Европа 1», «Европа 2» и «Европа 3», для чего наведите указатель мыши на один из ярлычков листа открытой книги и выберите в контекстном меню команду «Разгруппировать листы». 1.22. Перейдите на лист «Европа 1» и скопируйте на всех сотрудников все формулы, прописанные в ячейках F8, L8, N8, P8, R8. Расчетная ведомость примет вид рис. 3.18. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 68 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.18 1.23. Перейдите на лист «Европа 2» и скопируйте на всех сотрудников этого торгового центра все формулы, прописанные в ячейках F8, L8, N8, P8, R8. Расчетная ведомость этого торгового центра примет вид рис. 3.19. 69 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.19 1.24. Аналогично перейдите на лист «Европа 3» и выполните копирование формул, прописанных в ячейках F8, L8, N8, P8, R8, (рис.3.20). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 70 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.20 1.25. Выполните суммирование количества отработанных дней всеми сотрудниками торгового центра «Европа 1» за месяц. Для этого перейдите на лист «Европа 1», выделите ячейку C27 и, вызвав мастер функций, выберите категорию «Математические», а в ней функцию СУММ, рис. 3.21. 71 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.21 1.26. Подтвердите выбор функции нажатием кнопки «ОК», открывшегося диалогового окна. 1.27. Результатом подтверждения будет окно ввода аргументов функции, рис. 3.22. Рис. 3.22 1.28. Проследите за предлагаемым программой диапазоном суммирования, (в нашем случае это действительно диапазон от С8 до С23). Нажатие кнопки «ОК» открывшегося диалогового окна отобразит сумму отработанных сотрудниками дней в рассматриваемом месяце. 1.29. Выполните копирование формулы СУММ по строке от ячейки С24 до ячейки 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 72 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" R24 и удалите содержимое ячеек с нулевыми значениями, рис. 3.23. Рис. 3.23 1.30. На листе «Европа 1» скройте столбцы, в которых отсутствуют числовые данные. Для этого, кликнув на заголовок столбца G, выделите его. Нажав на клавиатуре клавишу Ctrl, и удерживая ее, аналогично выделите столбцы H, I, J, M, Q,S,T (рис. 3.24). Войдите в меню Главная?Формат?Видимости и выберите команду «Скрыть столбцы». Результатом действий будет рис. 3.25. 73 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.24 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 74 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.25 1.31. Перейдите на лист «Европа 2» и выполните все команды пунктов 1.25 – 1.30. Результатом ваших действий будет рис. 3.26. Рис. 3.26 1.32. Перейдите на лист «Европа 3» и выполните все команды пунктов 1.25 - 1.30. Результатом ваших действий будет рис. 3.27. 75 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.27 Задание № 2 Выполните печать листов ( при наличии у вас принтера) «Европа 1», «Европа 2», «Европа 3». Выполнение задания: 2.1. Прежде чем начать печать, необходимо провести подготовительные работы. Для этого нажмите сочетание клавиш на клавиатуре «Ctrl + Р» или нажмите на кнопку «Office», а затем в выпадающем меню выберите команду «Печать» «Печать». В появившемся окне «Печать» можно установить основные параметры печати, например, количество копий, порядок печати (печатать все или выборочные страницы), вывод на печать (печатать выделенный диапазон, лист или всю книгу). Для того чтобы задать дополнительные параметры печати, следует нажать в окне «Печать» кнопку «Свойства» (рис. 3.28). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 76 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.28 Во вкладке «Окончательная обработка» задайте книжную ориентацию страницы. Для этого поставьте радиокнопку возле слова «книжная» (рис. 3.29). Рис. 3.29 Аналогичным образом с помощью вкладок окна «Печать» можно задать и другие параметры печати, например формат страницы, количество страниц на листе, качество печати и др. 2.2. Теперь необходимо посмотреть, что мы получим при распечатке документа. Для этого нажмите на кнопку «Office», затем выберите команду «Печать» ? «Предварительный просмотр». В режиме предварительного просмотра можно изменять параметры документа с помощью функции «Параметры страницы» вкладки «Печать». Вызвав эту функцию, перед вами появится окно, изображенное на рис. 3.30. 77 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.30 2.3. Создайте верхний колонтитул (текст, который помещается внизу и/или вверху каждой страницы документа) с помощью вкладки «Колонтитулы» окна «Параметры страницы». В качестве текста колонтитула выберите в меню «Верхний колонтитул» текст «Европа 1», подтвердив свой выбор нажатием кнопки «ОК», рис. 3.31. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 78 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.31 2.4. В режиме предварительно просмотра перед вами появится страница, изображенная на рис. 3.32. Проверьте, совпадает ли ваш результат с приведенным рисунком. 79 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 80 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" Рис. 3.32 2.5. Отправьте лист «Европа 1» на печать, нажав комбинацию клавиш «Ctrl + P». Далее выберите в окне «Печать» печать страницы с 1 по 1 страницу. 2.6. Аналогичным образом выполните печать листов «Европа 2» и «Европа 3», изменив лишь текст колонтитулов «Европа 1» соответственно на текст «Европа 2» и текст «Европа 3». 2.7. Сохраните работу. Задание № 3 Ответьте на тестовые вопросы, приведенные ниже. Выполнение задания: 3.1. Добавьте «Лист4» и назовите его «Задание 3». 3.2. Создайте на этом листе таблицу из двух столбцов, как показано на рис. 3.33. Рис. 3.33 81 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" 3.3. Запишите ответы на вопросы в столбце В. 3.4. Сохраните документ и закройте его. Тестовые вопросы: 1. Каким образом можно перейти к листу открытой книги Excel? а) выполнить двукратный клик мыши на ярлычке листа; б) кликнуть мышью на ярлычке листа; в) воспользоваться соответствующей командой меню; г) воспользоваться соответствующей командой контекстного меню. 2. Для вызова логической функции «ЕСЛИ» необходимо: а) в Мастере функций выбрать категорию «Логические», а в ней функцию «Если»; б) в Мастере функций выбрать категорию «Математические», а в ней функцию «Если»; в) в Мастере функций выбрать категорию «Статистические», а в ней функцию «Если»; г) в Мастере функций выбрать категорию «Дата и время», а в ней функцию «Если». 3. В каком случае в результате действия функции вида =И(А1>6; A4<=8) будет возвращено логическое значение ИСТИНА? а) когда не выполняются оба условия А1>6 и A4<=8; б) когда выполняются оба условия А1>6 и A4<=8; в) только когда выполняются условие А1>6; г) только когда выполняются условие A4<=8. 4. В каком случае в результате действия функции вида =ИЛИ(А1>6; A4<=8) будет возвращено логическое значение ЛОЖЬ? а) когда не выполняются оба условия А1>6 и A4<=8; б) когда выполняются оба условия А1>6 и A4<=8; в) только когда выполняются условие А1>6; г) только когда выполняются условие A4<=8. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 82 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" 5. Чему будет равно содержимое ячейки А4 при реализации условия, заданного на рисунке? а) 24; б) -12; в) 100; г) -66. 6. Чему будет равно содержимое ячейки А4 при реализации условия, заданного на рисунке? а) 156; б) 12; в) 78; г) 36. 7. Чему будет равно содержимое ячейки А4 при реализации условия, заданного на рисунке? а) 24; 83 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3 "Расчет заработной платы и выведение ведомости на печать в Microsoft Excel 2007" б) 120; в) 78; г) 12. 8. Чтобы скрыть столбец на листе открытой книги Excel необходимо: а) кликнуть на заголовок столбца и в меню «Правка» выбрать команду «Удалить»; б) выделить столбец, кликнув на его заголовок, и выбрать в меню команду «Формат» - «Столбец» - «Скрыть»; в) выделить столбец и в контекстном меню выбрать команду «Очистить содержимое»; г) кликнуть на заголовок столбца и в меню «Вставка» выбрать команду «Столбцы». 9. Чтобы распечатать выделенный диапазон листа Excel на одном листе формата А4, необходимо выполнить следующее: а) в меню «Файл» выбрать команду «Печать», установить переключатель на «Выделенный диапазон», нажать на кнопку «ОК»; б) в меню «Файл» выбрать команду «Предварительный просмотр», «Разметка страницы» при необходимости перетащить поля, затем выбрать «Печать» и установить переключатель на «Выделенный диапазон», нажать на кнопку «ОК»; в) в меню «Файл» выбрать команду «Печать»; г) в меню «Файл» выбрать команду «Печать», установить переключатель на «Выделенные листы», нажать на кнопку «ОК». 10. На какой из вкладок «Параметры страницы» меню «Файл» можно изменить поля отправляемого на печать листа? а) «Страница»; б) «Поля»; в) «Колонтитулы»; г) «Лист». 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 84 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 Задание № 4 Задание № 5 Задание № 6 Задание № 7 85 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Теоретические основы В 1969 году в США была создана компьютерная сеть ARPANET, объединяющая компьютерные центры министерства обороны и ряда академических организаций. Эта сеть была предназначена для узкой цели: главным образом для изучения того, как поддерживать связь в случае ядерного нападения. Долгие годы идея ARPANET развивалась и расширялась, в результате появилась глобальная компьютерная сеть Internet (русскоязычное написание – Интернет). Интернет – это самая большая в мире сеть компьютеров. Интернет состоит из многих тысяч корпоративных, научных, правительственных и домашних сетей. В свою очередь, компьютерная сеть – это группа компьютеров, каким-либо образом связанных между собой. Физически сеть представляет собой компьютеры, соединенные между собой проводами, кабелями, космическими спутниками и т.д. с помощью специальной аппаратуры. Другими словами, Интернет – это глобальная информационная система, состоящая из различных взаимосвязанных компьютерных сетей. Доступ к Интернету или иные услуги, связанные с Интернетом, предоставляет специализированная организация, называемся провайдером. Интернет можно представить себе в виде мозаики, сложенной из небольших сетей разной величины, которые активно взаимодействуют одна с другой, пересылая файлы, сообщения и т.п. Назначение Интернета – обеспечить любому желающему доступ к удаленной информации и обмен информацией между компьютерами. Заметим, что Интернет не является единой организацией, не обладает признаками юридического лица, никому не принадлежит. Все, что используется в Интернете, имеет своих владельцев: каналы связи принадлежат телекоммуника-ционным компаниям, компьютерное оборудование и циркулирующая информация – их собственникам. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 86 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Для того чтобы обеспечить доступ пользователей к различной информации, находящейся в Интернете, в 1992 году британский ученый Тим Бернес-Ли изобрел Всемирную паутину. Всемирная паутина (World Wide Web, сокращенно www) – это распределенная система, предоставляющая доступ к связанным между собой документам, расположенным на различных компьютерах, подключенных к Интернету. Вся информация во Всемирной паутине хранится на веб-серверах в виде гипертекстовых документов, называемых веб-страницами (сайты). Эти документы пишутся на языке HTML (Hyper Text Markur Language) и могут содержать информацию различного вида: текст, рисунки, аудио и видео, что делает эту информацию чрезвычайно привлекательной для пользователей. Гиперссылки в HTML-документах могут указывать как на другую часть этого документа, так и на другой документ, расположенный на любом сервере Интернета. Это позволяет легко отыскивать требуемую информацию, переходя посредством гиперссылок от документа к документу. Для загрузки и просмотра веб-страниц используются специальные программы – браузеры (от англ. «browser» – человек, листающий книги). В настоящее время самыми популярными являются браузеры, изображенные на Рис. 4.1. Рис. 4.1 Браузеры имеют разные интерфейсы, однако у всех есть общее – адресная строка. Эта строка находится вверху окна браузера и предназначена для ввода в нее адреса того или иного сайта. Для того чтобы пользователь смог найти интересующую информацию, во Всемирной паутине существуют поисковые системы. При задавании поиска нужных ресурсов пользователь вводит одно или несколько ключевых слов, которые, по его мнению, лучше всего отражают суть интересующего вопроса. Поисковая система за считанные секунды просматривает весь собственный каталог веб-ресурсов и на странице результатов поиска выводит список ссылок на 87 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" страницы, в которых встречаются указанные слова. Интересно отметить, что первая поисковая система появилась в 1989 году. Ее автором был студент информатики Монреальского университета Алан Эмтадж. Первый поисковик назывался Archie (от искаженного слова archive – «архив»). В настоящее время в нашей стране наиболее крупными и популярными по-исковыми системами являются: «Google» (www.google.ru); «Yandex» (www.yandex.ru); «Rambler» (www.rambler.ru); «Aport» (www.aport.ru). Для того чтобы войти в поисковую систему, необходимо в адресной строке браузера указать адрес поисковой системы (Рис. 4.2), например, www.google.ru и нажать на кнопку «Enter» на клавиатуре. Рис. 4.2 При работе в Интернете для безопасности информации, хранящейся в компьютере и бесперебойной работы системы, необходимо установить на компьютер антивирусную программу. Антивирусная программа (антивирус) – это программа для обнаружения и удаления компьютерных вирусов и других вредоносных программ с зараженного компьютера, а также для предотвращения заражения файлов вирусами. В настоящее время существует многочисленное количество антивирусов. Самыми популярными и надежными считаются Антивирус Касперского, Dr. Web, Avast!, Avira AntiVir. Любой антивирус должен обновлять антивирусные базы через Интернет. Такое обновление необходимо, поскольку новые вирусы появляются ежедневно или даже ежечасно. Большая часть антивирусов обновляется автоматически, но встречаются программы, которые обновляются только вручную. Например, бес-платный 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 88 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" антивирус Аntivir. Антивирусная программа начинает работать при запуске операционной системы. Рабочее состояние антивирусной программы ознаменовывается появлением соответствующего значка на нижней панели (Рис. 4.3). Рис. 4.3 Поиск вирусов или вредоносных программ в компьютере называется сканированием. Во время полного сканирования системы не рекомендуется открывать различные программы и приложения. Процесс сканирования отображается в специальном окне, где четко прослеживается процентное соотношение проверенных объектов. Там же помечаются найденные зараженные файлы и вирусы (Рис. 4.4). Рис. 4.4 89 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Не менее важным в работе антивирусных программ является онлайн защита системы. Это значит, что во время нахождения во Всемирной паутине прежде чем показать вам тот или иной сайт, антивирус проверяет его безопасность и отсутствие вредоносных программ. Задание № 1 Найдите прогноз погоды на завтра с помощью поисковой системы Google. Выполнение задания: 1.1. Подключите соединение с Интернетом. Для этого нажмите «Пуск» «Подключение» - «Интернет» (название вашего интернета или провайдера) или «Отобразить все подключения» (Рис. 4.5). Рис. 4.5 Далее в появившемся окне укажите свой логин и пароль (Рис. 4.6), которые вы получили от провайдера. В завершении нажмите кнопку «Подключение». 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 90 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Рис. 4.6 Для того чтобы убедиться, что сеть подключена, посмотрите на нижнюю панель, где должен находиться значок , символизирующий работу Интернета (Рис. 4.7). Рис. 4.7 1.2. Запустите браузер, нажав на соответствующий ярлык на вашем рабочем столе. Также вы можете открыть браузер через кнопку «Mozilla Firefox» (название вашего браузера). - «Все программы» - 1.3. Перейдите в стартовое окно поисковой системы Google. Для этого введите в адресной строке браузера http://www.google.ru и нажмите на кнопку «Enter» (Рис. 4.8). 91 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Рис. 4.8 1.4. В поисковой строке введите свой запрос. Он должен содержать ключевые слова, такие как «прогноз погоды», «город Москва», «7 ноября 2012 г». Для того чтобы нажать поиск, нужно нажать на кнопку «Enter» на клавиатуре или же кнопку «Поиск в Google», располагающуюся под строкой поиска. После этого поисковая система выдаст страницу с ссылками, расположенными по релевантности (по степени соответствия запросу). 1.5. Откройте первую ссылку. Сверните окно с браузера. Создайте документ Microsoft Word 2007 и сохраните его в своей рабочей папке под названием «ПЗ-4». Разверните окно браузера, скопируйте из адресной строки название сайта и вставьте его в текстовый документ «ПЗ12 ч». Далее скопируйте с сайта прогноз погоды и вставьте в документ. Ниже укажите дату, на которую приведен прогноз погоды, и город для которого спрогнозирована погода. Сохраните изменения в файле. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 92 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Задание № 2 Установите классический стиль оформления экрана (вы это знаете из практического занятия № 1). Найдите телепрограмму информационных выпусков (новостей) на текущий день с помощью поисковой системы Яndex. Выполнение задания: 2.1. Перейдите в стартовое окно поисковой системы Яndex. Для этого введите в адресной строке браузера http://www.yandex.ru и нажмите на кнопку «Enter». 2.2. На главной странице Яndex под полем поиска найдите ссылку Телепрограмма. Щелкните по ней. Откроется страница с сервисом телепрограмм Яndex, имеющая адрес tv.yandex.ru в поле адреса. 2.3. Определите расписание выхода спортивных программ по всем каналам на весь день. Для этого поставьте галочку рядом со словом «спорт», затем ниже выберите параметр «Весь день» (рис. 1.9). Рис. 4.9 2.4. Скопируйте телепрограмму спортивных программ на текущую дату и вставьте в документ «ПЗ12ч». Сохраните документ. 2.5. Вернитесь к стартовому окну Яndex. Для этого нажмите на ссылку «Поиск», которая находится над строкой поиска сервиса «Телепрограмма» (Рис. 4.10). Рис. 4.10 93 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Задание № 3 Отправьте открытку на адрес электронного почтового ящика ivanova_37@inbox.ru. Выполнение задания 3.1. Введите в адресную строку адрес http://cards.mail.ru (рис. 1.11). Выберите понравившуюся вам открытку. Щелкните по ней. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 94 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Рис. 1.11 3.2. В поле реквизитов напишите свой электронный адрес и адрес получателя. В поле «Сообщение» для выбранной открытки наберите свою фамилию и профиль, на котором вы обучаетесь. Справа от окна с реквизитами и сообщением вы можете видеть, как будет отображаться письмо с открыткой у получателя. Также вы можете указать конкретную дату отправления открытки (дату отправления можете 95 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" изменить) и запросить уведомление о просмотре ее получателем. Для отправки открытки нажмите кнопку «Отправить» (рис. 1.12). Рис. 1.12 Если вы все сделали верно, перед вами появится сообщение: Открытка «(название открытки)» успешно отправлена. 3.3. Аналогичным образом отправьте открытку своему другу. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 96 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Задание № 4 Обработайте информацию посредством перевода текстовых данных с одного языка на другой, используя при этом специальный сервис поисковой системы Google: с французского языка на русский язык строчку из песни Лары Фабиан «Je t'aime» – «Dans ce silence amer j'ai d?cid? de pardonner»; с русского языка на украинский и белорусский язык предложение: «Самые вкусные конфеты – это конфеты «Мишка на севере"»; с русского языка на японский, эстонский и итальянский языки фразу: «Поздравляем с Новым годом!»; с азербайджанского языка на русский язык слово: «Salam!». Выполнение задания: 4.1. Откройте поисковую систему Google. 4.2. Выберите сервис «Переводчик», последовательно переходя по ссылкам, выделенным в красных прямоугольниках, как показано на скриншотах, и откройте его (рис. 1.13). 97 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 98 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" 99 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Рис. 4.13 4.3. Введите фразу, которую вы хотите перевести на другой язык. Над окном, в которое вы вводите текст, выберете язык оригинала текста, который вы переводите. Справа от этого окна, над местом, где будет отображаться перевод, выберите язык, на который вы хотите перевести введенный текст. Перевод будет отображаться сразу после ввода текста или его части. Переведите фразы, обозначенные в условии данного задания. 4.4. Сохраните перевод в файле «ПЗ-4» после заглавия «Задание № 4». Задание № 5 Найдите и сохраните изображение картины И.И. Шишкина «Утро в сосновом бору» в текстовом файле. Сделайте в браузере закладку на источник изображения. Выполнение задания: 5.1. Введите в адресную строку адрес сервиса для поиска картинок в поисковой системе Рамблер http://images.rambler.ru/, нажмите «Enter». Далее в строке поиска сформулируйте запрос и нажмите кнопку «Найти», (рис. 1.14). После того, 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 100 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" как система отобразит результаты поиска, справа от картинок, где в меню жирным шрифтом выделен вариант «Все размеры», выберете средние размеры картинок, щёлкнув левой клавишей мыши по слову «Средние». Рис. 4.14 5.2. Нажмите на изображение, соответствующее запросу. Далее нажмите на изображении правой кнопкой мыши и выберите из меню функцию «Сохранить изображение как…» (Рис. 4.15). 101 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Рис. 4.15 5.3. В окне «Сохранение изображения» в поле «Имя файла» напишите «Шишкин». Далее выберите путь, где находится ваша рабочая папка. Сохраните изображение. 5.4. Пройдите по ссылке, расположенной под картинкой. Данная ссылка отражает источник (сайт), на котором было найдено изображение, соответствующее запросу (рис. 1.16). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 102 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Рис. 4.16 5.5. Скопируйте адрес сайта из адресной строки, который содержит изображение картины Шишкина (Рис. 4.17). Рис. 4.17 5.6. Вставьте адрес сайта в текстовый документ «ПЗ-4». Для этого после ранее выполненных заданий напишите заголовок «Задание № 5», затем поставив курсор мыши на новую строку, нажмите правой кнопкой мыши и в меню выберите команду «Вставить». Сверните окно документа. 5.7. Найдите в рабочей папке изображение «Шишкин». Нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите команду «Копировать». 5.8. Разверните окно документа. Поставьте курсор мыши на новую строку после указания ссылки на сайт. Нажмите правой кнопкой мыши и в меню выберите команду «Вставить» или же одновременно нажмите комбинацию клавиш «Ctrl + V». В результате у вас должен получиться результат, изображенный на Рис. 4.18. 103 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Рис. 4.18 5.9. Вернитесь в браузер. Сделайте закладку на сайт. Для этого выберите в меню функцию «Закладки» - «Добавить страницу», далее назовите закладку и нажмите на кнопку «Готово». Теперь в любое время, не производя лишнего поиска, вы сможете попасть на страницу, на которую сделали закладку. Задание № 6 Сохраните веб-страницу Государственной Третьяковской галереи в своей рабочей папке. Выполнение задания: 6.1. Зайдите на официальный сайт Государственной Третьяковской галереи tretyakovgallery.ru. 6.2. Сохраните веб-страницу. Для этого в строчке меню выберите пункт «Файл», в раскрывшемся меню выберите команду «Сохранить как…» (Рис. 4.19). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 104 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Рис. 4.19 После этого откроется диалоговое окно «Сохранить как», где вам нужно будет выбрать свою рабочую папку. В строке «Имя файла» введите название документа – «Галерея». В следующей строчке «Тип файла» выберите способ сохранения веб-страницы: «Веб-страница, полностью (.htm;.html)». Если выбрать этот пункт, то web-страница будет сохранена полностью, то есть весь html файл и картинки. «Веб-архив, один файл (*.mht)». Если выбрать этот пункт, то вся Web-страница с картинками сохранится в один файл. «Веб-страница, только HTML (.htm;.html)». Если выбрать этот пункт, то Web-страница будет сохранена без картинок и анимации. «Текстовый файл (*.txt)». Если выбрать этот пункт, то Web-страница сохранится в формате обычного текста. Сохраните веб-страницу полностью. 6.3. После того, как вы ввели все параметры сохранения, нажмите кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу окна. 105 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" Задание № 7 Откройте документ «ПЗ-4», напишите на новой странице «Задание № 7». Далее ответьте на тестовые вопросы, приведенные ниже, и в столбик запишите свои ответы с указанием номера вопроса. Тестовые вопросы: 1. Назовите первую службу, появившуюся в 1969 году в США, ставшую прародительницей современного Интернета. а) ARPANET; б) MILNET; в) DDN; г) Intranet. 2. Как называется организация, предоставляющая услуги доступа к Интернету или иные услуги, связанные с Интернетом? а) инсайдер; б) аутсайдер; в) провайдер; г) сетевик. 3. Перевод текста с английского языка на русский можно назвать: а) процессом хранения информации; б) процессом передачи информации; в) процессом обработки информации; г) процессом защиты информации. 4. HTML (Hyper Text Markup Language) является: а) средством просмотра Web-страниц; б) транслятором языка программирования; в) сервером Интернет; 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 106 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" г) средством создания Web-страниц. 5. Программы, называются: позволяющие просматривать веб-страницы, а) поисковыми системами; б) антивирусными программами; в) веб-обозревателями; г) правильного ответа нет. 6. Слово «браузер» с английского языка переводится как: а) человек, листающий книги; б) человек, просматривающий текст; в) электронный аппарат; г) веб-обозреватель. 7. Назовите первую поисковую систему, созданную для нахождения нужной информации, разбросанной по Интернету. а) Google; б) Yandex; в) Rambler; г) Archie. 8. Какое расширение имеют веб-страницы? а) *doxc; б) *exe; в) *web; г) *html; д) *www. 9. Глобальная компьютерная сеть – это: а) совокупность компьютеров и различных устройств, обеспечивающих информационный обмен между компьютерами в сети без использования 107 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4 "Изучение основ работы в глобальной сети Интернет" каких-либо промежуточных носителей информации; б) объединение компьютеров, расположенных на большом расстоянии, для общего использования мировых информационных ресурсов; в) объединение компьютеров, расположенных на небольшом расстоянии друг от друга. 10. Браузер – это: а) информационная система, основными компонентами которой являются гипертекстовые документы; б) программа для просмотра веб-страниц; в) сервис Интернета, позволяющий обмениваться электронными сообщениями между компьютерами посредством сети. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 108 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 109 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" Теоретические основы Электронная почта (англ. e-mail, от англ. electronic mail) – технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений (писем) по компьютерной сети. Электронная почта появилась в 1971 году, ее создателем считается американец Рэй Томлинсон. Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Написав письмо на листе бумаги, отправитель вкладывает лист в конверт, запечатывает его, наклеивает марку и надписывает адрес получателя. Затем он опускает конверт в ближайший почтовый ящик. Через некоторое время письмо будет доставлено получателю. Если же окажется, что по какой-либо причине письмо доставить невозможно, оно вернется отправителю. Электронная почта делает то же самое гораздо быстрее при помощи Интернета и компьютеров, поэтому она в основном применяется в наши дни для ежедневной деловой и личной переписки. Чтобы пользоваться электронной почтой, необходимо завести электронный ящик на каком-нибудь почтовом сайте, например mail.ru. Далее нужно зарегистрировать уникальный электронный адрес. Важно заметить, что электронный адрес отличается от названия сайта или веб-страницы тем, что в нем всегда есть значок @. В Интернете символ @ появился благодаря создателю электронной почты Томлинсону. Почему он выбрал этот знак для разделения имени пользователя и сервера электронной почты, Томлинсон объяснил просто – он искал знак, который бы не встречался ни в именах, ни в названиях и не мог внести путаницу в систему. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 110 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" В разных странах символ называют по-разному, как собачка он известен лишь в русском языке. Версий появления этого забавного названия несколько. Согласно одной из них – звучание английского «at» напоминает собачий лай, по другой – сам значок напоминает свернувшуюся калачиком маленькую собачку. Но самая популярная связана с одной из первых текстовых игр. По сюжету, у игрока был помощник, верный пес, который помогал искать клады, защищал от разных монстров, отправлялся в разведку и в катакомбы. И, конечно же, обозначался пес знаком @. Также для работы с электронными письмами могут применяться специальные почтовые программы, такие, как Microsoft Outlook Express, The Bat и т.д. Адрес электронной почты записывается по определенной форме и состоит из двух частей: имяпользователя@имясервера. Имя пользователя имеет произвольный характер и задается самим пользователем; имя сервера жестко связано с выбором пользователем сервера, на котором он разместил свой почтовый ящик. Например, электронный адрес ivanova@mail.ru можно расшифровать так: адрес Ивановой на почтовом сервере mail.ru (ru, а также РФ – это национальный домен верхнего уровня для России). Предположим, некто Сидоров отправляет письмо своему другу Петрову. Для доставки письма получателю, письмо должно уйти с почтового сервера отправителя и прийти на почтовый сервер получателя (Рис. 5.1). Рис. 5.1 111 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" В качестве электронного письма можно отправлять текст, звуковые сообщения, изображения, офисные документы, словом все, что можно записать в файл, но не более установленного объема. Обычно письмо доставляется адресату за несколько секунд, но в зависимости от различных факторов функционирования сети Интернет в целом, а также отдельных сетей и почтовых служб в частности, доставка письма может задержаться. Задание № 1 Зарегистрируйте почтовый ящик на почтовом сервере mail.ru. Выполнение задания: 1.1. Подключите соединение с Интернетом. Для этого нажмите «Пуск» «Подключение» - «Интернет» (название вашего интернета) или «Отобразить все подключения». 1.2. Откройте браузер, щелкнув на ярлык браузера, который располагается на вашем рабочем столе (Рис. 5.2). Рис. 5.2 Также вы можете открыть браузер через кнопку Пуск - «Программы» - «Mozilla Firefox» (название вашего браузера). 1.3. Введите в адресной строке ссылку на сайт, как показано на рисунке 2.3, и перейдите на сайт. Рис. 5.3 1.4. В открывшемся стартовом окне нажмите на ссылку «Регистрация», которая находится в верхнем правом углу страницы (рис. 2.4). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 112 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" Рис. 5.4 1.5. Пройдите по ссылке «Регистрация в почте», в результате чего перед вами появится анкета (рис. 2.5). Для того чтобы зарегистрироваться на почтовом сервере и получить электронный адрес, необходимо вписать свое имя и фамилию, а также выбрать желаемый адрес вашего нового почтового ящика. Рис. 5.5 1.6. В строке «Почтовый ящик» запишите название (имя, псевдоним), которое бы вы хотели иметь в качестве электронного адреса. Далее в выпадающем меню выберите один из почтовых серверов Mail.ru, на котором вы хотите зарегистрироваться и который будет фигурировать в названии вашего электронного адреса. При вводе названия электронного ящика довольно часто оказывается, что 113 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" желаемый вами адрес уже занят. В этом случае система оповещает об этом и предлагает альтернативные варианты в виде выпадающего меню (рис. 5.6). Рис. 5.6 1.7. После того, как вы заполните базовые данные, вам будет необходимо заполнить следующую анкету (рис. 2.6). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 114 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" Рис. 5.7 Заполните поля «День рождения», «Город», «Пол», затем дважды задайте пароль, который будет требовать система каждый раз при посещении вами почтового ящика. При выборе пароля стремитесь сделать его число-буквенным, поскольку именно такой пароль в меньшей степени подвержен взлому злоумышленниками и считается наиболее безопасным. Заполните все остальные строки анкеты. В завершении введите свой номер мобильного телефона, после чего введите в открывшееся окно код, который будет 115 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" отправлен по SMS на ваш номер.. Перед тем, как нажимать кнопку «Зарегистрироваться», прочитайте Пользовательское соглашение Интернет-сервиса Mail.Ru. Для этого нажмите на соответствующую ссылку (рис. 2.8). Рис. 5.8 Нажав на ссылку, изображенную на рис. 2.8 и обведённую красным цветом, вы попадете в текст Пользовательского соглашения. Ознакомьтесь с ним. После этого вернитесь в окно регистрации и завершите регистрацию нажатием кнопку «Зарегистрироваться». В случае если вы неправильно заполнили или вовсе не заполнили обязательные поля анкеты, регистрация не будет осуществлена. Система автоматически вернет вас в регистрационную анкету и возле полей, содержание которых нужно исправить, напишет соответствующую надпись, выделенную красным цветом (Рис. 5.9). Рис. 5.9 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 116 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" После того, как вы устраните ошибки в заполнении полей, вновь нажмите кнопку . 1.7. После проделанной операции, ящик будет зарегистрирован. Перед вами появится страница, в которой отражено состояние вашего почтового ящика (Рис. 5.10). В качестве первого входящего письма, в вашем ящике будет находиться приветственное письмо от команды разработчиков портала mail.ru. Рис. 5.10 В приветственном письме вы найдете поздравление с успешной регистрацией на почтовом сервисе mail.ru. Также в данном письме будет акцентировано внимание на зарегистрированный вами электронный адрес (Рис. 5.11). Рис. 5.11 117 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" Задание № 2 Отправьте электронное письмо с прикрепленным к нему изображением по адресу solace.ru@mail.ru. Выполнение задания: 2.1. Зайдите в свой электронный ящик. Для этого в первую очередь зайдите на портал mail.ru. После этого в стартовом окне (Рис. 5.12) запишите первую часть своего электронного адреса, затем наименование второй части выберите из выпадающего меню. На следующей строке введите пароль доступа к электронному ящику, который вы установили при регистрации. Для входа в ящик нажмите на кнопку . Рис. 5.12 2.2. Выберите функцию «Написать» (Рис. 5.13). Рис. 5.13 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 118 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" 2.3. Далее в появившемся окне, нужно заполнить своеобразный «конверт» электронного письма. В нем автоматически указывается адрес отправителя, который можно изменить. Здесь же отправитель должен указать электронный адрес получателя письма и краткое содержание отправляемого письма, например, Отчет за октябрь 2013 г. Заполните «конверт» письма, как показано на рисунке 5.14. Рис. 5.14 2.4. Прикрепите любое изображение, находящееся на вашем компьютере, предварительно нажав на кнопку «Прикрепить файл». 2.5. После этого в поле для письма напишите текст точно так же, как показано на Рис. 5.15. Поменяйте в тексте письма имя отправителя на свое. 119 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" Рис. 5.15 2.6. Укажите параметры письма. Чтобы настроить параметры, нажмите на кнопку, как показано на рисунке 5.16. Рис. 5.16 Степень важности письма отражается у получателя. Письмо, обозначенное как важное, будет отмечено у получателя восклицательным знаком. Чтобы настроить параметры, отметьте необходимые функции галочками, как показано на рисунке 5.17. При указании при отправке письма параметра «Уведомить о прочтении», отправителю этого письма сразу после открытия его получателем, придет письмо-уведомление. В нем будут указаны дата и время, когда получатель открыл ваше письмо. Кроме того, вы можете напомнить получателю о письме, если он по какой-либо причине его не прочитал. Для этого нужно поставить галочку около параметра «Напомнить, если получатель не ответит». При указании при отправке письма параметра «Сообщить о прочтении письма», отправителю этого письма сразу после открытия его получателем, придет письмо-уведомление. В нем будут указаны дата и время, когда получатель открыл ваше письмо. Для того чтобы сохранить отправленное письмо в папке почтового ящика, необходимо перед отправкой письма поставить «галочку» напротив параметра «Сохранить копию письма в папке ‘‘Отправленные’’». Задайте параметры отправляемого письма точно так же, как показано на рисунке 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 120 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" 5.17. Рис. 5.17 2.7. Отправьте письмо, нажав на кнопку «Отправить». После этого перед вами появится страница, где будет подтвержден факт отправки вашего письма, например словами «Ваше письмо отправлено!». Задание № 3 Создайте файл Мicrosoft Office Word 2007. Сохраните его в рабочей папке под названием «ПЗ-5». В текстовом документе сделайте таблицу, состоящую из двух столбцов. Первый столбец озаглавьте «Номер вопроса», а второй – «Ответ». Озаглавьте таблицу надписью «Тестовые вопросы». Ответьте на тестовые вопросы, приведенные ниже, отражая свои ответы во втором столбце документа «ПЗ-5». По окончании решения теста сохраните документ и закройте его. Тестовые вопросы: 1. Куда вы «попадете», если нажмете на ссылку http://mail.ru? а) в поисковую систему; б) в справочно-правовую систему; в) в национальную почтовую службу; г) правильного ответа нет. 2. Задан адрес электронной почты в интернете: user_name@int.glasnet.ru. Каково имя владельца электронного адреса? а) int.glasnet.ru; 121 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" б) user_name; в) glasnet.ru; г) ru. 3. Создателем электронной почты является: а) Билл Гейтс; б) Рэй Томлинсон; в) Ада Лавлейс; г) Мэй Поллинсон. 4. Для активизации почтового пользователю необходимо знать: ящика на почтовом сервере а) электронный адрес; б) ключ для установки операционной системы; в) пароль, заданный при регистрации электронного адреса; г) дату регистрации электронного адреса в сети. 5. В каком году появилась электронная почта? а) 1946 г.; б) 1969 г.; в) 1971 г.; г) 1972 г. 6. Отправление электронного письма можно осуществить через: а) специальную почтовую программу; б) обычный браузер; в) жесткий диск компьютера; г) антивирусную программу. 7. Технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений по компьютерной сети называется: 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 122 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" а) чатом; б) форумом; в) почтой; г) сервисом. 8. Что нельзя переслать по электронной почте: а) текст; б) фотографию; в) фильм; г) ссылку на сайт. 9. Сколько электронных адресов в сети Интернет может иметь один пользователь? а) только один; б) сколько угодно; в) не более пяти; г) не более двух. 10. Адрес электронной почты правилам. Уберите лишнее: записывается по определенным а) petrov_yandex.ru; б) petrov@yandex.ru; в) sidorov@mail.ru; г) http://www.edu.ru. 11. Адрес почтового ящика электронной почты состоит из: а) двух частей, разделенных знаком &; б) трех частей, разделенных знаком &; в) двух частей, разделенных знаком @; г) трех частей, разделенных знаком @. 12. Для создания личного почтового ящика необходимо: 123 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 "Регистрация электронного ящика на почтовом сервере. Создание и отправка писем" а) загрузить свою фотографию; б) записать адрес проживания; в) принять условия соглашения; г) пройти процедуру регистрации. 13. В заголовке почтового сообщения не указывается: а) адрес получателя; б) дата отправки сообщения; в) тема сообщения; г) адрес отправителя. 14. Какой адрес не принадлежит почтовому сервису mail.ru? а) @rambler.ru; б) @bk.ru; в) @inbox.ru; г) @list.ru. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 124 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 информации в справочно-правовой КонсультантПлюс" Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 Задание № 4 Задание № 5 Задание № 6 Задание № 7 125 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» "Поиск системе ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Теоретические основы В трудовой деятельности экономисту и менеджеру постоянно требуется правовая информация: кодексы, нормативная документация, формы отчетности, размеры налогов и других платежей и многое другое. Найти ее можно в различных источниках: в печатных изданиях, в Интернете, с помощью юридических консультаций. Однако самым удобным источником получения достоверной, надежной и полной информации являются справочно-правовые системы. Справочно-правовые системы – это компьютерные программы, содержащие правовые документы. Сегодня в нашей стране существует целый ряд справочно-правовых систем: «Кодекс», «Референт», «Юридический мир», «Ваше право», «Юрисконсульт» и др. Самой популярной и востребованной считается справочно-правовая система «КонсультантПлюс». Система «КонсультантПлюс» была основана в 1992 году. С тех пор она является самой большой по количеству документов (свыше 20 000 000 документов) и лидирует на рынке справочных правовых систем. Программа позволяет ориентироваться в правовой информации – быстро находить нужное, анализировать и принимать решения. Важным достоинством программы является ее ежедневное обновление. «КонсультантПлюс» включает все нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации. В системе можно найти судебную и арбитражную практику, комментарии к законодательству, международные договоры и проекты федеральных законов. Кроме того, «КонсультантПлюс» предлагает комплекс экономической информации – формы документов, комментарии к законодательству, финансовые, юридические и кадровые консультации. «КонсультантПлюс» дает три вида поиска информации: быстрый поиск, по карточке поиска, по правовому навигатору. Быстрый поиск во многом напоминает поисковую систему в Интернете. Он заключается в том, чтобы пользователь сформулировал вопрос, то есть то, что его интересует. Затем свой вопрос он вводит в окно запроса. А после нажимает кнопку «Найти» или на клавиатуре кнопку «Enter». 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 126 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Поиск по карточке поиска – одно из основных средств поиска документов. Запросы на поиск документов строятся путем заполнения какого-либо поискового поля карточки либо комбинации полей. Поиск по правовому навигатору позволяет получить информацию по правовому вопросу с использованием перечня возможных ситуаций. Поиск по правовому навигатору наиболее эффективен в случаях, когда пользователь не знает, как правильно описать свою проблему, а может назвать буквально 1-2 слова. Вводя эти два слова в правовой навигатор, пользователь получает подсказку в виде отобранных ключевых понятий, посмотрев которые, может выбрать те из них, которые наиболее точно подходят к его ситуации. Для выполнения заданий, приведенных ниже создайте файл Мicrosoft Office Word 2007. Сохраните его в рабочей папке под названием «ПЗ-6». Все задания данной работы вы должны выполнить в этом документе, указывая при этом непосредственно номер выполняемого задания. Задание № 1 Найдите в справочно-правовой системе КонсультантПлюс закон о защите прав потребителей, используя быстрый поиск. Выполнение задания: 1.1. Откройте справочно-правовую систему «КонсультантПлюс». Для этого два раза нажмите на ярлык программы (Рис. 6.1), который располагается на вашем рабочем столе. Рис. 6.1 После нажатия на ярлык, перед вами появится стартовое окно (Рис. 6.2). 127 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.2 1.2. Введите в строку поиска название искомого документа. Затем нажмите на 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 128 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" кнопку «Найти» (Рис. 6.3). Рис. 6.3 После того, как вы дали программе команду «Найти», по базе данных происходит поиск всех документов, соответствующих введенному запросу. Затем выдается список найденных документов (Рис. 6.4). 129 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.4 Как видно из рисунка 6.4, программа нашла довольно много документов. Они 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 130 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" располагаются по степени соответствия введенному запросу. Это значит, что первый найденный документ больше всего соответствует нашему запросу, второй – менее и так далее. 1.3. Сделаем небольшое отступление. Дело в том, что «КонсультантПлюс» дает возможность своим пользователям увеличивать и уменьшать шрифт до удобного им размера. Для этого на панели инструментов следует нажать кнопку в правом верхнем углу « А+ » для увеличения или « А– » для уменьшения шрифта «КонсультантПлюса» (рис. 6.5). Рис. 6.5 Попробуйте самостоятельно увеличить, а затем уменьшить шрифт программы. Выберите оптимальный для вас размер шрифта. 1.4. Вернемся к нашему закону о защите прав потребителей. Поскольку первая ссылка в большей степени соответствует нашему запросу, чем другие, следуем по ней. Для этого подведите указатель мыши к нужной строке. Строка сразу зрительно выделится и станет подчеркнутой, как изображено на Рис. 6.6. 131 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.6 Теперь левой кнопкой мыши нажмите на выделенную ссылку, что позво-лит перейти в текст документа (Рис. 6.7). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 132 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.7 Как нетрудно заметить, в тексте документа встречаются слова, выделенные синим 133 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" подчеркиванием. Например, закон. Так выделаются гиперссылки. Нажав на них, вы попадаете, в тот документ, на который дается гиперссылка. 1.5. Работать с найденным документом, можно в окне «КонсультантПлюса», используя при этом полосу прокрутки. Также можно экспортировать найденный текст документа в текстовый редактор МS Word. Для этого нужно нажать на панели инструментов в окне «КонсультантПлюса» на значок (Рис. 6.8). Рис. 6.8 Нажмите на указанную кнопку для того, чтобы отправить документ в текстовый редактор. После нажатия на кнопку перед вами появится диалоговое окно (Рис. 6.9). Рис. 6.9 Посредством этого окна «КонсультантПлюс» спрашивает, куда для вас предпочтительнее переместить текст найденного документа. При выборе первой функции, текст найденного документа перемещается в открытый вами ранее документ на то место, где вы оставили курсор мыши. При выборе второй функции, текст найденного документа перемещается в новый документ, который тут же открывается. Если при работе в «КонсультантПлюсе» у вас не открыт ни один документ в МS Word, данное окно появляться не будет. В этой ситуации «КонсультантПлюс» сразу сохранит текст в новом документе и автоматически откроет его. Продолжим работу. Экспортируйте найденный закон о защите прав потребителей в созданный вами ранее документ «ПЗ-6». Сохраните внесенные изменения. Для этого в МS Worde воспользуйтесь функцией на панели меню «Файл» - «Сохранить 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 134 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" как…» (Рис. 6.10). Рис. 6.10 Задание № 2 Составьте подборку документов о реквизитах, отражаемых на чеках при применении контрольно-кассовой техники, с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс, используя при этом карточку поиска. Выполнение задания: 2.1. Откройте карточку поиска. Сделать это можно двумя способами. Способ 1. Выйти в меню, а затем выбрать карточку поиска (Рис. 6.11). 135 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.11 Способ 2. Сразу перейти к карточке поиска, как изображено на Рис. 6.12. Рис. 6.12 Откройте карточку поиска любым способом. В результате перед вами появится окно «Карточка поиска» (Рис. 6.13). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 136 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.13 2.2. Рассмотрите каждое поле карточки поиска. 137 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Карточка поиска состоит из набора полей для ввода условий поиска. Условием является любое заполненное поле карточки, а их совокупность составляет поисковый запрос. В результате выполнения запроса выводится список документов, которые удовлетворяют всем введенным условиям одновременно. Вкратце поясним сущность каждого поля карточки поиска. Вы в свою очередь следите за нашими объяснениями по карточке поиска. Поле «Тематика» используется в тех случаях, когда требуется получить подборку документов по определенной проблеме. С правой стороны поля находится выпадающее меню, нажмите на него. Там перечислены разные темы, по которым может осуществляться поиск (Рис. 6.14). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 138 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.14 Следующим полем является «Вид документа». Это поле используется для поиска в тех случаях, когда, в частности, имеется точная информация о виде документа, т.е. о том, что искомый документ является, например, ЗАКОНОМ. Поле рекомендуется использовать совместно с другими полями карточки поиска. Обычно используется с полями «Дата», «Номер», «Название документа». Например, если требуется найти Федеральный закон «Об ипотеке (залоге недвижимости)», то следует в поле «Вид документа» выбрать значение ЗАКОН, а в поле «Название документа» задать поисковое выражение ОБ ИПОТЕКЕ. 139 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Поле «Принявший орган» используется для поиска в тех случаях, когда требуется найти документы, изданные определенным ведомством (государственным органом). В поле содержатся как полные, так и сокращенные названия ведомств. Например, если требуется найти документы Федеральной таможенной службы РФ, то в строке поиска следует набрать значение ФТС, либо ТАМОЖЕН и выбрать из оставшегося списка искомое значение. Поле «Дата» используется для поиска в тех случаях, когда известна точная или приблизительная дата принятия (изменения) документа. Если известна точная дата, то следует воспользоваться опцией «Точно» вкладки «Задать», либо открыть вкладку «Выбрать из словаря» и набрать требуемое значение (для удобства набора «точки» проставляются автоматически). Если дата принятия документа известна примерно, то следует воспользоваться опцией «Диапазон» вкладки «Задать», в которой устанавливается временной период. Поле «Номер» используется в тех случаях, когда точно известен номер документа. Чаще всего достаточно использовать для поиска только этот реквизит, т.к. в большинстве случаев номера документов являются уникальными. Поле «Название документа» используется в тех случаях, когда известно полное название документа или отдельные слова из этого названия. В поле «Название документа» предусмотрены три вида поиска: 1. Основной поиск. Универсальный поиск, который позволяет получить максимальное количество полезных документов по запросу. Система сама подберет необходимые параметры поиска, обеспечивающие оптимальный результат. 2. Расширенный поиск. Этот вид поиска позволяет вручную настраивать параметры поиска в соответствии со спецификой запроса. Можно регулировать близость слов, подключать/отключать поиск всех форм введенных слов, а также использовать словарь сокращений и связь разных частей речи. 3. Поиск с использованием словаря. Этот вид поиска позволяет выбирать из словаря, в который включены фрагменты всех слов, присутствующих в названиях документов в информационных банках, и выбранные слова связывать одним из логических условий. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 140 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Большинство фрагментов слов в словаре оканчивается символом «*» (звездочка), это означает, что при поиске будут отобраны те документы, в названии которых встречаются слова, начинающиеся с заданного фрагмента, со свободным окончанием. Поле «Текст документа» используется для поиска документов по содержащимся в них фразам и словам. Составлять простые запросы можно и не вникая в тонкости языка запросов. Так, если ввести в поисковую строку несколько слов через пробел, например СОВМЕСТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ РЕГИСТРАЦИЯ, то будут найдены документы, содержащие все эти слова (причем на ограниченном расстоянии друг от друга). Поле «Поиск по статусу» применяется в тех случаях, когда при запросе требуется отобрать или, наоборот, «отсечь» документы определенного статуса. Всего в данном поле присутствуют три значения (Рис. 6.15): Рис. 6.15 Полем «Когда получен» удобно воспользоваться для поиска новых документов, полученных с очередным пополнением. Словарь этого поля состоит из дат ввода документов в систему при проведении пополнения (последняя дата в словаре соответствует последнему пополнению). 2.3. Начните заполнение карточки в соответствии с запросом. В строке поиска поля «Тематика» наберите «КАССОВАЯ». 141 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" В словаре остается несколько рубрик, содержащих искомый фрагмент, среди них рубрика «Применение контрольно-кассовой техники (ККТ, ККМ)» из раздела «Финансы». Устанавливаем на нее курсор и нажимаем кнопку . 2.4. Перейдите в поле «Текст документа» (вкладка «Основной поиск»). В строке поиска напишите «РЕКВИЗИТЫ ЧЕКА». Нажмите кнопку . 2.5. В Карточке поиска нажмите кнопку . Эта операция позволит получить подборку документов о реквизитах в кассовых чеках и о порядке их отражения в чеках. Задание № 3 Найдите статью 10 Федерального закона «О коммерческой тайне» с помощью карточки поиска справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Сохраните найденную статью в текстовом документе. Выполнение задания: 3.1. В строке поиска поля карточки «Вид документа» наберите первые буквы слова «ЗАКОН». В словаре остается несколько значений. Устанавливаем курсор на искомое значение и нажимаем кнопку . 3.2. Перейдите в поле «Название документа» (вкладка «Основной поиск»). Заметим, что задавать в поисковом выражении все слова, содержащиеся в назва-нии документа, не следует, достаточно выбрать два-три слова. В строке поиска наберите «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА». Нажмите кнопку 3.3. В карточке поиска нажмите кнопку . . 3.4. Выберите и откройте из получившегося списка искомый документ. 3.5. Найдите статью 10 и скопируйте ее в Microsoft Word, сохраните документ изменения. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 142 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Задание № 4 Найдите информацию о том, какой может быть продолжительность испытательного срока при приеме на работу по трудовому договору. Для поиска информации воспользуйтесь правовым навигатором. Выполнение задания: 4.1. Откройте правовой навигатор. Сделать это вы сможете из стартового окна или через кнопку , которая расположена на панели быстрого доступа. Перед вами появится окно (Рис. 6.16). 143 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.16 4.2. В строке поиска Правового навигатора наберите «ТРУДОВОЙ ДОГОВОР 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 144 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ СРОК». 4.3. В левом столбце установите курсор на группу «Трудовой договор». В правом столбце с ключевыми понятиями системой будет выделено значение «Испытательный срок при приеме на работу». Пометьте галочкой подходящее по смыслу предложение (Рис. 6.17). 145 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.17 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 146 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" 4.4. Нажмите кнопку . Выберите Трудовой кодекс РФ. Откройте документ. Автоматически вы сразу попадете на статью 70 «Испытание при приеме на работу», в которой находится ответ на поставленный вопрос (Рис. 6.18). Скопируйте искомый фрагмент в текстовый документ и сохраните его. Рис. 6.18 Задание № 5 Изучите функции справочно-правовой системы КонсультантПлюс, необходимые для поиска информации. Выполнение задания: 5.1. Вернитесь к стартовому окну программы через . Теперь найдите строку «Кодексы», нажмите на нее. Перед вами появится окно, изображенное на рисунке 6.19. 147 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.19 В окне «Кодексы» в виде ссылок перечислены названия всех кодексов Российской 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 148 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Федерации, с помощью этих ссылок можно быстро переходить к текстам действующих редакций интересующих вас кодексов. Заметим, что в окно «Кодексы» можно перейти не только из стартового окна. Также можно перейти к кодексам из любой части системы по кнопке панели быстрого доступа. Для поиска нужных фрагментов в текстах кодексов (впрочем как и во всех других документах) можно использовать их «Оглавление» либо воспользоваться поиском по тексту с помощью кнопки «Найти» (Рис. 6.20). Рис. 6.20 Допустим, в нашей организации принимают нового бухгалтера по зарплате. Поскольку в данный момент начальник отдела кадров находится на больничном, руководитель организации поручил нам оформить нового сотрудника. Для того чтобы начать оформление, нам требуется получить определенные документы от претендента на должность. Однако в данный момент мы не можем точно перечислить те документы, которые необходимо получить от будущего коллеги. В связи с этим, мы обращаемся к «КонсультантПлюсу». Рассуждаем логически. Где может содержаться перечень документов, необходимых для составления трудового договора? Бесспорно, он должен находиться в Трудовом кодексе. Переходим в окно «Кодексы», по ссылке «Трудовой кодекс» попадаем в текст документа. Итак, перед нами официальный текст Трудового кодекса. Как найти нужный нам блок? Просмотреть весь документ с помощью полосы прокрутки? Вовсе нет. Для решения этого вопроса можно воспользоваться функциями поиска, изображенными на рис.6.20. Найдем ответ на интересующий нас вопрос через «Оглавление». 149 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" По кнопке в Правой панели откройте оглавление кодекса. В строке поиска наберите, например, документы для трудового договора и нажмите кнопку . Посмотрите Рис. 6.21. Рис. 6.21 5.2. Вернитесь в основное меню. Найдите в стартовом окне ссылку под названием 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 150 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" «Справочная информация». Проследуйте по указанной ссылке (Рис. 6.22). Рис. 6.22 Перед вами появилось окно «Справочная информация» (Рис. 6.23). Из окна «Справочная информация» можно быстро переходить к документам или спискам документов (подготовленным специалистами компании КонсультантПлюс), в которых представлена актуальная и часто используемая финансово-экономическая и общеправовая информация. Например, если вам необходимо получить бланк счета-фактуры и заполнить его в редакторе MS-Excel, то для этого достаточно по ссылке «Формы налогового учета и отчетности» перейти к соответствующему списку документов, войти в документ, и в таблице с описанием форм нажать на ссылку «Счет-фактура». Таким образом, вы попадете в текст Постановления Правительства РФ, которым вводится форма счета-фактуры, здесь же вы можете открыть эту форму в редакторе MS-Excel. 151 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Во вкладке «Справочная информация» содержатся следующие рубрики: календари; формы в MS-Word и MS-Excel; курсы иностранных валют; процентные ставки; расчетные индикаторы; налоги и другие обязательные платежи; адресно-реквизитная информация; справочная юридическая информация; иная справочная информация. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 152 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.23 Теперь выполните самостоятельно следующие задания: 153 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" 5. 1. Найдите размер прожиточного минимума в Российской Федерации для детей на первый квартал 2013 года. 5. 2. Найдите бланк приходного кассового ордера (форма № КО-1), откройте этот документ в MS Word, затем сохраните документ на рабочем столе под названием «Приходник». Не забудьте при сохранении файла изменить его расширение, которое по умолчанию ставится как «.rtf». Вам необходимо поставить расширение «.doc». 5.3. После того как вы нашли и сохранили бланк приходного кассового ордера, вернитесь в стартовое окно. Найдите в правой панели ссылку «Пресса и книги» (Рис. 6.24). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 154 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.24 Пройдите по ссылке «Пресса и книги». В строке поиска введите «кадровый менеджмент 2010». Таким запросом вы просите у «КонсультантПлюса» найти все периодические издания, журналы, книги, которые посвящены кадровому менеджменту и опубликованы в 2010 году (Рис. 6.25). 155 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.25 Далее измените свой запрос, указав в нем 2013 год. Теперь вы можете выбрать интересующий вас номер периодического издания под названием «Кадровик. Кадровый менеджмент». Затем нажмите на кнопку . После этой операции вы можете изучать свежую прессу и книжные новинки. 5.4. Одной из полезных возможностей программы является наличие в ней словаря терминов. Словарь содержит определения терминов, которые даны в нормативно-правовых актах. Достаточно выделить «мышью» незнакомый термин в тексте нормативного документа и нажать специальную кнопку – откроется словарь с определением этого термина. Из определения по ссылке можно перейти в полный текст нормативного документа (Рис. 6.26). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 156 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.26 Словарь терминов также содержит определения, которые не имеют определений в законодательстве, но также широко используются в деловом обороте. Терминология охватывает налоговые, таможенные, валютные, бюджетные, финансовые, страховые вопросы, бухгалтерский учет, аудит, статистику, менеджмент, маркетинг и другие области экономики. Все термины делового оборота взяты из «Современного экономического словаря» под редакцией Б.А. Райзберга, Л.Ш. Лозовского. Это один из самых популярных словарей. Словарь в «КонсультантПлюсе» содержит определения около 17 000 терминов. Найдите самостоятельно в словаре определения следующих терминов: аутсорсинг, маркетинговые инновации, топ-менеджмент, мерчандайзинг, авансовый платеж, скрытая реклама, рекламация. Скопируйте в файл определения этих слов и сохраните документ. 157 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" 5.5. Самостоятельно изучите функцию «КонсультантПлюса» под названием «Путеводители» (Рис. 6.27). Для чего предназначена данная функция и как она работает? Рис. 6.27 При работе в «КонсультантПлюсе» зачастую необходимо возвращаться к ранее открытым окнам или же наоборот, переходить к следующим. Осуществить это позволяют расположенные на панели зеленые стрелки (Рис. 6.28). Если вернуться невозможно, стрелка меняет цвет с зеленого на серый 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» . 158 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" Рис. 6.28 Задание № 6 Найдите ответы на вопросы 1 - 12, скопировав их в этот файл. Укажите при этом вид поиска, а также название документа (главу, статью (если есть)), в котором вы нашли ответ на вопрос. В завершение, сохраните выполненное задание. Вопросы 1 - 12 Вопрос 1. С лицами, достигшими какого возраста, допускается заключение трудового договора? Вопрос 2. Какое имущество организаций облагается налогом на имущество? Вопрос 3. Какова в настоящее время ставка налога на добавленную стоимость, которой облагается книжная продукция, связанная с образованием, наукой и культурой? Вопрос 4. Что учитывается на бухгалтерском счете номер 20? Вопрос 5. На каких счетах (номер и название) коммерческая организация учитывает свои денежные средства? Вопрос 6. Укажите число и месяц, когда официально празднуется день Весны и Труда. На каком основании этот день считается праздничным и нерабочим? Вопрос 7. При выездной проверке в ЗАО «Ключ» налоговый инспектор обнаружил, что главный бухгалтер организации не соблюдает правила и сроки хранения учетной документации в архиве. Какой вид ответственности и какое наказание будет наложено на главного бухгалтера «Ключа» за это правонарушение? Вопрос 8. Какое количество календарных дней составляет ежегодный основной оплачиваемый отпуск? Вопрос 9. Что такое банкротство (несостоятельность) юридических лиц? Вопрос 10. Какие существуют методы начисления амортизации на объекты 159 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" основных средств в налоговом учете? Вопрос 11. На кого наше государство возложило ответственность за организацию в фирмах бухгалтерского учета? Вопрос 12. Может ли на территории РФ применяться в качестве меры наказания смертная казнь? Если может, то в каком случае? Задание № 7 Ответьте устно на пять тестовых вопросов. 1. В чем заключается справочно-правовых систем? основная идея существования а) предоставление гражданам возможности получать справки по любому интересующему их вопросу; б) обеспечение доступа граждан к нормативно-правовым документам; в) предоставление гражданам возможности общаться в он-лайн режиме; г) обеспечение любого желающего доступом к удаленной информации, и об-мен информацией между компьютерами. 2. Что позволяет сделать кнопка , располагающаяся на панели инструментов программы «КонсультантПлюс»? а) транспонировать документ в текстовый редактор Microsoft Word; б) увеличить шрифт надписей на панели инструментов; в) начать поиск в информационной базе; г) закрыть справовочно-правовую систему. 3. Какой вид поиска работает по принципу поисковой системы Интернета? а) быстрый поиск; б) поиск по правовому навигатору; в) поиск по карточке; г) поиск по словарю терминов. 4. Эффективно воспользоваться правовым навигатором – это: 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 160 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 "Поиск информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс" а) отметить необходимые ключевые понятия в левом окне, построить список документов; б) в списке групп понятий (левое окно) выбрать нужную группу, отметить ключевые понятия по выбранной теме в правом окне, построить список документов; в) в строке поиска набрать основные слова и выбрать соответствующую группу понятий в левом окне или отметить нужные ключевые понятия в правом окне. 5. Как можно восстановить и уточнить запросы, сформированные ранее в «Карточке поиска»? а) использовать «Справочную информацию»; б) использовать «Историю запросов»; в) просмотреть «Журнал запросов»; г) восстановить по памяти и сделать уточнения. 161 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 162 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Теоретические основы Для того, чтобы выполнить следующую работу (не обязательного изучения), на Вашем компьютере должна быть установлена любая версия программы Visio, которая входит в пакет программ Microsoft Office. Обращаем Ваше внимание, что разные версии этой программы имеют различный интерфейс, который может отличаться от предложенного нами примера. Но задания, с которыми Вам предстоит ознакомиться в ходе практической работы, Вы сможете выполнить в любой версии Visio. Если на Вашем компьютере не установлена эта программа, мы рекомендуем Вам скачать программу из Интернета. Microsoft Visio – это одна из программ пакета Microsoft Office, которая предназначена для построения схем и диаграмм различного типа, а также наглядного представления бизнес-процессов. Основным элементом программы Microsoft Visio является рабочая страница. Рабочая страница – это область построения графических объектов, имеющая вид тетрадного листа в клетку. При создании нового документа, в нем находится всего одна рабочая страница. Для добавления рабочих страниц (Рис. 7.1), необходимо нажать правой кнопкой мыши на ярлычке существующей страницы в нижней части окна и выбрать из меню функцию «Insert Page…» (Добавить страницу). Рис. 7.1 163 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Аналогичным образом, выбрав функцию «Rename Page», можно переименовать любую рабочую страницу. Для удаления ненужной рабочей страницы необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по этой странице и выбрать функцию «Delete Page». Для перестановки страниц предусмотрена функцию «Reorder Pages», которая позволяет устанавливать любую последовательность рабочих страниц. Рабочая страница может иметь формат альбомного или книжного листа. Для изменения формата необходимо выбрать из строки меню «File» - «Page Setup». Далее в первой вкладке «Print Setup» следует поставить радио-кнопку возле требуемого формата («Portrait» – книжный формат, «Landscape» – альбомный формат), как показано на Рис. 7.2. Рис. 7.2 Графические объекты размещаются на рабочей странице. Для построения графических объектов используются готовые фигуры, которые располагаются на панели компонентов. Для добавления определенной группы фигур на панель компонентов необходимо в строке меню выбрать «File» - «Shapes» - название группы компонентов. Для соединения фигур или построения новых фигур в программе Visio предусмотрена панель инструментов (Рис. 7.3). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 164 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Рис. 7.3 Для использования определенного компонента в построении изображения необходимо перетянуть мышкой нужную фигуру на рабочую страницу. Следует заметить, что при перетаскивании фигуры на рабочей странице появляется ее копия, фигура-образец остается на панели компонентов. Таким образом, в документ можно поместить сколько угодно копий одной и той же фигуры. После перетаскивания фигура приобретет зеленое обрамление, что означает возможность ее редактирования (Рис. 7.4). Рис. 7.4 Яркие зеленые точки над фигурой называются маркерами поворота. Чтобы повернуть фигуру влево или вправо, нужно перетащить маркер поворота в соответствующую сторону. 165 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Чтобы изменить высоту и ширину фигуры, следует воспользоваться ярко-зелеными маркерами выбора, которые находятся по бокам фигуры. Для увеличения (уменьшения) размера фигуры без потери пропорций нужно щелкнуть на маркер выбора, расположенный в углу фигуры, и придерживая правую кнопку мыши, растянуть фигуру до нужного размера (Рис. 7.5). Рис. 7.5 Для добавления текста в фигуре по ней необходимо два раза щелкнуть. Появившийся курсор означает, что можно вводить текст. По завершении ввода текста следует щелкнуть в пустом месте страницы документа (Рис. 7.6). Рис. 7.6 Для создания надписи необходимо нажать на кнопку , которая располагается на панели инструментов. После этого нужно щелкнуть туда, где по вашей задумке должна находится надпись. Далее следует ввести текст надписи в выделенный пунктиром прямоугольник, затем щелкнуть в любом месте рабочей страницы (Рис. 7.7). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 166 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Рис. 7.7 Для увеличения масштаба рабочей страницы нужно нажать кнопку Ctrl и при этом крутить колесико мыши. Аналогичным образом, только при нажатой кнопке Shift, можно передвигаться по рабочей странице вправо и влево. Задание № 1 Создайте в программе MS Visio 2007 схему «Процедуры банкротства», представленную на Рис. 7.8. Рис. 7.8 Поместите сделанную схему в текстовый документ Microsoft Word. Сохраните в рабочей папке текстовый документ под названием «ПЗ42 ч». 167 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Выполнение задания: 1.1. Откройте программу Microsoft Visio через меню «Пуск» - «Все программы» «Microsoft Office» - «Microsoft Visio 2007». 1.2. Выберите в списке «Template Categories» (Категории шаблонов) элемент «Basic Diagram» (простая блок-схема). Нажмите два раза на элемент «Basic Diagram». 1.3. Основой схемы являются различные фигуры и линии. Для того чтобы их создавать, нужно открыть панель рисования, щелкнув левой кнопкой мыши по кнопке «Drawing Tools», выделенной маркером, на панели инструментов, Рис. 7.9. Рис. 7.9 После этого появится панель, отмеченная на Рис. 7.10. Рис. 7.10 1.4. Создайте прямоугольник с помощью инструмента панели рисования, отмеченного маркером (Рис. 7.11), щелкнув по нему левой кнопкой мыши. Рис. 7.11 1.5. Наведите курсор на рабочую страницу и протяните его с зажатой левой кнопкой мыши до того момента, пока прямоугольник не станет нужного вам размера. Впоследствии можно изменять размер фигур и их положение. Для этого надо снова вернуться на указатель (Рис. 7.12), щелкнув мышкой по кнопке, выделенной маркером, на панели инструментов. Рис. 7.12 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 168 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) 1.6. Для изменения размера щелкните левой кнопкой мыши по фигуре, находясь в режиме указателя (она будет заключена в зеленые квадратики). 1.7. Изменяя их положения можно изменить размер фигуры. Так же над фигурой появится небольшой зеленый кружок, изменяя положение которого можно вращать фигуру. Перемещать фигуру можно, нажав левой кнопкой мыши на нее и не отпуская перетащить на нужное вам место. Для изменения положения нескольких фигур необходимо их выделить, протянув курсор с зажатой левой кнопкой мыши, либо зажав клавишу Shift и щелкнув по тем фигурам, которые нужно переместить. 1.8. Сделайте белую заливку созданному прямоугольнику. Для этого выделите прямоугольник, как показано на Рис. 7.13. Рис. 7.13 Теперь нажмите на ведерко , располагающееся на панели инструментов, выберите в выпадающем меню белый цвет (White) (Рис. 7.14). Рис. 7.14 После этого ваш прямоугольник будет залит белым цветом. 1.9. Сделайте толстые границы в прямоугольнике. Для этого выделите прямоугольник, нажмите на кнопку , которая располагается на панели инструментов, выберите в выпадающем меню функцию «Line Weight 9» (Рис. 7.15). 169 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Рис. 7.15 1.10. Введите текст в прямоугольник. Для этого два раза нажмите на прямоугольник и рядом с появившемся курсором напишите «Процедуры банкротства». После этого выделите текст. На панели форматирования текста выберите название шрифта «Times New Roman», кегль шрифта – «18 pt», начертание шрифта – «полужирный», выровняйте текст по центру (Рис. 7.16). Рис. 7.16 1.11. Задайте длину прямоугольника, равную 22 клеткам, и ширину, равную 4 клеткам. В результате у вас должен получиться прямоугольник, изображенный на рисунке 7.17. Рис. 7.17 1.12. Сделайте овальный заголовок «Процедура банкротства». Для этого создайте эллипс, щелкнув по кнопке , располагающейся на панели инструментов (Рис. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 170 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) 7.18). Рис. 7.18 1.13. Введите в созданный эллипс текст с параметрами: Times New Roman; 13 шрифт; выделение курсивом; расположение текста по центру. 1.14. Создайте 9 прямоугольников (см. Рис. 7. 8), сделайте им обрамление линией «Line Weigt 1». Введите в прямоугольники текст. Задайте тексту следующие параметры: Times New Roman; 12 шрифт; расположение текста по центру. 1.15. Создайте закругленные углы у фигур. А для этого щелкните левой кнопкой мыши на кнопку , затем на треугольник справа от ярлыка, в выпадающем меню выберите «More Line Weights…», Рис. 7.19. Рис. 7.19 В открывшейся панели выберите вид округления углов, помеченный красной стрелкой, Рис. 7.20. Рис. 7.20 171 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) 1.16. Соедините стрелками объекты рабочей страницы. Для этого нажмите на панели инструментов кнопку (Рис. 7.21). Рис. 7.21 При зажатой левой кнопке мыши протяните курсор от одного объекта до другого. Соединяя объекты, ориентируйтесь по синим крестикам, которые обозначают середины сторон объекта (Рис. 7.22). Рис. 7.22 После этого с помощью кнопки , расположенной на панели инструментов, превратите соединительные прямые в стрелки черного цвета толщиной «Line Weght 1». Для этого выделите линию, где должна быть стрелка. Затем нажмите на черный треугольник, который находится справа от кнопки меню выберите нужное направление стрелки (Рис. 7.23). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» , и в выпадающем 172 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Рис. 7.23 1.17. Завершите построение схемы, сверившись с образцом (Рис. 7.8). 1.18. Сгруппируйте объекты схемы. Выделите все объекты схемы и нажмите по выделенным объектам правой кнопкой мыши. В результате появится меню, в котором нужно выбрать «Shape» - «Group» (Рис. 7.24). Рис. 7.24 1.19. Скопируйте сгруппированные объекты в буфер обмена. Напомним, что буфер обмена – это специальная область памяти компьютера, в которой могут храниться файлы или их фрагменты. Процедура копирования через буфер обмена всегда состоит из двух действий. Сначала необходимо отправить фрагмент в буфер, а затем извлечь его оттуда для вставки в документ. 173 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) Отправьте выделенную схему в буфер обмена, вызвав правовой кнопкой меню и выбрав в нем команду . 1.20. Создайте новый документ Microsoft Word. Извлеките из буфера обмена вашу схему. Для этого откройте вкладку «Главная», затем выберите функцию «Вставить» - «Специальная вставка» (Рис. 7.25) «Рисунок (метафайл Windows)» - «OK». Рис. 7.25 1.21. Сохраните документ в рабочей папке под названием «ПЗ-7». Задание № 2 На новой странице текстового документа «ПЗ-7» создайте новую страницу и озаглавьте ее «Задание № 2». Далее ответьте на тестовые вопросы, приведенные ниже, затем запишите свои ответы в столбик с указанием номера вопроса. Сохраните документ. Тестовые вопросы: 1. Какая из программ пакета Microsoft Office предназначена для построения блок-схем и диаграмм? а) Microsoft Visio; б) Microsoft Word; в) Microsoft Power Point; г) Microsoft Excel. 2. Что является основным элементом программы Microsoft Visio 2007? а) ячейка; 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 174 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) б) рабочая страница; в) слайд; г) лист. 3. Укажите последовательность команд, которая позволяет изменить книжную ориентацию страницы в Microsoft Visio на альбомную ориентацию: а) File - Page Setup - Print Setup - Portrait; б) Format - Shadow - Style - Page Default; в) File - Page Setup - Print Setup - Landscape; г) View - Page Breaks. 4. Какая из команд позволяет добавить новую страницу в программе Microsoft Visio? а) Insert Page; б) Rename Page; в) Delete Page; г) Reorder Pages. 5. Для открытия инструментов рисования в программе Microsoft Visio необходимо нажать на кнопку: а) Ink Tool; б) Pointer Tool; в) Text Tool; г) Drawing Tools. 6. Для того чтобы выбрать определенную группу фигур (шаблонов), необходимо в строке меню выбрать: а) File - Shapes; б) File - Page Setup; в) Insert - Picture; г) Shape - Operations. 175 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 "Создание схемы в Microsoft Visio" (Материал для дополнительного изучения) 7. Что позволяют сделать яркие зеленые точки, располагающиеся над фигурой в программе Microsoft Visio? а) изменять высоту фигуры; б) изменять ширину фигуры; в) поворачивать фигуру; г) перемещать фигуру по рабочей странице. 8. С помощью какой кнопки в программе Microsoft Visio можно сделать надпись на рабочей странице? а) Ink Tool; б) Pointer Tool; в) Text Tool; г) Drawing Tools. 9. Для того чтобы скопировать рисунок, созданный в программе Microsoft Visio, предварительно нужно: а) сделать обрамление рисунку; б) создать новую рабочую страницу; в) перевести линии рисунка в кривые линии; г) сгруппировать составные части рисунка. 10. Что произойдет с прямоугольником, созданным в программе Microsoft Visio, если на него щелкнуть один раз, а затем нажать кнопку панели инструментов? , расположенную на а) линии прямоугольника поменяют цвет; б) прямоугольник приобретет цвет; в) размеры прямоугольника изменятся; г) ничего не произойдет. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 176 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Теоретические основы Задание Тестовые вопросы 177 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Теоретические основы В жизни мы часто сталкиваемся с необходимостью хранить какую-либо информацию, причем эта информация требуется нам в упорядоченном (структурированном) виде. Например, списки заказов на тот или иной товар, списки предъявленных и оплаченных счетов или список телефонных номеров наших знакомых, обычное расписание движения автобусов в городе – это тоже пример упорядоченных данных. База данных представляет собой электронный аналог структурированной информации. Обычно элементы информации объединяет общая тема или назначение, как, например, список контактов в телефонной книге, приведенный ниже: Список организован в виде столбцов и строк. Столбцы называются полями. Строки – записями. Каждому контакту соответствует отдельная запись, а каждое поле содержит определенную характеристику человека: имя, номер телефона, адрес и тому подобное. Таким образом, можно дать простое определение базы данных. База данных – это набор информации, организованной и упорядоченной по определенным правилам, с целью быстрого поиска данных и работы с ними. Внешне база данных, которая содержит только одну таблицу, похожа на обычный список, представленный на бумаге. Но, поскольку информация хранится в электронном формате, ее можно сортировать и отображать различными способами, используя с максимальным эффектом. Теперь представьте, что записей в такой таблице не две, а две тысячи, вы занимаетесь созданием информационного справочника по городу, а не для личных контактов. Такой справочник уже сложно представить себе в виде одной таблицы. При работе с большим объемом разнообразной информации, ее хранят в 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 178 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" нескольких связанных между собой таблицах. База данных, содержащая эти связанные между собой таблицы, называется реляционной (relation – от англ. отношение, связь) базой данных. При правильной организации информации все таблицы можно трактовать как единую информационную область и извлекать из них данные в соответствии с возникающими потребностями. Для этого нужно воспользоваться какими-то средствами автоматизации. Чтобы управлять большим количеством информации были разработаны системы управления реляционными базами данных (СУБД). Они используются для быстрого поиска, взаимосвязи данных между собой, использования этих данных в различных прикладных программах и одновременного доступа к данным нескольких пользователей. Такой СУБД является Microsoft Office Access или просто Microsoft Access. Задание Создайте базу данных «Студенты РФЭИ», заполните ее информацией и произведите почтовую рассылку учебного материала для студентов, обучающихся дистанционно, с учетом специальности и успеваемости каждого из них. Выведите на печать наклейки для почтовых конвертов с необходимыми каждому студенту лекциями. 179 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Для выполнения этого задания вы должны сделать несколько шагов: 1. Создать базу данных «Студенты РФЭИ». 2. Создать таблицы базы данных, заполнить их необходимой информацией и установить связь между таблицами. 3. Создать запрос, который найдет необходимые данные. 4. Создать отчет для печати в виде шаблона почтовой наклейки. Выполнение задания: Шаг 1. Создание базы данных «Студенты РФЭИ» Запустите на вашем компьютере Microsoft Access. Для этого нажмите на кнопку «Пуск» и в перечне «Все программы» выберите «Microsoft Office» - «Microsoft Office Access 2007». В открывшемся окне создайте новую базу данных. Для этого нажмите на кнопку «Новая база данных», как указано на рисунке 8.1. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 180 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.1 Дайте название новой базе данных. Введите в строке «Имя файла» название базы данных – «Студенты РФЭИ». Нажмите кнопку «Создать» (Рис. 8.2). Сохраните базу данных в своей рабочей папке. 181 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.2 Вы создали новую базу данных (далее для сокращения будем писать «БД»). Перед вами появилось окно, изображенное на Рис. 8.3. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 182 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.3 При первом открытии окна базы данных Access вы увидите вкладку «Работа с таблицами». Вам, по умолчанию, будет предложено создать таблицу путем ввода данных. Но перед тем как приступить к созданию таблиц, нам необходимо определиться, какие таблицы будут в нашей БД, какая информация о студентах РФЭИ нам необходима: • Таблица «Студенты», в которой мы будем хранить данные о студентах (ФИО, адрес, телефон, и т. д.). • Дисциплины – список всевозможных дисциплин, которые может изучать студент института. • Успеваемость – информация об успеваемости каждого из студентов. • Группы – информация о номере курса, номере группы, специальности и т. д. Шаг 2. Создание таблиц и связей между ними Прежде чем создать таблицу, необходимо разобраться с основными требованиями к таблице базы данных. • В каждой таблице должен быть уникальный идентификатор (первичный ключ), т.е. поле, значение которого однозначно определяет каждую запись в таблице, по полю можно будет ее найти (как, например, номер вашего паспорта, который уникален, и по номеру паспорта легко найти данные о человеке). • В каждой таблице базы данных (БД) не должно быть повторяющихся полей. • Изменение значений в полях таблицы не должно влиять на информацию в других полях (кроме изменений в полях ключа). Приступим к созданию таблиц. Перейдите на вкладку «Создание», как указано на Рис. 8.4. 183 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.4 Вы увидите меню, изображенное на Рис. 8.5. Рис. 8.5 Таблицы можно создавать с помощью 3 различных режимов: 1. Режим «Таблица», который вы видели выше (на рисунке в овале отмечен красным цветом). Таблица создается путем внесения данных вручную. Для быстрого добавления нового поля можно ввести данные в столбец «Добавить поле». При вводе данных в новый столбец Access 2007 автоматически распознает соответствующий тип данных для этого поля. Например, при вводе в столбец даты «11.01.2010» Access 2007 распознает, что введена дата, и задает для этого поля тип данных «Дата/время». Если на основании введенных данных приложение Access не может точно определить тип данных, задается тип данных «Текстовый». 2. Шаблоны таблиц – создание таблицы на основе существующего шаблона (Рис. 8.6). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 184 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.6 Access 2007 включает набор встроенных шаблонов, позволяющих значительно сократить время, затрачиваемое на создание полей. Вы можете использовать шаблоны в качестве основы для таблицы, вносить необходимые изменения, менять порядок полей и т.д. 3. Конструктор таблиц – в этом режиме вы самостоятельно определяете имена и свойства полей (Рис. 8.7). Рис. 8.7 Создадим таблицу «Дисциплины» в режиме таблицы. Для этого переименуйте столбец «Код» в «КодДисциплины». Щелкните правой кнопкой мыши по названию столбца, вы увидите меню, как показано на Рис. 8.8. Выберите пункт «переименовать столбец». 185 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.8 Поле с названием столбца станет доступным для редактирования. Впишите название «КодДисциплины» (Рис. 8.9). Рис. 8.9 Затем, аналогично переименуйте второй столбец, где вы видите надпись «Добавить поле» в «Название», у вас получится таблица, изображенная на Рис. 8.10. Рис. 8.10 Теперь заполните таблицу данными. Внесите 10-15 дисциплин. Установите курсор в поле «Название», и впишите название дисциплины. Вы увидите, что поле «КодДисциплины» заполняется автоматически (нумеруется по порядку). По умолчанию тип данных этого поля «Счетчик». У вас получится таблица, представленная на Рис. 8.11. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 186 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.11 Сохраните изменения в таблице, c помощью сочетания клавиш «Ctrl + S», или нажав кнопку «Сохранить», как указано на Рис. 8.12. Рис. 8.12 Вы увидите диалоговое окно, изображенное на Рис. 8.13. Рис. 8.13 Введите название таблицы «Дисциплины» и нажмите кнопку «ОК». Следует заметить, что при создании таблицы в этом режиме программа определяет ключевое поле автоматически, т.е. находит столбец, все значения которого будут уникальны, например «КодДисциплины», тип данных которого счетчик, как в нашем случае (счетчик – это автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи). Вы создали таблицу «Дисциплины». Теперь создадим таблицу «Студенты», используя шаблон. Для этого в разделе 187 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" «Создание» выберете «шаблоны таблиц» и укажите шаблон «Контакты», как показано на Рис. 8.14. Рис. 8.14 Вы увидите новую таблицу с набором столбцов из шаблона (Рис. 8.15). Рис. 8.15 Следует заметить, что для хранения информации о студентах нам потребуются не все столбцы шаблона. В таблице «Студенты» должны быть следующие данные: код студента (его идентификационный номер); ФИО; почтовый адрес; индекс; область, город, где проживает студент; контактный телефон студента. Удалите лишние столбцы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по названию столбца и выберите из выпадающего меню «Удалить столбец» (Рис. 8.16). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 188 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.16 Заполните таблицу данными, аналогично первому шагу (Рис. 8.17). Рис. 8.17 Внесите 15-20 человек. Сохраните результат. Закройте таблицу. Таблица «Студенты» готова. Следует отметить, что создавать таблицы по шаблону не удобно, поскольку не всегда есть нужный шаблон таблицы. Лучше всего использовать конструктор, где поля и их свойства вы определяете сами. Создадим следующую таблицу «Группы» в режиме конструктора. Выберите режим «Конструктор таблиц», как показано на Рис. 8.18. 189 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.18 Вы увидите окно, изображенное на Рис. 8.19. Рис. 8.19 Состав (структура) таблицы определяется в области проекта, которая состоит из 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 190 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" трех колонок: • имя поля; • тип данных; • описание. Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка: • текстовый – алфавитно-цифровые данные; • поле МЕМО – длинный текст или числа, например, примечания или описания; • числовой – натуральное число, до 8 знаков; • дата/время – даты и время; • денежный – используется для денежных значений; • счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи; • логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет»; • поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гб); • гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков); • мастер подстановок – создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля; • в области «Свойства поля» (Рис. 8.19) назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат ввода данных, и т. д.). При создании структуры таблицы в первую колонку нужно ввести имя поля, затем необходимо нажать клавишу «Enter» и выбрать тип данных (Microsoft Access назначает для каждого поля тип данных по умолчанию, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем, в третью колонку, можно ввести описание поля (например, пояснение, для чего оно нужно). 191 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Измените таблицу «Дисциплины» в режиме конструктора. Добавьте еще одно поле «типОтчетности». Для этого, на панели слева щелкните по таблице «Дисциплины» правой кнопкой мыши, и из раскрывающегося списка выберите «Конструктор», как показано на Рис. 8.20. Рис. 8.20 В столбце «Имя поля» напишите «типОтчетности» и из раскрывающегося списка в столбце «Тип данных» выберите значение «текстовый». Для поля «ТипОтчетности» задайте значение по умолчанию «Экзамен». Для этого выделите поле «ТипОтчетности», и в разделе «Свойства поля» задайте значение, как показано на Рис. 8.21. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 192 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.21 Таким образом, для каждой дисциплины будет автоматически указываться тип отчетности «Экзамен», если по какой-либо дисциплине будет «Зачет», то при добавлении новой дисциплины в таблицу мы укажем это значение вручную. Сохраните полученный результат. Теперь если вы откроете двойным щелчком таблицу «Дисциплины», вы увидите, что добавился столбец «типОтчетности» (Рис. 8.22). Рис. 8.22 Создайте таблицу «Группы». Выберите режим «Конструктор таблиц» на панели инструментов «Создание» (Рис. 8.23). Рис. 8.23 В открывшейся таблице задайте поле «КодГруппы» с типом данных «Счетчик» (Рис. 8.24). 193 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.24 Аналогично задайте числовые поля «КодСтудента» и «НомерКурса», текстовое поле «Специальность» (рис. 11.25). Рис. 8.25 Задайте ключевое поле. Для этого перейдите к полю «КодГруппы» и щелкните по нему правой кнопкой мыши. Из выпадающего меню выберите «Ключевое поле» (Рис. 8.26). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 194 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.26 Слева вы увидите значок «Ключ», это означает, что данное поле является ключевым (Рис. 8.27). Рис. 8.27 Сохраните созданную таблицу. В режиме конструктора создайте таблицу «Успеваемость» с полями «КодОценки», «КодДисциплины», «КодСтудента», «Оценка» (Рис. 8.28). Рис. 8.28 Сохраните таблицу. Заполните таблицы «Успеваемость» и «Группы» данными (Рис. 8.29). Рис. 8.29 В меню слева, как показано на рис. 8.30, выберите таблицу «Успеваемость», а затем двойным щелчком мыши откройте ее для ввода данных. 195 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.30 Заполняя таблицы, обратите внимание! Информация в последних двух таблицах связана с первыми двумя. Однако мы не указываем из предыдущих таблиц все уже записанные там данные, чтобы не было повторов и избыточности. Мы ищем нужные нам данные по уникальному, ключевому полю. Для того чтобы знать, какие дисциплины изучать тому или иному студенту, достаточно указать код студента (ключевое поле в таблице «Студенты») и код нужной дисциплины (ключевое поле в таблице «Дисциплины»). Например: Студент Николаев Антон Иванович (со значением кода «1») должен изучать «Основы менеджмента» (код этой дисциплины «12»). В таблице «Успеваемость» указываем данные, как показано на Рис. 8.31. Рис. 8.31 Такие поля как «КодСтудента» и «КодДисциплины» называются внешними ключами. Эти поля используются как первичный ключ в таблицах «Студенты» и «Дисциплины», они же используются для поиска данных в таблице «Успеваемость». Проще говоря, внешний ключ – это первичный ключ другой таблицы. Если Николаев А.И. должен изучать несколько дисциплин, то указываем их так, как показано на Рис. 8.32. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 196 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.32 Аналогично заполните и таблицу «Группы» данными. Например, студенты могут учиться по трем специальностям: бухгалтерский учет анализ и аудит, менеджмент организации, маркетинг. Каждый студент должен изучать 7-9 дисциплин, по некоторым из которых уже есть выставленные оценки. Для тех дисциплин, которые еще не сданы (по ним нет оценки), мы будем формировать пакет рассылки, печатать почтовые наклейки и высылать учебный материал студенту, обучающемуся дистанционно. После того как вы заполнили таблицы данными, необходимо указать связи между таблицами. Связь осуществляется путем сопоставления данных из двух таблиц. Как правило, сопоставляются первичный ключ одной таблицы, содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы. В нашей базе данных - это, например, таблица «Студенты», с первичным ключом «КодСтудента» и таблица «Успеваемость» с внешним ключом «КодСтудента». Создайте схему связи данных между таблицами. Выберите вкладку «Работа с базами данных», как указано на рисунке 8.33, а затем, выберите режим «Схема данных». Рис. 8.33 Вы увидите окно «Добавление таблицы», в нем следует выбрать те таблицы, для 197 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" которых нужно указать связь (Рис. 8.34). Рис. 8.34 Выделите все таблицы в левой части. Для этого, удерживая левую кнопку мыши, проведите указателем по всему списку и нажмите кнопку «Добавить», а затем кнопку «Закрыть». На экране появится схема (Рис. 8.35). Рис. 8.35 Обратите внимание! Существуют несколько видов связи между записями двух таблиц: • «один к одному» – каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице; • «один ко многим» – каждой записи из одной таблицы соответствует несколько 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 198 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" записей в другой таблице; • «многие к одному» – множеству записей из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице; • «многие ко многим» – множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице. Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей. • Отношение «один ко многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса. • Отношение «один к одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы. • Отношение «многие ко многим» фактически является двумя отношениями «один ко многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц. В нашем случае тип связи должен быть «один ко многим». Установите связь между полями таблиц «Студенты» и «Группы». Выделите ключевое поле «КодСтудента» из таблицы «Студенты» и, удерживая левую кнопку мыши, проведите указателем до поля «КодСтудента» в таблице «Группы» (указатель изменит вид и станет в виде прямоугольника), затем отпустите мышь. Вы увидите окно, приведенное на Рис. 8.36. Рис. 8.36 В появившемся окне диалога «Изменение связей» необходимо активизировать 199 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" флажки: «Обеспечить целостность данных», «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей», убедиться в том, что установлен тип отношений «один ко многим» и нажать кнопку «Создать». В окне «Схема данных» появится связь «один ко многим» между таблицами «Студенты» и «Группы» (Рис. 8.37). Рис. 8.37 Аналогичным образом надо связать поля «КодСтудента» в таблицах «Студенты» и «Успеваемость», а затем поля «КодДисциплины» в таблицах «Дисциплины» и «Успеваемость». В итоге получим «Схему данных», представленную на Рис. 8.38. Рис. 8.38 Сохраните получившуюся схему, нажав на кнопку «Сохранить», или с помощью сочетания клавиш «Сtrl + S». 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 200 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Таким образом, мы храним данные в нескольких простых, связанных между собой по ключу таблицах. А это означает, что у нас получилась реляционная база данных. После создания структуры таблиц, их заполнения и установки связей между таблицами можно приступать к построению запросов, т.е. собственно к работе с информацией. Шаг 3. Создание (формирование) запросов Запрос – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных. Запросы используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Создадим запрос на выборку, который найдет всех студентов специальности «Маркетинг», имеющих задолженности. Этим студентам и будем рассылать учебный материал. Мы должны выбрать следующую информацию из БД: 1. Фамилию, имя, отчество студентов; 2. Эти студенты должны обучаться на специальности «Маркетинг»; 3. Выбрать нужно только те дисциплины, которые еще не сданы, т.е. по которым еще нет оценки; 4. Указать адрес каждого из студентов, по которому будут отправлены учебные материалы. Зайдите во вкладку «Создание» и выберите «Мастер запросов», как отмечено на Рис. 8.39. Рис. 8.39 Вы увидите окно (Рис. 8.40). 201 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.40 Выберите «Простой запрос» и нажмите кнопку «ОК». Вы увидите окно мастера построения простых запросов (Рис. 8.41). Рис. 8.41 Мастер предлагает выбрать поля для запроса, т.е. те поля, данные из которых нам необходимо выбрать. Добавьте поле «КодСтудента» из таблицы «Студенты» в выбранные поля. Выделите левой кнопкой мыши это поле и нажмите на кнопку 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 202 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" «>». Поле «КодСтудента» появилось в разделе «Выбранные поля» (Рис. 8.42). Рис. 8.42 Аналогичным образом добавьте поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Индекс», «Область, край», «Город», «Адрес» (здесь мы подразумеваем название улицы). Далее из выпадающего списка «Таблицы и запросы» выберите таблицу «Группы», из нее нам необходима информация о специальности студента, т. к. Рассылку мы производим только для студентов, которые обучаются по специальности «Маркетинг»: Рис. 8.43 203 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Добавьте в «Выбранные поля» поле «Специальность» (Рис. 8.44). Рис. 8.44 Аналогичным образом добавьте поле «Название» из таблицы «Дисциплины» и «Оценка» из таблицы «Успеваемость». Теперь, когда все поля для работы с данными выбраны, нажмите кнопку «Готово» (Рис. 8.45). Рис. 8.45 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 204 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Вы увидите окно, изображенное на Рис. 8.46. Рис. 8.46 Это результат сформированного нами запроса. Следует отметить, что с помощью мастера мы указали список полей, из которых, по умолчанию, выбраны ВСЕ значения. Но нам нужны только студенты, обучающиеся на специальности «Маркетинг» и имеющие задолженности. Поэтому мы зададим условия отбора студентов. Для этого сохраните результаты работы мастера (нажав кнопку «сохранить») и закройте окно. Вы увидите созданный только что запрос в окне базы данных (Рис. 8.47). Рис. 8.47 Откройте его в режиме конструктора аналогично тому, как вы это делали для таблицы (Рис. 8.48). 205 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.48 Это окно конструктора. В верхней части отображаются те таблицы, данные из которых используются в запросе. В нижней части окна находится Бланк построения запроса, в котором каждая строка выполняет определенную функцию: 1. Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе; 2. Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле; 3. Сортировка – указывает тип сортировки; 4. Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране; 5. Условия отбора – задаются критерии поиска данных; 6. или – задаются дополнительные критерии отбора. Зададим условия отбора для поля «Специальность». В нашем случае поиск должен осуществляться только по тем студентам, где значение поля «специальность» будет «Маркетинг». Поэтому в строке «Условия отбора» укажите выражение =«Маркетинг», как на Рис. 8.49. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 206 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.49 Сохраните запрос, закройте окно конструктора. Затем, двойным щелчком запустите запрос на выполнение. Вы увидите результаты поиска, где выбраны только студенты специальности «Маркетинг» (Рис. 8.50). Рис. 8.50 Теперь зададим условия отбора для поля «Оценка». Нам необходимо выбрать для отправки учебного материала только те дисциплины, по которым у студента нет оценок. Например, студент Николаев Антон Иванович. Ему нужно выслать учебные материалы только по предмету «Математика». «Маркетинг» и «Культурологию» он уже сдал, и оценка выставлена. Откройте снова запрос в режиме конструктора. В строке «Условие отбора» впишите «Null», как указано на Рис. 8.51. 207 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.51 Внимание! NULL в системах управления базами данных – это специальное значение, которое может быть записано в поле таблицы базы данных. NULL соответствует понятию «пустое поле», то есть «поле, не содержащее никакого значения». Введено для того, чтобы различать в полях БД пустые, визуально не отображаемые, значения (например, строку нулевой длины) и отсутствующие значения, когда в поле не записано вообще никакого значения, даже пустого. В нашем случае для поля «Успеваемость» тип данных - текстовый (так мы его определяли при создании таблицы). Т.е. по умолчанию, если у человека еще не стоит оценка по тому или иному предмету, значение этого поля будет NULL. Именно эти поля нам и нужно выбрать. Сохраните запрос, закройте окно конструктора и посмотрите результаты работы данного запроса. У вас получится результат, изображенный на Рис. 8.52. Рис. 8.52 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 208 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Но результат выглядит не очень удобным для просмотра. Откройте запрос в режиме конструктора. Упорядочим строки по алфавиту, сортировку будем проводить по полю «Фамилия». В строке «Сортировка» выберите из выпадающего списка значение «по возрастанию», как указано на Рис. 8.53. Рис. 8.53 Также можно не показывать на экране поля, по которым ведется поиск, т. е. «Специальность» и «Оценка». У нас все выбранные студенты будут со специальности «Маркетинг» с отсутствующими оценками. Поэтому снимите галочку «Вывод на экран» для этих полей (Рис. 8.54). Рис. 8.54 Сохраните изменения. И переименуйте запрос. Для этого выделите запрос в окне БД и нажмите кнопку F2 на клавиатуре. Далее введите в появившемся поле имя «Рассылки» и нажмите «Enter» (Рис. 8.55). Рис. 8.55 209 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Теперь посмотрим результат. Выполните запрос (Рис. 8.56). Рис. 8.56 Таким образом, мы видим, что нам нужно сформировать почтовые наклейки для нескольких адресатов. К примеру, Иванов И.А. получит в пакете материал по 2 предметам (Аудит, Культурология), Савин М.Б. по трем предметам и т. д. Перейдем к формированию и печати почтовых наклеек. Шаг 4. Создание и печать отчетов. Почтовые наклейки Почтовые наклейки обычно печатают на самоклеющейся бумаге, стандартный размер которой А4. Наша задача сформировать 4 или более (если в вашей базе данных таких студентов больше) почтовых наклеек с помощью инструмента создания отчетов MS Access. Каждая наклейка содержит следующие данные: 1. Куда отправлять пакет, полный адрес проживания студента; 2. Кому, ФИО получателя; 3. Содержимое пакета, какие учебные материалы высланы. Перейдите во вкладку «Создание» в окне БД. В Microsoft Access уже есть готовый шаблон почтовой наклейки (Рис. 8.57). Рис. 8.57 Но возможности создания наклеек с помощью шаблона сильно ограничены. Например, вы не сможете сделать группировку данных относительно того или иного признака в таком отчете. Например, нет возможности сгруппировать 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 210 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" дисциплины, по которым студент имеет задолженности относительно фамилии студента, и следовательно, вы не сможете вывести список лекций к отправке. Поэтому рассмотрим универсальный способ создания отчетов в режиме конструктора. Такой отчет, созданный под ваши задачи, можно сохранить в виде шаблона и использовать при необходимости, не проектируя его заново. Запустите мастер отчетов, как показано на Рис. 8.58. Рис. 8.58 Вы увидите окно мастера (Рис. 8.59). Рис. 8.59 Из выпадающего списка «Запросы и таблицы» выберите запрос «Рассылки» и добавьте все доступные поля в колонку «Выбранные поля», нажав «>>», как указано на рисунке выше. Исключите поле «кодСтудента». Оно не пригодится нам для формирования наклеек. Для этого выделите это поле в разделе «Выбранные поля» и нажмите кнопку «<», как указано на рисунке. А затем нажмите кнопку «Далее» (Рис. 8.60). 211 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.60 Вы увидите окно, в котором можно выбрать удобный способ группировки данных в отчете. Выберите «студенты». Это означает, что данные будут сгруппированы по ФИО и адресу студента, т.е. для каждого студента будет указан адрес и список дисциплин, необходимых для отправки (Рис. 8.61). Рис. 8.61 Выбрав способ группировки, нажмите кнопку «Готово». Вы увидите отчет созданный мастером (Рис. 8.62). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 212 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.62 И это всего лишь таблица, такая же как мы вывели в запросе, только сгруппированная по ФИО студента и расположенная на листе формата А4. Теперь этот отчет нужно доработать в режиме конструктора, для того чтобы он принял вид почтовой наклейки нужного формата. Откройте созданный отчет в режиме макета. Для этого на панели слева щелкните по отчету «Студенты» правой кнопкой мыши и из раскрывающегося списка выберите «Режим макета», как показано на Рис. 8.63. Рис. 8.63 Вы увидите окно, изображенное на Рис. 8.64. 213 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.64 В Access 2007 добавлена новая возможность – работа с макетами элементов управления. Если вы выделите любое поле или несколько полей, то на экране увидите оранжевые линии (рис. 8.65). Рис. 8.65 Оранжевые линии обозначают строки и столбцы макета элемента управления, они видны только в том случае, если отчет открыт в режиме макета или конструктора. Макеты элементов управления представляют собой направляющие, которые можно добавить в отчет. В Access 2007 они добавляются автоматически, если отчет создается с помощью мастера отчетов, как в нашем случае. Макеты элементов управления помогают достичь согласованности при выравнивании данных в строках и столбцах, а также облегчают добавление, изменение размера или удаление полей. Попробуйте изменить размеры полей так, чтобы все поля были по размеру данных 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 214 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" и компактно располагались на странице отчета. Для этого выделите, например, заголовок столбца «Фамилия», как указано на Рис. 8.66. Рис. 8.66 Подведите курсор к крайней правой границе выделения, как указано на рисунке (курсор изменит форму), и, удерживая левую кнопку мыши, передвиньте границу влево так, чтобы все поля в столбце приблизительно соответствовали размеру фамилий (Рис. 8.67). Рис. 8.67 Аналогично отформатируйте остальные столбцы. Сохраните результат. Откройте теперь отчет в режиме конструктора, аналогично тому как вы это делали для запросов. Вы увидите окно конструктора отчетов. Размеры полей соответствуют тем, что вы установили в макете (Рис. 8.68). 215 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.68 Область конструктора состоит из сетки (на фоне), которая служит для удобства форматирования отчета, панели инструментов и нескольких разделов. Рассмотрим подробнее разделы отчета. Для формирования почтовых наклеек нам не потребуются Заголовок и 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 216 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" примечания, поэтому все данные из них можно удалить. Щелкните правой кнопкой мыши в любой свободной области отчета, вы увидите контекстное меню, как на Рис. 8.69. Рис. 8.69 Снимите выделение с пункта «Заголовок/примечание отчета», как отмечено на Рис. 8.70. Рис. 8.70 Выберете «Да», у вас получится отчет, изображенный на Рис. 8.71. 217 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.71 В отчете осталось 4 раздела: Верхний колонтитул, заголовок группы, область данных и нижний колонтитул. Приступим к формированию шаблона наклейки. Данные, которые содержат колонтитулы для нас не имеют важности, и мы можем убрать их из шаблона. Внимание! Т.к. поля связаны макетом элементов управления, при удалении колонтитула вы потеряете согласованные с колонтитулом данные, т.е. всю информацию из раздела «Область данных». Для того чтобы предотвратить потерю данных, вы можете отключить макетирование. Для этого зайдите во вкладку «Упорядочить» (Рис. 8.72). Рис. 8.72 Выделите все макетированные данные в отчете, это можно сделать, щелкнув левой кнопкой мыши по табличному маркеру в левом верхнем углу, как показано на Рис. 8.73. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 218 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.73 А затем на панели инструментов «Макет элементов управления» выберите «Удалить», как показано на Рис. 8.74. Рис. 8.74 Теперь каждое поле вы можете изменять или удалять по отдельности. Удалив названия столбцов из верхнего колонтитула, мы не потеряем остальные данные. Выделите все названия столбцов из верхнего колонтитула, удерживая левую кнопку мыши, и нажмите клавишу «Del» (Рис. 8.75). Рис. 8.75 Аналогично удалите поля из нижнего колонтитула. Увеличите размер раздела «Заголовок группы» так, чтобы он располагался на двух строках сетки. Для этого поместите курсор мыши на границе заголовка раздела «Область данных». Курсор изменит свою форму. Удерживая левую кнопку мыши, потяните за заголовок 219 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" раздела вниз, он изменит размер (Рис. 8.76). Рис. 8.76 Перетащите поле «Индекс» на вторую строчку. Для этого выделите поле, щелкнув по нему левой кнопкой мыши. Затем подведите курсор к нижней границе поля, он должен изменить свою форму, и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите поле на вторую строку (Рис. 8.77). Рис. 8.77 Таким образом вы можете перемещать все поля в отчете. Также поля можно перемещать группами. Выделите поля «Область, край» и «город» щелчком мыши по каждому из полей, удерживая при этом нажатой клавишу «Shift» (Рис. 8.78). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 220 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.78 Теперь аналогичным образом подведите курсор к нижней границе любого из выделенных полей так, чтобы он изменил форму, и перетащите группу полей на вторую строку к полю «Индекс». Поле «Адрес» можете перенести ниже, а поля относящиеся к имени студента, оставьте на первой строке, подвинув их влево. Ваш отчет будет выглядеть так, как показано на Рис. 8.79. Рис. 8.79 Вы также можете изменять размеры полей, аналогично тому, как вы это делали в макете. Добавьте надписи «Куда:» и «Кому:», соответственно около первой и второй строчки. Для этого перейдите на вкладку «конструктор» и на панели инструментов выберите элемент «Надпись», как показано на Рис. 8.80. Рис. 8.80 Курсор изменит свою форму. Щелкните мышью около поля «Фамилия» и в 221 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" появившейся области для редактирования введите надпись «Кому:» (Рис. 8.81). Рис. 8.81 Таким же образом добавьте надпись «Куда:» на второй строке, выровняв поля. Поле «Название» в области данных так же перенесите левее, оно должно находиться под полем «Адрес» (Рис. 8.82). Рис. 8.82 Вы так же можете уменьшить и саму рабочую область по размеру наклейки. Для этого подведите курсор к границе рабочий области (он изменит форму) (Рис. 8.83). Рис. 8.83 Удерживая левую кнопку мыши, уменьшите размер рабочей области (Рис. 8.84). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 222 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.84 Не забывайте сохранять промежуточные результаты. Так же для усовершенствования внешнего вида отчета вы можете применять элементы форматирования. Например, сделайте надписи «Куда» и «Кому» жирным. Для этого выделите эти поля и выберите на панели инструментов «Страница свойств» (Рис. 8.85). Рис. 8.85 Вы увидите окно (Рис. 8.86). 223 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.86 Поменяйте насыщенность текста на «сверхжирный», как указано на рисунке. Вы так же можете менять размер, начертание шрифта, цвет и т. д. для любого поля. Сохраните результат. Сейчас вы можете вывести наш отчет на предварительный просмотр и проанализировать, что еще нужно добавить, настроить формат наклеек для печати. Для этого выберите команду «Вид» – «Предварительный просмотр», как указано на Рис. 8.87. Рис. 8.87 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 224 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Вы увидите примерно такой результат (Рис. 8.88). Рис. 8.88 Не выходя из режима просмотра, задайте установки для печати. Нажмите кнопку «Параметры страницы», как показано на Рис. 8.89. Рис. 8.89 В открывшемся окне на вкладке «Параметры печати» выберите настройки, как на Рис. 8.90. 225 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.90 Затем перейдите на вкладку «Страница» и выберите формат бумаги для печати А4 (Рис. 8.91). Рис. 8.91 Перейдите на вкладку «Столбцы» и задайте свойства, как указано на Рис. 8.92: • Выводить наклейки в 2 столбца; • Размер столбца «По размеру данных»; • Макет столбца (в каком порядке располагать наклейки) «Сверху вниз». 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 226 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.92 И нажмите кнопку «ОК». Вернитесь в режим конструктора. Попробуйте добавить линии-разделители, например, для того чтобы отделить контуры наклеек. Таким же образом, как и шрифт, выделив линию, можно изменить ее свойства. Так же с помощью инструментов рисования вы можете привести шаблон отчета к законченному виду. У вас должен получиться приблизительно вот такой отчет (Рис. 8.93). 227 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" Рис. 8.93 Вы можете распечатать эти наклейки на бумаге, разрезать по пунктирным линиям и наклеить на конверты. Вы сделали макет отчета «Почтовые наклейки», который полностью подходит под все типовые задачи. Например, если нужно производить рассылку почтой товаров, заказанных через интернет-магазин, или же, как в нашем случае, рассылки лекций для дистанционного обучения студентов и т. п. Тестовые вопросы 1. База данных служит для: а) хранения и упорядочения информации; б) ведения расчетно-вычислительных операций; в) обработки текстовой документации; г) обработки графической информации. 2. Полем в таблице базы данных является: а) столбец в таблице; б) окно конструктора; в) текст любого размера; г) строка в таблице. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 228 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" 3. Запись в таблице базы данных это: а) столбец в таблице; б) окно конструктора; в) текст любого размера; г) строка в таблице. 4. В чем заключается функция ключевого поля? а) однозначно определять таблицу; б) однозначно определять запись; в) определять заголовок столбца таблицы; г) вводить ограничение для проверки правильности ввода данных. 5. Свойство автоматического наращивания имеет поле: а) числовое; б) счетчик; в) мемо; г) логическое. 6. Связи между таблицами нужны для: а) создания отчетов, запросов; б) для копирования данных; в) обеспечения целостности данных; г) автоматизации задач по внесению изменений. 7. Отчеты создают для: а) ввода данных; б) вывода на печать нужной информации; в) вывода на экран нужной информации; г) выборки информации. 8. Структура отчетов содержит следующие части: 229 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" а) верхний и нижний колонтитул; б) область данных; в) заголовок отчета; г) подписи. 9. Что такое запрос? а) окно конструктора; б) связанная таблица; в) главная таблица; г) средство отбора данных. 10. Что означает Null в базах данных? а) пустое значение; б) ноль; в) отсутствие значения; г) пустая строка. 11. Какие функции выполняют макеты элементов управления при создании отчетов? а) изменение элементов управления, их расположения и свойств; б) изменение размеров элементов управления; в) позволяет выполнить форматирование в едином стиле для всех элементов управления на странице; г) позволяет выполнить форматирование в едином стиле для заданных элементов управления на странице. 12. Группировка данных в отчете служит для того чтобы: а) наглядно разделить записи и отобразить вводные и итоговые данные для просмотра и печати; б) отсортировать итоговые данные по какому либо критерию; в) для фильтрации и вывода на экран определенных данных; 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 230 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8 "Создание почтовых рассылок в Microsoft Access 2007" г) подготовки выбранных данных для печати в нужном формате. 231 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" Теоретические основы Задание № 1 Задание № 2 Задание № 3 Задание № 4 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 232 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" Теоретические основы Носитель информации – это любой материальный объект, содержащий информацию и способный достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесенную на него информацию. Самым известным носителем информации, хотя и не самым экономичным, является бумага. Но сохранить на бумаге всю ценную человеческой душе информацию – это нереально. В связи с этим все больше и больше для хранения ценных документов, фильмов или фотографий люди используют не бумагу и не свою память. Они используют оперативную (внутреннюю) память компьютера и внешнюю память (электронные носители). Основным постоянным носителем информации, относящимся к оперативной памяти, является жесткий диск, в простонародье его называют винчестером. Он состоит из нескольких быстро вращающихся пластин с нанесенным на них магнитным слоем. В магнитном слое хранится различная информация. Самыми популярными электронными носителями информации, относящимися к внешней памяти компьютера, являются диски и флеш-накопители. Диски представляют собой жесткий пластиковый диск, с одной стороны которого напечатан рисунок или надписи. На другую сторону диска записана информация, которую вы не можете увидеть. С помощью лазерного луча компьютер может прочитать информацию с этих дисков. 233 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" Компакт-диск получил свое название от англ. Compact Disc, поэтому его часто называют просто CD («си ди»). Первый такой диск был разработан в 1979 году компаниями Philips и Sony. В 1982 году началось массовое производство компакт-дисков на заводе в городе Лангенхагене под Ганновером в Германии. Выпуск первого коммерческого музыкального CD был анонсирован 20 июня 1982 года. История гласит, что на нем был записан альбом «The Visitors» группы ABBA. Изначально компакт-диск назывался CD-Audio и предназначался для хранения аудиозаписей в цифровом виде. Затем компакт-диск был усовершенствован и мог хранить любые данные. Такой диск назывался CD-ROM, что в переводе с английского языка дословно переводится как «компакт-диск только с возможностью чтения». В настоящее время компакт-диски имеют возможность не только чтения однократно занесенной на них информации, но и с возможностью их записи и перезаписи (CD-R, CD-RW). Что касается видеодиска, то его название происходит от англ. Digital Video Disc – цифровой видеодиск. На обывательском уровне такой диск именуют просто DVD («ди ви ди»). Первоначально данный формат разрабатывался как замена видеокассетам. Видеодиск – это носитель информации, выполненный в виде диска, внешне схожий с компакт-диском, однако имеющий возможность хранить больший объем информации за счет использования лазера с меньшей длиной волны, чем для обычных компакт-дисков. Первые DVD появились в ноябре 1996 года. Одним из самых популярных на сегодняшний день типов внешних носителей информации является флеш-накопитель, или просто флешка. Флешка представляет собой компактную и энергонезависимую флеш-память, которая позволяет хранить и обмениваться информацией Сегодня максимальный объем флеш-накопителя составляет 1Тб (1024 Гб), что значительно превосходит объем любого диска. Таким образом, в настоящее время флешки практически вытеснили диски в качестве компактного средства для транспортировки информации. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 234 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" Важно отметить, что флешке нестрашны механические повреждения, намокание, электромагнитные воздействия – этим флешка выгодно отличается от дисков. Энегронезависимость флешки заключается в том, что после ее отсоединения от компьютера, информация сохраняется на ней. Внешний источник питания не требуется – пока флешка подключена к компьютеру, она питается через USB-разъем. Современные флешки имеют вытянутую форму и съемный колпачок, прикрывающий разъем; иногда прилагается шнур для ношения на шее. Современные флешки могут иметь самые разные размеры и способы защиты разъема, а также «нестандартный» внешний вид (армейский нож, часы, зажигалки и т. п.) и различные дополнительные возможности (например, проверку отпечатка пальца и т. п.). Для того чтобы на электронных носителях информации могло поместиться как можно больше данных, были изобретены архиваторы. Архиваторы – это программы, которые уменьшают размер файлов с помощью специальных алгоритмов, а также позволяют восстановить исходные данные без потерь. Существует достаточное количество архиваторов, причем они могут быть как встроенными в операционную систему, так и самостоятельными приложениями. Самыми распространенными архиваторами считаются программы WinZIP и WinRar. Умение архивировать и наоборот распаковывать данные весьма полезно для современного пользователя компьютера. Архивирование позволяет сэкономить место на компьютере, уменьшить объем данных. Разархивирование позволяет извлекать архивные файлы и папки, скаченные из Интернета, полученные по электронной почте, записанные на внешние носители. Задание № 1 Сделайте архив для любой папки, находящейся на вашем рабочем столе. Для этого используйте архиватор, встроенный в операционную систему Windows. Назовите сжатую папку «Архив» и поместите ее в свою рабочую папку на рабочем столе. Выполнение задания: 1.1. Выберите папку на рабочем столе, которую вы будете архивировать. Нажмите на ней правой кнопкой мыши и выберите команду «Отправить» - «Сжатая 235 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" ZIP-папка» (Рис. 9.1). Рис. 9.1 1.2. Найдите на рабочем столе получившийся архив (Рис. 9.2). Рис. 9.2 1.3. Откройте свойства оригинала папки и свойства заархивированной папки. Расположите окна свойств рядом. Сравните объем обычной папки и объем заархивированной папки. Вполне очевидно, что объем информации, хранящейся в архивной папке намного меньше, нежели объем обычной папки (Рис. 9.3). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 236 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" Рис. 9.3 Для того чтобы вернуть заархивированную папку в обычное состояние, ее нужно распаковать. Сделать это можно довольно просто: нажать на архив правой кнопкой мыши и выбрать одну из команд по извлечению файлов, например, «Извлечь файлы…» (Рис. 9.4). Рис. 9.4 1.4. Переименуйте архив в символическое название «Архив». Поместите его в свою рабочую папку. Задание № 2 Скопируйте рабочую папку, которая содержит выполнение всех практических заданий на флеш-накопитель. Выполнение задания: 237 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" 2.1. Возьмите флешку, снимите колпачок. Вставьте флешку в USB-разъем, который находится на системном блоке компьютера. На персональных компьютерах такой разъем встроен на передней или задней панели. На ноутбуке такой USB-разъем располагается в области клавиатуры (Рис. 9.5). Рис. 9.5 Имейте в виду, что разъем в компьютере, должен в точности повторять разъем флешки. Он должен иметь такую же ширину и высоту. 2.2. После того, как вы вставите флешку, в ней загорится лампочка, символизирующая рабочее состояние флешки. Также в правом углу нижней панели вашего рабочего стола всплывет сообщение, оповещающее об обнаружении нового устройства. На панели рабочего стола появится значок съемного носителя (Рис. 9.6). Рис. 9.6 2.3. Проверьте флешку на наличие в ней вирусов или вредоносных программ. Для этого зайдите в папку «Мой компьютер», нажмите правой кнопкой мыши на значок, обозначающий флешку, и выберите команду «Проверить выбранные 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 238 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" файлы с помощью …» (Рис. 9.7). Рис. 9.7 Если на флешке есть вирусы или вредоносные программы, то антивирус сообщит об этом в виде диалогового окна (Рис. 9.8). 239 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" Рис. 9.8 При выводе сообщения об обнаружении вирусов на флешке дайте антивирусной программе команду «Удалить» найденные объекты, а затем подтвердите свое решение нажатием на кнопку «ОК». 2.4. Нажмите на значок флешки правой кнопкой мыши и выберите команду «Свойства» (Рис. 9.9). Обратите внимание на объем свободного места на флешке. Запомните это значение. Рис. 9.9 2.5. Вернитесь на рабочий стол и найдите свою рабочую папку. Откройте ее свойства (Рис. 9.10). Соизмерьте размер папки, которую вы хотите скопировать на флешку с размером свободного места на ней. 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 240 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" Рис. 9.10 Для сравнения объемов папки и свободного места на флеш-накопителе используйте таблицу, в которой приведены единицы измерения информации и их значения. Если папка по вашим подсчетам не поместится на флешку (в нашем случае это не так, поскольку 94,7 МБ свободно поместится на флешке, которая имеет 1,99 ГБ свободного места), то освободите необходимо место, удалив с флешки какие-либо ненужные файлы. 241 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" 2.6. После подготовки флешки, нажмите на папку, которую вы хотите копировать, правой кнопкой мыши. Выбери из меню команду «Отправить», а далее укажите, куда именно вы хотите отправить папку, то есть название флешки (Рис. 9.11). Рис. 9.11 2.7. После проведенной операции на флешке появится скопированный документ. Убедитесь в этом, открыв флешку. 2.8. В завершении работы с флешкой, извлеките ее из USB-разъема. Для этого нажмите на значок на нижней панели правой кнопкой мыши, затем один раз нажмите на всплывающей строке «Безопасное извлечение устройства» (Рис. 9.12). Рис. 9.12 После этого на рабочем столе появится диалоговое окно (Рис. 9.13), в котором нужно нажать кнопку «Остановить». В ответ на это действие всплывет еще одно окно, в котором также нужно подтвердить ваше намерение остановить работу 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 242 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" флешки, нажатием на кнопку «ОК». Рис. 9.13 После выполненных действий возле знака на нижней панели появится всплывающее меню, оповещающее о том, что оборудование может быть удалено. Теперь смело вынимайте флешку из разъема. Подтверждением тому, что в данный момент к вашему компьютеру не подключен съемный носитель, станет исчезновение с нижней панели рабочего стола значка . Задание № 3 Создайте диск с данными под названием «ПЗ_ваша фамилия и инициалы», на котором будет записана рабочая папка с документами, созданными в процессе выполнения практических заданий. Сделайте запись диска с помощью программы Nero (если эта программа у вас отсутствует, скачайте ее из Интернета). Также некоторые операционные системы позволяют записать диск без дополнительных программ, используя базовые программные продукты. В зависимости от того, какая операционная система у Вас установлена, Вы можете записать CD или DVD диски с использованием входящих в пакет ОС программ. А сейчас мы покажем на примере, как записать диск на любом компьтере или ноутбуке с любой операционной системой с помощью программы Nero. Выполнение задания: Поясним, что программа Nero – это мощный программный продукт, необходимый для записи компакт-дисков. С помощью этой программы можно записывать диски всех существующих в настоящие время стандартов, в том числе диски с данными, 243 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" аудиодиски, видиодиски. 3.1. Вставьте CD-диск в дисковод блестящей стороной вниз. Закройте лоток дисковода. 3.2. Перед вами появится стартовое окно программы Nero (Рис. 9.14). Рис. 9.14 На стартовом окне прописан алгоритм действий. Следуя ему, выберите тип диска «СD». Затем выберите категорию – «Избранное», задачу – «Создать СD с данными» (Рис. 9.15). 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 244 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" Рис. 9.15 3.3. Далее перед вами появится окно «Nero Express». В нем вы должны указать объекты, которые желаете записать на диск. Для этого нажмите кнопку «Add» (что значит «добавить»), которая находится в правой панели окна. Далее в появившемся окне выберите объект, который вы хотите записать на диск, и вновь нажмите кнопку «Add» (Рис. 9.16). 245 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" Рис. 9.16 3.4. Проверьте, не вышли ли вы за пределы объема диска. Для этого посмотрите на горизонтальную шкалу, которая располагается в нижней части окна «Nero Express» (Рис. 9.17). В качестве пределов объема диска на этой шкале служит предупреждающая желтая линия и критическая красная линия. Синяя полоса на этой шкале показывает, какой объем занимают выбранные вами для записи объекты. Важно следить за тем, чтобы синяя полоса не переходила за красную границу. В противном случае вы просто испортите диск. Рис. 9.17 3.5. Убедитесь, что в предварительном окне записи находятся именно те объекты, которые вы хотите записать на диск. В случае, если вы ошибочно выбрали не тот объект, выделите этот объект и нажмите кнопку «Delete», которая находится в правой панели окна. После этого в появившемся диалоговом окне подтвердите свое намерение удалить выбранный объект. Для этого нажмите кнопку «Yes». 3.6. Продолжите запись диска. Для этого нажмите кнопку «Next». 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 246 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" 3.7. После этого в появившемся окне дайте название диску в формате «ПЗ_ваша фамилия и инициалы» (Рис. 9.18). Рис. 9.18 3.8. Начните запись диска, нажав на кнопку . 3.9. Подождите несколько минут пока программа запишет информацию на диск. Не прерывайте запись, поскольку это испортит диск! Когда запись будет завершена, лоток дисковода автоматически откроется и предложит вам извлечь диск с записанными данными. 3.10. Закройте дисковод и проверьте наличие данных на диске. Задание № 4 Ответьте устно на тестовые вопросы, приведенные ниже. Тестовые вопросы: 1. Какой процесс называют архивированием файлов? а) процесс сжатия файлов; б) процесс восстановления сжатых файлов; в) процесс проверки файлов на вирусы; г) процесс перемещения файлов на внешние носители. 247 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" 2. Что нужно сделать перед тем, как скопировать файл с флешки на компьютер? а) отформатировать флешку; б) проверить флешку на наличие вирусов или вредоносных программ; б) определить свободный объем памяти на компьютере; г) определить размер файла, который планируется копировать. 3. В какой из последовательностей единицы измерения информации указаны в порядке возрастания? а) гигабайт, килобайт, мегабайт, байт; б) гигабайт, мегабайт, килобайт, байт; в) мегабайт, килобайт, байт, гигабайт; г) байт, килобайт, мегабайт, гигабайт. 4. Как называются программы, которые позволяют уменьшить размер файлов с помощью специальных алгоритмов, а также восстановить исходные данные без потерь? а) антивирусы; б) утилиты; в) драйвера; г) архиваторы. 5. Под носителем информации обычно понимают: а) линию связи; б) параметр информационного процесса; в) устройство хранения данных в персональном компьютере; г) компьютер; д) материальную субстанцию, которую можно использовать для записи, хранения и (или) передачи информации. 6. Хранение информации на внешних носителях отличается от хранения информации в оперативной памяти: а) тем, что на внешних носителях информация может храниться после отключения 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» 248 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 "Запись данных на внешние носители" питания компьютера; б) объемом хранения информации; в) возможностью защиты информации; г) способами доступа к хранимой информации. 7. Сжатый файл представляет собой: а) файл, которым долго не пользовались; б) файл, защищенный от копирования; в) файл, упакованный с помощью архиватора; г) файл, защищенный от несанкционированного доступа. 8. Основным накопителем данных в современных компьютерах является: а) системный блок; б) жесткий диск; в) дисковод; г) диск. 9. Сжатый файл отличается от исходного тем, что: а) доступ к нему занимает меньше времени; б) он в большей степени удобен для редактирования; в) он легче защищается от вирусов; г) он занимает меньше места. 10. Какое из названных действий можно произвести со сжатым файлом: а) переформатировать; б) распаковать; в) просмотреть; г) запустить на выполнение. 249 2011 © eduarea.com // Подготовлено для пользователя «apelsin» Для заметок Для заметок Для заметок Для заметок Для заметок