Эволюция теории организации. Классификация организаций. Организационное проектирование

ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ Лекции для студентов заочной формы обучения экономических специальностей и направлений Поздеев А. Н., Бронская Е. Ю. Сибирский федеральный университет, 2015 2 Структура лекционного курса Тема 1. Теория организации как наука Тема 2. Эволюция теории организации Тема 3. Классификация организаций Тема 4. Организация как система Тема 5. Организация как процесс Тема 6. Законы организации Тема 7. Организационное проектирование 3 Тема 1 Теория организации как наука 4 Теория организации Теория организации представляет собой систему знаний о законах функционирования и развития организационных отношений в природе и обществе. 5 Организация – многосмысловой термин Пять наиболее употребляемых значений этого термина: 1. Организация трактуется как степень упорядочения или организованности (порядка) системы, негэнтропии системы. 2. Организация понимается как процесс упорядочения и формирования структуры системы. 3. Организация рассматривается как социальная или биологическая система. 4. Организация отождествляется с понятием структуры, то есть состава системы и ее различных иерархий. 5. Организация рассматривается как одна из функций управления, направленная на приобретение управляемым объектом новых свойств и характеристик. 6 «Организация» в энциклопедическом словаре 1. Организация как внутреннюю упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленную его строением, например, в производственных системах степень упорядоченности движения материальных производственных потоков в пространстве и во времени или степень упорядоченности отношений между людьми, взаимосвязи между частями целого. 2. Организация как совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, то есть действий организатора, менеджера, по проектированию новой или совершенствованию действующей организационной модели. В этом случае организация рассматривается как одна из функций управления, направленная на приобретение объектом новых свойств и характеристик. 3. Организация как объект управления, то есть «организация», означает объединение совместно работающих людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения определенных общих целей. Здесь организация понимается как характеристика вещи или события, являющегося обычным результатом определенной целенаправленной деятельности (процесса организации) и практически сводимая к понятию организационной модели. В этом случае организация отождествляется с понятием структуры, то есть составом системы и ее различных иерархий. 7 Различие между теорией организации и теорией организаций Теория организации связана с общими и абстрактными организационными принципами; она применима к любой системе со сложной организацией. Теория организаций (теория об организациях) является социальной наукой. В центре внимания ставятся реальные человеческие организации. Она может изучать социальную структуру организаций и в этом случае будет рассматриваться как раздел социологии; она может изучать поведение индивидуумов или групп в качестве членов организаций и в этом случае будет рассматриваться как раздел социальной психологии; она может изучать принципы руководства и контроля в организациях и тогда становится частью политологии. 8 Роль других наук в теории организации (1) 1) Теория управления. Теория управления отвечает на вопрос: «Как и зачем осуществляется воздействие или взаимодействие?». Теория организации дает ответ на вопрос: «На что (объект) или Где осуществляется это воздействие или взаимодействие?» То есть две данные науки гармонично дополняют друг друга. Теория управления дает теории организации бесценный обобщенный материал об особенностях управления организацией. 2) Экономическая теория – основа всех социально-экономических дисциплин. В теории организации раскрываются особенности человеческих отношений по производству материальных благ – именно того, ради чего и создается большинство организаций. Человек вступает в трудовые, производственные, финансовые и др. отношения, то есть либо сам формирует новые организации, либо стимулирует их возникновение. Таким образом, теория организации получает от экономической теории информацию о том, для чего создаются организации, и как данные объединения производят продукт, создают рабочие места и прибавочную стоимость. 9 Роль других наук в теории организации (2) 3) Теория систем – рассматривает явление с точки зрения входящих в нее элементов, а также всего комплекса отношений возникающих внутри данной социальной системы. Не будем забывать, что организация – открытая динамическая система, а значит - она живет в изменяющейся среде, с которой находится в тех или иных развивающихся отношениях. 4) Социология – социальная наука о человеческих отношениях в различных объединениях людей. Для теории организации данная наука играет существенную роль, так как объединение людей – это основа организации, и особенности данных объединений имеют существенное значение для изучения организаций. 5) Юриспруденция – наука о праве, то есть о том, что защищает человека и регулирует человеческие отношения. В теории организации используются многочисленные юридические нормы, раскрывающие правовой статус тех или иных организаций, форм их существования, взаимодействия друг с другом и др. 10 Роль других наук в теории организации (3) 6) Социальная психология – наука, родственная социологии, отвечающая на вопросы об особенностях существования человеческих коллективов. 7) Психология – социальная наука о «внутреннем мире» человека, его сознательных и бессознательных особенностях. Для ТО данные аспекты имеют важное значение в силу того, что все решения, включая управленческие, в организации принимаются человеком, соответственно его психологическое состояние, основы мотивации, волевое начало, самоорганизация, восприимчивость и др. играют существенную роль в функционировании и развитии организации. 8) История – «наука о былом», то есть о том, что было раньше и играло тогда существенную роль. В ТО нужно учитывать исторический опыт человечества, в том числе историю человеческих отношений и особенности построения организаций как объединения людей в предыдущие исторические периоды. 11 Роль других наук в теории организации (4) 9) Информатика – наука об информации, занимающаяся изучением особенностей производства, передачи, обработки, обобщение, использования и осуществления иных операций с данными. Без притока новой информации современная наука умирает. Соответственно ТО является активным потребителем результатов информационной науки, включая не только методы обработки информации, но и применяя формы и способы организации информационного пространства в социальных, в том числе производственных, системах. 10) Политология – социальная наука о человеческой деятельности по борьбе за завоевание, обладание, сохранение и использование власти. Для теории организации данная наука имеет существенное значение, так как в любой социальной системе существует властный элемент, необходимый для целенаправленной деятельности данной организации. 12) Специальный менеджмент – отдельные управленческие науки, раскрывающие особенности функционального, отраслевого и иного менеджмента. Данные знания необходимы в ТО для применения общих организационных особенностей в конкретных управленческих ситуациях. 12 Объект и предмет теории организации Теория организации представляет собой фундаментальную всеобщую организационную науку о законах функционирования и принципах формирования целостных образований (систем) самой различной природы. Объектом изучения теории организации является любой исследуемый объект, который может быть представлен через взаимоотношения между частями целого или целого с окружающей его внешней средой. При этом необходимо помнить, что законы организации едины для любых объектов, а сами разнородные явления отождествляются через аналогию связей и закономерностей. Объектом приложения теории организаций выступают преимущественно социально-экономические системы, прежде всего хозяйствующие субъекты Предметом теории организации являются организационные отношения, то есть связи и взаимодействия между различного рода целостными образованиями и их структурными составляющими, а также процессы и действия организующей и дезорганизующей направленности. 13 Предмет теории организации Организационные отношения Формирования Конъюгация Цепная связь Дезингрессия Кризисы Регулирования Механизм подвижного равновесия 14 Конъюгация – соединение элементов и комплексов между собой, этап развития системы, когда формируются связи и начинается взаимодействие между отдельными элементами системы «толчок» к возникновению или изменению (разрушению либо развитию) • Организация • Дезорганизация • Нейтралитет 15 Цепная связь Ингрессия – «вхождение», образование связующего промежуточного звена между разнородными звеньями при формировании новой целостности (созд-е посредника для более эф. связей), выражает этап перехода системы к новому качеству (сплоченность, взаимопонимание, сработанность коллектива) Прямое взаимодействие 16 Дезингрессия и разрыв связей Дезингрессия - процесс деградации системы, ее распада как целостного образования, (расхождение) – образование нейтрализующего разрушающего звена в процессе дезорганизации какой-либо целостности. Разрыв связей, основанный на дезингрессии, создает отдельные комплексы, это называется кризисом организации: • кризис-С – соединительный, конъюгационный, при котором из образовавшихся отдельных комплексов создаются новые системы с дальнейшим их преобразованием: • кризис-D – дезъюктивный, разъединительный – полученные комплексы разрушаются и поглощаются другими организациями. 17 Механизм регулирования орг.отношений (механизм подвижного равновесия) • Структурную устойчивость систем подвижного равновесия выражает закон равновесия, сформулированный Ле Шателье для физ. и хим. систем, но в действительности имеющий универсальный характер. • В обобщенном виде закон формулируется так: всякая система подвижного равновесия стремится измениться таким образом, чтобы свести к минимуму эффект внешнего воздействия, сохраняя при этом свою качественную определенность. • Иллюстрацией могут служить весы в их спокойном состоянии, вода и лед в одном сосуде при 0 °С, реакция человеческого организма на тепло и холод. Сущность закона состоит в том, что в таких системах совершаются противоположные процессы, взаимно нейтрализующие друг друга на некотором уровне. Усиление одного процесса приводит к росту противодействия другого до определенного предела. 18 Механизм регулирования орг.отношений (механизм подвижного равновесия) • Механизм реализации закона Ле Шателье А.А. Богданов назвал «бирегулятором», имея в виду, что в системах подвижного равновесия происходит двойное внутреннее регулирование: сравнение фактического состояния системы с заданным (запрограммированным) и передача определенного сигнала о расхождении, заставляющего систему вернуться в заданное (равновесное) состояние. Механизм бирегулятора полностью эквивалентен механизму обратной связи, широко используемому в различных областях знаний, в частности в управлении, где он выступает одним из принципов. 19 Функции теории организации • Теория организации (как наука и учебная дисциплина) выполняет следующие функции: • познавательную – проявляется в раскрытии процессов организации и самоорганизации социальных систем, закономерных тенденций организационного развития, динамики различных социальных явлений и событий; • методологическую – так как теория организации является комплексной, интегрирующей наукой и исследует организационные отношения на макро- и микроуровнях как системные образования, то представляет собой методологическую базу для частных теорий, изучающих аспекты организационной деятельности; • рационально-организующую – обобщение опыта организационной деятельности, разработка оптимальных моделей организации и структур, определения социальных технологий; • прогностическую – позволяет предугадать организационные явления и события 20 Тема 2 Эволюция теории организации 21 Схема развития теории организации 22 Развитие взглядов на организацию Имя, школа Платон Период 428-348 до н.э. Аристотель З84-322 до н.э. Характеристика Называет пять форм организации правления: аристократия (правление лучших), тимократия (правление худших и корыстных), олигархия (правление сильных и имущих), тирания и демократия (результат мятежа бедняков, уничтожающих и изгоняющих противников и делящих с оставшимися власть). сформулировал принципы демократического управления: богатые и бедные участвуют в управлении на базе очень низкого имущественного ценза; к занятию должностей допускаются все граждане, за исключением тех, кто подвергается судебному преследованию и за абсолютным исключением рабов; суверенен народ, а не закон Развитие взглядов на организацию (продолжение) Имя, школа Период Характеристика Школа научного управления Ф.У. Тейлор, Ф. Гилбрет, Л. Гилбрет, Г. Гант и др. 18851920 гг. Рассматривались проблемы повышения эффективности и производительности рабочей силы. Основной объект исследования: низовое управленческое звено. Выступали за отделение функции управления от исполнительной работы Классическая или административная школа в управлении А. Файоль, Л. Урвик, А.П. Слоун 19201950 гг. Стремились к выработке универсальных принципов управления, которые должны были обеспечить успех организации (сделать ее эффективной). Систему управления, по их мнению, следует строить по принципу функционального деления организации. Бюрократическая теория организации Макс Вебер 18641920 гг. Подразделяет организации в зависимости от способа осуществления власти: харизматического, традиционного и рациональнолегального. Бюрократия - самая эффективная форма для организации, так как она не зависит от капризов руководителя или устаревших традиций. 23 Развитие взглядов на организацию (продолжение) Имя, школа Период Характеристика Школа человеческих отношений (неоклассическая школа) —Э. Мэйо, М. П. Фоллетт и др. 1930-1950 гг. Стали уделять внимание человеческому фактору как неотъемлемому слагаемому организационной эффективности. Для повышения эффективности компании менеджеры должны учитывать настрой отдельных групп работников Мотивы поведения людей определяют не экономические силы, а потребности, причем не всегда материальные. Поведенческая школа Ч.Барнард, К.Арджирис, Р.Лайкерт, Д.МакГрегор, Ф.Герцберг 1950-по настоящее время Руководитель получает власть от людей, желающих, чтобы ими управляли. Восприятие власти зависит от степени понимания подчиненным распоряжения менеджера; степени соответствия распоряжения целям организации; соответствия распоряжения личным потребностям и интересам работников Теория административног о поведения Г. Саймон и Дж.Марч 1950-по настоящее время Основой управления является принятие решений. Институты и организации анализируются и с точки зрения реальных процессов, и с точки зрения процессов познания. 24 Развитие взглядов на организацию (продолжение) Имя, школа Период Характеристика Школа науки управления (с точки зрения количественных методов) К.У.Черчмен,Р.Л.Акоф ф, Н.Винер 1950-по настоящ ее время Широко применяли математические модели к решению организационных проблем. Системный подход Ч.Барнард,Ф.Селзник , Г. Черч,Н. Винери др. конец 1950-хнастоящ ее время Представляют организацию в качестве совокупности взаимозависимых частей, объединенных общей целью – выживание и преуспевание. Менеджеры должны решать проблемы отдельных подразделений организации, но при этом учитывать влияние изменений, происходящих водной части на все остальные и организацию в целом. Организацию следует рассматривать как открытую систему, активно взаимодействующую со своей окружающей средой. Теория организационного потенциала— И.Ансофф 1970-по настоящ ее время; Первоочередная задача руководства компании – решение стратегических проблем в меняющихся условиях окружающей среды 25 Развитие взглядов на организацию (продолжение) Имя, школа Период Характеристика Теория Гласиер (универсальная теория формирования организаций) У.Б.Д.Браун, Э.Джеквес 19401950 гг. Организация как система состоит из минимум 4 подсистем: исполнительной, апелляционной, представительской, законодательной Ситуационный подход Р.Моклер,П. Дракер 1960настоящ ее время Взгляды сторонников данного подхода отражают попытку представить алгоритм действий организации в разных ситуациях. Процессный подход А. Файоль 1920настоящ ее время Управление — это серия взаимосвязанных управленческих функций. Управленческая функция —цепочка взаимосвязанных действий (процесс). Функции управления сводятся к четырем: планирование, организация, мотивация, контроль 26 Развитие взглядов на организацию (окончание) Имя, школа Период Характеристика Теория институтов и институциональн ых изменений Д. Норт,Ц. Хирш,Э. Кич и др. Конец 1980-х — начало199 0-х гг. Оценивает влияние на организацию различных институтов, то есть «правил игры, по которым играют различные экономические организации» К формальным институтам относятся нормативноправовые акты; к неформальным — обычаи, мораль, договоры и др. Теория способов управления (трансакционных издержек) О.Уильямсон Конец 1980-х гг. «Фирму… полезнее рассматривать как способ управления сделками». Различаются три типа управления компанией: 1) рыночный, при котором внутри компании существует рынок, подразделения самостоятельны и взаимодействуют на основе договоров, есть и трансакционные издержки; 2) иерархический, когда в основе построения компании лежит принцип пирамиды, решения принимаются наверху пирамиды и существуют бюрократические издержки; 3) гибридный, сочетающий элементы рыночного и иерархического типов. 27 28 Классическая теория организации Классическая теория организации занималась практически исключительно изучением структуры формальной организации. Она построена на следующих ключевых основах: - разделение труда, - линейные и функциональные процессы, - структура и нормы управляемости (объем управления). Из этих главных элементов и формируется почти вся классическая теория организации. Классическая теория организации занимается принципами, общими для всех организаций. Это — макроорганизационный взгляд. 29 1.1 Научная организация труда Научная организация труда (НОТ) — процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта. Термином «НОТ» характеризуют обычно улучшение организационных форм использования живого труда в рамках отдельно взятого трудового коллектива (например, предприятия). Задачи, которые решаются в рамках НОТ: • Совершенствование форм разделения труда; • Улучшение организации рабочих мест; • Рационализация методов труда; • Оптимизация нормирования труда; • Подготовка рабочих кадров. Основоположником научной организации труда считается Фредерик Тейлор (1856—1915), отсюда её другое название — тейлоризм. 30 ПРЕДСТАВИТЕЛИ РОССИЙСКОЙ ШКОЛЫ НАУЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА Богданов Александр Александрович автор фундаментального труда Тектология. Всеобщая организационная наука» (1912г). • Основная идея тектологии состоит в тождественности природных и общественных явлений с организационной точки зрения. Каждый элемент природы или общества необходимо рассматривать как систему, для которой важны как отношения между частями, так и отношения целого с внешней средой. Главным для тектологии А. Богданов считал установление объективных закономерностей возникновения, функционирования и разрушения систем или организационных комплексов. • А. Богданов рассматривал организацию как целое, которое больше суммы своих частей. Организация, по Богданову, — это сеть процессов производства ее составляющих, а структура — особый пространственно-временной образ произведенных составляющих. 31 ПРЕДСТАВИТЕЛИ РОССИЙСКОЙ ШКОЛЫ НАУЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА Осип Аркадьевич Ерманский (1866—1941). В 1918 г.вышла его книга «Система Тейлора». Затем — книга «Научная организация труда и производства и система Тейлора», которая выдержала с 1922 по 1925 гг. пять изданий, переведена в Германии, Австрии, Швейцарии и других странах. О. А. Ерманский большое внимание уделял методам изучения затрат рабочего времени и рационализации трудовых процессов, стандартизации организационных решений, механизации производства, организации массового производства и непрерывных потоков и др. 32 ПРЕДСТАВИТЕЛИ РОССИЙСКОЙ ШКОЛЫ НАУЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА Алексей Капитонович Гастев (1882—1939). Основные его научные труды: «Как надо работать» (1921), «Трудовые установки» (1924). «Нормирование и организация труда» (1929), «Научная организация труда» (1935). В 1920 г. он создал и возглавил Институт труда при Всесоюзном центральном совете профессиональных союзов (ВЦСПС), преобразованный в 1921 г. в Центральный институт труда (ЦИТ). 33 1.2 Административная теория организации и управления Основной вклад представителей административной теории организации состоит в том, что они рассматривали управление организацией как универсальный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных функций, и изложили основные принципы управления. Они сформировали систематизированную теорию управления всей организации, выделив управление как особый вид деятельности. Основоположник - Анри Файоль ( 1841 - 1925) — французский горный инженер, теоретик и практик менеджмента, основатель административной (классической) школы управления. 34 Согласно этой теории управление определяется как «ведение предприятия к определенной цели», при которой «извлекается максимум из имеющихся в распоряжении организации ресурсов». Содержание теории организации и управления вообще и административного управления в частности сводится к двум проблемам деятельности администрации: 1. что делать (функции управления) — все функции управления рассматриваются как универсальные, обязательные для руководителя любого уровня, хотя их соотношение и изменяется на разных уровнях управления и исключение одной из них разрушило бы всю логику управления. Функции управления трактуются как основа «науки администрирования». Файоль выделял пять универсальных функций (в его терминологии — «стабильных элементов» управления): предвидение; организация; распорядительство; координация; контроль; 35 2. как делать (принципы управления) — как относительно более гибкий компонент системы управления. Принципы управления — это постоянно пополняющийся перечень положений, обобщающих практику руководителя и трактуются как основа «искусства администрирования». Файоль определил перечень универсальных принципов управления: • власть; • дисциплина; • единство командования; • единство руководства; • подчинение индивидуальных и ведомственных интересов общей цели; • вознаграждение; • централизация; • иерархия; • порядок; • равенство; • корпоративный дух. 36 1.3. Неоклассическая теория организации Неоклассический подход включает в себя систематическое обращение к неформальной организации, показывая ее влияние на формальную структуру. Чутко учитывает человеческий фактор. Множество отклонений от классической модели управления явились результатом человеческого поведения. Единственный способ понять эти отклонения - подвергнуть микроскопическому исследованию специфические ситуационные аспекты человеческого поведения. Таким образом, роль неоклассической школы - микроанализ. Своеобразным направлением развития неоклассической теории фирмы стали управленческие теории. Наиболее известными являются теория Баумоля У. и теория Марриса Р. (В 30-50-х гг. XX в. ) 37 Неоклассическая теория следующие постулаты: организации предполагает • ограниченность ресурсов; • рациональное поведение экономических субъектов; • бесплатность рыночных трансакций для производителя. Эти постулаты, взятые вместе, предопределяют рассмотрение фирмы на базе технологического подхода, когда она становится некой материализованной формой существования производственной функции. Фирма выступает в виде «черного ящика» с затратами на входе и выпуском продукции на выходе. Все внимание сосредоточено здесь не на том, что происходит внутри этого «черного ящика», а на том, что происходит на его границе с внешней средой. 38 1.4 Новый количественный подход в теории организации Для данной школы характерны следующие черты: • использование научного анализа для определения лучшего способа решения хозяйственных задач; • целенаправленный отбор работников, лучше всего подходящих для выполнения задач, их обучение; • равномерное и справедливое распределение обязанностей (ответственности) между рабочими и менеджерами; • обеспечение работников ресурсами; • применение материального стимулирования; • сотрудничество администрации с рабочими в деле практического внедрения НОТ. 39 Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется конкретной ситуацией. • Поскольку имеется обилие факторов и их сочетаний, определяющих ситуацию, как в самой организации, так и окружающей среде, не существует единого для всех « лучшего» способа управления организацией. • Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации. Задача - найти и суметь реализовать этот метод. 40 В качестве ситуационных факторов могут представляться: • • • • • • • • потребности и личные качества подчиненных; характер выполняемой работы (задания); требования и воздействия внешней среды; информация, которую имеют руководитель и подчиненные; важность качества выполняемой работы; степень структуризации работы; степень мотивации подчиненных; возможности руководителя использовать вознаграждения за работу и другие факторы 41 Задача ситуационного подхода связать конкретные приемы и концепции управления с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно. Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить значимые переменные ситуации, и как они влияют на эффективность организации. 42 Теория ситуационного подхода опирается на четыре основных концепции 1. Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления 2. Каждая из управленческих методик имеет свои сильные и слабые стороны. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, - как положительные, так и отрицательные, - от применения данной методики или концепции. 3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных. 4. Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызывали бы наименьший отрицательный эффект, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в существующих условиях внешней и внутренней среды организации. 43 Тема 3 Классификация организаций 44 Понятие организации ОРГАНИЗАЦИЯ т КАК ПРОЦЕСС Целенаправленное воздействие субъекта управления на объект управления КАК ЯВЛЕНИЕ Социальная общность (структура), которая движется в направлении к определенной цели и которая характеризуется четко структурированной системой деятельности, имеющей ясно выраженные границы. 45 Ключевые характеристики организации • Организация – это социальная общность • У организации должна быть цель • Организация имеет четкое структурирование системы деятельности • У организации есть границы 46 Классификация параметров организации ПАРАМЕТРЫ ОРГАНИЗАЦИИ СТРУКТУРНЫЕ КОНТЕКСТУАЛЬНЫЕ описывают внутренние характеристики организаций, образуют основу для их измеримости и сопоставимости характеризуют всю организацию в целом, описывая обстановку, которая воздействует на структурные параметры - ФОРМАЛИЗАЦИЯ - СПЕЦИАЛИЗАЦИЯ - СТАНДАРТИЗАЦИЯ - ИЕРАРХИЯ ВЛАСТИ - СЛОЖНОСТЬ - ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ - ПРОФЕССИОНАЛИЗМ - РАЗМЕРЫ - ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ - ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА - ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ЦЕЛИ И СТРАТЕГИИ - ОРГАНИЗАЦИОННАЯ КУЛЬТУРА Характеристика структурных параметров организации Наименование Описание Формализация измеряется в объемах письменной документации в данной организации, которая включает в себя: – описание процедур – спецификации рабочих мест – регулирующие правила и процедуры – инструкции по организационной политике Специализация (разделение труда) - та степень, в которой организационные задачи подразделяются на отдельные подразделения вплоть до рабочих мест. При интенсивной специализации каждый сотрудник выполняет узкий круг задач. При низком уровне специализации сотрудники выполняют широкий круг задач на своих рабочих местах Стандартизация та степень, в которой сходные виды деловой активности выполняются по унифицированному стандарту. Сложность характеризуется числом организационных подсистем. Измеряется в трех направлениях: вертикально, горизонтально, пространственно 47 Характеристика структурных параметров организации (окончание) Наименование Описание Иерархия власти отражает все уровни субординации (кто кому подчиняется), а также – масштаб контроля менеджера (число его подчиненных). Иерархию демонстрируют вертикальные связи любой орг. структуры. При небольшом (узком) размахе контроля иерархия представляет собой вытянутую в длину пирамиду; при широком – «приземистую», вытянутую в ширину. Централизация Когда все решения принимаются высшим руководством, организация является максимально централизованной. Когда принятие решений делегируется на более низкие организационные уровни, она считается децентрализованной. Профессионализм характеризуется уровнем профессионального образования, а также подготовкой персонала 48 Характеристика контекстуальных параметров организации Наименование Описание Размеры отражают величину организации, т. е. число работающих в ней людей. Организационная технология характеризует сущность производственной подсистемы; включает в себя основные виды техники по осуществлению процесса производства. Окружающая среда включает в себя все элементы, которые действуют за пределами границ организации Организационные цели и стратегия определяют масштабы и направление операций, а также связи данной организации с ее средой. Организационная культура представляет собой, лежащие в самой основе организаций их ценностные установки, убеждения, представления и нормы, которые должны соблюдаться всеми членами. 49 50 Организационное развитие – это (3 подхода) - естественный процесс качественных изменений в организации, производных от ее возраста; - изменение, способствующее росту численности персонала или увеличению размеров организации, и определяющееся нововведениями; - стратегия управленческого консультирования, рассчитанная на изменение социальных отношений, взглядов людей и структуры организации с целью улучшить адаптацию организации к требованиям технологии и рынка. Модели развития организации Авторы, наименование, период Характеристика А. Даун: “Движущие силы роста” (1967). Одна из самых ранних моделей, возникшая на примере правительственных комитетов. Даун предложил три основных стадии. Первая стадия - борьба за автономию возникает до формального рождения или сразу же после него. Она характеризуется стремлением обрести законность и необходимые ресурсы от окружающей среды для достижения “порога выживания”. Вторая стадия стремительного роста - включает быстрое расширение, где подчеркивается инновационность и креативность. Последняя стадия - замедления - характеризуется уточнением и формализацией правил и процедур. Г. Липпитт и У. Шмидт: “Управленческое участие” (1967). Они предположили, что корпорации проходят три стадии в развитии: рождение - создание управленческих систем и достижение жизнеспособности; юность - развитие устойчивости и репутации; и зрелость - достижение уникальности и способности к приспособлению в изменяющихся областях работы. Эта модель описывает шесть основных задач управления, которые изменяются от стадии к стадии. 51 Модели развития организации (продолжение) Авторы, наименование, период Характеристика Б. Скотт: “Стратегия и структура” (1971). Фирмы развиваются от неформальной (“шоу одного человека”) до формализованной бюрократии, и затем до разнообразных промышленных конгломератов. Л.Грейнер: “Проблемы лидерства на стадиях Эволюции и Революции” (1972). Будущее организации определено ее организационной историей. Таким образом, жизнь организации состоит в продвижении компании через стадии, где каждый эволюционный период создает его собственную революцию. Революция - бурный период в развитии организации, требующий серьезного пересмотра методов управления. Путь организации из одной стадии своего развития к следующей лежит через преодоление соответствующего кризиса данного переходного периода. У. Торберт: “Ментальность членов организации” (1974). Организационное развитие тесно связано с развитием чувства общности персонала. Развитие происходит от индивидуальности и диффузности групп к чувству принадлежности и причастности к коллективу. При этом не уточняются механизмы развития. 52 Модели развития организации (продолжение) Авторы, наименование, период Характеристика Ф. Лиден: “Функциональные проблемы” (1975). На стадиях своего развития организации имеют различные функциональные проблемы - проблема адаптации к окружающей среде, приобретение ресурсов, достижение целей и поддержка образцов поведения. Д. Кац и Р. Кан:“Организацио нная структура” (1978). Модель строится на тщательной разработке организационной структуры, отсюда три основных стадии развития - стадия простых систем, устойчивая стадия и стадия разработки структур. Главные предпосылки успеха организации отыскиваются не внутри, а вне ее. Дж. Кимберли: “Внешний социальный контроль, структура работы и отношения с окружающей средой” (1979). Первая распознаваемая стадия возникает еще до фактического создания организации. На этой стадии происходит выстраивание ресурсов и формирование будущей идеологии. Все это приводит к переходу на вторую стадию развития, включающую выбор “главных схем перемещения”, найм персонала. Третья стадия включает формирование организационной идентичности. На четвертой стадии правила становятся более ригидными, структура - формализованной, организация становится более консервативной и предсказуемой в ответ на давление внешней среды. 53 Модели развития организации (окончание) Авторы, наименование, период Характеристика И. Адизес: “Теория жизненных циклов организации” (1979). Модель является эволюционно-телеологической моделью организационного развития, рассматривающая указанный процесс как некий аналог процессов в развитии биологического организма. В процессе роста любая компания сталкивается с определенными трудностями и проблемами, которые можно разбить на две категории: 1) так называемые болезни роста, т.е. проблемы, обусловленные незрелостью компании и которых трудно избежать (как детские инфекционные болезни); 2)организационные патологии, или трудности, которые могут относиться на определенных этапах развития компании к болезням роста, но, будучи не преодоленными, превращаются в патологии, излечиться от которых самостоятельно компания уже не может. Р.Куинн и К. Камерон: “Интегративная модель” (1983). Предложили вариант, обобщающий вышеперечисленные модели. Основной акцент в своем выделении четырех стадий развития они делают на эффективности деятельности организации и её критериях на различных стадиях. 54 55 Жизненный цикл организации совокупность стадий, которые проходит организация за период своего функционирования: рождение, детство, отрочество, ранняя зрелость, расцвет сил, полная зрелость, старение, обновление. Этапы ЖЦО по И. Адизесу (1979г.) № 1 Характеристика стадии ЖЦО Стадия предпринимательства Рождение организации. Акцент на создание продукта и выживание на рынке. Основатели кампании сами занимаются вопросами производства и сбыта. Организация неформальна и небюрократична. Основная черта – творчество. 2 Черты кризиса стадии Потребность в руководстве. Стадия коллективизма Выработка четких целей, определение направления своей деятельности. Подразделения выстраиваются в соответствии с властной иерархией, спецификой деятельности и начинающимся разделением труда. Сотрудники идентифицируют себя с миссией организации, стараются добиться ее успеха. Коммуникация и контроль по большей части неформальны. Основная цель- рост. Потребность в делегировании полномочий. Новый менеджмент успешен, рядовые сотрудники постепенно начинают ощущать потребность в большей самостоятельности. Встает задача найти механизм контроля и координации работы подразделений без прямого надзора сверху. 56 Этапы ЖЦО по И. Адизесу (окончание) № 3 Характеристика стадии ЖЦО Стадия формализации Начинают действовать правила, процедуры и системы контроля. Коммуникации становятся более редкими и формальными. Высшее руководство начинают занимать такие проблемы, как стратегия и планирование. Контроль передается на средний уровень управления. Цельстабильность и расширение рынка. 4 Черты кризиса стадии Необходимость расширения бюрократии. Организация становиться слишком большой и сложной, чтобы ею можно было управлять посредством формальных программ. Стадия совершенствования Компания становится большой и бюрократизированной, с экстенсивными системами контроля, правилами и процедурами. По-новому рассматривается сотрудничество и командная работа. Усиливается социальный контроль и самодисциплина. Формальные процедуры могут быть упрощены и переданы командам менеджеров и рабочим группам. Команды часто формируются из представителей разных подразделений. Возможно деление организации на множество подразделений. Приобретают статус и репутация организации. Менеджеры могут наступать на бюрократию или пытаться ее модернизировать. Потребность в управлении. Достигнув стадии зрелости организация может пережить временный упадок. Кампания перестает соответствовать требованиям окружающей среды. Необходимы инновации. 57 Стадии жизненного цикла организации Стадия Описание Рождение Выявляются неудовлетворенные требования потребителя. Целеустремленность, способность рисковать и преданность делу. Директивный метод руководства. Детство Задача – быстрый успех. Цели – здоровое существование и развитие, а не простое выживание. Нередко вся работа выполняется на пределе возможностей, чтобы не потерять темп возрастающего успеха. Управление осуществляется деятельным и подготовленным руководителем и его первоначальной командой. Отрочество Рост организации осуществляется, как правило, несистематично; организация набирает силу, однако координация проводится ниже оптимального уровня. Налаживается планирование, разработка бюджетов, прогнозов. Расширяется прием на работу специалистов. Основатели организации вынуждены больше выполнять роль непосредственных руководителей, а не предпринимателей, проводя систематическое планирование, координацию, управление и контроль. Ранняя зрелость Экспансия, дифференциация и, возможно, диверсификация. Образуются структурные подразделения, результаты деятельности которых измеряются полученной прибылью. Используются многие общепринятые методы оценки эффективности, должностные инструкции, делегирование полномочий, нормы производительности, экспертиза, организация обучения и развития. Однако начинают проявлять себя тенденции бюрократизма, борьбы за власть. 58 59 Стадии жизненного цикла организации (окончание) Стадия Описание Расцвет сил Цель - сбалансированный рост. Приоритеты: структура, координация, стабильность, контроль наравне с инновациями, совершенствованием всех частей и децентрализацией. Новая продукция, рынок сбыта и технологии должны быть управляемы, а квалификационные навыки управленческого персонала – более отточены. Полная зрелость Имея компетентное, но не всегда ответственное руководство, организация действует практически сама по себе. Уровень доходов вполне приемлем, но темпы роста замедляются. Организация может отклоняться от своих первоначальных целей под влиянием внешнего давления. Старение Этап не наступает, если организация периодически обновляется. Конкуренты покушаются на долю организации на рынке. Бюрократическая волокита, не всегда обоснованная стратегия, неэффективная система мотиваций, громоздкая система контроля, закрытость к новым идеям – все это вместе взятое создает условия для «закупорки артерий». В результате организация постепенно начинает распадаться. Она вынуждена либо принять жесткую систему обновления, либо погибнуть как самостоятельная структура. Обновление Организация в состоянии подняться из пепла как Феникс. Это может сделать новая команда руководителей, уполномоченных на проведение реорганизации и осуществление плановой программы внутреннего организационного развития. 60 Схема этапов жизненного цикла организации 61 Классификация организаций по принципу их построения и функционирования 62 Механизм образования формальных и неформальных организаций 63 Тема 4 Организация как система 64 Система – это совокупность взаимосвязанных элементов, обладающая свойствами целостности и устойчивости. Открытая Признаёт динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организация получает сырьё и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляют их продукцию. Система Закрытая Система является самосдерживаемой. Её главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Такие системы имеют малую применяемость. 65 Признаки системы • • • • • • наличие множества элементов, единая цель для всех элементов, наличие связей между элементами, целостность, определенная структура и иерархичность, относительная самостоятельность элементов. 66 Базовые свойства системы Система стремится сохранить свою структуру Каждая система имеет входное воздействие, систему обработки, конечный результат и обратную связь. Система имеет потребность в управлении В системе формируется сложная взаимосвязь от свойств входящих в неё элементов и подсистем Схема функционирования системы 67 Социальные системы как объект теории организации Выделяются технические, биологические и социальные системы. В рамках теории организации изучаются главным образом социальные системы, так как все другие тем или иным образом можно свести к ним. В качестве главного звена социальной системы выступает человек. В зависимости от главной цели деятельности социальные системы могут быть образовательными, экономическими, политическими, медицинскими и др. Социальные системы, которые занимаются производством товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. 68 Цели и особенности социальных организаций По целям деятельности можно выделить социально-политические, социально-образовательные, социально-экономические и другие организации. Для социально-экономических организаций главной целью выступает получение прибыли; для социально-культурных получение максимальной прибыли стоит на втором месте, главным является достижение определенных эстетических целей; социально-образовательные организации стремятся к достижению высокого уровня современных знаний, а получение прибыли также вторично. Ключевые особенности социальных организаций: • стремление к реализации всего потенциала человеческих возможностей и способностей; • формирование единства интересов людей (личных, коллективных, общественных), что является основой любой системы; • сложность, подвижность, высокий уровень неопределенности. 69 Внутренняя среда организации 70 Цели Технология Задачи Структура Люди Конкретные конечные состояния или желаемый результат, которая стремится добиться группа, работая вместе. У организации могут быть разнообразные цели. Они бывают краткосрочные, долгосрочные, промежуточные. Средство преобразования сырья (труд, инфо, материалы) в конечные продукты или услуги. Технология применяемая в организации зависит от типа производства: единичное, серийное, массовое. Предписанная работа, серия или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговорённые сроки. Задачи организации делятся по видам работ: работа с людьми, с предметами и инфо. Это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации. Руководство достигает целей организации через своих сотрудников. Люди являются центральным фактором в любой системе управления 71 Организационная структура 72 Внешняя среда организации 73 Вязкость – Взаимосвязанность – Сложность – количественная мера усилий для освоения в производстве ед. материальных, финансовых и информационнотехнических ресурсов. все факторы внешней среды взаимосвязаны. Это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие. понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого фактора. Количество факторов зависит от сложности производства: число применяемых технологий, ассортимента, уровня квалификации кадров. Подвижность – это Неопределённость – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. зависит от наличия необходимой информации, которой располагает организация по конкретному фактору, а также от её точности. 74 СПОСОБЫ УПРАВЛЕНИЯ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДОЙ АДАПТАЦИЯ ВОЗДЕЙСТВИЕ (направлена на факторы прямого и косвенного влияния) (направлено в основном на факторы прямого влияния) - структурная сложность - создание буферных зон и пограничных участков - дифференциация и интеграция - тип орг. структуры (механистическая или органическая) - институциональное подражание (имитация) - планирование и прогнозирование - приобретение в собственность, установление контроля - контрактирование -совместные предприятия - наем руководителей из других компаний - реклама, PR - политическая деятельность - профессиональные ассоциации - нелегальные виды деловой активности 75 STEP (PEST) – анализ • - это анализ социальных (S – social), технологических (Т – technological), экономических (Е – economic), политических (Р – political) факторов. Основные положения STEP-анализа: • Стратегический анализ каждого из четырех указанных компонентов должен быть достаточно системным, так как или иначе взаимосвязаны • Нельзя полагаться только на эти компоненты внешней среды, так как реальная жизнь значительно шире и многообразнее • STEP-анализ не является общим для всех организаций, так как для каждой из них существует свой особый набор ключевых факторов 76 Этапы STEP (PEST) – анализа • Разработка перечня главных стратегических факторов, которые имеют высокую вероятность реализации и воздействия на функционирование предприятия • Оценка важности каждого события для данного предприятия путем присвоения ему определенного веса от единицы (важнейшее) до нуля (незначительное). Сумма весов должна быть равна единице, что обеспечивается нормированием • Оценка степени влияния каждого фактора-события на стратегию предприятия по 5-ти балльной шкале: «пять» – сильное воздействие, серьезная опасность; «единица» – отсутствие воздействия, угрозы • Определение взвешенной оценки путем умножения веса фактора на силу его воздействия и подсчитывание суммарной взвешенной оценки для данного предприятия 77 Матрица STEP (PEST) - анализа 78 79 Свойства больших систем • Эмерджентность – 1. одно из первично-фундаментальных свойств больших систем, означающее, что целевые функции отдельных подсистем, как правило, не совпадают с целевой функцией самой БС; 2. появление качественно новых свойств у организованной системы, отсутствующих у ее элементов и не характерных для них. • Синергичность – одно из первично-фундаментальных свойств больших систем, означающее однонаправленность действий в системе, которое приводит к усилению (умножению) конечного результата. • Мультипликативность – одно из первично-фундаментальных свойств больших систем, означающее, что эффекты, как положительные, так и отрицательные, в БС обладают свойством умножения. 80 Подсистемы организации Подсистема — это набор элементов, представляющих относительно автономную область внутри системы. ПОГРАНИЧНЫЕ ЗОНЫ ПОГРАНИЧНЫЕ ЗОНЫ Ресурсы на входе ПРОИЗВОДСТВО АДАПТАЦИЯ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЕ Готовая продукция на выходе Характеристика подсистем организации Подсистема Описание Пример Пограничные участки/зоны занимаются вопросами взаимодействия «ввода» и «вывода» ресурсов, т.е. несут ответственность за осуществление ОБМЕНА с окружающей средой. Служба снабжения (ввод материальных ресурсов); Отдел кадров (ввод человеческих ресурсов); Финансовая служба (ввод финансовых ресурсов); Маркетинговая служба, исследовательские подразделения, аналитики и т.п. (ввод информационных ресурсов); Служба сбыта, торговые точки и представители, служба маркетинга (вывод готовой продукции) Производство Осуществляют процесс трансформации полученных на входе ресурсов в готовую продукцию. Производственные предприятия – производственный отдел, цех.; Научные предприятия – лаборатория; Торговые предприятия – отдел фасовки, маркировки, продавцы; Финансовые предприятия (банки) – маркетинговый отдел, кредитные инспекторы и т.п.; Транспортные предприятия – водители, экспедиторы, оформители груза, погрузчики и пр. 81 Характеристика подсистем организации (окончание) Подсистема Описание Пример Вспомогатель ные службы Несут ответственность за то, чтобы процесс производства шел гладко, без сбоев, и обеспечивают содержание всей организации на должном уровне. Уборка, охрана помещений, ремонт оборудования и зданий, охрана труда, социальные службы и.т.п. Адаптация Отвечает за реализацию изменений в организации, постоянно следит за внешней средой, несет ответственность за внедрение инноваций Маркетинговая служба, подразделения НИОКР, аналитический отдел, высшее руководство и пр. Управление Отвечает за координацию деятельности всех других орг. подсистем и направляет их к единой орг. цели. Менеджмент организации 82 83 КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ Признак Наименование Содержание систем 1. Степень взаимоде йствия системы с внешней средой 1.1. Изолированные (искусственные) Системы, не имеющие с внешней средой прямой и обратной связи, без выхода и входа 1.2. Закрытые Системы, имеющие с внешней средой только одну связь (в систему или из нее) 1.3. Открытые Системы, имеющие с внешней средой прямую и обратную связи, вход и выход 2. Размер системы 2.1. Малые Системы с количеством компонентов менее 30 2.2. Средние Системы с количеством компонентов от 31 до 300 2.3. Большие сложные Системы с количеством компонентов свыше 301 3.1. Биологические Живые организмы. 3.2. Технические Изделия, состоящие из сборочных единиц и деталей, выполняющие заданные функции 3.3. Социальноэкономические Комплексные структуры, состоящие из экономических, производственно-технических и социальных структур, выполняющих различные цели 3. Виды систем КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ (продолжение) Признак Наименование Содержание систем 4. Степень свободы по отношению к внешней среде 4.1. Относительно самостоятельные, независимые Системы, функционирующие самостоятельно и выполняющие заданные функции и цели 4.2. Несамостоятельные (подсистемы) Системы (подсистемы), входящие в глобальную систему как неотъемлемый компонент 5. Уровень специализации 5.1. Комплексные Системы, выполняющие весь комплекс функций или работ по стадиям жизненного цикла объекта 5.2. Специализированные Системы, специализирующиеся на выполнении функции или работы на одной стадии жизненного цикла объекта 6.1. Системы кратко временного действия Системы, функционирующие короткий промежуток времени, или разового применения 6.2. Дискретные Системы, функционирующие определенный промежуток времени (интервал) 6.3. Долговременные Системы, длительность функционирования которых практически не ограничена 6.Продолжительность функционирова ния 84 КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ (окончание) Признак 7. Способ описания системы 8. Тип используемых в субстанции системы величин Наименование Содержание систем 7.1. Детерминированные (функциональные) Системы, поведение которых точно описывается однозначной функцией 7.2. Стаохостические (вероятностные) Системы, поведение которых описывается в терминах распределения случайных величин или вероятностей. 7.3. Нечеткие (описательные) Системы, поведение которых описывается качественно, а не количественно 8.1. Физические Системы, имеющие вещественную субстанцию 8.2. Абстрактные Системы, имеющие логическую, математическую и другие виды невещественной субстанции 85 86 Систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность. Принципы соответствия статической и динамической организации Принцип Характеристика приоритета цели то наивысшим приоритетом пользуются цели, далее идут задачи и последними стоят функции приоритета функций над структурой при создании организаций новые организации создаются для осуществления определенных целей. Каждая цель реализуется путем выполнения ряда задач. Задачи объединяются по общим признакам, и для них определяется набор функций; приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения Учредители подбирают все элементы — персонал, продукцию, расположение организации. При создании следует стремиться к созданию хорошего микроклимата, а также профессиональным характеристикам набираемого персонала. приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций руководителей и главных специалистов организации следует подбирать под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости. 87 Принципы соответствия статической и динамической организации Принцип Характеристика соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач; соответствия распорядительства и подчинения у каждого работника должен быть только один линейный руководитель, число функциональных руководителей не ограничено. Не должно быть перекрестного подчинения одних и тех же людей (подчиненный по другим каналам является руководителем своего начальника). соответствия эффективности производства и экономичности в каждой организации должно быть соответствие между эффективностью и затратами. Как правило, приоритет отдается эффективности; оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления Зачастую слишком маленькие или слишком большие организации функционируют менее эффективно, чем средние; 88 Принципы соответствия статической и динамической организации (окончание) Принцип Характеристика прямоточности производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций; ритмичности производственные и информационные процессы должны идти равномерно с заданными временными интервалами; пропорциональности производственные и информационные процессы должны идти по календарному графику, чтобы избежать простоев и затоваривания; синхронизации (системный принцип): в рамках производственных и информационных процессов надо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который бы подстраивалась работа других подразделений. 89 90 Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачи, увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Системный подход в управлении означает всестороннюю проработку принимаемых решений, анализ всех возможных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направлениях. 91 Управление на основе системного подхода включает три этапа: 1. Определение сферы, уточнение области субъекта управления, ориентировочное установление адекватных сфер, областей и масштабов деятельности, информационных потребностей. 2. Осуществление необходимых исследований (системный анализ). 3. Разработка альтернативных вариантов решения определенных проблем и выбор оптимального варианта по каждой задаче с применением экспертных оценок, в том числе и независимых экспертов. 92 Тема 5 Организация как процесс 93 Генезис (от греч. genesis — происхождение) — исследование процесса на стадиях возникновения, становления и развития. Как, собственно, весь процесс, так и любой его отрезок осуществляются на протяжении определенного промежутка времени, получившего название «период». Период (от греч. periodos — круг времени) — продолжительность процесса или его составляющей части во времени. В таком понимании и употреблении термин «период» имеет ярко выраженное процессуальное применение, отражающее его внутреннюю временную структуризацию. Вместе с тем он становится исходным положением определения свойства периодичности, имеющего важное значение в представлении и исследовании организации как процесса. Периоды возникновения, становления и развития любой организации объективно сменяются периодами стагнации, распада и ликвидации, что в комплексе определяет понятие «онтогенез». Онтогенез (от греч.ontos — сущее и генезис) — отражение существования организации периодами ее возникновения, становления, развития, стагнации, распада и ликвидации. 94 С другой стороны, периодическое повторение осуществления отрезка процесса, соответствующего шести этим составляющим, представляет собой жизненный цикл любой организации как объективно сложившуюся и необходимо осуществляющуюся последовательность сменяющих друг друга состояний. Цикл (круг) — периодически повторяющаяся последовательность. На этом основании в ТО циклом принято называть периодически повторяющуюся последовательность состояний с периодом, определяющим время ее осуществления. В том случае, когда период повторения определенной выше последовательности соответствует всей продолжительности существования организации, он получает наименование жизненного цикла. Часть жизненного цикла организации или любого другого цикла, определяющая сущность, продолжительность и момент проявления происходящего на протяжении конкретного отрезка процесса, выражается понятием «фаза». 95 Фаза (появление) — момент или часть процесса, характуризующаяся явно воспринимаемым образом. Оно чаще всего применяется для определения внешнего, образного восприятия состава и содержания рассматриваемой части процесса, вида и сущности наблюдения происходящего на ее протяжении. Это позволяет относить анализируемое или синтезируемое к той или иной характерно идентифицируемой части процесса. Анализ процесса или его части по критерию качественной однородности содержания осуществляемых на их протяжении перемен приводит к выделению стадии. Стадия (ступень развития) — часть процесса, характеризующаяся однородностью происходящего. Этим понятием, как правило, выделяется существенное внутреннее содержание происходящего на протяжении конкретной части процесса, приводящее к явным, серьезным, качественным переменам в состоянии организации. 96 Необходимость разработки, проектирования, осуществления, проведения оперативного анализа, оценки эффективности осуществления процесса и возможности влияния на него еще в ходе реализации приводит к выделению этапа как результата разделения процесса на отрезки, характеризующиеся получением конкретного промежуточного результата. Суть применения этапного подхода проявляется в стремлении к обеспечению возможности оптимизации процесса организации на всем его протяжении. Этап (часть пути) — отрезок процесса, выделяемый получением промежуточного результата. Наконец, одной из основополагающих, первичных составляющих любого процесса является целенаправленная операция, складывающаяся из разнообразных, определенным образом комбинируемых универсальных действий. Именно операция, ее профессиональное содержание и последовательная кооперация в целенаправленный процесс и представляют собой первичное выражение сущности организации. 97 Операция (действие) — профессионально организуемая комбинация действий, обеспечивающая достижение необходимого результата. С позиций теории организации логическая последовательность выделения приведенных и определенных выше основных составляющих процесса представляется следующим образом: из простейших первичных действий целенаправленно и последовательно складываются все профессионально выполняемые операции, они объединяются в образно выраженные стадии организации, результаты осуществления которых выделяют промежуточные этапы, входящие в характерно выявляемые и наблюдаемые фазы циклов, из которых в конечном счете и строится процесс в целом 98 Процесс как последовательное изменение состояния прежде всего определяется во времени, и при выявлении его сущности, состава, содержания наиболее полно представляется последовательностью явлений или событий. При этом основные организационные различия между этими двумя понятиями заключаются в том, что явления по своей природе объективны, а события содержат или допускают возможность субъективного участия в своей организации. Таким пониманием определяется объективная, смешанная и субъективная природа организации, формирование и развитие причинно-следственных связей между проявлениями, обусловливаются их место и роль в осуществлении и представлении процесса организации. Отсюда динамическую организацию как процесс можно достаточно полно и убедительно определить и представить последовательностью происходящих перемен. 99 Системный подход к определению сущности, классификации законов теории организации обусловил не только выделение и формирование таких основных категорий организации (как процесса или системы), соответствующих принципов и т. д., но и формирование, становление и развитие связей между ними. Основой построения и представления этих связей служит собственно организация как объединяющий процесс, а их сущность раскрывается и развивается общей логикой объективной, субъективной и смешанной организации. В этом смысле организация как процесс более точно определяется и представляется последовательностью установления и развития связей. 100 Анализируя данную последовательность, можно достаточно определенно раскрыть преемственность внутри ее составляющих, понимая при этом, что в частном случае их состав может быть более или менее детерминирован. Например, выделение фаз характерно для проведения наблюдений за процессами объективной организации и отражения представлений об их осуществлении в графической или иной образно запоминающейся форме. Вместе с тем периодически повторяющаяся последовательность фаз, объединяя, как правило, строго выделенные этапы, составляет законченный цикл того или иного процесса субъективной или смешанной организации. 101 Свойства формирования процесса организации Свойство Характеристика Устойчивость связана с созданием некоторого запаса, компенсирующего возможные отклонения при корректировке цели, изменении ситуации или изменении варианта решения. Изменчивость означает подготовку запасных вариантов при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий. Непрерывность предполагает эволюционные изменения в выполнении операций на каждом этапе. Дискретность связана с постепенным наращиванием или ослаблением до заданного состояния одного из этапов (начинают обычно с цели) с последующим переходом к следующему этапу. Цикличность постоянная коррекция выполняемых операций на основе промежуточных результатов. Однократность подразумевает однократное прохождение по всем этапам процесса и достижение поставленной цели, что предполагает высокий уровень профессионализма руководителя и благоприятные условия для выполнения цели 102 103 Принципы формирования процесса организации • направленность процесса на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий; • при выявлении проблемы следует учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс; • максимальное сокращение субъективных факторов; влияния на процесс • обеспечение процесса оптимальной информационной средой; • обоснование (согласование, утверждение) процедур и операций каждого этапа; • обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации. 104 Тема 6 Законы организации 105 Деятельность любой организации подчиняется действию различных зависимостей, законов и закономерностей, которые являются важной составной частью всех процессов, происходящих в организации. • Зависимость в организации − это характер связи между параметрами входа и выхода системы, поддающийся осмыслению. Классификация зависимостей Наименование Характеристика Объективные не связаны с волей людей, изменить их нельзя, но можно использовать во благо организации Субъективные формируют сами люди для реализации глобальных целей организации или страны Кратковременные Зависимость выбора вариантов решения оперативного планирования (при корректировках) от имеющегося времени, зависимость сверхурочной производительности труда от величины оплаты; зависимость подбора кадров от личностных качеств нового руководителя и т.д. Долговременные зависимость заработной платы работника от его производительности, зависимость прибыли организации от величины спроса на ее продукцию, зависимость производительности труда аппарата управления от его информированности и др.) Моральные предполагают соблюдение установленных в обществе норм поведения человека, идеалов добра и зла Аморальные связаны с обычаями или традициями, так или иначе нарушающими общепризнанные права человека (зависимости, проявляющиеся 106 в незаконных общественных организациях) 107 • Закон в организации − это связь между элементами, имеющая необходимый, существенный, устойчивый и повторяющийся характер. • Закономерность в организации − вариант действия закона в конкретной, ограниченной области, описываемый простой аппроксимацией. 108 Зависимости, законы и закономерности связаны между собой: зависимости являются основой для формулирования закона, на основании закона могут быть сформированы закономерности, в свою очередь, законы и закономерности могут способствовать формированию новых зависимостей. Закон организации может реализовываться в активном и пассивном режиме. При активном режиме работники организации, зная объективный, не зависящий от них характер действия закона, будут его учитывать и использовать в деятельности организации. При пассивном режиме работники организации, не принимая во внимание объективное действие закона, вынуждены лишь приспосабливаться к результатам действия закона, которые могут быть и негативными для организации 109 Классификация законов организации 110 Закон синергии Формулировка закона: для каждой организации существует такой набор ресурсов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее ресурсов, либо существенно меньше. 1. Сумма свойств организованного целого не равна арифметической сумме свойств каждого из его элементов по отдельности. 2. Сумма свойств организованного целого превышает арифметическую сумму свойств каждого из его элементов по отдельности. 3. Наличие для любой организации такого набора элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров и т.д.), либо существенно меньше. 4. С точки зрения системного подхода: сумма свойств системы (организации) не равна сумме свойств ее компонентов (частей, элементов) 111 Закон синергии (окончание) • Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор ресурсов, при котором бы ресурсы оптимально взаимодействовали между собой, создавая эффект положительной синергии. Достаточно трудно заранее определить необходимые ресурсы и условия их использования для достижения синергии. Это можно делать либо опытным путем за счет перебора различных ресурсов в деятельности организации и дальнейшего отслеживания экономического и социального эффектов, либо за счет использования опыта ведущих организаций. 112 Закон самосохранения каждая организация стремится сохранить себя как целое и использует для достижения этого весь свой потенциал. В аналитическом виде этот закон может быть описан следующим отношением: где R1i − внутренний потенциал организации в области i, способствующий ее развитию; R2i − внешний потенциал организации в области i, способствующий ее развитию; V1i − внутренний потенциал организации в области i, способствующий ее ликвидации; V2i − внешний потенциал организации в области i, способствующий ее ликвидации. Левую часть в формуле (1) можно назвать потенциал развития Р, а правую часть − потенциал ликвидации Л. Таким образом, общая сумма ресурсов развития организации всегда стремится быть больше суммы ресурсов ликвидации. Если это отношение долгое время не выполняется, то организация прекращает свое существование либо самостоятельно, либо принудительно. Каждый руководитель, даже не зная этого закона, рассчитывает необходимые финансовые, материальные и другие ресурсы, чтобы организация могла существовать, эффективно работать. 113 Количественный анализ самосохранения можно провести, сравнивая расчетное значение величины самосохранения со значениями нормативов. Параметр самосохранения Пс рассчитывается как разность потенциалов развития и ликвидации, деленная на потенциал развития Пс = [(Р-Л)/Р] * 100% Где Пс – коэффициент самосохранения Р – потенциал развития Л – потенциал ликвидации Нормативы представляют собой семь уровней самосохранения. Каждый уровень включает диапазон значений параметра самосохранения и комментарии − варианты необходимых решений. Оценка параметра самосохранения организации и сравнение его с нормативом необходима не только руководителю организации, но также и службе безопасности организации Интерпретация коэффициента самосохранения Урове нь Значение коэффициента самосохранения Комментарий (варианты решений) 1 от -1000 до -100 Разрушительные факторы слишком сильны для организации. Организацию следует ликвидировать 2 от -40 до -10 Возможно, это кратковременный спад. Если нет, то организацию следует либо ликвидировать, либо реорганизовывать 3 Если это характеризует кратковременный период, то это не может вызывать опасений. Если период действия такой ситуации затягивается, то необходимы срочные кардинальные меры 4 от 10 до 50 Нормальная ситуация в рыночной экономике 5 от 100 до 200 Благоприятная ситуация в рыночной экономике 6 от 300 до 500 Организация находится в искусственно льготных условиях, что не может не вызвать агрессии других организаций 7 от 600 до 1000 Такая ситуация явно свидетельствует об активном лоббировании интересов организации, либо о «теневом» характере ее деятельности 114 Интерпретация коэффициента самосохранения Уровни 3, 4, 5 минимизируют вероятность угроз и опасностей для организации, а уровни 1, 2, 6, 7 существенно усиливают криминогенную обстановку вокруг организации и ее руководителей, что приводит к увеличению расходов на службу безопасности. 115 116 Закон развития • Каждая организация в своем развитии последовательно проходит следующие фазы: зарождения, становления, расцвета и угасания. • В хозяйственной и иной практике субъекты управления могут управлять скоростью прохождения этих фаз, но не могут изменить их последовательность. каждая организация стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла. 117 Закон развития • Развитие каждой организации, а также ее продукции, основано на концепции жизненного цикла системы. Он включает в себя восемь взаимосвязанных этапов (рис. 4), подразумевающих как прогрессивное (2, 3, 4), так и регрессивное (6, 7) развитие. Этапы 1, 5, 8 могут представлять и прогрессивное, и регрессивное развитие. Классификация типов развития Наименование Характеристика Эволюционное предполагает постепенные количественные и качественные изменения Революционное характеризуется скачкообразным неосознанным переходом от одного состояния материи к другому, либо скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения базиса Интенсивное За счет внедрения новых технологий, способов использования ресурсов, рационализации Экстенсивное За счет привлечение большего количества ресурсов Прогрессивное предполагает переход от низшего к высшему, от менее совершенного к более совершенному Регрессивное означает деградацию, снижение уровня знаний и отношений, переход к устаревшим или возврат к прежним формам и структурам 118 Характеристика принципов развития Принцип Инерции (запаздывания) Характеристика Изменение потенциала системы начинается через некоторое время после начала воздействия изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время, после их окончания. Организация может продолжать использовать устаревшие знания, навыки, оборудование, организационные структуры Непрерывности Означает непрерывное прохождение процесса изменения потенциала системы, хотя с разной скоростью и знаком Стабилизации Предполагает стремление системы к стабилизации диапазона изменения потенциала системы (продление эт. 4,5,6) и основан на очевидной потребности человека и общества к стабильности Эластичности каждая организация стремится ликвидировать последствия внешних и внутренних возмущающих воздействий. Т.к. различные организации по-разному реагируют на одни и те же события в зависимости от технического, организационного уровня организации, профессионализма персонала, можно выделить несколько уровней эластичности. Так, высокая эластичность будет характеризоваться быстрым и плавным реагированием на возмущающие воздействия. Низкая эластичность может проявляться в длительном ожидании и принятии неадекватных 119 решений Факторы эластичности организации Увеличение эластичности Уменьшение эластичности 1. Наличие в организации группы развития 1. Все стратегические решения разрабатывает руководитель 2. Универсальная подготовка персонала 2. Узкопрофессиональная подготовка персонала 3. Ротация кадров 3. Сокращение перемещений кадров 4. Универсализация производства 4. Специализация производства 5. Создание собственной инфраструктуры 5. Сильная зависимость от внешней среды 6. Страхование основных элементов, направлений деятельности организации 6. Максимальное использование всех производственных мощностей 7. Унификация, стандартизация продукции 7. Отсутствие обязательных норм в производстве продукции 120 Характеристика дополнительных (фоновых) законов организации Закон Характеристика Информированности- чем большей информацией располагает организация о упорядоченности внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения) Единства анализа и синтеза каждая организация стремится обеспечить наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения проходят в определенном цикле. Скорость и результат преобразования зависит от диапазона изменения внешней или внутренней среды Композициипропорциональности каждая организация стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданном соподчинении (пропорции) 121 122 Реализация закона композиции-пропорциональности требует обязательного исполнения следующих принципов. • Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития. При этом различают стратегическое, тактическое и оперативное планирование. Планирование связано с выработкой целей организации, согласованных с целями развития внутренней и внешней среды. • Принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими, оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм реализации плана. Этот принцип реализует достаточное условие закона. • Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления с учетом специфики деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций. Этот принцип реализует необходимое условие закона. Практика использования закона композиции-пропорциональности состоит в обоснованном выборе необходимых элементов организации и обеспечении требуемой их пропорции. 123 Специфические законы социальной организации 1. Для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная структура. 2. Для каждой организации существует минимальная эффективность, при которой организация должна быть ликвидирована. 3. Для каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда как за счет повышения эмоционального уровня работников, так и счет возрастающей генерации идей. 4. Для каждого работника существует оптимальный объем загрузки работой. 5. Процессы восприятия и запоминания необходимо приближать к процессу мышления. 6. Для эффективного осмысления информации необходимо наличие соответствующих знаний. 7. Первая информация о каком-либо событии является более устойчивой, чем последующая. 8. Доходчивость сообщения повышается при использовании нескольких форм передачи одной и той же информации. 124 Таким образом, можно сделать вывод о том, что профессиональное использование законов организации способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами в организации. Осознание единства действия объективных законов организации, рассмотренных в этой главе, их взаимовлияния, а также понимание необратимого и независимого от воли руководителя и сотрудников организации действия этих законов создает условия для их эффективного использования в формировании технологии управления. Такая технология опирается на выявление основных целей организации на период, выбор закона, оказывающего наибольшее влияние, подчинение реализации остальных законов выделенному, а затем обеспечение соответствия законов путем установления пропорций, приоритетов и сроков их выполнения. Как показывает практика, отказ от анализа действия законов организации приводит к заметному снижению эффективности организации. 125 Тема 7 Организационное проектирование и организационные изменения 126 • Проектирование организации – процесс, обеспечивающий взаимодействие между членами организации с учетом выполняемых ими работ. В статическом виде проектирование организации проявляется как структура, в динамическом виде – как процессы, протекающие в организации. • • • • • Факторы проектирования организации: состояние внешней среды; технология работы в организации; стратегия выбора руководством организации целей; поведение работников. Элементы проектирования организации (начало) Элемент Характеристика работа делится на отдельные участки, в рамках которых работник Разделение труда и должен начинать и завершать определенный цикл действий. специализация Работы специализируются как по функциям, так и по приложению этих функций к решению отдельных задач. департаментизация – организационное обособление исполнителей схожих работ. Выделяют линейную и функциональную Департаментизация департаментизацию. Линейная характеризуется простой и кооперация одномерностью связей и возможностью самоуправления. Функциональная предполагает деление организации на части, группирующиеся преимущественно вокруг ресурсов. Связи между частями и координация Выделяют следующие пары связей: вертикальные и горизонтальные; линейные и функциональные; формальные и неформальные; прямые и косвенные. Масштаб управляемости и контроля Определяется несколькими группами факторов: характеристики выполняемых работ, характеристики руководителей и подчиненных, особенности руководства организацией. 127 Элементы проектирования организации (окончание) Элемент Характеристика Иерархия организации и ее звенность Иерархия – расположение частей целого от высшего к низшему, для организации – это структура власти и звенность. Распределение полномочий и ответственности Выделяют две системы распределения полномочий и ответственности: система, построенная на принципе единоначалия, и система двойного или множественного подчинения. Централизация и децентрализация Централизация – концентрация прав принятия решений, властных полномочий на верхнем уровне организационной иерархии. Децентрализация – передача прав и ответственности на низшие уровни организационной иерархии. 128 129 Классификация типов организационных структур Характеристика типов организационных структур Бюрократический тип Органический тип Четко определенная иерархия Постоянные изменения лидеров (групповых или индивидуальных) в зависимости от решаемых проблем Система обязанностей и прав Система норм и ценностей, формируемая в процессе обсуждений и согласований Разделение каждой задачи на ряд процедур Процессный подход к решению проблем Обезличенность во взаимоотношениях Возможность самовыражения, саморазвития Жесткое разделение трудовых функций Временное закрепление работы за интегрированными проектными группами Централизованное принятие решений Децентрализованное принятие решений Объективные критерии подбора кадров Субъективные критерии подбора кадров 130 131 Линейная организационная структура 132 Функциональная организационная структура 133 Линейно-функциональная организационная структура 134 Линейно-штабная (дивизиональная, филиальная) организационная структура 135 Матричная организационная структура, ориентированная на продукт 136 Матричная структура управления по проектам