Документы личного характера

Тема 5. Документы личного характера 5.1. Назначение и состав документов личного характера. 5.2. Правила составления и оформления заявления, резюме, автобиографии, анкеты, характеристики, рекомендации, личной доверенности, расписки. 5.1. Назначение и состав документов личного характера К документам личного характера относятся: заявление, резюме, автобиография, анкета, характеристика, рекомендация, личная доверенность, расписка. 5.2. Правила составления и оформления заявления, резюме, автобиографии, анкеты, характеристики, рекомендации, личной доверенности, расписки Заявление как документ можно подразделить на три основных вмда: • деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую; • заявление, направляемое физическим лицом в организацию; • заявление работника, направляемое работодателю. Деловое письмо-заявление. Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон. Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты: • герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб ) или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания), если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки; • наименование организации; • справочные данные об организации - код организации (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП). При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты: • дата документа; • регистрационный номер документа; • адресат; • заголовок к тексту; • текст документа; • подпись; • отметка об исполнителе; • отметка о направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма). Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию. Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового. Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем. Заявление в организацию от физического лица. В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. В данном случае слово «заявление» используется в значении: «просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц» (ст. 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»). Физическое лицо может оформлять заявление в произвольной форме: • от руки или в печатном виде; • называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть; • писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию; • направлять документ по почте или привозить лично. Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений. Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата: Заявление работника в кадровом делопроизводстве. Заявление, адресованное работником организации должностному лицу, пишется для выражения просьбы о приеме на работу, увольнении, об оказании материальной помощи, переводе в другой отдел, предоставлении отпуска и т.п. Заявление работник пишет, как правило, от руки, в произвольной форме. Печатать заявление на компьютере можно, однако собственноручные дата и подпись обязательны. Некоторые формы заявлений могут быть унифицированы и представлены в виде трафаретных бланков. В заявлении должны быть следующие структурные элементы: Наименование вида документа печатается (пишется) прописными буквами ЗАЯВЛЕНИЕ. Датой заявления является дата его составления. В процессе дальнейшей обработки документа в нем проставляются реквизиты: • регистрационный номер, • визы (руководителя структурного подразделения или иного должностного лица), • резолюция руководителя организации, • отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление о приеме на работу Заявление о приеме на работу следует писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника. На заявлении ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя организации. На основании положительно рассмотренного руководителем организации письменного заявления производится последующее документирование приема соискателя на работу. Если заявителю будет отказано в приеме на работу, то согласно статье 64 Трудового кодекса РФ по требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до 1,5 (3) лет, по уходу за членом семьи без сохранения заработной платы и др. В тексте заявления должна содержаться мотивировка обращения, а в реквизите «Приложение» указываются соответствующие документы: справка с места учебы, больничный лист, справка из поликлиники и пр., которые представляются вместе с заявлением. Без них решение вопроса невозможно. В заявлении не принято писать предлог «от (кого)», а также употреблять устаревшие обороты типа: убедительно прошу... ; в просьбе прошу не отказать; заранее Вам благодарен (признателен) и пр. Типовой формуляр заявления о переводе Наименование Наименование должности структурного подразделения руководителя организации Фамилия И.О. (в дательном падеже) ЗАЯВЛЕНИЕ ____________ № _________ О переводе Прошу перевести меня с должности ______________________________ (наименование должности ___________________________________________________________________ с указанием структурного подразделения) на должность _______________________________________________________ (наименование должности ___________________________________________________________________ с указанием структурного подразделения) в связи с _________________________________________________________ . (причина перевода) Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия ____________________________________________________________ Типовой формуляр заявления об отпуске Наименование Наименование должности структурного подразделения руководителя организации Фамилия И.О. (в дательном падеже) ЗАЯВЛЕНИЕ ____________ № _________ Резолюция О предоставлении отпуска Прошу предоставить мне ___________________________________ (вид отпуска) с _____________________________________________________________ (дата ухода в отпуск) Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия Автобиография – документ, содержащий краткое жизнеописание лица, принимаемого на работу или учебу. В автобиографии указываются основные персональные данные составителя, наиболее важные сведения о его ближайших родственниках, об этапах учебно-трудовой деятельности, а также другие необходимые работодателю сведения, предоставление которых не противоречит законодательству РФ. Автобиография составляется собственноручно, в произвольной форме, разборчивым почерком, без помарок и исправлений, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не допускается. Форма изложения в тексте - повествовательная, от первого лица. Типового формуляра для автобиографии не существует, однако отдельные составные части текста и реквизиты должны содержаться обязательно. Реквизитами данного документа являются: • название вида документа – АВТОБИОГРАФИЯ, • текст, • подпись, • дата. Поскольку в автобиографии события жизни и деятельности излагаются в хронологическом порядке, то возможны варианты соблюдения такого порядка. 1) В начале строки через тире ставятся две даты, обозначающие период работы. Например: 2010 – 2014 гг. Работа в Институте языка и литературы в должности младшего научного сотрудника или 2008 – 2016 гг. - работал в должности заведующего канцелярией в Институте машиностроения. 2) Временной период указывается с помощью предлогов. Например: С 2001 по 2012 год работал на заводе «Заря» в должности инженера по технике безопасности. (Или работал кем – где.) 3) Даты указываются после события в скобках. Например: Поступил в Московское авиационное училище (2012 год). После окончания училища (2016 год) работал слесарем-сборщиком авиационных приборов на заводе «Икар» (до 2019 года). Традиционный порядок расположения текста автобиографии следующий: • фамилия, имя, отчество (полностью), • число, месяц и год рождения, • место рождения, • сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы), • образование и специальность по образованию, • вид трудовой деятельности, • последнее место работы и должность, • награды и поощрения, • участие в общественной работе, • семейное положение, состав семьи, (с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения супруга/супруги, детей и места их работы /учебы), • домашний адрес и телефон. В один и тот же период могли происходить события, касающиеся всех направлений автобиографии, поэтому текст может быть перегружен цифровыми данными, повторами дат. Во избежание этого работникам отдела кадрового делопроизводства целесообразно подготовить разъяснения для составителя автобиографии, указав, какие именно этапы жизни интересуют работодателя. Основными блоками информации, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе: 1) Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения. Текст, как правило, начинается с местоимения Я, после которого ставится запятая и указываются необходимые сведения: Я, Петров Андрей Николаевич, родился 5 марта 20___ года в городе Калуге Московской области. Можно указать эти сведения по образцу анкеты: Петров Андрей Николаевич. Дата рождения (:) – 5 марта 20___ года. Место рождения (:) – город Калуга Московской области. Раньше в автобиографии было принято указывать социальный статус родителей, например: из семьи рабочих (служащих, крестьян). В настоящее время человек младше 50 лет так не напишет – исчезла необходимость в указании социального статуса. Однако сведения о родителях приводятся сразу после указания фамилии, имени, отчества, даты и места своего рождения, например: Я, (фамилия, имя отчество), родился (дата, место рождения) в семье врачей. Отец – Петров Николай Александрович – хирург, мать – Петрова Анна Васильевна – терапевт или Я, (фамилия, имя, отчество), родился (дата и место рождения). Отец, Петров Николай Александрович, 19___ года рождения, работает (должность, место работы). Мать, Петрова Анна Васильевна, 19___ года рождения, – пенсионерка. Если в семье на момент составления автобиографии уже были другие дети, то составителю желательно указать сведения о братьях и сестрах. 2) Полученное образование (какие образовательные учреждения окончил, периоды, результаты). Обычно пишут так: Среднюю школу № 125 города Архангельска окончил в _____ году (с серебряной/золотой медалью). Или: В _____ году поступила в среднюю школу № 32 Центрального района г. Санкт-Петербурга и окончила ее в ____ году с серебряной медалью. Затем следуют сведения о всех уровнях образования (курсы, техникум, вуз, аспирантура). Если какое-либо учебное заведение не окончено, указывают причину. Поскольку обучение (особенно в средних специальных и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (в каких организациях, в какие периоды, в какой должности или по какой профессии). 3) Трудовая деятельность. Здесь важной является информация о том, в какой организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой профессии. Например: В августе _____ года поступил (был принят) на работу (кем или на должность) в (наименование учреждения), где и работаю по настоящее время. Если составитель автобиографии работал длительное время в одной организации и переводился в разные подразделения, на разные должности (участки работ), то указываются подразделения, должности (профессии, периоды) например: С _____ по ____ год – (наименование должности), с ____по ____ год – (наименование должности). Далее указываются этапы работы в других организациях. Если составитель в течение какого-то периода нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д. При описании этапов трудовой деятельности в автобиографии можно указать сведения, не нашедшие отражения в анкете, резюме или личном листке, например, о причинах увольнения или переезда на новое местожительство, смены профессии или специальности и др. В качестве дополнительных можно указать сведения об участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях, на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы, о поощрениях и наградах и т.п. Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы (например, на воинскую службу был призван в октябре ____ года), ее срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. При изменении фамилии после вступления в брак необходимо указать в начале текста (в скобках) добрачную фамилию, например: Я, Петрова (Семенова) Елена Сергеевна ... . Все указанные сведения расписываются по трем основным блокам, которые являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь это изменения семейного положения – брак, развод, рождение детей, смерть супруга/супруги и пр. Эти сведения излагаются, как правило, в конце текста. В конце автобиографии указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления, а также проставляется подпись. Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Пишут автобиографию на чистом листе бумаги формата А4 или на специальном бланке. Объем автобиографии обычно не превышает одного листа. В необходимых случаях допускается переносить не поместившийся на лицевой стороне текст на оборотную сторону. Второй и последующий экземпляры автобиографии печатаются по тексту рукописного оригинала, после чего в обязательном порядке визируются (подписываются) автором документа. Автобиография хранится в личном деле работника 75 лет, а в личном деле руководителей предприятия – постоянно. Автобиографии лиц, не принятых на работу, хранятся один год. Изменения, произошедшие в жизни и деятельности составителя за время работы его в организации, отражаются в отдельном документе-приложении «Дополнение к автобиографии». АВТОБИОГРАФИЯ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Дата Личная подпись Характеристика – это официальный документ, который выдается администрацией предприятия или учреждения своему сотруднику в ряде конкретных ситуаций. По месту представления характеристики могут быть: внутренние (служебная, аттестационная), внешние (рекомендательная, частная). Характеристики могут составляться по инициативе: • руководства организации, • работника, • судебных и иных государственных органов власти; сторонних организаций. Руководство организации может затребовать характеристику с целью изучения личных качеств работника для решения вопроса о: • поручении той или иной работы, • повышении в должности, • проведении аттестации или присвоении квалификационных разрядов, • поощрении или вынесении взысканий, • отправки в командировку, • определения степени доверия (допуска к коммерческой тайне, сохранности переданных материальных средств и пр.) • совместимости с коллективом (индивидуальной конфликтности), • прогнозирования поведения в неадекватных ситуациях и пр. Такая характеристика является внутренней и составляется отделом кадров или руководителем того структурного подразделения, где работает характеризуемый сотрудник. По инициативе работника характеристика составляется для перевода на работу в другую организацию, поступления в учебное заведение, поездки за границу и др. Судебные и иные государственные органы власти, направляют официальный запрос о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника. Такие запросы подлежат обязательному исполнению требования и направляются в срок, указанный государственным органом. Характеристика составляется также по запросам военкоматов, органов управления по вопросам награждения и т.п. Характеристики, составляемые по инициативе работника и по запросам организаций являются внешними документами, подлежат обязательному заверению печатью организации и подписью его руководителя. В зависимости от того, по какой причине требуются характеристики, их можно разделить на: • служебные, • рекомендательные, • аттестационные, • частные (функциональные). Служебная характеристика – наиболее распространенная и универсальная форма характеристики, в которой содержится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. Выдается во всех случаях, когда необходимо комплексно, всесторонне охарактеризовать работника предприятия. Составляется руководителем структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Рекомендательная характеристика выдается по инициативе работника при необходимости рекомендации его другой организации (учебному заведению). Основное внимание в тексте документа уделяется характеристике профессиональных знаний и навыков, личностных качеств, которые являются наиболее значимыми для будущей деятельности представляемого работника. В заключении характеристики содержится рекомендация о пригодности работника к тому или иному виду деятельности. Аттестационная характеристика (аттестация) составляются периодически в соответствии с планируемыми в организации сроками аттестации работников. В выводе отражается соответствие представляемого занимаемой должности, указывается возможность (или невозможность) выдвижения его на высшую должность, перевода на равнозначную должность и др. Частная (функциональная) характеристика содержит сведения об отдельных сторонах деятельности работника, о тех или иных его способностях и навыках. Составляется для конкретных ситуаций, поэтому в выводе указывают цель ее написания: Для продления трудового договора; Для получения лицензии на пользование газовым оружием и др. Характеристика печатается на чистых листах бумаги формата А4 или на общем бланке предприятия. Объем документа не должен превышать 1 листа. В исключительных случаях допускается переносить не уместившуюся на лицевой странице часть текста на оборотную сторону листа. Внешние характеристики подписываются руководителем организации, внутренние – руководителем структурного подразделения. Во всех случаях характеристики заверяются печатью организации. Структура всех разновидностей характеристики однотипна и содержит: • наименование документа, • заголовок, • дата составления, • адресат (наименование организации, в которую представляется характеристика), • текст (краткие сведения о характеризуемом, основная часть, выводы), • приложение, • подпись (подписи), • печать организации. Наименование документа размещается вверху по центру, печатается заглавными буквами без разрядки – ХАРАКТЕРИСТИКА. Заголовок содержит указание на фамилию, имя, отчество (полностью) в родительном падеже с предлогом «на» (на кого), печатается ниже наименования документа, образуя с ним структурное целое. Дата составления характеристики оформляется словесно цифровым или цифровым способом, размещается вверху в левой части листа ниже наименования документа. Дата может проставляться также в нижней части листа ниже подписи. Адресат включает в себя полное официальное наименование организации, для которой подготовлена данная характеристика, размещается в верхней правой части листа. В некоторых случаях наименование организации, в которую представляется характеристика, может быть размещено после текста отдельным абзацем: Характеристика выдана для представления в _______ . Текст характеристики состоит, как правило, из трех частей. 1) Краткие сведения о характеризуемом содержат важнейшие анкетные данные характеризуемого сотрудника: • фамилия, имя отчество (полностью), • год рождения, • образование, • наименование занимаемой в данной организации должности, • ученая степень и звание (если они имеются), • стаж работы в организации (с какого года). Дополнительно могут указываться и некоторые другие сведения, например, общий стаж, стаж в последней должности, специальность по диплому и пр., В некоторых видах характеристик краткие сведения располагают столбиком в правой части листа, через один интервал. Однако если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации, то первая часть может быть оформлена как обычный текст. 2) Основная часть излагается в следующей последовательности: • общая краткая характеристика деятельности представляемого, его отношение к порученному делу, • подробная характеристика владения специальностью, наличие и степень развития второстепенных знаний и навыков (по смежным специальностям, владение иностранными языками, техникой и т.п., • краткий перечень основных достижений (и/или недостатков) в деятельности за характеризуемый период, • повышение профессионального уровня (квалификации), • наличие поощрений, наград, • краткий социально-психологический портрет (ведущие черты характера, личностные качества, наклонности и интересы), • состояние взаимоотношений с коллегами, • степень контактности и коммуникабельности, • оценка творческого потенциала и карьерного роста, работоспособности, дисциплинированности, уровня профессиональной пригодности, • отношение к критике и недостаткам в работе, • семейное положение, • состояние здоровья. При необходимости в основную часть может быть включена и другая важная для данной характеристики информация: опыт самостоятельной работы, пребывание в зарубежных командировках и пр. Стиль изложения – нейтральный. В тексте используются утвердительные конструкции, глаголы в форме 3-го лица изъявительного наклонения настоящего (или прошедшего) времени: выполняет, имеет, проявляет и т.п. Частотны также краткие формы прилагательных и страдательных причастий: настойчив, трудолюбив, инициативен, требователен, самокритичен и пр. Содержание характеристики должно быть предельно конкретным, но вместе с тем полным, развернутым, объективным. Использование цифр, статистических данных должно быть умеренным (в одном-двух предложениях), поскольку это затрудняет восприятие текста. Текст должен излагаться простыми предложениями с использованием стандартных формулировок, терминологии, без сокращений (кроме тех случаев, где это действительно необходимо). Основной текст размещается через один интервал от кратких сведений о представляемом, печатается по всей ширине листа. 3) Выводы включают в себя одно-два предложения с конкретными рекомендациями, касающимися, как правило, перспективной деятельности характеризуемого. Характеристики относится к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 Трудового кодекса РФ. Так, согласно ст. 88 ТК РФ работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключением являются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). Кроме того, те сторонние организации, а также лица, которые получили персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены. В необходимых случаях в характеристике оформляется ознакомительная запись представляемого работника: «С характеристикой ознакомлен», личная подпись, расшифровка подписи, дата. Приложение необходимо в тех случаях, когда изложенные в характеристике сведения требуют документального подтверждения. Приложение оформляется по общим правилам. В качестве прилагаемых документов могут быть: • копии (ксерокопии) документов об образовании, • справки (в том числе медицинские, справки с места учебы или предыдущей работы, о результатах деятельности представляемого и др.), • выписки из документов (приказов, протоколов, актов и пр.). Подпись лица, выдавшего характеристику, проставляется собственноручно. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность. В необходимых случаях характеристики визируются. Характеристика изготавливается как минимум в двух экземплярах: первый передается по месту требования, второй подшивается в личное дело работника. Срок хранения характеристики – 75 лет, характеристики на руководителей организации хранятся постоянно. Характеристики работников, не имеющих личных дел, помещается в отдельное дело по алфавиту работников. Срок хранения такого дела – 75 лет. Типовой формуляр характеристики Место представления характеристики (наименование организации в именительном падеже) ХАРАКТЕРИСТИКА на __________________________________ (фамилия, имя, отчество в род. пад.) 00.00.0000 Ф.И.О. (полностью), год рождения, образование (год окончания, название учебного заведения, специальность). На предприятии работает с (дата принятия на работу), наименование должностей последовательно в порядке продвижения по службе, точная дата вступления в последнюю должность и ее название. Деловые качества аттестуемого: сроки выполнения заданий, качество выполняемых работ, работоспособность, умение планировать работу, умение перерабатывать информацию, способность контролировать ход дел, соблюдение дисциплины и порядка, рационализаторские предложения, работа по повышению квалификации и т. п. Участие в общественной работе – конкретно. Недостатки в работе (нарушения плановой, производственной, технологической, трудовой дисциплины). Морально-нравственные качества. Свойства характера, умение работать с людьми, лидерские способности. Отрицательные качества, которые необходимо корректировать. Рекомендации о повышении (понижении) в должности, квалификационной категории, повышении (понижении) должностного оклада в пределах максимальных и минимальных размеров по службе и соответствующей должности, изменении или отмене надбавок к должностным окладам, в необходимых случаях – об освобождении от занимаемой должности. Начальник подразделения Личная подпись И.О. Фамилия Ознакомлен(а) Личная подпись И.О. Фамилия Дата Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, представляемый лицами при непосредственном трудоустройстве или желании получить ту или иную должность. Резюме по форме и содержанию в какой-то степени сходно с анкетой и автобиографией, поскольку при его написании используются сведения из одних и тех же документов, в том числе: • сведения об образовании (аттестат о среднем образовании, диплом об окончании среднего специального или высшего учебного заведения, диплом кандидата/доктора наук, аттестат доцента/профессора, справки, свидетельства, удостоверения об окончании курсов повышения квалификации, курсов переподготовки, специализированных курсов и др. • сведения о профессиональной деятельности (выписки и копии записей из трудовой книжки либо подлинник трудовой книжки), • послужной список (для бывших служащих МО, МВД, ФСБ), • перечень мест работы, на которых соискатель трудился, • сведения о наградах (наградные документы), • копии характеристик с последних мест работы и учебы, • рекомендательные письма, отзывы. Однако от анкеты и автобиографии резюме существенно отличается тем, что оно представляет собой объективную самохарактеристику. Цель резюме – привлечь внимание к себе при первом же заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить пригласить кандидата на личную встречу. На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке. Поэтому соискатель должен с наибольшей объективностью (и выгодой) включать в резюме только информацию, имеющую непосредственное отношение к вакансии, на которую он претендует. Часто кандидаты приносят резюме сразу на собеседование и просят ознакомиться с ним до разговора. Это позволяет быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы и сократить записи необходимых данных о нем, что сокращает время и повышает эффективность собеседования Жестких требований к составлению резюме не существует. Существует три типа резюме: • хронологическое, • функциональное • комбинированное. Хронологический тип может соответствовать: 1) европейскому (британскому) стилю написания, который предполагает включение биографических сведений о дате и месте рождения, подданстве, семейном положении, а также данных об образовании, месте работы и занимаемых должностях в прямом хронологическом порядке, 2) американскому стилю, который предполагает обратный хронологический порядок описания образования и опыта работы. Этот стиль получил наибольшее распространение в России. При составлении «хронологического» резюме следует учитывать следующее: если соискатель имеет большой и разносторонний опыт работы, то предпочтение отдается изложению сведений о производственной деятельности. Если же опыта работы нет или он незначителен (у учащихся или студентов, только что получивших диплом об окончании высшего учебного заведения), то более подробно нужно остановиться на сведениях об образовании. Функциональный тип построения резюме рекомендуется составлять людям, имеющим значительный стаж работы и солидный запас знаний и навыков. Опыт работы и в этом случае целесообразно указывать в обратном хронологическом порядке, а затем изложить сведения об образовании. При описании основных направлений деятельности, наиболее важных профессиональных достижений не обязательно излишне детально перечислять все места работы с соответствующими датами и названиями организаций. Такой перечень может привести к обратному эффекту: у потенциального работодателя может сложиться превратное мнение о соискателе как человеке, слишком часто меняющем место работы по причине либо своей профессиональной непригодности, либо неуживчивого характера. Поэтому в резюме можно отвлечь внимание от перерывов в работе, частой смены мест работы или работы не по специальности. Резюме могут быть краткими и подробными, если кандидат претендует на высокие руководящие должности или направляет их в агентства по трудоустройству. Объем самого полного резюме не должен превышать двух страниц машинописного текста формата А4. В российской практике является распространенным тип резюме, который содержит следующие данные: Наименование вида документа – РЕЗЮМЕ. Дата составления резюме. Свежая дата повышает достоверность заинтересованности в данной работе; старая дата может свидетельствовать о том, что претендент давно ищет работу в разных местах. Дата может проставляться как в верхней части листа слева над текстом, так и ниже основного текста рядом с подписью. Содержание резюме: 1. Основные персональные данные – фамилия, имя, отчество (полностью), дата (и место) рождения, семейное положение. Указываются в верхней части страницы. Контактная информация – полный домашний почтовый адрес, контактные телефоны, адрес электронной почты. В этот же блок может входить семейное положение, наличие детей. Семейное положение стоит писать в соответствии с Вашими паспортными данными. Не стоит упоминать о гражданском браке, даже если Вы в нем состоите. Никто не посягает на Вашу личную свободу, но в глазах работодателя это выглядит несколько инфантильно. Если человек может быть «немножко женат», вполне возможно что, придя на работу, он будет «как бы работать». Можно поместить в резюме сверху свое фото «официального вида» (лицо или по плечи). Фотография не должна превышать паспортного формата (3,5 на 4 см). Естественно, пляжные фотографии, и тем более семейные, помещать в резюме не стоит. 2. Цель обращения – на какую работу, в какой должности и на каких условиях соискатель претендует, возможно, с указанием предполагаемого уровня оплаты (... с оплатой от...). Название должности, которую Вы хотите получить, должно точно совпадать с тем, как она заявлена в объявлении или на сайте. Если Вы указываете несколько должностей, то необходимо, чтобы они соответствовали друг другу, роду Вашей профессии и не были слишком разнообразны по интересам. Можно указать 1-2 должности, но лучше – 1. Для двух профессий лучше написать 2 разных резюме. 3. Профессиональный опыт – данные по каждому месту работы в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего: • дата поступления и дата увольнения, • занимаемая(-ые) должность(-и), • функциональные обязанности и профессиональные достижения. Эта часть резюме является главной, однако не должна быть излишне подробной, непропорциональной. Если опыт работы у Вас есть, непременно стоит указать стаж работы в этой должности. Но, если он небольшой (менее года), лучше ограничиться фразой «есть опыт работы». Время поступления на работу и окончания надо отмечать с точностью до месяца. После этого идет название организации (можно указать направление ее деятельности), название Вашей должности и обязанности, которые Вам приходилось исполнять. Если Вы работали по специальности, изложите свои функциональные обязанности, по возможности, более полно, поскольку именно то, что Вы умеете делать, больше всего интересует работодателя. Если Ваша работа носила проектный характер (программист, дизайнер), то перечислите все Ваши проекты, длившиеся свыше одного месяца. Если работа однородная или не носит проектный характер (менеджер, продавец), то выделите в Вашей работе какие-то задачи и виды работы (например, работу с определенным крупным заказчиком или поставщиком). Постарайтесь вспомнить все, что Вам доводилось когда-то делать, может быть, даже давно или немного, но о чем Вы имеет представление и что может заинтересовать работодателя. 4. Образование. Этот блок обычно делится на основное и дополнительное образование. Учебные заведения указываются в обратном хронологическом порядке. Основное образование: второе высшее образование, институт, техникум, училище. Школу, как правило, не указывают, кроме случая, если она специализированная по Вашему профилю работы (например, языковая). Или если вы свежеиспечённый выпускник школы, техникума. Указываются данные по каждому месту учебы: • дата поступления и дата окончания, • наименование учебного заведения и факультета, • уровень образования – среднее, среднее техническое, незаконченное высшее, высшее и т.д., • полученная специальность и присвоенная квалификация, • награды, призы и звания. Дополнительное образование: стажировки, курсы повышения квалификации, тренинги, семинары. Вашим плюсом являются всевозможные награды различных конкурсов, олимпиад, участие в конференциях, публикации. 5. Успехи и Достижения. Информацию в данном блоке нужно указывать, по возможности, более конкретно, в цифрах (естественно, не раскрывая коммерческую тайну компании, где Вы работали или работаете). не следует писать: следует писать: - занимался обучением, - помогал уменьшить ошибки, - быстро усваиваю новые знания. - обучил двух новых служащих, - сократил ошибки на 15%, чем сэкономил фирме 40 000, - освоил новые процедуры в короткий срок – за две недели. - отвечал за выполнение…, - находил применение следующим возможностям…, - нес ответственность за… - выполнил…, - эффективно использовал…, - отвечал за… - улаживал жалобы на…, - препятствовал снижению доли продаж, - перешел с должности…, - помогал клиентам в…, - повысил потенциал продукта на рынке, - продвинулся на должность… - проработал там три года, - выполнял дополнительную работу. - получил повышение в должности и два повышения оплаты, - всегда выполнял работу в срок. Слова, которые можно использовать при описании своих достижений: активизировал, внедрил, завершил, запустил, инициировал, отрегулировал, перевыполнил, реорганизовал, систематизировал, создал, сократил, подготовил, предложил, привел в порядок, применил, провел, разработал, способствовал, стимулировал, сформировал. Профессиональные навыки и знания – данные о навыках и знаниях, имеющих отношение к выбранной должности: • опыт работы с компьютером – операционные системы (Windows, MacOS, UNIX); программы (текстовые редакторы, электронные таблицы, графические пакеты, издательские системы, языки программирования, специальные программы); • владение оргтехникой (факс, модем, сканер, копировальное оборудование, офисная АТС и пр. • машинопись – степень владения, скорость печати. 7. Дополнительная информация: • данные о дополнительных званиях и навыках, имеющих отношение к данной работе, важных фактах биографии и личных качествах: • владение иностранными языками («свободно», «в совершенстве» или «читаю и перевожу со словарем»); • наличие водительских прав и опыта вождения; • членство в профессиональных объединениях или партиях; • участие в работе конференций и съездов; сведения об общественной деятельности; • сведения о военной службе и воинских званиях; • серьезные увлечения на досуге, имеющие отношение к данной работе; • указание готовности к сверхурочной работе, длительным и дальним командировкам, смене места жительства; • сведения о рекомендациях; • личные характеристики. РЕКОМЕНДАЦИИ К СОСТАВЛЕНИЮ РЕЗЮМЕ 1. Впечатление о соискателе складывается не только по изложенным в резюме сведениям, но и по оформлению документа. Резюме печатается на бумаге светлых тонов, хорошего качества формата А4. Текст должен быть четким, насыщенного черного цвета, отпечатан на компьютере. Используемые шрифты должны иметь хорошо различимые очертания букв (типа Times New Roman, Arial, Courier New и т.п.). Размер кегля не менее 12. 2. Верхнее, нижнее и правое поля должны быть не менее 2 см. Левое поле – до 3 см. Заголовки располагают центрированным способом, основной текст – по ширине строки. 3. Текст печатается в целях экономии пространства через один межстрочный интервал. Абзацный отступ – не более 1,25 см. Допускается между абзацами оставлять пустую строку. 4. Для выделения наиболее важной информации можно использовать элементы верстки: подчеркивание слов, заглавные буквы, полужирный, курсивный и разреженный шрифт. Однако текст не должен быть перенасыщен разнообразными шрифтами. Цветной шрифт применять не следует. 5. Нельзя использовать ксерокопии резюме, а только его оригинал. 6. Основное внимание в тексте должно быть сосредоточено на позитивных сторонах деятельности соискателя – на практическом опыте, научных достижениях, на успехах в учебе и пр. При этом соискателю необходимо крайне скрупулезно отнестись к отбору такой информации: предпочтение должно отдаваться той, которая имеет непосредственное отношение к выбранной должности. 7. В разделе ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ также указывают сведения, характеризующие соискателя с выгодных сторон. Так, если соискатель претендует на вакантную должность рекламного агента, следует отразить такие качества, как: коммуникабельность, находчивость, хорошее знание основ психологии человеческого поведения, энергичность, интуиция и т.п. Если же соискатель претендует на руководящую должность, то основными его достоинствами должны быть: лидерские качества, толерантность, умение прислушиваться к мнению коллег, способность брать на себя ответственность за принятие решений, требовательность и др. 8. При упоминании увлечений и интересов следует учитывать, что некоторые из них могут быть восприняты работодателем отрицательно, например, увлечение вязанием человека, претендующего на должность секретаря. И наоборот, позитивно может быть воспринята информация об увлечениях, которые аналогичны увлечениям работодателя либо непосредственно связаны с профессией, например, точные науки, шахматы и др. 9. Стиль написания резюме должен отвечать следующим требованиям: • Краткость – отсутствие сложных синтаксических конструкций, лишних слов, данных, непонятных сокращений и терминов. • Конкретность – отсутствие неточной или избыточной информации, не имеющей прямого отношения к вакансии; использование глаголов, обозначающих конкретные действия, – организовал, обучил, усовершенствовал и пр. Не следует писать: «В круг моих обязанностей входило...». • Целенаправленность – изложение главных сведений, подтверждающих право претендовать на данную должность. Следует указывать не одно, а несколько наименований должностей, на которые может претендовать соискатель с учетом своих возможностей. Допустимо проинформировать работодателя о желаемом уровне заработной платы. • Честность, правдивость – отсутствие недостоверной информации. • Грамотность и аккуратность – отсутствие орфографических, грамматических и речевых ошибок, помарок и исправлений. • Доступность – резюме лучше составлять в форматах, которые читаются стандартными программами (Word), чтоб работодатель мог быстро и без проблем открыть документ. Расписка – Основные структурные части расписки 25.03.2019 Я, Бабенков Александр Леонидович (паспорт II-ТД №643213, выданный ОВД Мценского района Орловской области 20.03.2005) получил от заведующего складом Абрамовой И.Н. принтер “HEWIETT PACKARD” Desket 420 за инвентарным номером №33 до 01.04.2019. Программист подпись Л.И. Бабенков Личная доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверения лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Доверитель — тот, кто доверяет; и представитель, или доверенное лицо, — это тот, кому доверяют. С точки зрения закона доверенность — это односторонняя сделка. Чтобы ее оформить, достаточно желания только доверителя. Присутствие или согласие представителя не требуется, но он вправе отказаться от доверенности. Доверенность действительна, если в ней есть следующие реквизиты: • название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ), • дата, • текст (с указанием доверителя, доверенного лица и вида деятельности по доверенности), • подпись и расшифровка подписи доверителя, • подпись должностного лица, заверившего доверенность, • печать организации, в которой доверитель работает, учится и т.д. В случаях получения заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, выплаты вознаграждения авторам и изобретателям, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение денежной, посылочной или иной корреспонденции могут быть представлены доверенности, которые удостоверены либо организацией, в которой представляемый (доверитель) работает или учится, либо жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства, либо администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. 22.03.2018 Я, Никифорова Татьяна Ивановна, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за ноябрь 2019 г. в сумме 25 000 руб. 00 коп. (двадцать пять тысяч рублей 00 копеек) энергетику 2 категории Капралову Игорю Анатольевичу. Механик подпись Т.И. Никифоров Подпись Никифоровой Т.И. Удостоверяю Инспектор ОК подпись С.Г. Ветрова Печать