Документационное обеспечение управления

КУРСКИЙ ТЕХНИКУМ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ ДИСЦИПЛИНА ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ КУРС ЛЕКЦИЙ СОДЕРЖАНИЕ ПРЕДИСЛОВИЕ .......................................................................... 3 ЛЕКЦИЯ 1. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ......................................................................... 5 Глава 1.1. Понятие, цели, задачи, принципы современного документационного обеспечения управления ........................... 5 Глава 1.2. Унификация и стандартизация документов ............. 17 ЛЕКЦИЯ 2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ......... 22 Глава 2.1. Правила оформления управленческой документации....................................................................... 22 Глава 2.2. Требования к тексту служебных документов ........... 67 ЛЕКЦИЯ 3. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ........................................................................ 82 Глава 3.1. Система организационно-правовой документации... 82 Глава 3.2. Система распорядительной документации .............. 94 Глава 3.3. Информационно-справочные документы. Современное деловое письмо .............................................. 113 Глава 3.4. Организация работы с документами ..................... 136 Глава 3.5. Организация работы с ......................................... 160 Глава 3.6. Порядок систематизации и хранения документов .. 170 2 ПРЕДИСЛОВИЕ Уважаемый студент! Дисциплина «Документационное обеспечение управления» интегрированный курс, сочетающий в себе отрасли знаний в сфере государственного делопроизводства, научной организации труда, методики овладения профессиональными навыками составления и оформления документов, умениями владения ПК. Важной составляющей профессиональной подготовки специалиста и руководителя является умение грамотно оформить необходимый документ в соответствии с действующими нормами и правилами наряду с глубокими специальными знаниями и владением основами делового общения. Успешная деятельность любого предприятия, в конечном счете, невозможно без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства. Цель изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления» - дать будущим специалистам достаточный уровень знаний в области делопроизводства, познакомить их с основными требованиями документов обработки в по оформлению свете современных информации анализом документов, с способов помощью документооборота, систематизацией составления и компьютерной техники, правилами ведения делопроизводства по личному составу и т.д. В результате изучения дисциплины студент должен иметь комплексное представление об объеме поступающей в организацию документации, еѐ учете, технических функциях служб общего отдела и его структурных подразделений по обеспечению делопроизводства и обслуживанию деятельности организации. 3 информационному Надеемся, что изучать данный учебный курс вам будет не только полезно, но и интересно. Не смеем больше томить вас ожиданиями. Можете приступать к изучению курса лекций. Желаем успехов! 4 ЛЕКЦИЯ 1. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Глава 1.1. Понятие, цели, задачи, принципы современного документационного обеспечения управления 1.1.1. Предмет, содержание и задачи документационного обеспечения управления Залог решения, обоснованного продуктивной и и эффективного управленческого целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает. Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления. Документационное обеспечение управления деятельность аппарата управления, охватывающая во документирования и организации работы 5 с - это просы документами в процессе осуществления делопроизводства, им управленческих непосредственно функций. связанная с Часть созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого состоянии является дел на обеспечение руководства предприятии для информацией принятия о обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих предприятия; весь спектр надлежащая управленческой организация деятельности документооборота согласно требованиям ГОСТа. Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа. Основные задачи ДОУ:  оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;  создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);  создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии номенклатурой дел);  создание условий для хранения документов. 6 с Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства:  централизованную,  децентрализованную,  смешанную. При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная рассредоточение форма предусматривает делопроизводственных операций между структурными подразделениями. При смешанной централизованно (хранение, (прием, форме регистрация) формирование делопроизводства операции дел). и выполняют децентрализовано Форму организации выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма). Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:  существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.  способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через 7 себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства. Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования: 1. Она должна быть своевременной. 2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Вопрос 2. Место и роль документов в управлении на современном этапе Деятельность любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. 8 Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между: 1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или предприятия или принимают решения подразделений, (руководители специалисты и квалифицированные служащие); 2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив). По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока – документопотока. Виды документопотоков: 1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 1015% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов. 2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.) 9 3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, рекламные материалы, пресс-релизы и т.д.) Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:  директивные, информационно-инструктивные и информационно - методические материалы государственных 10 органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);  организационно - распорядительная документация;  документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);  деловая переписка;  финансовая документация. Кроме того, необходимо отметить, что перечисленные группы документов могут относиться к трем основным видам работ, выполняемых учебным заведением: учебной, методической и научно-исследовательской. Рассмотрим свойства и функции документа. Документ имеет два свойства - информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. достоверность, Сюда доступность относят информации актуальность, и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. Основные функции документа:  информационная (в документе фиксируются события, явления) 11 факты,  организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)  коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);  юридическая качестве (содержание доказательства документа при используется рассмотрении в спорных вопросов;  воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;  учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов). 1.1.3. Классификация деловых документов В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам лучше организовать документационную позволяет деятельность. Существует множество способов классификации управленческих документов. Вот, например, некоторые из них. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. (организацией) документы вопросам и могут его общего руководства производственной составлять работники предприятия. 12 предприятием деятельностью. всех Эти подразделений Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические поручения, условия, доверенности, платежные исковые требования заявления, и авторские свидетельства и т. д. По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага. По месту составления документы делятся на:  внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие)  внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри него. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности 13 (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально». По юридической подлинные и силе подложные. документы Подлинные подразделяют документы на бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ документ — и (оригинал рукописный или подлинник). машинописный Черновой документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями. С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат. Копия — идентичное, воспроизведение заверенное подлинника. Выписка должностным из лицом документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника. По происхождению документы классифицируют на служебные/ официальные и личные. Официальные должностными (стандартам). лицами создаются по организациями определенным или правилам Причем к официальным документам относят и 14 документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.) Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения в временного свою хранения. очередь Документы подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности информационные, содержащие производственной и иной документы сведения деятельности и бывают факты организаций, о и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени индивидуальные, унификации типовые, различают трафаретные, документы примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа. Типовыми изложение являются однородных технологический документы, процессов процесс, типовые и рассчитанные явлений: на типовой правила внутреннего заранее напечатанный распорядка и т. п. Трафаретные документы имеют текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме 15 трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов. Анкета — это способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров. Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями. Таблица — это постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы. В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо- 16 хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.),контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах. Глава 1.2. Унификация и стандартизация документов Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации. Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». 17 По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А вовторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников. В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако понятиями нельзя ставить знак равенства. между этими Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы или отдельные виды продукции, так и на унифицированные системы документации. 18 Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются обработки. с Они учетом возможности обязательны для их компьютерной применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенный формы к максимально документов, объединенные общеуправленческие предназначенные независимо от применяющими уровня всеми управления формы традиционные, так основные системы использования и единообразию в функциональные для как возможному и и организациями, собственности, смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации. Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: 19 • единообразия построения форм документов; • регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; • исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи; • сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач; • единства применяемой обозначений, добиваясь терминологии сопоставимости и условных показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них; • определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком; • установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей. К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой 20 системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону. Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам. Унифицированная система организационно- распорядительной документации:  документация по созданию организации, предприятия;  документация по реорганизации организации, предприятия;  документация по ликвидации организации, предприятия;  документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;  документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;  документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;  документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;  документация по кадрам. 21 ЛЕКЦИЯ 2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Глава 2.1. Правила оформления управленческой документации 2.1.1. ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами – стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает:  юридическую силу документов;  оперативное и качественное составление и исполнение документов;  организацию быстрого поиска документов;  осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку. Любой оформления, документ которые состоит принято из отдельных называть элементов реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Реквизит – элемент документа (дата, №, подпись, текст и т.д.), расположенный в строго определенном месте согласно формуляру для каждого типа документа. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных определяется ГОСТом Р 6.30-2003 (Унифицированные системы 22 документов, документации. Унифицированная распорядительной документации. система Требования организационнок оформлению документов. Дата введения в действие 1 июля 2003 года). Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационнораспорядительных документов (ОРД). В их состав входят: 01 – Государственный герб Российской федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 23 /код 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск, печать; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» Помещают Федеральным на бланках конституционным документов законом гербе Российской Федерации». 24 в «О соответствии с Государственном Рис 1. Государственный герб РФ в многоцветном варианте Рис 2. Государственный герб РФ в одноцветном варианте Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Государственный герб РФ в многоцветном варианте помещается на бланках:  федеральных конституционных законов и федеральных законов;  указов и распоряжений Президента Российской Федерации;  постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;  постановлений Государственной Думы Собрания Российской Федерации; 25 Федерального  постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;  решений Конституционного Суда Российской Федерации;  решений Верховного Суда Российской Федерации;  решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;  Президента Российской Федерации;  Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и др. Государственный герб РФ в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента Российской Федерации; 1. полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; 2. федеральных органов исполнительной власти; 3. Генеральной прокуратуры Российской Федерации; 4. Следственного комитета Российской Федерации; 5. Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; 6. Счетной палаты Российской Федерации; 7. Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; 8. Центрального банка Российской Федерации. Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:  межведомственной комиссии по защите государственной тайны;  органов, организаций и учреждений Российской Федерации; 26 при Президенте  органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;  федеральных судов;  органов прокуратуры Российской Федерации;  следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;  дипломатических учреждений представительств, и иных официальных консульских представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляют только полиграфические и штемпельнограверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Реквизит "Герб Российской Федерации" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа. Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Порядок использования изображения герба субъекта РФ на бланках документов принимаемыми определяется органами нормативными государственной власти актами, республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. На бланках сельского общей муниципального поселения, территорией, территории), в нескольких части пределах образования поселений, поселения, которого иной (городского, объединенных населенной осуществляется 27 местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования. Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа. Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» Изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен 01 реквизит. Рис 3. Пример оформления 03 реквизита на бланке письма 28 Реквизит 04 «Код организации» Проставляют предприятий и по Общероссийскому организаций (ОКПО) классификатору или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). В бланках документов код организации включают в состав справочных данных (При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации.). Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных организаций. и Код сложно является воспринимаемых элементом названий электронной идентификации документа. Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» Проставляют налоговыми на органами основании в документов, соответствии со выдаваемых Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц. ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. (В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В пункте 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления утвержденных содержащихся постановлением в нем Правительства сведений, Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30-2003 указано, что проставляется только в бланке письма.) 29 данный реквизит На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации (рис.3). Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному организации номеру вводится код налогоплательщика причины постановки (ИНН) на учет (КПП). Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН (рис.3). Реквизит 07 «Код формы документа» Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. 30 Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:  блока идентификации;  блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию. Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число. Пример кодового обозначения унифицированной документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор. 31 формы На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется. Реквизит 08 «Наименование организации» Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) на бланке помещают ниже полного или за ним. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации и располагает ниже наименования на русском языке или справа. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации (рис.4). При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации). 32 Рис 4. Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом. 33 Рис 5. Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации Реквизит "Наименование собирательным документа обозначением могут быть организации" автора является документа. организация, ее Автором структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:  бланк организации;  бланк структурного подразделения;  бланк должностного лица. Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование подразделения или должностного лица. 34 структурного Реквизит 09 «Справочные данные об организации» Содержит контактах. сведения, необходимые Наибольшее количество при информационных справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес усмотрению электронной организации. почты Для и другие остальных сведения по документов обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: ул. Радищева, 35, г. Курск, 305000. Реквизит 10 «Наименование вида документа» Должно быть организации) и определено должно уставом соответствовать (положением видам об документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым документа. В для изготовления письме бланков наименование конкретного вида документа вида не указывается. Наименование вида документа пишется буквами. 35 прописными Рис 6. Пример оформления реквизита "Вид документа" на бланке приказа Реквизит 11 «Дата документа» Датой документа преимущественно является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные должны иметь одну двумя (единую) или более дату, организациями, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Дата протокола, акта печатается на документе при его подготовке, и устанавливается срок изготовления проекта протокола, акта для подписания. Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. 36 Например, дату 25 июня 2016г. следует оформлять: 25.06.2016. При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц — буквами, год — четырьмя цифрами. Например, 05 июня 2016г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами. Стандарт предусматривает и другие способы датирования, например: год, месяц, число (2016.07.07). Действующий ГОСТ допускает также датирование в соответствии с международными стандартами. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Рис 7. Пример оформления отметки для реквизита "Дата документа" на бланке письма Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак проставляется ниже подписи. 37 не отмечено, дата Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. Рис 8. Пример оформления реквизита "Дата документа" в письме Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» Состоит из его порядкового дополняться по усмотрению обозначением наименования номера, который организации документа, может буквенным должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. 38 Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и номеров более организациями, документа каждой из состоит этих из регистрационных организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. Рис 9. Пример оформления отметок для реквизита "Регистрационный номер документа" на бланке письма Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте 39 письма, что справочной освобождает информации. текст На от чисто бланках вспомогательной, писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________. Рис 10. Пример оформления отметки для реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" на бланке письма Рис 11. Пример оформления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" Реквизит 14 «Место составления или издания документа» Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение 40 по реквизитам «Наименование организации» организации». Место населенного и «Справочные составления пункта) указывают данные (например, с об название учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные об организации». В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название указываться. организации, Например, место ОАО составления "Пермские может не авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва. Рис 12. Пример оформления реквизита "Место составления или издания документа" на бланке приказа В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. Перед обозначение указанием "г." городов (город) не Москва ставится. и Санкт-Петербург Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Балаково, пос. Дальнее и т.д. Реквизит 15 «Адресат» В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. 41 При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А. Лагунину или АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру В.М. Кочетову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Курской области Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского дома «Медиадом» Н.В. Семиной Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса 42 указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: ЧОУ ВПО «Курский институт, менеджмента, экономики и бизнеса» ул. Радищева, д. 35, г. Курск, 305000 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» Личная подпись В.А. Степанов Дата Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: 43 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом УТВЕРЖДЕН гриф (УТВЕРЖДЕНА, утверждения УТВЕРЖДЕНЫ состоит или из слова УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2013 № 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2013 № 82 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Реквизит 17 «Резолюция» Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: 44 Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО «ТЕРМИКА» к 05.10.2013 Личная подпись Дата При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Рис 13. Пример оформления реквизита "Резолюция" В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом. 45 Реквизит 18 «Заголовок к тексту» Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:  о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;  чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта. Наличие документа, заголовка т.к. представление не о значительно читая всего содержании и облегчает текста можно направить обработку получить документ на исполнение. Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. Рис 14. Пример оформления реквизита "Заголовок к тексту" 46 К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Реквизит 19 «Отметка о контроле» Обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Сроки исполнения соответствии со организацией, сроками, документа устанавливаются обозначенными направившей в законодательством, поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации. Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах. Реквизит 20 «Текст документа» Отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию 47 об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, протоколов, актов, договоров, распоряжений, контрактов, указаний, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д. Текст пункты может и заголовки подразделяться подпункты. Разделы (подзаголовки). и на разделы, подразделы Заголовки подразделы, могут разделов иметь пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную распорядительную часть часть без (например, приказы констатирующей; - письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". 48 Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, организаций, их устанавливающих структурных права и подразделений обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения:  от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");  от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");  от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", ВНИИДАД считает возможным"). 49 В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:  письмо оформляется на должностном бланке;  письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 1215, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения. Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» Реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.2 50 Например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если документе приложение направляют не адреса, отметку его то о во все указанные наличии в оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение распорядительного №» документа, с указанием его даты и наименования регистрационного номера, например: Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, 51 наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ №2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251 Реквизит 22 «Подпись» В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Вице-президент Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов или на бланке: Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов Допускается наименование в реквизите должности лица, «Подпись» центрировать подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 52 При лицами подписании их документа подписи последовательности, несколькими располагают одну соответствующей должностными под занимаемой другой в должности, например: Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов При подписании Личная подпись К.И. Игнатьев совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова Личная подпись А.С. Красавин Не допускается ставить предлог предлогом "За", надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, руководителя, имеющий документ право подписывает подписывать заместитель документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право 53 подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности. Например: И.о. генерального директора Личная подпись И. П. Петров или Зам. генерального директора Одним из способов использование подписи. В подписания факсимиле статье Федерации Личная подпись как 160 «Использование при документа аналога Гражданского «Письменная О. П. Поспелов форма собственноручной кодекса сделки» совершении является сделок Российской установлено: факсимильного воспроизведения подписи ... допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Реквизит 23 «Гриф согласования документа состоит из слова» Реквизит, выражающий согласие автора) с содержанием документа другой организации ( не и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование расшифровки подписи организации), (инициалов, личной фамилии) согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии 54 подписи, и даты при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2013 № 430-162 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2013 № 10 Реквизит 24 «Визы согласования документа» Реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации — автора документа с его содержанием (далее — виза). Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Васильев Дата Оформленная таким образом виза должностного лица с содержанием документа. 55 означает согласие При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Васильев Дата Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости). Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу. На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу Листа согласования. Допускается, визирование по усмотрению нормативных правовых организации, актов, полистное приложений для защиты от возможной замены листов. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 56 Реквизит 25 «Оттиск печати» На документах, подтверждения организации. их требующих юридической Оттиск печати особого силы, заверяет удостоверения, ставится печать подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На проставляется обозначается документах на финансового специально символом «М.П.» характера отведенном без печать месте, захвате которое наименования должности и подписи. Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись Т.С. Левченко Дата Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» Включает документа в себя и номер его инициалы телефона. и фамилию Отметку 57 об исполнителя исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков 924 45 67 Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Например: Отправлен факс от 01.06.2016 № 27 В дело № 01-07/27 Личная подпись Дата Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Реквизит 30 идентификатор электронной копии документа 58 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 2.1.2. Бланк документа Документы, как правило, изготавливают на бланках. При изготовлении площадей бланков, формировании геометрии конкретных реквизитов размещения полей и следует руководствоваться Приказом Минкультуры России "О типовой инструкции по делопроизводству исполнительной власти" и ГОСТ в Р федеральных 6.30-2003. Для органах бланков применяется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Бумага, применяемая для изготовления бланков документов, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов. Бланки документа, как правило, имеют поля следующих размеров:  левое поле - 20 мм;  правое поле - 10 мм;  верхнее поле - 20 мм;  нижнее поле - 20 мм. Бланки документов преимущественно типографским должны способом. изготавливаться Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные (ксерокопии), с помощью а также средств оперативной воспроизводить все полиграфии необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на компьютере. 59 Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано реквизитов равно (начало удалены от и конец границ каждой зоны строки расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Бланк документа воспроизведенными — это реквизитами, лист бумаги содержащими с заранее постоянную информацию об организации — авторе документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6. Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом. При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора). Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. 60 В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации). Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:  01 Государственный герб Российской Федерации;  02 герб субъекта Российской Федерации;  03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);  04 код организации;  05 код формы документа;  06 наименование организации;  07 справочные данные об организации. Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви- зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер документа, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа. На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо». Расположение реквизитов документов на угловом бланке представлено на рисунке .15. Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:  01 Государственный герб Российской Федерации;  02 герб субъекта Российской Федерации;  03 эмблема организации или товарный обслуживания); 61 знак (знак  04 код организации;  06 наименование организации (автора документа);  12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистрационный номер документа. Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются. Бланк конкретного вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.). Бланки на двух языках. В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. 62 Рисунок 15.Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка 63 Расположение реквизитов документов на продольном бланке представлено на рисунке 16. Рисунок 16.Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продолного бланка 64 Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подписи. В бланках подразделения имеет структурного право подразделения его наименование помещается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — автора документа. Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения положения, акты, инструкции), (в таких документах, адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции. 65 как На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки. Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается • размещение на бланке только сокращенного наименования организации — автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме; • составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации — авторе; • «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему; • размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации; • произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта; • размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения); • размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий. 66 Глава 2.2. Требования к тексту служебных документов 2.2.1. Требования к тексту документа. Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Для рационализации оформляются в виде составления анкеты текста (применяются документы для получения определенных сведений), таблицы (применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.), связного текста или комбинации этих форм. В практике делопроизводства сложились общие требования, предъявляемые к текстам документа: 1. Краткость изложения. Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы, сложные предложения заменяются простыми, исключаются повторения и излишние подробности. 2. Безупречность в юридическом отношении. Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двоякого толкования. 3. Достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе. Т.е. непредвзятое описание и оценка событий. 4. Полнота информации. Предполагается, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. 5. Тон служебного письма должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. 67 6. Если поводом для создания документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводят его полные данные. При составлении текстов документов следует избегать тавтологий. Например: следует отметить следующее, пять человек детей, памятный сувенир и т.п. В служебных документах должно быть ограничено наличие профессиональных терминов, в случае если его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение. Недопустимо использовать разговорные и устаревшие слова. Служебные Переписка документы ведется множественного от отличает третьего числа, лица, нейтральный тон. единственного или местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документа, отражающих единоначалия, текст излагается от первого лица принцип (приказываю, предлагаю, прошу). Используются также следующие формы:  от третьего лица, единственного числа: решил (о) (в решениях);  от первого лица множественного числа: решили, постановили, предлагаем. Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания. Рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. Тексты большинства документов состоят из двух частей:  вводной, содержащей основания или мотивы составления документа; 68  основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения. Например: В январе 2015 г. институт проводит конференцию «Проблемы НДС». Будут обсуждены проблемы исчисления и уплаты данного налога. Просим принять участие и подготовить свои предложения. Декан факультета Р.Д. Кореневский Или: Прошу выделить тыс. руб. на приобретение ПК для лаборатории. Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организацию справочной работы. Количество ПК в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов. Можно составлять документы только из заключительной части: Прошу принять меня на работу бухгалтером с 15 сентября 2016 года. Текстовые документы должны удовлетворять требованиям, изложенным в ГОСТах 2.105-95, Р 6.30-2003. Текстовый документ, выполняемый машинописным способом, должен иметь поля следующих размеров:  левое – 25-30 мм,  правое – 10 -15 мм,  нижнее – 20 мм,  верхнее – 25-30 мм. 69 Первая строка текста оформляется с абзаца. Абзацный отступ равен пяти печатных знакам или 15-17 мм. С абзаца оформляется каждая новая мысль текста. Для лучшего восприятия текст делится на абзацы. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив 5 печатных знаков. Тексты большого объема делят на разделы, подразделы, подпункты. Разделы и подразделы внутри документа должны иметь заголовки. Пункты и подпункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов. Печатают их с заглавной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3-4 интервала (15 мм), а между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала (8 мм). Абзацы внутри подпунктов не нумеруются. Пример:  Общие положения  Подраздел  Пункт  Подпункт Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей, цифровой материал или какие-либо иные сведения текста могут быть оформлены в таблице. Ее помещают сразу под текстом, в котором она впервые упоминается или на следующей странице. Таблицу можно разместить и в приложении. Таблицы нумеруются арабскими цифрами, сплошной нумерацией. При переносе таблицы на другую страницу название помещают только над первой частью, а над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием ее номера. Графу «Номер по порядку» в таблицу не включают. 70 2.2.2. Нормы официально-делового стиля. Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как:  публицистический,  научный,   художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой. Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии основного компонента любого функционального стиля. Стиль сферах официально-делового жизни: экономической, общения людей в разных социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы 71 для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов. Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.). Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:  краткость и компактность изложения материала;  точность и определенность формулировок; 72 официального  однозначность и единообразие терминов;  последовательность использования технических приемов правотворчества. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка. Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), "удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестоимость"). Не допускается образованных по использование традиционным неологизмов, моделям, даже например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка". Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить". Представить — предъявить, сообщить ("представить список сотрудников", "представить доказательства"); познакомить с кемлибо - "представить ходатайствовать (о коллективу повышении, очередному званию", обнаружить ("представить о "представить (собой) нового награде) к ("представить ордену); значительную 73 работника"); к составить, ценность"); мысленно вообразить ("представить (себе) картину боя"); изобразить, показать ("представить в смешном виде"). Предоставить пользование — отдать в ("предоставить транспортные осуществить средства"); что-либо чье-либо распоряжение, квартиру", дать право, ("предоставить "предоставить возможность отпуск", сделать, "предоставить слово"); разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра ("предоставить самому себе", "предоставить дело случаю"). Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель - именно месяц, и ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие факты", "данное явление полностью проявляется в условиях". Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряжением Правительства", "в порядке оказания материальной помощи", "в связи с тяжелым воспроизводятся устойчивый положением, в характер сложившимся... служебных и по документах, своей роли "- постоянно приобретают сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения". Но особенностей если нормы употребления нарушаются того или иного возникают ошибки. 74 из-за незнания фразеологизма, Например, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение" "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: "допустить грубость, чванство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д. В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации. Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: 1. Правительство Российской Федерации; 2. Правительство Республики Башкортостан и т.п. В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", министерства", "министерство", "государственный комитет", "республиканские "государственные комитеты". Названия органов судебной власти принято писать так: 1. Конституционный Суд Российской Федерации; 75 2. Верховый Суд Российской Федерации; 3. Высший арбитражный суд Российской Федерации. Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший арбитражный суд Удмурдской Республики. Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы. В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом: 1. Конституция (Основной Закон) Российской Федерации; 2. Конституция (но конституции республик); 3. Декларация прав и свобод человека и гражданина; 4. Федеративный договор; 5. Основы законодательства Российской Федерации; 6. Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской Федерации" (но законы); 7. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; 8. Указ Президента Российской Федерации (указы Президента Российской Федерации); 9. распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации; 10. Распоряжение Правительства Российской Федерации. С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации: 1. Президент Российской Федерации; 2. Руководитель Администрации Президента Федерации; 76 Российской 3. Советник Президента Российской Федерации; 4. Председатель Правительства Российской Федерации; 5. Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; 6. Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; 7. Председатель Конституционного Суда Российской Федерации; 8. Председатель Верховного Суда Российской Федерации; 9. Председатель Высшего арбитражного суда Российской Федерации; 10. Министр финансов Российской Федерации; 11. Председатель Федерации по Государственного строительству и комитета Российской жилищно-коммунальному комплексу; 12. Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации. Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации. Со строчной буквы должностей: начальник Президента Российской пишутся названия Государственно-правового Федерации; начальник следующих управления Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный правительственной директор связи Федерального и информации при агентства Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации; заместитель Министра имущественных отношений Российской Федерации; генеральный 77 директор авиационно-космического агентства Российской Федерации; глава администрации Красноярского края; губернатор Сахалинской области; правительства верховного Москвы; Суда мэр Санкт-Петербурга; председатель Российской Военной Федерации; член премьер коллегии коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации. Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:  председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;  президент Союза арендаторов и предпринимателей России. С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях по четные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"" (наградить народного артиста Российской Федерации). Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:  маршал артиллерии (но Главный маршал авиации);  генерал армии;  адмирал;  академик;  действительный член Российской академии наук;  доктор технических наук;  член-корреспондент Российской академии наук;  лауреат Государственной премии. 78 Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна", "Человек" и др. Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:  государственная граница Российской Федерации;  государственная награда Российской Федерации. Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях: С  Государственный герб Российской Федерации;  Государственный гимн Российской Федерации;  Государственный флаг Российской Федерации;  Государственная программа... прописной словосочетании пишется и слово "Республиканский "республиканский" в бюджет Российской только практическое Федерации". Служебные назначение, но документы и имеют юридическое не значение. Для того, чтобы документ соответствовал такому назначению, его необходимо тщательно отредактировать по существу, проверить стилистику и орфографию. Следует проверить правильность его составления. В процессе оформления документов на всех стадиях их подготовки возникает необходимость исправления ошибок, выделения отдельных элементов текста, включения в текст или удаления из него отдельных фраз, слов, букв. 79 Таблица 3. Типичные грамматические ошибки в языке деловых бумаг Тип ошибки 1. Нарушение управления (неверный выбор падежа) Запомните слова, в которых наиболее часто встречаются ошибки в управлении: Благодаря (чему?), вопреки (чему?), вследствие (чего?), заведующий (чем?), начальник (чего?), руководитель (чего?), руководство (чем?), согласно (чему?), удостовериться (в чем?), управляющий (чем?) 2. Нарушение управления при однородных членах 3. Нарушение связи между подлежащим и сказуемым 4. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных 5. Ошибки при склонении числительных 6. Ошибки в построении предложения с деепричастным оборотом 7. Нанизывание падежей 8. Неправильное использование предлогов 9. Нарушение функционально-стилевой грамматической нормы делового стиля Неотредактированный вариант Должность управляющего клуба является вакантной. Трудовой коллектив добился больших успехов благодаря умелого руководства. Трест организовал и руководил предприятием. В 2005 году на предприятие были приняты 31 специалист. Изменение графика отпусков работников отдела нежела-тельное. Предложение было принято двестив пятьдесят шестью голосами. Перед занятием компьютер принимается учащимся, сдав студенческий или читательский билет лаборанту. Авиационные страховщики не могут оставаться в стороне от решения вопросов обеспечения безопасности полетов на воздушном транспорте. Директор завода отметил о важности поставленной проблемы. Чтобы исполнить приказ Хочу сообщить Вам, что… Из-за того что я должен срочно уехать в Москву… 80 Отредактированный вариант Должность управляющего (чем?) клубом является вакантной. Трудовой коллектив добился больших успехов благодаря (чему?) умелому руководству. Трест организовал (что?) предприятие и руководил (чем?) им. В 2005 году на предприятие был принят 31 специалист. Изменение графика отпусков работников отдела нежела-тельно. Предложение было принято двумястами пятьюдесятью шестью голосами. Перед занятием учащийся принимает компьютер, сдав студенческий или читателский билет лаборанту. Авиационные страховщики вынуждены обеспечивать безопасность полетов на воздушном транспорте. Директор завода отметил важность поставленной проблемы. Во исполнение приказа… Довожу до Вашего сведения, что…. В связи со срочным отъездом в Москв 10. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию Для определения фонда оплаты расценки на продукцию уточняются в конце года. Таблица 4. Типичные лексические ошибки в языке деловых бумаг Тип ошибки 1. Употребление слова в несвойственном ему значении (неточность словоупотребления, неправильное использование словтерминов) 2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов 3. Употребление слов иной стилевой окраски (нарушение функционально-стилевой лексической нормы делового стиля: использование слов и фразеологизмов разговорно-просторечной и эмоциональноэкспрессивной окраски) 4. Употребление архаизмов 5. Ошибки в употреблении паронимов 6. Нарушение лексической сочетаемости 7. Употребление лишних слов (плеоназмы) 8. Ошибки в употреблении устойчивых сочетаний Неотредактированный вариант Отредактированный вариант Гражданка Иванова Н.Н. обратилась с заявлением о разводе брака. Гражданка Иванова Н.Н. обратилась с заявлением о расторжении брака. Срок выполнения задания может быть пролонгирован. Срок выполнения задания может быть продлен. Из-за его халатного отношения к делу мы никак не можем закончить работу в срок (из объяснительной записки) Студенту Лазареву И.В. за частые пропуски дан нагоняй (из текста приказа). При сем, сим письмом, на предмет (чего), каковой, вышепоименованный Был провозглашен приговор суда. Эта проблема с каждым днем ухудшается. Собранные вместе материалы; точно совпадающие данные; абсолютно новый документ Каждый нарушитель должен твердо усвоить, что ему не сойдет даже малейшее отступление от устава и закона. 81 Из-за его безответственного отношения к делу мы никак не можем закончить работу в срок Студенту Лазареву И.В. за частые пропуски объявлен выговор (из текста приказа). При этом, этим письмом, для (чего), который, указанный выше Был оглашен приговор суда. Эта проблема с каждым днем усложняется. Собранные материалы; совпадающие данные; новый документ Каждый нарушитель должен твердо усвоить, что ему не сойдет с рук даже малейшее отступление от устава и закона. ЛЕКЦИЯ 3. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ Глава 3.1. Система организационно-правовой документации 3.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это письменная документация, в которой фиксируются решения административных вопросов и организационных управления, регулирования вопросов, взаимодействия, деятельности органов а также обеспечения власти, и учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Система ОРД имеет большое значение для документирования управленческой деятельности. ОРД делится на следующие группы: 1) организационные учредительные документы, документы (уставы, инструкции), которые положения, определяют статус, правовое положение учреждения; 2) распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения, административную распорядительных указания, решения), деятельность документов характеризующие организации. складывается из Подготовка нескольких этапов:  изучение управленческого вопроса;  подготовка проекта распорядительного документа;  согласование документа;  подписание документа. 82 3) информационно-справочной документы (акты, справки, протоколы, объяснительные записки), предназначенные либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. 3.1.2. Основные виды организационно-правовой документации УСТАВ Под уставом – понимается свод организаций, как организационным документом, регулирующих деятельность правил, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Юридическое либо учредительного лицо действует на основании договора и устава, либо устава, только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Устав относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для учредительных юридических документах лиц соответствующего некоммерческих вида. В организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены 83 предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным. Устав утверждается юридического лица. Гриф учредителями утверждения на (участниками) уставе заверяется печатью организации. Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном документа (УСТАВ), юридического лица, его гриф участниками, который устава устава указывают: вид организационно-правовую составления, подлиннике листе индивидуальное утверждения заверяется устава название, место учредителями печатью регистрирующий форму или организации. орган вверху На слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа. УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками деятельностью прибыли юридического и убытков, управления выхода учредителей лица, (участников) из его состава. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного 84 договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся действовать на коммерческой основании организацией, может общего положения об организациях данного вида. Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные соответствующего вида. законом В для юридических учредительных лиц документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных организаций законом должны случаях быть и других определены коммерческих предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным. Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок. Учредительный договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. 85 В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Положение об организации относится к учредительным документам. В учредительных документах некоммерческой организации должны определяться наименование некоммерческой организации, содержащее указание на характер ее деятельности и организационно-правовую некоммерческой деятельностью, форму, организации, предмет и место нахождения порядок цели управления деятельности, сведения о филиалах и представительствах, права и обязанности членов, условия и порядок приема в члены некоммерческой организации и выхода из нее (в случае, если некоммерческая организация имеет членство), источники формирования имущества некоммерческой организации, порядок внесения изменений в учредительные документы некоммерческой организации, порядок использования имущества в случае ликвидации некоммерческой организации и иные положения, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях". Положение об организации оформляется на общем бланке организации. ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ Положение правовой акт, о структурном устанавливающий подразделении статус, – функции, это права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их 86 юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. Положения о индивидуальными. подразделениях Типовые могут положения быть типовыми разрабатываются и для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения. Положения о руководителем структурных службы подразделениях кадров, юристом, визируются заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения Положения и о распорядительным утверждаются руководителем подразделениях документом могут организации. утверждаться (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением. Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. 87 ПОЛОЖЕНИЕ О КОЛЛЕГИАЛЬНОМ (ИЛИ СОВЕЩАТЕЛЬНОМ) ОРГАНЕ Положение о коллегиальном (или совещательном) органе – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов. Положения о коллегиальном (или совещательном) органе могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о коллегиальном (или совещательном) органе. Текст положения может включать следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения. Положения о коллегиальном (или совещательном) органе подписываются председателем и утверждаются руководителем организации. Положения о коллегиальном органе могут утверждаться распорядительным документом, если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением. Положение о коллегиальном (или совещательном) органе оформляется на общем бланке организации. РЕГЛАМЕНТ Существует несколько определений регламента: Регламент – свод правил. 88 Регламент деятельности – правовой руководства акт, устанавливающий организации, порядок коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; рассмотрения на порядок подготовки материалов для внесение материалов на заседании; рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на оформление заседании; решений; ведение порядок протокола доведения заседания; решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. В процессе обсуждения на подготовки заседании совещательного органа, регламенты членами а проходят стадию коллегиального также согласования или с заинтересованными подразделениями и юридической службой. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа. Регламент оформляется на общем бланке организации. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Штатное расписание – перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов. Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России унифицированную использовать все от форму 5 января 2004 штатного организации г. № расписания независимо 89 от 1. Эту должны формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, действующим принятой в организации законодательством коллективными договорами, в соответствии Российской с Федерации, трудовыми договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации. В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные поощрительные выплаты выплаты), (премии, надбавки, установленные доплаты, действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). 90 При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.) Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации "О внесении изменений в штатное расписание". ИНСТРУКЦИЯ Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, 91 дата ввода данной инструкции в действие, а так же возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения. По стилю изложения инструкция носит распорядительный характер. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция по контролю…", "Инструкция по документационному (делопроизводству) в обеспечению управления Президента Российской администрации Федерации". Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе руководителями всех юрисконсультом, направление подготовки инструкции заинтересованных заместителем деятельности, визируются подразделений, руководителя, курирующим которого касается то содержание инструкции. Инструкции оформляются на общем бланке организации. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации работника, его организационно-правового обязанностей, прав, положения ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция является документом, призванным содействовать разделению правильному и кооперации подбору труда и расстановке работников. В кадров, качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации 92 специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности. Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных (например, организаций Типовые и структурных должностные подразделений инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностные инструкции Квалификационного разрабатываются справочника должностей на основе руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:  Общие положения.  Должностные обязанности.  Права.  Ответственность.  Взаимоотношения. 93 Должностную структурного (заместитель инструкцию подразделения руководителя) подписывает руководитель утверждает руководитель и организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Глава 3.2. Система распорядительной документации 3.2.1. Система распорядительной документации: ее назначение и состав Руководство любой организационно-правовой организации, формы, характера независимо и от содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется распорядительную правом деятельность осуществлять и, исполнительно- соответственно, издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. 94 Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) организации деятельности, финансовыми, трудовыми, обеспечение материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом относятся к конкретные плане правовым распорядительные актам: юридически в властные них документы получают выражение предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:  с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;  их адресатом структурные являются конкретные подразделения, учреждения, должностные лица или работники;  они являются юридическими возникновение конкретных фактами, вызывающими административно-правовых отношений. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:  правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Российской Федерации, Федерации, органами 95 Правительством федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);  правовые акты, Российской городов действующие Федерации - на уровне республик, республиканского значения краев, Москвы субъектов областей, и Санкт- Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;  правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Основанием для издания распорядительного документа может быть:  необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;  необходимость осуществления собственной исполнительнораспорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных правовых актов. Нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый правотворческим (изданный) органом в в определенной пределах его форме компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. постоянного общеобязательных или временного государственных характера, предписаний рассчитанных на многократное применение. Нормативные правовые акты издаются органами исполнительной власти в форме:  постановлений,  приказов,  распоряжений, 96 федеральными  правил,  инструкций,  положений. Президент РФ, в соответствии с Конституцией РФ, издает указы и распоряжения. Нормативные правовые акты подразделяются на:  акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;  акты межведомственного характера;  акты, регулирующие исполнительной отношения власти органов с федеральной подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями. С документоведческой точки зрения:  постановления, приказы и распоряжения относятся – к распорядительным документам,  правила, положения, инструкции – к организационноправовым документам. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки (принятия зрения решений) порядка все разрешения распорядительные вопросов документы делятся на две группы:  документы, издаваемые коллегиально;  документы, издаваемые при единоличном принятии решений. К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения. Эти решений, распорядительные принимаемых документы совместно 97 издаются на основе группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции совещательных органов рекомендательный руководитель при руководителях носят характер. организации не и др. Решения обязательный, Это имеет означает, право а что принять собственное решение вопреки решению совещательного органа. Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии: 1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа 2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа 3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа 4. Принятие решения по рассмотренным материалам 5. Оформление протокола заседания 6. Издание распорядительного документа 7. Доведение решения до исполнителей Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической 98 справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа соответствующего специалист структурного или группа специалистов подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных содержать и иных исчерпывающую организаций. и Справка всестороннюю должна информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и листах бумаги. стандартных проект решения Проект оформляются решения на содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения. На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. На третьей коллегиального материалами, подготовке и четвертой органа проводятся заседания знакомится (членам приглашение, заседанию), на дня, обсуждаются мнения председатель представленными мероприятия коллегиального повестка заседании высказываются с организационные рассылаются материалы, стадиях по по органа материалы к представленные проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате 99 дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, коллегиального органа. если В за итоге них проголосуют обсуждения члены большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение. Пятая стадия коллегиальных отражает органов: это специфику фиксация деятельности хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь. Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, 100 как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания. Седьмая стадия – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания. 3.2.2. Распорядительные документы: приказы на основе единоначалия В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления руководителю. в Единоличное оперативность организации принятие управления, принадлежит решений повышает ее обеспечивает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных учреждений, образований, предприятий, руководители фирм организаций, (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). Процедура условиях издания распорядительных единоличного принятия приказов, указаний, распоряжений – документов в решений включает – следующие стадии: 1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа). 101 2. Сбор и анализ информации по вопросу. 3. Подготовка проекта распорядительного документа. 4. Согласование проекта документа. 5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям. 6. Принятие решения (подписание документа). 7. Доведение распорядительного документа до исполнителей. Рассмотрим правила составления и оформления некоторых распорядительных документов. ПРИКАЗ Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации), действующим на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных оперативных задач, стоящих перед учреждением. По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по реорганизации, основной ликвидации деятельности учреждения, издаются утверждении при и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического научно-технической политики, документационного др. Приказы регулируют по обеспечения, личному прием, предоставление отпусков, информационного социальной составу перемещения, обеспечения, политики (кадровые увольнения присвоение разрядов, и приказы) работников, вынесение взысканий и поощрения работников Формуляр приказа содержит следующие реквизиты: 102 и 1) наименование вида документа, 2) дата, 3) индекс, 4) место составления, 5) заголовок к тексту, 6) текст, 7) подпись, 8) печать, 9) отметки о согласовании. Приказ оформляется на бланках. Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества". В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю"). Текст приказа состоит из: 1. констатирующей части (преамбулы), где излагаются факты и соображения, явившиеся основанием для издания приказа; 2. распорядительной части, в которой перечисляются предписываемые действия. Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных 103 на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными Констатирующая буквами часть или строчными может в разрядку. отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная "ПРИКАЗЫВАЮ", часть которое приказа пишется начинается прописными словом буквами с отдельной строки и отделяется от последующего текста 2-3 межстрочными интервалами. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...". В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, начинаться соответствующий с указания пункт должности и документа фамилии должен исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные действии подразделения. передают глаголом Сведения в об управленческом неопределенной дополнением с обозначением объекта действия. 104 форме и Например: 1. Начальнику информационных Управления систем производства Воробьеву К.В. и внедрения подготовить проект "Технического задания…". 2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения … . Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2015. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.". Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа. 105 Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического списки), в тексте распорядительной характера приказа части (графики, в даются схемы, соответствующих отсылки: таблицы, пунктах "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: Приложение 1к п. 2 приказа ЗАО "ТЕРМИКА" от 24.04.2015 № 43 Если документ приложением к (положение, правила, соответствующем пункте приказу является утверждаемый инструкция распорядительной и части т.п.), в делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, руководителя официально во время исполняющий его длительного обязанности отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) Датой приказа считается дата его подписания. С момента подписания договор вступает в силу. 106 Вопрос 3. Распоряжения, указания. Постановления, решения РАСПОРЯЖЕНИЕ Распоряжение – руководителем, правовой главным акт, образом, издаваемый единолично коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных 107 вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа). Обязательными наименование реквизитами организации, распоряжения название вида являются: документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. 108 109 УКАЗАНИЕ Указание государственного – правовой управления, акт, издаваемый преимущественно по органом вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания. Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Обязательными наименование реквизитами организации, указания название вида являются: документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. РЕШЕНИЕ Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. 110 Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...". В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами. Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается: Приложение 1 к решению Совета директоров от 06.05.2015 № 15 Проект решения заинтересованными должен быть структурными согласован со всеми подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений. Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и 111 регистрационный издания, номер заголовок к документа, тексту, место подпись, составления визы или согласования документа. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми исполнительной центральными власти, органами действующими федеральной на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в 112 целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности. Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных которое постановлениях печатается двух или отдельной строкой более от организаций), поля прописными буквами. Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись. Глава 3.3. Информационно-справочные документы. Современное деловое письмо 3.3.1. Назначение и состав справочно-информационной документации Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и аналитической обработке объективной и достоверной информации о фактическом положении дел в системе управления. Эта информация может содержаться в различных источниках, важнейшее место, справочно-информационные среди и которых занимают справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым 113 и распорядительным поручений, не документам, обязывают поскольку действовать не строго содержат предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно- информационных документов (например, переписка) используются для реализации информационных состоящими отношениях в связей между соподчинения равными, не организациями и должностными лицами. Предлагаемые данного вида различными документов источниками достаточно классификации противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочноинформационные и справочно-аналитические документы. Таблица 1 Справочно-информационные документы докладная записка предложение объяснительная записка заявление представление переписка служебное письмо телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение Справочно-аналитические документы акт справка сводка заключение отзыв список перечень 114 Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации. 3.3.2. Оформление и составления протоколов и актов ПРОТОКОЛ Протокол занимает особое место в системе организационнораспорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы. Протокол – это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Протокол ведется специально назначенным лицом, оформляется на форме общего бланка, и в его реквизиты входят: 1) вид документа 2) дата заседания 3) номер протокола 4) место составления 5) гриф утверждения 6) заголовок 7) текст 8) подпись. 115 Если заседание длится несколько дней, то дата оформляется следующим образом: 14-16.05.2015. Номер протокола – это порядковый номер протокола в течение года. Заголовок коллегиальной протокола деятельности содержит и указание наименование на вид коллегиального органа (в Р. п.). Текст протокола состоит из 2 частей: 1) Вводная, в которой указываются ФИО председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня; 2) Основная, фиксирующая ход заседания. Вводная часть начинается словами: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, которое печатается через 2 интервала после заголовка от полей с прописной буквы. Также оформляется СЕКРЕТАРЬ. Далее указываются присутствующие в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием должности. В повестке дня перечисляются вопросы, выносимые на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "о" или "об". Основная часть строится по схеме:  СЛУШАЛИ  ВЫСТУПАЛИ  ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Отдельно по каждому вопросу повестки дня эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки с абзаца. Содержание выступлений излагается от 3 лица ед. ч. ФИО докладчика и выступающих указывается с новой строки с абзаца. Содержание выступлений в протокол не вносится, а через тире после фамилии докладчика или выступающего пишется "текст доклада прилагается". 116 После каждого выступления, если имеются вопросы, то они записываются и вносятся в порядке поступления. Завершительная часть раздела по решения. каждому пункту Решения, которые – это содержат запись принятого несколько вопросов, подразделяются по пунктам. Постанавляющая часть решений должна быть конкретной и содержать: кому, когда и что сделать. При выборе должностных лиц в протоколе указываются реквизиты голосования по каждой кандидатуре отдельно. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая. Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. 117 Полный основе и стенографический рукописных протоколы стенографических или составляют на магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Все который виды протоколов включает учреждения оформляются следующие (организации, на реквизиты: предприятия), общем бланке, наименование вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания. Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, описывающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. АКТ Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты; наименование 118 организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». отглагольного Возможна формулировка существительного заголовка — «О с помощью приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части; введение, констатирующая часть, выводы. Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием комиссии), список составивших акт для проведения проверки (работы фамилий (их с указанием перечисляют в должностей лиц, последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих Рождений. Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных проверка, ее результаты. фактов, Текст методы, которыми констатирующей велась части при необходимости может быть разбит на пункты. Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов. В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется 119 практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное). Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту. 3.3.3. Оформление и составления докладной записки, служебной записки , объяснительной записки, заявления. Служебные письма. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Документы отношению к этой системы играют служебную организационно-правовым и роль по распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают распорядительные побуждающие документы, принимать выполнять а поручения, сообщают определенные как сведения, решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. 120 В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень. СПРАВКА Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние организации внутренние справки оформляются аналогично внешним — на стандартном на общем докладным листе бумаги бланке запискам, аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2015 г. Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией "Россия" в 2015 г. Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, 121 отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной однородную (второй) части. систематизированную Если справка содержит информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрируется определенным информация параметрам, из различных связанным источников одной темой по (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию — руководителем. 122 Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь. Деловая переписка документационном массиве занимает значительное организаций. Являясь место в связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:  письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;  письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;  независимо от содержания официально-деловым письмо стилем, должно содержать 123 излагаться объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы. Информационный использовать невозможен только иной обмен в с том помощью случае, способ обмена переписки когда следует затруднен мнениями или (телефонные переговоры, личная встреча и др.). ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная руководителю записка данной — это или документ, адресованный вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе непосредственного работника руководителя или с по заданию целью его повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние Обязательными — реквизитами на стандартном докладной листе записки бумаги. являются наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись. 124 Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю руководитель подразделения руководителю организации); (если подразделения) она внешнюю и представляется докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка — это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материальнотехнического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебная бумаги и записка адресуется оформляется на конкретному Обязательными реквизитами стандартном должностному листе лицу. служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п. 125 Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется Обязательными являются конкретному реквизитами наименование должностному объяснительной структурного лицу. записки подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть написанию, содержит вторая — факты, причины, послужившие объясняющие поводом к ее сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. ПРЕДЛОЖЕНИЕ Предложение разновидность конкретных — это докладной предложений документ, записки, по представляющий собой содержащий перечень определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. 126 ПРЕДСТАВЛЕНИЕ Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления подразделений, составляются их заместителями руководителями или заместителями руководителя организации. Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись. Текст представления содержит следующую информацию:  фамилия, имя, отчество;  дата рождения; образование работника, на которого составляется представление; занимаемая им должность и структурное подразделение;  стаж работы (общий, в данной организации, в данном подразделении и должности);  оценка служебной деятельности;  повышение профессионального уровня;  оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе;  мотивы назначения, перемещения или поощрения;  должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника. Представление подписывается составителем и адресуется руководителю организации. ЗАЯВЛЕНИЕ Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. 127 Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления заключение) или состоит одной из части двух (обоснование (заключение). и Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может подтверждающие иметь приложения обоснованность — просьбы документы, (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается составителем. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте. Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными наименование реквизитами организации-автора, письма справочные являются данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, 128 подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах — печать. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. B зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Текст большинства множественного числа писем излагается (просим, от первого направляем). лица Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение — формулу уважительного обращения к адресату ("Уважаемый господин мэр!", "Уважаемый господин Кудряев!") формулу вежливости ("С уважением"). 129 и заключительную Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств" "Об оказании научно-технической помощи". Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ: "На №___________от___________". Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки. Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости — руководителями заинтересованных заместителем направление, организации. структурных руководителя если письмо Визируются подразделений, а также организации, курирующим подписывает руководитель письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. 130 Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания. ФАКСОГРАММА Факсограмма (телефакс, факс) — это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. 131 Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. ТЕЛЕФОНОГРАММА Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.). Обязательными исходящий реквизитами регистрационный телефонограммы; наименование телефонограммы номер должности, являются отправляемой фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. 132 Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью застенографирована, Следует проверять а звукозаписывающей затем аппаратуры расшифрована правильность записи и или отпечатана. повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи. ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ Электронное сообщение — это документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому индивидуальный абоненту в "почтовый электронной ящик" почте (область выделяется памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего информацию, и текста. 133 служебную Адрес в электронного системе электронной почтового регистрационным ящика именем почты (которое состоит обычно пользователя) и из имени совпадает домена, с который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@". Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети предпоследний RelCom обозначает это обычно город (fnsk 'ru" — — Россия), Москва) или организацию внутри страны и т. д. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо проекты положений, документу или вопросу Заключения составляются на постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются рассматриваемого конкретные вопроса или замечания по документа, существу выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: "С проектом... согласны" замечаний нет". 134 или "По проекту... Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов- составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя. ОТЗЫВ Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения. ПЕРЕЧЕНЬ Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы. Перечни составившими утверждаются подписываются их. Отдельные руководителем должностными лицами, разновидности перечней организации или вышестоящим органом. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. СПИСОК Список — это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. 135 Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации. Варианты оформления различных видов документов представлены в приложении. Глава 3.4. Организация работы с документами 3.4.1. Документооборот Работа с документами предполагает хорошо организованный, то есть рациональный, документооборот. Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:  прохождение документов в организации должно быть оперативным;  движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;  движение документ документов должен должно проходить быть только целесообразным, через те пункты, которые необходимы;  процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным. Движение создания или документов получения в до организации завершения с момента исполнения их или отправления называется документооборотом. В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы: 136  прием и первичная обработка поступающих документов;  предварительное рассмотрение и распределение документов;  регистрация документов;  информационно-справочная работа;  направление на исполнение;  исполнение документов;  контроль исполнения;  отправка документов адресатам;  формирование дел в соответствии с номенклатурой;  хранение и использование документов в текущей деятельности;  подготовка и передача дел в архив. Для каждого разрабатывают из маршрут документопотоков прохождения и в организации составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации Государственной документооборота, системе приведенной документационного в обеспечения управления (ГСДОУ). 3.4.2. Прием и первичная обработка входящих документов В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:  экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;  предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;  организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;  обработка исполненных и отправляемых документов. 137 Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных, чтобы зафиксировать сам факт (и время) поступления документов. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:  ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;  полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю. В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично". После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных комплектов случаях повреждения документов корреспонденции, или сотрудник, составляет акт, получения неполных производящий который прием присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. 138 При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:  в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;  в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;  получена доплатная корреспонденция;  полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. На всех входящих проставлена отметка о документах должна быть поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, потребоваться полученная кому из работников информация, передачу может документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают получающими и недоразумения между обрабатывающими 139 работниками, поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:  если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;  если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;  если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";  если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;  если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка. При поступлении принимаются дежурным документов в сотрудником. нерабочее Первичная время они обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 140 В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку. При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов. 1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директора и заместителей). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т. д. На поступивших к нему документах должностное лицо пишет резолюцию (реквизит 17). В резолюции указывают:  исполнителя;  содержание поручения;  срок исполнения. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что для принятия решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирают и передают руководителю вместе с основным документом. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок (ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов»). Например, срок исполнения служебного письма — 10 дней. После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут. Резолюция переносится в регистрационную форму. 141 2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства. Не передают документы, не руководителя. на просмотр требующие Это руководителю принятия документы, организации решения адресованные на в уровне структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией. 3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут. Большинство документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления, жалобы и обращения граждан. Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы. В инструкции по делопроизводству организации должен быть перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения, с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может быть примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведенный ниже. Примерный регистрации перечень службой документов, не документационного подлежащих обеспечения управления. 1. Письма, присланные в копии для сведения. 2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков. 3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. 4. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 142 5. Сводки и информации, присланные для сведения. 6. Учебные планы, программы. 7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п. 8. Прейскуранты. 9. Нормы расхода материалов. 10. Поздравительные письма и пригласительные билеты. 11. Бухгалтерские документы. 12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). 13. Научные отчеты по темам. 14. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. 15. Формы статистической отчетности. Документы, перечисленные в пп. 4, 6, 11-15, подлежат специальному учету в соответствующих службах учреждения (бухгалтерии, отделе снабжения, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации). 4. Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан). Обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. Обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса. Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти. 143 Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем. Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. 5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отправителю или передаются по назначению. Такое предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса. До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы. Регистрация документов Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация преследует три цели:  учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;  контроль над их исполнением;  поиск документов. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении. Процедура регистрации состоит из двух этапов:  проставление отметки на документе; 144  заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка). Регистрация должна быть однократной! Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового индекса, например, при передаче из канцелярии в структурные подразделения. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:  входящие документы;  исходящие документы;  внутренние документы. Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:  дата получения и входящий индекс (номер);  дата и индекс документа, присвоенный ему организациейавтором;  автор (корреспондент), то есть чей это документ;  заголовок (о чем документ);  резолюция (срок исполнения, исполнитель);  ход исполнения (отметки о контроле);  номер дела, куда подшит документ после исполнения. Индексация регистрационных документов номеров — присвоение (порядковых номеров документам и условных обозначений) при регистрации. При регистрации применяться единые каждой группы унифицированные документов способы должны присвоения номеров (индексов). Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. 145 Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др. Индексами актов являются распорядительных порядковые документов, номера, которые протоколов, присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивая нумерацией 31 декабря каждого года. Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:  условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела);  номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ или копия - отпуск;  порядковый номер документа по журналу или картотеке (традиционной или электронной). Например, номер документа № 01-12/32 состоит из: 01 — индекс (условное обозначение) структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ; 32 — индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации. Последовательность может быть обратная. Регистрационный номер документа можно дополнять по усмотрению организации информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При индексации предложений, заявлений, жалоб и обращений граждан регистрационный номер документа может дополняться первой буквой фамилии заявителя. Так, номер 205-Д будет означать, что заявление подано Деминой. 146 В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: традиционная (журнальная, карточная) и электронная. В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы (обычные или электронные) для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (формат А4 — 210 х 297 мм) (табл. 1). Таблица 1. Форма журнала регистрации входящих документов Дата поступлени я и индекс документа Корреспондент , дата, индекс поступившего документа Краткое содержани е 1 2 3 Резолюци я или кому направле н документ 4 Отметка об исполнени и 5 Соответственно для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы, форма которых представлена в табл. 2. Таблица 2. Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов Дата и индекс документа 1 Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении 2 3 4 Во всех регистрационных журналах графы заполняют только в хронологической последовательности. Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов. 147 Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков: 1. Поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом; 2. Журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов; 3. Журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа; 4. При журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась. Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. 148 Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:  регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;  карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;  карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;  карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм): Лицевая сторона 149 Оборотная сторона Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год, несколько картотечных ящиков сроковой справочной картотеке. заполняемых карточек определяется контрольных картотек в и для хранения карточек в контрольно- Количество экземпляров числом структурных справочных подразделениях, и где документ будет исполняться и контролироваться. Карточки для регистрации разных групп документов можно изготавливать из бумаги разного цвета либо отмечать цветными полосами по верху поля. При традиционной (ручной) карточной форме регистрации:  рекомендуется единая форма карточки для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;  карточки можно заполнять сразу в нескольких экземплярах (для различных картотек, для структурных подразделений и т. п.);  карточки можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов. Наиболее рациональной формой является электронная форма регистрации регистрация документов. Автоматизированная документов ведется обеспечения, с которое (электронная) помощью специального устанавливается 150 на программного персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационноконтрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки). Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:  быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;  автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;  автоматический контроль за исполнением документа;  возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;  возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие. Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта 151 или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. После регистрации документ передается на исполнение. Схема работы с входящими документами приведена ниже. 3.4.3. Обработка исходящих документов Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка входящих, проводится централизованно и состоит из следующих этапов: 152  составление чернового документа;  подготовка проекта документа;  его согласование (визирование);  удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати,  даты подписания, регистрационного индекса);  отправка документа адресату;  подшивка копии-отпуска в дело. Схема прохождения исходящих документов приведена в приложении. Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ. После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует его и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые тоже визируют проект документа. При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется гриф согласования. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением документа факсов оформляется и телефонограмм. на бланке, Первая последующие страница и копия- отпуск — на стандартных листах бумаги. При оперативном дополнительных решении документов вопросов исполнитель без делает составления отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между исполнителю), о поступлением датах документа промежуточного и его доставкой исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. п.), о дате и результатах 153 окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю. После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания документа, затем документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату. При регистрации самостоятельно исходящих регистрировать документов, следует только как правило, инициативные документы, составленные в данной организации. Индекс инициативного исходящего документа (письма, заключения, отчета и т. п.) строится так же, как и индекс входящего документа, то есть состоит из:  индекса отдела, где подготовлен документ;  номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия исходящего документа;  порядкового номера документа по журналу регистрации или по картотеке. Регистрация исходящих ответных документов отличается от регистрации инициативных документов. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКФ соответствующего входящего документа, на который дан ответ. Первая часть регистрационного номера ответного документа должна быть такой же, как первая часть регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ. К первой части добавляется порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого документов. 154 массива исходящих Например, на входящем документе, требующем ответа, стоит номер (индекс) 05-17/180, на документе-ответе к первой паре цифр входящего номера добавляется порядковый регистрационный номер исходящий — 05-17/201. Это объясняется тем, что входящий документ и ответ на него будут подшиты в одно дело, индекс которого по номенклатуре 05-17. Регистрация документов-ответов регистрационно-контрольных формах осуществляется входящих в инициативных документов. То есть при регистрации ответных документов на той карточке, на которой был зарегистрирован входящий документ, заполняется только графа «Отметка об исполнении». На инициативное исходящее письмо заполняется своя карточка. После регистрации исполнитель определяет необходимое количество экземпляров копий документа и передает документ на тиражирование, если адресатов несколько. На документ, рассылаемый более чем на четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат. Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (в небольших организациях — секретарю) для отправки. Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Второй экземпляр отправленного подшивается в дело. 155 документа 3.4.4. Этапы обработки внутренних документов Внутренние документы во время их подготовки проходят этапы исходящих документов, а во время исполнения (использования) — входящих документов Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими, начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись и на регистрацию. При регистрации внутреннему документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы. Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами. Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой. 3.4.5. Контроль исполнения документов и поручений Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, 156 необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Различают:  контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;  контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль осуществляется группой за в сроками крупной контроля, исполнения организации входящей в документов подразделением службу или документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный. Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:  постановку документов на контроль;  проверку своевременности доведения конкретных исполнителей; 157 документов до  предварительную проверку и регулирование хода исполнения;  снятие документов с контроля;  учет и обобщение хода и результатов исполнения документов. Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя. В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование 158 хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем письменные случае напоминания. конкретному заданию, исполнителю. службой Они так Возможна могут и контроля быть отдельному также готовятся посвящены как документу или подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству). Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического документированного выполнения поручений по существу, подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения 159 не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. Данные о ходе и исполнением документов периодически обобщаться, результатах контроля за учитываться и анализироваться. Как должны то есть правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации. На основе принимаются повышению результатов меры по анализа ускорению качества разрабатываются исполнения исполнительской и документов, дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. Глава 3.5. Организация работы с Любая организация, независимо от формы собственности или функций создает документы, которые могут содержать информацию открытую и информацию с ограниченным доступом. Конфиденциальная информация — это документированная информация, содержащая коммерческую тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 12.03.2014) определил правила введения режима хранения коммерческой тайны, разграничив сведения, которые могут стать конфиденциальными, и сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Сведения, составляющие коммерческую тайну организации, можно условно разделить на два блока:  научно-техническая информация; 160  деловая информация.  Научно-техническая информация включает в себя:  сведения о конструкциях машин и оборудования;  чертежи;  схемы;  методы и способы производства;  новые технологии;  программное обеспечение;  рецептуру, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования. Деловая информация включает в себя:  сведения о финансово-экономическом состоянии организации;  сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;  анализ конкурентоспособности производимой продукции;  сведения о кредитах, объемах и направлениях финансовых вложений, инвестиций и др. Закон позволяет установить режим коммерческой тайны в отношении любой информации, за исключением сведений, перечисленных в ст. 5: «Так, режим коммерческой тайны не может быть установлен предпринимательскую лицами, деятельность, в осуществляющими отношении следующих сведений: 1. Содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры; 2. Содержащихся в документах, дающих осуществление предпринимательской деятельности; 161 право на 3. О составе муниципального имущества унитарного государственного предприятия, или государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов; 4. О загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом; 5. О численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест; 6. О задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам; 7. О Федерации нарушениях и фактах законодательства привлечения к Российской ответственности за совершение этих нарушений; 8. Об условиях приватизации объектов конкурсов или государственной или аукционов по муниципальной собственности; 9. О размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации; 10. О перечне лиц, имеющих право доверенности от имени юридического лица; 162 действовать без 11. Обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами». Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку и овладение этой информацией конкурентами. Для ограничения доступа коммерческой тайне, руководителя утвердить к информации, необходимо прежде перечень относимой всего сведений, к приказом составляющих коммерческую тайну данной организации, и довести его до сведения лиц, допущенных к этой информации. Второй этап — обеспечение режима коммерческой тайны, включающего в себя разработку нормативно-методических документов организации по защите коммерческой тайны (КТ): это и инструкция по конфиденциальному делопроизводству, и положение о службе безопасности, и памятка о сохранении коммерческой тайны, и должностные инструкции сотрудников, допущенных к конфиденциальным сведениям. Если эти условия не будут выполнены, то у организации не будет оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну. Памятка специфики составляется организации, службой безопасности утверждается с учетом руководителем организации. Ознакомление с памяткой и другими документами производится под расписку. Работники организации, допущенные к конфиденциальным документам, не могут приступить к работе прежде, чем пройдут 163 инструктаж и ознакомятся с памяткой о сохранении коммерческой тайны организации. Ведение конфиденциального делопроизводства Должностное лицо или группа лиц (в зависимости от объема документооборота) для ведения делопроизводства, обеспечивающего учет, сохранность и использование документов с грифом секретности, назначается приказом руководителя организации. В приказе должна предусмотренная понесут быть действующим работники за оговорена ответственность, законодательством, умышленное или которую неосторожное разглашение конфиденциальной информации: дисциплинарная, гражданско-правовая, административная или уголовная — в зависимости от ущерба, нанесенного организации. Каждый работник, получающий доступ к конфиденциальным документам, должен подписать индивидуальное обязательство о неразглашении коммерческой тайны данной организации в течение всего срока действия трудового договора и в течение трех или более лет после увольнения. Организация конфиденциального делопроизводства требует создания необходимых информации, условий для составляющей ограничения коммерческую доступа к тайну. Предусматривается отдельная комната, в которой работник может без посторонних лиц работать с этой информацией. Комната должна быть оборудована металлическими сейфами, ксероксом, компьютером и т. п. На все документы (и на бумажные, и на электронные) наносится гриф ограничения в правом верхнем углу первого листа документа с указанием номера экземпляра документа: «Коммерческая тайна» — «КТ», «Конфиденциально» — «КФ», 164 «Строго конфиденциально» — «СКФ», «Конфиденциально-особый контроль» — «КФОК», «Для служебного пользования» — «ДСП». Закон обязывает владельца документов наносить гриф ограничения доступа не только на документы на бумажной основе, но и на все материальные носители информации. Такой гриф обозначает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документах, принадлежит данной организации и охраняется законом. В конце документа с грифом ограничения доступа (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе») указывается количество экземпляров документа и местонахождение каждого из них. На обороте последнего листа руководитель пишет фамилии должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Образец оформления письма с грифом ограничения доступа приведен в приложении. Такие документы составляют и оформляют в помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается пометка на экземпляре исходящего документа, который подшивается в дело: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». Образец формы журнала регистрации документов (внутренних, исходящих, входящих) с грифом ограничения доступа к документу приведен приложении. При небольшом объеме таких документов можно вести один журнал для входящих, исходящих и внутренних документов. При большом объеме документов с грифом «КТ» заводятся отдельные 165 журналы для входящих, исходящих и внутренних документов. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, в конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). При поступлении входящих документов проверяется целостность упаковки и корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. При лицевой подготовке к стороне отправке исходящего конверта документа обозначается на гриф конфиденциальности и номера вложенных документов. На оборотной стороне (в местах склеивания конверта) ставится оттиск печати организации. Конверты с конфиденциальными документами обычно передаются адресатам курьерами под расписку о получении. При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное пакетирование документов (один конверт вкладывают в другой). Гриф ограничения ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами. Конверты должны быть светонепроницаемыми. Исполненные конфиденциальные документы на бумажной основе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел; электронные документы образуют архивный массив базы данных компьютера. В номенклатуру дел должны быть внесены все дела с грифом «КТ» и журналы их учета. 166 Технология систематизации конфиденциальных документов в дела та же, что и при аналогичной работе с документами открытого доступа. Только на обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ», а на внутренней стороне обложки дела — список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Номенклатура дел документов, содержащих коммерческую тайну, должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел. Номенклатура дел документов, содержащих коммерческую тайну, составляется по тем же правилам, что и номенклатура открытых дел, но состав граф этих номенклатур отличается . При составлении заголовков дел необходимо, помимо общих правил, предусмотреть: • группировку документов с учетом распределения обязанностей между исполнителями, чтобы предотвратить ознакомление с документами должностных лиц, не имеющих к ним отношения по роду выполняемой работы; • группировку документов коллегиальных органов в два дела: протоколы и решения; приложения к ним. 167 Номенклатура дел документов, содержащих коммерческую тайну, подписывается руководителем службы конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом организации, рассматривается на заседании экспертной комиссии (ЭК) и утверждается руководителем. По окончании года составляется итоговая запись. Хранятся дела в сейфе, который в конце рабочего дня опечатывается сохранность должностным документов организации не с должны лицом, грифом иметь ответственным «КТ». доступ Другие к за работники этому сейфу. Специальным приказом руководителя организации должно быть установлено количество ключей от кабинета и сейфа, в чьем распоряжении они находятся, в каком порядке выдаются и т. п. Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно отражаться в журнале учета выдачи документов. При выдаче документа работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов, в журнале выдачи документов поставить свою подпись и отметить время получения. Документы, выданные для работы, подлежат возврату в тот же день. При возврате документа принимающий сотрудник проверяет номер документа и количество листов, а в графе «Отметка о возврате» ставит свою подпись и дату. Документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение всего срока работы с ними только с разрешения руководства организации при наличии условий для обеспечения сохранности документов. 168 Передача документов с грифом «КТ» другим работникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через должностное лицо, ведущее учет документов с обязательной записью в журнале выдачи документов. Запрещается изъятие или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и без отметок в журнале выдачи документов с грифом ограничения доступа. По окончании календарного года обязательно проводится проверка наличия всех документов с грифом «КТ». По решению руководства организации такая проверка может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала. В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» ставятся в известность руководитель, служба безопасности и принимаются меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем организации назначается комиссия. Если розыск не принес положительных результатов, составляется акт об утрате документа, а в журнале регистрации документов с грифом «КТ» делаются отметки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному работнику. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем. При проведении экспертизы ценности документов с грифом «КТ» комиссия отбирает документы постоянного хранения и документы временного хранения с истекшим сроком хранения для уничтожения. 169 Результаты экспертизы оформляются по той же схеме, что и на открытые документы. Уничтожаются документы, включенные в акт о выделении документов к уничтожению, в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления содержащейся в них информации. Дела постоянного хранения включаются в опись, которая оформляется по общим правилам и передается в архив организации. Хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещении, исключающем несанкционированный доступ. Глава 3.6. Порядок систематизации и хранения документов 3.6.1. Понятие номенклатуры дел и особенности ее разработки. Формирование дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:  номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки);  с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым ценности документов; 170 этапом экспертизы  номенклатура дел используется информационно-поисковой при построении по документам системы предприятия;  номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно и служит основой для составления описей на дела со сроками хранении свыше 10 лет и постоянного;  номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждений, организации, предприятия. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:  охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;  раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;  конкретная и четкая формулировка заголовка дела;  систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроками хранения документации. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел. Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. 171 Независимо номенклатур, от существования каждая организация типовой должна и примерной составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру. При наличии типовой полностью переносятся в примерной номенклатуры номенклатуры конкретную дел при заголовки номенклатуру. составлении дел Из конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатуру номенклатурой, дел без переносятся изменений. Таким в конкретную образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в нормативных и нормативно-методических документах. К процедуре составления номенклатуры дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь оказать на договорных началах архивные учреждения. 172 могут Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:  определение круга документов для включения в номенклатуру;  составление заголовков (наименований) дел;  разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;  определение сроков хранения дел;  определение системы индексации и установление индексов дел;  оформление и удостоверение номенклатуры дел. Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.). Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел. Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных 173 формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:  название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);  название организации или структурного подразделения (автор документа);  название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);  краткое содержание документов дела;  название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;  дата (период ), к которой относятся документы дела. Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело. Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Пример: "Личное дело Кузнецова Алексея Васильевича" или "Дело о признании недействительным собрания акционеров ООО "Тритон". В заголовках вопросу, но дел, не содержащих документы связанных по одному последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" 174 применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом: 1. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией"; 2. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности"; 3. В заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации". При обозначении в заголовках дел административно- территориальных единиц учитывается следующее: 1. Если однородных содержание дела касается административно-территориальных нескольких единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения"; 2. Если содержание административно-территориальной пункта), ее (его) название дела касается единицы указывается 175 в одной (населенного заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта". В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр), например: "Ведомости № … по счетам …". Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Первыми помещаются распорядительные органов, затем дела, включающие документы — дела, организационно- директивных и вышестоящих содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом 176 (устав, положения) составляется Далее или структурного номенклатура располагают дела дел с подразделения. структурного Если подразделения. распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами. Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности. Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Перечни документов могут быть типовыми или документов могут ведомственными. При определении сроков хранения использоваться несколько видов типовых перечней: 1. Перечень деятельности типовых госкомитетов, документов, министерств, образующихся ведомств и в других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения; 2. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; 3. Перечень научно-технической подлежащей приему в государственные архивы. 177 документации, Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться документы справочным постоянного деятельности срока пособием хранения, негосударственных (хозяйственных товариществ и «Управленческие образующиеся коммерческих обществ, в организаций производственных кооперативов)». Сроки временные хранения (один, три, документов пять, — десять, постоянные 15 лет и или т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Индексация номенклатуры дел. дел Для большое практического значение использования имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами. 178 Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания. Таблица 1 Форма номенклатуры Количество дел (томов, частей) Индекс дела Заголовок дела 01-02 Устав фирмы Срок хранения дела и № статьи по перечню Пост., ст.37 Примечание В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Таблица 2 Итоговая запись о категориях и количестве дел По срокам хранения Всего Постоянного Долговременного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого 8 В том числе переходящих 1 14 6 После 25 47 итоговой записи 7 оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура ответственным составляется за согласовывается с службой документационное архивом или лицом, обеспечение, предприятия, и организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в 179 службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Формирование документов в дело дела - группирование исполненных в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Правильное огромное распределение значение, так как документов в обеспечивает дела имеет быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизводство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и организациях дела формируют создания или в структурных исполнения подразделениях документов. по месту Распорядительные документы, переписка руководителей и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее 180 существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться. Чаще других используется вопросный (вопросно- логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. В нумерационном документы, имеющие порядке порядковую группируют однородные нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). Различные категории документов имеют свою специфику систематизации: • распорядительные документы постановления т.п.) и (приказы, формируют в распоряжения, дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно; • протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам; • переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом; • плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления поступления; 181 или даты • документы в отчетах последовательности: следует располагать пояснительная в записка, такой отчет, приложения; • годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных; • финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, накладные и т.п. Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов: • в дела подшиваются только исполненные документы; • каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; • в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются; • документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; • в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; • документы помещаются в Дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года. Правильная систематизация группировка в деле документов значительно в облегчают 182 дела и их проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. 3.6.2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных использованию. исполненных Основная документов документов цель — к хранению упорядочения создание и и хранения условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:  экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;  оформление дел;  описание документов постоянного и долговременного хранения;  обеспечение их сохранности;  передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему являющийся государственной структурным Ведомственный архив архивной подразделением осуществляет службы, или организации.) хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Экспертиза проводится ценности при формировании. Для' документов составлении организации в делопроизводстве номенклатуры и проведения 183 дел, их экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля правильностью отнесения документов к различным оказания методической помощи ценности документа создаются экспертные комиссии (ЭПК). в) проведении постоянно Разрабатывается за делам и экспертизы действующие положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему документов хранению, постоянного о неисправимом хранения и о повреждении необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, внутренней описи составлению документов; заверительной начинается оно надписи, с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление делопроизводства. В дел проводится зависимости работниками от сроков службы хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, 184 долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения. При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже 185 или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета 186 характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Датой дела, коллегиальных содержащего органов, протоколы комиссий и т.п., заседаний являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов Заверительная должности внутренней надпись составителя, описи пишется даты (при разборчиво, составления и ее наличии). с указанием подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на постоянного и соответствующий акт. Для определенных категорий дел долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные 187 дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на 188 котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. За сохранность делопроизводства, документов, несут находящихся в ответственность стадии заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать структурных контроль за подразделениях своевременно сохранностью и докладывать у документов отдельных руководству в исполнителей, учреждения об имеющихся нарушениях. Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные делопроизводственной службы учреждения карточки (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись. Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Дела передаче временного в (до ведомственный 10 лет архив включительно) не 189 подлежат хранения и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. руководителя В исключительных организации они случаях могут по быть решению переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив. Правильность соответствие проверяется их формирования количества сотрудником и описи архива оформления и дел, номенклатуре предварительно, на дел стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле. Желаем удачи! Конец курса лекций 190