Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления для бакалавров направления подготовки 38.03.01 «Экономика», профиль «Экономика рыбохозяйственной деятельности» Лекция 08.04.2020 ВВЕДЕНИЕ Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями, столь существенны, что качественная организация этих процессов становится первостепенной. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде. В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений. Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т.п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие структурных подразделений, организаций, предприятий, фирм. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы. Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность. Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по кадрам (личному составу), отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т.п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации. Таким образом, по мнению специалистов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Предлагаемое учебное пособие призвано помочь управленческим работникам получить необходимые знания и навыки. Изучив его, вы сможете: • получить представление о современных подходах к организации делопроизводства; • познакомиться с различного рода документами и с тем где, когда и как тот или иной документ надо использовать; • научиться оформлять документы в соответствии с существующими правилами и требованиями к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов; • получить общее понятие о современном состоянии и передовых достижениях в области электронных систем управления документооборотом. ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА В процессе работы любой системы управления неизбежно возникает проблема передачи управляющих воздействий, контроля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их решения, в частности с помощью объектов, содержащих информацию – документов. Закономерности их жизненного цикла и правила работы с ними изучает дисциплина, называемая делопроизводство, составной частью которой является документоведение. Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии: • закономерности образования документов; • способы их создания; • становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности. Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, регистрация документов, их распределение и контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов – предмет делопроизводства. Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных. Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для специалиста в области управления – средством фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит. Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях: • это может быть отдельный документ; • система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности); • вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе. Делопроизводство является одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенствовании функционирования государства, а с другой стороны – в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией (через архивоведение). Требования к оформлению документов закрепляются в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. ГОСТ по оформлению документов носит рекомендательный характер. Контрольные вопросы к теме 1 1. Каково значение и место документов в системе управления? 2. Перечислите факторы, повлиявшие на развитие и становление делопроизводства как научной дисциплины? 3. Как определяется понятие «делопроизводство»? 4. С какими научными дисциплинами тесно связано делопроизводство? ТЕМА 2. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Понятие документа Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.). Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам (носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде). Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Функции документов Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета (Рисунок 2.1). Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить. Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: • документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); • документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.). Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета), и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, «аттестат зрелости» выполняет информационную, культурную, социальную, правовую функции и функцию исторического источника. Способы документирования Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника. В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования. Текстовое документирование Текстовой документ – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц. Техническое документирование Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений, и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой. Фото-, кино-, видеодокументирование Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов состоит в том, что они возникают в момент совершения событий, а благодаря точности и наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов. Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются во многих сферах жизнедеятельности людей. Документы на машинных носителях Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях. Материальные носители информации Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом: • бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.); • микроносители визуальной информации; • звуконосители; • видеоносители; • магнитные носители; • перфоносители магнитные для записи кодированной информации и др. Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях информации. Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличие от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п. Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера. Документы на новейших носителях информации делят на: • документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски); • документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD и DVD-диски, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски); • документы на голографических носителях информации (голограммы). Свойства документа Как и всякий другой объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность. Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Что влияет на приобретение документом юридической силы? Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов (наименования организации – автора документа, подписи или грифа утверждения, регистрационного индекса и даты документа, печати и др.). Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает – первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный соответствующими должностными лицами, а также заверенный (в ряде необходимых случаев) печатью. Выделяют также автографы – документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора. Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный». Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Копийность документов. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia – множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются следующие варианты. • Выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение части текса документа по определенному вопросу. • Особый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии. Юридическая сила копий обеспечивается соблюдением следующих условий: 1. копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц; 2. должно быть свидетельство юридической силы копии документа – отметка о заверении. Заверение копий должно производиться самой организацией (ее должностным лицом) или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.). Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или заведующим канцелярией). Заверенные копии, направляемые в иные организации, удостоверяются печатью. Классификация документов по различным признакам Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы по содержанию могут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д. По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально». По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб). По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы. Контрольные вопросы к теме 2 1. Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества? 2. Дайте определение понятия «документ». 3. Как развивалось понятие «документ»? 4. Почему информационная функция присуща всем документам? 5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа? 6. Почему документ полифункционален? 7. Какие способы документирования можете назвать? 8. Какие новые носители информации Вы знаете? 9. Что влияет на приобретение документом юридической силы? 10. Какие классификации документа, и по каким признакам можно дать? 11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации? Унификация и стандартизация Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в РФ устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации: • форма документов и состав включаемых в нее реквизитов; • системы документации; • тексты документов; • виды и разновидности документов. Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт РФ. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Контрольные вопросы к теме 2 1. Какой государственный орган выполняет функции управления в области делопроизводства, и каковы эти функции? 2. Какими нормативно-методическими документами регламентируется современное делопроизводство? 3. Каким документом регламентируется делопроизводство в органах исполнительной власти? 4. Какой стандарт устанавливает единые требования к организационно-распорядительным документам? 5. Какие единые системы документации Вы знаете? 6. В каком документе закреплены требования к составлению номенклатуры дел и формированию дел? ТЕМА 3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ Реквизиты организационно-распорядительных документов Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец». СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Реквизиты управленческих документов: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 03 – код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций; 04 – код формы документа по ОКУД; 05 – наименование вышестоящей организации; 06 – наименование организации; 07 – наименование структурного подразделения; 08 – почтовый адрес отправителя; 09 – коммуникационные и коммерческие данные; 10 – название вида документа; 11 – дата; 12 – регистрационный индекс документа; 13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа; 14 – место составления или издания; 15 – гриф ограничения доступа; 16 – адресат; 17 – гриф утверждения; 18 – резолюция; 19 – заголовок к тексту; 20 – отметка о контроле; 21 – текст; 22 – отметка о наличии приложения; 23 –подпись; 24 – гриф приложения; 25 – гриф согласования; 26 – визы; 27 – печать; 28 – отметка об исполнителе; 29 – отметка о заверении копии; 30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов); 32 – отметка о переносе данных на машинный носитель. Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически. Документ можно условно разделить на три части: 1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты 1–20; 2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22; 3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32. Расположение реквизитов приведено на рис. 3.2. Особенности оформления отдельных реквизитов Реквизит 01. Государственный герб РФ помещается на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм. Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ. Реквизит 03. Код организации: проставляют ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций. Код служит для электронной идентификации документа. Реквизит 04. Код формы документа проставляют на бланке по ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы» (ОКУД). Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации. Реквизит 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование. 30 80 17 73 8-10 3 8 297 17 2 1 3 2 4 17 2 5, 5, 7 15, 16, 17, 24 12 8, 10 8 9 6 11, 12 18 6 13 6 14 4 17 20 19 21 22, 23, 27 25, 26 28, 29 20 30 32 31 42 210 Рисунок - Схема расположения и размеры реквизитов организационно-распорядительных документов Реквизит 07. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться. Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории РФ. Реквизит 09. На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.). На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа». Реквизит 10. Название вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. На бланке письма наименование вида документа не указывают. Реквизит 11. Дата документа. Реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2008. Буква «г.» после цифр года не ставится. Для финансовых и нормативных правовых актов можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2008 г. Реквизит 12. Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями, например, 01– 07/5. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97. Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма (т.е. текст письма нет необходимости начинать «На Ваше письмо №… от… даем ответ…»). Реквизит 14. Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица. Реквизит 15. «Гриф ограничения доступа» к документу. Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально» и т.д. Реквизит 16. «Адресат». В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Министерство юстиции Российская Федерация Управление систематизации законодательства Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ЗАО «Минскводоочистка» Петрову В.И. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Ленинградской области В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Черкасский пер, д.2, 220000, г. Омск При адресовании документа физическому лицу сначала также указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Иванову И.П. ул.Садовая, д.5, кв.12 236264 г.Липки Киреевский р-н Калужская обл. Реквизит 17. «Гриф утверждения» ‑ реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Ивановский текстиль» подпись И.В.Аненков 12.02.2016 При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания общего собрания акционеров 15.08.2016 №14 или УТВЕРЖДЕНО Приказ Председателя Правления банка 30.09.2016 №54 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа на расстоянии 10 см от левого поля. Как правило, документ утверждается в том случае, если он пописан должностным лицом, не имеющим достаточных полномочий для того. Чтобы положения документа стали обязательными для исполнения всеми без исключения лицами, указанными в документе, либо в специально оговоренных иных случаях. Утверждаемый должностным лицом документ должен иметь проставленный реквизит «Подпись». Реквизит 18. «Резолюция» документа. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе в правом верхнем углу над текстом соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату наложения, например: И.А.Медведевой В.Н.Егорову Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Заречье» к 13.02.2016 Смирнов 21.01.2016 Допускается оформление резолюции на отдельном листе, так называемой рефератке (на бумаге формата А6 или А4). Делается это при отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа, с отметкой о связи рефератки с основным документом, на котором также делается отметка о связи с резолюцией. Реквизит 19. «Заголовок к тексту» ‑ реквизит документа, кратко излагающий его содержание (именно он переписывается в журналы регистрации). Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Акт ревизии; (кому?), например: Должностная инструкция секретарю-референту. К тексту документов, оформленных на бланках А5, либо к тесту на бланке формата А4, не превышающему 10 строк, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают без отступа от левого поля над текстом, отступив от надписей бланка 1,5-2 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 150 знаков и не более 28 машинописных знаков в одну строку (соответственно, заголовок не будет более 5 строк). Как и любой другой многострочный реквизит, заголовок к тексту документа на компьютере печатают с межстрочным интервалом «точно» 14 пт. По ширине данный реквизит должен занимать не более 73 миллиметров от левого поля документа (каждая строка), но в случае, когда по независящим от автора документа причинам заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать до 120 мм от левого поля документа. Точку в конце заголовка не ставят. Реквизит 20. Реквизит «Отметка о контроле» представляет собой специальную пометку (наносится рассматривающим должностным лицом – буква «К» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тесту»; канцелярией ‑ словом или штампом «Контроль» на верхнем поле документа) об особом статусе документа и необходимости особого контроля за соблюдением сроков исполнения данного документа. Реквизит 21. Текст официального документа. Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной, распорядительной) – решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: • от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); • от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); • от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «НИЦЭД считает возможным»). Текст печатают, отступив 1,5 межстрочных интервала от реквизита «Заголовок к тексту» через одинарный межстрочных интервала с абзаца (отступ первой строки абзаца 1,25 мм), если текст не делится на подразделы. Реквизит 22. Отметку о наличии приложения к документу, упоминаемого в тексте документа, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Комархива от 14.06.2003 №02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 1,5–2 интервала) без отступа от левого поля. Реквизит 23. «Подпись» ‑ реквизит документа, представляющий собой наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия без пробела между ними). Наименование должности в данном реквизите может быть 3 видов: полное, если документ оформлен не на бланке документа (директор Института государственного управления Академии управления при Президенте Российской Федерации), видовое (директор института) или сокращенное (директор) – на документе, оформленном на бланке. Например: Исполнительный директор ОАО «Партнер» подпись Н.А.Никитенко Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от левого поля без пробела между инициалами и фамилией. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (с межстрочным 1,5-2 интервалом) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор подпись М.А.Лисицин Главный бухгалтер подпись Н.И.Козлова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне по горизонтали. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии подпись Н.В.Дементьев Члены комиссии подпись К.М.Аршинова подпись С.П.Хитрунов подпись В.А.Малов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с обязательным условием указания фактической должности и расшифровки подписи лица, исполняющего обязанности. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. Реквизит 24. Гриф приложения располагают в верхнем правом углу первой страницы приложения. Реквизит состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора Института проблем тепло- и энергообмена 15.01.2016 №319 Реквизит 25. Гриф согласования. Реквизит официального документа, применяемый при согласовании документа с иными организациями (их должностными лицами. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Уральского государственного университета путей сообщения подпись Г.Ф.Куцев 23.04.2015 Данный реквизит оформляется на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО Письмо Академии Протокол заседания наук Правления страховой 25.01.2016 №451–805 компании «Евразия» 15.02.2016 №10 Реквизит 26. Реквизит «Визы» располагают на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Начальник юридического отдела подпись В.А.Петроченко 25.11.2016 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела подпись А.С.Воробьев 16.10.2016 Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, также по усмотрению организации допускается полистное визирование документа. Реквизит 27. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и его личную подпись. Реквизит 28. Ниже реквизита «Подпись» в нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатается реквизит «Отметка об исполнителе», который в полном варианте включает в себя индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилию исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дату создания документа, имя файла (на второй строке). При этом реквизит оформляется со следующими параметрами форматирования: шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт; межстрочный интервал - точно 9 пт. Номер телефона пишется через пробелы. Например: З.Иванова 220 88 31 тн 15.05.2015 с1-3 об-1 В кратком варианте данный реквизит может включать в себя фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Петров 924 45 67 Реквизит 29. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись (слово «Верно» без кавычек), должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например: Верно Инспектор отдела кадров подпись С.А.Хлебников 07.03.2016 Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если копию документа представляют в другие организации или передают ее на руки. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий (устав, лицензия и др.), например может требоваться только нотариальное заверение. Реквизит 30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующую о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ: Подготовлено письмо №12/06–13 от 28.01.2018 В дело № 07–06. Исполнитель Подпись Б.Л. Осипов Реквизит 31. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления. Реквизит 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель». Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации. Контрольные вопросы к теме 3 1) Какие виды бланков может иметь организация, предприятие? 2) Чем отличается бланк для вида документа от бланка для письма? 3) Где располагаются реквизиты «Государственный герб», «Эмблема организации»? 4) В каких документах указывается реквизит «Справочные данные об организации»? 5) Какие способы оформления даты существуют? 6) Условное обозначение документа, присвоенное ему при регистрации, называется … 7) Указания по исполнению документа содержатся в реквизите … 8) Краткое изложение содержания документа формулируется в реквизите … 9) Где проставляется реквизит «Гриф согласования»? 10) Где может располагаться реквизит «Визы»? 11) Какие размеры бумаги используются для оформления управленческих документов? 12) Укажите размеры полей (в мм) на стандартном формате бумаги (А4) для организационно-управленческих документов. 13) Где проставляются номера страниц в документах, оформленных на двух или более листах? Тема 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации – организационно–распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить. У нас в стране, в связи с развитием автоматизации управленческих процессов, разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Комитет по архивам и делопроизводству – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной документации – ОКУД. Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково: • организационные документы; • распорядительная документация; • информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация; • плановая документация; • отчетно-статистическая; • кадровая документация; • бухгалтерская документация. Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций). Организационно-распорядительная документация Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.). К сожалению, на практике во многих случаях различные группы документов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др. Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: • наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; • местонахождение (почтовый адрес); • предмет и цель деятельности; • порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); • порядок распределения прибыли; • порядок образования учреждения (организации, предприятия); • порядок управления и прекращения деятельности; • органы управления (внутренняя организационная структура). В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения: • для банков – перечень проводимых банком операций и его функции; • для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др. Текст устава может содержать следующие разделы: • Общие положения. • Акционерный капитал (уставной фонд). • Порядок деятельности. • Управление. • Учет и отчетность, распределение прибыли. • Прочие накопления. • Прекращение деятельности. Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: • наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации); • наименование вида документа – УСТАВ; • дата; • регистрационный номер, место издания (город); • гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); • текст; • подпись. Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и регистрационный номер, гриф утверждения, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы. Текст положения включает следующие разделы: • Общие положения; • Цели и задачи; • Функции; • Права и обязанности; • Руководство; • Взаимоотношения с другими подразделениями. Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения. Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.). Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или визы. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом. Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: • Общие положения; • Должностные обязанности; • Права; • Ответственность; • Взаимоотношения. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист, подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью. Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: • статус коллегиального или совещательного органа; • порядок планирования работы; • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; • внесение материалов на рассмотрение; • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; • ведение протокола заседания; • оформление решений коллегиального или совещательного органа; • порядок доведения решений до исполнителей; • материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты: наименование учреждения (организации); вид документа; заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); вид документа; дата; место составления; гриф утверждения; текст; подпись. Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально. Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» (решил») – в решении; «предлагаю» – в распоряжении; «приказываю» – в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами, т.е. они зрительно выделяются и, таким образом, отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции. Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Республики Беларусь. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов. Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»). Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись. Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания. Информационно-справочные документы Справки – документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций. Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, место представления справки указывается в реквизите «адресат». Справки информационно характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют на листах формата А4, которые содержат основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке и имеет заголовок, т.к. регистрируется по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства. Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений). По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: 1) записки, являющиеся приложением к основному документу; 2) объяснительные записки, составляемые отдельными работниками, оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем. Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие. Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово «Основание» начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова «Присутствовали», напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих. В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата). Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе – доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др. Официальные доверенности, выдаются представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т.д. Для оформления этого вида доверенности используются реквизиты: наименование вида документа, дата, текст, подписи (лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица, заверившего доверенность), печать того предприятия, в котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действительной, если в ней не указана дата выдачи. Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением. Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов. Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты – адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом в рамках его компетенции. Обязательно наносится реквизит «отметка об исполнителе». Наименование вида документа не указывается. Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», на который он отвечает. Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное и др. Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей. Телеграмма (телетайпограмма, телекс) – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом. Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – запт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело. Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов. Факсограмма(факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично. Документирование деятельности коллегиальных органов Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров. Документируется также деятельность различных советов (методических, ученых и др.) Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа – ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи. На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12–14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива). Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем, после тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или указываются фамилии докладчиков. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и, таким образом, текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре. Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также такой протокол допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Система плановой документации Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т.д. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ. Отраслевые планы и программы разрабатываются органом исполнительной власти для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим органом исполнительной власти. Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями областей, районов, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий. Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется. Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения. Программа – плановый документ, определяющий основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем. Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: • наименование организации; • название вида документа; • дата, регистрационный номер документа; • место составления; • заголовок к тексту, подпись; • грифы согласования (или визы); • гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: • наименование организации; • название вида документа; • дата; • номер документа; • место составления плана; • заголовок к тексту; • подпись; • гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации. Система отчетной документации Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность. Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Министерством статистики и анализа РФ и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливаются постановлениями этого министерства. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Национальный банк РФ, Министерство по налогам и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление. Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера. Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.). В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка. Кадровая документация Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся: • Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников; • Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); • Трудовые книжки; • Личные карточки формы Т–2; • Личные дела; • Лицевые счета по заработной плате. Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. Введены унифицированные формы документов: • Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т–1); • Личная карточка (ф.Т–2); • Учетная карточка научного работника (ф.Т–4); • Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т–5); • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т–6); • Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф.Т–8). Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории РФ. Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации. Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме: Заявление, чаще всего, пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается, и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата. Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия. Одним из основных документов, регулирующим правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника. На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т–2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по зарплате. Увольнение работника производится с оформлением документов по следующей схеме: Заявление об увольнении работник пишет за месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником. При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме: Руководитель предприятия или организации издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате. Основные виды документов по Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст может состоять из разделов: цель резюме – место, на которое претендует составитель; образование; трудовая деятельность; специальные знания; семейное положение. Трудовые контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия: • место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес); • конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник; • дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт; • оплату труда; • обязанности предприятия по обеспечению охраны труда. Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников: • на постоянных работников; • на временных работников; • работающих на основном месте работы; • работающих по совместительству. В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия. Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы. Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника. Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации. Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении). Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения. Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия. Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год. Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее). На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена. Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет. Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника. Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников. Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет. Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике, представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов. В состав личного дела должны входить следующие документы: 1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. 2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия. 3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме. 4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов. 5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы). 6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности. 7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. 8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты). 9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.) Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Оно хранится инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет. Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.